[Seite 1]
Hochschule Reutlingen Haushalt und Finanzen Vergabestelle
Verhandlungsvergabe mit TNW Az.: 0230.0/2026-380 Leistungsbeschreibung Social-Media Dienstleistungen 23.09.2026, V1
Leistungsbeschreibung
Social Media Dienstleistungen für die Hochschule Reutlingen
Inhaltsverzeichnis
1 Gegenstand und Ziel des Verfahrens ...................................................................................................... 2
2 Auftraggeber ..................................................................................................................................................... 2
3 Ausgangslage ................................................................................................................................................... 2
4 Leistungsumfang ............................................................................................................................................. 3
4.1 Modul A – Feste Grundleistungen ................................................................................................... 3 4.2 Modul B – Variable Leistungen ......................................................................................................... 4 4.3 Modul C – Optionale Leistungen ..................................................................................................... 5 4.4 Nutzungsrechte (Social Media, digitale Kommunikation, Kampagnen) ............................ 6 4.5 Zusammenarbeit/Kommunikation ................................................................................................... 7
-
Auftragsausführung ........................................................................................................................................ 8
-
Angebotserstellung ........................................................................................................................................ 9
6.1 Unternehmensdarstellung .................................................................................................................. 9 6.2 Arbeitsprozess Social Media Kampagne ....................................................................................... 9 6.3 Kurzvideo-Idee ...................................................................................................................................... 10 6.4 Arbeitsproben ........................................................................................................................................ 10
- Verhandlungsgespräch ............................................................................................................................... 10
7.1 Inhalt des Verhandlungsgesprächs ............................................................................................... 10 7.2 Rahmenbedingungen ......................................................................................................................... 11
- Zuschlagskriterien ......................................................................................................................................... 11
8.1 Bewertung des Angebotspreises (30 Punkte) ........................................................................... 12 8.2 Bewertung Unternehmen/Fachkräfte (10 Punkte) ................................................................... 12 8.3 Bewertung Arbeitsprozess Social Media Kampagne (10 Punkte) ...................................... 13 8.4 Bewertung Kurzvideo-Idee (25 Punkte) ....................................................................................... 13 8.5 Bewertung Arbeitsproben (25 Punkte) ........................................................................................ 14 8.6 Ermittlung des Gesamtergebnisses ............................................................................................... 14
[Seite 2]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
1 Gegenstand und Ziel des Verfahrens
Die Hochschule Reutlingen beabsichtigt die Vergabe eines Dienstleistungsauftrags zur Unter- stützung der Social-Media-Kommunikation. Gegenstand des Auftrags sind die Erstellung, Produktion und Bearbeitung von Videoformaten einschließlich Videoschnitt und Postproduk- tion für die digitalen Kommunikationskanäle der Hochschule. Die Leistungen umfassen einen fest definierten Leistungsumfang sowie ergänzende optionale Leistungen, die während der Vertragslaufzeit bedarfsabhängig abgerufen werden können. Ziel der Beauftragung ist die professionelle Erstellung hochwertiger Videoformate zur ziel- gruppengerechten Kommunikation über Social-Media-Kanäle.
Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre mit der Option auf einmalige Verlängerung um ein weiteres Jahr. Der Vertragsbeginn erfolgt mit der Zuschlagserteilung.
2 Auftraggeber
Auftraggeberin ist die Hochschule Reutlingen. Sie ist eine der führenden Hochschulen für eine internationale und unternehmensnahe akademische Ausbildung. Auf unserem Campus lernen 5.000 Studierende an sechs verschiedenen Fakultäten: ESB Business School, Informatik, Life Sciences, NXT Nachhaltigkeit und Technologie, Technik, TEXOVERSUM Fakultät Textil. Professorinnen und Professoren, Lehrbeauftragte und viele weitere Mitarbeiterinnen und Mit- arbeiter helfen jungen talentierten Menschen dabei, den akademischen Weg zu bestreiten.
In 49 Bachelor- und Master-Studiengängen werden die Spitzenkräfte von morgen ausgebil- det. Dabei ist es ein wichtiges Anliegen, die Studierenden in der Entwicklung ihrer Persönlich- keit zu fördern und verantwortungsbewusste Fach- und Führungskräfte aus ihnen zu machen. Seit Jahren bescheinigen Spitzenplätze in zahlreichen Rankings ein hohes Niveau der Studi- engänge und eine hervorragende wissenschaftliche Ausbildung. So sind alle Abschlüsse ak- kreditiert. Kooperationen mit der Wirtschaft, enge Kontakte zu Unternehmen und gemein- same Lehr- und Forschungsverbünde ermöglichen die optimale Verbindung zwischen Theo- rie und Praxis.
