Vergabeunterlage VIS.SAX SID 2026-19 SK.pdf

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Vergabeunterlagen

Offenes Verfahren

„Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistun-

gen zur Unterstützung der Behörden bei der An-

wendung von VIS.SAX“

Vergabe-Nr.: SID 2026-19 SK

Az.: 11-0454/99

Radebeul, 18. September 2026

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Inhaltsübersicht

1 Einleitung ........................................................................................... 5 1.1 Ausschreibungsgegenstand .......................................................................................... 5 1.2 Organisationsstruktur .................................................................................................... 5 1.3 VIS.SAX als systemtechnische Grundlage ................................................................... 5 1.4 Leistungen .................................................................................................................... 6 1.4.1 Los 1 – Fachberatung CCV ................................................................................... 7 1.4.2 Los 2 – Begleitung von Behördenprojekten ........................................................... 7 1.4.3 Los 3 – Schulungsdienstleistungen ....................................................................... 7

2 Vergabebestimmungen .................................................................... 9 2.1 Vergabestelle, Auftraggeber und Meilensteine des Verfahrens ..................................... 9 2.2 Grundsätzliche Bestimmungen ................................................................................... 10 2.3 Angebotsfrist, Einreichungsmodalitäten ...................................................................... 10 2.4 Verspätete Abgabe ..................................................................................................... 11 2.5 Aufbau, Form und Inhalt des Angebots ....................................................................... 11 2.6 Unklarheiten im Angebot und Bieterfragen ................................................................. 12 2.7 Berichtigung und Rücknahme von Angeboten ............................................................ 12 2.8 Fragen zur Ausschreibung .......................................................................................... 13 2.9 Aufhebung der Ausschreibung .................................................................................... 13 2.10 Zuschlagserteilung und Bindefrist ............................................................................... 13 2.11 Information über Nichtberücksichtigung eines Angebots ............................................. 13 2.12 Vergabe in Losen ....................................................................................................... 13 2.13 Nebenangebote/ weitere Hauptangebote .................................................................... 13 2.14 Verwendung der Vergabeunterlagen .......................................................................... 13 2.15 Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit ............................................. 14 2.16 Preisangaben ............................................................................................................. 15 2.17 Vergütung für die Bearbeitung von Angeboten ........................................................... 15 2.18 Bietergemeinschaften ................................................................................................. 15 2.19 Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen (Eignungsleihe) / sonstige Unterauftragnehmer .................................................................................................... 16 2.19.1 Eignungsleihe ..................................................................................................... 16 2.19.2 Sonstige Unterauftragnehmer ............................................................................. 16 2.20 Kenntlichmachung von Betriebs- u. Geschäftsgeheimnissen ...................................... 17 2.21 Schutzrechte ............................................................................................................... 17 2.22 Verarbeitung personenbezogener Daten .................................................................... 17

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2.23 Nutzung der Angebotsunterlagen ............................................................................... 17 2.24 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ................................................................... 17 2.25 Preisprüfung ............................................................................................................... 18 2.26 Abfrage im Wettbewerbsregister ................................................................................. 18 2.27 Bekanntmachung über vergebene Aufträge ................................................................ 18 2.28 Zuständige Vergabekammer ....................................................................................... 18

3 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ...................................... 20

4 Eignungsprüfung ............................................................................ 21 4.1 Los 1 – Fachberatung CCV ........................................................................................ 21 4.1.1 Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV) ....................................................... 21 4.1.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) .............................. 22 4.1.3 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) ................................... 22 4.2 Los 2 – Begleitung von Behördenobjekten .................................................................. 23 4.2.1 Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV) ....................................................... 23 4.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) .............................. 23 4.2.3 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) ................................... 24 4.3 Los 3 - Schulungsdienstleistungen ............................................................................. 24 4.3.1 Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV) ....................................................... 24 4.3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) .............................. 24 4.3.3 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) ................................... 25 4.4 Eignungsleihe ............................................................................................................. 26

5 Leistungsbeschreibung .................................................................. 27 5.1 Los 1 – Fachberatung CCV ........................................................................................ 27 5.2 Los 2 – Begleitung von Behördenobjekten .................................................................. 27 5.3 Los 3 – Schulungsdienstleistungen ............................................................................. 27 5.4 Ausführungsbedingungen ........................................................................................... 27

6 Vertragliche Regelungen ................................................................ 28 6.1 Vertragsabschluss ...................................................................................................... 28 6.2 Vertragsbestandteile ................................................................................................... 28 6.3 Mindest- und Maximalabnahme .................................................................................. 28 6.4 Abrufberechtigung ...................................................................................................... 28 6.5 Abruf von Leistungen .................................................................................................. 28 6.6 Vergütung/ Rechnungslegung .................................................................................... 29 6.7 Preiszusammenstellung .............................................................................................. 30 6.8 Nutzungsrecht ............................................................................................................ 30

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6.9 Herausgabeanspruch des öffentlichen Auftraggebers ................................................. 30

7 Rahmenbedingungen ..................................................................... 31 7.1 Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Auftraggeber ................................................... 31 7.1.1 Abstimmungen .................................................................................................... 31 7.1.2 Aktualität ............................................................................................................. 31 7.1.3 Mitwirkungsobliegenheiten durch den öffentlichen Auftraggeber ......................... 31 7.2 Leistungserbringung durch Mitarbeiter des Auftragnehmers ....................................... 31 7.2.1 Zur Leistungserbringung vorgesehene Mitarbeiter .............................................. 31

8 Preis-/Kostenkalkulation ................................................................ 33

9 Prüfung und Wertung der Angebote ............................................. 34 9.1 Kriterien ...................................................................................................................... 34 9.2 Vorgehen bei der Bewertung ...................................................................................... 35 9.2.1 Stufe 1: Formale Prüfung gemäß §§ 56 Abs. 1, 57 VgV ...................................... 35 9.2.2 Stufe 2: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Prüfung der Eignung .......... 35 9.2.3 Stufe 3: Angemessenheit des Preises ................................................................. 35 9.2.4 Stufe 4: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ............................................ 35

10 Anlagenverzeichnis ........................................................................ 37

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1 Einleitung

1.1 Ausschreibungsgegenstand

Mit Beschluss-Nr. 05/0616 vom 8./9./10. Juli 2012 hat das Kabinett die landesweite Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (eVA.SAX) beschlossen. Gemäß § 12 des Sächsischen E-Government-Gesetzes soll in allen (geeigneten) Bereichen der Sächsi- schen Staatsverwaltung die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung eingeführt werden.

Stand März 2026 ist VIS.SAX in mehr als 70 Behörden erfolgreich eingeführt und steht damit über 20.000 Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung. Der technische Betrieb der Plattform erfolgt da- bei zentral durch den Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID).

1.2 Organisationsstruktur

Für die Betreuung der Behörden sowie die Weiterentwicklung des Verfahrens und die ressort- übergreifende Koordinierung dieser Thematik wurde das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbei- tung und Aktenführung (CCV) eingerichtet. Dieses ist organisatorisch in der Abteilung 4 der Säch- sischen Staatskanzlei (SK) angesiedelt. Damit wird die Koordination der Aktivitäten zur Einfüh- rung und Weiterentwicklung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (eVA.SAX) im Freistaat Sachsen vorangetrieben und landesweit gebündelt.

Das CCV ist zuständig für:

 die Koordinierung, Steuerung und Unterstützung von Behörden der Staatsverwaltung bei der Vorbereitung zur Einführung sowie dem Betrieb einer elektronischen Vor- gangsbearbeitung und Aktenführung  die Erstellung ressortübergreifender Regelungen  den Erfahrungsaustausch mit dem Bund und den anderen Bundesländern  die Weiterentwicklung und den zentralen Betrieb des Verfahrens beim SID

Neben der zentralen Koordination durch das CCV ist weiterhin je Behörde ein Ansprechpartner als Verbindungsglied eingerichtet. Diesem obliegt die Federführung hinsichtlich der Einführungs- planung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung im gesamten Geschäftsbe- reich unter Berücksichtigung der zentral zur Verfügung gestellten Ressourcen. Die Umsetzung in der Behörde erfolgt in Eigenverantwortung unter Beachtung der zentralen Vorgaben des CCV.

1.3 VIS.SAX als systemtechnische Grundlage

Das Staatsministerium des Innern hat eine europaweite Ausschreibung zur Beschaffung einer Software zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung auf Basis eines DOMEA-konzeptkonformen Produktes einschließlich Hardware sowie Einführungsdienst- leistungen durchgeführt. Den Zuschlag erhielt die PDV GmbH am 12. Juli 2006 mit dem Produkt VIS.

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Um den sachsenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden, wurden im Ergebnis der Pilotie- rungsphase unter Mitwirkung der Pilotbehörden entsprechende funktionale Erweiterungen (SAX- Add-On) entwickelt, die in Kombination mit dem Standardprodukt die landeseinheitliche Software VIS.SAX ergeben. Alle sächsischen Behörden werden die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung auf Basis der jeweils aktuellen Version von VIS.SAX einführen.

VIS.SAX wird mit einer Basiskonfiguration der Software auf Grundlage der Anforderungen der Sächsischen Staatsverwaltung bereitgestellt. Ausgehend von dieser Basiskonfiguration sind je nach Anforderung behördenspezifische Anpassungen möglich.

Aufgabe des CCV ist die koordinierte Weiterentwicklung des sächsischen VIS.SAX-Standards. Dabei werden die fortzuschreibenden organisatorischen Regelungen einerseits und die Erfahrun- gen bzw. Anforderungen aus den Behörden andererseits berücksichtigt.

