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LEISTUNGSBESCHREIBUNG
für die Vergabe einer Rahmenvereinbarung zum Dienstfahrradleasing
Vorbemerkungen
Der Wetteraukreis liegt im Regierungsbezirk Darmstadt in unmittelbarer Nähe
zum Ballungsraum der Region Frankfurt / Rhein-Main. Der Landkreis umfasst 25
Städte und Gemeinden und ist mit über 1700 Beschäftigten einer der größten
Arbeitgeber in der Region. Der Wetterkreis bietet seinen Mitarbeitenden seit 2023
ein Fahrradleasing-Modell an und möchte dieses Angebot fortsetzen. Ziel ist die
Förderung nachhaltiger und umweltfreundlicher Mobilität, die Unterstützung der
Gesundheitsförderung der Beschäftigten sowie die Stärkung der
Arbeitgeberattraktivität. Die Umsetzung des Fahrradleasings erfolgt auf
Grundlage des Tarifvertrages zur Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings
von Fahrrädern im kommunalen öffentlichen Dienst (TV-Fahrradleasing) in der
jeweils geltenden Fassung sowie der ergänzenden gesetzlichen, tariflichen,
steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen.
2022 wurde bereits ein Rahmenvertrag mit einem externen Anbieter über die
Bereitstellung und Abwicklung eines umfassenden Fahrradleasing-Angebotes für
die Beschäftigten mit einer Laufzeit von 3 Jahren geschlossen (plus 1 Jahr
Verlängerung). Mit den Beschäftigten wird einzelvertraglich vereinbart, dass
künftige monatliche Entgeltbestandteile zum Zwecke des Leasings von
straßenverkehrstauglichen Fahrrädern gem. § 63a Straßenverkehrs-
zulassungsordnung (StVZO) sowie leasingfähigen Zubehörs umgewandelt
werden. Dazu schließt der Wetteraukreis mit den Beschäftigten entsprechende
Überlassungs- und Entgeltumwandlungsverträge ab. Die Finanzierung des
Fahrradleasings erfolgt somit im Rahmen einer Entgeltumwandlung und wird von
den Beschäftigten selbst übernommen.
Seit Vorlage des Angebotes haben ca. 170 Beschäftigte des Wetteraukreises von
der Möglichkeit des Fahrradleasings Gebrauch gemacht und entsprechende
Überlassungsverträge unterzeichnet. Das Angebot soll aufgrund der positiven
Resonanz fortgesetzt werden.
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- Übersicht der Leistungsbeziehungen
Der Wetteraukreis (nachfolgend Auftraggeber) möchte durch die Beauftragung
eines Auftragnehmers interessierten Beschäftigten im Rahmen eines
Fahrradleasings Fahrräder ohne und mit Motorunterstützung bis 25 km/h – sog.
Pedelecs – (im Folgenden: „Fahrrad“) zur dienstlichen und privaten Nutzung
überlassen.
1.1. Pro berechtigter Person ist das Leasing auf ein Fahrrad zu beschränken.
1.2. Zur Umsetzung des Fahrradleasings schließt der Auftraggeber einen
Rahmenvertrag und im Falle der Bestellung eines Fahrrades durch einzelne
Mitarbeitende sich aus dieser Vereinbarung ergebende Einzelleasingverträge
mit dem Auftragnehmer ab.
1.3. Durch den Auftragnehmer werden alle Leistungen, die zur Abwicklung des
Leasings, die Versicherung der Fahrräder, Inspektion/Wartung/Reparatur
sowie optionale Serviceleistungen notwendig sind, sichergestellt. Gleiches
gilt für eine reibungslose Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und
Schadensabwicklungsprozesse. Der Auftragnehmer koordiniert und
organisiert diese Beziehungen und Leistungen oder nutzt dafür einen
Partner und sorgt für die kontinuierliche Leistungserbringung.
1.4. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer schließen einen Rahmenvertrag
über die zu erbringenden Dienstleistungen. Dieser umfasst das Management
der Leistungsprozesse von der Bestellung bis zur Beendigung eines jeden
Einzelleasingvertrags sowie die Rücknahme und Schadensabwicklung nach
den Vorgaben dieser Leistungsbeschreibung.