3 Ausgangslage
Die Hochschule Reutlingen ist auf unterschiedlichen Social Media Plattformen (Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn, Twitch, Spotify, Facebook, WhatsApp Channels und Mastodon) aktiv. Die Pflege der Kanäle erfolgt durch die Abteilung Hochschulkommunikation und Mar- keting. In den letzten Jahren hat sich der Fokus auf die Videoproduktion für Instagram und TikTok verschoben, da dort die Hauptzielgruppe „Studieninteressierte“ am besten erreicht werden kann. Daher produziert die Hochschule Reutlingen Videos für Instagram, TikTok so- wie YouTube Shorts und kommuniziert darüber hinaus aktuelle Informationen über diese Me-
Seite 2 | 14
[Seite 3]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
dien. Hierfür wurde ein eigenes Corporate Design entwickelt, wodurch die langfristige Bedeu- tung der Kanäle unterstrichen wird. Auch der Bereich Personal-Recruiting wird auf LinkedIn ausgebaut, der zunehmend die klassischen Personalanzeigen ersetzt.
Seit Ende 2021 führt die Hochschule Reutlingen vor den Bewerbungsschlüssen 15.01/28.02 und 15.07/31.08 Social Media Kampagnen mit organisch erstellten Videos sowie auch Anzei- genvideos durch. Jede Kampagne bestand aus mindestens 10 organischen und 4 Anzeigen- Videos, die alle nach einem Thema ausgerichtet sind und das Ziel haben, Schülerinnen und Schüler für ein Studium an der Hochschule zu begeistern. Der Erfolg dieser Kampagnen hat die Hochschule in ihrem Vorhaben bestärkt, diesen Bereich weiter auszubauen.
4 Leistungsumfang
Hauptziel dieses Dienstleistungsvertrages ist die Unterstützung der Hochschule Reutlingen bei der Erstellung und Weiterentwicklung von zeitgemäßem, kreativem und zielgruppenori- entiertem Video-Content für die Social-Media-Kanäle der Hochschule. Der Fokus der Zusam- menarbeit liegt dabei insbesondere auf moderner Videoproduktion, kreativem Videoschnitt sowie der fachlichen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden der Abteilung Hochschulkommu- nikation und Marketing.
Die Leistungen werden in 3 Module gegliedert: Modul A – Feste Grundleistungen (verpflichtend, pauschal) Modul B – Variable Leistungen (Abrufleistungen) Modul C – Optionale Leistungen (unklare Bedarfe)
4.1 Modul A – Feste Grundleistungen
Gegenstand dieser Leistung ist die regelmäßige Durchführung von Online-Meetings mit Fort- bildungs- und Workshopcharakter. Ziel ist es, die Mitarbeitenden der Abteilung Hochschul- kommunikation und Marketing im Bereich moderner Videoproduktion und zeitgemäßem Vi- deoschnitt für Social Media kontinuierlich weiterzubilden.
Die Online-Meetings finden im Turnus von vier Wochen statt und haben jeweils eine Dauer von ca. 60 Minuten. Jedes Meeting behandelt ein eigenständiges Thema, insbesondere aus den Bereichen: kreativer und zeitgemäßer Videoschnitt für Social Media, Videoproduktion für Kurzvideoformate, visuelle Storytelling-Ansätze, Trends und Best Practices im Bereich Social-Media-Videoformate.
Neben den inhaltlichen Impulsen und Workshops umfasst die Grundleistung auch strategi- sche Begleitung und Beratung wie: Feedback zu bereits veröffentlichten Videos der Hochschule Reutlingen Gemeinsame Besprechung und Weiterentwicklung kreativer Videoideen
Seite 3 | 14
[Seite 4]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
Monitoring von Trends und Plattformentwicklungen Identifikation von Verbesserungspotenzialen Zusammenfassung und lessons learned vergangener Bewerbungskampagnen Kurze Analyse und Handlungsempfehlungen
Aufwand:
1 Termin pro Monat Dauer je Termin: ca. 1 Stunde Vorbereitung sowie strategische Begleitung und Beratung ca. 3 Stunden pro Monat
Vergütungsmodell: Monatliche Pauschale
4.2 Modul B – Variable Leistungen
Gegenstand dieser Leistung ist die Unterstützung bei der Umsetzung von Social-Media-Kam- pagnen im Umfeld der Bewerbungszeiträume für das Winter- und Sommersemester mit dem Schwerpunkt Umsetzung und Optimierung der Videoproduktion sowie bei Bedarf weitere projektbezogene Kampagnen.
Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen insbesondere: Beratung und Abstimmung zum Kampagnenkonzept (Konzept wird durch die Hochschule entwickelt), Produktion der Videos vor Ort (z. B. auf dem Campus oder im Stadtgebiet Reutlingen), Postproduktion der Videos (Schnitt, Formatadaption für Social Media).
Die Organisation von Testimonials, Drehorten und internen Abstimmungen liegt bei der Hochschule Reutlingen und ist nicht Bestandteil des Angebots.
Mindestanforderung: 2 Kampagnen / Jahr
Vergütungsmodell: Pauschale pro Kampagne
Für die Berechnung des Pauschalpreises pro Kampagne ist von folgenden Mindestleistungen auszugehen: ein Online-Abstimmungstermin zur Besprechung des Kampagnenkonzepts, Erstellung eines Produktions- und Drehplans, ein Drehtag vor Ort in Reutlingen (Campus und/oder Stadtgebiet Reutlingen), Produktion von zehn Social-Media-Videos,
Seite 4 | 14
[Seite 5]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
Postproduktion einschließlich Videoschnitt, Farbkorrektur, Tonbearbeitung und Ein- bindung einfacher Grafikelemente, Formatadaption der Videos für die vom Auftraggeber vorgegebenen Social-Media- Kanäle, bis zu zwei Korrekturschleifen je Video, Bereitstellung der finalen Videos in digitaler Form.
Die Beauftragung einer Kampagne erfolgt über das offizielle Bestellformular der Hochschule Reutlingen zum vereinbarten Pauschalpreis. Der Leistungszeitraum für jede Kampagne wird individuell vereinbart. Sollte eine Kampagne von den o.g. Mindestleistungen abweichen, wird vor Auftragserteilung ein schriftliches Angebot eingeholt.
4.3 Modul C – Optionale Leistungen
Der Hochschule Reutlingen ist bewusst, dass Social-Media-Arbeit eine hohe Flexibilität erfor- dert und diese Leistungen nicht immer konkret planbar sind. Daher können im Verlauf der Zusammenarbeit weitere Leistungen bei Bedarf optional beauftragt werden.
Erfahrungsgemäß fallen optionale Leistungen an für Meetings außerhalb von Regelterminen Strategie-Workshops Content-Erstellung Videoproduktion/Videoschnitt für Social Media Sonstige im Zusammenhang mit Social Media stehende Dienstleistungen
Vergütungsmodell: Stundensätze je Leistungsart/Rolle
Umfang und Häufigkeit der Inanspruchnahme können zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht verlässlich prognostiziert werden. Die Hochschule Reutlingen ist nicht verpflichtet, opti- onale Leistungen abzurufen oder ein bestimmtes Mindestauftragsvolumen zu vergeben.
Die Beauftragung von optionalen Leistungen erfolgt ausschließlich nach Bedarf und auf ge- sonderte Anforderung auf Basis eines Angebots und über das offizielle Bestellformular der Hochschule Reutlingen. Ohne offizielle, schriftliche Bestellung darf keine Leistung erfolgen. Die Vergütung erfolgt auf Stundenbasis zum vereinbarten Stundensatz gemäß Angebot und Stundennachweis. Der Ab- rechnungsintervall beträgt 15 Minuten. Der Leistungszeitraum für jede Einzelbeauftragung wird individuell vereinbart.
Seite 5 | 14
[Seite 6]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
4.4 Nutzungsrechte (Social Media, digitale Kommunikation, Kampagnen)
Der Auftragnehmer räumt der Hochschule Reutlingen an sämtlichen im Rahmen des Vertrags entstehenden Arbeitsergebnissen (insbesondere Texte, Grafiken, Fotografien, Bewegtbilder, Audioinhalte, Konzepte, Kampagnenbestandteile sowie sonstige kreative Leistungen) umfas- sende Nutzungsrechte ein. Der Auftragnehmer übergibt der Auftraggeberin auf Anforderung sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung entstandenen Rohdaten, Rohschnitte, offenen Projektdateien sowie sonstige für die Weiterbearbeitung erforderlichen Arbeitsstände. Der Auftragnehmer stimmt zu, dass die Auftraggeberin nicht verpflichtet ist, bei der Nutzung der Arbeitsergebnisse eine Urheber-, Hersteller- oder Mitwirkendenbezeichnung anzubringen oder beizubehalten.
