EVB-IT_Anlage5 Datenschutz- und Vertraulichkeitserklaerung.docx

Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung /

Data protection and confidentiality declaration

[x] Allgemeine Beratungstätigkeiten

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich,

1. vertrauliche Informationen, die im Rahmen der Vertragserfüllung über den Geschäftsbetrieb des Auftraggebers bekannt gemacht werden oder sonst bekannt werden, nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben oder diese sonst zugänglich zu machen und
2. Verschwiegenheit über bekannt gewordene Vorgänge oder Daten zu wahren.

[x] Wartungs- oder Reparaturarbeiten

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich,

1. die im Rahmen der notwendigen Wartungs- oder/und Reparaturaufgaben eingeräumten Zugangs- und Zugriffsrechte ausschließlich zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben auszuüben,
2. bei Ausübung der Tätigkeit mit der erforderlichen Sorgfalt vorzugehen und
3. bekannt gewordene Sicherheitsvorfälle unverzüglich an das Paul-Ehrlich-Institut, Sachgebiet Z31, Paul-Ehrlich-Str. 51-59, oder per E-Mail an beschaffung@pei.de zu melden.

[ ] Teilnehmer/innen der internen Ringvorlesung / guests of the lecture series

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich,

1. über fremde Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Interna des Instituts, die aufgrund des Besuches der Ringvorlesung zu Themen der Arzneimittelregulation am Paul-Ehrlich-Institut bekannt werden, Dritten gegenüber unbedingtes Stillschweigen zu bewahren.
2. die besuchten Vorträge nicht elektronisch aufzuzeichnen.

Die im Zusammenhang mit der o. g. Vorlesung erhaltene Präsentationen dürfen allein zu Ausbildungszwecken privat gespeichert, aber nicht vervielfältigt, weitergegeben oder veröffentlicht werden.

The undersigned undertakes to accept the following

1. to keep all non institute work and business secrets as well as internal information of the Institute that become known to him/her on the basis of that lecture series at the Institute strictly confidential and not to disclose them to third parties.
2. not to record the lectures.

Presentations that will be receives by e-mail after the lectures can be saved privately for educational purpose, but it is not permitted to copy, circulate or publish these presentations.

[x] Allgemeine Geheimhaltungsvereinbarung

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich,

1. sämtliche Informationen, die er in dem zugrundeliegenden Vertrag erhalten wird, ausschließlich im Rahmen der einzelnen Projekte zu nutzen und nur Mitarbeitern zu offenbaren, die in das jeweilige Projekt eingeschaltet werden. Die Weitergabe von Informationen an Mitarbeiter und evtl. Berater bzw. Sachverständige und die Vervielfältigung der Informationen ist nur zulässig, soweit dies zur Durchführung des Projekts unerlässlich ist.
2. Alle erhaltenen Informationen werden streng vertraulich behandelt, soweit und solange sie nicht offenkundig und für jedermann zugänglich sind.
3. Alle erhaltenen Informationen werden bis zur Rückgabe sorgfältig verwahrt und vor Einsichtnahme Dritter geschützt.
4. Nach Beendigung eines Projektes wird der Auftragnehmer sämtliche Unterlagen und Informationen unaufgefordert an den Auftraggeber zurückgeben oder vernichten.
5. Der Auftragnehmer verpflichtet seine Mitarbeiter sowie im Rahmen der Durchführung der Aufgaben eingeschaltete Dritte entsprechend der vorangegangenen Regelungen.
6. Veröffentlichungen jedweder Art über die durchgeführten Dienstleistungen durch den Auftragnehmer bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.
7. Unabhängig von dieser Erklärung kann jederzeit eine individuelle Verschwiegenheitsvereinbarung zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber getroffen werden.

[x] Verpflichtungserklärung Fernmeldegeheimnis, § 3TDDDG

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich,

1. Soweit er/sie an der geschäftsmäßigen Telekommunikationsdienstleistung (dazu zählt auch die Tätigkeit eines Konzernunternehmens für ein anderes Unternehmen oder soweit das Unternehmen den Mitarbeiter die private Nutzung der Telefonie, des Internets) mitwirkt und im Rahmen seiner/ihrer Tätigkeit mit Telekommunikationsdaten in Berührung kommt, wird er/sie das Fernmeldegeheimnis nach § 3 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) beachten.
2. Dem Fernmeldegeheimnis unterliegen der Inhalt der Telekommunikation und ihre näheren Umstände, insbesondere die Tatsache, ob jemand an einem Telekommunikationsvorgang beteiligt ist oder war, aber auch erfolglose Verbindungsversuche.
3. Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach dem Ende der Tätigkeit fort.
4. Darüber hinaus ist er/sie auf die strafrechtlichen und ggf. arbeitsrechtlichen Konsequenzen bei Verstößen hingewiesen worden.

