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Checkliste zum Umgang mit externen Dienstleistern
-hier Freelancer (Selbständige)-
Für das IT-Systemhaus werden im Rahmen von Dienstleistungs- und Werkverträgen unter anderem Freelancer1 tätig. Der Einsatz erfolgt entweder durch Abrufe aus dem Vertrag „Free- lancer“ oder durch Abrufe von Freelancern aus anderen Dienstleistungs- und Werkverträgen als Subunternehmer. Es kann in der täglichen Arbeit zu Situationen kommen, die als (Teil-) Indizien für das Vorliegen von Scheinselbständigkeit angesehen werden könnten, diese sollten vermieden werden. Solche Indizien liegen insbesondere dann vor, wenn der Verdacht besteht, dass Freelancer in den Arbeitsablauf der BA-IT integriert sind. Die Wertung, ob eine Selbstän- digkeit oder eine Arbeitnehmereigenschaft vorliegt, richtet sich in jedem Einzelfall nach den Gesamtumständen.
Nachstehende Checkliste dient dem Abgleich, ob in Ihrem Zuständigkeitsbereich in der Zu- sammenarbeit mit Freelancern Sachverhalte bestehen, die möglicherweise auf das Vorliegen einer Scheinselbständigkeit schließen lassen könnten. Bitte füllen Sie die Liste persönlich unter Beteiligung des Freelancers aus und stimmen Sie das Ergebnis mit Ihrer/Ihrem Vorge- setzten ab. Lfd. Nummern, die mit * gekennzeichnet sind betreffen den Sachverhalt „Freelan- cern aus anderen Dienstleistungs- und Werkverträgen als Subunternehmer“.
Organisationseinheit/ Projekt
Vertragsname
Abruf – Nr.
Name, Vorname (Freelancer)
Name, Vorname (Abrufverantwortliche/r IT-Systemhaus)
Name, Vorname (zust. GBL IT-Systemhaus)
| Lfd. Nr. | Sachverhalt | ja | nein | Bemerkungen | Wichtigkeit / Indizwir- kung für Scheinselb- ständigkeit |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 * | Für die Kommunikation mit dem Freelancer stehen namentlich benannte Ansprechpart- ner des IT-Dienstleistungsvermittlers bzw. externen Dienstleistungsunternehmens (im Folgenden: Auftragnehmer) zur Verfügung. | sehr hoch | |||
| 2 | Einsatzzeit und Einsatzumfang des Free- lancers wird so gestaltet, dass der Freelan- | sehr hoch |
1 Freelancer = Selbständiger, der aufgrund eines Dienst- oder Werkvertragsverhältnisses Aufträge für den Auf- traggeber durchführt.
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| Lfd. Nr. | Sachverhalt | ja | nein | Bemerkungen | Wichtigkeit / Indizwir- kung für Scheinselb- ständigkeit |
|---|---|---|---|---|---|
| cer Aufträge anderer Auftraggeber bearbei- ten kann. Der Freelancer ist nicht aus- schließlich und auf Dauer für die BA tätig. | |||||
| 3 | Gemeinsame Einsatzpläne werden grund- sätzlich nicht aufgestellt, es sei denn, es ist zur Aufgabenerledigung erforderlich und der gemeinsame Einsatzplan ist mit dem namentlich benannten Ansprechpartner des Auftragnehmers abgestimmt. Die ggfs. be- stehende Erforderlichkeit ist jeweils begrün- det und dokumentiert. | sehr hoch | |||
| 4 | Es besteht grundsätzlich keine Anwesen- heitspflicht für Freelancer. | sehr hoch | |||
| 5 | Die konkrete Auftragsdefinition und das er- wartete Ergebnis werden im Abruf durch die BA definiert und in weiteren konkretisieren- den Arbeitsaufträgen beschrieben. | sehr hoch | |||
| 6 | Freelancer nehmen nicht an Dienstbespre- chungen teil, es sei denn, dies ist aus fach- lichen Gründen zu bestimmten Aspekten o- der Tagesordnungspunkten aus Gründen der Auftragserledigung sinnvoll und erfor- derlich. Die ggfs. bestehende Erforderlichkeit ist im Protokoll jeweils begründet und dokumen- tiert. Die Teilnehmer werden vor Beginn der Dienstbesprechung über die Anwesenheit Externer unterrichtet. | hoch | |||
| 7 | Freelancer und interne Mitarbeiter sind räumlich getrennt untergebracht, es sei denn die Aufgabenerledigung erfordert die gemeinsame Bearbeitung. | gering | |||
| 8 | Türschilder der Büroräume, in denen Free- lancer arbeiten, sind entsprechend beschrif- tet. | hoch | |||
| 9 | Freelancer besitzen keine BA-Visitenkarten. | hoch | |||
| 10 | Freelancer erhalten PKI-Gastkarten und sind nicht mit „normalen“ Dienstkarten aus- gestattet. | hoch | |||
| 11 | Freelancer verfügen nicht über einen BA- spezifischen E-Mail-Account. | hoch |