Die Rechteeinräumung erfolgt: zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränkt, exklusiv, soweit rechtlich zulässig, für alle bekannten und unbekannten Nutzungsarten.
Die Nutzungsrechte umfassen insbesondere:
4.4.1 Digitale und Social-Media-Nutzung
Veröffentlichung auf sämtlichen Social-Media-Plattformen (z. B. Instagram, Facebook, LinkedIn, YouTube, TikTok) Nutzung auf Websites, Microsites und sonstigen digitalen Angeboten wiederholte und parallele Nutzung auf mehreren Kanälen plattformtypische Bearbeitungen (z. B. Kürzungen, Formatanpassungen, Untertitel)
4.4.2 Werbliche Nutzung (Paid Media)
Einsatz der Inhalte für bezahlte Werbeanzeigen (Ads) auf Social-Media-Plattformen Nutzung für Kampagnen, Retargeting und zielgruppenbasierte Werbung Kombination mit anderen Werbemitteln und Inhalten
4.4.3 Bearbeitung und Weiterentwicklung
Recht zur Bearbeitung, Umgestaltung und Weiterentwicklung Kombination mit anderen Inhalten, Marken und Kampagnen Nutzung einzelner Bestandteile in neuen Kontexten
4.4.4 Weitergabe an Dritte
Weitergabe der Inhalte und Rechte an beauftragte Agenturen Plattformbetreiber (im Rahmen der Nutzung) sonstige Dienstleister der Auftraggeberin
Seite 6 | 14
[Seite 7]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
Die Auftraggeberin ist berechtigt, die eingeräumten Nutzungsrechte ganz oder teilweise auf Dritte zu übertragen sowie Unterlizenzen zu erteilen, soweit dies für die vertragsgemäße Nut- zung erforderlich oder zweckmäßig ist.
4.4.5 Plattformbedingte Rechte
Der Auftragnehmer ist sich bewusst, dass bei der Nutzung sozialer Netzwerke plattformspezi- fische Nutzungsbedingungen gelten, die eine Weiterlizenzierung oder öffentliche Zugäng- lichmachung beinhalten können. Die eingeräumten Rechte sind so ausgestaltet, dass eine rechtssichere Nutzung im Rahmen dieser Plattformbedingungen möglich ist.
4.4.6. Rechteklärung und Freistellung
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass: keine Rechte Dritter der vertragsgemäßen Nutzung der von ihm erbrachten Leistun- gen entgegenstehen alle von ihm eingesetzten Mitwirkenden (insb. Fotografen, Kreative, sonstige Urheber oder Leistungsberechtigte) die zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlichen Rechte eingeräumt haben die für die von ihm beschafften oder eingesetzten Personen erforderlichen Einwilli- gungen (insb. nach KunstUrhG / DSGVO) vorliegen
Soweit Mitwirkende, insbesondere Models oder sonstige abgebildete Personen, durch die Auftraggeberin gestellt oder vorgegeben werden und die Auftraggeberin die hierfür erfor- derlichen Einwilligungen oder Nutzungsrechte selbst beschafft, trägt die Auftraggeberin die Verantwortung für deren Vorliegen.
Der Auftragnehmer haftet für die Rechtsfreiheit seiner Leistungen und stellt die Auftraggebe- rin von Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer von ihm zu vertretende Rechtsverlet- zung beruhen.
4.4.7 KI-bezogene Nutzung
Die eingeräumten Nutzungsrechte umfassen auch die Verwendung der Inhalte: zur Analyse, Organisation und Wiederverwendung in digitalen Systemen der Hochschule Reutlingen zur Weiterverarbeitung im Rahmen automatisierter Prozesse, soweit rechtlich zulässig
4.4.8 Vergütung
Die Einräumung der vorstehenden Rechte ist mit der vereinbarten Vergütung vollständig ab- gegolten.