1.4 Leistungen

Die Gesamtleistung soll in drei Losen vergeben werden. Die Dokumentenmanagement Software VIS.SAX basiert auf der Software VIS Suite der PDV GmbH Erfurt. Grundlegendes Wissen um Dokumentenmanagementsysteme im Allgemeinen aber auch zur VIS Suite im Besonderen sind daher zwingende Voraussetzung. Im Freistaat Sachsen kommt die spezifisch für das Land ent- wickelte Softwareausprägung „VIS.SAX“ zum Einsatz. Bei VIS.SAX handelt es sich um ein Addon zur Standardsoftware VIS Suite. Für Das Addon steht eine umfangreiche Dokumentation und Funktionsbeschreibung zur Einarbeitung zur Verfügung.

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1.4.1 Los 1 – Fachberatung CCV

Im CCV als zentral koordinierende Stelle für das landesweite Verfahren eVA.SAX sind insbeson- dere folgende Leistungen zu erbringen:

 Fachliche Unterstützung bei der Fortschreibung existierender sowie Erarbeitung weiterer allgemeingültiger organisatorischer Regelungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, insbesondere der Unterlagen zum Programmmanagement und des Praxisleitfadens eVA.SAX  Fachliche Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops  Unterstützung beim Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung der eingesetzten Software und deren Dokumentation  Unterstützung bei Fragen zu Betriebsthemen, insbesondere Informationssicherheit und strategische Ausgestaltung des zentralen Betriebs  Unterstützung beim Veränderungsmanagement

1.4.2 Los 2 – Begleitung von Behördenprojekten

Im Rahmen der weiteren Umsetzung in der sächsischen Landesverwaltung sowie der Begleitung von darüberhinausgehenden behördenübergreifenden Projekten sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:

 Durchführung von Präsentationsveranstaltungen und Einführungsworkshops  Fachliche Unterstützung und Erarbeitung behördenspezifischer Konzepte (z.B. Fachkon- zept, Datenmigrationskonzept, technische Konzepte)  Durchführung von Anwenderbetreuung  Unterstützung bei Prozessanalysen und Automatisierungsprojekten  Technische Beratung bei der Anbindung von Fachsoftware an VIS.SAX (z.B. VIS-SCAN)  Unterstützung der Behörden beim Rollout von Produkterweiterungen oder neuer Versio- nen  Multiprojektmanagement CCV

Zur Erfüllung dieser Leistungen gehört insbesondere auch:

 Unterstützung des operativen Projektmanagements der Behörde  Mitarbeit bei Projektgruppensitzungen  Unterstützung bei der Absicherung der Schnittstelle zum CCV (Wissenstransfer, Gewähr- leistung der Umsetzung zentraler Standards)  Abstimmung mit weiteren Projektpartnern z.B. SID, LIT

1.4.3 Los 3 – Schulungsdienstleistungen

Im Rahmen der Begleitung der Behörden bei der Verwendung von VIS.SAX sowie damit zusam- menhängender Softwareerweiterungen sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:

 Unterstützung der Behörden und des CCV bei der Planung und Konzeption von Schulun- gen  Durchführung von Schulungen Remote und Vor-Ort  Training von Multiplikatoren

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 Schulung spezifischer Personengruppen z.B. Registratoren, Führungskräfte, Fachadmi- nistration bzw. Schulungen zu spezifischen Produkterweiterungen wie VIS-SCAN und VIS-NoCode

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2 Vergabebestimmungen

2.1 Vergabestelle, Auftraggeber und Meilensteine des Verfahrens

Vergabestelle

Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) Fachbereich 1.1 – Vergabestelle, Recht Dresdner Straße 78 A 01445 Radebeul Tel.: +49 351 3264 5101 Fax: +49 351 3264 9909 E-Mail: vergabestelle@sid.sachsen.de

Internet-Adresse (URL): www.sid.sachsen.de.

Auftraggeber (nachfolgend AG) Freistaat Sachsen, vertreten durch die Sächsische Staatskanzlei (SK) Abteilung 4 Archivstraße 1 01097 Dresden

Meilensteine

Dem Vergabeverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde:

Tabelle 1 - Meilensteine des Vergabeverfahrens

Die oben aufgeführten Termine können sich verschieben. Etwaige Terminverschiebungen wer- den den Bietern rechtzeitig mitgeteilt.

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Kommunikation: Die Vergabeunterlagen und eventuelle Bieterinformationen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung auf der Plattform: www.evergabe.sachsen.de.

Bieterfragen und Angebote sind einzureichen über diese Plattform. Informationen werden durch die Vergabestelle ausschließlich über diese Plattform kommuniziert.

Sonstiges: Soweit die Vergabeunterlagen keine geschlechtsneutralen Formulierungen in Bezug auf Perso- nen verwendet, sind diese grundsätzlich geschlechtsneutral gemeint.

2.2 Grundsätzliche Bestimmungen

Die Vergabestelle verfährt nach den Vorschriften des GWB und der in der zum Zeitpunkt der Bekanntmachung veröffentlichten aktuellen Fassung. Die Leistungen werden gemäß § 15 VgV im offenen Verfahren vergeben. Näheres ergibt sich aus den nachfolgenden Bestimmungen.

Die Angaben im Angebot haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Der Auftraggeber behält sich vor, Nachweise für die entsprechenden Angaben nachzufordern. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. (§ 124 Abs. 1 Nr. 8 GWB)

Das Angebot, sämtliche beizubringende Erklärungen sowie weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache abgefasst ist, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dol- metscher angefertigte Übersetzung beizufügen. Vertrags- und Arbeitssprache ist deutsch.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter sind nicht zugelassen. Angebote, die solche enthalten, werden grundsätzlich ausgeschlossen.

Informationen werden durch die Vergabestelle ausschließlich über die Vergabeplattform des Frei- staates Sachsen www.evergabe.sachsen.de elektronisch übermittelt. Ebenso hat sämtliche Kom- munikation zwischen Bieter und Vergabestelle darüber zu erfolgen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

2.3 Angebotsfrist, Einreichungsmodalitäten

Das Angebot muss bis zum

19. Oktober 2026, 12:00 Uhr

bei der Vergabestelle eingegangen, d.h. auf der Plattform eVergabe.sachsen.de hochgeladen sein. (Ausschlussfrist). Dabei sind die vom Auftraggeber überlassenen Anlagen zu verwenden.

Das vollständige Angebot (einschließlich aller Anlagen) ist in elektronischer Form (Textform) unter Verwendung der Bietersoftware (AI Bietercockpit 8) an die Plattform www.evergabe.sach- sen.de zu senden.

Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der fristgerechte Eingang des elektronischen Angebotes auf der Plattform maßgebend.

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Eine Abgabe von Angeboten in schriftlicher Form, per Nachricht über die Bietersoftware (Bereich Nachrichten des AI Bietercockpit 8), per E-Mail oder per Fax entspricht nicht die- sen Anforderungen und führt zum Ausschluss.

Auf der Vergabeplattform des Freistaates Sachsen www.evergabe.sachsen.de wird Ihnen die Bietersoftware AI Bietercockpit 8, die zwingend zur elektronischen Abgabe von Angeboten zu verwenden ist, kostenfrei bereitgestellt.

Weitere Informationen zu den Teilnahmebedingungen für Bieter erhalten Sie unter:

https://www.evergabe.sachsen.de/NetServer/index.jsp?function=Generic&Page=teilnahmebe- dingungen.jsp&thContext=conditions

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass eine Teilnahme an dieser Ausschreibung nur über die Vergabeplattform des Freistaates Sachsen www.evergabe.sachsen.de erfolgen kann – nicht über die Plattform unter www.evergabe.de, wo die Vergabe unter anderem gelistet ist.

Im Falle von technischen Schwierigkeiten bei der Nutzung der Plattform und/oder des Bietercock- pits wenden Sie sich bitte an folgenden Kontakt:

Service-Hotline der AI-AG unter 09001 – BIETER (09001-243 837) kostenpflichtig

oder an

E-Mail-Adresse: servicedesk@sid.sachsen.de

Betreff: [eGovEVergabe] Anfrage zur zentralen Komponente E-Vergabe

2.4 Verspätete Abgabe

Angebote, die verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, der Bieter weist nach, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

2.5 Aufbau, Form und Inhalt des Angebots

Für die Erstellung des Angebotes gelten ausschließlich diese Vergabeunterlagen inkl. Anlagen.

Das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten und an den dafür vorgesehenen Stellen mit Datum und dem vollständigen Namen des Unternehmens versehen werden.

Verweise, z.B. auf Broschüren, Literatur, Firmenberichte etc., können die an dieser Stelle gefor- derten Antworten und Erklärungen nicht ersetzen und werden nicht bewertet. Sofern auf Zertifi- zierungen Bezug genommen wird, sind die zugrundeliegenden Gutachten auf Anforderung be- reitzustellen.

Sofern auf Zertifizierungen Bezug genommen wird, sind die zugrunde liegenden Gutachten auf Anforderung bereitzustellen.

Das Angebot muss sich inhaltlich ausdrücklich auf den jeweiligen Gliederungspunkt der Verga- beunterlagen beziehen. Verweise auf andere Stelle des Angebotes und auf Anlagen sollen soweit wie möglich vermieden werden.

Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Angebote, die solche enthalten, werden ausgeschlossen.

