014-26_00_Informationen_20260820.pdf

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Informationen zum Verfahren

Informationen zum Verfahren

Vergabe-Nr.: 014 26

ERP-System im Gesundheitswesen

Stufe 1 - Teilnahmewettbewerb

Auftraggeber: Klinikum St. Georg gGmbH Delitzscher Straße 141 04129 Leipzig

Kontakt: Ausschreibungsstelle Tel.: +49 341909 3250 Fax: +49 341909 3251 E-Mail: ausschreibungsstelle@sanktgeorg.de

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Inhalt

1 Allgemeine Informationen zum Ablauf des Vergabeverfahrens ..................................................... 3

2 Gegenstand des Auftrages ................................................................................................................. 3

3 Vertragslaufzeiten ................................................................................................................................ 4

4 Angaben mit Gültigkeit für das gesamte Vergabeverfahren ........................................................... 4

4.1 Auftraggeber und Kontaktstelle ..................................................................................................... 4

4.2 Art der Vergabe ............................................................................................................................. 4

4.3 Geplanter zeitlicher Ablauf ............................................................................................................ 4

4.4 Kommunikation ............................................................................................................................. 5

4.5 Form der Teilnahmeanträge und Angebote, Kostenerstattung..................................................... 6

4.6 Nachforderung von Unterlagen ..................................................................................................... 6

4.7 Bewerber- und Bewerbergemeinschaften ..................................................................................... 7

4.8 Rügeobliegenheit, Rügefristen, Nachprüfungsverfahren .............................................................. 7

5 Angaben zum Teilnahmewettbewerb................................................................................................. 8

5.1 Fehlen von Ausschlussgründen .................................................................................................... 8

5.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausführung ......................................................................... 8

5.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ......................................................................... 9

5.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit .............................................................................. 9

5.5 Eignungsleihe .............................................................................................................................. 11

5.6 Verringerung der Bewerberzahl .................................................................................................. 11

6 Angaben zur 2. Stufe des Verfahrens (Angebotsphase) ............................................................... 13

6.1 Grundsatz .................................................................................................................................... 13

6.2 Nebenangebote ........................................................................................................................... 13

6.3 Unteraufträge .............................................................................................................................. 13

6.4 Zuschlagskriterien ....................................................................................................................... 13

7 Liste der mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen ................................................... 16

7.1 Erklärungen auf Formblättern ..................................................................................................... 16

7.2 Sonstige Nachweise und Erklärungen ........................................................................................ 16

8 Liste der beim Bewerber verbleibenden Unterlagen ...................................................................... 16

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1 Allgemeine Informationen zum Ablauf des Vergabeverfahrens

Diese Informationen zum Verfahren und zu den Bewerbungsbedingungen benennen die zu beachtenden Regeln des Vergabeverfahrens sowohl für den Teilnahmewettbewerb als auch – in Grundzügen – für die sich anschließende Angebotsphase.

Der Teilnahmewettbewerb dient der Festlegung des Bieterkreises für das genannte Vorhaben. Auf der folgenden, zweiten Stufe des Verfahrens werden die vom Auftraggeber nach Prüfung der Teilnahmeanträge ausgewählten Bewerber aufgefordert, zunächst ein unverbindliches erstes Angebot (Indikation) einzureichen. Nach Abgabe des Angebots wird ein Präsentations- und Verhandlungstermin durchgeführt, in dessen Anschluss die Bieter zur Abgabe eines überarbeiteten Angebots aufgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich vor, eine weitere Verhandlungsrunde durchzuführen.

Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Formblätter bzw. Dokumente sind zu verwenden. Eine Auflistung aller einzureichenden Unterlagen bzw. Erklärungen findet sich in Abschnitt 7 am Ende dieses Dokuments.

Teile der Vergabeunterlagen (u. a. genaue Aufgabenstellung und Vertragsentwurf) werden nur denjenigen Bewerbern, die als Bieter auf der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens zugelassen wurden, zur Verfügung gestellt. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit den Entscheidungen des OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.10.2018 - VII Verg 26/18, und der VK Westfalen, Beschluss vom 19.07.2019 - VK 2 - 13/19. Der Auftraggeber geht davon aus, dass interessierten Unternehmen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sämtliche Informationen zur Verfügung stehen, die erforderlich sind, um ihnen eine Entscheidung über eine Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen.

