5_2026-08-31_Anlage 3_MUSTER_Vereinbarung_Auftragsverarbeitung_Datenschutz.pdf

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Anlage 3

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Als Anlage zum Vertrag / zur Leistungsbeschreibung vom

• nachfolgend „Leistungsvereinbarung“ -

zwischen , vertreten durch

• nachfolgend „Verantwortlicher“ - und

• nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ -

• beide nachfolgend gemeinsam „Vertragsparteien“ -

wird die folgende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen:

Inhalt

Präambel

§ 1 Anwendungsbereich

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts

§ 3 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis

§ 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle

§ 6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter

§ 7 Löschung und Rückgabe von Daten

§ 8 Subunternehmen

§ 9 Datenschutzkontrolle

§ 10 Schlussbestimmungen

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Präambel Die Vertragsparteien sind mit der Leistungsvereinbarung ein Auftragsverarbeitungsverhältnis eingegangen. Um die sich hieraus ergebenden Rechte und Pflichten gemäß den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäi- schen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG - DSGVO), und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu konkre- tisieren, schließen die Vertragsparteien die nachfolgende Vereinbarung.

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§ 1 Anwendungsbereich Die Vereinbarung findet Anwendung auf die Erhebung, Verarbeitung und Löschung (im Fol- genden: Verarbeitung) aller personenbezogener Daten (im Folgenden: Daten), die Gegen- stand der Leistungsvereinbarung sind oder im Rahmen von deren Durchführung anfallen oder dem Auftragsverarbeiter bekannt werden. Nicht unter den Anwendungsbereich fallen Daten von Mitarbeitern des Auftragsverarbeiters, soweit sie ausschließlich das Beschäfti- gungsverhältnis mit dem Auftragsverarbeiter betreffen.

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts (1) Gegenstand und Dauer der Auftragsverarbeitung sowie Umfang, Art und Zweck der vor- gesehenen Verarbeitung von Daten bestimmen sich nach der Leistungsvereinbarung.

(2) Folgende Datenarten oder -kategorien sind Gegenstand der Verarbeitung durch den Auf- tragsverarbeiter: [Aufzählung oder Beschreibung der Datenarten oder –kategorien, z.B. Per- sonaldaten, Kommunikationsdaten etc.].

(3) Der Kreis der durch den Umgang mit ihren Daten betroffenen Personen ist 1 konkret beschrieben.

§ 3 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis (1) Die Vertragsparteien sind für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Der Verantwortliche kann jederzeit die Herausgabe, Berichtigung, Anpas- sung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der Daten verlangen.

(2) Zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte der betroffenen Personen unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen angemessen, insbesondere durch die Gewährleis- tung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

(3) Soweit sich eine betroffene Person zwecks Geltendmachung eines Betroffenenrechts unmittelbar an den Auftragsverarbeiter wendet, wird der Auftragsverarbeiter dieses Ersu- chen unverzüglich an den Verantwortlichen weiterleiten.

(4) Der Auftragsverarbeiter darf Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Ver- antwortlichen verarbeiten, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder des Mitgliedstaates, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflich- tet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden); in einem sol- chen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderun- gen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht we- gen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO). Eine Weisung ist die auf einen bestimmten Umgang des Auftragsverarbeiters mit Daten ge- richtete schriftliche, elektronische oder mündliche Anordnung des Verantwortlichen. Die An- ordnungen sind zu dokumentieren. Die Weisungen werden zunächst durch die Leistungsver- einbarung definiert und können von dem Verantwortlichen danach in dokumentierter Form durch eine einzelne Weisung geändert, ergänzt oder ersetzt werden.

(5) Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auf- tragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange aus- zusetzen, bis sie von Seiten des Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. [Die wei- sungsberechtigten Personen auf Seiten des Verantwortlichen sowie die zum Empfang der

1 in der Leistungsbeschreibung mit Verweis auf dortige Fundstelle oder durch Bezugnahme auf einen gesonderten Anhang mit genauer Bezeichnung (Aufzählung oder Beschreibung der betroffenen Personenkategorien, z.B. Beschäftigte etc.)