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Das Angebot muss folgende Dokumente enthalten:

 formloses Anschreiben mit Datum und vollständigem Namen eines Ansprechpartners des Bie- ters,  folgende Anlagen sind bei Vorliegen der Voraussetzung vollständig (inkl. Losangabe) auszu- füllen:

o Anlage 1 - Bietergemeinschaft, (nur bei Angebot in Form einer Bietergemeinschaft, vgl. Kapitel 2.18) o Anlage 2 - Eignungsleihe (Verpflichtungserklärung im Sinne von § 47 Abs. 1 VgV; nur sofern sich ein Bieter oder Mitglied einer Bietergemeinschaft auf die erforderliche wirt- schaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen beruft, vgl. Kapitel 2.19.1), o Anlage 3 – Unteraufträge (Erklärung zu Unteraufträgen gemäß § 36 VgV; nur, wenn der Bieter /die Bietergemeinschaft beabsichtigt, Teile des Auftrags im Wege einer Un- terauftragsvergabe entsprechend § 36 VgV an Dritte zu vergeben; vgl. Kapitel 2.19.2)  Eigenerklärungen hinsichtlich des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 269/2014 gemäß Kapitel 3 unter Nutzung der Anlage 4 – Erklärung Ausschlussgründe, auch für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft und eignungsverleihende Unternehmen  Eigenerklärungen / Nachweise hinsichtlich der Eignungsanforderungen gemäß Kapitel 4 unter Verwendung der Anlagen 5 a-c, 6 a-c und 7 a-c  vollständig ausgefülltes Preisblatt (Anlage 8 a-c)  detailliertes Angebot entsprechend der Leistungsbeschreibung gemäß Kapitel 5.

Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende Angaben und Erklärungen nachzufordern. Ein An- spruch der Bieter hierauf besteht nicht (vgl. § 56 VgV). Angebote, die nicht die geforderten oder ggf. nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, werden nach § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV ausgeschlossen.

2.6 Unklarheiten im Angebot und Bieterfragen

Unklarheiten im Angebot gehen im Zweifel zu Lasten des Bieters.

Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle die von ihr benannten Angaben zur Preisermitt- lung zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Unterauf- tragnehmerleistungen.

2.7 Berichtigung und Rücknahme von Angeboten

Die Rücknahme eines Angebotes und die eventuelle Neueinreichung (aufgrund von Berichtigun- gen, Änderungen und Ergänzungen) können bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorgenommen werden.

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2.8 Fragen zur Ausschreibung

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, welche die Preiser- mittlung beeinflussen könnten, so hat er unverzüglich die Vergabestelle rechtzeitig vor Angebots- abgabe über die Vergabeplattform des Freistaates Sachsen www.evergabe.sachsen.de unter Bezugnahme auf das entsprechende Vergabeverfahren darauf hinzuweisen. Telefonische Anfra- gen und Anfragen per E-Mail werden nicht beantwortet.

Die Vergabe ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Antworten auf Fragen der Bieter werden rechtzeitig, spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist allen Bietern über die Vergabeplattform des Freistaates Sachsen www.evergabe.sachsen.de bekanntgegeben.

Eine kostenfreie Registrierung des Bewerbers auf der Vergabeplattform des Freistaates Sachsen ist erforderlich, um die o.g. ergänzenden oder berichtigenden Angaben zu erhalten.

2.9 Aufhebung der Ausschreibung

Ein etwaiger Verzicht auf die Auftragsvergabe gemäß § 63 VgV sowie die Gründe für diese Ent- scheidung werden den Bietern über die Vergabeplattform des Freistaates Sachsen www.evergabe.sachsen.de mitgeteilt.

2.10 Zuschlagserteilung und Bindefrist

Der Zuschlag soll bis zum 18. Dezember 2026 erteilt werden, kann aber auch ggf. einige Tage früher oder später erfolgen. Die Gültigkeit des Angebotes (Zuschlags-/Bindefrist) hat sich unab- hängig davon bis zum 31. Januar 2027 zu erstrecken.

2.11 Information über Nichtberücksichtigung eines Angebots

Alle Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden gemäß § 134 GWB spä- testens 10 Kalendertage vor dem Vertragsabschluss über die Vergabeplattform des Freistaates Sachsen www.evergabe.sachsen.de über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenom- men werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung Ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses informiert.

2.12 Vergabe in Losen

Die Leistung wird in drei Losen vergeben.

2.13 Nebenangebote/ weitere Hauptangebote

Die Abgabe von Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen ist nicht zulässig. Jeder Bieter darf nur ein Hauptangebot abgeben. Gibt ein Bieter mehr als ein Hauptangebot ab, so werden alle Ange- bote des Bieters ausgeschlossen.

2.14 Verwendung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden.

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Jede Weitergabe oder Veröffentlichung, auch auszugsweise, ist ohne die ausdrückliche Geneh- migung der Vergabestelle nicht statthaft. Ausgenommen davon ist die Weitergabe an Unterneh- men, die sich im Rahmen der Ausschreibung um ein Unterauftragsverhältnis bewerben.

2.15 Vertraulichkeit, Datenschutz und Informationssicherheit

Der Bieter ist verpflichtet, die ihm innerhalb dieses Vergabeverfahrens direkt, indirekt oder zufällig bekannt gewordenen Informationen, Tatsachen und Vorgänge, sowie die daraus erzielten Ergeb- nisse und Erkenntnisse über dieses Vergabeverfahren hinaus weder für sich selbst zu nutzen, zu verwerten, zu verwenden, zu vervielfältigen oder zugänglich zu machen, noch an Dritte weiterzu- geben.

Eine Ausnahme für Dritte gilt nur in dem Fall, wenn der Bieter beabsichtigt, den Dritten als Unter- auftragnehmer in dieses Vergabeverfahren mit einzubeziehen. Für diesen (möglichen) Unterauf- tragnehmer gelten die gleichen Geheimhaltungspflichten wie für den Bieter. Der Bieter hat die Einhaltung der Pflicht zur Geheimhaltung durch den (möglichen) Unterauftragnehmer sicherzu- stellen, auch für den Fall, dass ein Vertragsverhältnis nicht begründet wird.

Der Bieter ist ferner dafür verantwortlich, dass alle von ihm eingesetzten Mitarbeiter, einschließ- lich seiner Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, dieser Verpflichtung zur Geheimhaltung nach- kommen und hat dies auch sicherzustellen, wenn das Vertragsverhältnis zwischen ihm sowie den von ihm eingesetzten Mitarbeitern, einschließlich seiner Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, en- det.

Als vertrauliche Informationen in diesem Sinne gelten insbesondere Informationen über interne Belange des SID/SIB sowie sämtliche in mündlicher, schriftlicher oder elektronischer Form zu- gänglich gemachte technische und nicht technische Informationen und Materialien des SID/SIB, seiner Geschäftspartner und seiner Kunden, die personenbezogen oder nicht öffentlich zugäng- lich oder nicht allgemein bekannt oder als vertraulich gekennzeichnet sind. Unerheblich ist dabei, ob Dokumente oder andere Trägermedien vom SID, dem Auftragnehmer oder Dritten erstellt wur- den, sofern sie Informationen verkörpern, die sich auf den SID/SIB beziehen.

Die Pflicht zur Geheimhaltung endet mit dem öffentlichen Bekanntwerden der Informationen.

Die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung der EU sind nachweislich zu beachten.

Derjenige Bieter, der gegen die Geheimhaltungspflicht selbst oder durch Verletzung seiner Ob- liegenheiten verstößt, hat dem Auftraggeber alle Schäden, die hieraus erwachsen, zu erstatten.

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) fordert Nachweise zur Einhaltung des Daten- schutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (privacy by design, pri- vacy by default).

Der Bieter verpflichtet sich zur Umsetzung des Art. 25 DS-GVO. Insbesondere sind die Aspekte der Datenminimierung, Verstecken von Daten, Datentrennung, Transparenz, Pseudonymisierung und Anonymisierung, Vertraulichkeit zu beachten. Dieses kann erreicht werden, wenn von vor- herein die Entwicklung von Software datenschutzkonform gestaltet wird.

Zum Nachweis wird auf datenschutzspezifische Zertifizierungsverfahren, Siegel oder Prüfzeichen gemäß Art. 42 DS-GVO verwiesen.

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Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfül- lung des Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beach- ten.

Ferner stellt der Auftragnehmer sicher, dass das von ihm eingesetzte Personal im Sinne der oben genannten Vorschriften ausreichend informiert und angewiesen ist.

Wir weisen bereits jetzt darauf hin, dass der Auftragnehmer bei der Auftragsausführung die Best- immungen der „Vertraulichkeitsvereinbarung“ (Anlage 10) beachten muss. Das Dokument ist deshalb nach Zuschlagserteilung vom Auftragnehmer zu unterzeichnen. Zur Information liegt die- ses der Vergabeunterlage als Muster bei.

2.16 Preisangaben

Das Angebot muss die Preise ohne Umsatzsteuer, den zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gül- tigen Umsatzsteuersatz, die Bruttopreise und alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärun- gen enthalten. Alle Preise sind durchgängig in Euro und gemäß Preisblatt (Anlage 8 a-c) anzu- geben. Skonti werden nicht bewertet. Bewerber aus anderen EU-Mitgliedsstaaten haben die be- sonderen umsatzsteuerlichen Regelungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb zu beachten.

Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Men- genansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgeblich.

2.17 Vergütung für die Bearbeitung von Angeboten

Für die Erstellung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt.

2.18 Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften werden gemäß § 43 Abs. 2 S. 1 VgV wie Einzelbieter behandelt. Sie haben nach § 53 Abs. 9 VgV im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevoll- mächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Fehlt eine dieser Angaben, so ist sie vor der Zuschlagserteilung beizubringen.

Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehen-den Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Bitte verwen- den Sie die Anlage 1 (Erklärung zur Bietergemeinschaft). Die Anlage ist von jedem Mitglied voll- ständig auszufüllen (inkl. Zeichnung durch Angabe von Ort, Datum und des vollständigen Na- mens des an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmens).

Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft hat Eigenerklärungen hinsichtlich der Eignungsanforde- rungen bzw. das Standardformular der EEE gesondert einzureichen.

Der öffentliche Auftraggeber kann gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB unter Berücksichtigung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ein Unternehmen wegen einer Mehrfachbeteiligung als Einzel- bieter und als Mit-glied einer Bietergemeinschaft oder als Mitglied verschiedener Bietergemein- schaften zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an dem Vergabeverfah- ren ausschließen, wenn es den Betroffenen Bietern nach Einräumung einer Möglichkeit zur Stel- lungnahme nicht gelingt, den Anschein einer Verletzung des Gebots des Geheimwettbewerbs und unzulässige Wettbewerbsabsprachen auszuschließen.

