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Allgemeine Verfahrensbedingungen Versionsstand: 12.06.2025
- Allgemeine Erläuterungen
1.1 Einführung
Die Verfahrensbedingungen setzen sich aus diesen Allgemeinen und den Besonderen Verfahrensbedingungen zusammen. Soweit in den Besonderen Verfahrensbedingungen Abweichendes formuliert ist, geht dies den Allgemeinen Verfahrensbedingungen vor.
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so haben Sie das Bundesministerium der Finanzen (nachfolgend: BMF) unverzüglich darauf hinzuweisen. Für die Kommunikation ist die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu nutzen.
1.2 Sprache
Dokumente, Nachweise und Erklärungen sind in deutscher Sprache abzufassen und die Korrespondenz mit dem BMF ist in deutscher Sprache zu führen.
1.3 Form des Teilnahmeantrags / Form des Angebots
Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt. Eine anderweitige Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten (auch per E-Mail) ist grundsätzlich nicht zulässig und führt zum Ausschluss des Angebotes.
Voraussetzung für die elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrags oder eines Angebotes ist die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes unter www.evergabe-online.de.
Zur formgültigen Abgabe eines Teilnahmeantrags/Angebotes in Vergabeverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) genügt die Textform nach § 126b BGB. Zur Einhaltung der geforderten Textform genügt die vollständige Namensangabe des Erklärenden. Eine Unterschrift oder das Verwenden eines Stempels sind nicht erforderlich. Soweit ausnahmsweise eine andere, weitergehende Form als die Textform gefordert wird, so ist dies auf den entsprechenden Formularen an der dafür vorgesehenen Stelle ausgewiesen.
Angebote sind auf Basis des bereitgestellten Angebotsformulars zu erstellen. Teilnahmeanträge und Angebote müssen eindeutige Angaben über Sie als Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma inkl. Rechtsform, Adresse, Name der handelnden Person).
An den vorgegebenen Texten in den Teilnahmeunterlagen bzw. in den Vergabeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Soweit Sie Erläuterungen zur Beurteilung des Teilnahmeantrags oder des Angebots für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen. Die Erläuterungen dürfen jedoch nicht zu einer Änderung der in den Teilnahmeunterlagen bzw. in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedingungen führen.
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1.4 Nebenangebote
Nebenangebote sind Angebote, die vom geforderten Angebot (Hauptangebot) abweichen, aber geeignet sind, das mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen. Nebenangebote sind grundsätzlich nicht zugelassen. Sollten Sie dennoch Nebenangebote einreichen, werden diese nicht berücksichtigt.
Sollten Nebenangebote ausnahmsweise in den Besonderen Verfahrensbedingungen zugelassen sein, sind diese gesondert zu erstellen und als „Nebenangebot“ deutlich zu kennzeichnen. Im Angebotsformular ist auf die Nebenangebote und deren Anzahl hinzuweisen.
1.5 Mehrere Hauptangebote
Es ist grundsätzlich nicht zulässig, mehrere Hauptangebote abzugeben. Sollten Sie dennoch mehrere Hauptangebote einreichen, werden alle Ihre Angebote von der Wertung ausgeschlossen. Im Falle von Berichtigungen und Ergänzungen gilt Ziffer 1.7.
1.6 Übersendung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
Auch wenn die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes nicht erforderlich ist, um Teilnahme- oder Vergabeunterlagen anfordern zu können, raten wir allen Interessenten zu der Registrierung. Denn nur registrierte Nutzer werden aktiv über Veränderungen im Verfahren informiert, halten sich dadurch auf dem Laufenden und vermeiden vergebliche Aufwendungen oder sogar im schlimmsten Fall den Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Bitte überprüfen Sie, ob Ihnen alle Dokumente gemäß des Dokumentenverzeichnisses in den Besonderen Verfahrensbedingungen vorliegen. Sollten Dokumente fehlen oder nicht geöffnet werden können, wenden Sie sich bitte unverzüglich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes an das BMF. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des BMF vorgelegt werden.
