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Leistungsbeschreibung

Durchführung der Dienstleistung

zur turnusmäßigen und kundeninduzierten

Messwerterfassung von Zählerständen

durch Letztverbraucher für die Sparten

Strom, Gas, Wasser und Wärme

(Kundenselbstablesung)

Stand: Mai 2026

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Inhalt

1 Leistungsübersicht 4

2 Vorgaben und Pflichten der Vertragspartner 4

2.1 Allgemeines 4

2.2 Personal 4

2.2.1 Personal 4 2.2.2 Projektleiter 4 2.2.3 Einsatz von Subunternehmern 5

2.3 Technische Voraussetzungen 5

2.3.1 Portalanwendung 5 2.3.2 Anbindung Internetauftritt 5

2.4 Qualitätssicherung (Dokumentation) 6

2.5 Kommunikation und Zusammenarbeit 6

2.6 Pflichten des Auftraggebers 6

3 Umfang der Arbeiten 6

3.1 turnusmäßige Kundenselbstablesung 6

3.1.1 Produktion Ableseaufforderung 6 3.1.2 E-Mail Versand 7 3.1.3 Responseverarbeitung eines zurück gesendeten Ableseanschreibens 8 3.1.4 Responseverarbeitung der Rückmeldung via Internet / QR-Code / Fotoerfassung / Voicebot (extern) 9 3.1.5 Regieleistung 10

3.2 kundeninduzierte Kundenselbstablesung 10

3.2.1 Produktion Ableseaufforderung 10 3.2.2 Responseverarbeitung eines zurück gesendeten Ableseanschreibens 11 3.2.3 Responseverarbeitung der Rückmeldung via Internet / QR-Code / Fotoerfassung / Voicebot (extern) 12

4. Sonstige Regelungen 13

4.1 Sorgfaltspflichten 13

4.2 Höhere Gewalt 13

4.3 Datenschutz 14

4.4 Änderungen der Leistungsbeschreibung 15

4.5 Termine 15

4.5.1 Mitteilungspflicht 15 4.5.2 Verzug 15

Leistungsbeschreibung: Stand: Mai 2026 „Durchführung der Dienstleistung zur turnusmäßigen und kundeninduzierten Messwerterfassung von Zählerständen durch Letztverbraucher für die Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme (Kundenselbstablesung)“

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4.6 Laufzeit 15

5 Konditionen und Vergütung 16

5.1 Preise und Preisgestaltung 16

5.2 Rechnungsstellung 16

6 Ansprechpartner Auftragnehmer 17

7 Angebot / Hinweise / Zusammenfassung 17

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1 Leistungsübersicht

Die anzubietende Leistung umfasst die technische und logistische Durchführung der turnusmäßigen und kundeninduzierten Messwerterfassung von Zählerständen mittels Kundenselbstablesung für die Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme im Netzgebiet der N-ERGIE Netz GmbH nach Maßgabe dieser Leistungsbeschreibung.

Die N-ERGIE Kundenservice GmbH (nachfolgend „Auftraggeber“ genannt) ist als Tochterunterneh- men der N-ERGIE Aktiengesellschaft mit der turnusmäßigen und kundeninduzierten Messwerterfas- sung und Messwertaufbereitung von ca. 1.000.000 Zählern in den Sparten Strom, Gas, Wasser und Wärme in den Netzgebieten der N-ERGIE Netz GmbH beauftragt. Davon werden in der turnusmäßi- gen Messwerterfassung bei ca. 600.000 Zählern, in der kundeninduzierten Messwerterfassung bei ca. 125.000 Zählern jährlich die Zählerstände mittels Kundenselbstablesung erfasst.

Die Leistungen des Auftragnehmers bestehen im Wesentlichen aus der turnusmäßigen, monatlichen Übernahme des - durch den Auftraggeber - gelieferten Datenstromes der abzulesenden Zählerstände durch Letztverbraucher (nachfolgend auch „Kunde“ genannt), dem Druck und Versand des KSA- Anschreibens, dem Rücklaufmanagement über die verschiedenen Eingangskanäle (Rücksendung Ableseanschreiben, externer Voicebot, Internetportal und QR-Code - sowohl Fotoerfassung als auch manuelle Eingabe), das Monitoring des Dienstleistungsergebnisses sowie der täglichen Rücklieferung der jeweilig erfassten Daten an den Auftraggeber.

2 Vorgaben und Pflichten der Vertragspartner

2.1 Allgemeines

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der beauftragten Leistungen die Verantwortung für diese Tätigkeiten und verpflichtet sich, die beschriebenen Vorgaben und Prozesse einzuhalten. Er stellt die termingerechte und sachkundige Durchführung sicher und gewährleistet die Verfügbarkeit des erfor- derlichen Personals sowie die dazu notwendige technische Ausrüstung zur vertragsgemäßen Durch- führung der beauftragten Leistungen.

Der zur Erfüllung der beauftragten Tätigkeiten erforderliche Arbeitseinsatz wird durch den Auftrag- nehmer eigenverantwortlich gesteuert. Die Ausführung der Arbeiten ist mit dem Beauftragten des Auf- traggebers im Vorfeld abzustimmen.

Der Auftragnehmer handelt im Namen und im Auftrag des Auftraggebers und tritt gegenüber dem Kunden selbst nicht in Erscheinung. Der Inhalt der Beauftragung, die Leistungserbringung und deren Daten sind strikt von anderen Aufträgen zu trennen.

2.2 Personal

2.2.1 Personal Die Abarbeitung / Bearbeitung der Aufträge zur Kundenselbstablesung darf nur von Fachkräften aus- geführt werden. Danach sind Fachkräfte Personen, die aufgrund ihrer fachlichen Ausbildung, prakti- schen Tätigkeit und / oder Erfahrung ausreichende Kenntnisse auf dem Gebiet der ihnen übertrage- nen Aufgaben haben. Fachkräfte sind mit den einschlägigen Bestimmungen so weit vertraut, dass eine ordnungsgemäße Abwicklung der übertragenen Aufgaben sichergestellt ist.

Personen ohne gültige Arbeitserlaubnis dürfen vom Auftragnehmer nicht eingesetzt werden.

2.2.2 Projektleiter Der Auftragnehmer benennt gegenüber dem Auftraggeber einen Ansprechpartner, der als Projektleiter für die quantitativ und qualitativ einwandfreie Durchführung und Koordination der beauftragten Leis- tung ernannt wird und dem Auftraggeber für technische, organisatorische und kaufmännische Rück- fragen zur Verfügung steht. Sämtliche Kommunikation zwischen den Vertragsparteien erfolgt während des Beauftragungsverhältnisses über diese benannte Person in deutscher Sprache und Schrift. Der Projektleiter stellt in seiner Funktion, analog zu einer benannten Person des Auftraggebers, die

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Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dar. Die Eignung des eingesetzten Projektlei- ters ist dem Auftraggeber anhand eines Qualifikationsprofils nachzuweisen.

