Die nachfolgenden allgemeinen Bedingungen stellen die wesentlichen Anforderungen und Abläufe des Teilnahmewettbewerbs dar. Sie sollen den Bewerbern helfen, einen wertbaren Teilnahmeantrag abzugeben. Ergänzend wird auf die Vorschriften des Vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) verwiesen. Die gesetzlichen Bestimmungen finden vorrangig Anwendung.

Im Folgenden sind die Begriffe „Auftraggeber“ und „Vergabestelle“ gleichbedeutend.

In den Unterlagen hat der Auftraggeber zur besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet, weibliche Personen sind gleichermaßen angesprochen.

Die Bewerber müssen sich stets über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informieren. Diese Informationspflicht gilt bis zum Ende der Teilnahmefrist, die in der EU-Bekanntmachung benannt ist. Etwaige Fristverlängerungen, Bewerberfragen mit den entsprechenden Antworten oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen müssen vom Bewerber selbständig auf der BWI Vergabeplattform abgerufen werden.

Im Falle einer Änderung der Ausschreibungsunterlagen während des Teilnahmewettbewerbs ist es der Vergabestelle technisch nicht möglich, dem Bewerber auf der BWI Vergabeplattform ausschließlich die geänderten Vergabeunterlagen, ergänzend zu den bereits veröffentlichten Vergabeunterlagen, bereit zu stellen. Mit der Veröffentlichung geänderter/ neuer Vergabeunterlagen ist die Vergabestelle daher gezwungen, die vollständigen Vergabeunterlagen inkl. geänderter Dokumente auf der BWI Vergabeplattform erneut bereit zu stellen. Die Vergabestelle wird aus diesem Grund für die geänderten Vergabeunterlagen die Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen des Dokumentes hochsetzen (z. B. V1.1 oder V2.0), sodass für den Bewerber ersichtlich ist, welche Dokumente konkret geändert wurden. Alle Dokumente, die zwar erneut hochgeladen wurden jedoch die alte Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen beibehalten haben, haben den ursprünglichen Stand beibehalten.

Alle Angaben im Teilnahmeantrag haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Jeder Umstand, der eine/ mehrere Erklärungen des Teilnahmeantrags nachträglich in Frage stellt, ist vom Bewerber unverzüglich mitzuteilen.

Teilnahmeanträge und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen. Unterlagen in einer anderen Sprache bleiben unberücksichtigt. Technische Fachbegriffe (z. B. Service, Support) können in englischer Sprache formuliert sein. Im Falle von Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist neben dem Nachweis zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Der Bewerber darf keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vornehmen (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 VSVgV). Unzulässige Änderungen sind auch das etwaige Beifügen von Bewerber-AGBs oder – auch standardisierten – Formulierungen zur Wahrung von Schutzrechten und Ähnlichem, wie etwa sog. „Rechtliche Hinweise“, „Copyright“-Erklärungen, „Vertraulichkeitserklärung“.

Änderungen an den Vergabeunterlagen können zum Ausschluss des Teilnahmeantrages vom Wettbewerb führen.

Hinweis: Eine Kurzanleitung zur Einreichung von Teilnahmeanträgen mit dem AI BIETERCOCKPIT erhalten Sie über den Reiter „Hilfe“ auf der Bieterplattform unter dem oben genannten Link. Dort können Sie auch das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCKPIT sowie die FAQ einsehen.

Zu Testzwecken besteht darüber hinaus die Möglichkeit das aktive Abgeben von Teilnahmeanträgen im Rahmen der am 28.01.2020 veröffentlichten „TESTVERGABE FÜR BIETER (TESTVERGABE)“ für Verfahren in der VgV und der am 29.12.2023 veröffentlichten „TESTVERGABE VSVgV FÜR BIETER (TESTVERGABE VSVgV)“ für Verfahren in der VSVgV unverbindlich zu erproben.

Vergabeverfahren und Vergabeart

Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 11 Abs. 1 S. 1 Alt. 2 VSVgV durchgeführt.

Dem Vergabeverfahren liegt die VSVgV zugrunde, nachdem die Erbringung von Leistungen unter der zu schließenden Rahmenvereinbarung einen verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Auftrag im Sinne des § 104 GWB darstellt.

