2022-12-13_RL_ReviU.pdf

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RICHTLINIE REVISIONSUNTERLAGEN

Inhaltsverzeichnis

1. Erläuterung zur Anwendung der Richtlinie Revisionsunterlagen .............................. 2 1.1 Zielsetzung ................................................................................................................ 2 1.2 Geltungsbereich ........................................................................................................ 2 1.3 Inhalt und Struktur der Dokumentationsrichtlinie ....................................................... 2 1.4 Grundsätze zur Anwendung der Dokumentationsrichtlinie ....................................... 3 1.5 Organisation des Dokumentationsprozesses ............................................................ 3 1.6 Beauftragung von Dokumentationsleistungen ........................................................... 5
2. Kennzeichnung und Strukturierung ........................................................................... 5 2.1 Strukturierung aller Revisionsunterlagen .................................................................. 5 2.2 Papierdokumentation ................................................................................................ 5 2.3 Datenträgerdokumentation ........................................................................................ 7 2.4 Übergabe der Dokumente ......................................................................................... 8

Anlagen:

A Inhaltsverzeichnis / Gliederungsstruktur B1 Ordnerbeschriftung breit B2 Ordnerbeschriftung schmal C Übergabeschein Revisionsunterlagen D Vorlage CD Beschriftung E RLT-Listen F Wartung-Verjährungsfristen_Mängelansprüche

Stand: 13.12.2022 (Änderungen zum Stand 29.10.2021 sind orange markiert)

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1. Erläuterung zur Anwendung der Richtlinie Revisionsunterlagen 1.1 Zielsetzung

Mit dieser Richtlinie werden Vorgaben für eine einheitliche, übergreifende Kennzeichnung und Strukturierung der Informationen in Papier- und digitaler Form sowie die Mindestanforderungen an Inhalt und Umfang der Revision festgelegt.

Ziel dieser Richtlinie ist es, die Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Einheitlichkeit, Transparenz, Aktualität und Verwendbarkeit von umfassenden und fachübergreifenden Gebäude- und Standortinformationen des Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf e.V. (HZDR) nachhaltig zu unterstützen und zu optimieren.

Voraussetzung dafür ist, dass die Daten und Informationen über Gebäude und Standort des Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf e.V. an zentraler Stelle, Abteilung Standortmanagement, gesammelt werden und verfügbar sind sowie einem abgestimmten Aktualisierungs- und Archivierungsprozess unterliegen.

1.2 Geltungsbereich

Zur Sicherung der Qualität der Revision bei Bauvorhaben des HZDR ist die Richtlinie Revisionsunterlagen verbindlich anzuwenden und bei den Planungs- und Projektbeteiligten in der zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Version zu beauftragen.

Die Richtlinie stellt Mindestanforderungen an die Dokumentation, die grundsätzlich einzuhalten sind. Die Richtlinie Revisionsunterlagen dient dabei als Richtschnur mit der Möglichkeit projektbezogener Abstimmungen.

Die Anwendung der Richtlinie erstreckt sich auf Unterlagen, Pläne und Daten über die Genehmigung, Errichtung, den Bauunterhalt und die Bewirtschaftung von Objekten. Sie beschreibt das Erstellen und Zusammenstellen von Revisionsunterlagen für den Teil der Bauakten, der die Planung und Projektdurchführung dokumentiert und die Grundlage bildet für die Bestands- dokumentation, das infrastrukturelle und technische Gebäudemanagement.

Adressaten dieser Richtlinie sind in erster Linie:  Mitarbeiter des HZDR, Abteilung Standortmanagement, die im Rahmen ihrer Planungs-, Bau- und Betreuungsaufgaben für die Informationsbereitstellung verantwortlich sind, als Hilfestellung bei der Beauftragung von Dokumentationsleistungen an Externe,

 Auftragnehmer des HZDR, Abteilung Standortmanagement, die im Rahmen ihrer Leistungserbringung verpflichtet sind, Dokumentationen zu liefern.

1.3 Inhalt und Struktur der Dokumentationsrichtlinie

Die Richtlinie Revisionsunterlagen besteht aus einem allgemeinen Erläuterungsteil (Kapitel 1) und einem Kennzeichnungs- und Strukturierungsteil (Kapitel 2), sowie vier Anlagen.

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1.4 Grundsätze zur Anwendung der Dokumentationsrichtlinie

Bei Neubaumaßnahmen ist von der kompletten Neuerstellung von Revisionsunterlagen auszugehen und die Revisionsrichtlinie somit umfassend zu beauftragen.