2.2.3 Einsatz von Sub-/Nachunternehmern Der Einsatz von Nachunternehmern ist grundsätzlich nur nach schriftlicher Einverständniserklärung des Auftraggebers möglich. Die Einverständniserklärung ist dabei grundsätzlich firmenbezogen und nicht übertragbar. Dies gilt auch für jeglichen Einsatz von weiteren Nachunternehmern durch bereits durch den Auftraggeber genehmigte Nachunternehmer. Die Eignung der zusätzlich eingesetzten Nachunternehmer ist dem Auftraggeber anhand eines Qualifikationsprofils nachzuweisen. Der Auf- traggeber ist bestrebt, die Anzahl beteiligter Unternehmen und die daraus resultierenden Schnittstel- len gering zu halten. Daher wird die Anzahl der Arbeitsschritte in Eigenleistung im Auswahl-/ Vergabe- verfahren berücksichtigt.

2.3 Technische Voraussetzungen

2.3.1 Portalanwendung Der Auftragnehmer gewährleistet die Bereitstellung und den Betrieb einer 24/7 Portalanwendung für den gesicherten Online-Zugriff unterschiedlicher Instanzen (z.B. Auftraggeber, Kunde) mit einer First- Level-Funktionalität für die Nachbearbeitung hinsichtlich Abgleichs der erfassten Daten mit den Infor- mationen auf den Images. Die Auslegung für eine automatische Rücklaufverarbeitung erfolgt nach Vorgabe des Auftraggebers in einem vorgegebenen Datenformat. Der Portalzugang ist passwortge- schützt für 40 User des Auftraggebers einzurichten, wobei drei User alle Rechte erhalten.

Sollte der Auftragnehmer Änderungen (z.B. Updates) am System vornehmen, muss dies dem Auf- traggeber mit einer Vorlaufzeit von mindestens 14 Tagen mitgeteilt werden. Die täglichen Prozesse dürfen hiervon nicht beeinflusst werden.

Weitere Möglichkeiten der Portalanwendung sind funktional durch den Auftragnehmer umzusetzen:

• Anzeigen der täglichen Rücklaufdaten je Aussendung mit Einliefermenge u. Anzeige des pro- zentuellen Tages- und Monatsrücklaufs (Monitoring) • Detailsuche nach Zählernummern, Kundennummern oder Kundennamen • Datentransfer im Down - und Upload muss über eine sichere Verbindung (https oder SFTP) erfolgen • Ansprechpartner und Vertreter müssen für die Produktionstage täglich zu den Kernzeiten zur Verfügung stehen

Während des Regelbetriebes sind ein tägliches Reporting sowie eine Online-Überwachung des Pro- zessstatus durch unterschiedliche Instanzen (Auftraggeber und Auftragnehmer) mittels der Portalan- wendung zu gewährleisten. Transparenz ist u. a. hinsichtlich der folgenden Statusaspekte gefordert:

• Status je Standardeinlieferung • Rückläufer je Tag und Art • Qualität der Rückläufer • Weitere Anforderungen siehe Anlage 6

Eine Ergebnisdarstellung soll sowohl in tabellarischer als auch in graphischer Form, möglich sein.

2.3.2 Anbindung Internetauftritt Für den Zeitraum der Beauftragung stellt der Auftragnehmer eine Webseite zur Verfügung, welches ein Formular beinhaltet, über das die Kunden ihre Zählerstände online zurückmelden können. Das Formular, sowie die darüber eingegebenen Daten, werden über den Server des Auftragnehmers ver- waltet. Das Frame entspricht dabei der Corporate Identity und dem Corporate Design der N-ERGIE Netz GmbH und enthält keinen Hinweis auf den Auftragnehmer.

Die aktuelle Webseite kann unter ablesung.n-ergie-netz.de eingesehen werden. Die Webseite able- sung.n-ergie-netz.de ist vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellen und darin sollen zwei Auswahl-

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möglichkeiten (Fotoerkennung und manuelle Standeingabe) hinterlegt sein. Der Rückmeldekanal „Fo- toerkennung“ ist vom Auftragnehmer zu erstellen, die „manuelle Standeingabe“ wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Anbindung an die Webseite des Auftraggebers erfolgt über eine API- Schnittstelle die vom Auftragnehmer anzubinden ist.

2.4 Qualitätssicherung (Dokumentation)

Vor dem Aussenden der Ableseanschreiben sind an diesen unbedingt mehrere Stichproben durchzu- führen. Unabdingbar ist dabei ein Abgleich über die korrekte Zuordnung der Kundendaten auf der Vorder- und Rückseite, eine Überprüfung des angedruckten spätesten Rücksendedatums sowie der Druckqualität.

Die Ergebnisse der Stichproben sind zu dokumentieren und in elektronischer Form an den Auftragge- ber zu übermitteln.

Beim Rücklauf der eingescannten Informationen muss eine korrekte qualitätsgesicherte Zuordnung der Datensätze realisiert werden.

2.5 Kommunikation und Zusammenarbeit

Es findet mindestens wöchentlich ein Regel-Jour-Fixe statt. Bedarfsorientiert können beide Vertrags- partner weitere Abstimmtermine vereinbaren.

Bei auftretenden Problemen in fachlicher, systemseitiger und technischer Hinsicht sind die Ansprech- partner des AG umgehend telefonisch oder per Mail zu informieren. Im Gegenzug wird zugesichert, dass der Auftragnehmer unverzüglich alle dem Auftraggeber vorliegenden Informationen erhält, sofern dieser Kenntnis von auftretenden Problemen erlangt.

2.6 Pflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Tätigkeiten des Auftragnehmers zu unterstützen. Insbesondere schafft der Auftraggeber unentgeltlich alle Voraussetzungen im Bereich seiner Betriebssphäre, die zur ordnungsgemäßen Durchführung der Leistung erforderlich sind. Dies sind insbesondere:

Mitteilung und Absicherung dauerhafter Ansprechpartner und Ansprechzeiten für den Auftragneh- mer seitens des Auftraggebers.
Übergabe einer detaillierten Terminplanung und Mengenschätzung mit einem Vorlauf von drei Mo- naten.
Beistellung von Druckvorlagen für Ableseanschreiben oder weitere Kundeninformationen
Fristgerechte Übermittlung der Kundendaten zum Druck der Ableseanschreiben
Bereitstellung der erforderlichen Postfächer und der vertraglichen Regelungen zwischen der N-ERGIE Aktiengesellschaft und dem Versandunternehmen