Ihr Teilnahmeantrag bzw. Ihr Angebot ist elektronisch über die e-Vergabe-Plattform des Bundes mittels der dort bereitgestellten Softwarekomponente „Angebotsassistent Web“ (AnA-Web) zu übermitteln. Der AnA-Web verschlüsselt Ihre Dokumente und ermöglicht Ihnen die elektronische Übersendung an die im AnA-Web voreingestellte Adresse. Bei technischen Störungen kontaktieren Sie bitte umgehend den ServiceDesk der e-Vergabe- Plattform des Bundes.
Die Öffnung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen im .aidf-Format erfolgt mit der Software „AI LV-Cockpit“ des Anbieters Administration Intelligence AG. Das Programm kann kostenfrei auf https://www.lv-cockpit.de gestartet werden. Für technische Fragen zur Anwendung prüfen Sie bitte die FAQ des Anbieters bzw. wenden sich an dessen Service- Hotline.
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1.7 Berichtigungen und Änderungen von Teilnahmeanträgen und Angeboten
Berichtigungen und Änderungen des Angebots sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig und unterliegen denselben Formerfordernissen wie das Angebot selbst. Bei Abgabe eines überarbeiteten Angebotes ist klarzustellen, in welchem Umfang das vorherige Angebot gültig bleibt. Aus der Klarstellung sollte eindeutig hervorgehen, dass es sich weder um ein weiteres Haupt- noch um ein Nebenangebot handelt.
Die Rücknahme eines Angebotes ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie hat in der gleichen Form wie die Angebotsabgabe zu erfolgen.
1.8 Bewerber- und Bieterfragen
Soweit Sie im Rahmen der Erstellung des Teilnahmeantrages bzw. des Angebotes Fragen zu den Unterlagen haben, informieren Sie bitte unverzüglich das BMF. Die Fragen sind über die e-Vergabe-Plattform des Bundes zu übermitteln. Um Ihre Frage richtig zuordnen zu können, geben Sie bitte zu jeder Frage den konkreten Bezug in den Vergabeunterlagen an (insbesondere Dokumentenname & Seitenzahl bzw. Ziffer).
Da das BMF gehalten ist, rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte über die Unterlagen spätestens 6 Tage vor Fristablauf zu erteilen, sollen Auskünfte bis spätestens 8 Tage vor Ende der Teilnahmefrist bzw. Angebotsende angefordert werden.
Die Antworten werden an alle Verfahrensteilnehmer über die e-Vergabe-Plattform des Bundes versandt. Bitte beachten Sie, dass zur Verständlichkeit der Antworten die zugrundeliegenden Fragestellungen in anonymisierter Form in der Regel ebenfalls an alle Verfahrensteilnehmer versandt werden. Die Fragen sollten daher so formuliert sein, dass ein Versand an die anderen Teilnehmer ohne vorherige Überarbeitung möglich ist. Mit der Übersendung einer Frage genehmigen Sie eine entsprechende Bekanntgabe.
Sofern Gründe gegen eine Veröffentlichung bestimmter Daten/Informationen bestehen, teilen Sie diese bitte in der Frage ausdrücklich mit. Die Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlage und sind somit verbindlich für die Erstellung des Teilnahmeantrages bzw. des Angebotes sowie für die Prüfung und Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge bzw. Angebote.
Antworten, die sich auf Vertragsbedingungen oder auf die Leistungsbeschreibung beziehen, werden zudem verbindlicher Vertragsbestandteil.
1.9 Kosten für die Beteiligung am Vergabeverfahren
Für die Erstellung des Teilnahmeantrags, des Angebots und der ggf. geforderten Angebotsmuster wird grundsätzlich keine Vergütung gewährt. Die Teilnahme- und Angebotsunterlagen sowie die Angebotsmuster sind auf Kosten des Bewerbers/Bieters zu übersenden.
Angebotsmuster der Bieter, die für den Zuschlag nicht in Betracht kommen, werden nicht zurückgesendet.