1.5. Korrespondierend schließt der Auftraggeber für diese Fahrräder einen
Überlassungsvertrag mit dem jeweiligen Beschäftigten, im welchem
dessen/deren Rechte und Pflichten in Bezug auf das Fahrrad und
insbesondere die Entgeltumwandlung geregelt werden.
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1.6. Jedem Mitarbeitenden wird der Abschluss eines Versicherungs- und
Wartungsvertrages vorgeschrieben.
1.7. Der Rahmenvertrag soll zum 01.01.2027 beginnen. Die Laufzeit der
Rahmenvereinbarung mit dem Auftragnehmer beträgt 36 Monate
(„Grundlaufzeit“). Er verlängert sich zweimalig um jeweils 12 Monate
(„Optionszeitraum“), wenn er nicht von einem der Vertragspartner innerhalb
einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf der Grundlaufzeit bzw. den jeweiligen
Verlängerungszeiten schriftlich gekündigt wird.
1.8. Alle geleasten Fahrräder sind gegen Verlust und Beschädigung zu
versichern. Hierzu wird zu jedem Einzelleasingvertrag eine
Vollkaskoversicherung gem. § 4.1 des Rahmenvertrages abgeschlossen, die
der Auftragnehmer obligatorisch in seinem Angebot inkludiert hat.
1.9. Weiterhin hat der Auftragnehmer für die Fahrräder Inspektions- und
Instandhaltungsdienstleistungen in der Leasingrate zu inkludieren und
entsprechende Vereinbarungen mit geeigneten Partnern abzuschließen. Da
die Fahrräder sowohl zu dienstlichen als auch zu privaten Zwecken genutzt
werden können, müssen auch die Leasing- und Versicherungsverträge
dementsprechend ausgestaltet sein.
- Leistungsgegenstand
Der Auftragnehmer hat sämtliche Leistungen auszuführen, die für die
ordnungsgemäße Durchführung des zu schließenden Rahmenvertrags und die
organisatorische Abwicklung notwendig sind. Insbesondere folgende Leistungen
sind vom Auftragnehmer zu erbringen:
2.1. Abwicklung aller Prozesse und Anfragen wie Bestellung, Beendigung,
Übernahmen des Leasingobjekts, Rückführung, Schadensfallabwicklung,
Abwicklung der Störfälle, Abschluss von Rücknahmevereinbarungen,
Generierung von Leasingantrag und Übernahmebestätigung für die
Beschäftigten des Auftraggebers.
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2.2. Kommunikation und Initialisierung aller Prozesse und Anfragen wie
Bestellung, Beendigung, Übernahmen des Leasingobjekts, Rückführung,
Schadensfallabwicklung, Abwicklung von Störfällen, Abschluss von
Rücknahmevereinbarungen, Generierung von Leasingantrag und
Übernahmebestätigung etc. ausschließlich ONLINE über App / Webseite für
die Beschäftigten des Auftraggebers (Ausnahmen bei rechtlich bindender
Schriftform zugelassen).
2.3. Schaffung eines Fahrradangebots bei mindestens 20 kooperierenden
Fahrradfachhändlern bzw. Filialen im Kreisgebiet des Wetteraukreises und
im Umkreis von 15 Kilometern um den Landkreis herum sowie bei Online-
Fachhändlern.
2.4. Bereitstellung von Finanzierungen/Leasing und die organisatorische und
prozessuale Einbeziehung der Leasinggesellschaft in die
Leistungsbeziehung.
2.5. Der Auftragnehmer muss eine Vollkaskoversicherung mit der Möglichkeit
vollständiger Inklusion aller Serviceleistungen / Ersatzteile für Inspektion
und Verschleiß anbieten. Grundsätzlich ist eine dem Schutzniveau der UVV-
Prüfung entsprechende jährliche Untersuchung zu inkludieren.
2.6. Bereitstellung von - für den Auftraggeber kostenlosen - Lösungen bei
vorzeitiger Beendigung des Leasingvertrags (z. B. bei Krankheit, Todesfall,
Kündigung der/des Beschäftigten des Auftraggebers, Renteneintritt).