3 Umfang der Arbeiten

3.1 Turnusmäßige Kundenselbstablesung

3.1.1 Produktion Ableseaufforderung

3.1.1.1 Beschreibung der Leistung

Der Auftragnehmer erstellt nach Layoutvorgabe des Auftraggebers die Versandhüllen zur turnusmäßi- gen Kundenselbstablesung. Der Auftragnehmer gewährleistet hierbei die dauerhafte Verfügbarkeit und Bevorratung der Versandhüllen. Der Auftragnehmer erstellt nach Layoutvorgabe des Auftragge- bers die Ableseanschreiben. Diese werden im beidseitigen Vollfarbdruck erstellt. Die Aufwendungen für unterjährige Änderungen im Layout sind in den angebotenen Konditionen enthalten und berechti- gen den Auftragnehmer nicht zu einer Anpassung der Preise. Sämtliche notwendigen Lettershopleis- tungen mit Overlayoutgestaltung, Materialbeschaffung und -bevorratung sind hierbei durch den Auf-

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tragnehmer zu erbringen. Die Abmaße und das Layout der Ableseanschreiben sowie der Versandhül- len sind der Anlage 3 dieser Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Für den Import der monatlichen Einlieferungen sind Systeme bereitzustellen, um alle Aussendungen separat anzuzeigen und auszuwerten. Die Systeme dienen der Auswertung, Rücklaufkontrolle sowie zur Rechnungsabgrenzung der jeweiligen Aussendung und müssen in der Portalanwendung geson- dert einsehbar sein.

Nach dem termingerechten Datentransfer der Kundendaten mittels Rohdatenstrom durch den Auf- traggeber an den Auftragnehmer hat dieser eine Adressprüfung auf Zustellbarkeit und Vollständigkeit durchzuführen. Ableseaufforderungen mit Auslandsadressen dürfen nicht gedruckt werden, diese sind dem Auftraggeber unverzüglich zurückzumelden. Zähler mit mehr als vier Zählwerken dürfen nicht gedruckt werden und müssen dem Auftraggeber in der Portalanwendung angezeigt werden. Es ist sicherzustellen, dass der Andruck von Doppel- bzw. Mehrtarifzählern grundsätzlich auf einer Ablesekarte abgebildet wird. Etwaige Sonderzeichen, akademische Titel, Apostrophe usw., sind aus dem Datenstrom korrekt zu übernehmen. Vor dem Druck der Ableseaufforderung oder bei einer Layoutänderung ist die Druckfrei- gabe vom Auftragnehmer einzuholen. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber hierzu einen voll- ständigen Korrekturabzug über eine Portalanwendung oder per SFTP-Verbindung zur Verfügung. Die weitere Produktion der Ableseaufforderung umfasst den Übertrag der Kundendaten, die Kuvertie- rung, ggf. die Frankierung, die Vorsortierung gemäß den Vorgaben des Versandunternehmens und die termingerechte Überstellung der fertigen Ableseaufforderungen zum portooptimierten Versand.. Die Rückmeldung der mittels ausgefülltem Ableseanschreiben erfassten Zählerstände erfolgt mit der durch den Auftraggeber vorgegebenen Ableseart (AA02). Kundenrückmeldungen über Voicebot sind mit der Ableseart (AA10) zurückzumelden. Kundenrückmeldungen über Internet oder QR-Code sind mit der Ableseart (AA06) zurückzumelden.

Auf Veranlassung des Auftraggebers erfolgt bei einem Teil der angeschriebenen Kunden die Zusteue- rung von zusätzlichen Kundeninformationen. Der Inhalt, das Layout sowie die geschätzte Menge die- ser zusätzlichen Kundeninformationen, werden dem Auftragnehmer durch den Auftraggeber mit einer Vorlaufzeit von mindestens vier Wochen vorgegeben. Der Auftragnehmer ist für die termingerechte Durchführung der Materialbeschaffung, den Druck und die Zusteuerung der zusätzlichen Kundenin- formationen zu den entsprechenden Ableseanschreiben zuständig. Der Umfang der zusätzlichen Kundeninformationen ist auf maximal zwei Seiten pro Sendung und Kunde begrenzt (Format: DIN A4, einseitig bedruckt). Auf Wunsch des Auftraggebers werden die KSA-Anschreiben (größer vier KSA- Anschreiben) gebündelt und zusammen an einen Adressaten versendet (Wohnungsbauunternehmen, Stadt Nürnberg, usw.).

Auf Veranlassung des Auftraggebers werden dem Auftragnehmer Kundendaten im Rohdatenstrom übergeben, welche mit einem vorgegebenen Ablesedatum zurückgemeldet werden müssen (z.B. Wärmeablesung). Das durch den Kunden zurück gemeldete Ablesedatum ist hier nicht zu berücksich- tigen. Der Auftragnehmer hat diese Bestände separat zu verwalten und mit dem vorgegebenen Ab- lesedatum zurückzumelden.

Der Auftragnehmer bedient sich hierbei den vertraglich vereinbarten Konditionen und Regelungen des Vertrages zwischen dem Versandunternehmen und der N-ERGIE Aktiengesellschaft. Die vertragli- chen Regelungen (Art der Aufbereitung, Vorsortierung, Bereitstellung) werden dem Auftragnehmer im Falle einer Beauftragung mitgeteilt.

3.1.1.2 Leistungspositionen

Pos. 110 Produktion Ableseaufforderung

Pos. 111 Produktion zusätzliche Kundeninformation (als Zulage zu Pos. 110)

3.1.2 E-Mail Versand

3.1.2.1 Beschreibung der Leistung

Der Auftragnehmer erstellt auf Grundlage der Layoutvorgaben des Auftraggebers ein Anschreiben zur turnusmäßigen Kundenselbstablesung, das zu Beginn des Monats per E-Mail versendet wird. Den konkreten Versandtermin legt der Auftraggeber fest. Der Auftragnehmer stellt die hierfür erforderlichen

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Ressourcen bereit, um einen stichtagsgenauen Versand der Ableseaufforderungen per E-Mail sicher- zustellen. Aufwendungen für unterjährige Layoutänderungen sind in den angebotenen Konditionen enthalten und berechtigen den Auftragnehmer nicht zu einer Anpassung der Preise.

Für den Import der monatlichen Einlieferungen sind geeignete Systeme bereitzustellen, die eine sepa- rate Darstellung und Auswertung sämtlicher Aussendungen ermöglichen. Diese Systeme dienen ins- besondere der Auswertung, der Rücklaufkontrolle sowie der Rechnungsabgrenzung der jeweiligen Aussendung und müssen innerhalb der Portalanwendung gesondert einsehbar sein.

Nach dem termingerechten Datentransfer der Kundendaten im Rohdatenstrom vom Auftraggeber an den Auftragnehmer hat dieser eine Adressprüfung auf Zustellbarkeit und Vollständigkeit durchzufüh- ren. Ableseaufforderungen per E-Mail, die aus beliebigen Gründen nicht zugestellt werden konnten, sind vom Auftragnehmer unverzüglich an den Auftraggeber zurückzumelden.

Etwaige Sonderzeichen, akademische Titel, Apostrophe und ähnliche Bestandteile sind aus dem Da- tenstrom korrekt zu übernehmen. Vor dem Versand der Ableseaufforderungen sowie bei Layoutände- rungen ist die Versandfreigabe des Auftraggebers einzuholen. Hierzu stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Test-E-Mail zur Freigabe des gesamten E-Mail-Versands zur Verfügung.

