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Vergabenummer Vergabeverfahren FVB-2026-0009 Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für den Forschungsverbund Berlin e.V.

Angebotswertung

Inhaltsverzeichnis

1 Angebotswertung .................................................................................................................................. 1

2 Datenschutzkompetenz gem. Anlage „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (Ausschlusskriterium) ... 2

3 Angabe der Unterauftragsverarbeiter gem. Anlage „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (Ausschlusskriterium) ............................................................................................................................................ 2

4 Schriftliches Konzept „Leistungserbringung“ .......................................................................................... 3

5 Schriftliches Konzept „Methodik der datenschutzrechtlichen Beratung“ ................................................ 4

6 Schriftliches Konzept „Betreuung und Vertretung“ ................................................................................ 5

7 Schriftliches Konzept „Unterstützung der Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation“ ................. 6

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Text vorwiegend die männliche Form verwendet. Die verkürzte Sprachform beinhaltet keine Wertung. Sämtliche Personenbezeich- nungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

1 Angebotswertung

Die Bieter haben eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (siehe Ziffer 2) sowie eine Liste aller vorgesehenen Unterauftragsverarbeiter mit Angebotsabgabe einzureichen, bzw. an- zugeben, falls der Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung nicht personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers im Sinne des Art. 28 DSGVO verarbeitet und falls keine Unterauftragsverarbei- ter zum Einsatz kommen (siehe Ziffer 3). Sofern diese Ausschlusskriterien gemäß Ziffer 2 bis 3 erfüllt sind, erfolgt die Angebotswertung.

Die Angebotswertung wird nach der Einfachen Richtwertmethode (gem. UfAB 2018) durchgeführt. Zur Ermittlung der Leistungspunkte haben die Bieter mit der Angebotsabgabe ein schriftliches Konzept zur Leistungserbringung (siehe Ziffer 4), zur Methodik der datenschutzrechtlichen Beratung (siehe Ziffer 5), zur Betreuung und Vertretung (siehe Ziffer 6) und zur Unterstützung der Weiterentwicklung der Da- tenschutzorganisation (siehe Ziffer 7) beizufügen. Zur Ermittlung des Angebotspreises ist das Preisblatt vollständig auszupreisen und der ermittelte Gesamt- wertungspreis in das Preisfeld über das Bietercockpit einzutragen. Die Aufwandsschätzungen (je Position im Preisblatt) dienen der Ermittlung der Gesamtwertungssumme. Die Leistungspunkte (L) werden auf Grundlage der qualitativen Zuschlagskriterien (Konzepte) ermittelt. Hierzu werden für jedes Zuschlagskriterium (Konzept) entsprechend der jeweiligen Bewertungsmatrix 0, 3, 6 oder 10 Bewertungspunkte vergeben. Die erreichten Bewertungspunkte werden mit den für das je- weilige Zuschlagskriterium festgelegten Gewichtungspunkten multipliziert.

Folgende Gewichtung wird festgelegt:

Schriftliches Konzept „Leistungserbringung“: 350 Gewichtungspunkte
Schriftliches Konzept „Methodik der datenschutzrechtlichen Beratung“: 300 Gewichtungspunkte
Schriftliches Konzept „Betreuung und Vertretung“: 200 Gewichtungspunkte
Schriftliches Konzept „Unterstützung der Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation“: 150 Ge- wichtungspunkte

Die Summe der hieraus ermittelten gewichteten Punkte ergibt die Leistungspunkte (L) des jeweiligen Angebots.

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Für alle wertbaren Angeboten wird jeweils die Kennzahl (Z ) aus dem Quotienten von Leistungspunk- (Angebot) ten (L ) und Angebotspreis (P ) (Z = L/P) gebildet und mit dem Faktor 100.000 skaliert. Es wird (Angebot) (Angebot) auf ganze Zahlen kaufmännisch gerundet. Die entsprechende Formel stellt sich folgendermaßen dar:

Z (Angebot)

L (Angebot) x 100.000 P (Angebot)

Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z ) erhält den Zuschlag. (Angebot)

Bei Gleichstand von zwei Angeboten erhält das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl den Zu- schlag. Führt dieses Vorgehen nicht zu einem eindeutigen Zuschlagsergebnis, entscheidet das Los zwi- schen den beiden Angeboten.

Die Bewertung des schriftlichen Konzepts erfolgt durch eine Auswahlkommission des Auftraggebers.

2 Datenschutzkompetenz gem. Anlage „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (Aus- schlusskriterium)

Der Bieter hat gem. Anlage „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ mit seinem Angebot eine vollstän- dige und nachvollziehbare Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten gemäß Art. 32 DSGVO sowie gemäß Anhang III der Standardvertrags- klauseln (SVK) einzureichen.

Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Da- ten gemäß Art. 32 DSGVO sowie gemäß Anhang III der Standardvertragsklauseln (SVK) den Angebotsun- terlagen beigefügt:

Ja ☐ ☐ Nein ☐ Nein, da der Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung nicht personenbezo- gene Daten im Auftrag des Auftraggebers im Sinne des Art. 28 DSGVO verarbeitet

Die Nichteinreichung der geforderten Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnah- men, das Ankreuzen der ersten „Nein-Ankreuz-Checkbox“ oder eine fehlende Angabe der Ankreuz- Checkboxen unter 2 führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

3 Angabe der Unterauftragsverarbeiter gem. Anlage „Vereinbarung zur Auftragsverarbei- tung“ (Ausschlusskriterium)

Der Bieter hat gem. Anlage „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ mit seinem Angebot eine vollstän- dige Liste aller vorgesehenen Unterauftragsverarbeiter gemäß Anhang IV der Standardvertragsklauseln (SVK) einzureichen.

Liste aller vorgesehenen Unterauftragsverarbeiter den Angebotsunterlagen beigefügt:

Ja ☐ Nein ☐ Nein, da Unterauftragsverarbeiter nicht zum Einsatz kommen ☐ Die Nichteinreichung der geforderten Liste aller vorgesehenen Unterauftragsverarbeiter, das Ankreuzen der ersten „Nein-Ankreuz-Checkbox“ oder eine fehlende Angabe der Ankreuz-Checkboxen unter 3 führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

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4 Schriftliches Konzept „Leistungserbringung“

Der Bieter beschreibt sein Konzept zur Wahrnehmung der Funktion des externen Datenschutzbeauftrag- ten innerhalb der in der Leistungsbeschreibung dargestellten Datenschutzorganisation des Forschungs- verbundes Berlin e. V. (FVB).

Hierzu sind insbesondere darzustellen: • die organisatorische Einbindung des externen Datenschutzbeauftragten in die Datenschutzorga- nisation des FVB, • die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, o dem zentralen Datenschutzmanagement (DSM), o den Datenschutzkoordinator*innen der Institute, o • die vorgesehenen Kommunikations- und Abstimmungswege, • das Zusammenwirken mit dem zentralen Datenschutzmanagement bei der Bearbeitung und Ko- ordination datenschutzrechtlicher Fragestellungen. Bewertet wird, inwieweit das dargestellte Konzept geeignet ist, eine strukturierte, kontinuierliche und auf die Datenschutzorganisation des Forschungsverbundes Berlin e. V. abgestimmte Leistungserbrin- gung sicherzustellen.

Hierbei werden insbesondere die Vollständigkeit, o Nachvollziehbarkeit, o Konkretheit und o Umsetzbarkeit o der dargestellten Vorgehensweise berücksichtigt.

Der Umfang des Konzepts darf maximal 3 DIN-A4-Seiten (Schriftgröße mindestens 11 pt, Zeilenabstand 1,0) betragen. Darüber hinausgehende Ausführungen bleiben bei der Wertung unberücksichtigt.

Die Bewertung der Punkte für die Konzeptdarstellungen „Leistungserbringung“ erfolgt nach folgendem Schema (Gewichtung: 350 von 1.000 Gewichtungspunkten):

0 Punkte	3 Punkte	6 Punkte	10 Punkte
Das Konzept fehlt oder behandelt die geforder- ten Aspekte nicht in be- wertbarer Weise. Eine Eignung der dargestell- ten Vorgehensweise zur Leistungserbringung ist nicht erkennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte nur teilweise oder über- wiegend allgemein. Die Eignung der dargestell- ten Vorgehensweise zur Sicherstellung einer strukturierten Leistungs- erbringung ist nur einge- schränkt erkennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte weitgehend vollständig und nachvollziehbar. Die dargestellte Vorgehens- weise ist grundsätzlich geeignet, eine struktu- rierte Leistungserbrin- gung sicherzustellen; einzelne Aspekte sind je- doch weniger konkret oder nur eingeschränkt nachvollziehbar darge- stellt.	Das Konzept behandelt sämtliche geforderten Aspekte vollständig, konkret und nachvoll- ziehbar. Die darge- stellte Vorgehensweise ist geeignet, eine struk- turierte, kontinuierliche und auf die Daten- schutzorganisation des FVB abgestimmte Leis- tungserbringung sicher- zustellen.

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5 Schriftliches Konzept „Methodik der datenschutzrechtlichen Beratung“

Der Bieter beschreibt seine methodische Vorgehensweise bei der Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen.