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2.19 Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen (Eignungsleihe) / sonstige Unterauftragnehmer

2.19.1 Eignungsleihe

Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis seiner Eignung der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen (Eignungsleihe im Sinne von § 47 VgV), unge- achtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Ver- bindungen. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft hat hierzu im Angebot entsprechende Anga- ben zu machen.

Der Bieter hat in seinem Angebot die entsprechenden Unternehmen, deren Eignung er sich be- dient, zu benennen.

Jedes Unternehmen, auf dessen Eignung sich der Bieter oder das Mitglied einer Bietergemein- schaft bezieht, muss zum Nachweis, dass die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel, Kapazitäten) zur Verfügung gestellt werden, die Anlage 2 - Erklärung bei Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen vollständig ausfüllen.

2.19.2 Sonstige Unterauftragnehmer

Beabsichtigt der Bieter/ die Bietergemeinschaft, Teile des Auftrags im Wege einer Unterauftrags- vergabe entsprechend § 36 VgV an Dritte zu vergeben, sind entsprechende Angaben im Angebot zu machen:

 Welche Teile des Auftrags sollen als Unterauftrag an Dritte vergeben werden?

Hierfür ist das Formblatt „Erklärung zu Unteraufträgen gemäß § 36 VgV" (Anlage 3) zu verwen- den.

Vor Zuschlagserteilung wird die Vergabestelle gemäß § 36 Abs. 1 S. 2 VgV sowie § 36 Abs. 5 S. 1 VgV von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen und eine Unterauftragsver- gabe vorsehen, Folgendes verlangen, soweit die entsprechenden Angaben/Informationen nicht bereits vorliegen:

 Benennung der Unterauftragnehmer  Nachweis, dass dem Bieter / der Bietergemeinschaft die erforderlichen Mittel dieser Un- terauftragnehmer zur Verfügung stehen,  Vorlage der Anlage „Erklärung Ausschlussgründe“ hinsichtlich des Nichtvorliegens von Aus-schlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB einschließlich Eigenerklärung zu Arti- kel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 und Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 269/2014

Gemäß § 36 Abs. 5 VgV muss ein Bieter einen Unterauftragnehmer ersetzen, wenn bei diesem Unternehmen zwingende Ausschlussgründe vorliegen. Bei Vorliegen fakultativer Ausschluss- gründe wird der Auftraggeber ebenfalls verlangen, dass der Unterauftragnehmer ersetzt wird.

Fallen ein oder mehrere Unterauftragnehmer nach der Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt sein. Der Auftraggeber ist unverzüglich über den Ausfall zu informieren. Die Aufnahme eines anderen Unterauftragnehmers ist unter der

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Voraussetzung zulässig, dass der Auftraggeber den neu benannten Unterauftragnehmer als ge- eignet anerkennt. Auch bei der Einschaltung von neuen Unterauftragnehmern haftet der Auftrag- nehmer als Generalunternehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags.

2.20 Kenntlichmachung von Betriebs- u. Geschäftsgeheimnissen

Nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) haben die Verfahrensbeteiligten bei Verfahren vor der Vergabekammer u. U. Anspruch auf Akteneinsicht und können sich ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen (§ 165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekam- mer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbe- sondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen ge- boten ist (§ 165 Abs. 2 GWB). Nach § 165 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von der Zustimmung auf Einsicht ausgehen. Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des GWB haben die Bieter daher die Möglichkeit, in ihren Angebotsunterlagen Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen.

2.21 Schutzrechte

Der Bieter hat mit seinem Angebot anzugeben, ob für den Auftragsgegenstand gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind (§ 53 Abs. 8 VgV). Macht der Bieter keine Angaben zu Schutzrechten, geht die Vergabestelle davon aus, dass keine Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind.

2.22 Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vom Bieter erbetenen personenbezogenen Angaben werden gemäß Art. 5 EU-Datenschutz- grundverordnung im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Diese Anga- ben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebotes und zur ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den Vorga- ben über die Führung von Akten (VwV Aktenführung, Vgl. auch beiliegendes Infoblatt (Anlage 11 Hinweise zum Datenschutz).

2.23 Nutzung der Angebotsunterlagen

Sämtliche Angebotsunterlagen werden Eigentum der ausschreibenden Stelle. Sie werden nur zur Auswertung der Angebote und Entscheidung über den Zuschlag verwendet, sofern nicht für ein Nachprüfungsverfahren die Weitergabe an die Vergabekammer erforderlich ist.

Zur Wahrung ihrer Interessen können die Bieter ihr Angebot mit dem Vermerk „vertraulich“ ver- sehen.

2.24 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzu- lässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung und Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen

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Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

2.25 Preisprüfung

Bei der Vergabe sind im Übrigen die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen Aufträgen zu beachten. Auf den Vertragspreis findet die PreisV 30/53 (Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 [BAnz. 1953 Nr. 244], die zuletzt durch Artikel 1 der Verordnung vom 25. November 2021 [BGBl. I S. 4968] geändert worden ist) Anwen- dung. Die Vergabestelle behält sich vor, eine Preisprüfung durchführen zu lassen. Diese erfolgt durch die zuständigen Preisprüfungsstellen.

2.26 Abfrage im Wettbewerbsregister

Gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG fordert der Auftraggeber bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000,00 Euro für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG an.

2.27 Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot unter den Voraussetzungen des § 39 VgV sein Name und die Merkmale und Vorteile seines Angebots gegebenenfalls bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die Vergabestelle nach pflichtgemäßem Ermessen.

2.28 Zuständige Vergabekammer

Sofern der Bieter Einwände gegen Form oder Ablauf dieses Vergabeverfahrens geltend machen möchte, kann er sich an die zuständige Vergabekammer wenden:

1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen Braustraße 2 04107 Leipzig

Telefon: +49 (0341) 977 - 3800 Telefax: +49 (0341) 977 - 1049 E-Mail-Adresse: vergabekammer@lds.sachsen.de Internet-Adresse: (URL): www.lds.sachsen.de

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Best- immungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftrag- geber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nichtabhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden. Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

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 der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einrei- chen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht inner- halb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,  Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewer- bung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,  Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe ge- genüber dem Auftraggeber gerügt werden,  mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

§ 135 Abs. 2 GWB:

Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsver- fahren inner-halb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewer- ber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertrags-schluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Gel- tendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

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3 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Bieter sowie jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft haben sich zum Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe zu erklären. Diese Erklärung umfasst auch das Nichtvorliegen der in § 124 Abs. 2 GWB i.V.m. § 19 Abs. 1 i.V.m. § 21 Mindestlohnge- setz (MiLoG), § 124 Abs. 2 GWB i.V.m. § 21 Abs. 1 i.V.m. § 23 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), § 124 Abs. 2 GWB i.V.m. § 98c Abs. 1 S. 1 Aufenthaltsgesetz (AufenthG), § 124 Abs. 2 GWB i.V.m. § 21 Abs. 1 S. 1, 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) und § 124 Abs. 2 GWB i.V,m. § 22 Abs.2 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) genannten Aus- schlussgründe.

Für die Erklärung ist das Formblatt Anlage 4 Erklärung Ausschlussgründe zu verwenden. Al- ternativ können die Unternehmen das Standardformular der Einheitlichen Europäischen Eigener- klärung (EEE) über das elektronisch ausfüllbare, exportierte und gespeicherte Online-Standard- formular einreichen.

Das Formblatt Anlage 4 Erklärung Ausschlussgründe muss nach Aufforderung durch die Vergabestelle vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kom- men und eine Unterauftragsvergabe vorsehen, auch von den vorgesehenen Unterauftragneh- mern eingereicht werden, soweit diese nicht bereits als Eignungsverleiher vorgestellt wurden.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er nach § 19 Abs. 4 MiLoG, § 21 Abs. 4 AEntG, § 21 Abs. 1 S. 5 SchwarzArbG sowie § 98c Abs. 3 AufenthG i.V.m. § 21 Abs. 4 AEntG verpflichtet ist, vor der Erteilung des Zuschlags für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) über das (Nicht- )Vorliegen der jeweiligen Ausschlussgründe anzufordern.

Öffentliche Auftraggeber sind bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte verpflichtet, die in der am 8. April 2022 im EU-Amtsblatt veröffentlichten Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 833/2014 (nachfolgend: Russland-Sank- tionsverordnung) normierten Sanktionen sowie die in der Verordnung (EU) Nr. 269/2014 normier- ten Sanktionen umzusetzen. Nach Art. 5k der Russland-Sanktionsverordnung besteht insbeson- dere ein Zuschlagsverbot. Das Zuschlagsverbot besagt, dass Personen oder Unternehmen, die der Russland-Sanktionsverordnung unterliegen, keine öffentlichen Aufträge mehr erhalten dür- fen. Zusätzlich dürfen gemäß Art. 2 der Verordnung (EU) Nr. 269/2014 keine öffentlichen Auf- träge an Personen oder Unternehmen vergeben werden, die Gegenstand von EU-Sanktionen sind oder sich im Eigentum oder unter der Kontrolle von in Anhang I der Verordnung (EU) Nr. 269/2014 aufgeführten Personen befinden. Von allen Bietern bzw. sämtlichen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft ist deshalb im „Teil 3“ der zur Verfügung gestellten Anlage 4 Erklärung Aus- schlussgründe eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. Angebote von Unternehmen, die diese Erklärung nicht abgeben, sind vom Verfahren auszuschließen. Der Auftraggeber hat hier keinen Ermessensspielraum.