2 Gegenstand des Auftrages

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung, Einführung, Migration, Integration und Inbetriebnahme einer neuen, integrierten ERP-Lösung zur vollständigen Ablösung der bestehenden kaufmännischen und logistikbezogenen Systemlandschaft der Unternehmensgruppe Klinikum St. Georg. Hierzu zählen insbesondere die derzeit eingesetzten SAP-Module FI (Finanzbuchhaltung), FI-AA (Anlagenbuchhaltung), CO (Controlling), SD (Vertrieb) sowie MM (Materialwirtschaft) für die Bereiche Einkauf und Apotheke. Darüber hinaus sind die Anwendungen ORACLE CERNER easyfaktura, XSuite zur Rechnungseingangsverarbeitung, GenoCash für den Zahlungsverkehr, Litreca für die elektronische Kontoauszugsverarbeitung sowie CS-Anforderung für die Stationsanforderung und die Fremdhausbelieferung im Bereich medizinischer Sachbedarf und der Krankenhausapotheke vollständig durch die neue Lösung zu ersetzen.

Der Leistungsumfang umfasst neben der Bereitstellung der Software auch die Konzeption, Implementierung, Datenmigration, Integration, Inbetriebnahme sowie die Unterstützung bei Tests und Produktivsetzung der neuen Lösung. Die bestehende Systemlandschaft ist unter Berücksichtigung eines möglichst unterbrechungsfreien Betriebs abzulösen.

Bestandteil des Auftrags ist ferner die Bereitstellung und Implementierung der erforderlichen Schnittstellen zu den weiterhin im Einsatz verbleibenden Bestandssystemen. Hierzu gehören insbesondere die Anbindung an das Patientenabrechnungssystem SAP IS-H sowie die Integration mit i.s.h.med zur Unterstützung der Material-, Medikations- und Implantatedokumentation. Sämtliche Schnittstellen sind so bereitzustellen, dass ein durchgängiger, sicherer und konsistenter Datenaustausch zwischen den Systemen gewährleistet ist. Darüber hinaus sind Support-, Wartungs- und Dokumentationsleistungen sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in den Produktivbetrieb Bestandteil der Ausschreibung.

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Vertragliche Grundlage der zu erbringenden Lieferungen und Leistungen wird ein EVB-IT Rahmenvertrag sein, welcher insbesondere aus Elementen des EVB-IT System, des EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A, des EVB-IT Cloud-Vertrags sowie des EVB-IT Pflege S-Vertrags jeweils mit den korrespondierenden EVB- IT AGB besteht

3 Vertragslaufzeiten

Der Umsetzungszeitraum soll nach Ablauf der Bindefrist beginnen und eine Vertragslaufzeit von mind. 5 Jahren beinhalten. Die Implementierung soll bis spätestens 31.12.2027 abgeschlossen sein und eine produktive Nutzung ermöglichen.

4 Angaben mit Gültigkeit für das gesamte Vergabeverfahren

4.1 Auftraggeber und Kontaktstelle

Auftraggeber: Klinikum St. Georg gGmbH

Delitzscher Straße 141

04129 Leipzig

Kontakt: Ausschreibungsstelle

Tel.: +49 341909 3250

Fax: +49 341909 3251

ausschreibungsstelle@sanktgeorg.de

4.2 Art der Vergabe

Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV). Die nachfolgenden Bedingungen stellen lediglich Konkretisierungen der vorstehend genannten Regelungen dar, die uneingeschränkt und im Zweifel vorrangig gelten.

Es wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 3, Nr. 3 VgV durchgeführt, weil der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität, dem rechtlichen und finanziellen Rahmen und den damit einhergehenden Risiken nicht ohne vorherige Verhandlung vergeben werden kann.

4.3 Geplanter zeitlicher Ablauf

Der nachfolgend abgebildete vorläufige Terminplan ist mit Ausnahme des Datums zur Einreichung der Teilnahmeanträge nicht verbindlich, sondern gibt einen Überblick über den geplanten Ablauf des Verfahrens.

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Bei der Abgabe der Teilnahmeanträge ist der o. g. Abgabetermin zwingend einzuhalten. Teilnahmeanträge, die nach dem Abgabetermin eingehen, können nicht mehr berücksichtigt werden. Maßgeblich ist der Eingang auf der unter 4.4 genannten Vergabeplattform.

