Anlage 09c_Leistungsbeschreibung Los 3.pdf

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Vergabeverfahren „Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistungen zur Unterstützung

der Behörden bei der Anwendung von VIS.SAX“

Az.: 11-0454/99 Vergabe-Nr.: SID 2026-19 SK

Anlage 9c – Los 3

Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix

„Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistungen zur Unterstützung der Behörden bei der Anwendung von VIS.SAX“

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Inhaltsverzeichnis

1 Los 3 – Schulungsdienstleistungen ........................................................................................ 3

1.1 Leistungsgegenstand ........................................................................................................... 3 1.1.1 Schulungskonzept .................................................................................................... 3 1.1.2 Durchführung von Produktschulungen ...................................................................... 3 1.1.3 Training von Multiplikatoren ...................................................................................... 4 1.1.4 Nachschulung bzw. Schulung im Bedarfsfall ............................................................ 4 1.2 Besondere vertragliche Regelungen für Los 3 ..................................................................... 4 1.2.1 Leistungsort und -zeit ............................................................................................... 4 1.2.2 Mitwirkung des Auftraggebers .................................................................................. 4

2 Anforderungskriterien .............................................................................................................. 5 2.1 Kriterienhauptgruppe A: Generelle Kriterien ......................................................................... 5 2.2 Kriterienhauptgruppe B: Erfüllung der Leistungsinhalte ........................................................ 6 2.3 Gewichtung der Zuschlagskriterien ...................................................................................... 7

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1 Los 3 – Schulungsdienstleistungen

Im Rahmen der Begleitung der Behörden bei der Verwendung von VIS.SAX sowie damit zusam-

menhängender Softwareerweiterungen sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:

 Unterstützung der Behörden und des CCV bei der Planung und Konzeption von Schulungen

 Durchführung von Schulungen Remote und Vor-Ort

 Training von Multiplikatoren

 Schulung spezifischer Personengruppen z.B. Registratoren, Führungskräfte, Fachadminist-

ration bzw. Schulungen zu spezifischen Produkterweiterungen wie VIS-SCAN und VIS-

NoCode

1.1 Leistungsgegenstand

1.1.1 Schulungskonzept Für die Behördenprojekte ist jeweils bei der Einführung ein Schulungskonzept zu erarbeiten. Darin

werden die Festlegungen für die notwendigen Schulungen der Behördenmitarbeiter zur produktiven

Nutzung des IT-Verfahrens eVA.SAX zusammengestellt. Ferner sind im Schulungskonzept die or-

ganisatorischen Festlegungen für die Schulungsdurchführung in der Roll-Out-Behörde zu beschrei-

ben. Für das Schulungskonzept existieren eine zentrale Vorlage sowie ein zentraler Schulungsleit-

faden eVA.SAX.

In Vorbereitung auf den Produktivstart müssen die Anwenderschulungen geplant werden. Basis da-

für ist das erstellte Schulungskonzept. Im Vorfeld der Schulungen sind die Schulungsunterlagen

zusammenzustellen. Hierfür stellt das CCV den Behörden standardisierte Schulungsunterlagen zur

Verfügung.

In den Behörden wird ein Projektverantwortlicher für den Bereich Schulungen benannt, dessen Un-

terstützung bei seinen Tätigkeiten Teilleistung dieses Loses ist.

1.1.2 Durchführung von Produktschulungen Es sollen vor Produktivstart Produktschulungen für unterschiedliche Zielgruppen durchgeführt wer-

den. Diese sind insbesondere Bearbeiter (alle Hierachieebenen), Registraturmitarbeiter, Poststelle,

Fach- und Systemadministratoren. Die inhaltliche und Zeitplanung dieser Schulungen erfolgt im

Rahmen der Erstellung des Schulungskonzeptes.

