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Stadt Ulm Leitfaden mit Bewerbungsbedingungen

Vergabe-Nr.: 2026-158

Leitfaden mit Bewerbungsbedingungen

1. Vorbemerkung.............................................................................................................................. 2

Allgemeines ........................................................................................................................ 2

Mitteilung von Unklarheiten, Bieterfragen, Auskünfte, Ergänzungen & Änderungen .............. 2

Bietereigene Bedingungen ................................................................................................... 2

Vergabestelle ...................................................................................................................... 2

2. Angaben zu der zu vergebenden Leistung ................................................................................ 3

Gegenstand der Vergabe ..................................................................................................... 3

Leistungsumfang ................................................................................................................. 3

Vergabe in Losen................................................................................................................. 3

Nebenangebote .................................................................................................................. 3

3. Form der Angebote ...................................................................................................................... 3

Elektronische Übermittlung des Angebots über die Vergabeplattform .................................... 3

Nachforderung von Unterlagen ............................................................................................ 4

Angebotsschreiben .............................................................................................................. 4

Formular "Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise" ....................... 4

Bietergemeinschaften .......................................................................................................... 4

Unterauftragnehmer / Eignungsleihe .................................................................................... 5

Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestlohnerklärung (LTMG) ............................. 5

Vertragsunterlagen .............................................................................................................. 6

Technische Spezifikationen / Normen ................................................................................... 6

Schutzrechte / Kennzeichnung von Geschäftsgeheimnissen ................................................... 6

Preisblatt, Anzubietendes Entgelt ......................................................................................... 6

Beizulegende Unterlagen ..................................................................................................... 6

Elektronische Übermittlung zusätzlicher Unterlagen durch den Bieter .................................... 7

4. Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf .............................................................. 7

Abgabe der Angebote ......................................................................................................... 7

Berichtigung und Änderung des Angebots ........................................................................... 7

Kosten der Angebotserstellung ............................................................................................ 7

Bieterpräsentation ............................................................................................................... 7

Benachrichtigungen und Informationen ............................................................................... 8

Abfrage des Wettbewerbsregisters beim Bundeskartellamt ................................................... 8

5. Wertung der Angebote ............................................................................................................... 9

Allgemeines zur Wertung der Angebote ............................................................................... 9

Eignungskriterien ................................................................................................................ 9

Zuschlagskriterien ................................................................................................................ 9

6. Dem Angebot beizulegende Unterlagen ................................................................................. 13

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1. Vorbemerkung

Allgemeines

Der Leitfaden stellt die zu beachtenden Formalitäten des Vergabeverfahrens sowie die Vorgaben der Angebotsauswertung dar. Bitte lesen Sie den Leitfaden zur Erstellung des Angebots sowie die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe aufgeführten Anlagen sorgfältig durch. Darüber hinaus werden Sie gebeten, unmittelbar die Vollständigkeit der Unterlagen zu überprüfen.

Die Kommunikation mit der Vergabestelle ist ausschließlich über die in Ziff. 1.2. genannte Vergabe- plattform oder per E-Mail über vergabe-zsdb@ulm.de zu führen.

Die Ihnen vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet wer- den. Eine anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist an die schriftliche Zustimmung der Vergabestelle gebunden.

Die Verfahrenssprache ist Deutsch.

Mitteilung von Unklarheiten, Bieterfragen, Auskünfte, Ergänzungen & Änderungen

Sie haben alle von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Unterlagen auf Richtigkeit und Voll- ständigkeit zu überprüfen. Enthalten die vorliegenden Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bie- ters Unklarheiten oder ergeben sich im Rahmen der Erarbeitung des Angebots Fragen, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich darauf hinzuweisen, bzw. die Fragen, über die Vergabe- plattform, an die Vergabestelle zu richten.

Die Erteilung zusätzlicher Informationen für rechtzeitig erbetene Auskünfte der Bieter erfolgt bis spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist. Wir bitten deshalb darum, dass Sie bis spätestens zehn Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist ihre Fragen über das Vergabeportal ein- reichen.

Sämtliche Informationen sowie Bieterfragen und -antworten werden den Bietern über die Vergabe- plattform bekannt gemacht.

Die durch Bieterfragen erteilten Ergänzungen und Änderungen werden Gegenstand des Vergabe- verfahrens und sind im Rahmen der Angebotserstellung zu berücksichtigen. Sie müssen sicherstel- len, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Angebots sowie vor Ablauf der Angebotsfrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Angebots zu beachten sind.

Angebote, die die Änderungen nicht berücksichtigt haben, werden ausgeschlossen.

Bietereigene Bedingungen

Bedingungen des Bieters, die im Widerspruch zu den Vergabe- und Vertragsunterlagen stehen, z.B. wenn Preise als „unverbindlich“, „freibleibend“ o.ä. erklärt werden, oder abweichende Regelungen des Bieters zur Bindefrist oder den Zahlungsbedingungen genannt werden, stellen grundsätzlich eine unzulässige Änderung der Vergabe- und Vertragsunterlagen dar. Unzulässige Änderungen der Vergabe- und Vertragsunterlagen führen zum Ausschluss des Angebots.