4.4 Kommunikation

Das gesamte Vergabeverfahren wird in elektronischer Form abgewickelt. Dazu wird folgende Vergabeplattform genutzt:

https://www.dtvp.de/

Die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt in elektronischer Form über diese Vergabeplattform. Das umfasst:

• Die Bekanntmachung der Ausschreibung
• Die Bereitstellung der Vergabeunterlagen
• Die Kommunikation im Vergabeverfahren (Bieteranfragen, Bieterinformationen)
• Die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten
• Die Öffnung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
• Die Kommunikation mit den Bietern im Nachgang (nach Angebotsabgabe)

Die Auskunft erteilende Stelle ist die in Abschnitt 4.1 genannte Kontaktstelle. Telefonische Anfragen sind zu unterlassen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt! Sie wären – falls sie doch erteilt werden – nicht verbindlich.

Die Unternehmen werden dazu angehalten, die Vergabeunterlagen unverzüglich sorgfältig nach deren Erhalt durchzusehen und diesbezügliche Fragen zeitnah zu stellen. Der Auftraggeber verweist darauf, dass gem. § 20 Abs. 3 VgV Informationen „rechtzeitig“ anzufordern sind. Der Auftraggeber geht grundsätzlich davon aus, dass Fragen, die später als bis zum 16.09.2026 eingehen, nicht mehr als rechtzeitig gestellt anzusehen sind.

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Informationen zum Verfahren

Der Auftraggeber verweist auf die Möglichkeit, sich auf der Vergabeplattform registrieren zu lassen. Für den Abruf der Vergabeunterlagen ist dies jedoch nicht notwendig. Sämtliche Informationen zum Verfahren werden kosten- und barrierefrei zur Verfügung gestellt. Soweit bis zum Ablauf der Angebotsfrist Änderungen an den Vergabeunterlagen bzw. klarstellende Informationen an die Bieter erforderlich werden (z.B. Korrektur von Fehlern, Berücksichtigung von Bieteranfragen), werden diese Änderungen/Bieterinformationen ebenfalls in elektronischer Form – wie diese Unterlagen – über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt, registrierte Interessenten werden darüber automatisch informiert. Es stehen jeweils die aktuelle Version der Vergabeunterlagen sowie alle Bieterinformationen zur Verfügung. Es obliegt dem Bieter, diese Änderungen nachzuverfolgen und sein Angebot auf Basis der zuletzt eingestellten Version der Unterlagen zu erstellen.

Dessen ungeachtet sind die Unternehmen gehalten, sich selbständig und fortlaufend über alle Bedingungen zu unterrichten, die für die Erstellung ihrer Antrags- bzw. Angebotsunterlagen bedeutsam sind.

4.5 Form der Teilnahmeanträge und Angebote, Kostenerstattung

Die Unternehmen übermitteln, soweit nicht im Laufe des Verfahrens abweichende Mitteilungen erfolgen, ihre Teilnahmeanträge sowie Angebote in Textform nach § 126b BGB über die elektronische Vergabeplattform www.dtvp.de nach näherer Maßgabe dieser Bedingungen. Eine anderweitige Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten (auch per E-Mail) ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die erforderlichen Unterlagen sind entweder je einzeln und mit Bezeichnung des Inhaltes als PDF-Datei hochzuladen, oder es erfolgt die Abgabe in einem gesamten Dokument als PDF-Datei. Eine PDF-Datei darf nicht größer sein als 100 MB.

Teilnahmeanträge bzw. Angebote sind in all ihren Bestandteilen zwingend in deutscher Sprache einzureichen. Das gleiche gilt für den Schriftverkehr mit dem Auftraggeber. Eingereichte Urkunden oder Dokumente, die in einer anderen Sprache (ausgenommen englisch) abgefasst sind, sind zwingend auch in deutscher oder englischer Übersetzung vorzulegen. Für die Erstellung der Teilnahmeanträge werden Kosten nicht erstattet.

4.6 Nachforderung von Unterlagen

Der Auftraggeber behält sich vor, Bewerber oder Bieter gemäß § 56 Abs. 2 S. 1 VgV unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Fordert der Auftraggeber Angaben etc. berechtigterweise nach, hat der Bewerber diese dem Auftraggeber innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist zu übermitteln. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit ist der Eingang auf der Vergabeplattform (siehe 4.4).

