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Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortlichen:
BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH,
Keibelstraße 36, 10178 Berlin
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
datenschutz nord GmbH
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
- Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:
3.1 Zwecke der Datenverarbeitung:
Die personenbezogenen Daten verarbeiten wir zu Zwecken der Durchführung des Vergabeverfahrens und der Vertragsumsetzung. Im Falle der Zuschlagserteilung und der erstmaligen Zusammenarbeit mit uns werden Ihre Daten im Lieferantenportal der BIM GmbH eingetragen. Dies ist erforderlich, um die Beauftragung vorzunehmen.
3.2 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:
Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c, Abs. 3 DSGVO i.V.m. §§ 97 ff. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), § 6 Wettbewerbsregistergesetz (WRegG), § 16 Abs. 8 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG).
- Empfänger der personenbezogenen Daten:
Ab einem geschätzten Auftragswert von 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) besteht gemäß § 6 WRegG) für die ausschreibende Stelle vor Erteilung des Zuschlags eine Abfragepflicht beim Wettbewerbsregister. Konzessionsgeber sowie Sektorenauftraggeber sind ab Erreichen der EU-Schwellenwerte zur Abfrage verpflichtet. In § 6 Abs. 2 WRegG ist festgelegt unter welchen weiteren Voraussetzungen eine Abfrage erfolgen darf.
Durch das beim Bundeskartellamt eingerichtete Wettbewerbsregister zum Schutz des Wettbewerbs werden Auftraggebern im Sinne von § 98 GWB Informationen über Ausschlussgründe eines Bieters im Sinne der §§ 123 und 124 GWB zur Verfügung gestellt.
Mit einer Übergangsfrist bis einschließlich zum 31.05.2025 ist der Auftraggeber berechtigt für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zusätzlich eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzufordern.
Nach § 16 BerlAVG ist die ausschreibende Stelle weiterhin verpflichtet, die Einhaltung der gemäß § 15 BerlAVG vereinbarten Vertragsbestimmungen (siehe Besondere
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Vertragsbedingungen) zu prüfen. Mit Kontrollen zur Einhaltung der vertraglich vereinbarten Besonderen Vertragsbedingungen darf der Auftraggeber auch Dritte beauftragen.
Stellt der Auftraggeber einen Verstoß eines Auftragnehmers und Unterauftragnehmers gegen Vertragsbedingungen im Sinne von § 15 BerlAVG fest, so hat er nach § 16 Abs. 5 BerlAVG das bei der für Bauwesen zuständigen Senatsverwaltung geführte Amtliche Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis des Landes Berlin sowie das Verzeichnis über ungeeignete Bewerber und Bieter bei öffentlichen Aufträgen über den Namen, die Anschrift, den Vertragsinhalt und die Art des Verstoßes unverzüglich zu unterrichten.
Liegen dem Auftraggeber Anhaltspunkte für einen Verstoß eines Auftragnehmers, Unterauftragnehmers oder Verleihers von Arbeitskräften gegen Mindestarbeitsbedingungen gemäß § 128 Abs. 1 GWB vor, wird unverzüglich die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Bundeszollverwaltung benachrichtigt, § 16 Abs. 6 BerlAVG.
Nach § 134 Abs. 1 GWB informiert die ausschreibende Stelle die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung Ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform. Dies gilt auch für Bieter, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter gegangen ist.
Nach § 62 Abs. 1 Satz 1 Vergabeverordnung (VgV) teilt die ausschreibende Stelle jedem Bieter unverzüglich ihre Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit. Gleiches gilt für die Entscheidung, ein Vergabeverfahren aufzuheben oder erneut einzuleiten einschließlich der Gründe dafür, sofern eine Auftragsbekanntmachung oder Vorinformation veröffentlicht wurde.
Nach § 62 Abs. 2 Nummer 3 VgV unterrichtet die ausschreibende Stelle auf Verlangen des Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform nach § 126 b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.
Nach § 39 Abs. 1 VgV übermittelt die ausschreibende Stelle spätestens innerhalb 30 Tagen nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für öffentliche Veröffentlichungen der Europäischen Union. Dort werden dann auch Name und Anschrift des Bieters, dem der Zuschlag erteilt wurde, veröffentlicht.
Im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer muss die ausschreibende Stelle nach § 163 Abs. 2 Satz 4 GWB die Vergabeakten der Kammer sofort zur Verfügung stellen. Dies gilt auch für die Verfahren der sofortigen Beschwerde vor dem zuständigen Oberlandesgericht/Kammergericht nach § 171 GWB. In diesen Verfahren (Nachprüfungsverfahren und ggf. Verfahren über die sofortige Beschwerde) werden personenbezogene Daten gegebenenfalls auch an andere Verfahrensbeteiligte weitergegeben.
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- Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Betreffend das Vergabeverfahren und die Vertragsdurchführung: Die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten beträgt 8 Jahre gemäß Ziffer 12 AV zu § 55 der Landeshaushaltsordnung Berlin in Verbindung mit Anlage 1 AV § 71 der Landeshaushaltsordnung Berlin, § 8 Absatz 4 VgV, sofern nicht anderweitige gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. So unterliegen Rechnungen einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist gemäß § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UstG.
- Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck diese Speicherung erfolgt. Darüber hinaus können Sie unrichtige Daten berichtigen oder solche Daten löschen lassen, deren Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit und Einschränkung der Datenverarbeitung. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die stattfindende Datenverarbeitung zu beschweren.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt.
- Sonstiges
Eine Informationspflicht des Verantwortlichen wegen der Erhebung von personenbezogenen Daten bei Dritten (z.B. Eignungsnachweise dritter Personen) besteht nach Art. 14 Abs. 5 lit. c) der DSGVO nicht. Die Datenerhebung ist im Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten vorgesehen (§§ 97 ff. GWB, §§ 5, 8 VgV).
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