Bei Um- und Erweiterungsbaumaßnahmen bzw. Baumaßnahmen im Bestand sind je nach Umfang der Maßnahmen entweder punktuelle Änderungen und Ergänzungen der Dokumentation im Sinne von Deckblättern / Teildokumentationen oder eine komplette Neuerstellung von Revisions- unterlagen nach der Richtlinie Revisionsunterlagen vorzunehmen.

Bei Vorliegen einer im Primärnachweis gepflegten digitalen Baubestandsdokumentation werden daraus Sekundärdaten als Basis für die Planung und Projektbearbeitung dupliziert. Dabei sind die Basisdaten in Verantwortung des Planers mit der gebauten Realität abzugleichen. Die Dokumentationslogik der gepflegten Bestandsunterlagen ist bei Teildokumentationen fortzusetzen, die Richtlinie Revisionsunterlagen wirkt dann unterstützend.

Liegen keine im Primärnachweis gepflegten digitalen Baubestandsunterlagen vor, ist zunächst der Rückgriff auf weitere Gebäude- und Standortdaten zu prüfen und deren Verwendbarkeit durch Abgleich und Aufnahme vor Ort zu eruieren. Teildokumentationen sind nach dieser Richtlinie aufzustellen. Nach Beendigung der Baumaßnahme erfolgt ein Abgleich mit der tatsächlichen Bauausführung und eine Übernahme in die Bestandsunterlagen.

1.5 Organisation des Dokumentationsprozesses

Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, für die Organisation des Dokumentationsprozesses, die Beauftragung der Daten- / Dokumentationserstellung, der Datenbearbeitung und Fortschreibung, für die Qualität der Dokumentationsunterlagen einschließlich der Baubestandsdokumentation, deren Prüfung auf fachliche, inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit ist die Abteilung Standortmanagement bzw. die jeweiligen Projektleitungen. Bei der Durchführung von Baumaßnahmen werden durch die Projektverantwortlichen

1. die Dokumentationserstellung und –zusammenstellung,

2. die Erstellung von Raum- und Gebäudebüchern und Besonderer Dokumentations- unterlagen,

3. das Qualitätsmanagement zur Dokumentation

organisiert.

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Verantwortungen im Dokumentationsprozess Die Verantwortungen im Dokumentationsprozess sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst:

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1.6 Beauftragung von Dokumentationsleistungen

Die Richtlinie Revisionsunterlagen ist bei den Auftragnehmern zu beauftragen.

Nachfolgend werden Inhalte (Anlage 1) festgehalten, die in den Revisionsunterlagen über das Bauwerk, die Baukonstruktion und die Technischen Anlagen enthalten sein müssen.

Alle im Folgenden beschriebenen Unterlagen sind entsprechend den detaillierten Vorgaben dieser Richtlinie wie in Anlage 1 bis 4 aufzubereiten und zu übergeben.

Für die Kennzeichnung und Verwaltung der objektspezifischen Daten wird durch das HZDR eine Nummerierungsstruktur vorgegeben. Pläne müssen in Papier- und digitaler Form mit identischem Stand erstellt werden und sind entsprechend der tatsächlichen Bauausführung fortzuschreiben.

2. Kennzeichnung und Strukturierung 2.1 Strukturierung aller Revisionsunterlagen

Die nach der Fertigstellung anfallende Dokumentation muss der entsprechenden Leistungsphase nach HOAI zugeordnet sein. Die Revisionsunterlagen sind mit dem Buchstaben „R“ zu kennzeichnen.

Bei der Kennzeichnung der Ordnerrücken und CD-ROM/ DVD-Cover sind der Ortsbezug (Gebäudenummer und –bezeichnung) und der Gewerkebezug über Klartext sowie Gliederungsstruktur (Anlage 1) herzustellen.

Zusammengehörende Revisionsunterlagen sind innerhalb von Ordnern (Papierform) als Register und als Verzeichnisse auf Datenträger funktionell unterteilt. Zur Kennzeichnung wird ein Zahlenschlüssel eingeführt.

2.2 Papierdokumentation

Die im Ordner befindlichen Unterlagen müssen in kopierfähiger Form übergeben werden und den Einsatz eines Einzelblatt-Einzugsscanners ermöglichen. Die Unterlagen dürfen deshalb nicht geheftet oder gebunden sein.