Kundenrückmeldungen über einen Voicebot sind mit der Ableseart (AA10) zurückzumelden. Kunden- rückmeldungen über Internet oder QR-Code sind mit der Ableseart (AA06) zurückzumelden.

Auf Veranlassung des Auftraggebers werden dem Auftragnehmer Kundendaten im Rohdatenstrom übermittelt, die mit einem fest vorgegebenen Ablesedatum zurückzumelden sind (z. B. Wärmeable- sung). Das vom Kunden tatsächlich übermittelte Ablesedatum ist in diesen Fällen nicht zu berücksich- tigen. Der Auftragnehmer hat diese Datenbestände gesondert zu verwalten und mit dem vorgegebe- nen Ablesedatum zurückzumelden.

3.1.2.2 Leistungspositionen

Pos. 120 E-Mail Versand

3.1.3 Responseverarbeitung eines zurück gesendeten Ableseanschreibens

3.1.3.1 Beschreibung der Leistung

Die Rücklaufsendungen der turnusmäßigen Aussendungen gehen in ein zentrales Aktionspostfach des Auftraggebers ein. Die Responseanschreiben werden an den Auftragnehmer weitergeleitet. Die- ser prüft in einer zentralen Annahme- und Prüfstelle die Response auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Der Auftragnehmer wird nach dem werktäglichen Erhalt der Ableseanschreiben eine Belegerfassung durchführen, welche jedem Ableseanschreiben sämtliche durch den Kunden übermittelte Informatio- nen korrekt entnimmt. Diese Informationen werden zunächst mittels OCR-Scans (Scanbereich siehe Anlage 3 „Auszug Ableseanschreiben für Rücksendung“) digitalisiert und systemtechnisch erfasst. Die erfassten und anschließend qualitätsgesicherten Informationen werden werktäglich aufbereitet und dem Auftraggeber in einer zentralen, webbasierenden Portalanwendung oder per SFTP-Verbindung zum Datentransfer bereitgestellt. Der Download umfasst neben dem Rohdatenstrom, Bilddateien des Scans (Image) und eine Beschreibungsdatei zur Zuordnung der Bilddateien (Description). Der Export der Ergebnisdatei mit den Zählerständen erfolgt als Textdatei. Bilddateien werden dem Auftraggeber als .tif oder .jpg Dateien zusammen mit den Description-Dateien als .txt Dateien gezippt zur Verfügung gestellt. Der Datentransfer erfolgt werktäglich durch den Auftraggeber auf Basis eines definierten Pro- zesses, sowie einer – vor dem Produktivbetrieb definierten, realisierten und getesteten – Schnittstelle zwischen der Portalanwendung und dem Bestandssystem des Auftraggebers. Die Produktivdaten werden durch den Auftragnehmer archiviert und für einen Zeitraum von mindestens 13 Monaten ge- speichert. Anschließend werden die Daten durch den Auftragnehmer entsprechend geltenden Daten- schutzrichtlinien gelöscht und die Ableseanschreiben physisch vernichtet (Partikelgröße ≤ 1cm²). Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber regelmäßig Auswertungen über das Rückmeldeverhalten der Kunden je Zeitperiode zur Verfügung. Die detaillierte Statusverfolgung wird durch die Bereitstellung und Nutzung der zentralen Portalanwendung gewährleistet. Weiterführende Informationen zur IT- Verarbeitung sind der Anlage 4 dieser Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Ferner erfolgt eine Plausibilitätsprüfung auf das - durch den Kunden eingetragene - Ablesedatum.

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Die erfassten Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden einmal monatlich zusätzlich als Textdatei in einem abgestimmten Format an den Auftraggeber zurückgemeldet, oder können ausgewertet und exportiert werden.

Ableseanschreiben mit von Kunden übermittelten Zusatzinformationen (z.B. handschriftliche Vermer- ke) werden nach dem Einscannen durch den Auftragnehmer aus dem Rücklauf separiert und täglich im Anwenderportal zur Bearbeitung eingestellt.

Der Auftragnehmer gewährleistet die vollumfängliche Erfassung der mittels Ableseanschreiben über- mittelten Informationen. Die finale Ausprägung der Erfassung bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten. Der Auftragnehmer wird Prozessschritte und Maßnahmen zur Qualitätssicherung ergreifen, welche eine umfassende Erfüllung der beschriebenen Leistung gewährleisten. Diese sind schriftlich zu doku- mentieren und zeitnah dem Auftraggeber zu übermitteln. Sowohl die Prozessbeschreibung der ge- planten Umsetzung als auch deren Qualitätsmanagement sind dem Auftraggeber schriftlich mitzutei- len und werden von diesem im Zuge des Vergabeverfahrens bewertet.

Die postalische Rückmeldung der Zählerstände durch den Kunden erfolgt grundsätzlich unter ausrei- chender Frankierung durch den Absender. Auch unzureichend frankierte oder nicht frankierte Sen- dungen sind durch den Auftragnehmer anzunehmen und gemäß Leistungsumfang zu verarbeiten. Die in diesem Zusammenhang vom Postdienstleister erhobenen Nachentgelte oder Beförderungsentgelte können durch den Auftragnehmer dem Auftraggeber weiterberechnet werden.

3.1.3.2 Leistungspositionen

Pos. 130 Responseverarbeitung eines zurück gesendeten Ableseanschreibens

3.1.4 Responseverarbeitung der Rückmeldung via Internet / QR-Code / Fotoerfassung / Voicebot (extern)

3.1.4.1 Beschreibung der Leistung

Der Auftragnehmer erfasst die Zählerstände der Kunden der N-ERGIE Netz GmbH auf Grundlage der KSA-Anschreiben. Hierfür ist auf der Webseite ablesung.n-ergie-netz.de nach Layoutvorgabe und Abstimmung mit dem Auftraggeber ein Frame zu platzieren, der den Kunden die Auswahl des Rück- meldewegs ermöglicht. Die Rückmeldung kann über das Internetportal, QR-Code, Fotoerfassung oder einen extern betriebenen Voicebot erfolgen.

Alle vom Kunden übermittelten Zählerstände sind auf Plausibilität zu prüfen (siehe Anlage 5). Die er- fassten Informationen werden elektronisch verarbeitet und werktäglich dem Auftraggeber zum Down- load bereitgestellt. Der Leistungspreis umfasst die vollständige Erfassung sämtlicher Angaben eines Ableseanschreibens, unabhängig von der Anzahl der Zählerstände oder etwaiger Zusatzinformatio- nen.