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1.10 Einbeziehung von Skonto
Nur ein angebotenes Skonto mit einer Skontofrist von mindestens 14 Tagen geht in die Wertung ein. Dies gilt auch für Rahmenvereinbarungen, es sei denn, in den Besonderen Verfahrensbedingungen ist hierzu etwas Abweichendes geregelt.
1.11 Preisprüfung
Es findet die Verordnung über Preise (VOPR) 30/53 in der jeweils gültigen Fassung Anwendung. Das BMF behält sich vor, eine Preisprüfung durchführen zu lassen. Diese erfolgt durch die zuständige Preisprüfungsstelle.
- Fristen
2.1 Teilnahme-/Angebotsfrist
Der Teilnahmeantrag/das Angebot muss vor dem Ablauf der jeweiligen Frist vollständig eingegangen sein. Diese Frist gilt auch für nachträgliche Berichtigungen und Änderungen des Teilnahmeantrags bzw. des Angebotes. Der elektronische Zeitstempel setzt mit dem Ablauf der angegebenen Minute (HH:MM:00 Uhr) ein, d.h. ein Angebot, welches bis spätestens 11:30 Uhr abzugeben ist, wäre also um 11:30:01 Uhr verfristet.
2.2 Bindefrist
Die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Bindefrist sind Sie an Ihr Angebot gebunden. Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, entspricht die Bindefrist der Zuschlagsfrist.
- Bewerber / Bieter
3.1 Bewerbergemeinschaften / Bietergemeinschaften
Die Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer selbstständiger Unter- nehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und nach erfolgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen.
Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen mit der Abgabe des Angebotes bzw. bei Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft benennen sowie Art und Umfang des jeweiligen Leistungsteils des einzelnen Mitglieds angeben. Sie müssen ein Mitglied als Vertreter für die Abgabe von Erklärungen im Vergabeverfahren sowie für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigen und müssen sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.
Für die mitzuteilenden Angaben, die Bevollmächtigung und die Verpflichtung ist in den Vergabeunterlagen der Vordruck „Erklärung der Bieter-/Bewerbergemeinschaft“ vorgesehen. Bei der Verwendung des Vordrucks ist auf Vollständigkeit der Angaben zu achten.
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Der Vordruck ist mit Unterschriften zu versehen und gescannt als PDF-Datei dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag beizufügen. Mit dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag ist daneben für jedes Mitglied der Vordruck „Eigenerklärung Ausschlussgründe“ einzureichen.
Zum Nachweis der Eignung sind für jedes Mitglied entsprechend seinem Leistungsumfang zudem die geforderten Nachweise zur Eignung mit dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Die Bildung oder Änderung von Bewerber-/Bietergemeinschaften ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig und führt zum Ausschluss des betroffenen Angebotes. Im Fall eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs ist die Bildung oder Änderung von Bewerber-/Bietergemeinschaften bereits nach Ablauf der Teilnahmefrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig.
3.2 Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge)
Beabsichtigt der Bewerber/Bieter,
- Teile der zu vergebenden Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unteraufträge, § 36 VgV bzw. § 26 UVgO) oder
- sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe, § 47 VgV bzw. § 34 UVgO),
so muss der Bewerber/Bieter das BMF von seiner Absicht in Kenntnis setzen und die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten in seinem Teilnahmeantrag/Angebot benennen.
Der Bewerber/Bieter hat dem BMF nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen. Er muss das BMF ferner über das Nichtvorliegen vergaberechtlicher Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB) für jedes andere Unternehmen informieren. Hierfür ist für jedes dieser anderen Unternehmen der Vordruck „Eigenerklärung Ausschlussgründe“ abzugeben. Der Bewerber/Bieter hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen der anderen Unternehmen einzureichen. Beim Zeitpunkt, zu dem die Erklärungen und Nachweise einzureichen sind, ist zwischen Eignungsleihe und Unteraufträgen zu unterscheiden (siehe im Folgenden 3.2.1 und 3.2.2).