Hierzu sind insbesondere darzustellen: • das Vorgehen bei der rechtlichen Bewertung datenschutzrechtlicher Fragestellungen, • die methodische Herangehensweise bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, • die Vorgehensweise bei der Bewertung und Begleitung von Datenschutzvorfällen, • die Herangehensweise bei der datenschutzrechtlichen Prüfung von Verträgen, Verarbeitungs- vorgängen und Projekten sowie • die Ableitung rechtssicherer, praxisorientierter und nachvollziehbarer Handlungsempfehlungen.

Bewertet wird, inwieweit die dargestellte Methodik geeignet ist, eine strukturierte, nachvollziehbare und praxisgerechte Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen sicherzustellen.

Hierbei werden insbesondere die Vollständigkeit, o Nachvollziehbarkeit, o Konkretheit und o Umsetzbarkeit o der dargestellten Vorgehensweise berücksichtigt.

Der Umfang des Konzepts darf maximal 3 DIN-A4-Seiten (Schriftgröße mindestens 11 pt, Zeilenabstand 1,0) betragen. Darüber hinausgehende Ausführungen bleiben bei der Wertung unberücksichtigt.

Die Bewertung der Punkte für die Konzeptdarstellungen „Methodik der datenschutzrechtlichen Bera- tung“ erfolgt nach folgendem Schema (Gewichtung: 300 von 1.000 Gewichtungspunkten):

0 Punkte	3 Punkte	6 Punkte	10 Punkte
Das Konzept fehlt oder behandelt die geforder- ten Aspekte nicht in be- wertbarer Weise. Eine Eignung der dargestell- ten Methodik zur Bear- beitung datenschutz- rechtlicher Fragestellun- gen ist nicht erkennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte nur teilweise oder über- wiegend allgemein. Die Eignung der dargestell- ten Methodik zur struk- turierten und nachvoll- ziehbaren Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen ist nur eingeschränkt erkenn- bar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte weitgehend vollständig und nachvollziehbar. Die dargestellte Methodik ist grundsätzlich geeignet, eine strukturierte Bear- beitung datenschutz- rechtlicher Fragestellun- gen sicherzustellen; ein- zelne Aspekte sind je- doch weniger konkret oder nur eingeschränkt nachvollziehbar darge- stellt.	Das Konzept behandelt sämtliche geforderten Aspekte vollständig, konkret und nachvoll- ziehbar. Die darge- stellte Methodik ist ge- eignet, eine struktu- rierte, nachvollziehbare und praxisgerechte Be- arbeitung datenschutz- rechtlicher Fragestel- lungen sicherzustellen und lässt belastbare so- wie umsetzbare Bera- tungsergebnisse erwar- ten.

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6 Schriftliches Konzept „Betreuung und Vertretung“

Der Bieter beschreibt sein Konzept zur kontinuierlichen Betreuung des Auftraggebers während der ge- samten Vertragslaufzeit.

Hierzu sind insbesondere darzustellen: • die personelle Organisation der Leistungserbringung, • die vorgesehene Ansprechperson sowie deren Einbindung in die Leistungserbringung, • die Sicherstellung einer kontinuierlichen Betreuung während der gesamten Vertragslaufzeit, • die organisatorische Ausgestaltung der Vertretung bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Verhin- derung, • Maßnahmen zur Sicherstellung einer zeitnahen Bearbeitung dringender datenschutzrechtlicher Fragestellungen sowie • Maßnahmen zur Sicherstellung einer gleichbleibenden Qualität der Leistungserbringung auch im Vertretungsfall.

Bewertet wird, inwieweit das dargestellte Konzept geeignet ist, eine kontinuierliche, qualitativ gleich- bleibende und auch bei personellen Ausfällen verlässliche Leistungserbringung während der gesamten Vertragslaufzeit sicherzustellen.

Hierbei werden insbesondere die Vollständigkeit, o Nachvollziehbarkeit, o Konkretheit und o Umsetzbarkeit o der dargestellten organisatorischen Maßnahmen berücksichtigt.

Der Umfang des Konzepts darf maximal 3 DIN-A4-Seiten (Schriftgröße mindestens 11 pt, Zeilenabstand 1,0) betragen. Darüber hinausgehende Ausführungen bleiben bei der Wertung unberücksichtigt.

