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Hochschule Reutlingen Haushalt und Finanzen Vergabestelle

Verhandlungsvergabe mit TN-Wettbewerb Az.: 0230.0/2026-380 Teilnahmeunterlage Social Media Dienstleistungen 23.09.2026, V1

Teilnahmeunterlage

zur Verhandlungsvergabe

mit Teilnahmewettbewerb (2 Stufen)

Social Media Dienstleistungen für die Hochschule Reutlingen

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Informationen ..................................................................................................................3

1.1 Auftraggeber .......................................................................................................................................... 3 1.2 Ausschreibungsgegenstand ............................................................................................................. 3 1.3 Vergabeart............................................................................................................................................... 3 1.4 Zeitplan der Vergabe .......................................................................................................................... 4

2 Vertragsbedingungen ..........................................................................................................................4

2.1 Vertragsgestaltung und Laufzeit .................................................................................................... 4 2.1 Vertragsbedingungen ......................................................................................................................... 5 2.2 Liefer- und Zahlungsbedingungen ................................................................................................ 6 2.3 Auftragsdatenverarbeitung............................................................................................................... 7 2.4 Sonstige Ausführungsbedingungen .............................................................................................. 7

3 Verfahrensbedingungen ......................................................................................................................7

3.1 Kommunikation im Vergabeverfahren ......................................................................................... 7 3.2 Sprache ..................................................................................................................................................... 8 3.3 Verwendung der Vergabeunterlagen ........................................................................................... 8 3.4 Unklarheiten in den Unterlagen/Bieter-/Bewerberfragen ..................................................... 8 3.5 Vorschriften zur Prüfung und Bewerberauswahl ...................................................................... 9 3.6 Kostenerstattung .................................................................................................................................. 9 3.7 Bewerber-/Bietergemeinschaft........................................................................................................ 9

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3.8 Eignungsleihe / Unterauftragnehmer ......................................................................................... 10

4 Teilnahmeantrag ............................................................................................................................... 11

4.1 Form und Frist des Teilnahmeantrags ........................................................................................ 11 4.2 Inhalt des des Teilnahmeantrags .................................................................................................. 11 4.3 Eignungskriterien ................................................................................................................................ 12 4.4 Teilnahmeantragsprüfung und -wertung .................................................................................. 14 4.5 Bewerberauswahl ................................................................................................................................ 14 4.6 Checkliste (Vorzulegende Unterlagen) ....................................................................................... 16

5 Angebots- und Verhandlungsverfahren ......................................................................................... 18

5.1 Aufforderung zur (Erst-)Angebotsabgabe ................................................................................ 18 5.2 Form und Frist zur Einreichung des (Erst-)Angebotes .......................................................... 18 5.3 Inhalt des (Erst-)Angebots .............................................................................................................. 19 5.4 Eröffnungstermine ............................................................................................................................. 19 5.5 Nebenangebote .................................................................................................................................. 19 5.6 Prüfung und Wertung der Angebote .......................................................................................... 20 5.7 Ungewöhnlich niedrige Angebote ............................................................................................... 20 5.8 Ausschluss von Angeboten ............................................................................................................. 21 5.9 Aufhebung von Vergabeverfahren .............................................................................................. 22

6 Schlussbestimmungen ..................................................................................................................... 22

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1 Allgemeine Informationen

1.1 Auftraggeber

Auftraggeberin ist die

Hochschule Reutlingen Alteburgstr. 150 72762 Reutlingen

Die Auftraggeberin ist Vertragspartnerin bezüglich der beauftragten Leistungen.

1.2 Ausschreibungsgegenstand

Die Hochschule Reutlingen beabsichtigt die Vergabe eines Dienstleistungsauftrags zur Unter- stützung der Social-Media-Kommunikation. Gegenstand des Auftrags sind die Erstellung, Produktion und Bearbeitung von Videoformaten einschließlich Videoschnitt und Postproduk- tion für die digitalen Kommunikationskanäle der Hochschule. Die Aufgabendetails ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre mit der Option auf einmalige Verlängerung um ein weiteres Jahr. Der Vertragsbeginn erfolgt mit der Zuschlagserteilung.

1.3 Vergabeart

Die Vergabe erfolgt unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung in einem Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb gemäß § 12 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).

Der Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl der Bewerber, die von der Auftraggeberin zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl erfolgt anhand der bekanntgemachten Auswahl- und Eignungskriterien und der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeunterla- gen. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erfolgt mit den ausgewählten Bewerbern das Verhandlungsverfahren. Das Verhandlungsverfahren besteht aus der Einreichung von (Erst-)Angebot, mindestens einem Verhandlungsgespräch sowie der endgültigen (Schluss-) Angebotsabgabe.

