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Vergabeverfahren „Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistungen zur Unterstützung

der Behörden bei der Anwendung von VIS.SAX“

Az.: 11-0454/99 Vergabe-Nr.: SID 2026-19 SK

Anlage 9a – Los 1

Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix

„Rahmenvereinbarung für externe Dienstleistungen zur Unterstützung der Behörden bei der Anwendung von VIS.SAX“

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Inhaltsverzeichnis

1 Los 1 – Fachberatung CCV ...................................................................................................... 3

1.1 Leistungsgegenstand ........................................................................................................... 3

1.1.1 Fachliche Unterstützung bei der Fortschreibung existierender sowie Erarbeitung

weiterer allgemeingültiger organisatorischer Regelungen zur elektronischen

Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, insbesondere der Unterlagen zum

Programmmanagement und des Praxisleitfadens eVA.SAX ................................................ 3

1.1.2 Fachliche Unterstützung bei der Planung und Durchführung von (Praxis-) Workshops

………………………………………………………………………………………………………...3

1.1.3 Unterstützung beim Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung der

eingesetzten Software .......................................................................................................... 4

1.1.4 Unterstützung bei Fragen zu Betriebsthemen, insbesondere Informationssicherheit

und strategische Ausgestaltung des zentralen Betriebs ....................................................... 4

1.1.5 Veränderungsmanagement ...................................................................................... 4

1.2 Besondere vertragliche Regelungen für Los 1 ..................................................................... 5

1.2.1 Leistungsort und -zeit ............................................................................................... 5

1.2.2 Mitwirkung des Auftraggebers .................................................................................. 5

2 Anforderungskriterien .............................................................................................................. 6

2.1 Kriterienhauptgruppe A: Generelle Kriterien ......................................................................... 6

2.2 Kriterienhauptgruppe B: Erfüllung der Leistungsinhalte ........................................................ 7

2.3 Gewichtung der Zuschlagskriterien ...................................................................................... 8

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1 Los 1 – Fachberatung CCV

1.1 Leistungsgegenstand

Im CCV als zentral koordinierende Stelle für das landesweite Verfahren eVA.SAX sind insbesondere

folgende Leistungen zu erbringen:

 Fachliche Unterstützung bei der Fortschreibung existierender sowie Erarbeitung weiterer all-

gemeingültiger organisatorischer Regelungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und

Aktenführung, insbesondere der Unterlagen zum Programmmanagement und des Praxisleit-

fadens eVA.SAX

 Fachliche Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops

 Unterstützung beim Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung der eingesetzten Soft-

ware und deren Dokumentation

 Unterstützung bei Fragen zu Betriebsthemen, insbesondere Informationssicherheit und stra-

tegische Ausgestaltung des zentralen Betriebs

 Unterstützung beim Veränderungsmanagement

1.1.1 Fachliche Unterstützung bei der Fortschreibung existierender sowie Erarbei-

tung weiterer allgemeingültiger organisatorischer Regelungen zur elektroni-

schen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, insbesondere der Unterlagen

zum Programmmanagement und des Praxisleitfadens eVA.SAX

Im Rahmen der Standardisierung gibt das CCV einige organisatorische Vorgaben an die VIS.SAX

nutzenden Behörden heraus, welche sowohl eine unterstützende Handreichung für die Behörden

darstellen (z.B. Scanvorschriften, Anweisungen zur Administration) als auch gesetzliche Regelun-

gen bzw. allgemeine Sicherheitsanforderungen widerspiegeln, die für das komplette System von

Relevanz ist. Der ausgewählte Dienstleister soll bei der Erstellung und Pflege dieser Dokumente

unterstützten.