Verfahrensablauf

Phasen des Verfahrens

Das Verfahren wird in zwei Phasen durchgeführt.

In der ersten Phase, dem Teilnahmewettbewerb, stellt der Auftraggeber anhand der mit dem Teilnahmeantrag vorgelegten Unterlagen fest, bei welchen Bewerbern, bei denen Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB nicht vorliegen, die Anforderungen an Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) erfüllt sind.

In der zweiten Phase, dem Leistungswettbewerb, werden die ausgewählten Bewerber vom Auftraggeber aufgefordert, ein verbindliches (initiales) Angebot einzureichen. Die Bewerbungsbedingungen für diese Phase (des Leistungswettbewerbes) sind den Ausschreibungsunterlagen in einem gesonderten Dokument (Bewerbungsbedingungen LW) beigefügt.

Fragen zum Vergabeverfahren (Bewerberfragen) und Kommunikation

Fragen sind ausschließlich an die Vergabestelle zu richten. Für die Übersendung von Bewerberfragen ist im Einzelnen Folgendes maßgeblich:

Die Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle erfolgt ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform. Hierfür muss der Bewerber kostenfrei die Software AI Bietercockpit herunterladen und sich registrieren.

Dem registrierten Benutzer stehen grundsätzlich folgende Komfortfunktionen zur Verfügung:

Dieser wird aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird.

Dieser wird aktiv informiert, sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass der Firmenname korrekt und vollständig eingetragen ist, ebenso die Adressdaten. Änderungen bzw. Ergänzungen an Firmenstammdaten im Bietercockpit sind durch das registrierte Unternehmen selbst vorzunehmen.

Es ist bitte vornehmlich das Unternehmen zu registrieren, welches vorliegend auch als Bewerber/ Bieter fungieren soll. Dessen Account ist entsprechend für die Kommunikation und die Einreichung von Teilnahmeantrag/ Angebot zu nutzen. Hintergrund ist, dass seitens des AI Vergabemanagers das registrierte Unternehmen als Bewerber/ Bieter angesehen wird. Sofern jedoch im Auftrag eines anderen Unternehmens die Einreichung erfolgen soll, so ist eine entsprechende Erklärung bereits mit der Einreichung abzugeben. Die Angabe im Feld zu der KMU Abfrage hat zwingend zu erfolgen, bereits registrierte Unternehmen haben diese zwingend nachzuholen.

Möglicherweise notwendige Hilfestellungen bei der Registrierung im AI Bietercockpit bietet das Benutzerhandbuch, als auch der Support der Firma AI.

Der Eingang von Nachrichten seitens der Vergabestelle ist vom Bewerber auf Verlangen der Vergabestelle mittels Bietercockpit unter Verwendung des Aktenzeichens zu bestätigen.

Die Vergabestelle kann jederzeit verlangen, dass sämtliche elektronische Kommunikation zwischen den Beteiligten aus Gründen des Vertrauensschutzes zu verschlüsseln ist. In diesem Fall teilt sie den Bewerbern das zu verwendende Verfahren rechtzeitig mit.

Die Vergabeunterlagen ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Antworten der Vergabestelle können von allen Bewerbern über die BWI Vergabeplattform eingesehen werden. Die Bewerberfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Fragen sind ausschließlich über die BWI Vergabeplattform (s.o.) zu stellen. Dabei ist das Dokument „Anlage 1 Template für Einreichen von Bewerberfragen“ zu verwenden. Dieses Dokument ist als Word-Datei einzureichen. In der Fragestellung ist möglichst genau zu bezeichnen, auf welchen Punkt der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht, so dass die entsprechende Referenz in der Antwort benannt werden kann.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten (z. B. Widersprüche, Mehrdeutigkeiten, Missverständnisse o. ä.), so hat der Bewerber den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch vor Ende der Teilnahmefrist darauf hinzuweisen.