[ ] Verpflichtungserklärung Postgeheimnis

Der/die Unterzeichnende wird hiermit auf Wahrung des Postgeheimnisses verpflichtet und auf die Strafbarkeit von Verstößen hingewiesen:

Mir ist bekannt, dass ich bei der Erbringung der Postdienstleistungen zur Wahrung des Postgeheimnisses verpflichtet bin und den datenschutzrechtlichen Regelungen des Postgesetzes (PostG) und der Postdienste-Datenschutzverordnung (PDSV) unterliege. Das Postgeheimnis gilt auch innerhalb des Unternehmens.

Mir ist das Merkblatt „Postgeheimnis und Datenschutz“ ausgehändigt worden. Außerdem ist mir der wesentliche Inhalt des Postgesetzes und der PDSV erläutert und eine Zusammenfassung der wichtigsten Regelungen übergeben worden.

Ich bin darauf hingewiesen worden, dass es untersagt ist, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder zu nutzen.

Diese Verpflichtungen bestehen auch nach Beendigung meiner Tätigkeit fort.

[x] Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich, personenbezogene Daten nicht unbefugt zu verarbeiten. Personenbezogene Daten dürfen daher nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung erlaubt oder vorschreibt. Die Grundsätze der DS-GVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind zu wahren; sie sind in Art. 5 Abs. 1 DS-GVO festgelegt und beinhalten im Wesentlichen folgende Verpflichtungen:

Personenbezogene Daten müssen

1. auf rechtmäßige und faire Weise, und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“)
2. für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden („Zweckbindung“)
3. dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“)
4. sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“)
5. in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist („Speicherbegrenzung“)
6. in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).

Personenbezogene Daten dürfen daher nur nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet werden. Neben Einzelweisungen der Vorgesetzten gelten als Weisung: Prozessbeschreibungen, Ablaufpläne, Betriebsvereinbarungen, allgemeine Dienstanweisungen sowie betriebliche Dokumentationen und Handbücher.

Verstöße gegen diese Verpflichtung können mit Geldbuße und/oder Freiheitsstrafe geahndet werden. Ein Verstoß kann zugleich eine Verletzung von arbeitsvertraglichen Pflichten oder spezieller Geheimhaltungspflichten darstellen. Auch (zivilrechtliche) Schadenersatzansprüche können sich aus schuldhaften Verstößen gegen diese

Die Verpflichtung gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit weiter.

Der/die Unterzeichnende bestätigt diese Verpflichtung. Ein Exemplar der Verpflichtung sowie das „Merkblatt zum Datenschutz im Paul-Ehrlich-Institut“ hat er/sie erhalten.

[ ] Verpflichtungserklärung im Rahmen von Fernwartung

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich alle im Rahmen seiner/ihrer Tätigkeit verwendeten Daten vertraulich zu behandeln. Alle verwendeten Daten, die im Rahmen der Wartung extern gespeichert werden, müssen nach Abschluss der Arbeiten zeitnah vollständig gelöscht werden. Ebenso sind die Pflichten und Kompetenzen des externen Wartungspersonals sorgfältig durch den Vertragspartner festzulegen und dem PEI zur Verfügung zu stellen.

Der Vertragspartner hat bei Nutzung von Fernwartungssoftware, die von Drittanbietern gehostet wird, sicherzustellen, dass keine Daten auf deren IT-Systeme abfließen können. Dieses Risiko besteht beispielsweise bei der Nutzung von TeamViewer, das von der gleichnamigen Firma, oder WebEx, das von der Firma Cisco angeboten wird. Die übertragenen Daten sind zu verschlüsseln.

[x] Verpflichtungserklärung im Bereich der Informationstechnik

Der/die Unterzeichnende verpflichtet sich, keinerlei Software zu installieren oder Einstellungen an den Systemen vorzunehmen, die nicht vorher mit dem Auftraggeber abgestimmt wurden.

Langen, den _____________ __________________________________________________

(Unterschrift / Signature)

Vor- und Zuname / First and last name: ______________________________________________