A1.3_Infoschreiben eRechnung.pdf

Hochschule Magdeburg-Stendal, Postfach 36 55, 39011 Magdeburg

Hochschule Breitscheidstraße 2 Tel.: +49 391 886-30 Deutsche Bundesbank Filiale Magdeburg Umsatzsteuer ID Magdeburg-Stendal 39114 Magdeburg www.h2.de IBAN DE37 8100 0000 0081 0015 03 DE 218 059 771 BIC MARKDEF1810 secneics

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fo ytisrevinu Ina Matthias stv. Leiterin

Finanzen

bearbeitet von: Andre Nollmann

Tel.: +49 391 886-4495 Fax: +49 391 886-4536

05.09.2022 Elektronischer Rechnungseingang an der Hochschule Magdeburg-Stendal

Sehr geehrte Damen und Herren,

gemäß den rechtlichen Vorgaben1 hat die Hochschule Magdeburg-Stendal im April 2020 auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt.

Unter Berücksichtigung der weiteren rechtlichen Entwicklung („Lieferantenverpflichtung“) und dem unverhältnismäßig hohem Aufwand für unsere Beschäftigten beim Bearbeiten ehemaliger Rechnungsformate (Papier, PDF) wird die Hochschule Magdeburg-Stendal ab dem 01.01.2023 nur noch und ausschließlich elektronische Rechnungen akzeptieren (ZUGFeRD, XRechnung).

Bitte senden Sie uns gern schon jetzt Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen per E-Mail an:

rechnung@h2.de

Informationen für Rechnungsstellende finden Sie unter: https://mid.sachsen-anhalt.de/digitales/e-rechnung/informationen-fuer-rechnungsstellende/

Die einzige Ausnahme für die elektronische Rechnungslegung stellen derzeit noch Rechnungen für die Durchführung von Baumaßnahmen dar. Auch diese sollen aber digital eingereicht werden.

Mit dem Verzicht auf Papierrechnungen tragen wir dem Umweltgedanken Sorge, verschlanken unsere Prozesse und verkürzen zudem deutlich die Durchlaufzeiten der bei uns eingehenden Eingangsrechnungen. Somit profitieren auch Sie davon.

1 EU-Richtlinie 2014/55 vom 16.04.2014; Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 04.04.2017; E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt vom 27.11.2019 sowie die dazugehörigen Verordnungen

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fo ytisrevinu Zur erfolgreichen Umsetzung dieses Vorhabens benötigen wir auch Ihre Unterstützung. Damit wir Ihre elektronischen Ausgangsrechnungen (maschinenlesbare XML-Datei) annehmen und zeitnah verarbeiten können, beachten Sie bitte unbedingt die folgenden Punkte:

• gem. europäischer Norm EN 16931 werden ausschließlich die beiden Formate unterstützt:

1. ZUGFeRD, ab Version 2.0 (www.ferd-net.de/standards/was-ist-zugferd)
2. XRechnung, in der aktuell gültigen Version (www.xoev.de/xrechnung-16828) Leitweg-ID: 15-1706-07

• Fracht, Versand, Verpackung o.Ä. weisen Sie bitte als Position aus (BG-25 “Invoice line” / „Invoice line identifier“ (BT-126), bspw. PosNr. 10; 20; …) und nicht als Summe der Beträge aller Abgaben auf der Dokumentenebene „Document level charge amount“ (Feld BT-99)
• eine PDF-Datei ist keine elektronische Rechnung, wenn sie keinen maschinenlesbaren XML-Anhang hat (bspw. ZUGFeRD ab Version 2.0)
• der Betreff der E-Mail muss unsere Bestellnummer enthalten
• eine E-Mail darf nur eine Rechnung / Gutschrift enthalten
• es werden nur noch Rechnungen aus dem o.g. Postfach verarbeitet
• Rechnungen dürfen nicht im E-Mail-Text enthalten sein, sondern nur als Anhang
• keine selbst erstellten XML-Dateien, bspw. durch Änderung der Dateiendung
• senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail
• senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente o.Ä. an die o.g. E-Mailadresse - sie werden nicht ausgelesen und nicht beantwortet
• der Betreff der E-Mail kann Ihre Rechnungsnummer enthalten

Zusätzlich ist zu beachten, dass Texteintragungen in der E-Mail nicht berücksichtigt werden.