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Weisungen berechtigten Personen auf Seiten des Auftragsverarbeiters sowie die vorgesehe- nen Informationswege sind in Anlage festgelegt].

(6) Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes mit Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder die betroffene Person darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung durch den Verantwortlichen erteilen. Der Auftragsverarbeiter verwendet die Daten für keine ande- ren Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt.

(7) Der Verantwortliche führt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten i.S.d. Art. 30 Abs. 1 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Wunsch In- formationen zur Aufnahme in das Verzeichnis zur Verfügung. Der Auftragsverarbeiter führt entsprechend den Vorgaben des Art. 30 Abs. 2 DSGVO ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung.

(8) Die Verarbeitung der Daten im Auftrag des Verantwortlichen findet ausschließlich auf dem Gebiet der statt. Eine Verarbeitung in einem Staat außerhalb des in Satz 1 genannten Territoriums ist nur zulässig wenn sichergestellt ist, dass unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Kapitels V der DSGVO das durch die DSGVO gewährleistete Schutzniveau nicht unterlaufen wird und bedarf der vorherigen ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Verantwortlichen. Die grundlegenden Voraussetzungen für die Rechtmäßig-keit der Verarbeitung bleiben unberührt.

(9) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass ihm unterstellte natürliche Personen, die Zu- gang zu Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten. Eine Ver- arbeitung von Daten außerhalb der Betriebsräume des Auftragsverarbeiters (z.B. Telearbeit, Heimarbeit, Home Office, mobiles Arbeiten) bedarf der vorherigen ausdrücklichen schriftli- chen Zustimmung des Verantwortlichen, die erst nach Festlegung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen für die Verarbeitungssituation erteilt werden kann.

§ 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter (1) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sich die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Ver- schwiegenheitspflicht unterliegen und weist dies dem Verantwortlichen auf Wunsch nach. Dies umfasst auch die Belehrung über die in diesem Auftragsverarbeitungsverhältnis beste- hende Weisungs- und Zweckbindung.

(2) Die Vertragsparteien unterstützen sich gegenseitig beim Nachweis und der Dokumentati- on der ihnen obliegenden Rechenschaftspflicht im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsge- mäßer Datenverarbeitung einschließlich der Umsetzung der notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Der Auftragsverarbei- ter stellt dem Verantwortlichen hierzu bei Bedarf entsprechende Informationen zur Verfü- gung.

(3) Der Auftragsverarbeiter hat eine/n Datenschutzbeauftragte/n zu benennen, die/der ih- re/seine Tätigkeit entsprechend den gesetzlichen Vorschriften ausübt. Die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten sind dem Verantwortlichen zum Zwecke der direkten Kon- taktaufnahme mitzuteilen.

(4) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörden oder falls eine Aufsichtsbehörde im Rahmen

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ihrer Zuständigkeit bei dem Auftragsverarbeiter anfragt, ermittelt oder sonstige Erkundigun- gen einzieht.

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle (1) Die Vertragsparteien vereinbaren die in dem Anhang „Technisch-organisatorische Maß- nahmen“ zu dieser Vereinbarung niedergelegten konkreten technischen und organisatori- schen Sicherheitsmaßnahmen. Der Anhang ist Gegenstand dieser Vereinbarung.

(2) Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Insoweit ist es dem Auftragsverarbeiter gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzu- setzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der in dem Anhang „Technisch-organisatorische Maßnahmen“ festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderun- gen sind zu dokumentieren.

(3) Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung der in dieser Vereinbarung getroffenen und der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind. Er wird insbesondere Überprüfun- gen/Inspektionen, die vom Verantwortlichen oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, ermöglichen und deren Durchführung unterstützen. Der Nach- weis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann dabei auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten hinreichend qualifizier- ter und unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, unabhängige Datenschutzaudito- ren), durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln nach Art. 40 DSGVO, einer Zertifi- zierung nach Art. 42 DSGVO oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen über den Ausschluss von genehmigten Verhaltensre- geln gemäß Art. 41 Abs. 4 DSGVO, den Widerruf einer Zertifizierung gemäß Art. 42 Abs. 7 und jede andere Form der Aufhebung oder wesentlichen Änderung der vorgenannten Nach- weise unverzüglich zu unterrichten.

