[Seite 1]

Vergabeverfahren „Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistungen zur Unterstützung

der Behörden bei der Anwendung von VIS.SAX“

Az.: 11-0454/99 Vergabe-Nr.: SID 2026-19 SK

Anlage 9b – Los 2

Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix

„Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistungen zur Unterstützung der Behörden bei der Anwendung von VIS.SAX“

[Seite 2]

Inhaltsverzeichnis

1 Los 2 – Begleitung von Behördenprojekten ........................................................................... 3

1.1 Leistungsgegenstand ........................................................................................................... 3 1.1.1 Durchführung von Präsentationsveranstaltungen und Einführungsworkshops.......... 3 1.1.2 Fachliche Unterstützung und Erarbeitung behördenspezifischer Konzepte .............. 3 1.1.3 Durchführung von Anwenderbetreuung .................................................................... 4 1.1.4 Unterstützung bei Prozessanalysen und Automatisierungsprojekten ........................ 4 1.1.5 Technische Beratung bei der Anbindung von Fachsoftware an VIS.SAX ................. 5 1.1.6 Multiprojektmanagement CCV .................................................................................. 5 1.2 Besondere vertragliche Reglungen für Los 2 ....................................................................... 5 1.2.1 Leistungsort und -zeit ............................................................................................... 5 1.2.2 Austausch von den Mitarbeitern des Auftragnehmers ........ Fehler! Textmarke nicht definiert. 1.2.3 Mitwirkung des Auftraggebers .................................................................................. 5

2 Anforderungskriterien .............................................................................................................. 6 2.1 Kriterienhauptgruppe A: Generelle Kriterien ......................................................................... 6 2.2 Kriterienhauptgruppe B: Erfüllung der Leistungsinhalte ........................................................ 7 2.3 Gewichtung der Zuschlagskriterien ...................................................................................... 9

Version 1.0 | März 2026 Seite 2/9

[Seite 3]

1 Los 2 – Begleitung von Behördenprojekten

1.1 Leistungsgegenstand

Im Rahmen der weiteren Umsetzung in der sächsischen Landesverwaltung sowie der Begleitung

von darüberhinausgehenden behördenübergreifenden Projekten sind insbesondere folgende Leis-

tungen zu erbringen:

 Durchführung von Präsentationsveranstaltungen und Einführungsworkshops

 Fachliche Unterstützung und Erarbeitung behördenspezifischer Konzepte (z.B. Fachkon-

zept, Datenmigrationskonzept, technische Konzepte)

 Durchführung von Anwenderbetreuung

 Unterstützung bei Prozessanalysen und Automatisierungsprojekten

 Technische Beratung bei der Anbindung von Fachsoftware an VIS.SAX (z.B. VIS-SCAN)

 Unterstützung der Behörden beim Rollout von Produkterweiterungen oder neuer Versionen

 Multiprojektmanagement CCV

Zur Erfüllung dieser Leistungen gehört insbesondere auch:

 Unterstützung des operativen Projektmanagements der Behörde

 Mitarbeit bei Projektgruppensitzungen

 Unterstützung bei der Absicherung der Schnittstelle zum CCV (Wissenstransfer, Gewährleis-

tung der Umsetzung zentraler Standards)

 Abstimmung mit weiteren Projektpartnern z.B. SID, LIT

1.1.1 Durchführung von Präsentationsveranstaltungen und Einführungsworkshops Im Rahmen der Einführung von VIS.SAX sowie des Ausbaus weiterer Funktionalitäten kann es not-

wendig sein, Vor-Ort oder Remote Präsentationen für die Behörden des Freistaat Sachsens durch-

zuführen. Der Dienstleister übernimmt oder begleitet hierbei die Präsentation des CCV und vermittelt

die zuvor abgesprochenen Inhalte und beantwortet Fragen.