3.2.1 Eignungsleihe
Im Falle der Eignungsleihe müssen die anderen Unternehmen mit der Abgabe des Angebotes bzw. bei Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags benannt werden und es sind Art und Umfang der von ihnen in Anspruch genommenen Kapazitäten anzugeben. Jedes der benannten Unternehmen hat sich zudem zu verpflichten, für den Zuschlagsfall dem Bewerber/Bieter die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung zu stellen. Für die mitzuteilenden Angaben und die Verpflichtung ist in den Vergabeunterlagen sind die Vordrucke „Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe“ sowie „Verpflichtungserklärung zur Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe“ vorgesehen. Bei der
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Verwendung der Vordrucke ist auf Vollständigkeit der Angaben zu achten. Die Vordrucke sind wo erforderlich mit Unterschriften zu versehen und gescannt als PDF-Dateien dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag beizufügen. Mit dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag ist außerdem für jedes der benannten Unternehmen der Vordruck „Eigenerklärung Ausschlussgründe“ einzureichen.
Zum Nachweis der Eignung hat der Bewerber/Bieter für jedes andere Unternehmen zudem die geforderten Nachweise zur Eignung für diejenigen Eignungskriterien mit dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag einzureichen, für die die Kapazitäten in Anspruch genommen werden.
Der Austausch oder die Änderung eines oder mehrerer benannter anderer Unternehmen ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig und führt zum Ausschluss des Angebotes. Im Fall eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs sind der Austausch oder die Änderung eines oder mehrerer benannter anderer Unternehmen bereits nach Ablauf der Teilnahmefrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig.
Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit haften der Bewerber/Bieter und das andere/die anderen Unternehmen entsprechend dem Umfang der jeweiligen Eignungsleihe gemeinsam für die Auftragsausführung. Eine dementsprechende Haftungserklärung ist dem BMF nach gesonderter Aufforderung vorzulegen. Als Haftungserklärungen kommen je nach Einzelfall insbesondere eine sogenannte harte Patronatserklärung, Garantie oder selbstschuldnerische Bürgschaft in Betracht.
Wenn der Bieter beabsichtigt, einen Teil des Auftrags an einen Dritten im Wege der Unterauftragsvergabe zu vergeben und sich zugleich im Hinblick auf seine Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens beruft, gelten ebenfalls die vorgenannten Regelungen.
3.2.2 Unteraufträge
Im Falle der Unterauftragsvergabe an andere Unternehmen sind mit der Abgabe des Angebots Art und Umfang des zu übertragenden Leistungsteils anzugeben und, falls zu diesem Zeitpunkt schon zumutbar, spätestens aber vor Zuschlagserteilung, die anderen Unternehmen zu benennen. Für die mitzuteilenden Angaben ist in den Vergabeunterlagen der Vordruck „Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe“ vorgesehen. Bei der Verwendung ist dieser Vordruck vom Bieter vollständig auszufüllen und dem Angebot beizufügen.
Ferner muss der Bieter nachweisen, dass ihm zum Zeitpunkt der Auftragserfüllung die erforderlichen Kapazitäten und Mittel der vorgesehenen Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. Hierfür steht in den Vergabeunterlagen der Vordruck „Verpflichtungserklärung zur Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe“ bereit.
Bei der Verwendung der Vordrucke ist auf Vollständigkeit der Angaben zu achten. Die Vordrucke sind wo erforderlich mit Unterschriften zu versehen und gescannt als PDF-Dateien, sofern nicht bereits mit Abgabe des Angebots bzw. des Teilnahmeantrags möglich, spätestens
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vor Zuschlagserteilung einzureichen. Spätestens vor Zuschlagserteilung ist außerdem für jedes andere Unternehmen der Vordruck „Eigenerklärung Ausschlussgründe“ einzureichen.
Das BMF überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Bei Vorliegen zwingender Ausschlussgründe muss das BMF die Ersetzung des Unterauftragnehmers verlangen. Bei Vorliegen fakultativer Ausschlussgründe kann die Ersetzung verlangt werden.