(4) Der Verantwortliche kann sich jederzeit zu Prüfzwecken in den Betriebsstätten des Auf- tragsverarbeiters zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs von der Angemessenheit der Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben oder der zur Durchführung dieses Vertrages erforderlichen technischen und organisatorischen Erforder- nisse überzeugen.

(5) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen darüber hinaus alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, die er für die Prüfungen nach Absatz 4 sowie für eine Ab- schätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz der Daten (Datenschutz-Folgenabschätzung i.S.d. Art. 35 DSGVO) benötigt.

(6) Der Auftragsverarbeiter hat im Benehmen mit dem Verantwortlichen alle erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten bzw. der Sicherheit der Verarbeitung, insbesondere auch unter Berücksichtigung des Stands der Technik, sowie zur Minderung möglicher nach- teiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen.

§ 6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen umgehend bei schwerwiegenden Störungen seines Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Verstöße gegen diese Vereinbarung sowie gesetzliche Datenschutzbestimmungen, bei Verstößen gegen solche Bestimmungen oder anderen Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Verantwortlichen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Meldepflicht nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO sowie auf kor- respondierende Pflichten des Verantwortlichen nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der Auf- tragsverarbeiter sichert zu, den Verantwortlichen erforderlichenfalls bei seinen Pflichten

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nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen. Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den Verantwortlichen darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung gem. § 3 dieses Vertrages durchführen.

§ 7 Löschung und Rückgabe von Daten (1) Überlassene Datenträger und Datensätze verbleiben im Eigentum des Verantwortlichen.

(2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistungen oder früher nach Aufforderung durch den Verantwortlichen, jedoch spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung, hat der Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verar- beitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände (wie auch hiervon gefertigte Kopien oder Reproduktionen), die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Ver- antwortlichen auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung des Verantwortlichen daten- schutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Ein Löschungs- protokoll ist dem Verantwortlichen auf Anforderung vorzulegen.

(3) Der Auftragsverarbeiter kann Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungs- fristen bis zu deren Ende auch über das Vertragsende hinaus aufbewahren. Alternativ kann er sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Verantwortlichen übergeben. Für die nach Satz 1 aufbewahrten Daten gelten nach Ende der Aufbewahrungsfrist die Pflichten nach Ab- satz 2.

§ 8 Subunternehmen (1) Der Auftragsverarbeiter darf weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmen) nur mit vor- heriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Verantwortlichen in Anspruch nehmen. [Die zur Erfüllung dieses Vertrages hinzugezogenen Subunternehmen sind in der Anlage x im Einzelnen bezeichnet. Mit deren Beauftragung erklärt sich der Verantwortliche einver- standen]. Sofern es sich um eine allgemeine schriftliche Genehmigung handelt, informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung von Subunternehmen. Der Verantwortliche kann gegen derartige Änderungen Einspruch erheben. Nicht als Leistungen von Subunter- nehmen im Sinne dieser Regelung gelten Dienstleistungen, die der Auftragsverarbeiter bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt, beispielsweise Telekommunikationsdienstleistungen. Der Auftragsverarbeiter ist jedoch ver- pflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Verantwortli- chen auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme ver- tragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Wenn Subunternehmen durch den Auftragsverarbeiter eingeschaltet werden, hat der Auftragsverarbeiter sicherzustellen, dass seine vertraglichen Vereinbarungen mit dem Sub- unternehmen so gestaltet sind, dass das Datenschutzniveau mindestens der Vereinbarung zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter entspricht und alle vertragli- chen und gesetzlichen Vorgaben beachtet werden; dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf den Einsatz geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleis- tung eines angemessenen Sicherheitsniveaus der Verarbeitung.

