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Hinweise zum Datenschutz
nach Art. 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Bundesministerium der Finanzen
1 Einleitung
Die von Ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens einzureichenden Dokumente enthalten personenbezogene Daten, die für die Kommunikation und für die Entscheidungsfindung erforderlich sind. Der Schutz dieser Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten sie daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich nach der Art des durchgeführten Verfahrens.
2 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an
wen kann ich mich wenden?
Es ist zu unterscheiden zwischen den Verantwortlichen für die Plattformen, über die das Vergabeverfahren läuft (e-Vergabe des Bundes [https://www.evergabe-online.de/] (e-Vergabe), Informations-Server der e-Vergabe des Bundes [https://www.evergabe- online.info/]) und den Verantwortlichen für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vergabeverfahren. Für die Plattformen erhalten Sie die zutreffende Datenschutzerklärung auf der jeweiligen Plattform. Die Verantwortlichen für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vergabeverfahren sind Beschäftigte des Bundesministeriums der Finanzen. Diese sind verantwortlich für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten, die im Laufe des Vergabeverfahrens bis zur Vertragsabwicklung erhoben werden. Bitte wenden Sie sich mit Fragen, die ein konkretes Vergabeverfahren betreffen, an die bekanntgegebene Vergabestelle.
Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Bundesministerium der Finanzen Wilhelmstraße 97 10117 Berlin Postanschrift: 11016 Berlin
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Tel.: 03018 / 682 - 0 Fax: 03018 / 682 - 32 60 E-Mail: poststelle@bmf.bund.de
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter des BMF Wilhelmstr. 97 10117 Berlin Tel.: 030 / 18 682-3208 E-Mail: Datenschutz@bmf.bund.de
3 Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Diese Definition stammt aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
4 Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit für das Verfahren erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E- Mail-Adresse und IP). Wir speichern persönliche Daten z.B. im Zusammenhang mit Angeboten, Ihren Fragen, die Sie z.B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr),
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Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren) sowie Daten unserer Beschäftigten.
5 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der
Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, insbesondere zur: • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, • Geschäftssteuerung.
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im
öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Der öffentliche Auftraggeber BMF unterliegt rechtlichen Verpflichtungen z. B. aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Vergabeverordnungen (VgV), Wettbewerbsregistergesetz (WRegG), Steuergesetzen. Die Daten werden genutzt, unter anderem die Pflichten zur Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention und ferner die steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten zu erfüllen, sowie zur Bewertung und Steuerung von Risiken der Bundesrepublik Deutschland.
6 Wer bekommt Ihre Daten?
Unsere IT-Infrastruktur wird vom ITZBund betreut. Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen und diejenigen, die ein berechtigtes Interesse durch ihre Beteiligung darlegen können. So bekommen insbesondere bei Beschaffungen nur Personen beim Bedarfsträger und der Vergabestelle Angebote zur Kenntnis. Außerdem können zuständige Datenschutzbeauftragte, Vorgesetzte, Innenrevisoren, Rechnungsprüfer sowie Angehörige der Rechnungshöfe Einblick in Ihre Daten bekommen.
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Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den vorstehend genannten Zwecken findet nicht statt. In den Veröffentlichungen von Wettbewerbsergebnissen geben wir grundsätzlich nur Unternehmensdaten bekannt.
7 Werden meine Daten in ein Drittland oder an eine
internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt soweit • es zur Anbahnung oder Ausführung von Verträgen erforderlich ist (z.B. im Zusammenhang mit Zahlungen an Auftragnehmer mit Bankverbindung / Sitz im außereuropäischen Ausland. • es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten) oder • Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen. Die Bundesrepublik Deutschland nutzt für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die ihrerseits ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittstaat ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, übermitteln wir oder unser Dienstleister grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation.
8 Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen
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beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms. Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Erfüllung verwaltungsverfahrensrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Für Behörden ergibt sich die Pflicht zur Aktenführung, aus denen sich jederzeit – auch im Nachhinein - Entwicklung und Stand des Verfahrens ergeben müssen. Diese Akten unterliegen auch nach dem Abschluss des Verfahrens Aufbewahrungsfristen zwischen 5 und bis zu 30 Jahren. Die Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien (RegR), weitere Hinweise zur Länge der Aufbewahrungsfrist ergeben sich aus Orientierungswerten des Bundesarchivs.
9 Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf: a.) Auskunft nach Artikel 15 DSGVO. Das Auskunftsrecht besteht jedoch nicht, wenn die Aufgabenerledigung der Behörde oder die öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährdet würde oder sonst dem Wohl des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde und deswegen das Interesse der betroffenen Person an der Informationserteilung zurücktreten muss. b.) Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, c.) Löschung nach Artikel 17 DSGVO. Das Recht auf Löschung ist in den in Artikel 17 Abs. 3 DSGVO und § 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) genannten Fällen eingeschränkt. d.) Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, e.) Unterrichtung nach Artikel 19 Satz 2 DSGVO, welchen Empfängern Informationen weitergeleitet wurden, die berichtigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbeitung eingeschränkt wurde, f.) Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. g.) Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können betroffene Personen jederzeit Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO einlegen, wenn ihre Daten aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) verarbeitet werden; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr
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verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten gegenüber überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. h.) Widerruf einer erteilten Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. i) Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG. Zuständige Beschwerdestelle ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit, Husarenstraße 30, 53117 Bonn.
10 Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von
Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
11 Inwieweit gibt es eine automatisierte
Entscheidungsfindung?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir elektronische Unterstützung, aber grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie -sofern es gesetzlich vorgegeben ist- hierüber gesondert informieren. Profiling Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in Fällen von
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Teilnahmewettbewerben bei der Vergabe von Dienstleistungen von Beraterteams, Dozenten und Coaching ein.
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