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4 Eignungsprüfung

Zur Eignungsprüfung wird um Abgabe der im Folgenden aufgeführten Angaben und Erklärungen gebeten. Im Falle von Widersprüchen haben die Angaben in der Bekanntmachung im Amtsblatt der EU Vorrang.

Als Eignungsnachweise sind die Formblätter zu verwenden, die der Vergabeunterlage als Anla- gen 5 a-c Befähigung zur Berufsausübung bis Anlagen 7 a-c Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit beigefügt sind.

Neben den Anlagen 5 a-c bis 7 a-c dieser Unterlage können erforderlichenfalls zusätzliche, vom Bieter selbst erstellte Anlagen beigefügt werden. Eigene Anlagen sind gesondert zu kennzeich- nen.

Als vorläufigen Beleg der Eignung wird die Vorlage der Einheitlichen Europäischen Eigenerklä- rung (EEE) akzeptiert. Soweit die in den Kapiteln 4.1 bis 4.3 geforderten Nachweise durch das Standardformular für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) erbracht werden kön- nen, dürfen Bieter diese anstatt der für das Angebot vorgesehenen Formblätter verwenden.

Das Standardformular der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) ist abrufbar unter

https://uea.publicprocurement.be/

Soweit die in den Kapiteln 4.1 bis 4.3 geforderten Nachweise über die EEE hinausgehen, müssen diese Nachweise zusätzlich entsprechend den Vorgaben in der Auftragsbekanntmachung und in dieser Vergabeunterlage und unter Verwendung der gestellten Formblätter vorgelegt werden. Soweit die Unternehmen ihre Eignung unter Verwendung der EEE belegen, bleibt es dem Auf- traggeber vorbehalten, Bieter jederzeit während des Verfahrens aufzufordern, sämtliche oder ei- nen Teil der geforderten Nachweise und Erklärungen vorzulegen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.

Die Eignung kann der Bieter auch formlos nachweisen.

Es sind die Hinweise zur Prüfung Eignung aus Kapitel 7 zu beachten.

Für verbundene Unternehmen (Konzerne) wird darauf hingewiesen, dass die Angaben konkret für dasjenige, rechtlich selbstständige Unternehmen (juristische Person) beizubringen sind, das als Bieter, als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder als Eignungsverleiher auftritt.

4.1 Los 1 – Fachberatung CCV

4.1.1 Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV)

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben:

1. Erklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist

Zur Nachweisführung ist die Anlage 5 a Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt A) zu verwenden.

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4.1.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter, jedes Mit- glied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:

2. Im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung aussagekräftige Darstellung des Unterneh- mens mit den Geschäftsbereichen und Tätigkeitsfeldern, Datum der Unternehmensgrün- dung, Hauptsitz des Unternehmens sowie ggf. Anzahl weiterer Unternehmensstandorte. (A)

3. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens, bezogen auf die letzten drei abge- schlossenen Geschäftsjahre (2023-2025)1, (A)

4. Eigenerklärung über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit den nachfolgend genannten Mindestdeckungssummen oder Erklärung, dass im Auftragsfall eine entspre- chende Haftpflichtversicherung in Höhe der genannten Mindestdeckungssummen abge- schlossen wird. Mindestdeckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden: jeweils mindestens 1.000.000 EUR (A) Zur Nachweisführung ist die Anlage 6 a Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähig- keit oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt B) zu verwenden.

4.1.3 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter bzw. die Bieter- gemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Un- terlagen vorzulegen: 5. Bitte weisen Sie nach, dass Sie über geeignete Fachkräfte in den folgenden Bereichen ver- fügen: o In der Planung und Betreuung von DMS-Verfahren o In der fachlichen und technischen Betriebsorganisation von DMS-Lösungen o In der Beratung zum Themenschwerpunkt Informationssicherheit in der öffentlichen Verwaltung o Im Veränderungs- und Akzeptanzmanagement 6. Bitte benennen und beschreiben Sie drei geeignete Referenz der letzten fünf Kalenderjahre auf Landes- oder Bundesebene 7. Bitte beschreiben Sie die genannten Referenzen anhand der Mindestanforderungen sowie mit folgendem Inhalt: a. Bezeichnung des Auftragsgegenstandes b. Detaillierte Beschreibung der Referenzinhalte und der Aufgabenstellung des Projekts c. Auftraggeber mit vollständiger Anschrift d. Kontaktperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe)

1Gefordert sind entsprechend § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV die Umsatzangaben für die letzten drei (abgeschlossenen) Geschäftsjahre. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist. Soweit für ein Unternehmen gilt Geschäftsjahr = Kalenderjahr sind zum Stichtag (Angebotsfrist) die Jahre 2023, 2024 und 2025 die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Auch wenn der Jahresab- schluss 2025 noch nicht testiert ist, gilt das Jahr als abgeschlossen. Soweit entsprechende Angaben für das Kalenderjahr 2025 zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht verfügbar sind, genügt die Angabe der Umsatzzahlen für die Kalenderjahre 2023 und 2024.

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e. Gesamtauftragswert sowie Ihr Eigenanteil f. Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt einschließlich Dauer

Hinweis: Bei Bildung von Bietergemeinschaften sowie bei der Einbindung eines Eignungsverlei- hers muss ersichtlich sein, durch welches Unternehmen das Referenzprojekt erbracht wurde.

Zur Angabe der geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt in Anlage 7a Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt C) auszufüllen und gegebenenfalls um eigene Anlagen zu ergänzen.

4.2 Los 2 – Begleitung von Behördenobjekten

4.2.1 Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV)

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben:

1. Erklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist

Zur Nachweisführung ist die Anlage 5 b Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt A) zu verwenden.

4.2.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter, jedes Mit- glied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:

2. Im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung aussagekräftige Darstellung des Unterneh- mens mit den Geschäftsbereichen und Tätigkeitsfeldern, Datum der Unternehmensgrün- dung, Hauptsitz des Unternehmens sowie ggf. Anzahl weiterer Unternehmensstandorte.

3. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens, bezogen auf die letzten drei abge- schlossenen Geschäftsjahre (2023-2025)2,

4. Eigenerklärung über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit den nachfolgend genannten Mindestdeckungssummen oder Erklärung, dass im Auftragsfall eine entspre- chende Haftpflichtversicherung in Höhe der genannten Mindestdeckungssummen abge- schlossen wird. Mindestdeckungssummen: Personen-, Sach- und Vermögensschäden: jeweils mindes- tens 1.000.000 EUR Zur Nachweisführung ist die Anlage 6 b Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähig- keit oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt B) zu verwenden.

2Gefordert sind entsprechend § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV die Umsatzangaben für die letzten drei (abgeschlossenen) Geschäftsjahre. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist. Soweit für ein Unternehmen gilt Geschäftsjahr = Kalenderjahr sind zum Stichtag (Angebotsfrist) die Jahre 2023, 2024 und 2025 die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Auch wenn der Jahresab- schluss 2025 noch nicht testiert ist, gilt das Jahr als abgeschlossen. Soweit entsprechende Angaben für das Kalenderjahr 2025 zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht verfügbar sind, genügt die Angabe der Umsatzzahlen für die Kalenderjahre 2023 und 2024.

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4.2.3 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter bzw. die Bieter- gemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Un- terlagen vorzulegen:

 Bitte weisen Sie nach, dass Sie über mindestens 10 Fachkräfte in den folgenden Bereichen insgesamt verfügen: o In der Planung und Konfiguration von DMS-Verfahren o In der Automatisierung von Prozessen unter Einsatz von DMS-Verfahren o In der fachlichen und technischen Betriebsorganisation von DMS-Lösungen o In der Planung und Bereitstellung komplexer Datenmodelle und Schnittstellen  Bitte benennen und beschreiben Sie drei geeignete Referenz der letzten fünf Kalenderjahre auf Landes- oder Bundesebene  Bitte beschreiben Sie die genannten Referenzen anhand der Mindestanforderungen sowie mit folgendem Inhalt: o Bezeichnung des Auftragsgegenstandes o Detaillierte Beschreibung der Referenzinhalte und der Aufgabenstellung des Projekts o Auftraggeber mit vollständiger Anschrift o Kontaktperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe) o Gesamtauftragswert sowie Ihr Eigenanteil o Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt einschließlich Dauer  Bei Bildung von Bietergemeinschaften sowie bei der Einbindung eines Eignungsverleihers muss ersichtlich sein, durch welches Unternehmen das Referenzprojekt erbracht wurde.

Zur Angabe der geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt in Anlage 7b Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt C) auszufüllen und gegebenenfalls um eigene Anlagen zu ergänzen.

4.3 Los 3 - Schulungsdienstleistungen

4.3.1 Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV)

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben:

1. Erklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter niedergelassen ist

Zur Nachweisführung ist die Anlage 5 c Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt A) zu verwenden.

4.3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter, jedes Mit- glied einer Bietergemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:

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 Im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung aussagekräftige Darstellung des Unterneh- mens mit den Geschäftsbereichen und Tätigkeitsfeldern, Datum der Unternehmensgrün- dung, Hauptsitz des Unternehmens sowie ggf. Anzahl weiterer Unternehmensstandorte.

 Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens, bezogen auf die letzten drei abge- schlossenen Geschäftsjahre (2023-2025)3,

 Eigenerklärung über das Vorliegen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit den nachfolgend genannten Mindestdeckungssummen oder Erklärung, dass im Auftragsfall eine entspre- chende Haftpflichtversicherung in Höhe der genannten Mindestdeckungssummen abge- schlossen wird.

 Mindestdeckungssummen: Personen-, Sach- und Vermögensschäden: jeweils mindestens 1.000.000 EUR Zur Nachweisführung ist die Anlage 6 c Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähig- keit oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt B) zu verwenden.