Bewerberfragen zu Vergabeunterlagen, die nicht den Teilnahmewettbewerb betreffen, d.h. insbesondere zu der Leistungsbeschreibung und den Vertragsdokumenten, werden erst in der 2. Phase, der Angebotsphase, beantwortet, außer die Beantwortung ist für den Bewerber zwingend notwendig, um einen Teilnahmeantrag abgeben zu können. Sofern dies nicht der Fall ist, sind die Bewerber gebeten, von der Einreichung von Bewerberfragen zu Vergabeunterlagen der Angebotsphase zum jetzigen Zeitpunkt abzusehen und sich auf diejenigen zum Teilnahmewettbewerb zu beschränken.

Bewerberfragen sollten bis spätestens 10 Kalendertage vor Ende der Teilnahmefrist eingereicht werden. Antworten auf rechtzeitig gestellte Bewerberfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Frist von der Vergabestelle wie nachfolgend beschrieben kommuniziert.

Telefonische oder schriftliche Auskünfte, insbesondere über den Stand des laufenden Vergabeverfahrens, werden nicht erteilt. Eine Kontaktaufnahme zu anderen Mitarbeitern der BWI im Zusammenhang mit der Ausschreibung ist untersagt und kann zum Ausschluss des Bewerbers führen.

Form und Inhalt des Teilnahmeantrages

Form des Teilnahmeantrages durch elektronische Abgabe mittels AI Bietercockpit

Die Abgabe des Teilnahmeantrages ist ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform nach vorheriger Registrierung (vgl. Ziffer 1.3.1) mittels des AI Bietercockpits (über den dortigen Workflow „Abgabe des Teilnahmeantrages“) möglich. Teilnahmeanträge, die in Papierform eingehen, werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Ausgeschlossen werden auch Teilnahmeanträge, die per E-Mail, Fax oder per Nachrichtenfunktion über das AI Bietercockpit zugesendet werden.

Teilnahmeanträge, die der Vergabestelle nicht in der geforderten Form oder nach Ablauf der Teilnahmefrist vorliegen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der Bewerber hat dies nicht zu vertreten.

Hierbei sind die geforderten Teilnahmeantragsunterlagen und Formulare entsprechend auszufüllen, sofern vorgesehen formgerecht zu signieren und mittels Bietercockpit hochzuladen sowie anschließend aktiv über die dafür vorgesehene Schaltfläche im Workflowschritt „Abgabe des Teilnahmeantrages“ zu versenden.

Bei der Abgabe des Teilnahmeantrages ist Folgendes zu beachten:

Bei den von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Unterlagen handelt es sich weitestgehend um ausfüllbare Dateien, so dass diese direkt oder nach einem vorherigen Download durch den Bewerber digital ausgefüllt und dem Teilnahmeantrag beigefügt werden können. Dies hat den Vorteil, dass durchsuchbare Dateien (keine Scans) entstehen, welche eine Teilnahmeantragsauswertung für die Vergabestelle deutlich erleichtern.

Sämtliche geforderten Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bewerber nur in Papierform vorliegen, sind eingescannt als PDF-Dokument hochzuladen.

Hinweis: Dem Bewerber ist es selbstverständlich gestattet, die zur Verfügung gestellten Formate, wie das Word-Format, in ein anderes Format (z.B. als PDF-Dokument) umzuwandeln und abzuspeichern, um die Signatur setzen zu können. Die Inhalte und der Aufbau des Template dürfen dabei nicht verändert werden.

Falls erforderlich, können Angaben auf gesonderten, zusätzlichen Seiten gemacht werden, wenn diese einen ausdrücklichen und präzisen Verweis auf die jeweilige Anlage haben Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Teilnahmeantrags oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen.

Die form- und fristgebundene Übermittlung des Teilnahmeantrags bedarf einer elektronischen Signatur, die mindestens als fortgeschrittene elektronische Signatur (mittels Softzertifikat) zu erfolgen hat. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (mittels Signaturkarte) ist ebenfalls zulässig. Weitere Informationen zu diesen Signaturarten enthält das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCKPIT.
Erfolgt die Übermittlung des Teilnahmeantrags mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur, so umfasst diese alle Dokumente des Teilnahmeantrags, die die Erklärungen und Angaben des Bewerbers selbst darstellen. Sämtliche Bestandteile des Teilnahmeantrages sind damit in Bezug auf die eigenen Erklärungen des Bewerbers als formgerecht signiert anzusehen und es bedarf somit keiner gesonderten fortgeschrittenen Signatur auf den weiteren einzelnen Dokumenten. Dies gilt nicht, wenn das Dokument explizit die fortgeschrittene Signatur Dritter wie z.B. der weiteren Mitglieder der Bewerbergemeinschaft bzw. der Unterauftragnehmer fordert.