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1.4 Zeitplan der Vergabe

Dem Vergabeverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde (Änderungen vorbehalten): Bekanntmachung 23.09.2026 Stufe 1 des Verfahrens (Teilnahmewettbewerb): Frist für die Einreichung von Aufklärungsfragen: 13.10.2026 Späteste Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen 15.10.2026 Frist für die Abgabe des Teilnahmeantrags: 22.10.2026, 10:00 Uhr Stufe 2 des Verfahrens (Angebot und Verhandlung): Aufforderung der am besten geeigneten Unternehmen (Mindestzahl: 4) zur Erstangebotsabgabe voraussichtlich: Monat (KW 45) Angebotsfrist 3 Wochen Ansgebotspräsentation/Verhandlung(en) voraussichtlich: KW 50 Zuschlagserteilung voraussichtlich: KW 52 Zuschlags- und Bindefrist 8 Wochen

2 Vertragsbedingungen

2.1 Vertragsgestaltung und Laufzeit

Der Auftrag wird als Dienstleistungsvertrag geschlossen. Die Leistungserbringung erfolgt auf Grundlage der Leistungsbeschreibung. Der Auftrag um- fasst einen fest vereinbarten Leistungsanteil sowie optionale Leistungen, die vom Auftragge- ber während der Vertragslaufzeit bedarfsabhängig abgerufen werden können. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf optionaler Leistungen besteht nicht.

Die Vergütung erfolgt nach Maßgabe des Angebots und der vertraglich vereinbarten Preise. Mit den angebotenen Preisen sind sämtliche zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung er- forderlichen Aufwendungen abgegolten, soweit in den Vergabeunterlagen nichts Abweichen- des geregelt ist.

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt zunächst zwei Jahre.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Vertrag einmalig um ein weiteres Jahr zu verlängern. Die Ausübung der Verlängerungsoption erfolgt durch einseitige schriftliche Erklärung der Auftraggeberin gegenüber dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ablauf der ur- sprünglichen Vertragslaufzeit. Wird die Verlängerungsoption nicht fristgerecht ausgeübt, endet der Vertrag automatisch mit Ablauf der zweijährigen Vertragslaufzeit, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

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2.1 Vertragsbedingungen

Soweit im Zusammenhang mit der Beauftragung keine abweichenden schriftlichen Vereinba- rungen getroffen werden, gelten im Falle des Zuschlags die nachfolgend aufgeführten Ver- tragsbestandteile in der genannten Reihenfolge: a) Leistungsbeschreibung, Az.: 0230.0/2026-380 b) Teilnahmeunterlage, Az.: 0230.0/2026-380 c) Besonderen Vertragsbedingungen nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz (LTMG) d) Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung e) die Erklärung zu Nummer 12 Buchstabe f (Technologie von L. Ron Hubbard) f) Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) (https://www.service-bw.de/zufi/cms/e-rechnung--nutzungsbestimmungen- fuer-rechnungssteller) g) Ergänzende Auftragsbedingungen der Hochschule Reutlingen h) Angebot des Auftragnehmers Bestandteil des Vertrages .

Die Vertragssprache ist Deutsch. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

2.1.1 Informationen zum LTMG Das LTMG verpflichtet öffentliche Auftraggeber, öffentliche Aufträge über Bau- und Dienst- leistungen ab einem geschätzten Auftragswert von 20.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nur an solche Unternehmen zu vergeben, die sich bei der Angebotsabgabe schriftlich verpflichten, ihren Beschäftigten bei der Ausführung des öffentlichen Auftrags ein Mindestentgelt von der- zeit 13,90 Euro brutto pro Stunde zu zahlen, soweit nicht eine Tariftreueverpflichtung besteht und die danach maßgebliche tarifliche Regelung für die Beschäftigten günstiger ist. Beim Regierungspräsidium Stuttgart ist eine Servicestelle eingerichtet, die über das LTMG umfassend informiert und die Entgeltregelungen aus den einschlägigen und repräsentativen Tarifverträgen zur Verfügung stellt (https://rp.baden-wuerttemberg.de/themen/wirtschaft/ta- riftreue/).

2.1.2 Gleichbehandlung Frauen und Männern ist bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gleiches Entgelt nach § 3 Abs. 1 Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) und § 7 Abs. 1 Allgemeines Gleichbehandlungsge- setz (AGG) zu zahlen.

