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Elektronische Angebotseinreichung
Anleitung zur Einreichung von
elektronischen Angeboten über das
Vergabeportal der Wirtschaftsregion
Aachen
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Mit dieser Anleitung soll versucht werden Schritt für Schritt darzulegen, wie Sie ein Angebot elektronisch über das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen einreichen.
Die Schritt für Schritt Anleitung wird anhand einer beschränkten Ausschreibung dargestellt. Für eine öffentliche bzw. EU-Weite Ausschreibung ist der Weg identisch.
Sollten Sie dennoch Fragen zur Einreichung von elektronischen Angeboten haben, so zögern Sie nicht und melden sich Bitte bei den entsprechenden Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der Zentralen Vergabe bzw. unter ZentraleVergabe@wver.de
Die Kontaktdaten finden Sie in der jeweiligen Ausschreibung.
Weitergehende Informationen, Tutorials sowie Hilfestellungen finden Sie unter folgendem Link des Betreibers Cosinex: https://support.cosinex.de/unternehmen/
| 2 Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
- Registrierung
Um ein Angebot elektronisch einreichen zu können ist eine kostenlose Registrierung beim Vergabeportal erforderlich.
Sollten Sie bereits beim Vergabeportal registriert sein, so bitte direkt zur nächsten Seite gehen.
| 3 Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
- Anmeldung
Um ein Angebot elektronisch einreichen zu können ist eine Anmeldung im Vergabeportal notwendig.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 4
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
- Anmeldung
Hier bitte die registrierte E-Mail-Adresse und das vergebene Passwort eintragen.
Sollten Sie noch nicht im Vergabeportal registriert sein, so können Sie sich an dieser Stelle noch registrieren.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 5
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
- Anmeldung
Nachdem Sie sich angemeldet haben erscheint Ihre Startseite.
Unter „Aktuelle Bekanntmachungen“ werden Ihnen alle öffentliche Ausschreibungen angezeigt.
Bitte klicken Sie an dieser Stelle auf den Reiter „Meine Projekte“
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Meine Projekte:
Nachdem Sie „Meine Projekte“ angeklickt haben, erhalten Sie Zugriff auf die Ausschreibungen, die für Sie freigeschaltet sind.
Sollte die Ausschreibung, für die Sie eine Einladung per E-Mail bekommen haben (beschränkte Ausschreibung) bzw. bei einer öffentlichen Ausschreibung freigeschaltet haben, nicht auf der Startseite zu sehen sein, so klicken Sie Bitte links auf den Reiter „Einladungen“ oder „Freigeschaltet“
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Einladungen:
In diesem Reiter finden Sie nun alle Ausschreibungen, zu denen Sie eingeladen wurden.
Hier klicken Sie bitte unter „Aktion“ auf das erste Symbol (Information zu diesem Projekt).
Unter dem Reiter „Freigeschaltet“ sind die Ausschreibungen hinterlegt (öffentliche Ausschreibungen), für die Sie sich freigeschaltet haben.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Hier bitte auf den Kasten „Jetzt teilnehmen“ klicken.
Ohne Klick auf „Jetzt teilnehmen“ besteht keine Möglichkeit Angebote elektronisch einzureichen.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Nach Klick auf „Jetzt teilnehmen“ gelangen Sie zur eigentlichen Ausschreibung.
Hier sind alle wesentlichen Daten, die Sie zur Angebotserstellung benötigen hinterlegt.
Zur Angebotsabgabe klicken Sie nun auf den Reiter „Angebote“.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Sollten Sie das „Bietertool“ bereits für einen vorherige Ausschreibung genutzt haben, so klicken Sie bitte nun auf
- Projekt Herunterladen -.
Sollten Sie das „Bietertool“ noch nicht genutzt haben, so klicken Sie bitte auf
- Installationsdatei Herunterladen -
Hinweis: Ohne das Bietertool ist eine Angebotsabgabe nicht möglich. Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 11
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Nach Installation der Datei, erscheint auf dem Desktop das Cosinex Bietertool (siehe Bild links). Cosinex Bietertool Hinweis: Es kann vorkommen, dass das Bietertool nicht auf dem Desktop erscheint. Dies beruht meistens darauf, dass die Sicherheitseinstellungen am PC zu „streng“ sind, da das Bietertool JAVA basierend ist. Sollte dies so sein, so ist mit der IT in Ihrem Hause zu sprechen, damit die Installation ermöglicht wird.