4.5 Zusammenarbeit/Kommunikation
Der Auftragnehmer benennt eine feste Projektleitung sowie eine Stellvertretung. Es sollen ne- ben der Projektleitung maximal zwei Schlüsselpersonen (inkl. der Stellvertretung) benannt werden. Diese fungieren als zentrale Ansprechpartner für die Hochschule Reutlingen und sind
Seite 7 | 14
[Seite 8]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar. Die Auftraggeberin benennt ebenfalls ver- antwortliche Ansprechpartner für fachliche und operative Abstimmungen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu folgenden Reaktionszeiten: Rückmeldung auf Anfragen: innerhalb von 2 Werktagen Umsetzung vereinbarter Aufgaben: innerhalb abgestimmter Fristen
Bei dringenden Einzelmaßnahmen (z. B. kurzfristige Kampagnen, Ereignisse) erfolgt eine prio- risierte Bearbeitung nach Abstimmung.
Der Auftragnehmer weist die Auftraggeberin frühzeitig auf Kapazitätsgrenzen oder Verzöge- rungen hin.
Die Kommunikation erfolgt über folgende Kanäle: E-Mail (verbindlich für Abstimmungen und Freigaben) Online-Meetings (regelmäßige Termine) optional: projektbezogene Tools (z. B. Task- oder Content-Planungstools)
Verbindliche Entscheidungen und Freigaben sind schriftlich zu dokumentieren.
5. Auftragsausführung
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Leistungen unter Berücksichtigung ökologischer und sozialer Nachhaltigkeitsaspekte zu erbringen. Zu beachten sind u.a. folgende Punkte:
Die Leistungserbringung erfolgt vorrangig digital. Physische Termine werden auf ein erforderliches Maß beschränkt. Reiseaufwände sind möglichst zu vermeiden oder kli- mafreundlich zu gestalten (z. B. Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel). Bei der Erstellung von Inhalten ist auf einen effizienten Einsatz von Ressourcen zu achten. Mehrfachverwendungen von Content (z. B. plattformübergreifende Nutzung, Variantenbildung) sind vorzusehen. Sofern Dritte eingebunden werden (z. B. für Video- oder Grafikproduktion), sind diese unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten auszuwählen. Der Auftragnehmer achtet auf eine effiziente Nutzung digitaler Ressourcen (z. B. Da- tenvolumen, Hosting, Dateiformate) und vermeidet unnötige Datenmengen.
Der Auftragnehmer behandelt alle Informationen und Unterlagen, die diesem über die Auf- traggeberin zugehen oder bekannt werden, streng vertraulich. Gegenstände und Unterlagen werden so verwahrt und gesichert, dass Kenntnisnahme und Gebrauch durch unbefugte Dritte ausgeschlossen sind. Dies gilt auch über die Beendigung des Vertrages hinaus. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit sind die von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Unterla- gen an diese zurückzugeben. Als vertraulich gelten insbesondere solche Informationen, die von der Auftraggeberin als vertraulich bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als vertraulich erkennbar sind.
Seite 8 | 14
[Seite 9]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
Informationen und Unterlagen dürfen nur für Zwecke der Durchführung dieses Vertrages ein- gesetzt werden. Sie dürfen nur an solche Mitarbeiter/Nachunternehmen weitergegeben wer- den, die sie zur Durchführung des Vertrages kennen müssen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich durch geeignete vertragliche Abreden mit den für ihn tätigen Arbeitnehmern und beauf- tragten Dritten sicherzustellen, dass auch diese unbefristet jede eigene Verwertung, Weiter- gabe oder unbefugte Aufzeichnung von vertraulichen Informationen unterlassen. Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen und Unterlagen, die offenkundig sind oder werden, ohne dass dies auf einen Vertragsverstoß des Auftragnehmers beruht, oder die der Auftragnehmer von Dritten erhalten hat, die befugt sind, sie der Allgemeinheit zu offen- baren. Beruft sich der Auftragnehmer auf diese Ausnahme von der Geheimhaltung, trägt er die Beweislast. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die geltenden rechtlichen Bestimmungen zum Daten- schutz zu beachten und trägt dafür Sorge, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbei- tung oder Erfüllung des Vertrages betraut werden, diese ebenfalls beachten. Die nach Daten- schutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erst- maligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen. Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die Verpflichtung der von ihm eingesetzten Mitarbeiter/Erfüllungsgehilfen oder Nachunter- nehmer auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz nach.
