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Besondere Verfahrensbedingungen Stand: 21. September 2026

1. Einleitung

Diese Verfahrensbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens und leiten Sie durch das Verfahren. Im folgenden Abschnitt sind die bei der Erstellung des Angebotes zu berücksichtigenden Dokumente abschließend aufgelistet.

2. Dokumentenverzeichnis

Bitte überprüfen Sie, ob Ihnen alle Dokumente gemäß der nachfolgenden Tabelle vorliegen. Sollten Dokumente fehlen oder nicht geöffnet werden können, wenden Sie sich bitte unverzüglich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes an die Vergabestelle. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen z. B. eingescannt als PDF- Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen der Vergabestelle vorgelegt werden.

Bitte stellen Sie vor dem Einreichen von Unterlagen sicher, dass die Dateien im PDF-Format mit einer gängigen PDF-Reader-Software geöffnet werden können (z.B. Adobe PDF).

Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.

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3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren

3.1 Durchführung des Verfahrens

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Das Bundesministerium der Finanzen (nachfolgend: BMF) stellt zunächst im Teilnahmewettbewerb die Eignung der Bewerber fest. Die Feststellung der Eignung erfolgt anhand der in Ziffern 3.4 und 3.5 genannten Kriterien. Nur geeignete Bewerber werden im Anschluss gesondert zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Verfahrensbedingungen“ (Nr. 04). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen an Vergabeverfahren des BMF formuliert. Soweit in diesen „Besonderen Verfahrensbedingungen“ abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der „Allgemeinen Verfahrensbedingungen“ vor.

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren

Soweit Sie Fragen zu dem Vergabeverfahren und den Unterlagen haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der Allgemeinen Verfahrensbedingungen.

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Unterstützung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen aus den Ergebnissen der Beschäftigtenbefragung 2026 im BMF.

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Die Gesamtleistung besteht aus einem Los.

3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung (Eignungskriterien)

Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

Bitte legen Sie die nachfolgend geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Verfahrensbedingungen verwiesen.

Sofern die nachstehenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier angegebene Nummerierung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom BMF nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen in einer in sich abgeschlossenen Form beantwortet werden. Querverweise werden vom BMF grundsätzlich als nicht relevante Zusatzinformation angesehen. Die in den Vergabeunterlagen geforderten Nachweise und Erklärungen müssen vorliegen, um das Angebot umfassend prüfen zu können.

Bieter haben während des Verfahrens eintretende Umstände und Veränderungen, die Einfluss auf ihre Eignung haben könnten, unverzüglich dem BMF mitzuteilen – insbesondere, wenn hierdurch die mit dem Angebot eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das BMF kann bzw. muss dann in eine erneute Eignungsprüfung eintreten. Auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich.

3.4.1 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO

Für dieses Vergabeverfahren werden keine spezifischen Eignungsanforderungen zur wirtschaftlichen bzw. finanziellen Leistungsfähigkeit gestellt. Die Einreichung von entsprechenden Eignungsnachweisen ist daher nicht erforderlich.

3.4.2 Technische und Berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 31 UVgO

Bitte legen Sie insoweit folgende Erklärungen und Nachweise vor:

• Der o.g. Vordruck „Erklärung Anzahl Fachkräfte“ (Nr. 11) ist als Eigenerklärung ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

• Der o.g. Vordruck „Erklärung Unternehmensreferenzen“ (Nr. 12) ist als Eigenerklärung ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag einzureichen Der Bewerber verfügt über nachgewiesene Beratungstätigkeiten in vergleichbaren Fällen in obersten Bundes- und

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Landesbehörden oder oberen und mittleren Führungsebenen von Institutionen und Unternehmen mit mehr als 2.000 Beschäftigten in den Geschäftsjahren 2024-2026.

Zu den Referenzen sind jeweils die folgenden Informationen anzugeben, insbesondere: o Name, Anschrift und Telefonnummer des Auftraggebers mit Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber, o Beschreibung des Leistungsinhalts, o Zeitraum der Leistungserbringung, o Wert bzw. Umfang des Auftrags (Anzahl der Personentage).

• Der o.g. Vordruck „Erklärung Befähigungsprofil für das zur Auftragsausführung einzusetzende Personal“ (Nr. 14) ist als Eigenerklärung ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Zu den Referenzen sind jeweils die folgenden Informationen anzugeben, insbesondere: o Name, Anschrift und Telefonnummer des Auftraggebers mit Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber, o Beschreibung des Leistungsinhalts, o Zeitraum der Leistungserbringung,

Anmerkung: Falls die Angabe des Namens eines Referenzgebers wegen einer Verschwiegenheitsverpflichtung nicht angegeben werden kann, ist der Auftraggeber so konkret wie möglich zu umschreiben und auf Anforderung der Vergabestelle eine Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers oder Rechtsanwalts einzureichen, aus der sich ergibt, dass dieser den Namen des Auftraggebers kennt und dass die im Vergabeverfahren gemachten Angaben zu der jeweiligen Referenz zutreffen.

