Anlage_E5_Leistungsanforderungen.docx

Leistungsanforderungen

Sofern die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Vordruckmuster nicht ausreichen sollten, sind diese auf separaten Anlagen identisch zu übernehmen und auszufüllen.

Anforderungen an das Angebot

Konzeption und Präsentation

Der Auftraggeber erwartet vom Bieter zu den beschriebenen Aufgaben ein Angebot, das folgende Bestandteile enthält:

• Ein ausführliches Ideenkonzept, welches aufzeigt, wie Filmbeiträge den Intranetauftritt der BA Mitarbeiterkommunikation innovativ aufwertet.
• Ein separates Kurzkonzept, welches ein mögliches Change-Management-Szenario beschreibt.
• Im Ideenkonzept sollen grundlegende Informationen enthalten sein, wie Sie vorgehen und wie die Beiträge aussehen.
• Machen Sie darin Angaben zum möglichen Produktionsablauf, zu Themen und Inhalten, bieten Sie kreative und moderne Filmtechniken an und beschreiben Sie, wie Sie sich die technische, visuelle und redaktionelle Umsetzung vorstellen. Bitte wählen Sie zur Verdeutlichung Ihrer Ideen aus den geplanten Formaten die wir im Mitarbeiter-Intranet anbieten (unter Punkt 2) zwei Formate aus. Ein Standardbeitrag sollte enthalten sein.
• Im Kurzkonzept zu dem Change-Management-Szenario reichen Sie bitte zwei Storyboards ein. Im ersten Storyboard gehen sie auf die Situation der Veränderung ein, das zweite Storyboard ist ein Folgebeitrag, der den Prozess begleitet und den Fortschritt der Situation beschreibt.
• Berücksichtigen Sie, dass der Einsatz von Video-Journalisten zulässig ist, jedoch keine Voraussetzung. Berücksichtigen Sie auch, dass die technische und inhaltliche Qualität der eines anerkannten deutschen T/-Senders entspricht (ARD, ZDF, RTL, SAT.1).
• Profile der Mitarbeiter/-innen, die die Beiträge erstellen sollen.
• Preisangebot (siehe Leistungsverzeichnis)

lm Rahmen der Konzeption ist auszuführen, wie der Auftragnehmer die Leistungserbringung im Einzelnen vorsieht. Es wird eine schriftliche und bei Bedarf auch eine mündliche Darstellung (verifizierende Präsentation) gefordert. Letztere dient dabei der Verifizierung des Angebotes.

Beispiele bereits produzierter Beiträge werden im Rahmen der Ausschreibung nicht vorab zur Ansicht zur Verfügung gestellt. Gefragt ist die Erstellung eines eigenen Konzepts.

KHG A Leistungsanforderungen

KG 1 Projektrahmenbedingungen

A 1.1 Sprache

Soweit eine direkte Kommunikation mit dem Auftraggeber notwendig ist, kommen ausschließlich Beschäftigte zum Einsatz, welche die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen. Bitte bestätigen Sie, insofern zutreffend, diese Anforderung im Antwortfeld des beigefügten Leistungsverzeichnisses (aidf Datei) mit Ja.

(Ausschlusskriterium)

A 1.2 Personalverfügbarkeit

Im Sinne einer erfolgreichen Arbeit ist die kontinuierliche Verfügbarkeit ausreichender personeller Kapazitäten von großer Bedeutung.

Es ist sicherzustellen, dass über die vorgesehene Vertragslaufzeit kontinuierlich die erforderlichen personellen Kapazitäten mit den geforderten Kenntnissen und Erfahrungen gemäß den genannten Punkten zur Verfügung stehen.

Bitte bestätigen Sie, insofern zutreffend, diese Anforderung im Antwortfeld des beigefügten Leistungsverzeichnisses (aidf Datei) mit Ja.

(Ausschlusskriterium)

A 1.3 Mitarbeiterkontinuität

Die BA legt großen Wert darauf, dass über den gesamten Zeitraum dieselben qualifizierten Mitarbeiter eingesetzt werden. Es gilt, die Einarbeitungszeiten zu minimieren sowie durchgängig eine hohe Qualität und Effizienz sicherzustellen. Es ist sicherzustellen, dass über die gesamte Vertragslaufzeit ein festes Team qualifizierter Beschäftigter zur Verfügung gestellt wird. Sollten aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse in dem vorgesehenen Team personelle Wechseln notwendig werden, ist dies zwingend mit dem Auftraggeber abzustimmen. Bitte bestätigen Sie, insofern zutreffend, diese Anforderung im Antwortfeld des beigefügten Leistungsverzeichnisses (aidf Datei) mit Ja.

