Leistungsverzeichnis Dienstrad-Leasing
- Allgemeines
- Auftraggeber, Vergabestelle, Ansprechpartner für Auskünfte
Auftraggeber: Stadt Hennef
Der Bürgermeister
Frankfurter Straße 97
53773 Hennef
Vergabestelle: Stadt Hennef
Der Bürgermeister
10/130 Zentrale Steuerung und Service, Rechtsabteilung z. Hdn. Herr Gerke
Frankfurter Straße 97
53773 Hennef
2. Rechtliche Grundlagen
Für das Verfahren gelten folgende Vorschriften
- dieses Leistungsverzeichnis
- Vergabeordnung der Stadt Hennef für Lieferungen, Leistungen und Bauleistungen,
- Vergabeverordnung (VgV),
- Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
jeweils in ihrer zuletzt gültigen Fassung.
3. Datenschutz
Die Vergabe- und Vertragsunterlagen und alle Informationen, die die Bieter im Rahmen des gesamten Vergabeverfahrens erhalten, sind vertraulich zu behandeln und nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden.
Die Nutzung der Vergabe- und Vertragsunterlagen für andere Zwecke, z.B. die (teilweise) Veröffentlichung, ist nicht gestattet. Diese Verpflichtung ist an eventuelle Unterauftragnehmer weiterzugeben.
Die von Ihnen erbetenen Daten werden ausschließlich im Rahmen dieses Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert.
4. Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen und führen zum Ausschluss des Nebenangebotes von der Wertung.
5. Bietergemeinschaften
Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung rechtmäßig ist.
6. Nachunternehmer
Die Einschaltung von Nachunternehmern ist möglich.
7. Eignungskriterien
Als Nachweis der fachlichen Eignung für die ausgeschriebene Leistung muss der Bieter 3 ausgewählte Referenzleistungen aus den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren (d.h. ein Vertragsabschluss muss im Zeitraum vom 01.01.2024 - 31.12.2026 erfolgt sein) über vergleichbare Leistungen benennen. Hierbei muss die Leistung nicht zwingend bei einer öffentlichen Verwaltung erbracht worden sein.
Als Nachweis ist zwingend der beiliegende Vordruck „Eigenerklärung zur Eignung“ einzureichen. Wird dieser nicht eingereicht führt dies zum Ausschluss des Bieters vom Verfahren.
8. Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird unter Berücksichtigung aller Kriterien auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend.
Im Folgenden sind die Zuschlagskriterien unter Angabe der Gewichtung sowie der Methode der Punktevergabe benannt:
• Preis 40 %
Die Bewertung des Kriteriums „Preis“ erfolgt anhand von fünf beispielhaften Fahrrad-Kaufpreisen. Bewertet wird der Preis auf Basis der in der Bewertungsmatrix angegebenen Preisbestandteile (monatliche Leasingrate, monatliche Versicherungsprämie Vollkasko-Versicherung, monatliche Gesamtrate inkl. Vollkasko-Versicherung, Rad-Übernahmepreis nach Ende der Laufzeit, Gesamtbetrag aller Leasingzahlungen).
Zur Ermittlung der Preiswertungspunkte wird der in der Bewertungsmatrix angegebene Gesamtbetrag aller Leasingzahlungen herangezogen. Der niedrigste Gesamtbetrag wird mit der Höchstpunktzahl von 25 Punkten bewertet. Die weiteren Gesamtbeträge erhalten ihre Punkte nach der Verhältnismethode: (günstigster Gesamtbetrag / Gesamtbetrag) * 25 Punkte = erreichter Punktwert.
• Leistung 60 %
Zur Ermittlung der Leistungspunkte werden die in der Bewertungsmatrix gemachten Angaben des Bieters herangezogen. Die Punktevergabe für die einzelnen Fragen ist dabei abhängig vom Erfüllungsgrad der aufgestellten Anforderungen.