Die Rückmeldung der online erfassten Zählerstände (Internet, QR-Code, Fotoerfassung) erfolgt mit der vom Auftraggeber vorgegebenen Ableseart AA06. Zählerstände, die über den externen Voicebot eingegeben werden, werden mit der Ableseart AA10 zurückgemeldet. Der Voicebot wird von einem externen Dienstleister des Auftraggebers betrieben. Die dort erfassten Daten sind vom Auftragnehmer nicht direkt zu erfassen, sondern automatisiert über die bereitgestellte API-Schnittstelle abzurufen, weiterzuverarbeiten und in den täglichen Datentransfer an den Auftraggeber zu integrieren.

Produktivdaten sind durch den Auftragnehmer mindestens 13 Monate zu archivieren und anschlie- ßend gemäß geltender Datenschutzrichtlinien zu löschen. Die Identifizierung der Kunden erfolgt über Zählernummer und Data-Matrix-Code auf dem Ableseanschreiben. Die Variante mittels Data-Matrix- Code stellt einen Vorschlag des Auftraggebers dar; alternative Identifizierungsmöglichkeiten sind zwi- schen Auftragnehmer und Auftraggeber abzustimmen.

Die aktuelle Version und Funktionalität der Datenübermittlung über das Internet ist unter www.n-ergie- netz.de/ableseanschreiben einsehbar. Das vom Kunden eingetragene Ablesedatum wird auf Plausibi- lität geprüft; Ablesedaten außerhalb der vorgegebenen Zeitspanne werden gesondert in der Portalan- wendung angezeigt. Die Programmierung der Webseite und der zugehörigen Anwendungen erfolgt ohne Speicherung von Cookies. Erfasste Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden einmal mo-

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natlich in einem abgestimmten Format als Textdatei an den Auftraggeber übermittelt und können je- derzeit über den Portalzugang ausgewertet werden.

Die Erfassung der Zählerstände über QR-Code auf mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet) ist Standard. Auf dem KSA-Anschreiben wird ein QR-Code bereitgestellt, der den Kunden direkt auf die für Mobilgeräte optimierte Eingabeseite führt. Alle für die Identifizierung erforderlichen Daten, wie Zäh- lernummer und Einmalpasswort, werden automatisch übergeben. Der Kunde kann die Zählerstände unmittelbar erfassen und absenden. Auch hierbei ist der vom Kunden eingegebene Wert auf Plausibi- lität zu prüfen (siehe Anlage 5).

3.1.4.2 Leistungspositionen

Pos. 130 Responseverarbeitung der Rückmeldung Zählerstanderfassung via Internet / QR-Code /

Fotoerfassung / Voicebot (extern)

3.1.5 Regieleistung

3.1.5.1 Beschreibung der Leistung

In Ausnahmefällen können Anpassungen der Systeme oder an den Schnittstellen erforderlich sein, die in den vorstehend aufgeführten Leistungspositionen nicht enthalten sind. Diese Tätigkeiten sind zwi- schen den Vertragsparteien mitteilungspflichtig und das weitere Vorgehen dazu ist gemeinsam festzu- legen.

In solchen Fällen ist eine Aufwandsschätzung seitens des Auftragnehmers erforderlich. Mit den erfor- derlichen Arbeiten darf erst nach Zustimmung des Auftraggebers begonnen werden.

3.1.5.2 Übersicht der Positionen

Pos. 140 Fachkraft für Systemumstellung / Programmierung

3.2 kundeninduzierte Kundenselbstablesung

3.2.1 Produktion Ableseaufforderung

3.2.1.1 Beschreibung der Leistung

Der Auftragnehmer erstellt nach Layoutvorgabe des Auftraggebers die Versandhüllen zur kundenin- duzierten Kundenselbstablesung. Der Auftragnehmer gewährleistet hierbei die dauerhafte Verfügbar- keit und Bevorratung der Versandhüllen. Der Auftragnehmer erstellt nach Layoutvorgabe des Auftrag- gebers ebenfalls die KSA-Anschreiben mit der Ablesekarte. Diese werden im beidseitigen Vollfarb- druck erstellt. Die Aufwendungen für unterjährige Änderungen im Layout sind in den angebotenen Konditionen enthalten und berechtigen den Auftragnehmer nicht zu einer Anpassung der Preise. Sämtliche notwendigen Lettershopleistungen mit Overlayoutgestaltung, Materialbeschaffung und - bevorratung sind hierbei durch den Auftragnehmer zu erbringen. Die Abmaße und das Layout der Ableseanschreiben sowie der Versandhüllen sind der Anlage 3 dieser Leistungsbeschreibung zu ent- nehmen.

Für den Import der täglichen / monatlichen Einlieferungen sind Systeme bereitzustellen, um alle Aus- sendungen separat anzuzeigen und auszuwerten. Die Systeme dienen der Auswertung, Rücklaufkon- trolle sowie zur Rechnungsabgrenzung der jeweiligen Aussendung und müssen in der Portalanwen- dung gesondert einsehbar sein.

Das Mengengerüst für die kundeninduzierte Ablesung ist variabel, wobei zwei – oder dreitägig Min- dermengen aber zum Monatsletzten jeweils eine größere Menge zur Aussendung ansteht. Bei dieser Monatsletzten-Aussendung sind zwei Exemplare (oder vollständiger Korrekturabzug) als Muster an den Auftraggeber zu übermitteln und die Druckfreigabe einzuholen.

Nach dem täglichen, termingerechten Datentransfer der Kundendaten mittels Rohdatenstrom durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer hat dieser eine Adressprüfung auf Zustellbarkeit und Voll-

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ständigkeit durchzuführen. Ableseaufforderungen mit Auslandsadressen dürfen nicht gedruckt wer- den, diese sind dem Auftraggeber unverzüglich zurückzumelden. Zähler mit mehr als vier Zählwerken dürfen nicht gedruckt werden und müssen den Auftraggeber in der Portalanwendung angezeigt wer- den, Es ist sicherzustellen, dass der Andruck von Doppel- bzw. Mehrtarifzählern grundsätzlich auf einem KSA-Anschreiben abgebildet wird. Etwaige Sonderzeichen, akademische Titel, Apostrophe usw., sind aus dem Datenstrom korrekt zu übernehmen. Im Falle einer Beauftragung sind zu Beginn, bzw. bei jeder Layoutänderung - vor einer abschließen- den Produktion der KSA-Anschreiben - zwei Exemplare oder vollständiger Korrekturabzug als Muster an den Auftraggeber über die Portalanwendung oder per SFTP-Verbindung zu übermitteln und die Druckfreigabe einzuholen.

Die weitere Produktion der KSA-Anschreiben umfasst den Übertrag der Kundendaten inkl. des vor- gegebenen Ablesedatums, die Kuvertierung, ggf. die Frankierung, die Vorsortierung gemäß den Vorgaben des Versandunternehmens und die termingerechte Überstellung der fertigen Ableseauffor- derungen zum Versand. Die Weitergabe zum Postversand muss noch am selben Tag erfolgen.