3.3 Bevorzugte Bieter
Nach §§ 224, 226 SGB IX zählen hierzu die anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen und die Blindenwerkstätten.
Eine Bevorzugung nach den Richtlinien für die Berücksichtigung von Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten bei der Vergabe öffentlicher Aufträge in Verbindung mit §§ 224, 226 SGB IX ist nach derzeitiger Rechtslage nur in Vergabeverfahren möglich, deren geschätzte Auftragswerte unterhalb der EU-Schwellenwerte liegen. Sofern ein Bevorzugungstatbestand berücksichtigt werden soll, ist dieser vom Bieter nachzuweisen.
- Einheitliche Europäische Eigenerklärung
Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen akzeptiert das BMF die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nach § 50 VgV bzw. § 35 Abs. 3 UVgO.
- Nachforderung von Unterlagen
Das BMF entscheidet sowohl bei fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften unternehmensbezogenen Unterlagen als auch bei fehlenden oder unvollständigen leistungsbezogenen Unterlagen nach pflichtgemäßem Ermessen gemäß § 56 Abs. 2 VgV bzw. § 41 Abs. 2 UVgO über eine Nachforderung.
Es ist darüber hinaus berechtigt, einzelne preisbezogene und/oder kalkulatorische Angaben nachzufordern, soweit dies zum Zweck einer realitätsgetreuen und vergaberechtskonformen Wertung der Angebote erforderlich ist. Dies gilt insbesondere für Angaben zur Errechnung der vom Auftraggeber abzuführenden Einfuhrabgaben wie beispielsweise Zollwert und Warentarifnummer. Bitte beachten Sie, dass fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen den Ausschluss Ihres Teilnahmeantrags oder Angebots zur Folge haben können.
- Wertung der Angebote
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot wird auf Grundlage der in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angegebenen Bewertungsmethode und Bewertungskriterien ermittelt. Hierbei kann der Bewertungspreis vom Angebotspreis abweichen, soweit dies zur Herstellung einer vergleichbaren Bewertungsbasis erforderlich ist.
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- Abfrage Wettbewerbsregister
Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) wird das BMF für den Bieter, der im Rahmen des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagsentscheidung gemäß § 6 WRegG eine Abfrage des Wettbewerbsregisters durchführen. Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) werden die im Angebotsformular gemachten Angaben zur Anforderung der Registerauskunft bei den zuständigen Behörden verwendet.
Soll die Zuschlagserteilung bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) an eine Bietergemeinschaft erteilt werden, ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft eine Registerabfrage durchzuführen.
- Mitteilungen und Bekanntmachungen
8.1 Mitteilung zu nicht berücksichtigten Angeboten
Das BMF informiert über die Ablehnung eines Angebots und über die Ergebnisse des Verfahrens gemäß § 62 VgV bzw. § 46 UVgO.
Die beantragten Mitteilungen über die Nichtberücksichtigung werden über die e-Vergabe- Plattform des Bundes zugesendet.
8.2 Bekanntmachungen über vergebene Aufträge
Die Bekanntmachungspflichten und deren Umfang ergeben sich aus § 39 VgV bzw. § 30 UVgO. Danach sind insbesondere auch der Name des Auftragnehmers, der Auftragsgegenstand und (ausgenommen hiervon Verfahren nach UVgO) der Auftragswert bekannt zu geben. Eine Verpflichtung zur Bekanntgabe einzelner Angaben besteht jeweils dann nicht, wenn deren Veröffentlichung einer der in § 39 Abs. 6 VgV bzw. § 30 Abs. 2 UVgO aufgeführten Gründe entgegensteht. Sofern Ihre geschäftlichen Interessen einer solchen Bekanntgabe entgegenstehen, haben Sie dies dem BMF mitzuteilen. Das BMF entscheidet über den Inhalt der Bekanntgabe nach pflichtgemäßem Ermessen.
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