2.7. Kommunikation des Angebots im Unternehmen des Auftraggebers
(Zurverfügungstellung von Informationsmaterial, Landingpage u.s.w.)
2.8. Für den Auftraggeber steht ein Ansprechpartner (Außendienstmitarbeiter)
des Auftragnehmers zur Verfügung.
2.9. Der Auftragnehmer ist inhaltlicher Ansprechpartner für alle teilnehmenden
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Beschäftigten. Hierfür stellt er verschiedene Kommunikationskanäle wie E-
Mail und Telefon zur Verfügung, die werktags mindestens von 9.00 Uhr bis
15.00 Uhr erreichbar sind.
2.10. Der Auftragnehmer stellt eine internetbasierte Plattform zur Verfügung,
auf der die Prozesse digital abgewickelt werden. Die Funktionalitäten des
Onlineportals sind bis zur Beendigung des letzten Einzelleasingvertrages
zur Verfügung zu stellen. Einzelleasingverträge dürfen bis zum Ende der
maximalen Laufzeit des Rahmenvertrages abgeschlossen werden und sind
bis zu deren Vertragsende nach 3 Jahren vom Auftragnehmer vollständig
im Sinne der Leistungsbeschreibung zu bedienen.
- Fahrradbestellung
Grundsätzlich können alle am Markt verfügbaren Fahrradmodelle mit
Straßenzulassung entsprechend der StVZO im Rahmen des Dienstradleasings
ausgewählt werden. Dies umfasst auch Pedelecs, ausgeschlossen sind S-
Pedelecs. Die Beschäftigten sollen darüber hinaus die Möglichkeit haben,
leasingfähiges Zubehör in das Leasing miteinzubeziehen.
Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten:
3.1. Die Anschaffungskosten für ein Fahrrad einschließlich allen fest mit dem
Fahrrad verbundenen Zubehörs zzgl. Umsatzsteuer dürfen maximal
7.000,00 € nicht übersteigen, dürfen aber 500,00 € nicht unterschreiten.
Maßgeblich für den Preis des Fahrrads ist die unverbindliche
Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers
einschließlich der Umsatzsteuer. Die Fahrräder können vom
Beschäftigten sowohl individuell zusammengestellt als auch mit
entsprechendem Zubehör ausgestattet werden, soweit es sich hierbei
um leasingfähiges Zubehör handelt. Zum leasingfähigen Zubehör zählen:
Gepäckträger, Schutzbleche, Rückspiegel, Beleuchtung, Fahrradschloss,
Gangschaltung, Akku mit erhöhter Reichweite, Kindersitz.
3.2. Die Vertragslaufzeit der Einzel-Leasingverträge beträgt stets 36 Monate
(fix). Auch über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung hinaus bleibt der
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Auftragnehmer verpflichtet, die vertraglichen Verpflichtungen im
Zusammenhang mit den Einzelleasingverträgen bis zu deren jeweiligem
Ende fortzuführen.
3.3. Es kann pro Beschäftigen/r maximal ein Fahrrad zeitgleich zur Nutzung
überlassen werden.
3.4. Die Nutzung des Dienstrades ist auch für Ehegatten, Lebensgefährten oder
mit dem Nutzer / der Nutzerin in häuslicher Gemeinschaft lebende
Angehörige gestattet. Etwaige Versicherungen haben diesen Nutzerkreis
abzubilden.
3.5. Die Einzelleasingverträge sowie die Überlassungsverträge sind von dem
späteren Auftragnehmer zu entwickeln und zu stellen. Die
Einzelleasingverträge sollen den Brutto-Leasingbetrag (inkl. MwSt)
ausweisen. Sowohl Einzelleasing- wie auch Überlassungsvertrag dürfen den
Vorgaben des Rahmenvertrages sowie dieser Leistungsbeschreibung nicht
widersprechen.
3.6. Der Mitarbeitende des Wetteraukreises wählt bei dem Fachgeschäft seiner
Wahl das gewünschte Fahrrad aus (keine Provision vom Fachhandel). Der
Fachhändler leitet den nachfolgenden Leasingprozess ein und nutzt hierfür
das Online-Tool.