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2.2 Liefer- und Zahlungsbedingungen

Leistungsort ist die Hochschule Reutlingen, Alteburgstr. 150, 72762 Reutlingen

2.2.1 Abrechnung der Leistungen Die erbrachten Leistungen können nachträglich wie folgt in Rechnung gestellt werden:  Quartalsweise oder monatlich für feste Grundleistungen (Modul A)  Nach Durchführung einer Kampagne (Variable Leistungen Modul B)  Nach Leistungserbringung eines Einzelauftrags (Optionale Leistungen Modul C)

2.2.2 Rechnungsstellung Nach mängelfreier Abnahme durch den Auftraggeber erfolgt die Zahlung gegen Rechnungs- stellung und Leistungsnachweis innerhalb von 14 Tagen unter Skontoabzug oder innerhalb 30 Tagen rein netto. Für die Berechnung der Skonto- bzw. der Zahlungsfrist gilt nicht die Ausstellung der Rechnung durch den Auftragnehmer, sondern deren Eingang bei der Rech- nungsstelle. Davon unabhängig gilt als frühester Termin für die Berechnung der Skonto- und Zahlungsfrist der Tag nach der Abnahme. Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht anerkannt. Gleiches gilt für abwei- chende formularmäßige Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers. Die Rechnungsanschrift lautet: Hochschule Reutlingen Hochschulkommunikation Alteburgstr. 150 72762 Reutlingen

2.2.3 E-Rechnungen Seit dem 1. Januar 2022 sind Auftragnehmer nach § 4a E-Government-Gesetz Baden- Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Dies gilt nicht für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro inklusive Umsatzsteuer. Übergangsweise bis zum 31.12.2026 gilt eine Ausnahmeregelungen für Rechnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Für eine elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg. Laden Sie hierfür Ihre Rechnungsdatei im Portal https://service-bw.de/erechnung hoch oder senden Sie eine E-Mail ohne Nachrichteninhalt und mit Ihrer Rechnungsdatei als einzigen Anhang an: rechnung@service-bw.bwl.de. Alternativ können Sie auch die Infrastruktur von PEPPOL verwenden.

Das Rechnungsdokument muss im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) die Leitweg-ID der Hochschule 08-A1305-18 (PEPPOL-ID: 0204:08-A1305-18) aufweisen. Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des

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Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.

Eine Rechnung, die entgegen vorstehender Regelung nicht elektronisch gestellt wird, begrün- det keinen Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB.

2.3 Auftragsdatenverarbeitung

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gem. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) noch vor Beginn der jeweils betreffenden Leis- tung zu unterzeichnen, soweit dies datenschutzrechtlich erforderlich werden sollte.

2.4 Sonstige Ausführungsbedingungen

Der Auftragnehmer hat die Leistungen möglichst ressourcenschonend zu erbringen. Abstim- mungen, Präsentationen und Besprechungen sollen grundsätzlich digital erfolgen, sofern die Art der Leistungserbringung keine persönliche Anwesenheit erfordert. Arbeitsunterlagen, Entwürfe, Videodateien und sonstige projektbezogene Dokumente sind grundsätzlich elektronisch bereitzustellen und auszutauschen. Auf vermeidbare Ausdrucke und physische Datenträger ist zu verzichten.

3 Verfahrensbedingungen

3.1 Kommunikation im Vergabeverfahren

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt über die Vergabeplattform gemäß Auftrags- bekanntmachung. Jeder Bewerber/Bieter ist verpflichtet, sich über die Vergabeplattform re- gelmäßig und selbstständig über zur Verfügung gestellte, geänderte oder zusätzliche Doku- mente und Beantwortungen von Bieterfragen zu informieren, unabhängig davon, ob er als registrierter Interessent/Bewerber oder Bieter von der Vergabeplattform zusätzlich automa- tisch generierte Benachrichtigungsmails an seine hinterlegte Mail-Adresse erhält oder nicht. Nachrichten gelten bei nicht registrierten Interessenten/Bewerbern/Bietern mit Einstellung auf der Vergabeplattform, bei registrierten Bewerbern/Bietern spätestens mit Einstellung auf der Vergabeplattform und Erhalt der von der Vergabeplattform automatisch generierten Be- nachrichtigungsmail an die vom Bewerber/Bieter hinterlegte Mail-Adresse als zugegangen. Teilnahmeanträge und Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen und in Textform mit- hilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform einzureichen. Ände- rungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen.

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Etwaige Änderungen an den Eintragungen des Bewerbers/Bieters müssen zweifelsfrei und dokumentenecht sein. Bitte achten Sie darauf, dass Dateien, sofern es sich nicht um auszufüllende Excel-Dateien handelt, grundsätzlich im Dateiformat „PDF“ eingereicht werden sollten.

3.2 Sprache

Bewerber/Bieter müssen den Teilnahmeantrag bzw. das Angebot sowie sämtliche Anlagen und Nachweise in deutscher Sprache erstellen. Der Schriftverkehr mit der Auftraggeberin ist in deutscher Sprache zu führen. Die Vertrags- und Verhandlungssprache ist deutsch.