Vergabestelle

Die Stadt Ulm ist Vergabestelle und Auftraggeberin.

Kontakt der Vergabestelle:

Stadt Ulm Telefon: +49 731/161-1138 Zentrale Steuerung und Dienste/ Fax: +49 731/161-1623 Interne Dienste - Beschaffung E-Mail: vergabe-zsdb@ulm.de Casandra Coban-Pfeffer Frauenstraße 138

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2. Angaben zu der zu vergebenden Leistung

Gegenstand der Vergabe

Gegenstand der Vergabe ist die Beauftragung einer Dienstleistung zur Erstellung eines integrierten Klimaanpassungskonzeptes für die Stadt Ulm in Abstimmung mit der Abteilung SUB II der Stadtver- waltung Ulm.

Der Leistungszeitraum beträgt maximal 24 Monate und beginnt nach Zuschlagserteilung (voraus- sichtlich am 01.12.2026). Die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Leistungen sind innerhalb die- ses Zeitraums vollständig zu erbringen.

Leistungsumfang

Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistung bestimmen sich nach den beige- fügten Vertragsunterlagen, bestehend aus den Allgemeinen Vertragsbedingungen (Teil I) und der Leistungsbeschreibung (Teil II) nebst dessen sämtlichen Anlagen und dem Preisblatt.

Diese sind unmittelbar Teil und Gegenstand der Vergabeunterlagen und somit des abzugebenden Angebots.

Vergabe in Losen

Es erfolgt keine Vergabe in Losen.

Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Der Begriff "Nebenangebot" umfasst jede Abweichung vom geforderten Angebot. Auch Ände- rungsvorschläge sind als Nebenangebote zu betrachten.

3. Form der Angebote

Bei der Abfassung des Angebots mit Anlagen ist folgendes zu beachten.

• Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Formblätter/Vordrucke zu verwenden.
• Änderungen und Ergänzungen an den Unterlagen sind unzulässig.
• Alle notwendigen Eintragungen an den Vergabeunterlagen müssen zweifelsfrei sein.
• Das Angebot sowie sämtliche Unterlagen müssen in deutscher Sprache abgefasst sein.
• Bei elektronischer Bearbeitung der Unterlagen darf die Formatierung nicht geändert werden. Die von der Vergabestelle übersandten Formulare sind wie nachfolgend dargestellt auszufüllen und mit dem Angebot bei der Vergabestelle abzugeben.

Elektronische Übermittlung des Angebots über die Vergabeplattform

Angebote können ausschließlich elektronisch in Textform abgegeben werden.

Für die Abgabe eines Angebots ist die Registrierung auf der Vergabeplattform iTWO eVergabe public über https://www.meinauftrag.rib.de/public/registerCompany erforderlich. Mit dem Abga- beassistenten im Bieterclient ava-sign geben Sie Ihr Angebot ab. Nutzen Sie hierbei immer die je- weils aktuelle Version des Bieterclients.

Die gesamten Vergabeunterlagen sind in einem Paket gespeichert und werden beim Öffnen über den Bieterclient ava-sign in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt.

Das Preisblatt (LV) muss über ava-sign geöffnet und ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie, dass die Makros aktiviert werden müssen, damit die Makro-Angaben in das Angebotsschreiben übernom- men werden. Die restlichen Unterlagen können ebenfalls direkt im Bieterclient ausgefüllt und

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gespeichert werden, sofern die IT-relevanten Voraussetzungen vorhanden sind.

Daher überprüfen Sie bitte, ob die Daten tatsächlich gespeichert werden. Sollten Ihre Angaben in den restlichen Unterlagen nicht übernommen werden, müssen Sie diese lokal auf Ihrem PC spei- chern, ausfüllen und anschließend im Ordner "Anlagen" hochladen.

Die Angebotsabgabe über das Bietertool ava-sign erfolgt in Textform nach § 126b BGB. Daher ist das Angebot, abweichend von Ziff. 9 des Angebotsformulars, wie folgt zu kennzeichnen:

• bei natürlichen Personen (z. B. Einzelkaufleuten oder freiberuflich Tätigen) der Vor- und Nach- name oder die Firma bzw. Geschäftsbezeichnung
• bei juristischen Personen oder Handelsgesellschaften die vollständige Bezeichnung des Firmennamens. Die Kennzeichnung gilt für alle Teile des Angebots.

Mit der Angebotsabgabe bestätigt der Bieter, dass er den Leitfaden sowie die weiteren in der Auf- forderung zur Angebotsabgabe aufgeführten Dokumente erhalten, zur Kenntnis genommen und eingehend geprüft hat.

Nachforderung von Unterlagen

Die Vergabestelle behält sich vor, Bieter unter Fristsetzung im Rahmen des vergaberechtlich Zulässi- gen aufzufordern, bei Abgabe des Angebots fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unterneh- mensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sons- tige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvoll- ständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen. Ein Anspruch der Bieter besteht nicht. Sollte ein Bieter der Nachforderung nicht oder nicht fristgerecht nachkommen, wird sein Angebot gemäß § 42 Absatz 1 Satz 2 Nr. 2 UVgO ausgeschlossen.