Elektronische Rechnungen können Sie kostenfrei auf den Seiten des Landes Sachsen-Anhalt und Bundes erstellen. Das E-Rechnungsportal des Landes Sachsen-Anhalt finden Sie unter:

1. https://serviceportal.sachsen-anhalt.de/SachsenAnhaltGateway/Service/Entry/XRECHNUNG

Informationen für Rechnungsstellende finden Sie unter: https://mid.sachsen-anhalt.de/digitales/e-rechnung/informationen-fuer-rechnungsstellende/

Die Webseiten des Bundes finden Sie unter: 2. https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do oder 3. https://xrechnung-bdr.de/

Hilfestellung und Erklärvideos dazu finden Sie hier: https://www.e-rechnung-bund.de/tutorials/

Für die Umsetzung der elektronischen Rechnung können eine Vielzahl der am Markt befindlichen Anbieter von Programmen zur Finanzbuchhaltung genutzt werden. Bspw. sei hier die Auflistung unter https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-anbieter/index.html genannt. Diese Liste ist

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fo ytisrevinu natürlich weder vollständig noch abschließend. Es gibt eine ganze Reihe weiterer Anbieter und auch Sie selbst nutzen vermutlich bereits eine Buchhaltungssoftware.

Entscheidend ist, dass Ihre Software eine maschinen-/computerlesbare XML-Datei als Rechnung erzeugt, die den rechtlichen Vorgaben2 entspricht und automatisiert weiter verarbeitet werden kann. Bitte prüfen Sie bei Ihrer Software bzw. Ihrem persönlichen Anbieter, ob diese nicht bereits elektronische Rechnungen gemäß den rechtlichen Vorgaben erstellen können. Gegebenenfalls sind hierzu Updates oder (teils kaufpflichtige) Erweiterungen notwendig.

Sie können auch andere kostenlose Konfiguratoren für die Erstellung elektronischer Rechnungen nutzen. Als nicht abschließende Beispiele seien hier die folgenden genannt:

• https://www.zugferd-community.net/de/zf_fx_invoiceportal/invoice_creation
• https://xrechnungsgenerator.nortal.com/ (für Testrechnungen)
• https://xrechnung.io/ (Registrierung / Login notwendig)

Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mithilfe und vertrauen auf eine weiterhin sehr gute Zusammenarbeit. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich sehr gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Hochschule Magdeburg-Stendal

Anlage: Technische Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung

2 EU-Richtlinie 2014/55 vom 16.04.2014; Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 04.04.2017; E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt vom 27.11.2019 sowie die dazugehörigen Verordnungen

Hinweise zur E-Rechnung für Lieferanten und Dienstleister der Hochschule Magdeburg-Stendal

Technische Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung

Dieses Dokument enthält wichtige Hinweise für Rechnungssteller der Hochschule Magdeburg-Stendal und dient als Vorlage und Orientierung bei der Erstellung und Befüllung von E-Rechnungen konform zum Standard XRechnung oder ZUGFeRD (Profil XRechnung). Die elektronische Rechnungsstellung regeln die jeweils für den Bund oder die Bundesländer geltenden E-Rechnungsverordnungen.

Rechnungsinhalte: Angaben des Rechnungsempfängers

Nachfolgend finden Sie Angaben darüber, an welcher Stelle in der E-Rechnung bestimmte Informationen angegeben werden müssen. Wir bitten dies bei der Rechnungsstellung an die Hochschule Magdeburg-Stendal zu berücksichtigen. Die u.g. Feldbezeichnungen sind die Pflichtangaben, die auf jede eRechnung zutreffen. Ggf. kommen je Vorgang spezifische Informationen hinzu, bspw. namentliche Ansprechpartner. Bitte ergänzen Sie diese entsprechend für eine zügige Bearbeitung Ihrer Rechnung.

Auftragserteilung mitteilen.

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Hinweise zur E-Rechnung für Lieferanten und Dienstleister der Hochschule Magdeburg-Stendal

Weitere Rechnungsinhalte: Angaben des Rechnungsstellers

Nachfolgend finden Sie zudem weiterführende Informationen zur Verortung von Datenfeldern für Angaben, die Sie gegebenenfalls gegenüber der Hochschule Magdeburg-Stendal in der E-Rechnung machen möchten.

Links zu weiterführenden Informationen

Eine ausführliche Dokumentation des Datenmodells im Standard XRechnung oder zum Standard ZUGFeRD sowie weitere Verweise können Sie bei den offiziellen Stellen abrufen:

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