1.1.2 Fachliche Unterstützung bei der Planung und Durchführung von (Praxis-)Work-

shops

In regelmäßigen Abständen – derzeit quartalsweise – veranstaltet das CCV-Workshops und Infor-

mationsveranstaltungen um die Behörden über neue Funktionalitäten zu informieren bzw. einen

Wissenstransfer unter den Behörden zu fördern. In diesem Zusammenhang wird Unterstützung bei

der Planung, Vorbereitung und Ausgestaltung der Workshops benötigt.

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1.1.3 Unterstützung beim Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung der ein-

gesetzten Software

Der Freistaat Sachsen setzt nicht die Standardversion VIS Suite der PDV GmbH ein, sondern verfügt

über eine umfangreiche Erweiterung in Form eines Add-Ons mit sachsenspezifischen Features.

Hierzu gibt es einen Abstimmungsprozess zwischen den Ressorts bei denen über potentielle Wei-

terentwicklung entschieden wird. Dieser Prozess soll durch den externen Dienstleister inhaltlich vor-

bereitet und begleitet werden. Ein fundierter Kenntnisstand über die eingesetzte Software ist hierfür

zwingend notwendig.

1.1.4 Unterstützung bei Fragen zu Betriebsthemen, insbesondere Informationssi-

cherheit und strategische Ausgestaltung des zentralen Betriebs

Im Rahmen des zentralen Betriebs beim SID stellen sich regelmäßig Fragen, die allgemeingültig für

das Verfahren zu beantworten sind. Das CCV benötigt hierzu Beratung und Begleitung. Auch sollen

Standards implementiert werden die ermöglichen, dass vorhandene Dokumentationen – insbeson-

dere das Informationssicherheitskonzept – regelmäßig aktualisiert und angepasst wird.

1.1.5 Veränderungsmanagement

Ziel des ganzheitlichen Veränderungsmanagements im Kontext eVA.SAX ist die Unterstützung der

Zielerreichung des Roll-Out-Projektes durch eine hohe Akzeptanz der Veränderungen durch die Be-

troffenen und Beteiligten. Das Veränderungsmanagement soll die fachlichen Überlegungen, kon-

zeptionellen und technischen Konzepte und Werkzeuge sowie die Umsetzung des Roll-Out-Projek-

tes selbst um den menschlichen Aspekt erweitern und diesen in den Mittelpunkt stellen. Es gilt, die

Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten während der Einführung des neuen Systems zu erhalten und die

bestmöglichen Leistungen zu erreichen, sobald das neue System routiniert genutzt werden kann.

Für die Umsetzung des Veränderungsmanagements gibt es zahlreiche Vorgaben und Empfehlun-

gen des CCV. Der externe Dienstleister soll unter Berücksichtigung dieser Vorgaben die Behörde

bei der Erstellung eines behördenspezifischen Veränderungsmanagements unterstützen. Die

Durchführung der Maßnahmen zum Veränderungsmanagement obliegt jedoch der Behörde.

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1.2 Besondere vertragliche Regelungen für Los 1

1.2.1 Leistungsort und -zeit

Für die Erbringung der Leistung ist eine Vorortpräsenz (in Behörden und Einrichtungen der Staats-

verwaltung) des Auftragnehmers teilweise erforderlich. Der geschätzte Umfang dafür wird derzeit

auf 30% geschätzt.

Der Auftragnehmer soll seine Dienstleistungen bei Vorortpräsenz an Werktagen im Zeitraum zwi-

schen 8:00 Uhr und 18:00 Uhr erbringen.

1.2.2 Mitwirkung des Auftraggebers

Dem Auftraggeber obliegen die Gesamtprojektleitung und die übergreifende Qualitätssicherung im

Projekt. Darüber hinaus unterstützt der Auftraggeber die Leistungserbringung des Auftragnehmers

z. B. wie folgt:

 Bereitstellung von benötigten, projektbezogenen Informationen

 Mitwirkung bei Konzeptionen u. a. durch Teilnahme an Workshops und Besprechungen.