1.1.2 Fachliche Unterstützung und Erarbeitung behördenspezifischer Konzepte In Begleitung eines Einführungsprojektes sind durch den Einführungsdienstleister diverse Konzepte

zu erstellen, um die getroffenen Konfigurationen langfristig zu dokumentieren und standardisierbar

zu machen. Dazu zählen unter anderem:

Erstellung Umsetzungskonzept

Im Umsetzungskonzept werden Prozesse und die dafür notwendige Konfiguration, die in der Ver-

fahrenssoftware VIS.SAX abgebildet werden sollen, beschrieben und definiert. Ziel ist es, die in der

Behörde bestehenden Prozesse auf eine IT-gestützte Umsetzung anzupassen. Dies wird erforder-

Version 1.0 | März 2026 Seite 3/9

[Seite 4]

lich, da die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung oftmals modifizierte Anforderun-

gen gegenüber einer papierbasierten Arbeitsweise aufweist. Für das Umsetzungskonzept existiert

eine Standardvorlage.

Behördenspezifische Konfiguration des Systems

Auf der Grundlage des erarbeiteten spezifischen Umsetzungskonzepts sind durch den Einführungs-

dienstleister mit den jeweiligen Behörden die Konfigurationsanweisungen für die Installation des

Vorgangsbearbeitungssystems zu erstellen bzw. bei der Erstellung mitzuwirken.

Die Abnahme des Umsetzungskonzepts erfolgt durch die entsprechende Behörde. Nach Abnahme

des Konzeptes erfolgt die Konfiguration des Mandanten durch den SID. Hierfür sind dem Staatsbe-

trieb die Konfigurationsdaten zur (teil-)automatischen Übernahme bereit zu stellen.

Migration von Daten aus Altsystemen

Sofern von vorliegenden Altsystemen die Migration von Daten vorgesehen ist, sind in den jeweiligen

Behörden Migrationskonzepte zur Ablösung der Altsysteme und die Spezifikationen der Migration

zu erstellen. Danach ist die Migration der fachlich erforderlichen Daten nach VIS.SAX durchzufüh-

ren.

Die spezifischen Anforderungen hinsichtlich der Übernahme der Altdaten sowie der Leistungsum-

fang für den Auftragnehmer werden durch die jeweils betroffene Behörde festgelegt.

1.1.3 Durchführung von Anwenderbetreuung Nach Produktivsetzung ergibt sich erfahrungsgemäß ein erhöhter Betreuungsaufwand. Um die fach-

lichen Ansprechpartner der Behörden zu unterstützen und ggf. konfigurative Änderungen sofort

durchführen zu können, ist eine qualifizierte Anwenderbetreuung sicherzustellen.

1.1.4 Unterstützung bei Prozessanalysen und Automatisierungsprojekten Im Rahmen der neu erworbenen Produkterweiterung „VIS-NoCode“ ist es möglich, organisatorische

Prozesse innerhalb von VIS.SAX zu automatisieren. Hierfür müssen die Behörden intensiv während

der Aufnahme der organisatorischen Prozesse aber auch der Umsetzung in NoCode begleitet wer-

den.

Version 1.0 | März 2026 Seite 4/9

[Seite 5]

1.1.5 Technische Beratung bei der Anbindung von Fachsoftware an VIS.SAX Über die beiden Schnittstellen CMIS sowie VAPI ist es möglich und den Behörden freigestellt, ver-

schiedene Drittsoftware an VIS.SAX anzubinden und damit Schriftgutobjekte in VIS hinein oder aus

VIS heraus zu beziehen. Hierbei benötigen die Behörden ebenfalls technische Beratung und Anlei-

tung.

1.1.6 Multiprojektmanagement CCV Dem CCV obliegt die Gesamtsteuerung des Projekts eVA.SAX. Dies beinhaltet u.a.

 eine zentrale Planung des Gesamtvorhabens eVA.SAX,

 eine zentrale Mittelbewirtschaftung für das Gesamtvorhaben eVA.SAX sowie

 ein standardisiertes Vorgehen für die Einführung des zentralen IT-Verfahrens eVA.SAX.