6. Angebotserstellung
Mit dem Angebot sind neben dem ausgefüllten Preisblatt die nachfolgend näher beschriebe- nen Unterlagen einzureichen. Es handelt sich hierbei um leistungsbezogene Unterlagen, welche die Wirtschaftlichkeitsbe- wertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Eine Nachforderung leis- tungsbezogener Angaben, die der Bewertung der Zuschlagskriterien dienen, ist ausgeschlos- sen.
6.1 Unternehmensdarstellung
Dem Angebot ist eine kurze Unternehmensdarstellung beizufügen. Diese Kurzdarstellung darf zwei DIN A4-Seiten (mit Grafiken max. 3 DIN A4-Seiten), Schriftgröße 11, einfacher Zei- lenabstand, nicht überschreiten. Der Bieter soll darlegen, auf welchen Gebieten sich das Un- ternehmen engagiert, welche Erfahrungen es insbesondere für die in dieser Leistungsbe- schreibung erfassten Anforderungen vorweisen kann (Erfahrung mit öffentlichen Auftragge- bern, gleichen Zielgruppen) sowie über die Verfügbarkeit und Vertretungsregelung von Per- sonal im Unternehmen.
6.2 Arbeitsprozess Social Media Kampagne
Mit dem Angebot ist die Herangehensweise für eine Social Media Kampagne einzureichen. Von der Konzeptionierung über das Storyboard bis hin zur Produktion soll der Prozess kurz skizziert werden. Die Skizzierung des Arbeitsprozesses darf eine DIN A4-Seite, Schriftgröße 11, einfacher Zei- lenabstand, nicht überschreiten
Seite 9 | 14
[Seite 10]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
6.3 Kurzvideo-Idee
Es soll eine Idee für ein mögliches Kurzvideo eingereicht werden. Dabei sollen das Setting, die verschiedenen Szenen und die Testimonials (falls benötigt) kurz beschrieben werden. Die Beschreibung dient ausschließlich der Darstellung der fachlichen und kreativen Leistungs- fähigkeit und darf eine DIN A4-Seiten, Schriftgröße 11, einfacher Zeilenabstand, nicht über- schreiten. Bitte kein fertiges Video oder detailliertes Storyboard auf Produktionsniveau einrei- chen! Die eingereichte Idee dient ausschließlich der Angebotswertung und wird nicht weiterver- wendet, sofern kein Zuschlag erfolgt.
6.4 Arbeitsproben
Zum Nachweis der fachlichen und kreativen Leistungsfähigkeit sollen zwei Arbeitsproben ein- gereicht werden, welche mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (z.B. Social-Me- dia-Posts, Kurzvideos, Kampagnenelemente). Die Arbeitsproben sind in den gängigen Da- teiformaten in höchstmöglicher Auflösung mit dem Angebot einzureichen. Alle Dateien des Angebots dürfen zusammengenommen ein Datenvolumen von 500 MB nicht überschreiten. Sollten vertrauliche Inhalte enthalten sein, diese bitte anonymisieren. Die Arbeitsproben müssen bereits erstellt worden sein und dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Eine gesonderte Erstellung für das Vergabeverfahren ist nicht gewünscht. Die Arbeitsproben sind kurz zu erläutern und es soll dabei auf folgende Punkte eingegangen werden: Aufgabe, Ziel, welche Zielgruppe, eigener Leistungsanteil, Erfolg bei Veröffentli- chung, Anzahl der Likes/Aufrufe. Die Erläuterung für beide Arbeitsproben darf eine DIN A4-Seite, Schriftgröße 11, einfacher Zeilenabstand, nicht überschreiten.
7. Verhandlungsgespräch
Die Bieter, die nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erhalten zusätzlich eine Einladung zu einem Verhandlungsgespräch. Der Termin fin- det in Präsenz statt. Ziel des Verhandlungsgesprächs ist es, die Inhalte des Angebots näher zu erläutern und zu erörtern sowie die für die Leistungserbringung vorgesehene Projektleitung und die benann- ten Schlüsselpersonen kennenzulernen.
7.1 Inhalt des Verhandlungsgesprächs
Angebotspräsentation mit: Vorstellung des Unternehmens und der für die Leistungserbringung vorgesehenen Projektleitung/Schlüsselpersonen Vorstellung Arbeitsprozess Social Media Kampagne Vorstellung Kurzvideo Idee Vorstellung Arbeitsproben
Seite 10 | 14
[Seite 11]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
Die Auftraggeberin behält es sich vor, während der Präsentation Rückfragen zu stellen sowie einzelne Angebotsinhalte vertiefend zu erörtern.