Die Rückmeldung der mittels ausgefüllter Ableseanschreiben erfassten Zählerstände erfolgt mit der durch den Auftraggeber vorgegebenen Ableseart (AA02). Auf Veranlassung des Auftraggebers erfolgt bei einem Teil der angeschriebenen Kunden die Zusteue- rung von zusätzlichen Kundeninformationen. Der Inhalt, das Layout sowie die geschätzte Menge die- ser zusätzlichen Kundeninformationen, werden dem Auftragnehmer durch den Auftraggeber mit einer Vorlaufzeit von mindestens vier Wochen vorgegeben. Der Auftragnehmer ist für die termingerechte Durchführung der Materialbeschaffung, den Druck und die Zusteuerung der zusätzlichen Kundenin- formationen zu den entsprechenden Ableseanschreiben zuständig. Der Umfang der zusätzlichen Kundeninformationen ist auf maximal zwei Seiten pro Sendung und Kunde begrenzt (Format: DIN A4, einseitig bedruckt). Auf Wunsch des Auftraggebers werden die Ableseanschreiben (größer vier An- schreiben) gebündelt und zusammen an einen Adressaten versendet (Wohnungsbauunternehmen, Stadt Nürnberg, usw.).

Zur Produktion der kundeninduzierten Kundenselbstablesung werden dem Auftragnehmer Kundenda- ten im Rohdatenstrom übergeben, welche mit einem vorgegebenen Ablesedatum zurückgemeldet werden müssen. Dieses Ablesedatum wird bereits in der Produktion der Ableseanschreiben ange- druckt. Das durch den Kunden zurück gemeldete Ablesedatum ist hier nicht zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer hat diese Bestände separat zu verwalten und mit dem vorgegebenen Ablesedatum zurückzumelden.

3.2.1.2 Leistungspositionen

Pos. 210 Produktion Ableseaufforderung

Pos. 211 Produktion zusätzliche Kundeninformation (als Zulage zu Pos. 210)

3.2.2 Responseverarbeitung eines zurück gesendeten Ableseanschreibens

3.2.2.1 Beschreibung der Leistung

Die Rücklaufsendungen der kundeninduzierten Aussendungen gehen in ein zentrales Aktionspostfach des Auftraggebers ein. Die Responseschreiben werden an den Auftragnehmer weitergeleitet. Der Auftragnehmer prüft in einer zentralen Annahme- und Prüfstelle die Responseschreiben auf Vollstän- digkeit und Plausibilität. Der Auftraggeber stellt zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung dem Auftragnehmer ein gesondertes Postfach beim Versandunternehmen unentgeltlich zur Verfü- gung.

Der Auftragnehmer wird - nach dem werktäglichen Erhalt der Ableseanschreiben eine Belegerfassung durchführen, welche jeder Ableseanschreiben sämtliche – durch den Kunden übermittelte - Informati-

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onen korrekt entnimmt. Diese Informationen werden zunächst mittels OCR-Scans (Scanbereich siehe Anlage 3 „Auszug Ableseanschreiben für Rücksendung“) digitalisiert und systemtechnisch erfasst. Die erfassten und anschließend qualitätsgesicherten Informationen werden werktäglich aufbereitet und dem Auftraggeber in einer zentralen, webbasierenden Portalanwendung oder per SFTP-Verbindung zum Datentransfer bereitgestellt. Der Download umfasst neben dem Rohdatenstrom, Bilddateien des Scans (Image) und eine Beschreibungsdatei zur Zuordnung zur den Bilddateien (Description). Der Export der Ergebnisdatei mit den Zählerständen erfolgt als Textdatei. Bilddateien werden dem Auf- traggeber als .tif oder .jpg Dateien zusammen mit den Description-Dateien als .txt Dateien gezippt zur Verfügung gestellt. Der Datentransfer erfolgt werktäglich durch den Auftraggeber auf Basis eines defi- nierten Prozesses, sowie einer – vor dem Produktivbetrieb definierten, realisierten und getesteten – Schnittstelle zwischen der Portalanwendung und dem Bestandssystem des Auftraggebers. Die Pro- duktivdaten werden durch den Auftragnehmer archiviert und für einen Zeitraum von mindestens 13 Monaten gespeichert. Anschließend werden die Daten durch den Auftragnehmer entsprechend gel- tenden Datenschutzrichtlinien gelöscht und die Ableseanschreiben physisch vernichtet (Partikelgröße ≤ 1cm²). Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber regelmäßig Auswertungen über das Rückmelde- verhalten der Kunden je Zeitperiode zur Verfügung. Die detaillierte Statusverfolgung wird durch die Bereitstellung und Nutzung der zentralen Portalanwendung gewährleistet. Weiterführende Informatio- nen zur IT-Verarbeitung sind der Anlage 4 dieser Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Die erfassten Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden einmal monatlich zusätzlich als Textdatei in einem abgestimmten Format an den Auftraggeber zurückgemeldet.

Der Auftragnehmer gewährleistet die vollumfängliche Erfassung der mittels Ableseanschreiben über- mittelten Informationen. Die finale Ausprägung der Erfassung bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten. Der Auftragnehmer wird Prozessschritte und Maßnahmen zur Qualitätssicherung ergreifen, welche eine umfassende Erfüllung der beschriebenen Leistung gewährleisten. Sowohl die Prozessbeschrei- bung der geplanten Umsetzung als auch deren Qualitätsmanagement sind dem Auftraggeber schrift- lich mitzuteilen und werden von diesem im Zuge des Vergabeverfahrens bewertet.

3.2.2.2 Leistungspositionen

Pos. 230 Responseverarbeitung eines zurück gesendeten Ableseanschreibens

3.2.3 Responseverarbeitung der Rückmeldung via Internet / QR-Code / Fotoerfassung / Voicebot (extern)

3.2.3.1 Beschreibung der Leistung

Die Rückmeldung der online erfassten Zählerstände (Internet, QR-Code, Fotoerfassung) erfolgt mit der vom Auftraggeber vorgegebenen Ableseart AA06. Zählerstände, die über den externen Voicebot

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eingegeben werden, werden mit der Ableseart AA10 zurückgemeldet. Der Voicebot wird von einem externen Dienstleister des Auftraggebers betrieben. Die dort erfassten Daten sind vom Auftragnehmer nicht direkt zu erfassen, sondern automatisiert über die bereitgestellte API-Schnittstelle abzurufen, weiterzuverarbeiten und in den täglichen Datentransfer an den Auftraggeber zu integrieren.

3.2.3.2 Leistungspositionen

Pos. 240 Zählerstanderfassung via Internet / QR-Code / Fotoerfassung / Voicebot (extern)

4. Sonstige Regelungen

4.1 Sorgfaltspflichten

Der Auftragnehmer hat seine Aufgaben mit der erforderlichen Sorgfalt und unter Beachtung der ein- schlägigen technischen Regeln und Normen zu erfüllen. Sämtliche beauftragten Tätigkeiten sind nach den aktuell geltenden technischen Regelwerken und dem aktuellen Stand der Technik auszuführen.