Um diese Aufgaben erfüllen zu können, werden die Controllingdaten aus den übergreifenden Pro-

jektaktivitäten und insbesondere aus den Roll-Out-Behörden benötigt. Neben den direkten Berichts-

pflichten der Behörden ggü. CCV sind auch die in den Behörden tätigen Einführungsdienstleister

verpflichtet, regelmäßig, mindestens jedoch monatlich im Jour Fixe über den Stand zu berichten.

Hierfür ist auf Seiten der externen Dienstleiser ein Multiprojektmanagement zu etablieren. Der mit

dem Multiprojektmanagement betraute Dienstleister nimmt an den Jour-Fixe-Sitzungen teil und

übernimmt die Koordination der externen Dienstleister in den Behördenprojekten in Einklang mit den

zentralen Vorgaben des CCV und in enger Abstimmung mit dem CCV.

1.2 Besondere vertragliche Reglungen für Los 2

1.2.1 Leistungsort und -zeit Für die Erbringung der Leistung ist eine Vorortpräsenz (in Behörden und Einrichtungen der Staats-

verwaltung) des Auftragnehmers teilweise erforderlich. Der geschätzte Umfang dafür wird derzeit

auf 50% geschätzt.

Der Auftragnehmer soll seine Dienstleistungen bei Vorortpräsenz an Werktagen im Zeitraum zwi-

schen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr erbringen.

1.2.2 Mitwirkung des Auftraggebers Dem Auftraggeber obliegen die Gesamtprojektleitung und die übergreifende Qualitätssicherung im

Projekt. Darüber hinaus unterstützt der Auftraggeber die Leistungserbringung des Auftragnehmers

z. B. wie folgt:

 Bereitstellung von benötigten, projektbezogenen Informationen

 Mitwirkung bei Konzeptionen u. a. durch Teilnahme an Workshops und Besprechungen.

Version 1.0 | März 2026 Seite 5/9

[Seite 6]

2 Anforderungskriterien

2.1 Kriterienhauptgruppe A: Generelle Kriterien

A1		Projektmanagement
A1.1	B	Stellen Sie Ihre geplante Projektorganisation dar. Erläutern Sie die Rol- len, Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Projektmitarbeiter.
A1.2	B	Beschreiben Sie kurz (maximal vier DIN A4-Seiten) die aus Ihrer Sicht möglichen Projektrisiken und Maßnahmeempfehlungen zu deren Mini- mierung.
A1.3	A	Bestätigen Sie, dass Sie beabsichtigen, die von Ihnen genannten Pro- jektbeteiligten für die gesamte Laufzeit zur Leistungserbringung einzu- setzen.
A1.4	A	Bestätigen Sie, dass Sie die Vorgaben und Empfehlungen des Auftrag- gebers aus dem Programmmanagement bei der Leistungserbringung berücksichtigen.
A2		Qualitätsmanagement
A2.1	B	Erläutern Sie Ihre interne und projektbezogene Qualitätssicherung.
A2.2	B	Erläutern Sie, wie sichergestellt wird, dass die bei Leistungserbringung eingesetzten Mitarbeitenden das notwendige Fachwissen erwerben und die durch den Auftraggeber vorgegebenen Rahmenbedingungen beachtet werden.
A2.3	B	Erläutern Sie, wie die Erfahrungen und Ergebnisse aus einzelnen Be- hördenprojekten bei zukünftigen Projekten berücksichtigt werden.
A2.4	B	Erläutern Sie, wie sichergestellt wird, dass in den einzelnen Behörden- projekten gleiche Dienstleistungsergebnisse erbracht werden.

Version 1.0 | März 2026 Seite 6/9

[Seite 7]

2.2 Kriterienhauptgruppe B: Erfüllung der Leistungsinhalte

Die nachfolgenden Leistungskriterien beziehen sich auf die Ausführungen in dieser Leistungsbe-

schreibung unter Ziffer 1. Diese Ausführungen sind in die Beantwortung der Anforderungen zwin-

gend einzubeziehen.