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2 Anforderungskriterien

2.1 Kriterienhauptgruppe A: Generelle Kriterien

A1		Projektmanagement
A1.1	B	Stellen Sie Ihre geplante Projektorganisation dar. Erläutern Sie die Rollen, Auf- gaben und Verantwortlichkeiten der Projektmitarbeiter.
A1.2	B	Beschreiben Sie kurz (maximal 4 DIN A4-Seiten) die aus Ihrer Sicht möglichen Projektrisiken und Maßnahmeempfehlungen zu deren Minimierung.
A1.3	A	Bestätigen Sie, dass Sie beabsichtigen, die von Ihnen genannten Projektbeteilig- ten für die gesamte Laufzeit von Ihnen zur Leistungserbringung einzusetzen.
A1.4	A	Bestätigen Sie, dass Sie die Vorgaben und Empfehlungen des Auftraggebers aus dem Programmmanagement bei der Leistungserbringung berücksichtigen.
A2		Qualitätsmanagement
A2.1	B	Erläutern Sie Ihre interne und projektbezogene Qualitätssicherung.
A2.2	B	Erläutern Sie, wie sichergestellt wird, dass die bei Leistungserbringung eingesetz- ten Mitarbeiter das notwendige Fachwissen erwerben und die durch den Auftrag- geber vorgegebenen Rahmenbedingungen beachtet werden.

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2.2 Kriterienhauptgruppe B: Erfüllung der Leistungsinhalte

Die nachfolgenden Leistungskriterien beziehen sich auf die Ausführungen in dieser Leistungsbe-

schreibung unter Ziffer 1. Diese Ausführungen sind in die Beantwortung der Anforderungen zwin-

gend einzubeziehen.


B1		Fachliche Unterstützung CCV
B1.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung bei der Er- füllung dieser Leistungen. Benennen Sie die konkreten Themenfelder, in denen eine externe Beratung sinnvolle Mehrwerte bieten kann und zeigen Sie diese kurz auf.
B1.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. des methodischen Vorgehens bei der Er- füllung dieser Leistungen.
B1.3	B	Erläutern Sie ein mögliches Vorgehen zum Aufsetzen einer Wissensdatenbank (Programmmanagement) bei der sichergestellt wird, dass die zur Verfügung ge- stellten Unterlagen regelmäßig aktualisiert werden, inhaltlich konsistent sind und gegenseitige Referenzen nachgehalten werden.
B2		Unterstützung beim Anforderungsmanagement zur Weiterentwicklung der aktuell eingesetzten Software
B2.1	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der inhaltlichen Ausgestaltung der Leis- tung in einem Spannungsfeld zwischen berechtigten Anforderungen der nutzen- den Behörden und dem Bestreben, möglichst nah am Standard der Software zu bleiben um kurze Release-Zyklen zu ermöglichen.
B2.2	B	Erläutern Sie Ihre Vorstellungen bzgl. der methodischen Ausgestaltung der Leistung in einem Spannungsfeld zwischen berechtigten Anforderungen der nutzenden Behörden und dem Bestreben, möglichst nah am Standard der Soft- ware zu bleiben um kurze Release-Zyklen zu ermöglichen.

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2.3 Gewichtung der Zuschlagskriterien

Die Kriteriengruppen fließen mit folgender Gewichtung in die Bewertung ein:

	Kriterium	Gewichtung
KHG A	Generelle Kriterien	30 %
A1	Projektmanagement		15 %
A2	Qualitätsmanagement		15 %
KHG B	Erfüllung der Leistungsinhalte	70 %
B1	Fachberatung CCV		40 %
B2	Unterstützung beim Anforderungs- management zur Weiterentwick- lung der aktuell eingesetzten Soft- ware		30 %

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Version 1.0 | März 2026 Seite 9/9

Anlage 09a_Leistungsbeschreibung Los 1.pdf

Inhaltsverzeichnis

1 Los 1 – Fachberatung CCV

2 Anforderungskriterien