Grundsätzlich darf eine Tätigkeit nur durchgeführt werden, für die ein Arbeitsauftrag besteht. Sollten Tätigkeiten durchgeführt werden, für die kein Arbeitsauftrag besteht, haftet der Auftragnehmer für dar- aus resultierende Schäden. Dieser Umstand tritt nicht in Kraft, wenn der verursachte Schaden auf mangel- oder fehlerhafte Informationen des Auftraggebers zurückzuführen ist.

4.2 Höhere Gewalt

Wird der Auftragnehmer in der ordnungsgemäßen Ausführung der Leistung durch höhere Gewalt oder andere Umstände, die er nicht zu vertreten hat, behindert, so wird er die Behinderung sowie die aus- gefallene Leistung dem Auftraggeber unverzüglich in Textform anzeigen. Das gilt auch bei Wegfall der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Arbeitshilfsmittel. Die Anzeige kann in sachlich begründe- ten Ausnahmefällen nachträglich erfolgen.

Unterlässt der Auftragnehmer die Anzeige, so hat er nur dann Anspruch auf Berücksichtigung der hindernden Umstände, wenn dem Auftraggeber offenkundig die Tatsache und deren hindernde Wir- kung bekannt waren.

Weder der Auftragnehmer noch der Auftraggeber sind für die Erfüllung ihrer Verpflichtungen haftbar, wenn die Erfüllung durch höhere Gewalt verzögert, behindert, unterbrochen oder gänzlich verhindert worden ist. Jede der Vertragsparteien ist verpflichtet, unverzüglich nach dem Eintritt eines Falles höherer Gewalt der anderen Partei in Textform Nachricht mit allen Einzelheiten zu geben. Die

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Parteien beratschlagen das weitere Vorgehen und treffen die erforderlichen Maßnahmen, um weiteren Schaden zu vermeiden.

Höhere Gewalt ist ein Ereignis, das von außerhalb des Betriebes her einwirkt, das so außergewöhnlich ist, dass weder Auftraggeber noch Auftragnehmer damit zu rechnen brauchen und das nicht abwendbar ist. Witterungsverhältnisse sind generell nicht als höhere Gewalt anzusehen, sofern ein Einsatz nicht Leib und Leben des Mitarbeiters des Auftragnehmers gefährden.

Der Auftragnehmer kann sich nur dann und insoweit auf höhere Gewalt oder andere Umstände beru- fen, als er dies nicht durch zumutbare und insbesondere auch vorbeugende Maßnahmen hätte ver- hindern können.

Als Fälle höherer Gewalt gelten insbesondere:

Naturkatastrophen
Terroranschläge
Unterbrechungen der Energieversorgung
behördliche Maßnahmen
Pandemie
ähnliche Umstände, welche der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat.

4.3 Datenschutz

Die zwischen den Vertragsparteien gesondert getroffenen Regelungen zum Datenschutz sind der Anlage 1 „Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO“ zu entnehmen.
Soweit für den AN die Vorschriften über den nicht-öffentlichen Bereich Anwendung finden, bestä- tigt er, dass er gem. § 4 d Abs. 1 BDSG zum Register bei der Aufsichtsbehörde für den Daten- schutz gemeldet ist oder gem. § 4 f BDSG einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt hat und ihm die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind.
Der AN verpflichtet sich, bei der auftragsgemäßen Verarbeitung der personenbezogenen Daten des AGs das Datengeheimnis gemäß § 5 BDSG zu wahren.
Der AN sichert in seinem Verantwortungsbereich die Umsetzung und Einhaltung der Regelungs- tatbestände des § 9 BDSG zu. Der AN wird technische und organisatorische Maßnahmen zur an- gemessenen Sicherung der Daten des AGs vor Missbrauch und Verlust treffen, die den Forde- rungen des BDSG entsprechen.
Der AN verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Verein- barungen und nach Weisungen des AGs. Er verwendet die zur Datenverarbeitung überlassenen Daten für keine anderen Zwecke. Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des AGs nicht er- stellt.
Der AN sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu. Er sichert zu, dass die verarbeite- ten Daten von sonstigen Datenbeständen scharf getrennt werden.
Der AN erklärt sich damit einverstanden, dass der AG jederzeit berechtigt ist, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen im erforderlichen Um- fang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.
Der AN sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht. Er überwacht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Unterlagen, Dokumentationen, Daten und sonstige Informationen dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden. Sollte dies erforderlich sein, ist vorher die schriftliche Zustimmung des AGs ein- zuholen.
Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach dem BDSG oder anderen Vorschriften für den Datenschutz unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, ist der AG gegenüber den Betroffenen verantwortlich. Soweit der AG zum Schadensersatz gegenüber dem Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff

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beim AN vorbehalten. Von evtl. Ansprüchen Dritter in diesem Zusammenhang stellt der AN den AG frei.

4.4 Änderungen der Leistungsbeschreibung

Unvorhergesehene und unwesentliche Änderungen und Abweichungen im Leistungsumfang oder der Art und Weise der Leistungserbringung können nur einvernehmlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden. Die Anpassungen sind über das Festhalten des aktuellen Versionsstandes der Leistungsbeschreibung zu dokumentieren und bedürfen zur Wirksamkeit der Unterschrift beider Ver- tragspartner. Die Parteien benennen sich gegenseitig jeweils einen vertragsverantwortlichen An- sprechpartner sowie weitere ausführungsverantwortliche Ansprechpartner.

In Zweifelsfällen, insbesondere bei Auslegungsproblemen, ist vor der Ausführung einer Leistung Rücksprache mit dem Auftraggeber zu nehmen. Auftraggeber und Auftragnehmer verpflichten sich eine Abstimmung kurzfristig zu realisieren.

Treten bei Arbeiten, die gemäß der Leistungsbeschreibung ausgeführt werden, unvorhergesehene zusätzliche Lieferungen und Leistungen auf, sind diese, samt den dafür zusätzlich anfallenden Kos- ten, dem Auftraggeber vor ihrer Ausführung mitzuteilen und von dem Auftraggeber zu genehmigen, soweit dies keine unzumutbare Verzögerung ergibt.

4.5 Termine

4.5.1 Mitteilungspflicht Vereinbarte Termine sind verbindlich. Dies gilt auch für Zwischentermine. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen, wenn Umstände eintreten oder erkennbar werden, aus denen sich ergibt, dass die vereinbarten Termine oder die geschuldete Leistung nicht eingehalten werden können.

4.5.2 Verzug Im Falle des Verzuges einzelner Leistungen oder der vollständigen Beauftragung stehen dem Auftraggeber die gesetzlichen Ansprüche zu. Darüber hinaus ist der Auftraggeber berechtigt, eine Vertragsstrafe zu verlangen.

Die Vertragsstrafe beträgt für jeden angefangenen Werktag des Verzugs 0,2 % der Auftragssumme der jeweils betroffenen Positionen, bezogen auf das jeweilige betroffene Volumen.