Angebotsschreiben

Im Angebotsschreiben werden die Angebotssumme brutto sowie ein evtl. angebotener Preisnach- lass aus dem Preisblatt übernommen. Das Angebotsdatum wird automatisch gefüllt, dies kann je- doch händisch geändert werden. Ebenfalls händisch ergänzt werden muss der Ort sowie die An- sprechperson nebst Kontaktdaten.

Weiter sind die Angaben im Angebotsschreiben, sofern zutreffend, auszufüllen. Unter Ziff. 4 des Angebotsschreibens können Skonti eingetragen werden.

Formular "Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise"

Zum Nachweis der Bietereignung ist das beigefügte Formular "Allgemeine Angaben zum Unterneh- men und Eignungsnachweise" zu verwenden und die darin aufgeführten Erklärungen und Nach- weise vorzubringen. Im Einzelnen handelt es sich hierbei um die in der Auftragsbekanntmachung und zugleich im Formular "Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise" an- gegebenen Nachweise.

Bietergemeinschaften

Die Abgabe von Angeboten durch Bietergemeinschaften ist zulässig. Geben mehrere Unternehmen gemeinschaftlich ein Angebot ab, so hat die Bietergemeinschaft mit ihrem Angebot die von allen Mitgliedern mit namentlicher Nennung der Unterzeichner versehene "Erklärung der Bietergemein- schaft" abzugeben.

Für die Abgabe des Angebots ist die namentliche Nennung des benannten bevollmächtigten Ver- treters ausreichend.

Eignung von Bietergemeinschaften:

Die Erklärungen und Nachweise sind für jeden Bieter bzw. – bei Bietergemeinschaften – jedes

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Mitglied einer Bietergemeinschaft gesondert zu erbringen.

Die im Formular "Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise" unter B, Ziff. 4 aufgeführten Eignungskriterien müssen hingegen nicht von jedem Unternehmen gesondert vorge- legt, sondern nur von der Bietergemeinschaft als Ganze vorgelegt werden.

Die Seiten zur Abgabe der Eigenerklärungen sind von Bietergemeinschaften als neue Version abzu- speichern und für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft separat abzugeben.

Unterauftragnehmer / Eignungsleihe

Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen oder sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, tech- nische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen, so ist dies im Formu- lar „Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise“ zu benennen, welche Leis- tung bzw. Teilleistung von anderen Unternehmen erbracht werden soll.

Auf Verlangen der Vergabestelle hat der Bieter im Zuge der Angebotswertung den oder die ande- ren Unternehmer zu benennen, nachzuweisen, dass ihm deren erforderliche Kapazitäten zur Verfü- gung stehen und dass diese geeignet sind. Hierfür ist die "Verpflichtungserklärung des Unterauf- tragnehmers / zur Eignungsleihe" auszufüllen und über die Vergabeplattform an die Vergabestelle zu übersenden

Der Bieter darf sich nur solcher Unterauftragnehmer bedienen, welche den im Rahmen der Aus- schreibung relevanten Eignungskriterien (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, kein Ausschluss entspre- chend §§ 123 und 124 GWB) in Bezug auf die von dem/den Unterauftragnehmer/n zu erbringen- den Leistungen genügen.

Der Bieter muss andere Unternehmen, bei denen zwingende Ausschlussgründe gem. § 31 UVgO vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Frist ersetzen. Die Vergabestelle behält sich vor, den Austausch eines ande- ren Unternehmens innerhalb einer gesetzten Frist auch dann zu verlangen, wenn bei dem anderen Unternehmen ein fakultativer Ausschlussgrund nach § 31 UVgO vorliegt.

Nimmt der Bieter im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähig- keit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der Verpflichtungserklärung abzugeben.

Nach Auftragsvergabe ist eine Beauftragung eines Unterauftragnehmers grundsätzlich nur mit Zu- stimmung der Auftraggeberin entsprechend § 4 Nr. 4 VOL/B möglich.

Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestlohnerklärung (LTMG)

Der Bieter hat die Regelungen des Landestariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Auf- träge in Baden-Württemberg (LTMG) zu beachten. In dieser Hinsicht hat der Bieter die Verpflich- tungserklärung zur Tariftreue- und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG abzugeben.

Die Verpflichtungserklärung ist auch für evtl. Unterauftragnehmer sowie alle Mitglieder von Bieter- gemeinschaften abzugeben.

Mit der namentlichen Kennzeichnung des Angebots gilt die Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestlohnerklärung (LTMG) als unterzeichnet.

Die "Besonderen Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestentgeltverpflich- tungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württem- berg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz - LTMG)" sind Bestandteil der Vertragsunterlagen, vgl. Ziff. 1.11.

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Vertragsunterlagen

Die Vertragsunterlagen bestehen aus den Allgemeinen Vertragsbedingungen und der Leistungsbe- schreibung. In der Leistungsbeschreibung sind die Anforderungen an das Klimaanpassungskonzept detailliert beschrieben. Hierbei ist folgendes zu beachten:

• Bei den in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Positionen handelt es sich um Mindestanforderungen und damit Ausschlusskriterien. Die Nichterfüllung dieser Kriterien führt zwingend zum Ausschluss des Angebots.