Schulungsinhalt bei Anwendern (einschließlich Registratoren und Poststellenmitarbeiter) ist der Um-

gang mit dem Vorgangsbearbeitungssystem VIS.SAX. Für ausgewählte Nutzer müssen auch die

Funktionalitäten zur Langzeitspeicherung und spezifischer Prozesse wie beispielsweise E-Kabinett

geschult werden. Schulungsinhalte bei Administratoren sind die Installation und Administration des

Systems als auch die Parametrisierung von VIS.SAX/VIS mittels Managementkonsole.

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Wichtig ist, dass zwar standardisierte Schulungsunterlagen bereitgestellt werden, das jeweilige

Schulungssystem jedoch die behördenspezifische Konfiguration enthält. In der Vorbereitung der

Schulungsdurchführung ist deshalb vom Dozenten sicherzustellen, dass er die spezifische Konfigu-

ration kennt.

Es wird darauf hingewiesen, dass i.d.R. für die Anwender vorab Grundlagenschulungen in Schrift-

gutverwaltung durch den Auftraggeber stattfinden werden.

1.1.3 Training von Multiplikatoren Die Anwenderbetreuung in der Behörde soll mittel- und langfristig durch die Behörde selbst organi-

siert und durchgeführt werden. Deshalb sind auch ausgewählte interne Anwenderbetreuer bzw. Mul-

tiplikatoren zu schulen. Diese Schulungen müssen jedoch intensiver und inhaltlich breiter angelegt

sein. Zum einen sind die Funktionalitäten der Software intensiver zu schulen, zum anderen muss

auch ein Mindestmaß an didaktischen Fähigkeiten vermittelt werden, so dass in der späteren An-

wenderbetreuung die adressatengerechte Vermittlung des Wissens an den Nutzer sichergestellt

werden kann.

1.1.4 Nachschulung bzw. Schulung im Bedarfsfall Neben den regulären Nutzerschulungen im Rahmen eines Einführungsprojektes können auch nach

Produktivstart Nachschulungen erforderlich sein. Ebenfalls kann im Bedarfsfall, z.B. durch Mitarbei-

terfluktuation auch in bereits produktiv arbeitenden Behörden Schulungsbedarf zu grundsätzlichen

Funktionalitäten, aber auch zu behördenspezifischen Spezialthemen entstehen.

1.2 Besondere vertragliche Regelungen für Los 3

1.2.1 Leistungsort und -zeit Für die Erbringung der Leistung ist eine Vorortpräsenz (in Behörden und Einrichtungen der Staats-

verwaltung) des Auftragnehmers erforderlich. Der geschätzte Umfang dafür wird derzeit auf 50%

geschätzt.

Der Auftragnehmer soll seine Dienstleistungen bei Vorortpräsenz an Werktagen im Zeitraum zwi-

schen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr erbringen.

1.2.2 Mitwirkung des Auftraggebers Dem Auftraggeber obliegen die Gesamtprojektleitung und die übergreifende Qualitätssicherung im

Projekt. Darüber hinaus unterstützt der Auftraggeber die Leistungserbringung des Auftragnehmers

z. B. wie folgt:

 Bereitstellung von benötigten, projektbezogenen Informationen

 Mitwirkung bei Konzeptionen u. a. durch Teilnahme an Workshops und Besprechungen.

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2 Anforderungskriterien

2.1 Kriterienhauptgruppe A: Generelle Kriterien

Kommentiert [PCS1]: Eine Seitenzahlvorgabe ist kritisch, dann müssten Sie auch die Schriftgröße, Zeilenabstand etc vorgeben, damit dies vergleich bar ist. Es wird empfohlen, auf eine Seitenangabe zu verzichten bzw. so zu formulieren: die Ausführungen sollen vier DIN A4 Seiten nicht überschreiten

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2.2 Kriterienhauptgruppe B: Erfüllung der Leistungsinhalte

Die nachfolgenden Leistungskriterien beziehen sich auf die Ausführungen in dieser Leistungsbe-

schreibung unter Ziffer 1. Diese Ausführungen sind in die Beantwortung der Anforderungen zwin-

gend einzubeziehen.

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2.3 Gewichtung der Zuschlagskriterien

Die Kriteriengruppen fließen mit folgender Gewichtung in die Bewertung ein:

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