Die Vertragsstrafe wird auf etwaige Schadensersatzansprüche angerechnet. Die insgesamt verwirkte Vertragsstrafe ist auf maximal 8 % der Auftragssumme der betroffenen Positionen begrenzt.

Beispiel: In der LW03 hat der Versand von 4.284 Ableseaufforderungen bis zum 30.03.2026 zu erfolgen. Im Falle einer Terminüberschreitung erfolgt eine Kürzung der gesamten Leistungsposition um jeweils 0,2% pro angefangenem Werktag.

4.6 Laufzeit

Die Laufzeit dieses Vertrages beginnt am 01.02.2027 und endet mit Ablauf des 31.01.2029. Der Ver- trag kann – im beiderseitigen Einverständnis – dreimal, um jeweils zwei weitere Jahre, verlängert wer- den.

Auftraggeber und Auftragnehmer sind berechtigt diesen Vertrag aus wichtigem Grund schriftlich ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen, insbesondere dann, wenn der andere Partner in schuldhafter Wei- se schwerwiegend gegen diesen Vertrag verstößt und diesen Verstoß binnen 30 Tagen nach seiner schriftlichen Abmahnung nicht beendet und rückgängig gemacht hat oder die Partner sich innerhalb dieser Frist nicht anderweitig geeinigt haben.

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5 Konditionen und Vergütung

5.1 Preise und Preisgestaltung

Der Bieter hat ein Preisangebot für den initialen Vertragsleistungszeitraum vom 01.02.2027 bis zum 31.01.2029 abzugeben. Darüber hinaus sind gesonderte Preisangebote für jede der vorgesehenen drei Verlängerungszeiträume von jeweils zwei weiteren Jahren vorzulegen, für den Fall einer Ver- tragsverlängerung im beiderseitigen Einverständnis.

Die angebotenen Preise beinhalten neben den aufgeführten Arbeiten:

Personalaufwendungen inkl. sämtlicher Zuschläge für Mehrarbeit, Überstunden, Fahrt- und Wege- gelder, Auslösen usw. für Arbeiten innerhalb der definierten Servicelevel.
sämtliche Lohn- und Lohnnebenkosten einschließlich aller Zuschläge, Reisekosten und sonstiger Aufwandsentschädigungen.
sämtliche Aufwände zur Einrichtung und den Betrieb von Büro-, Telekommunikation- und EDV- Anlagen.
die Vorhaltung aller für die Arbeiten notwendigen Räumlichkeiten, Betriebsmittel und deren Be- triebsstoffe.
die Bereitstellung der für den Arbeitsschutz erforderlichen Ausrüstungen.

5.2 Rechnungsstellung

Der Auftragnehmer stellt seine erbrachten Leistungen dem Auftraggeber entsprechend der Beauftra- gung - monatlich bis zum fünften Werktag für abgeschlossene Leistungspositionen des Vormonats - in Rechnung.

Die Portokosten für den Versand der Ableseaufforderungen zur turnusmäßigen Kundenselbstable- sung werden durch den Auftraggeber übernommen.

Bei der kundeninduzierten Kundenselbstablesung erfolgt die Portokonsolidierung für den Versand der Ableseaufforderungen über den Auftragnehmer, die weitere Verrechnung erfolgt abzüglich des Frei- stempelrabatts an den Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Teilleistungsrabatt als Gutschrift an den Auftraggeber zu verrechnen.

Die Portokosten der Responseschreiben werden durch den Auftragnehmer an den Auftraggeber nach Aussendung getrennt, einmal monatlich verrechnet.

Als „abgeschlossene Leistungsposition“ wird hierbei gewertet, dass z.B. bei der kundeninduzierten Ablesung LW05 die Produktion der Ableseaufforderung (Pos. 210) im Monat 05 abgeschlossen durchgeführt worden ist. Diese Position wird demnach zum fünften Werktag des Monats 06 abgerech- net. Die Abrechnung der Positionen 220 bis 240 für die kundeninduzierte Ablesung LW05 erfolgt, da die Leistungserbringung erst im Monat 06 abgeschlossen wird, zum fünften Werktag des Monats 07.

Das Beförderungsentgelt für den Rückversand ist vom Kunden zu tragen. Unfreie Rücksendungen werden dennoch an den Auftragnehmer zugestellt. Die dadurch entstehenden und dem Auftragneh- mer von dem Versandunternehmen in Rechnung gestellten Entgelte kann der Auftragnehmer in voller Höhe (1:1) an den Auftraggeber weiterberechnen.

Der Umfang der erbrachten Leistungen ist vom Auftragnehmer, in einer mit dem Auftraggeber abge- stimmten und überprüfbaren Form, mit jeder Rechnung nachzuweisen. Bei jeder Position wird dabei in der Rechnung die Zuordnung zur Ableseeinheit mit angegeben. Die Rechnung des Auftragnehmers wird erst dann zur Zahlung angewiesen, wenn die Aufmaße zwischen Auftragnehmer und Auftragge- ber plausibilisiert wurden. Die Vergütung erfolgt zu den im Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen Preisen entsprechend der Beauftragung.

Folgende Informationen sind auf der Rechnung - in genannter Abfolge - anzugeben:

• Positionsnummer (gem. Preisblatt) • Positionsbeschreibung (gem. Preisblatt)

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• Zeitraum (gem. Rechnungsposition, incl. Angabe der Ableseeinheit, z.B. K05 oder LW05) • Anzahl • Einheit (Stückzahl) • Einzelpreis in EUR • Rechnungspreis in EUR

6 Ansprechpartner Auftragnehmer

Seitens des Auftragnehmers sind eine Person, sowie ein Vertreter bei deren Abwesenheit, zu benen- nen, die nach einer eventuell erfolgten Beauftragung dem Auftraggeber als verantwortliche Ansprech- partner zur Verfügung steht. Die Erfahrungen und Qualifikationen dieser verantwortlichen Person sind im Rahmen eines Kurzprofils darzustellen.

7 Angebot / Hinweise / Zusammenfassung

Für das Angebot stellen wir Ihnen die beiliegenden Informationen und Dokumente zur Verfügung.

Wir erwarten für Ihre Bewerbung folgende ausgefüllten Dokumente und Ausführungen (siehe Bewer- tungskriterien, Punkt 2-4). Für diejenigen Unterlagen, für die wir kein Formular zur Verfügung stellen, können die Dokumente in der für Sie geeigneten Form beigefügt werden.

Anlage 1: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO

Anlage 2: Vorläufige Terminpläne und Mengengerüste

Anlage 3: Produktion Ableseaufforderung

Anlage 4: Schnittstellenbeschreibung

Anlage 5: Standeingabe Internetportal

Anlage 6: Portal – Auswertemöglichkeiten

Ort, Datum Unterschrift, Stempel Auftragnehmer

03_Leistungsbeschreibung.pdf