(Ausschlusskriterium)

A 1.4 Ansprechpartner/-in

Bitte benennen Sie im beigefügten Leistungsverzeichnis (aidf Datei) einen Ansprechpartner, welcher dem Auftraggeber während der gesamten Vertragslaufzeit für Anfragen und Absprachen zur Verfügung steht.

(Ausschlusskriterium)

KG 2 Mitarbeiter

B 2.1 Kenntnisse und Fähigkeiten

Die für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter Ihres Unternehmens müssen insbesondere folgende Qualifikationsmerkmale erfüllen (sowohl fest angestellte als auch freie Mitarbeiter):

• Journalistische Ausbildung.

• Erfahrung in Konzeption und Umsetzung von Bewegtbild für die interne Unternehmenskommunikation.

• Profunde Kenntnisse von Change-Management-Prozessen.

• Know-how in der Implementierung von Filmen für interne Kommunikation in bestehende Kommunikationsstrukturen.

• Erfahrung mit Behörden/Arbeitsverwaltungen/Soziales/Organisationen.

• Kenntnisse von Kommunikationsprozessen in komplexen Unternehmen

• Erfahrung in der Ansprache von großen inhomogenen Zielgruppen

• Inhouse-Kompetenz in allen Bereichen der Produktion von interner Unternehmenskommunikation

• Sehr gute Erfahrung im Redaktions- und Themenmanagement

• Hauseigenes Produktions- und Postproduktions-Equipment

• Nationales Netzwerk an zuverlässigen Produktionspartnern

• Ausgebildete Sprechstimme

• Kenntnisse und Fähigkeiten in der nachweislichen Ausstrahlung von produzierten Film- Beiträgen für Unternehmen und auch fürs Fernsehen.

• Bei Einsatz von Video-Journalisten nachweisliche Erfahrung in diesem Bereich.

Erstellen Sie jeweils ein Profil für drei Mitarbeiter, die zum Einsatz kommen sollen.

Stellen Sie insbesondere dar, welche Ausbildung die Mitarbeiter haben, wie lange und in welchen Redaktionen sie gearbeitet haben, welche spezifischen Fachkenntnisse sie besitzen und für welche Produktionen sie gearbeitet haben (in der Form eines Lebenslaufes).

Führen Sie ausschließlich Profile von den Mitarbeitern auf, die Sie für dieses Projekt anbie-ten. Verwenden Sie bitte nachfolgendes Schema.

Die drei eingereichten Profile werden jeweils einzeln gewertet. Anschließend wird ein Durchschnitt der erreichten Punktzahlen gebildet dieser wird kaufmännisch gerundet, daraus ergibt sich die Bewertungspunktzahl gesamt für dieses Kriterium. Von den drei eingereichten Mitarbeiterprofilen darf dabei maximal ein Profil mit weniger als zwei Bewertungspunkten bewertet werden. Wird eines der drei eingereichten Profile mit null Bewertungspunkten (ungewichtet) bewertet, wird das Angebot von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

(Bewertungskriterium)

B 2.2 Vergleichsprojekte

Stellen Sie je zwei Vergleichsprojekte der angebotenen Mitarbeiter dar, die in Art und Umfang den Anforderungen der BA entsprechen und nicht älter als drei Jahre sind. Der Nachweis erfolgt durch die Darstellung von Projekten mit Kurzbeschreibung des konkreten Projektinhaltes und des Realisierungszeitraums unter Nennung jeweils eines kompetenten Ansprechpartners sowie durch Bereitstellung des filmischen Ergebnisses im Format .mp4, bei ergänzenden Bilddateien im Format .jpg. Bei durchgängiger Tätigkeit in ein und demselben Projekt in den letzten Jahren greifen Sie für das zweite Vergleichsprojekt auf ein entsprechend älteres zurück.

Die Bewertungspunktzahl wird wie bei Kriterium B 2.1 als Durchschnitt der drei Mitarbeiterprofile gebildet und kaufmännisch gerundet. Dabei muss für jedes Mitarbeiterprofil mindestens die angegebenen Mindestpunktzahl (1 Bewertungspunkt ungewichtet) erreicht werden ansonsten wird das Angebot von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

Verwenden Sie bitte nachfolgendes Schema als Muster.