- Händlernetz vor Ort:
- Im Rhein-Sieg-Kreis, mind. eine Niederlassung im Umkreis von 20 km ab Hennef (Zentrum)
- Möglichst in angrenzenden Kreisen und kreisfreien Städten (Rheinisch-Bergischen und Oberbergischen Kreis, Kreis Euskirchen, Kreis Altenkirchen, Bonn, Köln)
- Service des Anbieters:
- Onlineportal / Hotline
- Beratung der Interessenten
- Übernahme Verwaltungsaufwand (von Vertragsabschluss über Abwicklung Leasinggeschäft bis zur Rückgabe des Fahrrades)
- Unterstützung bei Schadensabwicklung
- Versicherungsschutz:
- für Fahrrad (Unfall, Diebstahl, Schäden/Verschleiß usw.)
- für Störfälle (Langzeiterkrankung, Elternzeit, Kündigung usw.)
Zur Ermittlung der Gesamtwertung des Angebots werden die erreichten Preiswertungspunkte mit einem Gewichtungsfaktor von 40% und die Leistungspunkte mit einem Gewichtungsfaktor von 60% multipliziert. Die sich ergebenden Summen werden addiert. Die erreichte Summe stellt die Gesamtwertung dar.
Bei Punktgleichheit mehrerer Bieter entscheidet das Los.
II. Leistungsbeschreibung
1. Übersicht
Der Tarifvertrag zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) ist mit Wirkung zum 1. März 2021 in Kraft getreten.
Im Rahmen einer Dienstradüberlassung stellt die Stadt Hennef ihren bestellberechtigten Beschäftigten auf Wunsch ein Fahrrad ohne und mit Motorunterstützung bis 25 km/h – sog. Pedelecs – (im Folgenden: Fahrrad) zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung.
Der Stadt Hennef sollen alle Leistungen wie das Leasinggeschäft, die Versicherung der Fahrräder, Serviceleistungen wie Wartung/Reparatur sowie die Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse zur Verfügung gestellt werden.
Der Dienstleister koordiniert diese Beziehungen und Leistungen oder nutzt dafür einen Partner und sorgt für die kontinuierliche Leistungserbringung.
Die Stadt Hennef und der Dienstleister schließen einen Rahmenvertrag über die zu erbringende Dienstleistung.
Die Stadt Hennef schließt für jedes von einem Beschäftigten bestellte Fahrrad einen Einzelleasingvertrag mit dem Leasinggeber.
Korrespondierend schließt die Stadt Hennef für diese Fahrräder einen Überlassungsvertrag mit dem jeweiligen Beschäftigten, im welchem dessen Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und insbesondere die Gehaltsumwandlung geregelt werden.
2. Leistungskriterien
2.1 Überblick und Laufzeit
Leistungsgegenstand ist ein Rahmenvertrag zwischen Auftraggeber (Stadt Hennef) und Auftragnehmer (Leasing-Anbieter) über die Dienstleistung des Fahrradleasings für die Beschäftigten der Stadt Hennef.
Inhalte des Rahmenvertrags sind überwiegend:
• Abwicklung des gesamten Leasingprozesses zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
• Bereitstellung von Finanzierungen/Leasing und die organisatorische und prozessuale Einbeziehung der Leasinggesellschaft in die Leistungsbeziehung.
• Angebot eines Händlernetzes, von dem eine angemessene Anzahl an Händlern auch lokal erreichbar ist.
• Angebot verschiedener Versicherungspakete, mindestens jedoch einem „Basis-Schutz“ und einem „Rundum-Sorglos-Schutz“. Die Wahl des Versicherungspaketes obliegt dem Mitarbeiter.
• Angebot von Störfallmanagement, d.h. Lösungsmöglichkeiten bei notwendiger vorzeitiger Beendigung des Leasingvertrags oder anderer sog. „Störfälle“ (z. B. Elternzeit, Langzeiterkrankung, Todesfall, Kündigung).