• Ausnahme hiervon ist die mit "Bedarfsposition" gekennzeichneten Position „zusätzliche Bera- terleistung“ unter Ziffer 2.2.9. Diese wird eventuell zusätzlich beauftragt werden. Die Vergabe der Bedarfspositionen behält sich die Auftraggeberin ausdrücklich vor

Die in der Leistungsbeschreibung geforderten Unterlagen sind dem Angebot als Anlage beizulegen.

Technische Spezifikationen / Normen

Der Bieter hat in seinem Angebot mit geeigneten Mitteln nachzuweisen, dass die von ihm vorge- schlagenen Lösungen den Anforderungen der technischen Spezifikation, auf die Bezug genommen wird, gleichermaßen entsprechen.

Soweit in den Vertragsunterlagen auf deutsche Normen Bezug genommen wird, sind auch Ange- bote zugelassen, die sich auf Normen beziehen, von denen in einem Mitgliedsstaat der EU aner- kannt ist, dass sie gleichwertige Garantien für Sicherheit, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bie- ten.

Schutzrechte / Kennzeichnung von Geschäftsgeheimnissen

Sofern für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind, so ist dies im Angebot wahrheitsgemäß und konkret anzugeben. Ein pau- schaler Hinweis genügt nicht. Der Bieter wird zudem aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deut- lich zu kennzeichnen.

Preisblatt, Anzubietendes Entgelt

Die vom Bieter anzubietenden Entgelte können dem Preisblatt im Einzelnen entnommen werden.

Das Preisblatt liegt in Form einer geschützten Excel-Datei den Vergabeunterlagen bei, dieses be- steht aus einem Tabellenblättern.

Im Preisblatt sind die entsprechenden Preise einzutragen.

Jeder Arbeitsschritt (durch AP gekennzeichnet) ist im Preisblatt mit einer separaten Preisangabe zu versehen. Die im Preisblatt anzugebenden Preise sind Festpreise, die sämtliche Lohn- und Lohnne- ben-, Reise-, Druckkosten usw., folglich alle personellen und sachlichen Aufwände abschließend enthalten und die während der Ausführungszeit nicht geändert werden können.

Beizulegende Unterlagen

Mit der Abgabe des Angebots sind folgende Unterlagen beizulegen:

• ein vom Bieter selbst erstelltes und als Anlage 3 gekennzeichnetes Dokument (max. 12 DIN A 4 Seiten) bestehend aus:

• Kurzkonzept: Dem Angebot ist ein Kurzkonzept beizufügen, welches eine inhaltliche, strukturelle und zeitliche Auflistung (Agenda, Zeitplan, Ablaufdiagramm) zu den einzelnen Arbeitspakten enthält. (max. 6 DIN A 4 Seiten, siehe Ziff. 5.3.2.2 dieses Leitfadens)

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• Kurzdarstellung der Vorgehensweise im AP 6 Controlling-Konzept: kurze Vorschau auf das während der Bearbeitungsphase zu erstellende Controlling-Konzept (max. 2 DIN A 4 Seiten, siehe Ziff. 5.3.2.2 dieses Leitfadens)
• Kurzdarstellung der Vorgehensweise im AP 7 Öffentlichkeitsbeteiligung: kurze Vor- schau auf das während der Bearbeitungsphase zu erstellende Konzept zur Öffent- lichkeitsbeteiligung (max. 2 DIN A 4 Seiten, siehe Ziff. 5.3.2.2 dieses Leitfadens)
• sowie einer Kurzvorstellung des einzusetzenden Personals (max. 2 DIN A 4 Sei- ten, siehe Ziff. 5.3.2.3 dieses Leitfadens)

• Bieterpräsentation (als Anlage 4 gekennzeichnet) entspr. den Vorgaben unter Ziff. 4.4 dieses Leitfadens in einem allgemein lesbaren digitalen Format, z.B. PDF-Datei oder Power- Point (max. 25 PowerPoint-Folien)

Elektronische Übermittlung zusätzlicher Unterlagen durch den Bieter

Für zusätzliche, in den Vergabeunterlagen nicht enthaltene Anlagen, sind für die Bieter folgende Ordner vorgesehen:

Ordner Bescheinigungen

Ordner Anlage

4. Angaben zum Vergabeverfahren und dessen Ablauf

Abgabe der Angebote

Die Abgabe eines Angebots muss elektronisch in Textform innerhalb der Angebotsfrist erfolgen. Nach Ablauf der Angebotsfrist ist die Abgabe eines Angebots über die Vergabeplattform nicht mehr möglich.

Berichtigung und Änderung des Angebots

Nachträgliche Berichtigungen, Änderungen oder Ergänzungen des Bieters sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Diese müssen ebenfalls über die Vergabeplattform abgegeben werden.

Hierzu muss zunächst das bereits abgegebene Angebot zurückgezogen werden und im Anschluss ein neues Angebot abgegeben werden.