Gegenstand des Verhandlungsgesprächs können insbesondere sein: Projektorganisation und Ressourcenplanung Abstimmungsprozesse Umfang der Beratung Kanalstrategie (Instagram, Facebook, TikTok etc.) Kampagnenarchitektur Reichweiten- und Interaktionsstrategie Vertrags- und Leistungsinhalte Preisgestaltung und Kalkulationsansätze
Die Auftraggeberin behält es sich vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen.
7.2 Rahmenbedingungen
An der Angebotspräsentation sowie dem Verhandlungsgespräch nehmen von Seiten der Auftraggeberin die Leiterin sowie Mitarbeiter der Abteilung Hochschulkommuni- kation (HKM) teil. Genaue Angaben erfolgen mit der Einladung. Die Dauer des Termins beträgt voraussichtlich 60 bis 90 Minuten inklusive Fragerunde und Verhandlungsgespräch. Die Teilnahme der benannten Projektleitung sowie mindestens einer Schlüsselperson ist verpflichtend. Die durch die Teilnahme entstehenden Kosten werden nicht vergütet.
8. Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Für die Angebotswertung sind der Preis mit 30 % = 30 Punkte
o Pauschalbeträge Modul A und B mit 25 % = 25 Punkte o Durchschnittlicher Stundensatz Modul C mit 5 % = 5 Punkte die Unternehmensdarstellung mit 10 % = 10 Punkte der Arbeitsprozess Social Media Kampagne mit 10 % = 10 Punkte die Kurzvideo-Idee mit 25 % = 25 Punkte die Arbeitsproben mit 25 % = 25 Punkte
entscheidend. Maximal können 100 Punkte erreicht werden.
Seite 11 | 14
[Seite 12]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
8.1 Bewertung des Angebotspreises (30 Punkte)
Für den Preis können insgesamt maximal 30 Punkte erreicht werden. Der monatliche Pauschalbetrag Modul A wird mit dem zweifachen Pauschalbetrag Modul B addiert. Dieser Preis (P) wird mit dem günstigsten Preis (Pbest) ins Verhältnis gesetzt und mit 25 Punkten multipliziert. Formel für Punkteberechnung = (Pbest / P) • 25 Punkte Gerechnet wird mit zwei Stellen hinter dem Komma, es findet das kaufmännische Runden An- wendung. Für die Wertung werden ausschließlich Nettopreise berücksichtigt.
Für Modul C wird der durchschnittliche Stundensatz gebildet (P) mit dem günstigsten durch- schnittlichen Stundensatz (Pbest) ins Verhältnis gesetzt und mit 5 Punkten multipliziert. Formel für Punkteberechnung = (Pbest / P) • 5 Punkte
Die beiden ermittelten Punktzahlen werden addiert.
Beispielberechnung: Angebot A: 5.000 Euro Angebotspreis Angebot B: 6.500 Euro Angebotspreis Angebotspunkte A = (5.000 € / 5.000 €) • 25 Punkte = 25,00 Punkte Angebotspunkte B = (5.000 € / 6.500 €) • 25 Punkte = 19,23 Punkte Alle in der Beispielberechnung genannten Preise sind fiktiv und nicht wertungsrelevant au- ßerhalb des dargestellten Beispiels.
