AC#2026-006 - Auffoderungsschreiben.pdf

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Aufforderungsschreiben

ext. DSB und ext. stellv. DSB

Verfahrensnummer: AC-2026#006

AOK connect GbR

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.. .. .. A .. OK connect ..

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.. AOK connect GbR | Wilhelmstraße 1 | 10963 Berlin .. .. .. .. ..

Gesprächspartner .. An die interessierten Unternehmen .. Vergabestelle AOK connect ..

Kommunikation Ausschließlich via DTVP

Ihr Zeichen/Unser Zeichen AC-2026#006

.. .. .. Datum .. 10.09.2026

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Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

Hier: Öffentliche Ausschreibung - ext. DSB und ext. stellv. DSB Vergabenummer: AC-2026#006

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Interesse an dem oben genannten Vergabeverfahren. Es ist beabsichtigt, die in beiliegenden Unterlagen bezeichnete Leistung im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung gem. §§ 8 Abs. 1 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu vergeben.

Mit diesem Schreiben erhalten Sie die relevanten Unterlagen (Vergabeunterlagen) und werden zugleich zur Einreichung eines Angebotes aufgefordert. Bei beabsichtigter Abgabe eines Angebotes sind insbesondere die als Anlage beigefügten Allgemeinen Bewerbungsbedingungen sowie die folgenden Hinweise zu beachten:

1. Auftraggeberin & Vergabestelle

Auftraggeberin und Vergabestelle ist die AOK connect GbR, Wilhelmstraße 1, 10963 Berlin.

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.. AOK connect GbR Mitglieder der Geschäftsführung .. Wilhelmstraße 1 Dr. Julian Hollender, Kornell Adolph 10963 Berlin Vorsitzender des Aufsichtsrates Dr. Susanne Wagenmann, Frank Firsching (im jährlichen Wechsel)

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2. Gegenstand des Verfahrens

Gegenstand der Ausschreibung ist die Besetzung der Position des Datenschutzbeauftragten sowie eines stellvertretenden Datenschutzbeauftragten der Auftraggeberin zu der Erbringung der Aufgaben nach Art. 39 DSGVO, der operativen Unterstützung des Datenschutzteams sowie die Durchführung von KI-Schulungen (2xJahr á eine Stunde, digital), vgl. § 4 Abs. 1, 3 BlnDSG. Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist explizit nicht die Stellung eines Datenschutzbeauf- tragten für eine oder mehrere Gesellschafterinnen der Auftraggeberin. Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf eine Grundvertragslaufzeit von zwei (2) Jahren mit der Option auf eine vier (4)-malige Verlängerung, um jeweils 1 Jahr. Die maximale Gesamtvertragslaufzeit beläuft sich auf insgesamt sechs (6) Jahre.

Es gelten die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung (vgl. Anlage-04).

3. Termine und Fristen

Es handelt sich hierbei um einen voraussichtlichen Zeitplan. Etwaige Fristverlängerungen werden über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) publiziert.

4. Einreichung von Unterlagen, Kommunikation

Die gesamte Verfahrenskommunikation (Einreichung von Unterlagen, Fragen & Antworten zum Verfahren, Aufklärungen etc.) erfolgt ausschließlich elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP). Weitere Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte den Ziffern 5 und 10 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen (Anlage-01).

Zum Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen muss der Bieter mit seinem Angebot auch die geforderten Eigenerklärungen und bei Erfolgsaussicht auf Aufforderung Nachweise erbringen. Hinsichtlich des Umfangs der einzureichenden Unterlagen ist Ziff. 1 des Angebotsblattes zu beachten. Erläuterungen zu Unterauftragnehmern (einschl. Eignungsleihe) sind den Ziff. 17 f. der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

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Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt jeweils nach den einschlägigen Vorschriften des GWB und der UVgO. Der Prüfung und Wertung der Angebote wird folgendes System zugrunde gelegt (vgl. Ziff. 19 f. der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen):

a) Formelle Prüfung

Die form- und fristgerecht eingegangenen Angebote werden wie folgt auf Vollständigkeit und Fehlerlosigkeit geprüft:

• Vorliegen aller erforderlichen Eintragungen und maschinenschriftlichen Unterschriften,

• Vorliegen aller geforderten Vergabeunterlagen sowie

• Einhaltung der durch die Auftraggeberin festgelegten formalen Anforderungen.

