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GEMEINDE BARLEBEN
Richtlinie der Gemeinde Barleben zur
Vergabe von Aufträgen
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Diese Richtlinie findet Anwendung für alle, mit der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen einschließlich Bauleistungen und Honorarverträgen, befassten Dienststellen der Gemeinde Barleben.
Allgemeines
Die Gemeinde Barleben ist als öffentlicher Auftraggeber verpflichtet, die allgemeinen Vergabegrundsätze bei der Vergabe Öffentlicher Aufträge anzuwenden. Alle im Vergabewesen von übergeordneten Stellen erlassenen Bestimmungen sind zu berücksichtigen, sofern sie auch für die Kommunen maßgebend sind. Weitere anzuwendende Bestimmungen im Vergabewesen werden durch besondere Dienstanweisungen und Verfügung mitgeteilt.
Formvorschriften für die Auftragserteilung
(1) Die Auftragserteilung hat bis auf kleinere Bestellungen / Einkäufe (z.B. im Baumarkt, Metro) ab einer Wertgrenze von 500 Euro (Brutto) stets schriftlich zu erfolgen. Das gilt auch für Anschluss-, Zusatz- und Nachtragsaufträge zu einem Hauptauftrag. Sind aufgrund besonderer Umstände Aufträge ausnahmsweise (z.B. Heizölbestellung) mündlich oder telefonisch erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
(2) Die Mitarbeitenden der Verwaltung sind angehalten, bei der Vergabe von Aufträgen ab 150 bis 500 Euro (Brutto) diese systemseitig vorzumerken. Ab einer Auftragssumme über 500 € ist die Bestellung zwingend im Bestellworkflow des Finanzbuchhaltungssystems zu erfassen.
(3) Architektur- und Ingenieurbüros und sonstige freiberuflich Tätige sind darauf hinzuweisen, dass sie grundsätzlich nicht befugt sind, ohne die Zustimmung des Auftraggebers (Gemeinde Barleben), Aufträge zu erteilen.
(4) Soll eine Lastschrift von einem Konto der Gemeinde vorgenommen werden, so ist der SEPA-Auftrag vor der Erteilung von der Gemeindekasse gegenzuzeichnen.
. Entscheidung über die Vergabe
Die Entscheidung über alle Vergaben richtet sich nach den Vorschriften der Hauptsatzung der Gemeinde Barleben.
Zeichnungsbefugnis
Die Regelung zur Zeichnungsbefugnis ist in der Anlage 1 separat geregelt und dem internen Gebrauch vorbehalten.
Ergänzende Regelungen zur Vergabe
(1) Abzüge für Bauwesenversicherung / Baustrom und Bauwasser / Ausführung 8 4 VOB/B und 8 4 VOL/B
Folgende Pauschalen sind zu vereinbaren:
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e 0,2 % der Bruttoschlussrechnungssumme für Bauwesenversicherung ab einem Auftragswert von 10.000 Euro brutto für das Gesamtvorhaben e 0,5 % der Bruttoschlussrechnungssumme für Baustrom und Bauwasser ab einem Auftragswert von 10.000 Euro brutto für das Gesamtvorhaben
Sollte der Nachweis erfolgen, dass die Medien nicht in Anspruch genommen wurden entfällt die Umlage.
(2) Besondere Vertragsbedingungen // Vertragsstrafen 8 11 VOB/B und 8 11 VOL/B:
- pro Werktag 0,1 % der Auftragssumme e bei Überschreitung der Einzelfristen 0,5 % der Auftragssumme e max. 5 % der Auftragssumme
(3) Besondere Vertragsbedingungen // Sicherheitsleistungen 8 17 VOB/B und 8 18 VOL/B:
Für Mängelansprüche
e unter 10.000 Euro Auftragswert brutto keine Sicherheitsleistung e ab 10.000 Euro Auftragswert brutto 5 % Sicherheitsleistung ab 25.000 Euro Auftragswert brutto 3 % Sicherheitsleistung
Für Vertragserfüllung
- ab 100.000 Euro Auftragswert brutto 5 % Sicherheitsleistung e ab 250.000 Euro Auftragswert brutto 3 % Sicherheitsleistung
Sicherheitsleistungen können in Geld hinterlegt werden oder werden bei Mängelansprüchen einbehalten. Sie können durch eine Bürgschaft eines erstklassigen europäischen Kreditinstitutes abgelöst werden. Die Bürgschaft ist unbefristet auszustellen und im Original oder digital über die Plattform Trustlog bei der Gemeinde einzureichen. Die Bürgschaft wird nach Ablauf des Gewährleistungszeitraumes zurückgegeben.
(4) Rechnungen für Bauleistungen sind nur vollumfänglich auszuzahlen, wenn die gültige Freistellungsbescheinigung gem. 8 48 EstG mit der ersten Abschlags- /Schlussrechnung beigefügt wird.
(5) Abschlagsrechnungen sind ab einem nachgewiesenen Bautenstand von 5.000 Euro (Brutto) bis zu einer Höhe von max. 90 % des bestätigten Auftragswertes zulässig.
(6) Vorauszahlungen sind nur in Ausnahmefällen bei gleichzeitiger Gestellung einer Bürgschaft zulässig.
(7) Für Bauvorhaben ab 100.000 Euro (Brutto) ist ein Zahlungsplan zu vereinbaren.
(8) Architektenverträge haben grundsätzlich die Phase 9 der HOAI zu beinhalten. Im begründeten Einzelfall sind Ausnahmen möglich.
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- Sprachliche Gleichstellung
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Die Funktions- und Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
- Inkrafttreten
Diese Richtlinie tritt am 01.08.2025 in Kraft. Diese Richtlinie setzt die Richtlinie vom 01.04.2025 außer Kraft.
Barleben, den 759, O7 ES
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