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Vergabe PR 1149403-2140-I
Leistungsbeschreibung
Empfangs- und Sicherheitsdienst
Standorte Karlsruhe und Ettlingen
- Objektbeschreibung
1.1. Standort Karlsruhe Das Fraunhofer IOSB verfügt an seinem Standort Karlsruhe auf einem vollständig einge- zäunten Gelände von rund 30.000 m² über vier Gebäude (gemäß beiliegendem Plan). In den Gebäuden befinden sich sowohl Büro- als auch Laborräume. Außerdem gibt es zwei Hallen für Technik und Versuchsstände. Auf dem Gelände des Instituts arbeiten ca. 440 Personen. Das Gelände verfügt über einen Haupteingang (Personentür und Schranke) di- rekt beim Empfang sowie über zwei Nebentore (Schlupftüren) auf der Ost- bzw. Westseite.
1.2. Standort Ettlingen
Das Fraunhofer IOSB, Ettlingen verfügt auf einem vollständig eingezäunten Gelände von rund 17.000 m² über vier Gebäude (gemäß beiliegendem Plan). In den Gebäuden befinden sich sowohl Büro- als auch Laborräume. Außerdem gibt es eine Halle für Technik und Ver- suchsstände. Auf dem Gelände des Instituts arbeiten ca. 200 Mitarbeiter(innen). Das Ge- lände verfügt über einen Haupteingang (Personentür und Schranke) direkt beim Empfang sowie über zwei Nebentore (Schlupftüren) auf der Süd- bzw. Westseite. Die Nebentore können mithilfe einer Codekarte (PKI-Karte) tagsüber geöffnet werden.
- Vorbemerkung
Der Vertrag beginnt am 01.04.2027 und läuft zunächst bis zum 31.03.2029.
Die ersten sechs Monate gelten als Probezeit. Innerhalb der Probezeit kann der Vertrag ohne Angabe von Gründen durch den Auftraggeber innerhalb von 2 Wochen zum Monats- ende gekündigt werden.
Der Vertrag verlängert sich um jeweils 12 weitere Monate, wenn er nicht 3 Monate vor Ab- lauf schriftlich gekündigt wird. Der Dienstleistungsvertrag hat eine maximale Laufzeit von 4 Jahren. Das Recht auf außerordentliche Kündigung bleibt davon unberührt. Für alle Leis- tungen soll ein monatlicher Pauschalpreis angeboten werden, siehe beiliegendes Preisblatt. Dieser hat eine Preisbindung bis zum Ende der Grundlaufzeit von 24 Monaten.
Sollten nach der Grundlaufzeit die Optionen der Verlängerung gezogen werden, kann die Monatspauschale in Abstimmung mit dem Auftraggeber angepasst werden. Die Preisan- passung muss dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt werden und dieser muss seine Einwil- ligung dem Auftragnehmer schriftlich mitteilen.
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Für evtl. weitere kostenpflichtige Zusatzleistungen sind sowohl Stundensätze anzubieten. Dies betrifft die Tätigkeiten wie Sonderbewachung von Baustellen und Veranstaltungen.
Mit der Abgabe eines Angebotes sind folgende Konzepte (siehe Anlage D_02 abzugeben:
• Implementierungskonzept
• Qualitätsmanagementkonzept
Mit der Angebotsabgabe ist bekannt zu geben mit wie viel Personal und mit welcher Qualifi- kation die Leistungen erbracht werden sollen, siehe Anlage D_02.
Mit der Zuschlagserteilung muss der Auftragnehmer die Aufnahme in den amtlichen Ge- heimschutz vollziehen. Dieses Eignungskriterium ist die Voraussetzung für die Erbringung der Dienstleistung.
Das zum Einsatz kommende Personal wird durch den Auftraggeber nach vorheriger Vor- stellung ausgewählt und überprüft (hier ist das amtliche Führungszeugnis und der Ermäch- tigungsnachweis vorzulegen, sowie ggf. Einsicht in den Personalbogen zu gewähren). Ein Wechsel des Personals ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Auftraggebers gestat- tet.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet mit der Zuschlagserteilung die Aufnahme in den amtli- chen Geheimschutz beim Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz zu voll- ziehen, siehe Anlage C_07. Die Ü2 – Sicherheitsüberprüfung gilt für den Empfangs- und Sicherheitsdienst am jeweiligen Einsatzort.
Personen aus Ländern der Staatenliste (siehe Anlage B_05) dürfen nicht zum Einsatz kommen.
- Leistungsanforderung
In der Zeit vom 01.03.2027 bis zum 31.03.2027 werden alle für das Objekt vorgesehenen Personen inkl. Vertretung vor Ort eingearbeitet. Hierfür muss jede(r) Sicherheitsmitarbeiter(in) an drei und jede(r) Empfangsmitarbeiter(in) an vier Tagen pro Woche jeweils 12 Stunden am Objekt anwesend sein.