3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise

Neben den zuvor angegebenen Erklärungen und Nachweisen zur Eignung (Eignungskriterien) sind mit dem Teilnahmeantrag bzw. mit dem Angebot die nachstehenden sonstigen Erklärungen und Nachweise einzureichen:

3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das BMF hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient der o.g. Vordruck „Eigenerklärung UVgO“ (Ausschlussgründe) (Nr. 10), der

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ausgefüllt mit dem Teilnahmeantrag einzureichen ist. Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.

Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Verfahrensbedingungen verwiesen.

3.6 Angebotsformular

Der o.g. Vordruck „Angebotsformular“ (Nr. 05) ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen.

Das Textfeld „Anmerkungen“ des Vordrucks „Angebotsformular“ dient z. B. dazu, auf Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind. Sofern das Textfeld nicht ausreicht, fügen Sie bitte eine gesonderte Anlage bei.

3.7 Verfahrensablauf des Verhandlungsverfahrens

Die Abwicklung der Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb ist wie folgt vorgesehen:

3.7.1 Der Teilnahmewettbewerb

Im Verzeichnis unter Ziffer 2 sind die von Ihnen im Teilnahmewettbewerb einzureichenden Dokumente aufgelistet.

3.7.1.1 Prüfung und Wertung des Teilnahmeantrags

Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die Teilnahmeanträge einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrags gem. §§ 41 ff. UVgO wird geprüft, ob ein Bewerber die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach §§ 123 oder 124 GWB oder aus sonstigen Gründen ausgeschlossen werden muss.

Bewerber, deren Teilnahmeanträge nicht fristgerecht eingegangen sind oder den formalen Anforderungen nicht entsprechen oder die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

3.7.1.2 Kriterien zur Begrenzung der Anzahl der Bewerber

Zur Angebotsabgabe werden die geeigneten Bewerber aufgefordert, die nicht ausgeschlossen wurden.

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3.7.2 Die Angebotsphase

In diesem Abschnitt finden Sie die Regelungen zur Angebotsphase. Ein Angebot ist erst dann einzureichen, wenn das BMF Sie dazu aufgefordert hat. Im Verzeichnis unter Ziffer 2 sind die von Ihnen in der Angebotsphase einzureichenden Dokumente aufgelistet.

3.7.3 Erstangebote

Die Bieter haben zunächst Gelegenheit, bis zum Ablauf der Angebotsfrist Erstangebote einzureichen. Die Erstangebote müssen auf Grundlage der Vergabeunterlagen, insbesondere den allgemeine und besonderen Verfahrensbedingungen, des Vertragsentwurfes und der Leistungsbeschreibung abgegeben werden, und den darin aufgestellten Mindestanforderungen entsprechen.

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote einer Prüfung und Wertung gem. §§ 41 ff. UVgO unterzogen.

Bieter, deren Erstangebote nicht fristgerecht eingegangen sind oder den formalen Anforderungen nicht entsprechen oder bei der Erstwertung die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

3.7.4 Ungewöhnlich niedrige Angebote; Angemessenheit der Preise

BMF wird die Preisangaben der Bieter prüfen, plausibilisieren und insbesondere die „Auskömmlichkeit“ der Preise prüfen. Dabei prüft BMF, ob ein Angebot im Vergleich mit anderen eingegangenen Angeboten ungewöhnlich niedrig ist oder angebotene Preise im Verhältnis zu der im Vorfeld des Vergabeverfahrens vorgenommenen Kostenschätzung bzw. Art, Umfang und Schwierigkeit der zu erbringenden Leistungen ungewöhnlich niedrig erscheinen.

Gemäß § 44 Abs. 1 UVgO verlangt das BMF bei entsprechenden Anhaltspunkten vom Bieter Aufklärung. BMF behält sich in diesem Zusammenhang vor, entsprechende Belege zur Prüfung (u.a. Erläuterungen zur Kalkulation) anzufordern. Kann das BMF nach der Prüfung die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, kann der Bieter ausgeschlossen werden. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt oder das Angebot in wettbewerbsbeschränkender Absicht abgegeben wurde.

Es wird kein Zuschlag auf ein Angebot erteilt, das in wettbewerbsbeschränkender Absicht abgegeben wurde. Letzteres ist insbesondere der Fall, wenn

• durch nicht vollständig kostendeckende Preise eine negative Vertragserfüllungsprognose zu bejahen ist (z.B. keine neutrale Beratung),

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• beim entsprechenden Unternehmen eine Marktverdrängungsabsicht festzustellen ist oder • der niedrige Preis auf Verstöße gegen Verpflichtungen nach § 44 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 UVgO i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB (insbesondere gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Vorschriften) beruht.