Die Bewertung der Punkte für die Konzeptdarstellungen „Betreuung und Vertretung“ erfolgt nach fol- gendem Schema (Gewichtung: 200 von 1.000 Gewichtungspunkten):

0 Punkte	3 Punkte	6 Punkte	10 Punkte
Das Konzept fehlt oder behandelt die geforder- ten Aspekte nicht in be- wertbarer Weise. Eine Eignung der dargestell- ten organisatorischen Maßnahmen zur Sicher- stellung einer kontinu- ierlichen Leistungser- bringung ist nicht er- kennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte nur teilweise oder über- wiegend allgemein. Die Eignung der dargestell- ten organisatorischen Maßnahmen zur Sicher- stellung einer kontinu- ierlichen Leistungser- bringung ist nur einge- schränkt erkennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte weitgehend vollständig und nachvollziehbar. Die dargestellten organisato- rischen Maßnahmen sind grundsätzlich geeig- net, eine kontinuierliche Leistungserbringung si- cherzustellen; einzelne Aspekte sind jedoch we- niger konkret oder nur eingeschränkt nachvoll- ziehbar dargestellt.	Das Konzept behandelt sämtliche geforderten Aspekte vollständig, konkret und nachvoll- ziehbar. Die dargestell- ten organisatorischen Maßnahmen sind geeig- net, eine kontinuierli- che, qualitativ gleich- bleibende und auch bei personellen Ausfällen verlässliche Leistungser- bringung während der gesamten Vertragslauf- zeit sicherzustellen.

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7 Schriftliches Konzept „Unterstützung der Weiterentwicklung der Datenschutzorganisa- tion“

Der Bieter beschreibt, wie er den Auftraggeber im Rahmen der Wahrnehmung der Aufgaben des exter- nen Datenschutzbeauftragten bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation unterstützt.

Hierzu sind insbesondere darzustellen: • methodisches Vorgehen zur Identifikation datenschutzrechtlicher Verbesserungsbedarfe, • Einbindung der Erkenntnisse aus Audits, Beratungen und sonstigen datenschutzrechtlichen Fra- gestellungen in die Beratung des Auftraggebers, • Unterstützung des Auftraggebers bei der risikoorientierten Priorisierung datenschutzrechtlicher Maßnahmen, • Zusammenarbeit mit dem zentralen Datenschutzmanagement (DSM) bei der Weiterentwicklung datenschutzrechtlicher Prozesse und Strukturen, • Ansätze zur Förderung eines nachhaltigen Wissenstransfers innerhalb der Datenschutzorganisa- tion, insbesondere zur Unterstützung des zentralen Datenschutzmanagements sowie der Daten- schutzkoordinator*innen bei der eigenständigen Wahrnehmung ihrer Aufgaben, • Ansätze zur nachhaltigen Unterstützung der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Daten- schutzorganisation.

Bewertet wird, inwieweit das dargestellte Konzept geeignet ist, den Auftraggeber bei der kontinuierli- chen Weiterentwicklung seiner Datenschutzorganisation zu unterstützen. Hierbei werden insbesondere die Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Konkretheit und Umsetzbarkeit der dargestellten Vorgehens- weise berücksichtigt.

Der Umfang des Konzepts darf maximal 3 DIN-A4-Seiten (Schriftgröße mindestens 11 pt, Zeilenabstand 1,0) betragen. Darüber hinausgehende Ausführungen bleiben bei der Wertung unberücksichtigt.

Die Bewertung der Punkte für die Konzeptdarstellungen „Unterstützung der Weiterentwicklung der Da- tenschutzorganisation“ erfolgt nach folgendem Schema (Gewichtung: 150 von 1.000 Gewichtungspunk- ten):

0 Punkte	3 Punkte	6 Punkte	10 Punkte
Das Konzept fehlt oder behandelt die geforder- ten Aspekte nicht in be- wertbarer Weise. Eine Eignung der dargestell- ten Vorgehensweise zur Unterstützung der Wei- terentwicklung der Da- tenschutzorganisation ist nicht erkennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte nur teilweise oder über- wiegend allgemein. Die Eignung der dargestell- ten Vorgehensweise zur Unterstützung der Wei- terentwicklung der Da- tenschutzorganisation ist nur eingeschränkt er- kennbar.	Das Konzept behandelt die geforderten Aspekte weitgehend vollständig und nachvollziehbar. Die dargestellte Vorgehens- weise ist grundsätzlich geeignet, den Auftragge- ber bei der Weiterent- wicklung seiner Daten- schutzorganisation zu unterstützen; einzelne Aspekte sind jedoch we- niger konkret oder nur eingeschränkt nachvoll- ziehbar dargestellt.	Das Konzept behandelt sämtliche geforderten As- pekte vollständig, konkret und nachvollziehbar. Die dargestellte Vorgehens- weise ist geeignet, den Auf- traggeber systematisch bei der kontinuierlichen Wei- terentwicklung seiner Da- tenschutzorganisation zu unterstützen und lässt eine strukturierte, nachhaltige und praxisgerechte Zusam- menarbeit erwarten.

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