3.3 Verwendung der Vergabeunterlagen

Die Unterlagen der Vergabestelle sind urheberrechtlich geschützt. Sie sind ausschließlich zur Erstellung eines Teilnahmeantrags und gegebenenfalls zur Angebotsabgabe im vorliegenden Vergabeverfahren zu verwenden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme der vom Auftraggeber genehmigten Unterauftragnehmer), Vervielfältigung oder kommerzielle Ver- wendung ist ohne ausdrückliche Genehmigung der Vergabestelle unzulässig. Für eine Verlet- zung der Nutzungsrechte und daraus resultierende Ansprüche des Urhebers hat der Nutzer einzustehen. Die Vergabeunterlagen sowie darin enthaltene Informationen dürfen ohne vorherige aus- drückliche Zustimmung der Vergabestelle weder ganz noch teilweise in externe Systeme der künstlichen Intelligenz (KI), Large-Language-Model-Systeme (LLM), generative KI-Anwendun- gen oder vergleichbare cloudbasierte Analyse- und Assistenzsysteme eingegeben, hochgela- den, verarbeitet oder zum Training solcher Systeme verwendet werden. Dies gilt nicht für KI-Systeme, die innerhalb der eigenen Organisation des Bieters betrieben werden und bei denen sichergestellt ist, dass die übermittelten Daten weder Dritten zugäng- lich gemacht noch zum Training oder zur Weiterentwicklung der Systeme verwendet werden und die Anforderungen der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Informationssicher- heit eingehalten werden.

3.4 Unklarheiten in den Unterlagen/Bieter-/Bewerberfragen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklarheiten, insbe- sondere solche, die das Angebot einschließlich dessen Wertung beeinflussen, so hat der Be- werber/Bieter die Auftraggeberin umgehend darauf hinzuweisen. Der Bewerber/Bieter hat die Auftraggeberin ebenso unverzüglich auf eventuelle Widersprüche in den Vergabeunterlagen und eine eventuelle Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistungen aufmerksam zu ma- chen.

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Bewerber/Bieter haben die Möglichkeit, auf die Vergabeunterlagen oder das Vergabeverfah- ren bezogene Rückfragen mittels der Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung zu stellen. Diese müssen bis zum Ablauf der Frist gestellt sein. Für Fragen die nach Ablauf der Frist (siehe Nr. 1.4) eingehen oder welche nicht hinreichend konkret formuliert sind, kann die Auftraggeberin nicht gewährleisten, dass die Beantwortung noch rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für das Angebot erfolgt, auch wenn sie um rechtzeitige Beantwortung bemüht bleibt. Bitte achten Sie bereits bei der Fragestellung darauf, Ihre Fragen so zu formulieren, dass ein Rückschluss auf den konkreten Fragesteller nicht möglich ist. Antworten sowie aktualisierte oder weitere Vergabeunterlagen, welche sämtliche Bewer- ber/Bieter betreffen, werden von der Auftraggeberin auf der Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt. Für die Abgabe des Angebots ist jeweils die aktuellste Version der auf der Vergabeplattform eingestellten Vergabeunterlagen maßge- bend. Die Bewerber/Bieter müssen daher sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Angebots prüfen, ob seitens der Auftraggeberin zusätzliche In- formationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt oder Bieterfragen beantwortet wurden, welche für Abgabe des Angebotes zu beachten sind.

3.5 Vorschriften zur Prüfung und Bewerberauswahl

Die Prüfung der Teilnahmeanträge und Angebote sowie die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt nach Maßgabe der folgenden Vorschriften:  § 36 UVgO Begrenzung der Anzahl der Bewerber  § 38 UVgO Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote  § 41 UVgO Prüfung der Teilnahmeanträge und Angebote; Nachforderung von Unterlagen  § 42 UVgO Ausschluss von Teilnahmeanträgen und Angeboten

3.6 Kostenerstattung

Für die Teilnahme an der Verhandlungsvergabe wird keine Entschädiung/Aufwandsersatz ge- währt.

3.7 Bewerber-/Bietergemeinschaft

Wird das Angebot von einer Bewerber-/Bietergemeinschaft abgegeben, hat sie das ausge- füllte Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“ zusammen mit allen anderen Nachweisen und Erklärungen einzureichen. Im Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“ muss zur Er- füllung der Textform von allen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft die Person des jeweils Erklärenden genannt sein.

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Sofern mit dem Angebot weitergehende Nachweise zwingend von jedem Bewerber-/Bieter- gemeinschaftsmitglied vorzulegen sind, wird dies in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen jeweils ausdrücklich erwähnt. Andernfalls genügt es, wenn die Bewerber- /Bietergemeinschaft als solche die Eignungsanforderungen erfüllt und nachweist.