Um nun die Ausschreibung für die Angebotsabgabe zu öffnen, müssen Sie nun wieder auf die Seite vom Vergabeportal zurück. Hier klicken Sie nun auf „Projektdaten Herunterladen“.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Es erscheint dieses Fenster.
Jetzt bitte auf „Ok“ klicken.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erscheint folgendes Fenster.
Hier bitte auf „Herunterladen“ klicken.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Wenn der Dateiendownload funktioniert hat, erscheint folgendes Fenster.
Bitte mit „Fertig“ bestätigen.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Nach Bestätigung auf „Fertig“ erscheint folgendes Fenster.
Hier bitte die entsprechende Ausschreibung anklicken.
Durch anklicken der Ausschreibung, wird diese blau hinterlegt, jetzt bitte auf „Projekt öffnen“ klicken.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Nachdem Sie die ganzen vorherigen Schritte erfolgreich durchgeführt haben, erscheint folgendes Fenster.
Jetzt können Sie mit der eigentlichen Angebotseinreichung beginnen.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Unter dem Reiter „Allgemeine Informationen“ sehen Sie die Basisdaten der Ausschreibung
Unter dem Reiter „Dokumente aus den Vergabeunterlagen“ sind die Datenanhänge hinterlegt, die von der Zentralen Vergabe für die Ausschreibung zur Verfügung gestellt werden.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Unter dem Reiter „Basisdaten zum Angebot“ müssen Sie zum einen Allgemeine Angaben, zum Ansprechpartner / zur Ansprechpartnerin für die Ausschreibung hinterlegen und zum anderen Preisangaben für das abgegebene Angebot (sollte die Möglichkeit der Preisangabe seitens der Zentralen Vergabe nicht freigegeben sein, so kann an dieser Stelle keine Eintragung vorgenommen werden).
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Unter dem Reiter „Dokumente zum Angebot“ sind zum einen die Dokumente hinterlegt (Auszufüllende Dokumente), die Sie zur Angebotsabgabe ausfüllen müssen.
Zum anderen müssen / können Sie hier Dokumente (Eigene Dokumente)hinzufügen, die Sie mit der Angebotseinreichung / Angebotsabgabe mitzusenden haben (Vorgabe von der Zentralen Vergabe)oder die Sie der Ausschreibung von sich aus beifügen möchten. Bitte beachten Sie die maximale Datengröße von 500 MB.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Unter dem Reiter „Abgabe“ stellen Sie das Angebot in das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen ein.
Sie haben hier die Wahl, mit welcher Signaturform Sie ihr Angebot signieren wollen. Postalisch und Mantelbogen sind nicht zugelassen.
Das System gibt Ihnen die entsprechenden Signaturformen, die zur Angebotsabgabe möglich sind vor.
Aus Vereinfachungsgründen wird an dieser Stelle lediglich die Signatur per Textform weiter aufgezeigt. Die Wege für die beiden übrigen Signaturen (Fortgeschrittene und Qualifizierte) sind von den Schritten fast identisch. Hier leitet das System Sie ebenfalls Schritt für Schritt durch.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Um Ihr Angebot per Textform zu signieren, klicken Sie bitte auf „Abgabe-Assistent starten“.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 22
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Hier sehen Sie nochmal alle Dateien, die Sie als „Angebot“ der Zentralen Vergabe übersenden möchten. An dieser Stelle können Sie die Dateien nochmals austauschen oder hinzufügen, sollten Sie welche vergessen haben. Dazu müssen Sie einfach nochmal auf den Reiter „Dokumente zum Angebot“ zurück und dort die Dateien austauschen bzw. hinzufügen.
An dieser Stelle macht das System eine Plausibilitätsprüfung. Merkt das System, dass eine Pflichtangabe fehlt, wird es an dieser Stelle angezeigt.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 23
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Es öffnet sich ein neues Fenster.