• Kommunikation des Angebots bei den Beschäftigten der Stadt Hennef (Infoveranstaltung, Zurverfügungstellung von Informationsmaterial usw.), vorzugsweise online.
• Bereitstellung eines Ansprechpartners sowohl für die Auftraggeber als auch für die Beschäftigten.
Der Rahmenvertrag soll zunächst für eine feste Grundlaufzeit von 36 Monaten geschlossen werden. Der Vertrag soll sich automatisch um weitere 12 Monate verlängern, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit darf 72 Monate nicht übersteigen.
2.2 Fahrradbestellung
Es sollen nur Bestellungen von Fahrrädern im Sinne des § 63 a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) möglich sein. Ein Fahrrad nach § 63a StVZO ist ein Fahrzeug mit mindestens zwei Rädern, das ausschließlich durch die Muskelkraft auf ihm befindlicher Personen mit Hilfe von Pedalen oder Handkurbeln angetrieben wird.
Als Fahrrad gilt auch ein solches Fahrzeug, das mit einer elektrischen Trethilfe ausgerüstet ist, die mit einem elektromotorischen Hilfsantrieb mit einer größten Nenndauerleistung von 0,25 kW ausgestattet ist, dessen Unterstützung sich mit zunehmender Fahrzeuggeschwindigkeit progressiv verringert und beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h oder wenn der Fahrer mit dem Treten oder Kurbeln einhält, unterbrochen wird.
Diese Anforderungen sind auch dann erfüllt, wenn das Fahrrad über einen Hilfsantrieb verfügt, der eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h, auch ohne gleichzeitiges Treten oder Kurbeln des Fahrers, ermöglicht (Anfahr- oder Schiebehilfe).
Zusätzlich soll die Möglichkeit bestehen, leasingfähiges Zubehör zu bestellen. Leasingfähig sind etwaige Zusatzleistungen (z.B. Versicherungen) des Leasinggebers und fest mit dem Fahrrad verbundenes Zubehör.
Eine Bestellung von E-Bikes, die eine höhere Geschwindigkeit als 25 km/h zulassen (sogenannte S-Pedelecs) ist ausgeschlossen.
Eine Bestellung von Fahrrädern, die den Wert von 7.000€ (brutto, inklusive leasingfähigem Zubehör) übersteigen ist ausgeschlossen.
Jeder Beschäftigte darf nur ein Fahrrad bestellen/ leasen. Bei auslaufenden Leasingverträgen ist eine Nachfolgebestellung möglich.
2.3 Händlernetz
Der Auftragnehmer sollte über ein ausreichend großes Händlernetz verfügen sowie mind. eine Niederlassung im Umkreis von 20 km ab Hennef (Zentrum).
Nach Möglichkeit sollte das Händlernetz mehrere lokale Händler im Rhein-Sieg-Kreis sowie den bereits genannten angrenzenden Kreisen und kreisfreien Städten umfassen.
Die Händler sollten über eine angemessene Auswahl an verschiedenen Fahrradtypen (Pedelec, City-Bike, Trekkingrad, Rennrad, Mountainbike usw.) und gängige Fahrradmarken verfügen. Das Vorhalten bestimmter Fahrradmarken ist nicht erforderlich.
Es muss die Möglichkeit für den Beschäftigten bestehen, eine angemessene Auswahl an Fahrrädern bei einem Händler in Augenschein zu nehmen und zu testen.
2.4 Leasingprozess
Der Auftragnehmer bindet zur Finanzierung des Dienstradleasings eine Leasinggesellschaft ein, mit welcher die Stadt Hennef einen Leasingrahmenvertrag abschließt. Auf Grundlage dieses Rahmenvertrages erfolgt die Generierung eines Einzelleasingvertrages pro bestelltem Fahrrad.