Die in dem Bewerbungsschreiben genannten Vordrucke müssen alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Unterauftragnehmer haben die Vordrucke, welche von diesen einzureichen sind, selbst gesondert formgerecht zu signieren. Die Bewerbergemeinschaftserklärung (Anlage 5 zu den BB) ist gesondert von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft einzeln formgerecht zu signieren. Auch für die Signatur der Unterauftragnehmer und die der Bewerbergemeinschaft gilt, dass mindestens die fortgeschrittene elektronische Signatur zu verwenden ist. Die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (mittels Signaturkarte) ist somit ebenfalls möglich. Die einfache elektronische Signatur (in eingescannter Form) ist hingegen nicht zulässig.

Sämtliche geforderte Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bewerber nur in Papierform vorliegen sind als gescanntes PDF-Dokument oder einem ähnlichen gängigen Format hochzuladen.

Die maximale Größe des Teilnahmeantrags beträgt 900 MB.

Zugelassene Formate

Textdokumente sind im Microsoft Word-Format und PDF-Format (inkl. aktiver dokumenteninterner Referenzierungen („Verlinkung“)) oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Kalkulationen und tabellenartige Aufstellungen sind im Microsoft Excel- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Präsentationen sind im Microsoft PowerPoint- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Grafische Darstellungen sind vorzugsweise im Microsoft Visio-, alternativ im Windows Metafile (WMF), im Portable Network Graphics- (PNG) oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Projektpläne sind im Microsoft Project- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.

Inhalt des Teilnahmeantrages

Der Teilnahmeantrag ist samt den in dem Dokument Bewerbungsschreiben (Anlage 3 zu den BB) aufgeführten Unterlagen einzureichen. Der Auftraggeber empfiehlt, alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Vordrucke, die vom Bewerber nicht für die Einreichung des Teilnahmeantrages verwendet werden, vor Einreichung des Teilnahmeantrags zu entfernen.

Das Bewerbungsschreiben muss einen Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten sowie Ort und Datum der Abgabe benennen. Zudem ist dieses zu signieren, es sei denn die Übermittlung des Teilnahmeantrages ist bereits mit mindestens einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen worden.

Die in dem Bewerbungsschreiben genannten Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten. Unterauftragnehmer haben die Vordrucke, welche von diesen auszufüllen und durch den Bewerber einzureichen sind zu unterzeichnen. Die Bewerbergemeinschaftserklärung (Anlage 5 zu den BB) ist von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft zu unterzeichnen.

Der Auftraggeber behält sich vor, ergänzend zu den Angaben im Teilnahmewettbewerb einen Gewerbezentralregisterauszug einzuholen oder die inhaltliche Richtigkeit der vom Bewerber gemachten Angaben und Nachweise zu überprüfen, etwa durch Nachfrage bei Referenzgebern. In Zweifelsfällen wird der Bewerber zur Stellungnahme aufgefordert. Nicht nachgewiesene Angaben und Nachweise führen zum Ausschluss.

Sonstige Anforderungen

Verschwiegenheit/ Vertraulichkeit

Der Bewerber hat – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die im Rahmen des Vergabeverfahrens bekannt gewordenen Angelegenheiten des Auftraggebers bzw. seiner Endkunden Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Teilnahmeantrages und des Angebotes eingesetzten Mitarbeiter bzw. seine Unterauftragnehmer zu verpflichten. Alle zur Verfügung gestellten Informationen unterliegen der Vertraulichkeit. Der Bewerber sowie ggf. zum Einsatz kommende Unterauftragnehmer haben deshalb mit dem Teilnahmeantrag die Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4 zu den BB) einzureichen.