Angebote von Bietern, die die geforderten Erklärungen nicht enthalten, werden – vorbehaltlich der Möglichkeit der Nachforderung gem. § 41 Abs. 2 bis 5 UVgO, die aber im Ermessen der Auftraggeberin liegt – nicht berücksichtigt!

b) Preisangaben

Die Preisangaben sind im Preisblatt (Anlage-05) gemäß den dortigen Hinweisen einzutragen. Auf die im Preisblatt vorangestellten Erläuterungen und deren Einhaltung wird besonders hingewiesen. Angebote ohne die geforderten Preisangaben werden – vorbehaltlich der Nachforderungsmöglichkeit für Preisangaben in unwesentlichen Einzelpositionen i. S. v. § 41 Abs. 3 S. 2 UVgO – von der Angebotswertung ausgeschlossen.

c) Eignungsprüfung

Die wertungsfähigen Angebote werden anhand der Eignungsmatrix (Anlage-07) wie folgt auf ihre Eignung geprüft:

• Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

• Prüfung der Erfüllung der Mindestanforderung und Eignungskriterien:

o Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer

o Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB: Eigenerklärung, dass für den Bieter / den Unterauftragnehmer die in §§ 123, 124 GWB aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. Die Eigenerklärung ist vom Bieter und allen Unterauftrag- nehmern abzugeben.

o Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von “Russlandsanktionen”: Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022. Die Eigenerklärung ist vom Bieter und allen Unterauftragnehmern abzugeben.

o Eigenerklärung Eintragung in das Berufs-/Handelsregister, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, Erklärung in Insolvenzsachen sowie Abführung der Krankenver- sicherungsbeiträge und Steuern: Eigenerklärung, dass das Unternehmen in das Berufs-/Handelsregister eingetragen ist, die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufs- genossenschaft besteht, ein Insolvenzverfahren weder beantragt noch anhängig ist und die Krankenversicherungsbeiträge der Mitarbeiter sowie Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der

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Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR- Abkommens, soweit der Bieter dort eingetragen ist, nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Einreichungsfrist ist in Kopie beizufügen. Die Eigenerklärung ist vom Bieter und allen Unterauftragnehmern abzugeben.

o Eigenerklärung Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 Mio. Euro je Versicherungsfall Personen- und Sachschäden, 3 Mio. Euro für alle Versicherungsfälle je Versicherungsjahr, sowie 250.000 Euro je Schadensfall für Vermögensschäden, inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen oder eine Eigenerklärung, dass eine Versicherung mit den entsprechenden Mindestdeckungssummen spätestens zum Zeitpunkt der Zuschlagser- teilung abgeschlossen wird (Mindestanforderung).

o Qualifikation des eingesetzten Personals:

— Datenschutzbeauftragte/r:

Der Bieter hat einen Datenschutzbeauftragten / eine Datenschutzbeauftragte zu benennen, der/die die folgenden Anforderungen erfüllt (Mindestanforderung):

▪ Studium: Der/die Datenschutzbeauftragte muss über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Rechtswissenschaften verfügen bspw. nachgewiesen durch mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Master- studium (LL.M.) oder erfolgreichen Abschluss des Ersten Juristischen Staats- examens (Mindestanforderung). Hinweis: Sofern der/die benannte Daten- schutzbeauftragte über die in den Vergabeunterlagen definierten Mindest- anforderungen hinaus das Zweite Juristische Staatsexamen erfolgreich ab- gelegt hat, erhält der Bieter 10,00 Punkte (ungewichtet) gemäß den Festle- gungen in der Wertungsmatrix (Anlage-02).

▪ Ausbildung: Der/die Datenschutzbeauftragte muss über die notwendigen Qualifikationen und das Fachwissen zur Durchführung der Aufgaben gemäß Art. 39 DSGVO und § 6 BlnDSG verfügen (Mindestanforderung).