Kosten der Angebotserstellung

Für das Bearbeiten und Erstellen des Angebots wird dem Bieter keine Vergütung oder Entschädi- gung gewährt.

Bieterpräsentation

Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der Prüfung der Mindestanforderungen in einem zwei- stufigen Verfahren. Zuerst werden die Angebote nach Wertungspreis, Qualität des Angebotes, Qualität des eingesetzten Personals und qualitativer Gesamteindruck der Bieterpräsentation gemäß der Bewertungsmatrix (siehe Anlage 2) bewertet.

Danach werden die Bieter, welche nach der 1. Wertungsstufe die 3 ersten Ränge belegen (bei Punktgleichheit können dies auch mehr als 3 Bieter sein) ausgewählt und zur Präsentation des An- gebots eingeladen.

Die Präsentationen finden voraussichtlich in der Kalenderwoche 43/44 in Präsenz oder auf spezi- ellen Wunsch auch Online statt.

In der Präsentation werden die Angebote im Detail sowie das Projektteam und dessen Arbeitsweise im Projekt vorgestellt. Hierfür erhält jeder Bieter 25 Minuten Zeit. Nach der Präsentation hat der

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Bieter auch die Gelegenheit, einzelne Fragen vorzubringen. Die Auftraggeberin wird ihrerseits be- stehende Unklarheiten und Informationslücken ebenso nach der Präsentation ausräumen. Hierfür plant die Auftraggeberin in etwa 20 Minuten ein.

An der Angebotspräsentation soll der vom Bieter im Angebot zu benennende Projektleitung und dessen Stellvertretung teilnehmen. Es wird gewünscht, dass die Projektleitung und Stellvertretung das Angebot vorstellt und zur Klärung von Fragen zum Angebot zur Verfügung steht. Die Teil- nahme weiterer Mitarbeiter*innen an den Gesprächen ist möglich. Sollte die Projektleitung verhin- dert sein, muss die Stellvertretung an der Präsentation teilnehmen, das Angebot vorstellen und zur Klärung von Fragen zur Verfügung stehen.

Die Bieterpräsentation sollte inhaltlich unter Maßgabe der Anforderungen aus der Leistungsbe- schreibung und den Wertungskriterien (Ziffer 5.3.2.2. ff.) bzw. des als Anlage 3 gekennzeichneten erstellten Kurzkonzepts von den Bietern erstellt und vorgetragen werden. Des Weiteren sollte in der Bieterpräsentation inhaltlich auf das sonstige eingereichte Angebot eingegangen werden. Wie z.B. Kurzvorstellung des Unternehmens, Preisgestaltung, Umgang mit etwaigen Anfahrtswegen, etwa- ige Nutzung EDV / IT / KI, Mitarbeiterverfügbarkeit, etc.

Die Bieterpräsentation darf einen Umfang von 25 PowerPoint-Folien (oder wahlweise ein ande- res allgemein vergleichbares und digital lesbares Präsentationstool bzw. als PDF formatiert) nicht überschreiten.

Die Bieterpräsentation fließt in die abschließende Bewertung der Angebote ein.

Benachrichtigungen und Informationen

4.5.1. Benachrichtigung über nicht berücksichtigte Angebote

Die Vergabestelle unterrichtet die Bieter gem. § 46 Absatz 1 Satz 1 und 2 UVgO unverzüglich über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die erfolgte Zuschlagserteilung. Gleiches gilt für die Aufhebung oder die erneute Einleitung eines Vergabeverfahrens einschließlich der Gründe hierfür.

Falls der Bieter über die wesentlichen Gründe der Ablehnung des Angebots, die Merkmale und Vor- teile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters unterrichtet werden möchte, ist dies entsprechend § 46 Absatz 1 Satz 3 UVgO zu beantragen. Im Falle des § 30 Absatz 2 UVgO ist die Vergabestelle nicht verpflichtet, Angaben zu veröffentlichen.

4.5.2. Information nach Auftragsvergabe

Die Auftraggeberin informiert nach Beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von 3 Monaten über den vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von 25.000 € netto im Beschafferprofil der Stadt Ulm (vgl. § 27 Absatz 2 UVgO).

Abfrage des Wettbewerbsregisters beim Bundeskartellamt

Die Auftraggeberin ist ab einer Auftragssumme von 50.000,00 € netto verpflichtet, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Bestätigung der Eigenerklärungen zur Eignung entspr. § 6 WRegG eine Abfrage des Wettbewerbsregisters beim Bundeskartellamt durchzuführen. Das bundesweite Wettbewerbsregister stellt öffentlichen Auftraggebern elektronisch Informationen darüber zur Verfügung, ob ein Unternehmen wegen begangener Wirtschaftsdelikte oder anderer erheblicher Straftaten von einem öffentlichen Vergabeverfahren auszuschließen ist oder ausge- schlossen werden kann.

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5. Wertung der Angebote

Allgemeines zur Wertung der Angebote

5.1.1. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Bieter, die mehrfach – sei es als einzelnes Unternehmen, Mitglied einer oder mehrerer Bieterge- meinschaft/en oder Unterauftragnehmer – ein Angebot abgeben, können wegen Verstoßes gegen das Wettbewerbsprinzip ausgeschlossen werden.