BMF verfährt entsprechend, sofern der Preis oder die Kosten des Angebots ungewöhnlich hoch erscheinen.

3.7.5 Verhandlungsbedarf

Mit der Abgabe des Erstangebotes müssen die Bieter ihren jeweiligen Verhandlungsbedarf zum Vertragsentwurf und der Leistungsbeschreibung unter Nutzung des o.g. Vordrucks „Verhandlungsbedarf“ (Nr. 13) bereits anmelden und begründen.

Bei entsprechenden Verhandlungsvorschlägen handelt es sich nicht um Nebenangebote bzw. Angebotsalternativen oder zweite Hauptangebote. Verhandlungsvorschläge mit Abweichungen von der Leistungsbeschreibung sind zugelassen, soweit hierdurch der Vergabegegenstand nicht geändert wird und die aufgestellten Mindestanforderungen eingehalten werden.

Die Vergabestelle wird eingegangene Vorschläge prüfen und gegebenenfalls aufgreifen. Ein diesbezüglicher Anspruch der Bieter besteht nicht.

3.7.6 Unternehmensdarstellung (Informationskriterium)

Als Teil des Fachkonzepts ist eine Unternehmensdarstellung einzureichen, aus der das Leistungsspektrum sowie der Tätigkeitsschwerpunkt des Unternehmens hervorgehen.

Wesentliche Punkte, die in der Unternehmensdarstellung enthalten sein müssen:

• Unternehmensprofil: o Firmenname, Rechtsform, Sitz und Gründungsjahr o Unternehmensgeschichte und -entwicklung

• Organisationsstruktur: o Beratungsteam, Ansprechpartner und deren Qualifikationen o Ggf. Organigramm

• Leistungsportfolio: o Beschreibung der angebotenen Beratungsleistungen o Ggf. Spezialisierungen und Kernkompetenzen Die Unternehmensdarstellung muss es dem Auftraggeber ermöglichen, ein umfassendes Bild des Bewerbers/Bieters bzw. der Bewerber-/Bietergemeinschaft zu gewinnen. Verweise auf Internetseiten, Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Die Unternehmensdarstellung dient der Information und ist nicht wertungsrelevant.

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3.7.7 Bieterpräsentation (Pitch)

Die Bieter werden nach der Öffnung der Angebote zur Bieterpräsentation (Pitch) eingeladen. Der Pitch beinhaltet die Präsentation des mit dem Erstangebots eingereichten Fachkonzepts durch den Bieter. Nachbesserungen am Fachkonzept gegenüber dem schriftlichen Erstangebot sind im Pitch nicht zugelassen. Es wird erwartet, dass die im Fachkonzept vorgesehenen Teammitglieder am Pitch in Präsenz teilnehmen.

3.7.8 Verhandlungen

BMF behält sich vor, den Zuschlag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Macht BMF von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch, werden mit den Bietern Verhandlungen geführt.

Zu den Grundlagen der Verhandlungen gehören insbesondere die von den Bietern eingereichten Erstangebote und der jeweils geltend gemachte Verhandlungsbedarf (vgl. Ziffer 3.7.5).

Ein Anspruch der Bieter auf Aufnahme bzw. Fortführung von Verhandlungen sowie auf die Verhandlung bestimmter Punkte bzw. Änderung von Anforderungen in den Vergabeunterlagen besteht nicht. Es wird darauf hingewiesen, dass die Identität des Beschaffungsgegenstandes auch in einem Verhandlungsverfahren gewahrt bleiben muss.

Soweit Verhandlungen aufgenommen werden, werden der konkrete Verhandlungsfahrplan bzw. die einheitliche Agenda rechtzeitig vor Beginn der Verhandlungen mitgeteilt.

Im Anschluss an die Verhandlungsrunde wird BMF die Vergabeunterlagen für alle Bieter zur Vorbereitung der Aufforderung zur Abgabe der weiteren verbindlichen Angebote einheitlich überarbeiten. Zum einen werden die Ergebnisse der Verhandlungen in die Vergabeunterlagen übernommen, zum anderen können die fortgeschriebenen Vergabeunterlagen auch darüber hinaus weitere Präzisierungen, insb. zum Beschaffungsbedarf und zu den Leistungsanforderungen, enthalten.

Nach dem beschriebenen Vorgehen können bei Bedarf mehrere Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Je nach Verhandlungsstand können weitere Folgeangebote zur schrittweisen Angebotskonkretisierung eingefordert werden. Dies muss aber nicht nach jeder Verhandlungsrunde geschehen.

Das beschriebene Vorgehen kann bei Notwendigkeit transparent angepasst werden.