(Bewertungskriterium)

A 2.1 Präsentationsteam (verifizierende Präsentation)

Insofern sich der Auftraggeber für eine verifizierende Präsentation entscheidet ist diese ausschließlich von den Mitarbeitern durchzuführen, die auch für den späteren Einsatz vorgesehen sind. Es müssen jedoch nicht alle unter B 2.1 angegebenen Mitarbeiter an der Präsentation teilnehmen, es können auch weitere für den Einsatz vorgesehene Personen teilnehmen. Es muss jedoch mindestens einer der drei angegebenen Mitarbeiter teilnehmen. Bitte bestätigen Sie, insofern zutreffend, diese Anforderung im Antwortfeld des beigefügten Leistungsverzeichnisses (aidf Datei) mit Ja.

(Ausschlusskriterium)

KG 3 Technische Ausrüstung

B 3.1 Technische Ausrüstung

Stellen Sie dar, mit welchem technischen Equipment Sie im Rahmen des oben beschriebenen Projektes arbeiten wollen. Der Einsatz von digitalen Kameras und Schnittsystemen ist ausdrücklich vorgegeben. In der BA selbst ist kein technisches Equipment vorhanden. Der künftige Auftragnehmer muss über eine Postproduktion und Server verfügen. Auf letzteren greifen BA-Mitarbeiter zu, um fertige Beiträge abzurufen und ins Content-Management-System der BA zu überführen. Für den reibungslosen Abruf stellt die IT der BA die nötigen Voraussetzungen bereit. Einzelne Beiträge müssen im Format 16:9 in einer geringen HD-Auflösung angeliefert werden und haben ein Datenvolumen von maximal 50 MB pro Beitrag.

Moderne Aufnahmetechnik wie Drohnen oder Hard- und Software zur Erstellung von Animationen sowie eines Studios mit einer ausreichend großen Green-Wall inklusive Fußbodenbelag zur Realisierung ganzer Szenen mit digitalen Hintergründen sind sicherzustellen.

Bitte stellen Sie für die Darstellung zur technischen Ausrüstung ein gesondertes Dokument (Word, Exel, PowerPoint) zur Verfügung und geben im Antwortwortfeld des Leistungsverzeichnisses (aidf-Datei) den Dateinamen des erstellten Dokumentes an.

(Bewertungskriterium)

KG 4 Fachliche Anforderungen an das Konzept

B 4.1 Ideenkonzept

Unterbreiten Sie ein schriftliches Ideenkonzept. Das Konzept kann Fotos, Links, Storyboards oder andere Elemente enthalten. Der Vorschlag beinhaltet ihre filmische Unterstützung/Zulieferung von Filmen für die interne Mitarbeiterkommunikation der BA. Die Filme sollen den Intranetauftritt aufwerten und sind im CMD der BA in einzelne Artikel mit Bildern eingebettet. Zeigen Sie dabei auf, wie sie von der Recherche über Produktion, Postproduktion und Endabnahme vorgehen möchten. Machen Sie darüber hinaus Vorschläge zur Themenfindung und möglichen Inhalten. Wählen sie zwei der in der Leistungsbeschreibung (Punkt 2) erwähnten Formate aus. Das Konzept soll ein umfassendes Bild davon vermitteln, wie die Einzelbeiträge aussehen, aber auch wie unsere Mitarbeiterkommunikation durch moderne Trends im Filmbereich kreativ weiterentwickelt werden kann. Aus dem Konzept soll auch die technische und optische Umsetzung hervorgehen.

• Produktionsabläufe

• Themenfindung/Inhalte

• Kreativität, Vision

• Technische und optische Umsetzung

Bitte stellen Sie das Ideenkonzept als ein gesondertes Dokument (Word, Excel, PowerPoint) zur Verfügung und geben im Antwortwortfeld des Leistungsverzeichnisses (aidf-Datei) den Dateinamen des erstellten Dokumentes an.

(Bewertungskriterium)

B 4.2 Change-Management-Beispiel

In einem zweiten Teil reichen Sie bitte ein konkretes Change-Management-Beispiel anhand von zwei Storyboards ein. Das Thema betrifft die hypothetische Schließung einiger Geschäftsstellen der Organisation. Dies zwingt Mitarbeiter zu pendeln. Stellen Sie dar, wie eine derartige unpopuläre Führungsentscheidung filmisch umgesetzt werden könnte, so dass sie bestenfalls von den Mitarbeitern auch mitgetragen werden kann. Das erste Storyboard beschreibt die Situation, das zweite Storyboard ist ein Folgebeitrag zum gleichen Thema.

(Bewertungskriterium)