Ein Verstoß des Bewerbers gegen die Verschwiegenheitspflicht kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen und verpflichtet – auch nach Abschluss des Verfahrens - zum Ersatz aller hieraus erwachsenden Schäden.

Die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen dürfen vom Bewerber nur zur Erstellung des Teilnahmeantrages bzw. des Angebotes und ggf. bei der Ausführung des Auftrages verwendet werden.

Sollten sich aus oder im Zusammenhang mit den Unterlagen im Vergabeverfahren gewerbliche Schutzrechte ergeben, bleiben diese Eigentum des Auftraggebers. Die Zurverfügungstellung der Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens stellt keine Rechteinräumung an den Bewerber dar.

Alle vom Bewerber eingereichten Unterlagen verbleiben zu Dokumentationszwecken bei der Vergabestelle, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Danach werden die Unterlagen datenschutzgerecht entsorgt. Der Auftraggeber ist verpflichtet – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die ihm bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten des Bewerbers Verschwiegenheit zu bewahren. Im Übrigen wird auf die Datenschutzhinweise, die auf der BWI Vergabeplattform verlinkt sind, verwiesen.

Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Teilnahmeanträge von Bewerbern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bewerber auf Verlangen auch Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bewerber wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

Verpflichtung der Mitarbeiter nach dem Verpflichtungsgesetz

Für die Auftragsdurchführung sieht der Vertrag die Möglichkeit einer Verpflichtung des vom späteren Auftragnehmer eingesetzten Personals nach dem Verpflichtungsgesetz vor, was zur Anwendung der für Amtsträger geltenden Strafvorschriften des Strafgesetzbuchs führt.

Der Bewerber hat für diesen Fall sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiter seines Unterauftragnehmers, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, bereit sind, sich nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichten zu lassen. Lassen sich die Mitarbeiter nicht verpflichten, kann dies zur Kündigung des Vertrages führen.

Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Teilnahmeantrages

Teilnahmeanträge können bis zum Ablauf der Teilnahmefrist elektronisch über die BWI Vergabeplattform mittels des AI Bietercockpits durch Einreichung eines überarbeiteten Teilnahmeantrags berichtigt oder geändert sowie durch eine Erklärung des Bewerbers zurückgezogen werden. Änderungen oder Ergänzungen von Teilnahmeanträgen, die nach Ablauf der Teilnahmefrist bei der Vergabestelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.

Soweit Bewerber Änderungen an ihren Teilnahmeanträgen vornehmen, müssen diese zweifelsfrei und als solche erkennbar sein.

Kosten und Vergütung

Für die Erstellung und Einreichung der Teilnahmeanträge sowie für sonstige Aufwendungen im Rahmen des Vergabeverfahrens (bspw. der geforderten Teilnahmeantragsmuster) wird weder eine Vergütung gewährt noch werden Kosten erstattet. Mit Abgabe seines Teilnahmeantrages verzichtet der Bewerber auf die Geltendmachung entsprechender Ansprüche.

Der Bewerber

Der Bewerber muss das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB nachweisen (Anlage 4 zu den BB) sowie fachkundig und leistungsfähig (geeignet) und damit in der Lage sein, die geforderten Leistungen zu erbringen.

Die Abgabe eines Teilnahmeantrages ist durch Einzelbewerber und Bewerbergemeinschaften, die wie Einzelbewerber behandelt werden, zulässig.

Die Eignungsleihe und die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist zulässig.

Das Vorgehen zur Prüfung der Eignung ist in Ziffer 2.2 dargestellt.

Bewerbergemeinschaften

Bewerbergemeinschaften sind Zusammenschlüsse von Unternehmen, die gemeinsam ein Teilnahmeantrag mit dem Ziel einreichen, sich an dem Vergabeverfahren zu beteiligen, um den ausgeschriebenen Auftrag zu erhalten und diesen gemeinsam auszuführen. Im Gegensatz zu Nachunternehmern werden alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft Vertragspartei.