▪ Dauer spezifische Berufserfahrung (Art. 9 DSGVO): Der/die Datenschutzbe- auftragte muss über mindestens zwei Jahre Erfahrung im Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO als externe/r Datenschutzbeauftragte/r verfügen (Mindestanforderung). Hinweis: Sofern der/die benannte Datenschutzbeauftragte über die in den Vergabeunterlagen definierten Mindestanforderungen hinaus das Berufs- jahre nachweisen kann, so erhält der Bieter bis zu max. 10,00 Punkte (unge- wichtet) gemäß den Festlegungen in der Wertungsmatrix (Anlage-02)

▪ Persönliche Referenzen: Die Bieter haben mit ihrem Angebot vollständige Informationen zu – entsprechend den nachfolgend aufgeführten Leistungsarten – mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren, bereits abgeschlossenen oder noch in Bearbeitung befindlichen Projekten, deren Abschluss (Vertragsende) zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die

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Einreichung der Angebote maximal 3 Jahre zurückliegen darf, einzureichen. Die Nachweise sollen folgende Angaben enthalten:

➢ Name und Adresse des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer; falls nicht möglich, Art und Größe (Anzahl Mitarbeiter) der Organisation

➢ Leistungsart

➢ kurze Projektdarstellung (max. 500 Wörter)

➢ Leistungszeitraum und Projektdauer

Zur Erfüllung der Mindestanforderung muss mindestens 1 Referenz eingereicht werden, welche die Anforderungen erfüllt (Mindestanforderung). Hinweis: Sofern der Bieter Referenzen über die in den Vergabeunterlagen definierten Mindestanforderungen hinaus einreicht, werden dem Bieter bis max. 10 Punkte (ungewichtet) gemäß den Festlegungen in der Wertungsmatrix (Anlage-02) angerechnet.

➢ Leistungsart: Anwendung komplexer und hochsicherer Verarbeitungs- anlagen (EDV) als (externe/r) Datenschutzbeauftragte/r oder Berater/in

— Stellvertretende/r Datenschutzbeauftragte/r:

Der Bieter muss einen stellvertretenden Datenschutzbeauftragten / eine stellvertretende Datenschutzbeauftragte zu benennen, der/die die folgenden Anforderungen erfüllt (Mindestanforderung):

▪ Studium: Der/die stellvertretende Datenschutzbeauftragte muss über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Rechtswissenschaften verfügen bspw. nachgewiesen durch ein mindestens erfolgreich abgeschlos- senes Masterstudium (LL.M.) oder erfolgreichen Abschluss des Ersten Juris- tischen Staatsexamens (Mindestanforderung). Hinweis: Sofern der/die be- nannte stellvertretende Datenschutzbeauftragte über die in den Vergabe- unterlagen definierten Mindestanforderungen hinaus das Zweite Juristische Staatsexamen erfolgreich abgelegt hat, erhält der Bieter 10,00 Punkte (ungewichtet) gemäß den Festlegungen in der Wertungsmatrix (Anlage-02).

▪ Ausbildung: Der/die stellvertretende Datenschutzbeauftragte muss über die notwendigen Qualifikationen und das Fachwissen zur Durchführung der Aufgaben gemäß Art. 39 DSGVO und § 6 BlnDSG verfügen (Mindestan- forderung).

▪ Dauer spezifische Berufserfahrung (Art. 9 DSGVO): Der/die stellvertretende Datenschutzbeauftragte muss über mindestens zwei Jahre Erfahrung im Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO als externe/r Datenschutzbeauftragte/r oder stellvertretende/r externe/r Datenschutzbeauftragte/r verfügen (Mindestanforderung). Hinweis: Sofern der/die benannte stellvertretende Datenschutzbeauftragte über die in den Vergabeunterlagen definierten Mindestanforderungen

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hinaus über weitere spezifische Berufserfahrung verfügt, erfolgt die Punkt- vergabe gemäß den Festlegungen in der Wertungsmatrix (Anlage-02).