5.1.2. Bevorzugte Bieter

Die Auftraggeberin verfährt nach den Bevorzugtenrichtlinien vom 10. Mai 2001. Bieter, die als „Be- vorzugte Bieter“ berücksichtigt werden wollen, müssen dies bereits in den Eignungsnachweisen er- klären und den Nachweis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen durch geeignete Bescheini- gungen führen. Wird der Nachweis nicht geführt, so wird das Angebot wie die Angebote nicht „Bevorzugter Bieter“ behandelt.

Wird das Angebot von einer Bietergemeinschaft abgegeben, so ist der Anteil, den bevorzugte Bie- ter an dem Gesamtangebot der Bietergemeinschaft haben, wahrheitsgemäß anzugeben.

5.1.3. Bieter mit geringerem Umsatzsteuer-/Durchschnittssatz

Bieter (z.B. land- oder forstwirtschaftliche Betriebe), die nach geringeren Umsatzsteuer-/ Durch- schnittssätzen besteuert werden, müssen eine entsprechende Erklärung des Finanzamtes auf Ver- langen der Vergabestelle vorlegen. Andernfalls werden sie in der Angebotswertung nur mit dem allgemeinen Steuersatz berücksichtigt. Der Steuersatz ist bereits mit der Angebotsabgabe anzuge- ben.

Eignungskriterien

Gemäß § 31 Absatz 1 UVgO werden öffentliche Aufträge nur an geeignete, d.h. fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben, die nicht nach entsprechender Anwendung der §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Die Eignung der Bieter wird von der Vergabestelle überprüft. Dabei sind die vom Bieter beizubringenden Nachweise entscheidend.

Im Einzelnen handelt es sich hierbei um die im Formular „Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise“ und in der Vergabebekanntmachung angegebenen Nachweise.

Geforderte Eignungsnachweise, die im Rahmen des amtlichen Verzeichnisses Präqualifizierter Un- ternehmer für den Liefer- und Dienstleistungsbereich vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungs- umfangs zulässig.

Kann ein geforderter Nachweis aus einem berechtigten Grund nicht erbracht werden, so kann der Nachweis durch Vorlage einer geeigneten Erklärung erbracht werden.

Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird gemäß § 43 UVgO auf das unter Berücksichtigung der nachfolgend genannten Kriterien und Wertungsmethodik wirtschaftlichste Angebot erteilt.

5.3.1. Bewertungsmatrix

Die Wertung des Angebots erfolgt in 2 Wertungsstufen.

Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt in der 1. Wertungsstufe die Bewertung der Zuschlagkrite- rien Wertungspreis, Qualität des Angebotes, Qualität des eingesetzten Personals und qualitativer Gesamteindruck der Bieterpräsentation gemäß der Bewertungsmatrix (siehe Anlage 2).

Danach werden die Bieter, welche nach der 1. Wertungsstufe die 3 ersten Ränge belegen (bei Punktgleichheit können dies auch mehr als 3 Bieter sein) ausgewählt und zur Präsentation des

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Angebots eingeladen.

Nach den durchgeführten Präsentationen erfolgt die 2. Wertungsstufe, in der das wirtschaft- lichste Angebot ermittelt wird.

Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus der Wertung stellt das wirtschaftlichste Ange- bot dar und erhält den Zuschlag. Die Gesamtpunktzahl aus der Wertung ergibt sich durch Addition der erreichten Punkte, der in der Tabelle genannten Zuschlagskriterien.

Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis den Zuschlag.

Für die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots wird folgende Bewertungsmatrix zugrunde gelegt:

5.3.2. Erläuterungen zu den einzelnen Punkten

5.3.2.1. Ermittlung des Wertungspreises

Der Wertungspreis setzt sich aus der Angebotssumme entsprechend des Preisblatts einschl. Um- satzsteuer abzgl. angebotenem, wertbarem Rabatts zusammen.

Ein wertbarer Rabatt wird nur berücksichtigt, wenn ein Rabatt ohne Bedingungen und in % auf die Gesamtsumme gewährt wird und dieser an der im Angebotsschreiben bezeichneten Stelle

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aufgeführt ist.

Nicht zu wertende Preisnachlässe und Skonti bleiben Inhalt des Angebots und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

Der Wertungspreis brutto wird in einer Punkteskala von 0 - 300 Punkten gewertet. 300 Punkte er- hält das Angebot mit dem niedrigsten Preis. Alle anderen in der Wertung verbliebenen Angebote erhalten prozentual zur Abweichung (auf volle Zahlen gerundet) entsprechend weniger Punkte.