Zur Einarbeitung ist jeweils pro Standort auch eine Nachtschicht pro Woche für 10 Stunden notwendig.
Die Kosten für die Einarbeitung müssen im Angebot separat aufführt werden, siehe Preisblatt.
Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die Besetzungszeiten und Besetzungs- stärken des Empfangs- und Sicherheitsdienstes je Standort:
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| Empfangs- dienst | Sicherheits- dienst | SUMME | |
|---|---|---|---|
| Tagdienst werktags 06:00 – 20:00 Uhr | 1 Person | 1 Person | 2 Personen |
| Tagdienst samstags, sonntags, feiertags 06:00 – 20:00 Uhr | 0 | 1 Person | 1 Person |
| Nachtdienst (täglich) 20:00 – 06:00 Uhr | 0 | 1 Person | 1 Person |
Der Auftragnehmer ist verpflichtet sein Personal regelmäßig, zumindest im gesetzlich vorge- schriebenen Maß zu schulen oder schulen zu lassen.
- Leistungskatalog Besuchermanagement
4.1. Lieferung, Implementierung und der Betrieb eines zentralen digitalen Besucherma- nagementsystems zur effizienten Verwaltung, Registrierung und Nachverfolgung von Besuchern an den beiden Standorten
4.1.1. Funktionale Anforderungen Digitale Voranmeldung von Besuchern Check-in und Check-out von Besuchern vor Ort Automatische Benachrichtigung der Gastgeber (E-Mail) Erstellen von Besucherausweisen (digital oder druckbar) Besuchsübersicht in Echtzeit Besucherhistorie und Auswertungen Notfall- und Evakuierungslisten
4.1.2. Technische Anforderungen Webbasierte Lösung Betrieb auf Servern innerhalb des Auftraggebers Aktuelle Verschlüsselungsstandards Rollen- und Rechtekonzept Schnittstellenfähigkeit (z. B. Outlook, Active Directory, Zutrittskontrollsysteme
4.1.3. Datenschutz und Sicherheit DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten Möglichkeit zur Einholung und Dokumentation von Einwilligungen Konfigurierbare Löschfristen Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags
4.1.4. Implementierung und Support Einrichtung und Konfiguration des Systems Einweisung/Schulung der Administratoren Laufender technischer Support Regelmäßige Updates und Wartung
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4.2. Empfangsdienst
| Kategorie | Aufgaben |
|---|---|
| Besucherverkehr und Fremdpersonalzutritt ab- wickeln | Besucher: Empfang der Gäste Benachrichtigen des Ansprechpartners Weitervermittlung von Besuchern/Gästen Informationszentrale für Gäste/Besucher Ausgabe von W-LAN Anschlussdaten Taxivermittlung für Besucher / Mitarbeiter Erstellung von Namensschildern usw. Lieferanten, Handwerker, Techniker: Vermittlung Warenanlieferung Benachrichtigen der Ansprechpartner |
| Telefondienst, Mitarbei- terkommunikation | Telefonvermittlungen über eine Telefonzentrale (Entgegennehmen und Vermitteln von Telefonaten aus dem In- und Ausland) an die Gesprächspartner Verbinden von gewünschten Telefonverbindungen ins In- und Ausland Aufnahme und Übergabe von Gesprächsnotizen Faxdienste: Versand, Empfang, Weiterleitung an Empfänger Stille Alarmierung bei Drohanrufen |
| Alarmierung | Verständigung von Rettungsdiensten/ Polizei/ Feuerwehr/ Ersthelfer Alarmierungsdurchsagen Notrufweiterleitung, z. B. aus Behinderten-WC Bedienung der Schließ- und Sicherheitseinrichtungen Einleiten von Maßnahmen gemäß Notfallanweisungen Einleiten von Rettungsmaßnahmen bei Fahrstuhlnotrufen |
| Berichts- und Meldewe- sen, Alarmverfolgung, Wachbuch | Verfassen und Weiterleiten von Meldungen bei besonderen Vorkommnissen (z. Bsp. Schäden, techn. Störungen) Dokumentation der eingehenden Alarme Benachrichtigung von IOSB-Verantwortlichen nach vereinbarter Liste Ausgabe und Verwaltung von Geräten der Personennotsignalanlage |
| Fahrzeugdisposition | Ausgabe und Rücknahme der Dienstfahrzeugpapiere Dokumentation der Fahrzeugherausgabe / Führerscheinprüfung Annahme von Reservierungen Entgegennahme und Aufbewahrung der Fahrtenbuchbelege Annahme von Meldungen über Fahrzeugmängel, Weiterleitung derer an den Fahrdienst |
| Unterstützende Dienste | Ausgabe von Zutrittskarten Ausgabe von Berechtigungskarten im Zuge des Infektionsschutzgesetzes Verwaltung/Ausgabe Parkberechtigungsausweisen |
