[Seite 1]
Leistungsbeschreibung
Ermittlung des operativen Personalbedarfs der Berliner Bäder-Betriebe AöR
- Ausgangssituation
Die Berliner Bäder-Betriebe AöR (BBB) betreiben Hallen-, Kombi- und Sommerbäder mit unterschiedlichen Betriebsformen und Nutzungsarten.
Zur Sicherstellung eines wirtschaftlichen, rechtssicheren und bedarfsgerechten Betriebs soll eine unternehmensweite Personalbedarfsermittlung für sämtliche operativen Standorte durchgeführt werden.
Grundlage der Untersuchung ist die Ermittlung des tatsächlichen funktionalen Personalbedarfs unter Berücksichtigung der jeweiligen betrieblichen Anforderungen, der geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen sowie der unterschiedlichen Betriebszustände.
- Ziel der Beauftragung
Ziel der Beauftragung ist die Entwicklung einer nachvollziehbaren und dauerhaft fortschreibbaren Personalbedarfsermittlung für 48 Badstandorte des operativen Bäderbetriebes der Berliner Bäder-Betriebe.
Hierbei sind insbesondere folgende Ziele zu erreichen:
• Ermittlung des Personalbedarfs für sämtliche Standorte, je Bad, Gebiet und Region
• Ableitung des Gesamtpersonalbedarfs für den operativen Betrieb (Badbetrieb und technischer Betrieb)
• Berücksichtigung saisonaler Schwankungen
• Durchführung eines Soll-Ist-Vergleichs
• Identifikation möglicher Personalüber- oder Unterdeckungen
• Identifikation von Optimierungspotenzialen hinsichtlich Organisation und Personaleinsatz
• Entwicklung einer fortschreibbaren Berechnungsgrundlage für zukünftige Personalbedarfsplanungen.
• Überprüfung von bestehenden Betriebszuständen bzw. Nutzungsarten
1/7
[Seite 2]
- Leistungsumfang
Der Auftragnehmer hat mindestens folgende Leistungen zu erbringen.
3.1 Projektvorbereitung
• Durchführung eines Kick-off-Termins
• Abstimmung der Projektorganisation
• Abstimmung der Datengrundlagen
• Abstimmung der Projektmethodik
• Festlegung der weiteren Vorgehensweise.
3.2 Datenerhebung
Der Auftragnehmer erhebt sämtliche für die Personalbedarfsermittlung erforderlichen Daten für sämtliche Betriebsstandorte der BBB.
Hierzu gehören insbesondere:
• Öffnungszeiten
• Belegungspläne
• Schichtpläne
• Betriebsabläufe
• Betriebszustände
• Nutzungsarten
• organisatorische Rahmenbedingungen
• standortspezifische Besonderheiten.
Die Datenerhebung erfolgt unter Mitwirkung der Berliner Bäder-Betriebe.
3.3 Vor-Ort-Erhebungen
Für sämtliche zu untersuchenden Standorte sind Vor-Ort-Termine durchzuführen. Die Terminorganisation obliegt hierbei dem Auftragnehmer. Eine Kontaktliste wird im Auftragsfall durch die BBB übergeben.
Dabei sind insbesondere standortspezifische Besonderheiten zu erfassen und hinsichtlich ihres Einflusses auf den Personalbedarf zu bewerten.
2/7
[Seite 3]
3.4 Grundlagen der Personalbedarfsermittlung
Die Personalbedarfsermittlung hat mindestens folgende Grundlagen zu berücksichtigen:
• geltende Gesetze
• einschlägige DIN- und EN-Normen
• Richtlinien der Deutschen Gesellschaft für das Badewesen
• aktuelle Rechtsprechung
• Verkehrssicherungspflichten
• Technische Betriebsaufsicht
• Allgemeine Aufsichtspflichten
• Geltende Normen und Regelungen zu Becken- und Wasseraufsicht
• interne Dienstanweisungen der BBB
• Betriebsvereinbarungen der BBB
• Haus- und Badeordnungen der BBB
• Bestehendes Organigramm der BBB
• unterschiedliche Betriebszustände der Berliner Bäder-Betriebe
3.5 Personalbedarfsermittlung
Der Personalbedarf ist funktionsbezogen pro Bad, Gebiet und Region zu ermitteln.