3.8 Eignungsleihe / Unterauftragnehmer

Sofern der Bewerber/Bieter sich für den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leis- tungsfähigkeit und/oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten anderer Unternehmen beruft (Eignungsleihe), hat er die Verpflichtungser- klärung gemäß Formblatt „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe“ auszufüllen und in Text- form, d.h. es muss die Person des jeweils Erklärenden des anderen Unternehmens genannt sein, dem Angebot beizufügen sowie für das andere Unternehmen die bekanntgemachten Eignungsanforderungen nachzuweisen, die sich der Bieter zu eigen machen möchte. Gleiches gilt, wenn sich eine Bewerber-/Bietergemeinschaft zum Zwecke des Nachweises der wirt- schaftlichen und finanziellen oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeiten auf Kapazitäten anderer Unternehmen beruft, die nicht Mitglied der Bietergemeinschaft sind. Beabsichtigt der Bewerber im Auftragsfall Teile der Leistung an Unterauftragnehmer zu ver- geben, ohne dass sich der Bieter zugleich zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten der Unterauftragnehmer beruft, ist das Formblatt „Verpflichtungserklärung „Unterauftragneh- mer“ auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Die geforderte Nachweispflicht zur Eignungsleihe gemäß vorstehenden Ausführungen kommt mithin nur zur Anwendung, wenn sich der Bewerber/Bieter neben der beabsichtigten Unterauftragsvergabe auch zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten des Unterauf- tragnehmer berufen möchte.

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4 Teilnahmeantrag

Im Teilnahmewettbewerb wird die Eignung der Bewerber überprüft. Es werden gem. § 36 UVgO nur die besten vier Bewerber zur anschließenden Angebotsabgabe aufgefordert, die ihre Eignung nachgewiesen haben und nicht aus dem Verfahren ausgeschlossen worden sind.

4.1 Form und Frist des Teilnahmeantrags

Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch in Textform über die in der Auftragsbe- kanntmachung genannte Vergabeplattform bis spätestens 22.10.2026, 10:00 Uhr, voll- ständig mit allen Nachweisen und Anlagen einzureichen. Die Einreichung per Post, Telefax, E-Mail oder auf anderem Weg ist nicht zulässig. Maßgeb- lich für die Fristwahrung ist der fristgerechte Eingang des Teilnahmeantrags auf der Vergabe- plattform. Nicht form- oder fristgerecht eingegangene Teilnahmeanträge werden vom weite- ren Verfahren ausgeschlossen. Bei der Abgabe des Teilnahmeantrages über die Vergabeplattform ist zu berücksichtigen, dass aufgrund einer gegebenenfalls großen Datenmenge eine vollständige Übertragung des Teilnahmeantrages längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Es ist daher vom Bewerber ausrei- chend Zeit für das Hochladen des Teilnahmeantrages auf die Vergabeplattform einzukalkulie- ren. Zudem ist zu berücksichtigen, dass für die elektronische Abgabe des Teilnahmeantrages über die Vergabeplattform ein kostenloses Tool erforderlich ist, welches eine separate Instal- lation notwendig macht. Es wird deshalb empfohlen, rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für den Teilnahmeantrag die Übermittlung des Teilnahmeantrages zu testen. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang sind auf der Vergabeplattform weiterge- hende Informationen und Kontaktmöglichkeiten zum Support benannt.

4.2 Inhalt des des Teilnahmeantrags

Mit dem Teilnahmeantrag ist von den Bewerbern die Eignung gemäß den Vorgaben in der Auftragsbekanntmachung nachzuweisen. Zum Beleg der bekanntgemachten Eignungsanfor- derungen ist das ausgefüllte Formblatt „Teilnahmeantrag“ zusammen mit den weiteren Anla- gen und Nachweisen vorzulegen. Wegen der mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Un- terlagen wird auch auf die Checkliste unter Nr. 4.6 dieser Teilnahmeunterlage verwiesen.

Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende oder unvollständige Nachweise gemäß § 41 Abs. 2 UVgO nachzufordern. Zu beachten ist allerdings, dass vorgelegte Eignungsnach- weise, die zwar vollständig sind, nicht aber den inhaltlichen Anforderungen gemäß der Auf- tragsbekanntmachung entsprechen, nicht nachgebessert und deshalb auch nicht nachgefor- dert werden können.

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4.3 Eignungskriterien

Die Hochschule Reutlingen prüft anhand der nachfolgenden Eignungskriterien, ob die Bewer- ber über die erforderliche Eignung für eine ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags verfü- gen. Sie kann die Bewerber auffordern, die erhaltenen Unterlagen zu erläutern.