4.3.3 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter bzw. die Bieter- gemeinschaft folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Un- terlagen vorzulegen:

 Bitte weisen Sie nach, dass Sie über mindestens 20 Fachkräfte in den folgenden Bereichen insgesamt verfügen: o In der Schulung von Software-Anwendern für die Bereiche allgemeine Nutzer, Füh- rungskräfte, Registratur und Administration o In der Anwendungsbetreuung vor Ort bei Behörden o In der Unterstützung bei der Erstellung und Weiterentwicklung von Schulungsangebo- ten (analog und digital)  Bitte benennen und beschreiben Sie drei geeignete Referenz der letzten fünf Kalenderjahre auf Landes- oder Bundesebene  Bitte beschreiben Sie die genannten Referenzen anhand der Mindestanforderungen sowie mit folgendem Inhalt: o Bezeichnung des Auftragsgegenstandes o Detaillierte Beschreibung der Referenzinhalte und der Aufgabenstellung des Projekts o Auftraggeber mit vollständiger Anschrift o Kontaktperson mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe) o Gesamtauftragswert sowie Ihr Eigenanteil o Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt einschließlich Dauer  Bei Bildung von Bietergemeinschaften sowie bei der Einbindung eines Eignungsverleihers muss ersichtlich sein, durch welches Unternehmen das Referenzprojekt erbracht wurde.

3Gefordert sind entsprechend § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV die Umsatzangaben für die letzten drei (abgeschlossenen) Geschäftsjahre. Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist. Soweit für ein Unternehmen gilt Geschäftsjahr = Kalenderjahr sind zum Stichtag (Angebotsfrist) die Jahre 2023, 2024 und 2025 die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Auch wenn der Jahresab- schluss 2025 noch nicht testiert ist, gilt das Jahr als abgeschlossen. Soweit entsprechende Angaben für das Kalenderjahr 2025 zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe noch nicht verfügbar sind, genügt die Angabe der Umsatzzahlen für die Kalenderjahre 2023 und 2024.

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Zur Angabe der geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt in Anlage 7 c Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit oder alternativ das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt C) aus-zufüllen und gegebenenfalls um eigene Anlagen zu ergänzen.

4.4 Eignungsleihe

Im Falle der Eignungsleihe (vgl. Kapitel 2.19.1) müssen für die Prüfung der Eignung des Bieters/ der Bietergemeinschaft für den Eignungsverleiher mit dem Angebot zwingend die Unterlagen ent- sprechend Kapitel 3 sowie Kapitel 4.1.1 und 4.1.2, lfd. Nr. 2 (für Los 1), 4.1.12.1 und 4.1.2, lfd. Nr. 2 (für Los 2) und 4.3.1 und 4.1.2, lfd. Nr. 2 (für Los 3) eingereicht werden. Im Weiteren sind die Unterlagen/ Angaben entsprechend Kapitel 4.1.2 und 4.1.3 (für Los 1), Kapitel 4.1.21 und 4.1.32 (für Los 2) und Kapitel 4.1.2 und 4.1.32 (für Los 3) nur insoweit für den Eignungsverleiher einzureichen, als dass sich der Bieter/ die Bietergemeinschaft tatsächlich auf die konkrete Eig- nung des Eignungsverleihers beruft.

Hinweise:  Entsprechend § 47 Abs. 1 S. 3 VgV kann ein Bieter im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit für die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese Unterneh- men die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.  Wenn der Bieter ein Unternehmen als Eignungsverleiher benennt, welches das entspre- chende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei dem ein zwingender oder fakultativer Aus- schlussgrund vorliegt, muss der Bieter den Eignungsverleiher gemäß § 47 Abs. 2 VgV ersetzen.  Für den Fall, dass sich ein Bieter für den geforderten Nachweis einer Betriebshaftpflicht- versicherung auf ein anderes Unternehmen beruft, haften der Bieter und das andere Un- ternehmen für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe ge- meinschaftlich (§ 47 Abs. 3 VgV).

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5 Leistungsbeschreibung

5.1 Los 1 – Fachberatung CCV

Die Leistungsbeschreibung für das Los 1 entnehmen Sie bitte der Anlage 9a.

5.2 Los 2 – Begleitung von Behördenobjekten

Die Leistungsbeschreibung für das Los 2 entnehmen Sie bitte der Anlage 9b.

5.3 Los 3 – Schulungsdienstleistungen

Die Leistungsbeschreibung für das Los 3 entnehmen Sie bitte der Anlage 9c.

5.4 Ausführungsbedingungen

Auf die in der EU-Bekanntmachung enthaltenen Bedingungen für die Ausführung des Auftrags wird ausdrücklich verwiesen:

 Der Auftragnehmer benennt unmittelbar nach Zuschlagserteilung eine Person, die als ein- heitlicher, entscheidungsbefugter Ansprechpartner für den öffentlichen Auftraggeber zu allen Fragen der Leistungserbringung und des Vertrages zur Verfügung steht und der die Leistungserbringung durch die Mitarbeiter des Auftragnehmers organisiert. Der Ansprech- partner stimmt die Inhalte der Leistungserbringung und den zeitlichen Einsatz seiner Mit- arbeiter regelmäßig mit dem öffentlichen Auftraggeber ab.  Einreichung der vollständig ausgefüllten Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage 10) unmit- telbar nach Zuschlagserteilung  Abgabe der "Verpflichtungserklärung Datenschutzrecht" (Anlage 12) sowie der "Vertrau- lichkeitsverpflichtung" (Anlage 13) und der „Verpflichtung nach dem Verpflichtungsge- setz“ (Anlage 14) durch alle für die Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Leistungserbringung  Unterzeichnung einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung entsprechend dem als An- lage 17 beigefügten Muster  Die Arbeits- und Betriebssprache ist Deutsch. Die mit dem öffentlichen Auftraggeber im Rahmen der Leistungserbringung in Kontakt tretenden Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen der deutschen Sprache sowohl mündlich als auch schriftlich auf muttersprachli- chem Niveau mächtig sein (GER C2).  Vom Auftragnehmer zu erstellende Dokumente oder Konzepte sind grds. in deutscher Sprache vorzulegen. Sofern es sich um Dokumente oder Konzepte in englischer Sprache handelt, sind diese von einem amtlich bestellten Dolmetscher zu übersetzen.

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6 Vertragliche Regelungen

6.1 Vertragsabschluss

Der jeweils pro Los abzuschließende Vertrag basiert auf der EVB-IT Rahmenvereinbarung des Bundes (Anlage 16). Er hat eine Laufzeit von vier Jahren. Weiteren Einzelheiten können mit den Auftragnehmern im Rahmen der gesetzlichen Regelungen vereinbart werden.

Bitte erklären Sie hierzu Ihre Bereitschaft in der Anlage 4 (Ausschlusskriterium).

Bestandteil der EVB-IT Verträge sind auch die jeweils zugehörigen ergänzenden Vertragsbedin- gungen (AGB).

Die EVB-IT Vertragsmuster sowie die zugehörigen AGB sind abrufbar unter Digitale Verwaltung

• Aktuelle EVB-IT.

6.2 Vertragsbestandteile

Vertragsbestandteil der beigefügten Rahmenvereinbarung (Anlage 15) werden diese Vergabe- unterlagen einschließlich sämtlicher Anlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 9 a-c) sowie das Angebot des Bieters, die allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leis- tungen VOL/B und nachrangig die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters, soweit diese nicht durch die Rahmenvereinbarung ausgeschlossen ist.

6.3 Mindest- und Maximalabnahme

Es wird keine vertraglich keine Mindestabnahmemenge vereinbart. Die Maximalabnahmen der Auftraggeber werden jährlich in Einzelabrufverträgen (EVB-IT Dienstleistungsverträge) basierend auf den Vorgaben der vorhandenen Haushaltsmittel sowie der geplanten Vorhaben vereinbart. Bei Einzelabruf für Leistungen bis zu einem Gesamtumfang von 10 PT (Kleinstauftrag) ist kein Abschluss eines gesonderten Einzelabrufvertrages (EVB-IT Dienstleistungsvertrag) notwendig. Es genügt ein Angebot des Auftragnehmers mit Bezug auf den Rahmenvertrag und die EVB-IT- Vertragsbedingungen sowie die Annahme des Angebots durch den Auftraggeber als Grundlage für die Leistungserbringung.

Vorsorglich wird im Hinblick auf die Rechtsprechung des EuGH eine finale Abrufobergrenze für alle Lose zusammen 15.000.000 € über die gesamte Vertragslaufzeit festgelegt.

6.4 Abrufberechtigung

Neben der Sächsischen Staatskanzlei sind für sämtliche Lose auch alle anderen Behörden und Einrichtungen des Freistaat Sachsens, welche VIS.SAX nutzen, abrufberechtigt.

6.5 Abruf von Leistungen

Die auf der geschlossenen Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge werden nach § 21 Abs. 3 S. 1 VgV entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben. Dazu

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benennt der öffentliche Auftraggeber zunächst die konkret zu erbringenden Leistungen, den Zeit- raum der Leistungserbringung und die Projektorganisation. Auf dieser Grundlage erstellt der Auf- tragnehmer schriftlich ein verbindliches Angebot, das die einzelnen Leistungen, den geschätzten Aufwand, den Gesamtpreis und das einzusetzende Personal enthält. Dieses Angebot muss dem öffentlichen Auftraggeber innerhalb von zehn Arbeitstagen zugehen. Der Auftragnehmer ist ver- pflichtet, den Auftraggeber zu den Inhalten eines Abrufs einzelner Leistungen angemessen zu beraten. Der öffentliche Auftraggeber nimmt dieses Angebot durch schriftliche Auftragsbestäti- gung an. In der Auftragsbestätigung legt der öffentliche Auftraggeber fest, welche der angebote- nen Leistungen und Aufwände zu erbringen sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, mit der Leis- tungserbringung innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Beauftragung zu beginnen, soweit nichts anderes vereinbart worden ist. Etwaige Aufwände des Anbieters für die Abstimmung und die Er- stellung von Abrufaufträgen sowie die Personaldisposition werden nicht gesondert vergütet.

