2.12_Verfahrensregelung NEuPP.pdf

[Seite 1]

Anlage 2.12

Verfahrensregelung betreffend die Ankündigung, Einreichung, Prüfung und Bezahlung von Nachträgen

I. Präambel

Die Vertragsparteien verfolgen zur Gewährleistung der Kosten- und Terminsicherheit das Ziel der Nachtragsvermeidung durch frühzeitiges Erkennen und Ausräumen von Nachtragspotenzialen. Darüber hinaus sollen Optimierungen bei Einreichung, qualifizierter Nachweisführung und Prüfung von Ankündigungen von Vertragsabweichungen und Nachtragsforderungen, bei Verhandlung und Beauftragung von Nachträgen, sowie bei der Vergütung von nachweislich erbrachten Leistungen erzielt werden. Um diese Ziele gemeinsam zu erreichen, wurde diese Verfahrensregelung formu- liert.

Es soll erreicht werden, dass • Defizite im vorvertraglichen Stadium erkannt und gemeinsam ausgeräumt werden • Einreichungs-, Bearbeitungs- und Beauftragungsfristen von Nachtragsangeboten verkürzt werden • die Qualität der Nachweisführung der eingereichten Nachtragsangebote verbessert wird • Zahlungen beschleunigt werden • unberechtigte Nachträge frühzeitig erkannt und beschieden werden und damit das gesamte Nachtragsaufkommen verringert wird • mögliche Konfliktpotenziale frühzeitig erkannt und ausgeräumt werden • der Nachtragsworkflow gem. folgender Abbildung eingehalten wird

II. Geltungsbereich

1. Die nachfolgende Verfahrensregelung wird Vertragsbestandteil und ist bei Bauverträgen mit einem Volumen über 1 Mio. € anzuwenden.

2. Bei geeigneten komplexen Bauverträgen unterhalb dieser Wertgrenze soll die Verfahrens- regelung ebenfalls angewendet werden.

3. Diese Verfahrensregelung definiert vorrangig die Bearbeitung von Sachnachträgen.

Fachautor: Alexandra Wirz | V.IIG 5 | Version 6.0 Gültig ab: 09.03.2026

[Seite 2]

Anlage 2.12 III. Verfahrensreglung

Inhalte

I. Nachtragseinreich- und –prüfplan (NEuPP-Liste)

1. Auftraggeber und Auftragnehmer haben „Anzeigen von Vertragsabweichungen“ und Nach- tragsangebote in einem Nachtragseinreich- und –prüfplan (sog. NEuPP-Liste) auf der Nach- tragsplattform zu verfolgen.

2. Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren möglichst frühzeitig nach Abschluss eines Bau- vertrages, spätestens jedoch mit Vorliegen der ersten Anzeige einer Vertragsabweichung, in welchen Abständen sie gemeinsam die Anzeigen einer Vertragsabweichung und Nach- tragsangebote besprechen und in der NEuPP-Liste einarbeiten (NEuPP-Gespräche). Diese NEuPP-Gespräche können beispielsweise im Anschluss an regelmäßig stattfindende Besprechungen erfolgen.

3. Die NEuPP-Liste wird vom Auftraggeber auf der Nachtragsplattform gepflegt und kann vom Auftragnehmer jederzeit exportiert werden (Excel).

II. Anzeige einer Vertragsabweichung / Nachtragsangebot

Nach erfolgter Einreichung einer „Anzeige einer Vertragsabweichung“ reicht der Auftragnehmer das Nachtragsangebot innerhalb einer Frist von 4 Wochen ein. Einvernehmlich kann eine andere Frist vereinbart werden. Diese ist dann auf der Nachtragsplattform zu hinterlegen.

Möglichst im nächsten NEuPP-Gespräch vereinbaren die Vertragspartner, bis wann der Auftrag- nehmer seinen auf die Anzeige der Vertragsabweichung gestützten Nachtrag oder zur Beurteilung notwendige Ergänzungen der Anzeige vorlegen wird.

III. Nachtragsbearbeitung durch den AG

• Für die Nachtragsbearbeitung durch den Auftraggeber gilt der Nachtragsworkflow.

• Sollte der Auftraggeber eine Frist im Einzelfall nicht einhalten können, informiert er un- verzüglich den Auftragnehmer.

• Entspricht ein Nachtrag nicht den vertraglich festgelegten Anforderungen oder sind wei- tere Darlegungen oder Nachweise erforderlich, fordert der Auftraggeber den Auftragneh- mer auf, den Nachtrag zu ergänzen. Diese Aufforderung sollte regelmäßig innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang des Nachtrages erfolgen. Bis der Auftragnehmer der be- rechtigten Aufforderung des Auftraggebers nachgekommen ist, ruht die vom Auftraggeber einzuhaltende Frist für die Nachtragsbearbeitung. • Für Abschlagsrechnungen und Abschlagszahlungen auf Nachträge gilt der Nachtragswork- flow.

Kapazitäten

Jeder Vertragspartner wird zu den gem. dieser Verfahrensregelung vereinbarten Terminen in seinem Bereich die benötigten Kapazitäten sicherstellen. Hält ein Vertragspartner die von ihm zugesagten Fristen nicht ein, muss er damit rechnen, dass der andere Vertragspartner seine ursprünglich für die Nachtragsbearbeitung geplanten Kapazitäten nicht unverändert der neuen Terminlage anpassen kann und dass es daher zu einer verlängerten Bearbei- tungsdauer kommen kann.

Fachautor: Alexandra Wirz | V.IIG 5 | Version 6.0 Gültig ab: 09.03.2026