▪ Persönliche Referenzen: Die Bieter haben mit ihrem Angebot vollständige Informationen zu – entsprechend den nachfolgend aufgeführten Leistungs- arten – mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren, bereits abgeschlossenen oder noch in Bearbeitung befindlichen Projekten, deren Abschluss (Vertragsende) zum Zeitpunkt des Schlusstermins für die Einreichung der Angebote maximal 3 Jahre zurückliegen darf, einzureichen. Die Nachweise sollen folgende Angaben enthalten:

➢ Name und Adresse des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer; falls nicht möglich, Art und Größe (Anzahl Mitarbeiter) der Organisation

➢ Leistungsart

➢ kurze Projektdarstellung (max. 500 Wörter)

➢ Leistungszeitraum und Projektdauer

Zur Erfüllung der Mindestanforderung muss mindestens 1 Referenz eingereicht werden, welche die Anforderungen erfüllt (Mindestanforderung). Hinweis: Sofern der Bieter Referenzen über die in den Vergabeunterlagen definierten Mindestanforderungen hinaus einreicht, werden dem Bieter max. 10 Punkte (ungewichtet) gemäß den Festlegungen in der Wertungsmatrix (Anlage-02) angerechnet.

➢ Leistungsart: Anwendung komplexer und hochsicherer Verarbeitungs- anlagen (EDV) als (externe/r) Datenschutzbeauftragte/r oder stellver- tretende/r (externe/r) Datenschutzbeauftragte/r oder Berater/in.

d) Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dieses bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, § 127 GWB. Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand der Gewichtung: 50 % Preis (Wertungspreis gemäß Anlage-05) und 50% Qualität (Bewertung der Fachfragen im Eignungsbogen gemäß Anlage-07) bewertet.

Zur Gewährleistung der Vergleichbarkeit der eingereichten Angebote ist die Angabe von Links bzw. der Verweis auf externe Webseiten nicht zulässig. Hintergrund ist, dass nach Ablauf der Angebotsfrist Änderungen an den verlinkten Inhalten nicht ausgeschlossen werden können. Bitte verzichten Sie daher in Ihrem Angebot vollständig auf das Setzen von Links oder Verweise auf Webseiten. Entsprechende Angaben werden durch die Vergabestelle vor der Angebotsbewertung unkenntlich gemacht.

Nicht berücksichtigte Bieter werden gemäß § 46 UVgO über DTVP unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung unterrichtet. Die Zuschlagserteilung erfolgt ebenfalls über DTVP. Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des Angebotes

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rechtskräftig zustande. Dies gilt unabhängig von einer möglichen gesonderten späteren schriftlichen Vertragsurkunde, deren Abschluss die Auftraggeberin verlangen kann (Ziff. 23 Allgemeine Bewerbungsbedingungen).

Wir freuen uns, wenn Sie sich mit einem Angebot an dem vorliegenden Vergabeverfahren beteiligen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Vergabestelle der AOK connect

Anlagen

⎯ Anlage-01: Allgemeine Bewerbungsbedingungen für Vergabeverfahren im Anwendungs- bereich der UVgO

⎯ Anlage-02: Angebotsbewertung

⎯ Anlage-03: Vertrag

• Anhang A: Ergänzende Vertragsbedingungen

• Anhang B: Datenschutzbestimmungen und AV-Vertrag

▪ Anhang B1 – Beschäftigtendaten Übersicht Ansprechpartner

▪ Anhang B2 – Beschäftigtendaten DV-Standorte

▪ Anhang B3 – Beschäftigtendaten Muster Verpflichtungserklärung

▪ Anhang B4 – Beschäftigtendaten Unterauftragnehmer

⎯ Anlage-04: Leistungsbeschreibung

⎯ Anlage-05: Preisblatt

⎯ Anlage-06: Angebotsblatt

⎯ Anlage-07: Eigenerklärung zur Eignung

⎯ Anlage-08: Bietergemeinschaftserklärung

⎯ Anlage-09: Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer

Details darüber, welche Erklärungen mit dem Angebot einzureichen sind, sind Ziff. 1 des Angebotsblattes i.V.m. den einleitenden Erläuterungen im Dokument Eignungsbogen zu entnehmen.

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