6.6 Vergütung/ Rechnungslegung

Die Vergütung erfolgt nach Aufwand auf Grundlage der im Preisblatt (Anlage 8 a-c) angegebe- nen Tagessätze. Der anzugebende Tagessatz entspricht 8 Stunden Arbeitszeit (ein Personen- tag). Die Vergütung erfolgt anteilig, wenn für Leistungen kein ganzer Tag aufgewendet wurde. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Ansprechpartner des öffentlichen Auftraggebers oder von diesen benannten Personen auf Verlangen stets und ohne besondere Vergütung Kurzauskünfte zu erteilen und Terminabsprachen zu treffen.

Abstimmungen oder Besprechungen mit den öffentlichen Auftraggebern werden durch einen Be- rater durchgeführt. Nehmen mehr als ein Berater an Abstimmungen oder Besprechungen mit den öffentlichen Auftraggebern gleichzeitig teil, erfolgt eine Vergütung für alle Berater nur, wenn die Teilnahme mehrerer Berater zuvor durch den öffentlichen Auftraggeber genehmigt wurde.

Die Rechnungslegung für erbrachte Leistungen erfolgt monatlich nachträglich bis spätestens zum 21. Kalendertag des Folgemonats unter Beifügung eines Stundennachweises/Tätigkeitsberichtes (Leistungsnachweis) mit einer Fälligkeit von 30 Kalendertagen ab Eingang einer prüffähigen Rechnung. Pausenzeiten sind entsprechend § 4 Arbeitszeitgesetz auszuweisen. Gegen Ende eines Kalenderjahres sind die Leistungen regelmäßig so zu erbringen, dass sie möglichst bis spätestens am 10. Dezember gegenüber dem Auftraggeber abgerechnet werden können (Rechnungseingang beim Auftraggeber) mit einer Fälligkeit von 14 Kalendertagen. Eine Überjährige Leistungserbringung bedarf gesonderter vorheriger Absprache.

Die Rechnungslegung erfolgt an die Sächsische Staatskanzlei (SK) Abteilung 4, Referat 44, Archivstraße 1 01099 Dresden

Rechnungen sind ausschließlich als strukturierte E-Rechnung im Standard XRechnung über das OZG-RE-Portal (https://xrechnung-bdr.de) oder über Peppol an die vom Auftragsgeber mitgeteilte Leitweg-ID einzureichen. Die SK teilen im Einzelabruf zudem folgendes mit:  die Rechnungsadresse,  die USt-ID,

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 die Auftragsnummer (Bestellnummer),  die E-Mail-Adresse für Feld BT-58 (Ansprechpartner für Rechnungen).

Die Auftragsnummer ist unter Bestellnummer in Feld BT-13 einzutragen. Es ist nur eine Bestell- nummer je Rechnung erlaubt.

6.7 Preiszusammenstellung

Für die Leistungen sind im Preisblatt (Anlage 8 a-c) die Tagessätze (Preis pro Personentag) für die aufgeführten Rollen für die gesamte Laufzeit des Vertrages anzubieten. Diese Tagessätze decken jeweils alle Kosten für die entsprechende Leistung, einschließlich Auslagen, Reisekosten, Reisezeiten und sonstigen Nebenkosten (z.B. Fotokopien, Porto, Telefonkosten) ab. Eine geson- derte Vergütung von Auslagen, Reisekosten, Reisezeiten und sonstigen Nebenkosten erfolgt nicht. Abrechenbar ist ausschließlich die Zeit, in der für den Auftraggeber Leistungen erbracht worden sind. Die im Preisblatt anzugebenden Tagessätze enthalten darüber hinaus im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft oder Einbindung von Unterauftragnehmern sämtliche Aufwen- dungen für die Abstimmung der Mitglieder der Bietergemeinschaft untereinander bzw. die Ab- stimmung des Generalunternehmers mit dem/den Unterauftragnehmer(n). Das Preisblatt muss vollständig ausgefüllt mit dem Angebot eingereicht werden.

6.8 Nutzungsrecht

Die vom Auftragnehmer gefertigten Unterlagen und Prozessmodelle werden Eigentum des öf- fentlichen Auftraggebers. Alle Rechte hieran gehen – auch bei vorzeitiger Beendigung des Ver- tragsverhältnisses – auf den öffentlichen Auftraggeber über. Der öffentliche Auftraggeber hat das ausschließliche, dauerhafte, unbeschränkte, unwiderrufliche und übertragbare Recht, die im Rah- men dieses Vertrages erbrachten Dienstleistungsergebnisse (Konzepte, Anleitungen, Berichte usw.) auf sämtliche Nutzungsarten uneingeschränkt zu nutzen. Der öffentliche Auftraggeber hat insbesondere das Recht, Arbeitsergebnisse zu vervielfältigen und zu ändern, sowie ohne beson- dere Einwilligung des Auftragnehmers über die Leistungen öffentlich zu berichten. Der Auftrag- nehmer ist, sofern zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Auftragnehmer nicht im Ein- zelfall etwas anderes vereinbart wird, nicht berechtigt, Dienstleistungsergebnisse mit einem Co- pyright oder Kennzeichen zu versehen, die auf die Erstellung durch ihn hinweisen.

Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, dem Auftragnehmer Vorgaben zur äußeren Gestal- tung von Dienstleistungsergebnissen zu machen. Diese Vorgaben hat der Auftragnehmer zu er- füllen. Mit dem Angebot ist zu versichern, dass die Regelungen zum Nutzungsrecht beachtet und eingehalten werden.

6.9 Herausgabeanspruch des öffentlichen Auftraggebers

Der Auftragnehmer hat dem öffentlichen Auftraggeber während der Laufzeit des Vertrages auf dessen schriftliches Verlangen bzw. nach Beendigung des Vertrages unverzüglich alle ihm vom öffentlichen Auftraggeber oder Dritten im Rahmen dieses Vertrages übergebenen Unterlagen herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht des Auftragnehmers besteht nicht. Das gleiche gilt für vom Auftragnehmer schriftlich niedergelegte zusammengefasste Zwischenergebnisse.

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7 Rahmenbedingungen

7.1 Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Auftraggeber

7.1.1 Abstimmungen

Der öffentliche Auftraggeber und der Auftragnehmer stimmen sich nach Bedarf über aktuelle Ent- wicklungen in den gegenständlichen (Teil-)Projekten, insbesondere über den jeweiligen Bearbei- tungsstatus, aufgetretene Probleme und zu ergreifende Maßnahmen, sowie über die Erforder- lichkeit von weiteren Einzelaufträgen ab. Der Auftragnehmer protokolliert das Ergebnis der Ab- stimmung und stellt es den Teilnehmern zur Verfügung. Die Leitung obliegt dem öffentlichen Auf- traggeber.

7.1.2 Aktualität

Bei der Erstellung von Soll-Prozessen sowie der Abgabe von Umsetzungsempfehlungen sind technische Entwicklungen und hinzutretende gesetzliche Anforderungen zu beachten.

7.1.3 Mitwirkungsobliegenheiten durch den öffentlichen Auftraggeber

Für die Leistungserbringung nützliche Erkenntnisse aus der vorangegangenen Projektarbeit wer- den dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt, sofern sie nicht bereits der Vergabeunterlage beigefügt sind.

7.2 Leistungserbringung durch Mitarbeiter des Auftragnehmers

7.2.1 Zur Leistungserbringung vorgesehene Mitarbeiter

Der Auftragnehmer setzt für die Leistungserbringung grundsätzlich die im Angebot benannten und mit Profilen vorgestellten Mitarbeiter ein, nachdem der öffentliche Auftraggeber dem Einsatz dieser Mitarbeiter zugestimmt hat. Eine Anonymisierung der Profile ist zulässig.

Sollte der Einsatz der Mitarbeiter nicht möglich sein oder während der Vertragslaufzeit ein Wech- sel der zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter notwendig werden, muss der Auftrag- nehmer für die (weitere) Leistungserbringung Mitarbeiter mit gleichwertiger Qualifikation und Er- fahrung im Vergleich zu den ursprünglich eingesetzten Mitarbeitern einsetzen und dazu dem Auf- traggeber vorab die Mitarbeiterprofile zur Bestätigung vorlegen, darf der öffentliche Auftraggeber dem Einsatz dieser Mitarbeiter widersprechen, wenn sich aus den Mitarbeiterprofilen begründete Zweifel hinsichtlich der Gleichwertigkeit dieser Mitarbeiter ergeben; der Auftragnehmer muss in diesem Fall andere Mitarbeiter mit gleichwertiger Qualifikation und Erfahrung im Vergleich zu den ursprünglich eingesetzten Mitarbeitern einsetzen und dazu dem öffentlichen Auftraggeber vorab die Mitarbeiterprofile zur Bestätigung vorlegen und muss der Auftragnehmer die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter auf eigene Kosten übernehmen.

Der öffentliche Auftraggeber ist berechtigt, eine ausgesprochene Zustimmung zum Einsatz von Mitarbeitern zu widerrufen, wenn die Qualität der Leistungserbringung trotz vorangegangener, begründeter Rüge des Auftraggebers nicht den Anforderungen des Auftraggebers entspricht. Bei

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einem Widerruf der Zustimmung dürfen die betroffenen Mitarbeiter nicht länger im Rahmen der Leistungserbringung eingesetzt werden. Es gelten die Regelungen für einen Wechsel der zur Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeiter während der Vertragslaufzeit.

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8 Preis-/Kostenkalkulation

Für die Leistung sind pro Los in den Anlage 8a – 8c - Preisblatt die Preise einzutragen.