4.3.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung Der Bewerber hat für die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung einen Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens in dem er ansässig ist, vorzulegen. Bei einer freiberuflichen Tätigkeit ist der Nachweis der berufsspezifischen Re- gistrierung beizubringen. Unternehmen, die in keinem Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmel- dung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeig- neten Nachweis (z.B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der berufli- chen Tätigkeit gibt.). Die Unterlagen müssen aktuell sein (nicht älter als 6 Monate) und die Berechtigung zur Er- bringung der ausgeschriebenen Leistungen ausweisen. Elektronische Registerauszüge sind zulässig, sofern sie aus einer amtlichen Quelle stammen und aktuell sind.

4.3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Der Bewerber erklärt, dass im Auftragsfall eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Mindestdeckungssummen besteht. Die Erklärung erfolgt mittels Eigener- klärung oder durch Angabe der entsprechenden Deckungssummen im beiliegenden Form- blatt „Bieter-/Bewerbererklärung“.

Die Eigenerklärung muss folgende Mindestdeckungssummen bestätigen: – für Vermögensschäden: mindestens 500.000 EUR je Schadensfall und – für Personen- und Sachschäden: mindestens 1.000.000 EUR je Schadensfall

Der Versicherungsschutz muss für die Dauer der Leistungserbringung bestehen.

Spätestens mit Angebotsabgabe ist ein verbindlicher Nachweis der bestehenden Betriebs- haftpflichtversicherung oder eine Verpflichtungserklärung des Versicherers zur Bereitstellung eines entsprechenden Versicherungsschutzes im Auftragsfall, vorzulegen. Der Nachweis muss dann belegen, dass zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe eine gültige Versicherung mit den oben genannten Mindestdeckungssummen besteht. Zulässig ist eine Versicherungsbestätigung des Versicherers oder eine gleichwertige Beschei- nigung, aus welcher der Deckungsumfang eindeutig hervorgeht. Eine reine Eigenerklärung genügt in der Angebotsphase nicht.

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4.3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

a) Referenzen Reichen Sie maximal zwei geeignete Referenzen mit ausführlichen Referenzbeschreibungen der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten vergleichbaren Dienstleistungsaufträgen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunks, des öffentlichen oder privaten Empfängers sowie der Kontaktdaten einer Ansprechperson ein. Die Referenzen müssen sich auf unter- schiedliche Kunden beziehen. Referenzen sind vergleichbar, wenn es sich in Umfang und Komplexität um fachlich vergleich- bare Leistungen bezogen auf die Leistungsbeschreibung handelt. Werden mehr als zwei Referenzen vorgelegt, werden ausschließlich die zwei im Teilnahmean- trag zuerst aufgeführten Referenzen bewertet; darüber hinaus eingereichte Referenzen blei- ben unberücksichtigt.

Jede der Referenzen wird einzeln bewertet und die Kunden müssen die Referenzen freigege- ben haben. Fehlende Angaben mit dem Hinweis auf Vertraulichkeit werden nicht akzeptiert. Die Auftraggeberin behält es sich vor, die Referenzen beim Referenzkunden zu prüfen.

Sofern es sich um ein Unternehmen handelt, das aufgrund seiner kurzen Marktpräsenz (Start- Ups) noch nicht über die geforderte Anzahl geeigneter Referenzen verfügt, können alternativ Eigenprojekte, Pilotprojekte, Studienarbeiten oder sonstige geeignete Nachweise der techni- schen und beruflichen Leistungsfähigkeit eingereicht werden. Diese werden nach denselben Bewertungsmaßstäben hinsichtlich Vergleichbarkeit, Komplexität und Umfang beurteilt wie Referenzprojekte. Der Bewerber hat die besonderen Umstände nachvollziehbar darzulegen.

b) Fachkräfte / Studien- und Ausbildungsnachweise Die Qualifikation der für die Auftragsausführung vorgesehenen Fachkräfte wird gemäß § 33 Abs. 1 UVgO als Eignungskriterium berücksichtigt. Der Bewerber hat nachzuweisen, dass die eingesetzten Personen für die ausgeschriebenen Leistungen über die erforderliche fachliche Qualifikation verfügen. Für die Bewertung werden ausschließlich die benannte Projektleitung sowie maximal zwei weitere Schlüsselpersonen berücksichtigt.