| Weitere Aufgaben | Vermittlung von Hausdiensten (Reinigungskräfte, Facility Management, Handwerker etc.) Empfangspersonal ist in Erster Hilfe ausgebildet |
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4.3. Sicherheitsdienst
| Kategorie | Aufgaben |
|---|---|
| Zutritts- und Anwesen- denkontrolle, Besucher- empfang, Parkflächen- überwachung | Bewachung des Institutszuganges (Toranlagen/ Einfahrtsschranken/Nebentore) Prüfen der Zutrittsberechtigungen (Personen / Kfz) Anmeldung für Besucher, Gäste, Veranstaltungsteilnehmer Feststellung des Besuchsgrundes Dokumentation der Ein- und Ausgangszeiten der Besucher Anmeldung von Besuchern bei den Mitarbeitern bzw. Rückfrage (etc.) Ausgabe Besucher-, Veranstaltungsausweise, Festhalten der Ein-, Austrittszeit Führen der Teilnehmerlisten bei Veranstaltungen Kontrolle der Zugangsberechtigung Betriebsfremder (stichprobeweise) Beobachtung Fußgänger-, Fahrrad- und Kfz- Verkehr (Mitarbeiter) Weisung zu den Parkmöglichkeiten |
| Lieferanten- und Hand- werkerzugang | Überwachung des Anlieferungsverkehrs, Handwerker und Wartung Ausgabe der Sicherheitsregeln an Handwerker etc. gegen Bestätigung Festhalten der Kfz- Nr., Ein- und Ausfahrtszeit der vorgenannten Ausgabe von Ausweisen an Fremdfirmen Dokumentation der Ein- und Ausgangszeiten |
| Kontrollgänge | Durchführung von Kontrollgängen nach Kontrollplan Bewachung des Institutsgeländes Überprüfen der zugänglichen Außentüren des Instituts auf Verschluss Dokumentation offener Türen und Fenster sowie deren Verschluss Kontrolle sensibler Bereiche (DV- und Technikräume) Gestellung einer elektronischen Kontrolleinrichtung für den Streifendienst mit Kontrollstellen |
| Bedienung und Überwa- chung von Schließein- richtungen | Bedienung Tor- und Schrankenanlage Einbruchmeldeanlage Brandmeldeanlage |
| Meldung und Manage- ment von Störungen und besonderen Vor- kommnissen, Wach- buch, Alarmverfolgung, BMZ | Führen des Wachbuches, Festhalten von besonderen Vorkommnissen Verständigung von Verantwortlichen gemäß Alarmierungsliste Verständigung des Bereitschaftsdienstes |
| Weitere Aufgaben und Abreden | Sicherheitspersonal ist in Erster Hilfe ausgebildet |
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- Auftreten der Mitarbeiter*innen
Wir legen großen Wert auf ein ansprechendes Auftreten der Mitarbeiterinnen, sowohl was das äußere Erscheinungsbild als auch den Umgang mit Mitarbeiterinnen des Instituts und mit Besucher*innen anbetrifft.
Wir erwarten, dass Dienstkleidung getragen wird.
Wir legen besonderen Wert auf ein gutes Klima unter den Mitarbeiter*innen und deren Motivation für Ihre Aufgabe.
- Qualifikation der Mitarbeiter*innen
6.1. Alle vom Auftragnehmer eingesetzten Personen müssen mindestens Werkschutzlehr- gang / Lehrgang zu dem geprüften Schutz und Sicherheitskraft III abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation haben.
6.2. Es wird ein(e) Objektverantwortliche(r) und ein(e) stellvertretende(r) Objektverantwortli- che(r) benannt. Für beide wird der Abschluss Geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft oder IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft gefordert.
6.3. Alle Mitarbeiter(innen) verfügen über mindestens drei Jahre Berufserfahrung in diesem Tätigkeitsfeld.
6.4. Alle Mitarbeiter(innen) müssen über ausreichende, den jeweiligen Aufgaben entspre- chende EDV-Kenntnisse verfügen (z. B. MS-Word und MS-Excel). Bei den Empfangsmit- arbeiter(innen) sind die Ansprüche höher als bei den Sicherheitsmitarbeiter(inne)n.
6.5. Alle Empfangsmitarbeiter(innen) müssen über ausreichende Englischkenntnisse verfü- gen, um sowohl mit Anrufer(inne)n als auch mit Besucher(inne)n des Instituts kommunizie- ren zu können.
- Übernahme von Mitarbeiter*innen
Im Fall einer Auftragserteilung sollte die Möglichkeit gegeben sein, einzelne Mit- arbeiter(innen) unserer bisherigen Sicherheitsfirma zu übernehmen.
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