Der Ordner sollte aus stabiler Hartpappe, mit Schlitzen, Griffloch und Hebelmechanik aufgebaut sein, vorzugsweise in schwarz. Der Rücken besteht aus strapazierfähigem Bucheinbandmaterial mit aufgeklebten Rückenschild und einer Rückenbreite von 50 mm bzw. 80 mm, Größe DIN A4.

Grundsätzlich sind die Revisionsunterlagen entsprechend den gewerkebezogenen Kategorien aus Anlage 1 in Registern zu gliedern. Die thematische Trennung der Revisionsunterlagen innerhalb eines Registers erfolgt durch beschriftete Trennblätter Format 105 mm x 240 mm (Nummerierung und Klartext aus dem Inhaltsverzeichnis).

Der Inhalt pro Ordner muss in einem Inhaltsverzeichnis dokumentiert sein. Beinhaltet die Dokumentation einer Anlage mehrere Ordner, so ist im 1. Ordner zusätzlich ein Gesamtinhaltsverzeichnis über alle Ordner beizufügen. Die Inhaltsstruktur ist entsprechend Anlage 1 mit gewerkebezogenen Kategorien aufzubauen.

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Die Beschriftung der Ordnerrücken hat nach folgender Struktur zu erfolgen:

1. Logo des Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf e.V.

2. Gebäudenummer und Gebäudebezeichnung Beispiel: Gebäude 542 ELBE-Laserlabore

3. Gewerkenummerierung Beispiel: R 3.2

4. Gewerkekennzeichnung Beispiel: Bau Rohbau

5. Logo des Auftragnehmers

6. Exemplarnummerierung Beispiel: 2. Ausfertigung

7. Ordnerkennung Beispiel: Ordnernummer 1 von 3

8. Datum der Abnahme Beispiel: 17.05.2011

Abbildung 2.2-1: Beispiel Ordnerrücken

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2.3 Datenträgerdokumentation

Für die Zuordnung der digitalisierten Dokumentationsdaten sind Dateibezeichnungen mit Ordnerfeinnummerierung und Inhaltsbezeichnung anzugeben. Hierbei werden prinzipiell zwei Dateibezeichnungsstrukturen unterschieden: anlagenspezifische Dateien und CAD-Dateinamen.

Zur Übergabe der Dokumentation in digitaler Form werden ausschließlich CD-ROMs / DVDs / uploads auf HZDR-Cloud verwendet. Die übergebenen Dateien sind grundsätzlich unkomprimiert auf dem Datenträger abzulegen. Die Inhalte der Datenträger sind analog zu den übergebenen Ordnern aufzubauen. Das Cover der CD-ROM / DVD ist entsprechend Abbildung 2.3-1 zu beschriften.

Abbildung 2.3-1: Beispiel CD-ROM / DVD Beschriftung

Die Struktur der CD-ROM / DVD ist entsprechend den gewerkespezifischen Kategorien als Inhaltsverzeichnis, siehe Abbildung 2.3-2, aufzubauen.

Abbildung 2.3-2: Musterverzeichnisbaum und Dateibezeichnung (Inhaltsverzeichnis) auf einer CD-ROM / DVD

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2.4 Übergabe der Dokumente

Alle digital erstellten Unterlagen sind in digitaler Form in folgenden Formaten zu übergeben.

 Zeichnungen / Pläne / Schemen AutoCAD (*.dxf oder *.dwg) und *.pdf  Plotstiltabellen *.stb oder *.ctb  Dokumente *.pdf  Bilddateien *.tif, .bmp, .jpg  Komprimierungsdateien WinZip (.zip)  Tabellendokumentationen MS Excel (.xls)

Für die Übergabe und Prüfung der Revisionsunterlagen (Papierordner, Datenträger) ist die Anlage 4 zu verwenden. Der Übergabe- und Prüfbeleg ist vom Ersteller und vom Prüfer der Revisionsunterlagen auszufüllen. Die digitale Vorlage kann vom Projektleiter abgefordert werden.

Unterlagen des Gliederungspunkt 1, 2 und 3 der Anlage sind nur in digitaler Form, Unterlagen des Gliederungspunkt 4 der Anlage 1 sind in einfacher Ausfertigung in Papier und einmal in digitaler Form zu übergeben.

Anlagen:

A Inhaltsverzeichnis / Gliederungsstruktur B1 Ordnerbeschriftung breit B2 Ordnerbeschriftung schmal C Übergabeschein Revisionsunterlagen D Vorlage CD Beschriftung E RLT-Listen F Wartung-Verjährungsfristen_Mängelansprüche CAD-Richtlinie

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