Die Einzelleasingverträge sollen für eine Dauer von 36 Monaten geschlossen werden. Die Dauer von 36 Monaten darf nicht überschritten werden.
Sollte der Leasinggeber dem Beschäftigten der Stadt Hennef nach Ablauf der Leasinglaufzeit des Einzelleasingvertrages ein Angebot zur Übernahme des Fahrrads machen, sorgt der Auftragnehmer für die Übermittlung dieses Angebots an den Beschäftigten. Die Stadt Hennef ist in den Prozess zum Laufzeitende nicht involviert.
Der Dienstleister sichert die gesetzeskonforme Versteuerung des geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle dadurch anfallenden Kosten (Pauschalversteuerung nach § 37 b EStG).
Wird das Leasingobjekt nicht vom Beschäftigten zum Ende des Leasingvertrages gegen eine Restwertzahlung übernommen, gibt der Beschäftigte das Fahrrad an den Auftragnehmer zurück. Die Fahrradrückgabe muss für den jeweiligen Beschäftigten kostenneutral möglich sein. Idealerweise ist die Rückgabe bei dem Händler möglich, bei dem es zu Beginn der Vertragslaufzeit abgeholt wurde.
2.5 Internetseite und Onlineportal
Der Auftragnehmer verfügt über eine Internetpräsenz, auf der sich die Beschäftigten der Stadt Hennef über das Angebot grundlegend informieren können.
Der Auftragnehmer stellt der Stadt Hennef ein Onlineportal für die Abwicklung aller mit dem Leasing verbundenen Prozesse zur Verfügung („Arbeitgeberbereich“). Dieser Arbeitgeberbereich sollte insbesondere ermöglichen:
- Übersicht über die Vertragsdaten des Leasingrahmenvertrages.
- Bereitstellung einer (monatlichen) Übersicht über die geschlossenen Einzelleasingverträge.
- Einsicht in die für die Lohnbuchhaltung relevanten Vertragsdaten (Mitarbeiter, Vertragslaufzeiten, Leasingrate, Versicherungsrate, etc.).
- Generierung bzw. Bereitstellung eines Musters für den Überlassungsvertrag zwischen der Stadt Hennef und ihren Beschäftigten.
- Bereitstellung eines Kontaktformulars oder eines direkten Ansprechpartners für Fragen und Problembehebung.
Neben einem Zugang zum Onlineportal für die Stadt Hennef als Auftraggeber, soll jeder Beschäftigte über einen Zugang zum Onlineportal verfügen („Mitarbeiterbereich“). Der Mitarbeiterbereich sollte insbesondere ermöglichen:
- Auswahl eines Händlers, ggf. Bestellung des Fahrrades.
- Berechnung der Leasingrate je nach Auswahl der gewünschten Leistungen.
- Berechnung der steuerlichen Auswirkungen je nach Leasingvertrag.
- Einsicht in Vertragsdaten nach Abschluss des Einzelleasingvertrages.
- Bereitstellung eines Kontaktformulars oder eines direkten Ansprechpartners für Fragen und Problembehebung.
Für das Onlineportal gelten folgende Maßgaben:
- Der Zugang sowie die Nutzung des Onlineportals sind kostenlos.
- Das Onlineportal ist eine webbasierte Anwendung, für die kein Softwaredownload erforderlich ist.
- Es entstehen der Stadt Hennef keinerlei Kosten für Administration, Hosting, Lizenzen oder andere IT-basierte Prozesse.
- Das Onlineportal entspricht dem aktuellen Stand der Technik sowie den aktuellen Sicherheitsstandards für Onlineanwendungen (passwortgeschützter Zugriff, Zugang über alle gängigen Browser, Schutz gegen Zugriffe von Dritten, Schadsoftware usw.).
2.6 Service
Der Auftragnehmer bietet Informationsmaterial (vorrangig online, bei Bedarf auch zum Versand in Papierform) sowie einen Ansprechpartner an, der sowohl telefonisch als auch per E-Mail Anfragen zum Angebot beantwortet.