B1		Erstellung Fachkonzeption
B1.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen. (Erläutern Sie dies exemplarisch für eine Behörde mit 200 Mitarbeitenden mit sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Prozessen.)
B1.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. des methodischen Vorgehens bei der Erfüllung dieser Leistungen. (Erläutern Sie dies exemplarisch für eine Behörde mit 200 Mitarbeitenden mit sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Prozessen.)
B2		Behördenspezifische Konfiguration des Systems
B2.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen. (Erläutern Sie dies exemplarisch für eine Behörde mit 200 Mitarbeitenden mit sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Prozessen.)
B2.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. des methodischen Vorgehens bei der Erfüllung dieser Leistungen. (Erläutern Sie dies exemplarisch für eine Behörde mit 200 Mitarbeitenden mit sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Prozessen.)
B3		Migration von Daten aus Altsystemen
B3.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen.
B3.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. des methodischen Vorgehens bei der Erfüllung dieser Leistungen.
B4		Durchführung der Anwenderbetreuung
B4.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen.
B4.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. des methodischen Vorgehens bei der Erfüllung dieser Leistungen.
B5		Multiprojektmanagement
B5.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen.

Version 1.0 | März 2026 Seite 7/9

[Seite 8]

B5.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. des methodischen Vorgehens bei der Erfüllung dieser Leistungen.
B6		Unterstützung bei Prozessanalysen und Automatisierungsprojek- ten
B6.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen inklusive Dokumentation. (Erläutern Sie dies exemplarisch für eine Behörde mit 200 Mitarbeitern mit sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Prozessen, die planen ihren Posteingangsprozess zu automatisieren.)
B6.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der methodischen Ausgestaltung bei der Erfüllung dieser Leistungen inklusive Dokumentation. (Erläutern Sie dies exemplarisch für eine Behörde mit 200 Mitarbeitern mit sowohl strukturierten als auch unstrukturierten Prozessen die planen ihren Posteingangsprozess zu automatisieren.)
B6.3	B	Erläutern Sie das konkret notwendige Vorgehen um einen Prozess, der mit Fokus auf die organisatorische Tätigkeit in einer beliebigen Prozess- dokumentationssoftware (nach BPMN) dokumentiert wurde in eine, für die Prozessautomatisierungssoftware eines DMS verwertbare, Form zu transformieren.
B7		Unterstützung bei Standardisierung und Zentralisierung
B7.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen, sowohl bei der inhaltlichen Ausgestal- tung als auch beim methodischen Vorgehen für die Erstellung eines Konzepts zur Standardisierung der behördenspezifischen konfigurato- rischen Abweichungen mit dem Ziel, den Austausch von Schriftgut zwi- schen Behördenmandanten zu verbessern.
B7.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen, sowohl bei der inhaltlichen Ausgestal- tung als auch beim methodischen Vorgehen für den Rückbau des Lan- des-Add-Ons mit dem Ziel, die in Sachsen eingesetzte Software Aus- prägung an den Produktstandard anzunähern und damit die Release- Zyklen zu verkürzen.

Version 1.0 | März 2026 Seite 8/9

[Seite 9]

2.3 Gewichtung der Zuschlagskriterien

Die Kriteriengruppen fließen mit folgender Gewichtung in die Bewertung ein:

	Kriterium	Gewichtung
KHG A	Generelle Kriterien	30 %
A1	Projektmanagement		15 %
A2	Qualitätsmanagement		15 %
KHG B	Erfüllung der Leistungsinhalte	70 %
B1	Erstellung Fachkonzeption		15 %
B2	Behördenspezifische Konfiguration des Systems		15 %
B3	Migration aus Altsystemen		5 %
B4	Durchführung der Anwenderbetreu- ung		5 %
B5	Multiprojektmanagement		5 %
B6	Unterstützung bei Prozessanaly- sen und Automatisierungsprojek- ten		15 %
B7	Unterstützung bei Standardisie- rung und Zentralisierung		10 %

Version 1.0 | März 2026 Seite 9/9

Anlage 09b_Leistungsbeschreibung Los 2.pdf

Inhaltsverzeichnis

1 Los 2 – Begleitung von Behördenprojekten

2 Anforderungskriterien