5.3.2.2. Ermittlung des Zuschlagskriteriums Qualität des Angebotes

Der Auftraggeberin ist ein qualitativ einwandfreies Klimaanpassungskonzept außerordentlich wich- tig. Dem Angebot ist daher ein vom Bieter selbst erstelltes und als Anlage 3 gekennzeichnetes Kurzkonzept zu den in der Leistungsbeschreibung dargestellten Anforderungen beizufügen. Die Ausführungen sind auf einen Umfang von maximal 10 DIN A4 Seiten zu beschränken:

• Analyse und Verständnis der Aufgabenstellung:

Der Auftraggeberin ist wichtig, dass die Logik und Zielsetzung hinter der Aufgabenstellung adäquat erfasst wird. Vom Bieter ist darzustellen, welche Leistungen in welchem Umfang, zu welchem Zeitpunkt und unter Berücksichtigung der jeweiligen Aufgabenstellung der Leistungsbeschreibung aus seiner Sicht erforderlich bzw. sinnvoll sind. Der Bieter hat zudem die gemäß seinem Aufgabenverständnis und seinen Erfahrungen notwendigen inhaltlichen Abstimmungen mit der Auftraggeberin und den Projektpartnern und die diesbezügliche Vorgehensweise zu beschreiben.

• Qualität des Kurzkonzepts:

Das von dem Bieter zu erstellende Kurzkonzept wird nach Struktur, Organisation/Gliede- rung, Darstellung, Formatierung und Aussagekraft bewertet. Der Auftraggeberin ist wich- tig, dass schwierige Sachverhalte für eine breite Öffentlichkeit verständlich erklärt und an- schaulich präsentiert werden können (max. 6 DIN A4 Seiten).

• Qualität des Controllings:

Der Auftraggeberin ist wichtig, dass die Zielsetzungen und Maßnahmen aus dem Gesamt- konzept dauerhaft in der Stadtverwaltung verankert werden. Vom Bieter ist in einer Kurz- darstellung das Controlling- und Evaluierungskonzept aus AP 6 der Leistungseschreibung darzulegen (max. 2 DIN A4 Seiten).

• Qualität der Öffentlichkeitsarbeit:

Der Auftraggeberin ist eine Beteiligung der Öffentlichkeit besonders wichtig. Vom Bieter ist in einer Kurzdarstellung das Konzept zur Öffentlichkeitsbeteiligung aus AP 7 der Leistungse- schreibung darzulegen (max. 2 DIN A4 Seiten).

Die Bewertung erfolgt anhand der vom Bieter ausgearbeiteten Aufgabe (siehe dazu die Leistungs- beschreibung in Teil II der Vertragsunterlagen) und richtet sich nach der als Anlage 2 den Vergabe- unterlagen beigefügten Bewertungsmatrix.

In der Kategorie Qualität des Angebotes können maximal 300 Wertungspunkte erreicht werden.

5.3.2.3. Ermittlung des Zuschlagskriteriums Qualität des eingesetzten Personals

Für die Durchführung und den Erfolg des Projekts sind Qualifikation und Erfahrung des eingesetz- ten Personals maßgebend.

Die Bewertung dieses Kriteriums richtet sich vornehmlich am geplanten Projektteam / Personalein- satz, dessen Erfahrung, Verfügbarkeit und auch zugesicherter Kontinuität aus. Neben der personel- len und zeitlichen Organisation des Projektes ist vom Bieter insbesondere auch darzulegen, in wel- chem Umfang bei der Projektleitung und deren Stellvertretung qualitativ und inhaltlich relevante

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Fachkunde aus bereits geleisteten vergleichbaren Projekten vorhanden sind. Die genannten Punkte sind vom Bieter im selbst erstellten und als Anlage 3 gekennzeichneten Dokument (siehe Ziff. 3.12. oder 6) darzustellen und zu erläutern. Die personellen Ausführungen sind auf einen Umfang von maximal 2 DIN A4 Seiten in dieser Anlage zu beschränken. Firmenprospekte, Web-Links o.ä. werden nicht berücksichtigt.

Die Bewertung richtet sich nach der als Anlage 2 den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungs- matrix.

In der Kategorie Qualität des eingesetzten Personals können maximal 200 Wertungspunkte erreicht werden.

5.3.2.4. Ermittlung des Zuschlagskriteriums Gesamteindruck der Bieterpräsentation

Bieter, welche bei der Wertung nicht bereits aus vergaberechtlichen Gründen zwingend von der weiteren Wertung ausgeschlossen werden mussten und die nach 1. Wertungsstufe die 3 ersten Ränge belegen (bei Punktgleichheit können dies auch mehr als 3 Bieter sein), werden zur Bieterprä- sentation eingeladen.

Die Präsentation des Bieters ist bereits mit Angebotsabgabe über das Vergabeportal hochzuladen.

• Qualitativer Gesamteindruck

Die inhaltliche und qualitative Bewertung der Präsentationsunterlagen erfolgt in der 1. Wertungsstufe.

• Persönliche Eindruck der anwesenden Personen

In der 2. Wertungsstufe erfolgt die Bewertung der Eindrücke während dem Präsentationstermin.

Die Bewertung richtet sich nach der als Anlage 2 den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungs- matrix. Die Bieterpräsentation wird in den dort aufgeführten einzelnen Kategorien bewertet. Die Bewertung erfolgt neben einer Beurteilung der Präsentation des Bieters an sich auch unter verglei- chender Betrachtung der Präsentationen aller Bieter.

In der Kategorie Gesamteindruck der Bieterpräsentation können maximal 200 Wertungspunkte er- reicht werden.