Es sind mindestens folgende Angaben und Nachweise einzureichen:

 Kurzlebensläufe (max. 2 DIN-A4-Seiten pro Person, Schriftgröße 11, einfacher Zeilen- abstand), aus denen Funktion, Erfahrung und fachliche Eignung eindeutig hervorge- hen:

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o Darstellung der beruflichen Qualifikation (z. B. Ausbildung, Studium, Fortbil- dungen, einschlägige Zertifizierungen oder vergleichbare Qualifikationsnach- weise) o Darstellung der einschlägigen Berufserfahrung der benannten Personen in ver- gleichbaren Projekten, insbesondere im Bereich Social Media, digitale Kommu- nikation, Kampagnenmanagement oder Content-Erstellung o Kurze Beschreibung wesentlicher Projekt- und Praxiserfahrungen, aus denen die Eignung für die ausgeschriebenen Leistungen hervorgeht

Die Auftraggeberin behält sich vor, die Angaben im weiteren Verfahren zu überprüfen und zusätzliche Unterlagen nachzufordern, sofern dies zur Beurteilung der fachlichen Eignung er- forderlich ist. Ein Wechsel der benannten Fachkräfte nach Zuschlagserteilung ist nur zulässig, wenn gleich- wertige Qualifikationen nachgewiesen werden.

4.4 Teilnahmeantragsprüfung und -wertung

Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Un- vollständige Teilnahmeanträge, die trotz gegebenenfalls erfolgter Nachforderung von Unter- lagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Wegen einer möglichen Nachforderung von Unterlagen wird auf die vorstehenden Ausführungen unter Nr. 3.5 und 5.6 verwiesen. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach seinen vorgelegten Eigenerklärungen und Nachweisen die bekanntgemachten Eignungskriterien einschließlich der Mindestanforderun- gen erfüllt.

4.5 Bewerberauswahl

Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, wird auf eine Höchstzahl von 4 Bewerbern begrenzt, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen (§ 36 UVgO). Überschreitet die Zahl der geeigneten Bewerber die geplante Höchstzahl von 3 Bewerbern, erfolgt die Auswahl gemäß dem transparenten und für alle Be- werber gleichermaßen geltenden Auswahlsystem das auf den bekanntgemachten Eignungs- merkmalen basiert:

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Referenzen (max. 600 Punkte)

b) Fachkräfte/Studien- und Ausbildungsnachweise (max. 400 Punkte)

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Die vier Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Angebotsabgabe aufgefor- dert. Die maximal zu erzielende Punktzahl bei den Auswahlkriterien liegt danach bei 1000 Punkten.

Sollte auch nach Anwendung des vorgenannten Auswahlkriteriums die Höchstzahl über- schritten werden, weil Bewerber dieselbe Punktzahl aufweisen, behält sich die Auftraggebin vor, die Auswahl zwischen den betroffenen Bewerbern durch Los zu treffen.

Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der bekannt gemachten Mindestzahl von vier Be- werbern liegen, kann die Auftraggeberin das Vergabeverfahren fortführen, indem sie den oder die Bewerber einlädt, welche über die geforderte Eignung verfügen. Alternativ kann die Auftraggeberin das Vergabeverfahren wegen Unterschreitung der Mindestzahl von drei ge- eigneten Bewerbern aber auch gemäß § 48 UVgO aufheben und gegebenenfalls ein neues Vergabeverfahren durchführen.

4.6 Checkliste (Vorzulegende Unterlagen)

Mit dem Teilnahmeantrag sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig ausge- füllt und, soweit erforderlich, unter Angabe des Namens der erklärenden Person einzureichen. Die Nachforderung fehlender Unterlagen bleibt vorbehalten, soweit dies vergaberechtlich zu- lässig ist. Werden erforderliche Unterlagen nicht vorgelegt oder können diese nicht wirksam nachgefordert werden, kann dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

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5 Angebots- und Verhandlungsverfahren

5.1 Aufforderung zur (Erst-)Angebotsabgabe

Die – maximal – vier Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus dem Teilnahmewett- bewerb gemäß Nr. 4 dieser Teilnahmeunterlage werden zur (Erst-)Angebotsabgabe aufgefor- dert. Die Aufforderung erfolgt über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntma- chung mit gesondertem Schreiben. Aus dem Aufforderungsschreiben ergeben sich ergän- zend zu den nachfolgenden Ausführungen weitere Informationen zur (Erst-)Angebotsabgabe.

5.2 Form und Frist zur Einreichung des (Erst-)Angebotes

Das Angebot ist mindestens in Textform mithilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung einzureichen. Andere Angebots- abgaben oder andere Übermittlungsarten des Angebotes, wie etwa per Post, per Telefax oder per Mail, sind ausgeschlossen. Die voraussichtliche Angebotsabgabefrist kann dem indikativen Zeitplan gemäß Nr. 1.4 dieser Teilnahmeunterlage entnommen werden. Die verbindliche Angebotsabgabefrist wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt. Nicht form- und/oder nicht fristgerecht eingereichte (Erst-)Angebote können nicht berück- sichtigt werden und sind zwingend gemäß § 42 UVgO von der weiteren Angebotsprüfung und -wertung auszuschließen.