Sollte ein Bewerber oder Bieter der Nachforderung nicht nachkommen, wird der Teilnahmeantrag oder das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.

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4.7 Bewerber- und Bewerbergemeinschaften

Bewerber- und Bietergemeinschaften werden wie Einzelbewerber und -bieter behandelt. Bewerber- und Bietergemeinschaften müssen keine bestimmte Rechtsform haben, um einen Antrag auf Teilnahme zu stellen oder ein Angebot abzugeben. In den Angaben zum Teilnahmewettbewerb (Abschnitt 5.) ist festgelegt, wie Gruppen von Unternehmen die Eignungskriterien zu erfüllen haben. Bewerbergemeinschaften haben im Teilnahmeantrag die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Das Formblatt „014 26_02_Bewerbergemeinschaft“ ist zu verwenden.

Eine Beteiligung an mehreren Bietergemeinschaften bzw. die Beteiligung als Einzelbieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft ist nicht möglich. Bewerber dürfen sich in einem Los nicht mehrfach bewerben. Das gilt auch für Bewerbungen in Bewerbergemeinschaften sowie für Niederlassungen des Bewerbers, auch wenn sie wirtschaftlich unabhängig sind.

4.8 Rügeobliegenheit, Rügefristen, Nachprüfungsverfahren

Erkennt ein Bewerber oder Bieter einen Verstoß gegen Vergabevorschriften im vorliegenden Vergabeverfahren, hat er dies gegenüber dem Auftraggeber gem. § 160 Abs. 1 Nr. 1 GWB innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen zu rügen. Unabhängig davon müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Außerdem müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Verstößt ein Bieter gegen diese Obliegenheiten, ist ein etwaiger Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1-3 GWB unzulässig.

Teilt der Auftraggeber auf eine Rüge eines Bieters mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Rügeführer hiergegen einen Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer stellen. Der Antrag ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB ein Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Angebotes wird dieses in die Akten des Auftraggebers aufgenommen. Jeder Bieter muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Angebot mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden Bieters, schon in seinem Angebot auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen.

Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:

Vergabekammer des Freistaates Sachsen Braustraße 2 04107 Leipzig Deutschland

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URL: https://www.lds.sachsen.de/index.asp?ID=4421&art_param=363 Vorsitzende: Frau Wiltrud Kadenbach Telefon:+49 341 9773800 Telefon Geschäftsstelle: +49 341 9773202 Telefax:+49 341 9771049 E-Mail: wiltrud.kadenbach@lds.sachsen.de

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber. Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

5 Angaben zum Teilnahmewettbewerb

Der Auftrag darf nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben werden, die nicht nach § 123 oder § 124 GWB auszuschließen sind. Hierfür sind die nachstehend aufgeführten Eignungskriterien (einschließlich der genannten Mindestbedingungen) und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB sowie gegebenenfalls Maßnahmen des Bewerbers zur Selbstreinigung nach § 125 GWB maßgeblich.

5.1 Fehlen von Ausschlussgründen

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der § 123 und § 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bzw. im Falle des Vorliegens von Ausschlussgründen Eigenerklärung, ob und welche Maßnahmen des Bewerbers zur Selbstreinigung nach § 125 GWB getroffen wurden; ferner Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG und § 21 SchwarzarbG vorliegen. Das Formblatt „014 26_03_Fehlen von Ausschlussgründen“ ist zu verwenden. Bei Bildung einer Bewerbergemeinschaft muss jedes Mitglied die Erklärung abgeben.

5.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausführung

a) Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Vorlage des Auszugs als Scan; nicht älter als drei Monate) gem. § 44 Abs. 1 VgV.

b) Eigenerklärung, dass kein Interessenkonflikt gem. § 6 Abs. 3 VgV besteht. Das Formblatt "014 26_04_Interessenkonflikt" ist zu verwenden. Bei Bildung einer Bewerbergemeinschaft genügt dieser Nachweis für die Bewerbergemeinschaft.

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5.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

a) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Bereich ERP-Wechsel, sofern der Bieter bereits seit dieser Zeit besteht; andernfalls Erklärung über den Umsatz des Bieters seit dessen Bestehen.