(3) Dem Verantwortlichen sind in der vertraglichen Vereinbarung mit dem Subunternehmen Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung einzuräumen. Ebenso ist der Verantwortlichen berechtigt, auf schriftliche Anforderung vom Auftragsverarbeiter Auskunft über den Inhalt des mit dem Subunternehmen geschlossenen Vertrages und die darin enthaltene Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen des Subunterneh- mens zu erhalten.

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(4) Kommt das Subunternehmen seinen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nicht nach, so haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten des Subunternehmens. Der Auftragsverarbeiter hat in diesem Falle auf Verlangen des Verantwortlichen die Beschäftigung des Subunternehmens ganz oder teilweise zu been- den oder das Vertragsverhältnis mit dem Subunternehmen zu lösen, wenn und soweit dies nicht unverhältnismäßig ist.

§ 9 Datenschutzkontrolle Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, der/dem Datenschutzbeauftragten des Verantwort- lichen sowie der zuständigen Aufsichtsbehörde zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen zugewiesenen Aufgaben im Zusammenhang mit diesem Auftrag jederzeit Zugang zu den üblichen Geschäftszeiten zu gewähren. Der Auftragsverarbeiter unterwirft sich zusätzlich zu der für ihn bestehenden gesetzlichen Datenschutzaufsicht der Kontrolle der für den Verant- wortlichen bestehenden Datenschutzaufsicht (hier: die/der Bundesbeauftragte für den Da- tenschutz und die Informationsfreiheit) und der Kontrolle durch die/den Datenschutzbeauf- tragten des Verantwortlichen mit Ausnahme der Bereiche, die keinerlei Bezug zur Auf- tragserfüllung haben. Er duldet insbesondere Betretungs-, Einsichts- und Fragerechte der Genannten einschließlich der Einsicht in durch Berufsgeheimnisse geschützte Unterlagen. Er wird seine Mitarbeiter anweisen, mit den Genannten zu kooperieren, insbesondere deren Fragen wahrheitsgemäß und vollständig zu beantworten. Die nach Gesetz bestehenden Ver- schwiegenheitspflichten und Zeugnisverweigerungsrechte der Genannten bleiben davon un- berührt.

§ 10 Schlussbestimmungen (1) Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragsverarbeiters - bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

(2) Sollten einzelne Regelungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Regelungen nicht berührt. An die Stelle der unwirk- samen oder undurchführbaren Regelung tritt diejenige wirksame und durchführbare Rege- lung, deren Wirkungen der Zielsetzung am nächsten kommt, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Vereinbarung als lückenhaft erweist.

Datum, Ort Datum, Ort

Unterschrift (Verantwortlicher) Unterschrift (Auftragsverarbeiter)

Name, Vorname, Funktion Name, Vorname, Funktion

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Anhang „Technisch-organisatorische Maßnahmen“

zur Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vom zwischen und

§ 5 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verweist zur Konkretisierung der technisch- organisatorischen Maßnahmen auf diesen Anhang.

§ 1 Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen Die Vertragspartner sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnah- men so durchzuführen, dass die Verarbeitung der Daten im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person in angemessener Form gewährleistet ist.

§ 2 Innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation des Auftragsverarbeiters Der Auftragsverarbeiter wird seine innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden Daten o- der Datenkategorien geeignet sind.

§ 3 Konkretisierung der Einzelmaßnahmen (1) Im Einzelnen werden folgende Maßnahmen bestimmt, die der Umsetzung der Vorgaben des Art. 32 DSGVO dienen:

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(2) Es ist ein Verfahren zu etablieren, das eine regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der zum Einsatz kommenden technischen und organisatori- schen Maßnahmen durch die Vertragsparteien ermöglicht.

Datum, Ort Datum, Ort

Unterschrift (Verantwortlicher) Unterschrift (Auftragsverarbeiter)

Name, Vorname, Funktion Name, Vorname, Funktion

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