Der Ansprechpartner sollte für folgende Personenkreise und Themenfelder zur Verfügung stehen:
- Stadt Hennef als Auftraggeber (zentrale Ansprechperson/Projektverantwortliche innerhalb der Stadt Hennef) für Fragen zur allgemeinen Abwicklung, Vertragsabschlüssen, Rechnungsstellung usw.
- Die Rechnungsstellung muss durch die Leasingbank innerhalb von 4 Wochen dem Auftraggeber vorliegen.
- Die Rechnung der Versicherungsraten soll ebenfalls über einen einheitlichen Hauptanbieter erfolgen
- Beschäftigte, die bereits ein Fahrrad leasen und Fragen zu ihrem Vertrag, zur Abwicklung von Schadensfällen, Inspektionen usw. haben.
- Beschäftigte, die zu dem Angebot grundlegend beraten werden wollen.
2.7 Versicherungen
Der Auftragnehmer bietet Versicherungspakete an, um den Wert des Fahrrades einerseits sowie Störfälle im Leasingprozess andererseits abzusichern.
Um Versicherungen anbieten zu können, kann der Auftragnehmer Nachunternehmer (z.B. Versicherungsunternehmen) einbeziehen.
Die Versicherungsrate(n) sind jeweils in der Gesamtleasingrate inkludiert.
2.7.1 Versicherung für das Fahrrad
Der Auftragnehmer bietet verschiedene Versicherungspakete (von Basis-Schutz bis zum Rundum-Sorglos-Schutz) an, mit denen der Beschäftigte den Wert des Fahrrades versichern kann.
2.7.2 Versicherung für Störfälle
Der Auftragnehmer bietet eine Versicherung an, mit der gängige Störfälle im Leasingprozess abgesichert werden können. Hierzu zählen insbesondere Fallkonstellationen, in denen ein Einzelleasingvertrag vorzeitig beendet werden muss (z.B. Langzeiterkrankung, Elternzeit, Kündigung).
Die Versicherung ist obligatorisch vom Beschäftigten abzuschließen.
Alternativ bietet der Auftragnehmer ein generelles Störfallmanagement an, welches im Rahmenvertrag zwischen der Stadt Hennef und dem Auftragnehmer implementiert ist und Lösungen für die o.g. Störfälle regelt.
2.8 Inspektionen
Der Auftragnehmer bietet einen optionalen Inspektionsservice an.
Um einen Inspektionsservice anbieten zu können, kann der Auftragnehmer Nachunternehmer (z.B. Fahrradwerkstätten) einbeziehen. Die Inspektion sollte idealerweise bei dem Fahrradhändler möglich sein, von dem das Fahrrad ursprünglich bezogen wurde. Alternativ sollten andere Fahrradwerkstätten vor Ort als Kooperationspartner für Inspektionen zur Verfügung stehen.
Die Kosten für den Inspektionsservice sind jeweils in der Gesamtleasingrate inkludiert.
Die Entscheidung, ob ein Inspektionsservice gebucht wird, liegt beim Beschäftigten.
3. Umfang und Mengen
Voraussichtlich werden über den Vertragszeitraum unter 10% der Beschäftigten der Stadt Hennef an dem Programm teilnehmen und ein Fahrrad leasen. Die Stadt Hennef hat rund 808 tariflich Beschäftigte (inkl. Auszubildende, befristete und geringfügig Beschäftigte).
Jede/r Beschäftigte kann jeweils nur ein Fahrrad zur selben Zeit leasen.
Eine Vorgabe zu einer Mindestabnahmemenge an geleasten Fahrrädern durch den Auftragnehmer ist nicht möglich. Es besteht für den Auftragnehmer kein Rechtsanspruch auf die Abnahme einer bestimmten Anzahl an Fahrrädern.