Bewerbergemeinschaften haben einen einheitlichen, gemeinsamen Teilnahmeantrag einzureichen. Darin haben sie die einzelnen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft zu benennen. Eines der Mitglieder ist als Bevollmächtigter für die rechtsverbindliche Abgabe des Teilnahmeantrages, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages, die Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen sowie die Vornahme von Verfahrenshandlungen zu bevollmächtigen. Diesbezüglich ist der Vordruck zu der Erklärung der Bewerbergemeinschaft (Anlage 5) auszufüllen, formgerecht zu signieren und einzureichen. Die Benennung des Bevollmächtigten ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft formgerecht zu signieren. Alle darauffolgenden Erklärungen der Bewerbergemeinschaft sind nur vom Bevollmächtigten formgerecht zu signieren.

Bewerbergemeinschaften müssen die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Bewerbergemeinschaft insgesamt nachweisen. D.h., es reicht aus, wenn ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft die hinsichtlich der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit aufgestellten Kriterien erfüllt bzw. die hierfür geforderten Nachweise erbringt. Hinsichtlich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit müssen die einzelnen Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft ihre Leistungsfähigkeit für den/ die Bereich(e) nachweisen, in dem/denen sie, wie in Anlage 5 zu den BB aufgeführt, Leistungen erbringen.

Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB muss für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzeln nachgewiesen werden. Für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft muss zudem jeweils der Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder eine sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU/ Anhang VII Teil B und C der Richtlinie 2009/81/EG eingereicht werden, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist. Ebenso muss auch die Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des MiLoG (Anlage 4 zu den BB) sowie die Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4 zu den BB) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eingereicht werden.

Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichte Erklärung der Bewerbergemeinschaft gilt für das gesamte Vergabeverfahren fort, d.h. die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft können nach Ablauf der Teilnahmefrist bis zum Zuschlag nicht ausgetauscht werden.

Unterauftragnehmer/ Unterauftragsvergabe

Unterauftragnehmer erbringen Tätigkeiten im Auftrag und auf Rechnung des Bewerbers bzw. Auftragnehmers. Zwischen dem Auftraggeber und dem Unterauftragnehmer besteht kein unmittelbares Vertragsverhältnis.

Die Einschaltung von Unterauftragnehmern lässt die Haftung des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber für die vertragsgemäße Erfüllung des Auftrags unberührt.

Beabsichtigt der Bewerber den Auftrag ganz oder in Teilen durch Unterauftragnehmer ausführen zu lassen, hat er durch Abgabe der Erklärung in Anlage 6 zu den BB mit dem Teilnahmeantrag anzugeben, für welche Teile des Auftrags der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.

Kann der Bewerber zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages noch keinen Unterauftragnehmer benennen, kann dies im Rahmen der Angebotsabgabe erfolgen.

Im Rahmen der Eignungsleihe sind die Anlage 6 zu den BB und die nachfolgend aufgelisteten Erklärungen zwingend einzureichen.

Zulieferer sind keine Unterauftragnehmer. Zulieferer führen nur unwesentliche Hilfsleistungen aus und sind in der Erklärung zum Einsatz der Unterauftragnehmer nicht aufzuführen. Als Unterauftragnehmer sind nur solche Unternehmen anzusehen, die einen wesentlichen Leistungsteil erbringen.

Der Bewerber hat:

- 1. die vorgesehenen Unterauftragnehmer mit Namen, Anschrift und Firmensitz zu benennen (siehe Anlage 6 zu den BB),
  2. das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB bei den in Aussicht genommenen Unterauftragnehmern durch Einreichung derer Erklärung (Anlage 4 zu den BB) nachzuweisen,
  3. die Eignung (d.h. Fachkunde und Leistungsfähigkeit) der vorgesehenen Unterauftragnehmer für die entsprechenden Teile des Auftrags nachzuweisen, falls er sich im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten von Unterauftragnehmern für Teilleistungen beruft (sog. qualifizierter Unterauftragnehmer, siehe dazu Ziffer 1.8.3)
  4. die Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des MiLoG (Anlage 4 zu den BB) der vorgesehenen Unterauftragnehmer vorzulegen,
  5. die Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4 zu den BB) der vorgesehenen Unterauftragnehmer einzureichen,
  6. die Verpflichtungserklärungen der vorgesehenen Unterauftragnehmer zur Übernahme der Leistung(steile) (Anlage 7 zu den BB) vorzulegen und
  7. Verpflichtungserklärung gem. § 7 VSVgV (Anlage 8 inkl. Anhang 1 zu den BB) vorzulegen und
  8. für die vorgesehenen Unterauftragnehmer den Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder eine sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU/ Anhang VII Teil B und C der Richtlinie 2009/81/EG, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist, vorzulegen