Umsatz für jedes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im Bereich ERP-/Healthcare

Mindestanforderung zur Feststellung der Eignung der Bewerber ist ein Umsatz pro abgeschlossenes Geschäftsjahr von ≥ 3 Mio. € erforderlich. Das Formblatt „014 26_05_Umsatz“ ist zu verwenden.

b) Berufshaftpflichtversicherung: Nachweis des Bestehens einer Berufshaftpflichtversicherung durch Eigenerklärung oder Vorlage des Versicherungsscheins in Kopie.

Mindestanforderung Deckungshöhe von je 5 Mio. € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und 3 Mio. € für Vermögensschäden

Sollte momentan eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer geringeren Deckungssumme bestehen, ist neben dem Nachweis der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung eine formlose Eigenerklärung des Bieters beizufügen, dass im Auftragsfall die Deckungssumme wie gefordert, erhöht wird. Bei Bildung einer Bewerbergemeinschaft muss jedes Mitglied das Vorliegen einer Berufshaftpflichtversicherung nachweisen und die Gemeinschaft bei geringerer Deckungssumme die Erklärung zur Erhöhung im Auftragsfall beifügen.

5.4 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

a) Firmenzertifizierung ISO 27001:2017 oder vergleichbar (als vergleichbar angesehen wird ein allgemein anerkanntes Zertifikat zur Einhaltung der IT- Sicherheitsstandards, z.B. VDS 10000) Das Zertifikat ist beizufügen (Kopie).

b) Firmenzertifizierung ISO 9001:2015 oder vergleichbar (als vergleichbar angesehen wird ein allgemein anerkanntes Zertifikat über ein Qualitäts- managementsystem) Das Zertifikat ist beizufügen (Kopie).

c) Personal

Mitarbeiteranzahl ERP Lösung

Anzahl. der beim Bewerber verfügbaren fachlich qualifizierten Mitarbeiter für die Implementierung, Migration, Betreuung und Weiterentwicklung des ERP-Systems. Bitte durchschnittliche Anzahl der letzten 3 Jahre angeben. Das Formblatt „014 26_06 Personal“ ist zu verwenden.

Projektmanager Die Anzahl für das Projekt verfügbarer vorgesehener Projektmanager mit nachweislicher Erfahrung in der Implementierung des Produktes bei vergleichbaren Einrichtungen im Gesundheitswesen mit

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800 Betten ist anzugeben und die fachliche Qualifikation nachzuweisen (z.B. mittels Zertifikaten und Lebensläufen). Das Formblatt „014 26_06_Personal“ ist zu verwenden.

Projektleitung Nachweis der Erfahrung der im Projekt zu involvierenden bzw. einzusetzenden Projektleitung im Hinblick auf das geplante Projekt. Mindestanforderung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich ERP-Einführung. Lebensläufe und weitere geeignete Nachweise der vorhandenen Qualifikation und Erfahrung sind beizufügen.

d) Referenzen

Mindestanforderung 1

Gesamtsystem im Krankenhaus mit > 800 Betten

Es sind mindestens fünf Referenzprojekte in deutschen Krankenhäusern mit mehr als 800 Betten nachzuweisen, bei denen der Bieter erfolgreich Leistungen zur Einführung, Migration oder zum Betrieb einer Softwarelösung erbracht hat. Dabei muss die Umsetzung die für den Ausschreibungsgegenstand (ERP-System) wesentlichen Funktionalitäten enthalten. Die Umsetzung muss innerhalb der letzten 7 Jahre liegen (älteste Referenz aus 2020). Das Formblatt 014-26_07_Referenzen ist zu verwenden.

Mindestanforderung 2

Finanzbuchhaltung

Es sind mindestens drei produktive Kundeninstallationen der anzubietenden Lösung im Bereich Finanzbuchhaltung in kommunalen Eigenbetrieben nachzuweisen. Die Umsetzung muss innerhalb der letzten 5 Jahre liegen (älteste Referenz aus 2022). Das Formblatt 014-26_07_Referenzen ist zu verwenden.

Mindestanforderung 3

MVZ

Es sind mindestens drei produktive Kundeninstallationen der anzubietenden Lösung im Bereich MVZ nachzuweisen. Die Umsetzung muss innerhalb der letzten 5 Jahre liegen (älteste Referenz aus 2022). Das Formblatt 014-26_07_Referenzen ist zu verwenden.