5.3.2.5 Punktermittlung für die einzelnen Kriterien der Ziff. 5.3.2.2, 5.3.2.3 und 5.3.2.4

Die Bewertung der unter Ziff. 5.3.2.2, 5.3.2.3 und 5.3.2.4 genannten Kriterien erfolgt je Mitglied des Bewertungsgremiums (zwei Mitarbeiter der Abteilung Strategische Planung) separat. Aus den erreichten Punktzahlen werden Durchschnittswerte je Einzelkriterium gebildet. Dabei wird kauf- männisch auf ganze Zahlen auf- oder abgerundet.

Die vorgelegten Ausarbeitungen der Bieter werden in den aufgeführten einzelnen Kategorien be- wertet. Die Bewertung erfolgt neben einer Beurteilung der vorgelegten Ausarbeitungen des jeweili- gen Bieters an sich auch unter vergleichender Betrachtung der vorgelegten Ausarbeitungen aller Bieter. Im Rahmen der Bewertung wird auch geprüft, ob die in den Vergabeunterlagen definierten Mindestanforderungen eingehalten werden. Abweichungen von den verbindlichen Vorgaben der Vergabeunterlagen sind nicht zulässig. Die Ausführungen müssen den sich aus den Vergabeunterla- gen ergebenden Anforderungen genügen. Andernfalls werden sie nicht qualitativ bewertet und das entsprechende Angebot wegen Änderung der Vergabeunterlagen aus dem Verfahren ausgeschlos- sen. Gleiches gilt für Angebote, denen die geforderten Ausführungen überhaupt nicht bei- gefügt sind.

Die Bewertung erfolgt nach folgendem Schulnotensystem. Die Schulnoten sind mit Punkten hinter- legt (siehe Anlage 2 - Bewertungsmatrix).

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Stadt Ulm Leitfaden mit Bewerbungsbedingungen

Sehr gut: Aussagen / Angaben sind überdurchschnittlich; die zu erwartende Qualität ist sehr gut.

Gut: Aussagen / Angaben sind vollständig und plausibel; die zu erwartende Qualität ist gut.

Befriedigend: Aussagen / Angaben sind teils lückenhaft, aber plausibel; die zu erwartende Quali- tät ist durchschnittlich

Ausreichend: Aussagen / Angaben sind deutlich lückenhaft; die zu erwartende Qualität ist gering

Mangelhaft: Aussagen / Angaben sind bruchstückhaft, grob widersprüchlich; die zu erwartende Qualität ist sehr gering

Ungenügend: Aussagen / Angaben sind weitgehend unvollständig, widersprüchlich oder nicht nachvollziehbar; die zu erwartende Qualität der Leistung ist ungenügend

6. Dem Angebot beizulegende Unterlagen

Die Unterlagen im Ordner "Vergabe- und Vertragsunterlagen" sind - sofern vorgesehen - auszufül- len und vom Bieter bei der Angebotsabgabe wieder hochzuladen.

Zusätzlich sind bereits mit Angebotsabgabe folgende Unterlagen über das Vergabeportal einzu- reichen:

• ein vom Bieter selbst erstelltes und als Anlage 3 gekennzeichnetes Dokument (max. 12 DIN A 4 Seiten) bestehend aus:

• Kurzkonzept: Dem Angebot ist ein Kurzkonzept beizufügen, welches eine inhaltliche, strukturelle und zeitliche Auflistung (Agenda, Zeitplan, Ablaufdiagramm) zu den einzelnen Arbeitspakten enthält. (max. 6 DIN A 4 Seiten, siehe Ziff. 5.3.2.2 dieses Leitfadens)
• Kurzdarstellung der Vorgehensweise im AP 6 Controlling-Konzept: kurze Vorschau auf das während der Bearbeitungsphase zu erstellende Controlling-Konzept (max. 2 DIN A 4 Seiten, siehe Ziff. 5.3.2.2 dieses Leitfadens)
• Kurzdarstellung der Vorgehensweise im AP 7 Öffentlichkeitsbeteiligung: kurze Vor- schau auf das während der Bearbeitungsphase zu erstellende Konzept zur Öffent- lichkeitsbeteiligung (max. 2 DIN A 4 Seiten, siehe Ziff. 5.3.2.2 dieses Leitfadens)
• sowie einer Kurzvorstellung des einzusetzenden Personals (max. 2 DIN A 4 Sei- ten, siehe Ziff. 5.3.2.3 dieses Leitfadens)

• Bieterpräsentation (als Anlage 4 gekennzeichnet) entspr. den Vorgaben unter Ziff. 4.4 dieses Leitfadens in einem allgemein lesbaren digitalen Format, z.B. PDF-Datei oder Power- Point (max. 25 PowerPoint-Folien)

Auf Anforderung durch die Vergabestelle sind folgende Muster / Unterlagen einzureichen: ▪ Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers / zur Eignungsleihe ▪ Nachweis über die Eignung der anderen Unternehmer (Formular "Allgemeine Angaben zum Unternehmen und Eignungsnachweise")

25.08.2026 Stadt Ulm ZSD/D-B

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