Die Benennung der Unterauftragnehmer gilt für das gesamte Vergabeverfahren fort, d.h. die Unterauftragnehmer können nach Ablauf der Teilnahmefrist bis zum Zuschlag nicht mehr ausgetauscht werden.

Hinweis: Auch konzernverbundene Unternehmen und freie Mitarbeiter sind Dritte, und müssen, wenn sie den Auftrag ganz oder teilweise übernehmen als Unterauftragnehmer bzw. in eine Bewerbergemeinschaft eingeführt werden.

Eignungsleihe

Ein Bewerber kann zum Nachweis der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt.

Nimmt ein Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so kann der öffentliche Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bewerbers und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen.

Verschlusssachenauftrag

Im vorliegenden Fall handelt es sich um einen sicherheits- und verteidigungsspezifischen Auftrag i.S.d. VSVgV.

Verschlusssachen sind im öffentlichen Interesse geheimhaltungsbedürftige Tatsache, Gegenstände oder Erkenntnisse, unabhängig von ihrer Darstellungsform, die durch besondere Sicherungsmaßnahmen vor Unbefugten geheim gehalten werden müssen. Sie werden entsprechend ihrer Schutzbedürftigkeit von einer amtlichen Stelle des Bundes oder auf deren Veranlassung in Geheimhaltungsgrade eingestuft.

Der Bewerber und die von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer werden im Rahmen der vertragsgegenständlichen Leistungen Kenntnis von Informationen oder Daten erhalten, die als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD) eingestuft sind.

Der Bewerber (bzw. alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft) sowie die Unterauftragnehmer, die mit VS umgehen werden, haben daher eine Sicherheitsauskunft/ Bereitschaftserklärung/ Verpflichtungserklärung gem. § 7 VSVgV (Anlage 8 zu den BB) sowie das VS-NfD-Merkblatt (Anhang 1 zur Anlage 8) zur Kenntnis zu nehmen.

Das Befüllen, Unterzeichnen und Einreichen des VS-NfD-Merkblattes hat erst im Rahmen der Angebots-/Leistungswettbewerbsphase zu erfolgen. Das Dokument ist dann als Anlage 5 des Rahmenvertrages bezeichnet.

Der Bewerber hat dafür zu sorgen, dass alle Personen, die im Rahmen des Vergabeverfahrens oder bei der Auftragsdurchführung Kenntnis von VS-NfD bekommen, die Bestimmungen des VS-NfD-Merkblatts kennen und einhalten.

Eine Weitergabe von Verschlusssachen an Unterauftragnehmer darf nur erfolgen, wenn für diese ebenfalls die Anlage 8 zu den BB eingereicht wurde.

Die Weitergabe einer Verschlusssache an ein im Ausland ansässiges Unternehmen bedarf der Zustimmung des VS-Herausgebers. Diese hängt insbesondere davon ab, ob mit dem jeweiligen Land ein bilaterales Geheimschutzabkommen besteht und die Verschlusssache dort ihrem Geheimhaltungsgrad entsprechend geschützt ist. Die Vergabestelle wird sich bemühen, diese Zustimmung zu erhalten, kann deren Erteilung jedoch vorab nicht garantieren.

Die Weitergabe einer Verschlusssache, die VS-VERTRAULICH oder höher eingestuft ist, an ein im Ausland ansässiges Unternehmen muss die Vergabestelle sowie dem Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unter Beifügung eines auftragsspezifischen Security Aspects Letter (SAL), in welchem sich das ausländische Unternehmen u.a. zur Einhaltung der jeweils geltenden Geheimschutzvorschriften verpflichtet, angezeigt werden.