Mindestanforderung 4

Apotheke

Es sind mindestens drei produktive Kundeninstallationen der anzubietenden Lösung im Bereich der Einkaufs- und Lagerverwaltungslösung in Apotheken inkl. Stations-Anforderungsportal nachzuweisen. Die Umsetzung muss innerhalb der letzten 5 Jahre liegen (älteste Referenz aus 2022). Das Formblatt 014-26_07_Referenzen ist zu verwenden.

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Mindestanforderung 5

Dienstleistungsunternehmen

Es sind mindestens drei produktive Kundeninstallationen der anzubietenden Lösung im Bereich Dienstleistungsunternehmen nachzuweisen. Die Umsetzung muss innerhalb der letzten 5 Jahre liegen (älteste Referenz aus 2022). Das Formblatt 014-26_07_Referenzen ist zu verwenden.

Referenzanforderung 6 mit Bewertung

Referenz mit Anforderungen aus Referenz 1-5

Nachweis zur Umsetzung von 3 der genannten Mindestanforderungen (1 - Krankenhaus, 2 - Finanzbuchhaltung, 3 - MVZ, 4 - Apotheke, 5 - Dienstleistungsunternehmen) in einer gemeinsamen Umsetzung.

Das Formblatt 014-26_07_Referenzen ist zu verwenden.

Allgemeiner Hinweis:

Eine Referenz, die mehrere Kriterien erfüllt, darf auch mehrfach genannt werden. Diese ist entsprechend im Formblatt beim jeweiligen Kriterium zu übertragen. Anonyme Referenzen sind nicht zulässig und werden entsprechend nicht gewertet.

5.5 Eignungsleihe

Ein Bieter (auch einzelne Mitglieder von Bewerbergemeinschaften) kann gem. § 47 VgV im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Hierfür muss er nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Soll eine Eignungsleihe erfolgen, sind die hierfür bereitgestellten Formblätter „014 26_09_Eignungsleihe A und B“ vollständig auszufüllen und vorzulegen.

5.6 Verringerung der Bewerberzahl

Es ist beabsichtigt, das Verfahren mit maximal fünf Bietern auf der zweiten Stufe zu führen. Sind nach formaler Prüfung – auch in Hinblick auf die Mindestanforderungen an die Eignung – mehr als fünf geeignete Bewerber vorhanden, wird die Begrenzung der Anzahl der Bewerber gem. § 51 VgV anhand eines Punkterankings wie folgt vorgenommen:

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Bei Punktgleichstand zwischen Bietern, entscheidet die höchste Punktzahl aus dem Bereich Referenzen. Ist auch dann keine Entscheidung möglich, wird gelost. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Vergabeverfahren auch dann weiterzuführen, wenn nach erfolgter Eignungsprüfung weniger als fünf geeignete Bewerber verbleiben.

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6 Angaben zur 2. Stufe des Verfahrens (Angebotsphase)

Hinweis: Die nachstehenden Angaben dienen ebenso wie die übrigen in Bezug auf die Angebotsphase ausgereichten Unterlagen zunächst dazu, Interessenten die Einschätzung zu ermöglichen, ob sie sich am Verfahren beteiligen wollen.

6.1 Grundsatz

Während der Angebotsphase verhandelt der Auftraggeber mit den Bietern über das von ihnen eingereichte Erstangebot mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern.

Die Bieter erhalten auf der zweiten Stufe des Verfahrens eine genaue Leistungsbeschreibung mit näheren Angaben zum Leistungsspektrum.

6.2 Nebenangebote

Nebenangebote/Änderungsvorschläge/Varianten sind nicht zugelassen.

6.3 Unteraufträge

Bieter haben bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, zu benennen. Die hierfür ausgereichten Formulare 235 und 236 sind zu verwenden. Bereitstellung erfolgt in Stufe 2 des Verfahrens.

6.4 Zuschlagskriterien

Der Auftraggeber erteilt den Zuschlag nach Maßgabe der 58 VgV, 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot. Das Zuschlagskriterium ist das Preis-Leistungsverhältnis, ermittelt nach einfacher Richtwertmethode:

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt in drei Schritten

a) Erster Schritt: Ermittlung Bewertungspunkte aus dem Anforderungskatalog

Zunächst werden die errechneten Bewertungspunkte für alle Kriteriengruppen aufsummiert.