3.7.9 Schlussangebote („BAFO“)

Nachdem alle Verhandlungsthemen behandelt wurden und zuschlagsreife Angebote erwartet werden können, erfolgt eine letzte schriftliche Angebotsaufforderung als sogenannter „last

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call“ mit einer Angebotsfrist zur Einreichung des Schlussangebotes („best and final offer“, BAFO).

BMF wird die fristgerecht eingegangenen Schlussangebote auf die Einhaltung der (fortgeschriebenen) formellen und inhaltlichen Anforderung prüfen sowie anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien werten und das wirtschaftlichste Angebot auswählen. Die Zuschlagserteilung erfolgt sodann auf das Schlussangebot, welches die höchste Gesamtpunktzahl erzielt hat.

3.7.10 Loslimitierung

[entfällt]

3.7.11 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot erteilt.

Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Damit die angebotenen Leistungen bei der Angebotswertung gezielt überprüft und verglichen werden können, wurde die den Vergabeunterlagen beiliegende Bewertungsmatrix (Nr. 09.b) erstellt.

Kriterien sind „Preis“, „Qualität des Fachkonzepts“, „Qualität der Präsentation des Fachkonzepts“, „Qualität der Arbeitsprobe“ und „Gewährleistung von Flexibilität und kurzfristiger Verfügbarkeit“.

Für die Angebotsbewertung wurde für die einzelnen Kriterien jeweils eine Punkteskala von 0 bis 100 festgelegt, die den Zielerfüllungsfaktor (Zf) beschreibt. Die Punktvergabe für den Zielerfüllungsfaktor erfolgt nach Maßgabe des in der Bewertungsmatrix dargestellten Bewertungsmaßstabs. Die in der Bewertungsmatrix angegebene Gewichtung beschreibt, zu welchem Anteil (Gewicht) das jeweilige Kriterium in die Ermittlung der Gesamtpunktzahl eingeht.

Weitere Einzelheiten zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sind der Bewertungsmatrix zu entnehmen.

3.8 Sonstige Hinweise zur Wertung

Voraussetzung für die Wertung

Voraussetzung für die Wertung eines Angebots ist, dass alle im Rahmen der Vergabeunterlagen gestellten formalen und zwingenden inhaltlichen Anforderungen vollständig erfüllt sind und ein wertbares Angebot gemäß UVgO vorliegt.

Verfahren bei Punktgleichstand

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Haben mehrere Bieter die gleiche Gesamtpunktzahl erreicht, erfolgt die Zuschlagserteilung an den Bieter mit dem günstigeren Preis.

Rundungen bei der Punktvergabe

Muss gerundet werden, findet das kaufmännische Runden Anwendung (bis zu drei Nachkommastellen).

3.9 Besondere Ausführungsbedingungen

Der Auftraggeber unterliegt verschiedenartigen parlamentarischen Frage-, Informations- und Kontrollrechten. Gegenüber dem Parlament ist das BMF seit 2007 auf Basis der Ressortmeldungen angehalten, auch Informationen zum Auftragsverhältnis zu übermitteln. In seiner Sitzung am 15. November 2023 hat der Haushaltsausschuss des Deutschen Bundestags weitere Maßgaben zu der bislang geübten Praxis der Berichterstattung beschlossen. Diese erweitern die im jährlichen Beraterbericht zu erfassenden Angaben und enthalten auch neue inhaltliche Vorgaben für den Abschluss von Verträgen mit externen Beratern. Vor diesem Hintergrund sind insbesondere Auftragnehmer bzw. eingesetzte Nachunternehmer zu benennen und die vereinbarten Vertragskonditionen sowie die Höhe der Vergütung anzugeben.

Auftragnehmer und Nachunternehmer willigen mit Vertragsschluss ein, dass an die zuständigen Stellen des Deutschen Bundestages folgende Daten offen, d.h. ohne Einhaltung gesonderter Maßnahmen zum gezielten Schutz der Informationen übermittelt werden: stichwortartige Angabe des Vertragszwecks / ggf. Benennung des Rahmenvertrags; Angabe, ob Normsetzung betroffen ist und Auftragserteilung im Rahmen einer Ausschreibung erfolgte sowie Angaben zur Laufzeit, zum Namen des Auftragnehmers bzw. der eingesetzten Nachunternehmer (einschließlich Begründung des Nachunternehmereinsatzes), zum Vertragsvolumen (Gesamthonorar und jährlich gezahltes Honorar), zur Honorarstruktur (z.B. Stundenhonorar), zu den Ausgaben im jeweiligen Kalenderjahr und zu Verpflichtungen für Folgejahre. Die Zustimmung erstreckt sich auch auf die entsprechende Meldung von Einzelabrufen aus Rahmenverträgen.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.

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