Vertrauliche Informationen

Der Bewerber hat vertrauliche Informationen, insbesondere Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, in den Teilnahmeanträgen deutlich zu kennzeichnen, um eine versehentliche Offenlegung durch den Auftraggeber, z.B. im Falle eines Nachprüfungsverfahrens, zu vermeiden. Die Kennzeichnung hat durch Beilegung einer Auflistung zu erfolgen, in der die jeweilige Unterlage des Teilnahmeantrages, die Seitenzahl und die Ziffer oder der jeweils geheim zu haltenden Inhalt aufgezeigt werden.

Ein wie auch immer gearteter pauschaler Hinweis genügt nicht und wird seitens des Auftraggebers nicht berücksichtigt. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung kann der Auftraggeber von der Zustimmung des Bewerbers zur Weitergabe der Informationen ausgehen.

Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge

Formale Prüfung

Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die eingegangenen Teilnahmeanträge von der Vergabestelle geprüft und im Falle einer Begrenzung der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bieter gewertet.

Zunächst werden die Teilnahmeanträge auf Einhaltung der formalen, in § 31 Abs. 2 VSVgV aufgeführten Kriterien geprüft. Die Vollständigkeit des Teilnahmeantrages wird anhand der Aufzählung im Bewerbungsschreiben (Anlage 3 zu den BB) geprüft.

Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, gemäß § 22 Abs. 6 VSVgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bewerber auf Nachforderung besteht nicht.

Die Vergabestelle behält sich insbesondere vor, nachfolgend aufgeführte Nachweise nachzufordern:

Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bewerbers, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß nachgekommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bewerbers, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Bei negativer Formalprüfung wird der betreffende Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Feststellung der Eignung

Nach der formalen Prüfung des Teilnahmeantrags prüft die Vergabestelle, ob ein Bewerber die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung hat. Die Bewerber müssen nachweisen, dass keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen (Anlage 4 zu den BB) und dass sie fachkundig und leistungsfähig sind.

In der EU-Bekanntmachung sind die objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien angegeben. Die Eignungskriterien sind auch dem Dokument „Fragebogen zur Eignungsprüfung“ (vgl. Ziffern 1.1.1 des „Fragebogens zur Eignungsprüfung“) zu entnehmen. Der Bewerber hat die dort geforderten Anforderungen ausführlich und in allen Punkten zu beantworten. Soweit Fragen in der Beantwortung des Kriterienkatalogs erschöpfend durch ein „Ja“ beantwortet werden können, sind ergänzende Erläuterungen nicht erforderlich.

Die Prüfung der Eignung findet anhand von Ausschlusskriterien statt. Diese Kriterien sind dem „Fragebogen zur Eignungsprüfung“ zu entnehmen. Diese Eignungskriterien sind dort als A-Kriterien (Ausschlusskriterien) definiert:

A-Kriterien müssen uneingeschränkt erfüllt werden. Nicht vorliegende Erklärungen zu A-Kriterien und das Nichterfüllen von A-Kriterien, führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages.

Mitteilung an nicht-berücksichtigte Bewerber

Bewerber, deren Teilnahmeantrag abgelehnt wurde, werden nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs über die Nichtberücksichtigung im weiteren Verfahren informiert.

Rechtsbelehrung

Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren sind der EU-Bekanntmachung zu entnehmen.

Anlagen

Anlage 1 – Template für Einreichen von Bewerberfragen

Anlage 2 – Eigenerklärung zur Umsetzung der Sanktionsverordnung

Anlage 3 – Bewerbungsschreiben

Anlage 4 – Vertraulichkeitserklärung, Erklärung gem. §§ 123, 124, 125 GWB und Verpflichtungserklärung zum MiLoG

Anlage 5 – Bewerbergemeinschaftserklärung

Anlage 6 – Erklärung Unterauftragsvergabe von Leistungen

Anlage 7 – Verpflichtungserklärung des UAN

Anlage 8 – Verpflichtungserklärung gem. § 7 VSVgV

Anlage 9 – Nachweis der Versicherungsbestätigung

Anlage 10 – Referenztemplate

1906_Bewerbungsbedingungen(BB)_TW_V1.0.docx

Allgemeine Bedingungen

Grundsätzliches