Hier sehen Sie nochmal alle Dateien, die Sie als „Angebot“ der Zentralen Vergabe übersenden möchten. An dieser Stelle können Sie die Dateien nochmals austauschen oder hinzufügen, sollten Sie welche vergessen haben. Dazu müssen Sie einfach nochmal auf den Reiter „Dokumente zum Angebot“ zurück und dort die Dateien austauschen bzw. hinzufügen.
An dieser Stelle macht das System eine Plausibilitätsprüfung. Wenn alles korrekt ist, wird dies an dieser Stelle angezeigt.
Jetzt bitte auf „Weiter“ klicken.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 24
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Nun müssen Sie bitte die erforderlichen Angaben nach §126b BGB angeben. Hierzu zählt der Name des Ansprechpartners, der Unternehmensname, sowie die vollständige Anschrift.
Nachdem Sie die Angaben getätigt haben, bitte auf „Weiter“ klicken.
ACHTUNG:
Das System prüft an dieser Stelle nicht, ob die Angaben, die Sie hier tätigen korrekt sind. Sollten Sie z. B. xxxxxeintragen, so erkannt das System dies als Angabe an. Das System erkennt nur, ob eine Angabe getätigt wird oder nicht.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 25
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Auf der nächsten Seite haben Sie noch einmal eine Übersicht über die Angaben, die Sie mit Ihrem Angebot versenden werden.
Diese Zusammenfassung ist druckbar.
Hier können Sie immer noch Korrekturen vornehmen, durch klicken auf „zurück“.
Sind alle Angaben korrekt, bitte auf „Weiter“ klicken.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Das System stellt nun das Angebot zusammen, zur Übersendung an das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen. Sie können an dieser Stelle Optional einen Titel für die Ausschreibung vergeben.
Sind hier 4 grüne Häkchen, dann bitte auf „weiter“ klicken.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Nun müssen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden, um die Angebotsabgabe zu autorisieren.
Jetzt wird es ernst:
Wenn Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort eingetragen haben, bitte auf „Angebot jetzt versenden“ klicken. Dadurch wird das Angebot verschlüsselt und an den Sicherheitsserver des Vergabeportals der Wirtschaftsregion Aachen gesandt.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 28
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Ist die Übertragung erfolgreich durchgeführt worden, erscheinen in dem nächsten Fenster fünf grüne Häkchen.
Sie haben es geschafft.
Das Angebot wurde erfolgreich an das Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen übersandt.
Nun bitte noch auf „Weiter“ klicken.
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 29
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Signatur per Textform:
Sie sind am Ende der Angebotseinreichung angekommen. Mit der letzten Seite wird Ihnen der Eingang auf dem Server des Vergabeportals der Wirtschaftsregion Aachen bestätigt.
Nun brauchen Sie nur noch die Bestätigung anzuklicken und auf „Beenden“ klicken.
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Anleitung elektronische Angebotseinreichung
Austausch von Angebotsunterlagen:
Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass Sie nicht ungewollt die Unterlagen mehrfach einreichen. Dies kann u. U. zum Ausschlussdes / der eingereichten Angebote(s) führen. Nach dem Sie die v. g. Schritte abgeschlossen haben, gelten die eingestellten Unterlagen als eingereicht. Neu eingereichte Unterlagen überschreiben nichtdie bereits eingereichten Unterlagen
Sollten Sie dennoch vor Ablauf der Angebots-/ Einreichungsfrist bereits eingereichte Unterlagen austauschen wollen, so ist diesnatürlich jederzeit möglich.
Wichtig dabeiistnur,dassSiediebereitseingereichtenUnterlagen„zurückziehen“bzw.„austauschen“.ReichenSiedieUnterlagenbitte nicht einfacherneutein.
WieSiebereits eingereichte Unterlagen zurückziehen bzw. austauschen können, erklärt Ihnen ausführlich folgendes Video-Tutorial des Betreibers Cosinex(Video 6 –das Bietertool ab Minute 11:50 –Zurückziehen von Angeboten):
Vergabeplattform -Unternehmensseite -Dokumentation Vergabemarktplatz -cosinexService & Support Center
Zentrale Vergabe Wasserverband Eifel-Rur (WVER) –Stand März 2024 | 31