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5.3 Inhalt des (Erst-)Angebots

Von den Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sind als Erstangebot die Un- terlagen gemäß nachfolgender Checkliste einzureichen.

Die vorstehende Auflistung ist zunächst nur indikativ. Die finale Auflistung geht den zur An- gebotsabgabe ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur (Erst-)Angebotsabgabe zu.

Von Bietern im Verfahren eingereichte Unterlagen verbleiben beim Auftraggeber. Urheber- rechte der Bieter bleiben unberührt.

5.4 Eröffnungstermine

Zu den Eröffnungsterminen der Angebote, vgl Zeitplan, gleich ob (Erst-)Angebote oder end- gültige Angebote, sind Bieter oder deren Bevollmächtigte nicht zugelassen.

5.5 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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5.6 Prüfung und Wertung der Angebote

Die Angebote werden auf Vollständigkeit sowie fachliche und rechnerische Richtigkeit ge- prüft. Die Auftraggeberin kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmens- bezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, welche die Wirtschaftlichkeits- bewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, de- ren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch die Auftraggeberin innerhalb einer von diesen festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis- Leistungs-Verhältnisses gemäß der Zuschlagskriterien in der Leistungsbeschreibung.

5.7 Ungewöhnlich niedrige Angebote

Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots, auf das der Zuschlag erteilt werden soll, im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt die Auftragge- berin vom Bieter Aufklärung. Der Auftraggeber prüft die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die übermit- telten Unterlagen. Die Prüfung kann insbesondere betreffen:  die Wirtschaftlichkeit des Fertigungsverfahrens einer Lieferleistung oder der Erbrin- gung der Dienstleistung,  die gewählten technischen Lösungen oder die außergewöhnlich günstigen Bedingun- gen, über die das Unternehmen bei der Lieferung der Waren oder bei der Erbringung der Dienstleistung verfügt,  die Besonderheiten der angebotenen Leistung,  die Einhaltung der Verpflichtungen nach § 128 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbe- werbsbeschränkungen, insbesondere der für das Unternehmen geltenden umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Vorschriften, oder  die etwaige Gewährung einer staatlichen Beihilfe an das Unternehmen.

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Ein Angebot wird bei Feststellung, dass der Preis oder die Kosten aufgrund Nichteinhaltung der o.g. Verpflichtungen ungewöhnlich niedrig sind, abgelehnt. Ebenfalls kann die Auftragge- berin den Zuschlag auf ein Angebot ablehnen, dessen geringe Höhe des angebotenen Prei- ses oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufgeklärt werden kann. Der Auftraggeberin lehnt ein Angebot auch dann ab, wenn der Bieter an der Aufklärung o.g. Punkte nicht mitwirkt.

Stellt die Auftraggeberin fest, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, weil der Bieter eine staatliche Beihilfe erhalten hat, so wird das Angebot nur dann abgelehnt, wenn der Bieter nicht innerhalb einer von der Auftraggeberin gesetzten angemessenen Frist nachweisen kann, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde.

5.8 Ausschluss von Angeboten

Angebote, welche den Erfordernissen des § 38 UVgO nicht genügen, insbesondere  Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten,  Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Unterlagen enthalten,  Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind,  Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vor- genommen worden sind, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Angebote, die nicht die erforderlichen Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen, oder nicht zugelassene Nebenangebote.

Sind Nebenangebote zugelassen und hierfür Mindestanforderungen vorgegeben, so werden nur die Nebenangebote berücksichtigt, welche die verlangten Mindestanforderungen erfül- len.

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5.9 Aufhebung von Vergabeverfahren

Die Auftraggeberin ist berechtigt, ein Vergabeverfahren ganz oder teilweise aufzuheben, wenn  kein Angebot eingegangen ist, das den Bedingungen entspricht,  sich die Grundlage des Vergabeverfahrens wesentlich geändert hat,  kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde oder  andere schwerwiegende Gründe bestehen.

Im Übrigen sind Auftraggeber grundsätzlich nicht verpflichtet, den Zuschlag zu erteilen.

6 Schlussbestimmungen

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen der Teilnahmeunterlage unwirksam sein oder un- wirksam werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Vertragspartner werden jedoch unwirksame Bestimmungen unverzüglich durch solche Vereinbarungen ersetzen, die dem Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kom- men. Die Bewerber/Bieter erklären sich damit einverstanden, dass die von ihnen mitgeteilten per- sonenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden (nähe- res siehe beigefügte Datenschutzinformationen).

Die Bewerber/Bieter sind sich bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung den Ausschluss von dieser und von weiteren Ausschreibungen zur Folge haben.

Gez. Vergabestelle

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