Beispiel:

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Summe Bewertungspunkte Erste Stufe 650 430 1040

b) Zweiter Schritt: Anwendung einer einfachen Richtwertmethode

Im nächsten Schritt werden dann die erreichten Bewertungspunktesummen nach der einfachen Richtwertmethode zusammengestellt und verglichen. Dabei gilt:

L Z = Preis-Leistungs-Verhältnis L = Summe Bewertungspunkte Z = ------------- P = Gesamtangebotspreis P

Das Preis-Leistungs-Verhältnis wird mit 3 Nachkommastellen gerechnet. Die Rundung erfolgt entsprechend der mathematischen Regeln. Danach lässt sich eine Rangfolge nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis darstellen.

Beispiel für eine Bewertung nach der einfachen Richtwertmethode:

c) Dritter Schritt: Bewertung und Gewichtung der Bewertungspunkte aus dem Anforderungskatalog unter Berücksichtigung der Leistung in dem Präsentationstermin

Alle zur Verhandlung aufgeforderten Bieter erhalten die Möglichkeit, ihre Fähigkeit zur Bereitstellung einer geeigneten Lösung im Verhandlungsverfahren zu präsentieren. Form und Inhalt sind der beigefügten Anlage „014 26_10_Inhalt_Praesentation“ zu entnehmen. Die Präsentation wird in Leipzig in den Räumen der St. Georg IT Gesellschaft mbH stattfinden, wobei jedem Bieter maximal 2 Stunden (inklusive der Zeit für technische Vorbereitungen) zur Verfügung stehen. Alternativ zu einer vor Ort Präsentation ist die Nutzung der Remote-Funktion von Microsoft Teams zulässig. Voraussichtlich finden die Präsentationen in den Verhandlungsrunden vom 16.11. – 20.11.2026 statt. Nach der Präsentation fließt die leistungsbezogene Prüfung in die Beurteilung ein.

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Die Beurteilung anhand von einem 3 Stufensystem geht in das Bewertungsverfahren wie in der folgenden Tabelle dargestellt ein:

Mit Hilfe der in der Präsentation erzielten Bewertungspunkte wird die Bewertungspunktzahl errechnet und in der Folge analog, wie oben das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt.

Beispiel Errechnung der Rangfolge nach einfacher Richtwertmethode inkl. Präsentation:

Die Unterkriterien und deren Gewichtung sowie Einzelheiten zur Wertungsmethodik werden final auf der zweiten Stufe des Verfahrens mitgeteilt.

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7 Liste der mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen

7.1 Erklärungen auf Formblättern

1. 014-26_01_Deckblatt Teilnahmeantrag
2. 014-26_02_Bewerbergemeinschaft (falls einschlägig)
3. 014-26_03_Fehlen von Ausschlussgründen
4. 014-26_04_Interessenkonflikt
5. 014-26_05_Umsatz
6. 014-26_06_Personal
7. 014-26_07_Referenzen
8. 014-26_08_Verschwiegenheitserklärung
9. 014-26_09_Formblätter „Eignungsleihe“ A und B (falls einschlägig)

7.2 Sonstige Nachweise und Erklärungen

1. Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (gem. Abschnitt 5.2 a)
2. Nachweis des Bestehens einer Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungshöhe von je 5 Mio. € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und 3 Mio. € für Vermögensschäden (gem. Abschnitt 5.3 b)
3. formlose Eigenerklärung, die Berufshaftpflichtversicherung auf die unter 2. genannten Deckungssummen anzupassen (nur, wenn nicht schon mit Nachweis unter 2. erfüllt)
4. Zertifikate (gem. Punkt 5.4.a und b)
5. Nachweise, Lebensläufe, Zertifikate gemäß Punkt 5.4.c) für Projektmanager
6. Nachweise, Lebensläufe, Zertifikate gemäß Punkt 5.4.c) für Projektleitung

8 Liste der beim Bewerber verbleibenden Unterlagen

1. 014-26_00_Informationen
2. 014-26_10_Inhalt Präsentation
3. 014-26_11_Entwurf Leistungsbeschreibung (nur zur Information)
4. 014-26_12_Entwurf Zuschlagskriterien (nur zur Information)

Stand 20.08.2026 | Seite 16 von 16