8.2 Bewertung Unternehmen/Fachkräfte (10 Punkte)
Qualifikation und Erfahrung (max. 4 Punkte)
0 Punkte: keine relevante Erfahrung / Grundkenntnisse
2 Punkte: 1–2 Jahre relevante Erfahrung / wenige Projekte / solide Qualifikation
3 Punkte: 3–5 Jahre Erfahrung / mehrere vergleichbare Projekte / sehr gute Qualifikation
4 Punkte: >5 Jahre + nachweisbar spezialisierte Social-Media-Expertise / hervorragende Qualifikation
Öffentlicher Bereich/Zielgruppe Studierende (max. 3 Punkte)
0 Punkte: keine Vergleichbarkeit
1 Punkt: teilweise vergleichbare Projekte
3 Punkte: einschlägige Erfahrung (z. B. Hochschule, Bildung, Kampagnen mit ähnlicher Zielgruppe)
Verfügbarkeit (max. 3 Punkte)
0 Punkte: keine klare Sicherstellung
1 Punkt: gesichert
3 Punkte: nachvollziehbar gesichert (Vertretung, Kapazitätsplanung)
Seite 12 | 14
[Seite 13]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
8.3 Bewertung Arbeitsprozess Social Media Kampagne (10 Punkte)
Vorgehensmodell (max. 4 Punkte)
0 Punkt: unsystematisch
1 Punkt: grob beschrieben
4 Punkte: klar strukturierter Prozess (Analyse → Strategie → Umsetzung → Monitoring)
Zielgruppen- & Kanalstrategie (max. 3 Punkt)
0 Punkt: keine klare Ableitung
3 Punkt: nachvollziehbare Zielgruppen- und Kanalwahl
Monitoring & Erfolgsmessung (max. 2 Punkt)
0 Punkt: keine KPIs
2 Punkt: klare Kennzahlen + Reporting-Konzept
Abstimmung & Steuerung (max. 1 Punkt)
0 Punkt: unklar 1 Punkt: strukturierte Abstimmungsprozesse (Jour fixe etc.)
8.4 Bewertung Kurzvideo-Idee (25 Punkte)
Kreativität & Originalität (max. 10 Punkte)
1 Punkt austauschbar
5 Punkte solide Idee
10 Punkte innovativ, aufmerksamkeitsstark
Zielgruppenpassung (max. 5 Punkte)
1 Punkt keine erkennbare Ausrichtung
5 Punkte klar auf Zielgruppe zugeschnitten
Botschaft & Verständlichkeit (max. 5 Punkte)
0 Punkte unklar
2 Punkte teilweise verständlich
5 Punkte klar und prägnant
Umsetzbarkeit / Realisierbarkeit (max. 2 Punkte)
0 Punkte unrealistisch
2 Punkte plausibel mit vorhandenen Mitteln
Social-Media-Tauglichkeit (max. 3 Punkte)
0 Punkte ungeeignet für Plattformen
3 Punkte plattformgerecht (Format, Länge, Mechaniken)
Seite 13 | 14
[Seite 14]
Leistungsbeschreibung Az.: 0230.0/2026-380
8.5 Bewertung Arbeitsproben (25 Punkte)
Qualität der Inhalte wie Gestaltung, Storytelling, technische Qualität (max. 8 Punkte)
0 Punkte Qualität überwiegend nicht überzeugend; gestalterische oder technische Mängel
4 Punkte: solide professionelle Umsetzung mit nachvollziehbarem Storytelling
8 Punkte: sehr hochwertige, kreative und technisch einwandfreie Umsetzung mit hoher Gesamtwirkung
Strategische Qualität (konzeptioneller Ansatz, Zielgruppenorientierung) (max. 5 Punkte)
0 Punkte: kein oder kaum erkennbarer strategischer Ansatz
3 Punkte: nachvollziehbarer Ansatz mit erkennbarer Zielgruppenorientierung
5 Punkte: sehr schlüssiger, überzeugender Ansatz mit klarer Ausrichtung auf die Zielgruppe
Erfolg / Wirkung nachgewiesener KPIs (max. 5 Punkte)
0 Punkte: keine Leistungsnachweise vorhanden
3 Punkte: nachvollziehbare KPIs mit erkennbarer Wirkung
5 Punkte: belastbare Leistungsdaten mit sehr guter nachgewiesener Performance
Vergleichbarkeit zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand (max. 3 Punkte)
0 Punkte: keine oder nur geringe Vergleichbarkeit
2 Punkte: überwiegend vergleichbar
3 Punkte: sehr hohe Vergleichbarkeit hinsichtlich Aufgabenstellung, Zielgruppe und Leistungsumfang
Vielfalt & Anpassungsfähigkeit unterschiedlicher Formate, Kanäle und Zielgruppen (max. 4 Punkte)
0 Punkte: geringe Vielfalt
2 Punkte: mehrere Formate, Kanäle oder Zielgruppen erkennbar
4 Punkte: breite Vielfalt sowie überzeugende Anpassung an unterschiedliche Anforderungen
8.6 Ermittlung des Gesamtergebnisses
Zur Ermittlung der Gesamtpunktzahl werden die erreichten Punktzahlen der jeweiligen Zu-
schlagskriterien (Ziffern 7.1 – 7.5) addiert.
Gez. Vergabestelle
Seite 14 | 14