Der Bieter hat das Preisblatt (Anlage 8a – 8c) im Excel-Format auszufüllen. Die Anlage ist be- schreibbar angelegt.

In das Preisblatt (Anlage 8a - 8c) sind die Einzelpreise netto in EUR (Zelle C11) sowie der Umsatzsteuersatz in Prozent (Zelle D9) ja Los einzutragen. Der Preise müssen sämtliche Kosten enthalten.

Der Gesamtpreis wird automatisch durch hinterlegte Formeln berechnet.

Das Preisblatt (Anlage 8a - 8c) muss vollständig ausgefüllt mit dem Angebot eingereicht werden. Alle in den Anlagen 8a - 8c Preisblatt - geforderten Preisangaben sind vollständig einzutragen.

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9 Prüfung und Wertung der Angebote

Der Zuschlag wird gemäß § 127 GWB auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaft- lichste Angebot erteilt.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots für einen Einzelabruf wird nach der sogenannten einfachen Richtwertmethode gemäß Kapitel F 4.2.3 UfAB 2018.048 ermittelt.

9.1 Kriterien

Alle Anforderungen an den Bieter bzw. sein Angebot sind als Kriterien festgelegt worden und in zwei Typen unterteilt: Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und Bewertungskriterien (B-Kriterien). Als Ausschlusskriterien werden Kriterien bezeichnet, die unbedingt durch die Bieter zu erfüllen sind, d.h. die dahinterstehenden Anforderungen sind für den Auftraggeber unverzichtbar. Diese Kriterien sind mit dem Buchstaben „A“ gekennzeichnet. Ein Nichterfüllen auch nur eines A-Krite- riums führt automatisch zur Nichtberücksichtigung des Angebotes im weiteren Verfahren. Als Bewertungskriterien werden Kriterien bezeichnet, deren Anforderungen differenzierte Beant- wortungen durch die Bieter zulassen. Diese Kriterien sind mit dem Buchstaben „B“ gekennzeich- net.

Bei der Beantwortung der Fragen zu den Bewertungskriterien ist zwingend die vorgegebene Glie- derung zu übernehmen. Beantworten Sie alle innerhalb der Kriterien gestellten Einzelfragen bzw. Aufforderungen zur Beschreibung Ihres Lösungsansatzes. Eine fehlende Antwort führt zu einer Bewertung der Einzelfrage mit 0 Bewertungspunkten. Strukturieren Sie Ihre Antwort so, dass eine zweifelsfreie Zuordnung Ihrer Antworten zur konkreten Einzelfrage innerhalb des Kriteriums mög- lich ist. Sollten Sie mit einer Antwort die Einzelfragen mehrerer Kriterien beantworten wollen, ko- pieren Sie die gleiche Antwort in den Antwortbereich aller betroffenen Kriterien.

Die B-Kriterien werden entsprechend Kapitel F 4.3.3 UfAB 2018.047 mit Punkten bewertet, die den Erfüllungsgrad der Anforderung widerspiegeln und sich in vier Kategorien aufteilen:

Punktzahl Beschreibung der Wertungsbereiche

0 Anforderungen werden nicht erfüllt

1 Anforderungen werden in geringem Umfang erfüllt

3 Anforderungen werden überwiegend erfüllt

5 Anforderungen werden vollständig erfüllt

7 abrufbar unter: https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-einkauf/ufab/ufab-node.html

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9.2 Vorgehen bei der Bewertung

Die Bewertung des Bieters bzw. seines Angebotes erfolgt in vier Stufen: Stufe 1: Formale Prüfung Stufe 2: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Prüfung der Eignung gemäß Kapitel 3 und 4 Stufe 3: Prüfung der Angemessenheit des Preises Stufe 4: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

9.2.1 Stufe 1: Formale Prüfung gemäß §§ 56 Abs. 1, 57 VgV

Prüfung der Angebote auf formale Vollständigkeit.

9.2.2 Stufe 2: Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Prüfung der Eignung

Die entsprechend Kapitel 3 und 4 vorzulegenden Angaben und Erklärungen werden überprüft und bewertet.

Bieter bzw. Bietergemeinschaften, bei denen zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, werden von der weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen. Bieter bzw. Bietergemeinschaften, bei denen fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen, können von der weiteren Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Die in Kapitel 4 zur Eignungsprüfung vorzulegenden Nachweise und Eigenerklärungen werden gemäß § 56 VgV überprüft. Bieter bzw. Bietergemeinschaften, die die Eignungsanforderun- gen sowie die als „Mindestanforderung“ gekennzeichneten Anforderungen nicht nachwei- sen können, werden als ungeeignet für die Erbringung der Leistung angesehen und daher von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

9.2.3 Stufe 3: Angemessenheit des Preises

Gemäß § 60 VgV wird eine Prüfung der Angemessenheit des Preises durchgeführt. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein Missverhältnis zwischen Preis und Leistung an- zunehmen ist, so hat dies den Ausschluss des betreffenden Angebotes von der weiteren Wertung zur Folge.

9.2.4 Stufe 4: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

In der vierten Stufe wird die wirtschaftlichstes Angebotskombination anhand der bekanntgemach- ten Zuschlagskriterien nach der einfachen Richtwertmethode wie folgt ermittelt:

9.2.4.1 Leistungsbewertung

Die schriftlichen Angebote werden je Los anhand der in Kapitel 5 sowie Anlagen 16a – c aufge- stellten Leistungskriterien überprüft und bewertet. Die Leistungskriterien sind in Ausschluss- und Bewertungskriterien unterteilt. Alle A-Kriterien müssen vom Bieter erfüllt werden. Im Rahmen der Angebotsbewertung werden für jedes einzelne B-Kriterium nach dessen Erfül- lungsgrad Bewertungspunkte zwischen 0-5 Punkten (s. Kapitel 9.1) ermittelt.

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Kriterien können aufgrund ihre Relevanz mit Gewichtungsfaktoren bewertet. Die erreichte Punkt- zahl eines gewichteten Kriteriums wird mit dem festgelegten Gewichtungsfaktor multipliziert. Die Gewichtungsfaktoren sind den Tabellen in Anlagen 16a-c Bewertungstabelle zu entnehmen. Die Bewertungspunkte aller B-Kriterien einer Kriteriengruppe werden kumuliert und ergeben die Leistungspunkte einer Kriteriengruppe. Die Leistungspunkte aller Kriteriengruppen werden kumuliert und ergeben die Gesamtleistungs- punkte. Gesamtleistungspunkte (L) = Summe aller gewichteten Leistungspunkte

9.2.4.2 Ermittlung des Gesamtpreises eines Angebots pro Los

Grundlage für die Ermittlung des Gesamtangebotspreises (brutto) sind die vom Bieter in der An- lage 08 angegebenen Preise für einen Personentag.

9.2.4.3 Ermittlung des Leistungs-Preis-Verhältnisses

Für jedes Angebot wird die Kennzahl Z für das Leistungs-Preis-Verhältnis gebildet. Hierzu wird der Quotient aus Leistung und Preis wie folgt errechnet:

𝐿

𝑍 = round ( , 𝑛) ∗ 𝐹

𝑃

Z … Kennzahl für das Leistungs-Preis-Verhältnis L … Gesamtleistungspunkte P … Gesamtpreis inkl. MwSt. in Euro round(x,n) … Funktion zur kaufmännischen Rundung von x auf n Nachkommastellen n … Anzahl der Nachkommastellen F … Skalierungsfaktor

Der Quotient L/P wird auf n = 6 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Der gerundete Wert wird anschließend mit dem Skalierungsfaktor F = 1 000 000 multipliziert.

Das Ergebnis ist die Kennzahl Z.

Auf Basis der Kennzahl Z bemisst sich die Wirtschaftlichkeit der Angebote. Der Vertrag wird mit dem Bieter abgeschlossen, dessen Angebot alle Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien erfüllt und die höchste Kennzahl Z erreicht. Sofern die Kennzahl Z mehrerer Angebote identisch ist, entscheidet die höhere Gesamtleistungspunktzahl L. Ist auch diese identisch, entscheidet das Los.

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10 Anlagenverzeichnis

Anlage 1: Erklärung zur Bietergemeinschaft

Anlage 2: Erklärung bei Berufung auf die Eignung anderer Unternehmen (Eignungsleihe)

Anlage 3: Erklärung zu Unteraufträgen gemäß § 36 VgV

Anlage 4: Erklärung Ausschlussgründe

Anlage 5a: Erklärung zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Los1)

Anlage 5b: Erklärung zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Los2)

Anlage 5c: Erklärung zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Los3)

Anlage 6a: Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Los 1)

Anlage 6b: Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Los 2)

Anlage 6c: Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Los 3)

Anlage 7a: Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Los 1)

Anlage 7b: Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Los 2)

Anlage 7c: Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Los 3)

Anlage 8a: Preisblatt Los 1 (Excel-Datei ist elektronisch ausfüllbar angelegt)

Anlage 8b: Preisblatt Los 2 (Excel-Datei ist elektronisch ausfüllbar angelegt)

Anlage 8c: Preisblatt Los 3 (Excel-Datei ist elektronisch ausfüllbar angelegt)

Anlage 9a: Leistungsbeschreibung Los 1

Anlage 9b: Leistungsbeschreibung Los 2

Anlage 9c: Leistungsbeschreibung Los 3

Anlage 10: Muster Vertraulichkeitsvereinbarung

Anlage 11: Hinweise zum Datenschutz im Vergabeverfahren

Anlage 12: Verpflichtungserklärung Datenschutzrecht

Anlage 13: Vertraulichkeitsverpflichtung

Anlage 14: Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz

Anlage 15: Allgemeine Geschäftsbedingungen der Sächsischen Staatskanzlei

Anlage 16: Muster EVB-IT Rahmenvereinbarung

Anlage 17: Formulierungshilfe für einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO

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