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| Lfd. Nr. | Sachverhalt | ja | nein | Bemerkungen | Wichtigkeit / Indizwir- kung für Scheinselb- ständigkeit |
|---|---|---|---|---|---|
| 12 | Freelancer sind in funktionsbezogenen E- Mail-Verteilern der BA nicht enthalten. | hoch | |||
| 13 | Freelancer sind in Telefon-, Namens- oder ähnlichen Verzeichnissen eindeutig als Ex- terne gekennzeichnet. Sie weisen sich in ihrer Kommunikation ausdrücklich als Externe aus (z.B. E-Mail- Signatur) und tragen im Dienstgebäude der BA ein Namensschild mit Firmennamen des Auftragnehmers bzw. der Kennzeichnung als extern. | hoch | |||
| 14 | IT-Arbeitsmittel und die Netzinfrastruktur der BA werden nur insoweit zur Verfügung gestellt, als dies zur Auftragserledigung er- forderlich ist | hoch | |||
| 15 | Ein Zugriff auf BA-spezifische Ablagen, Da- teien und auf das Intranet findet nicht statt, es sei denn dies ist zur Auftragserledigung erforderlich. | hoch | |||
| 16 * | Mit dem Auftragnehmer hat eine Kick-Off- Veranstaltung zur Zusammenarbeit stattge- funden. Regelungen zur Zusammenarbeit wurden besprochen. Das Thema wird regelmäßig, mindestens einmal jährlich (wiederholend) besprochen. | gering | |||
| 17 * | Freelancer werden ausschließlich über den Auftragnehmer (z.B. durch den namentlich benannten Ansprechpartner) in Bezug auf Gefahren für Sicherheit und Gesundheit un- terwiesen. Hinweis: Für die Unterweisung zum Arbeitsschutz- und Sicherheit der Freelancer ist der Auf- tragnehmer zuständig. Das IT-Systemhaus stellt dem namentlich benannten Ansprech- partner die relevanten Informationen zur Verfügung. Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit | gering |
Das gemeinsame Gespräch fand statt am:
Die in der Checkliste vorgenommenen Eintragungen werden hiermit bestätigt:
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Datum, Unterschrift (Abrufverantwortlicher IT-Systemhaus)
Ich war am Ausfüllen der vorliegenden Checkliste beteiligt und habe die Eintragungen zur Kenntnis genommen:
Datum, Unterschrift (Freelancer)
Verfahrenshinweise:
Das initiale Gespräch wird nach Abschluss einer neuer Rahmenvereinbarung über die Ver- mittlung von IT-Dienstleistungen oder eines neuen Dienstleistungsrahmenvertrages durch den Verantwortlichen der zuständigen Organisationseinheit für den jeweiligen Vertrag (übergreifende Dienstleistungsrahmenverträge sowie übergreifende Rahmenvereinbarung über die Vermittlung von IT-Dienstleistungen z.B. SER; produkt-/projektspezifische Dienstleistungsrahmenverträge z.B. zuständige Führungskraft, PV oder PL) durchge- führt und dokumentiert. Die Checkliste (lfd. Nr. 1-19) wird von Projektleiter/innen, Produktver- antwortlichen oder Führungskräften zu Beginn einer neuen Zusammenarbeit mit Freelancern ausgefüllt und dem/der zuständigen Geschäftsbereichsleiter/in zur Freigabe vorgelegt. Danach wird die Checkliste einmal jährlich im ersten Quartal erneut ausgefüllt und dem/der zuständigen Geschäftsbereichsleiter/in vorgelegt.
Nur Sachverhalte aus der Checkliste, die mit „nein“ beantwortet wurden, sind in der Spalte „Bemerkungen“ mit einer entsprechenden Erläuterung bzw. Begründung aufzunehmen.
Aus der lfd. Nr. 1 muss der Name und die Firma des Ansprechpartners hervorgehen.
Wurden die Sachverhalte aus der Checkliste überwiegend mit „nein“ beantwortet, kann dies ein Indiz dafür sein, dass Scheinselbständigkeit vorliegt. Es wird empfohlen, den bewerteten Sachverhalt gemeinsam mit der zuständigen Org.-Einheit (z.B. SER) zu überprüfen. Dies gilt auch, wenn nur einzelne, jedoch besonders stark relevante Sach- verhalte (Relevanz „sehr hoch“ oder „hoch“) verneint werden.
Die Checkliste wird als pdf von dem/der Geschäftsbereichsleiter/in an das Postfach _BA-IT- Systemhaus SER weitergeleitet und hier entsprechend nachgehalten.
Wird eine übergeordnete Führungskraft, z.B. der/die Geschäftsbereichsleiter-/in über Auffällig- keiten informiert, klärt er/sie diese mit dem/der Projektleiter/in, Produktverantwortlichen oder der zuständigen Führungskraft. Ist eine Klärung nicht möglich, wird die zuständige Org.-Einheit (z.B. SER) eingebunden. Die zuständige Org.-Einheit entscheidet sodann über die weitere Vor- gehensweise.
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