Mindestens folgende Funktionsbereiche sind zu berücksichtigen:
• Becken- und Wasseraufsicht
• Saunaaufsicht
• Kassenbetrieb
• Reinigung
• Technik
• Hausmeisterdienste im Rahmen des Facility Management
• Grünpflege
• Kurse
3/7
[Seite 4]
Die Ermittlung erfolgt unabhängig von der derzeitigen Personalstruktur und orientiert sich ausschließlich am funktionalen Personalbedarf.
3.6 Betriebszustände
Die Personalbedarfsermittlung muss mindestens folgende Betriebszustände berücksichtigen:
• Vorbereitungszeiten
• Nachbereitungszeiten
• öffentlicher Badebetrieb
• Schulbetrieb
• Vereinsbetrieb
• Parallelbetrieb
• Grundreinigung
• Schließtage
• Inbetriebnahme für Sommer- und Hallenbäder
• Außerbetriebnahme für Sommer- und Hallenbäder (saisonalbedingt und im Rahmen von längerfristigen Schließungen z.B. bei Sanierungen)
• Sowie jeweils Schwach-, Normal- und Starklasttage
3.7 Berücksichtigung von Ausfallzeiten
Bei der Ermittlung des Personalbedarfs sind insbesondere zu berücksichtigen:
• Urlaubsansprüche
• krankheitsbedingte Fehlzeiten
• Fortbildungszeiten
• sonstige planbare Abwesenheiten.
3.8 Berechnung des Personalbedarfs
Die Berechnung hat mindestens folgende Ergebnisse auszuweisen:
• Personalbedarf je Standort
4/7
[Seite 5]
• Gesamtpersonalbedarf
• Jahrespersonalbedarf
• monatlicher Personalbedarf
• Netto-Personalbedarf
• Brutto-Personalbedarf
• saisonale Personalbedarfe
• Personalbedarf nach Aufgabenbereichen gemäß Ziffer 3.5
3.9 Soll-Ist-Vergleich
Auf Grundlage der vorhandenen Personalausstattung ist ein Soll-Ist-Vergleich auf Standortebene durchzuführen.
Dabei sind Über- und Unterdeckungen sowohl für einzelne Aufgabenbereiche als auch für den Gesamtbetrieb darzustellen.
3.10 Handlungsempfehlungen
Auf Grundlage der Ergebnisse sind Handlungsempfehlungen zu entwickeln.
Diese sollen insbesondere Aussagen enthalten zu
• Personalbedarf,
• Personaleinsatz,
• saisonalen Personalbedarfen,
• organisatorischen Optimierungsmöglichkeiten.
- Berechnungstool
Der Auftragnehmer hat ein fortschreibbares lizenzfreies Berechnungstool bereitzustellen.
Das Tool muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen:
• eigenständige Fortschreibung durch die Berliner Bäder-Betriebe,
• Anpassung der Berechnungsparameter,
• Aktualisierung der Datengrundlagen,
5/7
[Seite 6]
• transparente Berechnungslogik,
• Auswertung auf Standort- und Gesamtbetriebsebene.
- Projektorganisation
Mindestens folgende Termine sind vorzusehen:
• Kick-off-Veranstaltung,
• Abstimmungstermine während der Projektlaufzeit,
• Präsentation der Zwischenergebnisse (optional),
• Abschlusspräsentation.
- Liefergegenstände
Der Auftragnehmer liefert mindestens:
• Abschlussbericht (PDF-Format),
• Dokumentation der Methodik (PDF-Format),
• Dokumentation der Datengrundlagen (PDF-Format),
• Berechnungstool, soweit möglich KI-gestützt (siehe Ziffer 4)
• Einweisung ausgewählter Beschäftigter der BBB in das Berechnungstool
• Ergebnispräsentation (PDF-Format).
- Nutzungsrechte
Sämtliche im Rahmen des Projektes erstellten Unterlagen, Berechnungsmodelle und Arbeitsergebnisse gehen mit der Abnahme in das uneingeschränkte Nutzungsrecht der Berliner Bäder-Betriebe AöR über.
- Termine
Geplanter Leistungszeitraum: ca. 6 Monate ab Zuschlagserteilung
Der finale Abschlussbericht soll spätestens bis zum 30.04.2027 an die BBB übergeben werden.
6/7
[Seite 7]
- Erfüllung-/Leistungsorte
Sämtliche Badstandorte der BBB gemäß beigefügtem Organigramm
Standort der Verwaltung der BBB
- Zahlung/Rechnungslegung
Die Rechnungslegung erfolgt nach Vorlage des finalen Abschlussberichtes.
7/7