3.7. Der Auftragnehmer beschränkt den Zugang zu dem Angebot nicht auf
bestimmte Marken oder Hersteller. Es sollen auch preislich reduzierte
Fahrräder bzw. Fahrräder von Preisaktionen geleast werden können. Es sind
nur Fahrräder und Pedelecs bis 25 km/h zulässig. Ausgeschlossen werden
S-Pedelecs.
3.8. Es gibt für den Auftraggeber keine Mindestabnahme, auch entstehen weder
dem Auftraggeber noch den Mitarbeitenden neben der Leasingrate und den
Kosten für den Versicherungsschutz zusätzliche Gebühren oder Beiträge.
Kosten, die bei der Rückgabe des Rades entstehen und nicht auf
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vertragswidrige Nutzung zurückzuführen sind, sind durch den
Auftragnehmer zu tragen.
3.9. Die Übergabe des Fahrrades erfolgt durch den ausgewählten Händler an die
Beschäftigten. Die Übergabe wird digital über das Online-Tool quittiert und
dokumentiert.
3.10. Der Auftragnehmer muss ein zur Auftragsdurchführung geeignetes
Händlernetz im Wetteraukreis und in einem Radius von 15 km um den
Landkreis herum aufweisen und eine Bestellung über den Online-
Fahrradfachhandel zulassen.
- Online-Tool / Bestellprozess und laufende Verwaltung
Die administrative Abwicklung erfolgt ausschließlich über ein online-Portal.
4.1. Das Portal muss den allgemein gültigen datenschutzrechtlichen
Anforderungen entsprechen. Nichtöffentliche Daten müssen verschlüsselt
übertragen werden.
4.2. Es ist eine einfache, intuitive Bedienung zu gewährleisten, die eine
selbständige Steuerung und Bedienung durch den Anwender ermöglicht.
Das gilt sowohl für die Abwicklung der Bestellprozesse, die Meldung von
Schäden und Störfällen etc.
4.3. Der Auftraggeber soll sämtliche Vorgänge, insbesondere sämtliche
Leasingverträge nebst aller zugehörigen Daten und Unterlagen jederzeit
einsehen und administrieren können. Auch das Störfallmanagement wird im
Portal abgebildet und ist von allen Bevollmächtigten des Auftraggebers
einsehbar. Sollte das bei Vertragsabschluss noch nicht zur Verfügung
stehen, soll dies nach Rücksprache mit dem Auftraggeber nachgeholt
werden.
4.4. Das Tool muss Anträge und Statusinformationen zwischen Händlern, dem
Auftraggeber, dem Auftragnehmer und den Beschäftigten abbilden. Die
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Freigabe bei Abschluss des Leasingvertrages erfolgt (nach Prüfung aller
intern festgelegten Kriterien des Auftraggebers) über das Online-Tool
ausschließlich durch einen Bevollmächtigten des Auftraggebers.
4.5 Das Online-Tool muss Unterlagen wie den Überlassungsvertrag, den
Einzelleasingvertrag sowie die Übernahmebestätigung automatisch
generieren. Des Weiteren muss das Portal die Möglichkeit bieten, bestimmte
Grundeinstellungen vornehmen zu können (welche Fahrradtypen sind
erlaubt, Preisspanne etc.) Bei Überschreitung der Preisobergrenze wird der
Prozess automatisch gestoppt bzw. es erfolgt ein Hinweis.
Im Falle einer Änderung des Tarifvertrages und/oder der sonstigen in
diesem Zusammenhang zu beachtenden rechtlichen Grundlagen hat der
Auftragnehmer die Parameter auf Anforderung des Auftraggebers zu ändern.
4.6. Der Auftraggeber muss jederzeit die Möglichkeit haben, die Vorlage für den
Überlassungsvertrag abändern zu können.
4.7. Der Auftraggeber hat jederzeit eigenständig Einblick in laufende Verträge
über das Online-Tool. Folgende Daten müssen mindestens abrufbar sein:
Endtermin des Leasingvertrages, Name und Nummer der Beschäftigten,
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fahrradtyp, Vertragsnummer,
Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und Bruttobetrag.
- Leasing
Der Auftragnehmer bindet zur Finanzierung des Dienstradleasings
gegebenenfalls eine Leasinggesellschaft ein.
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass dem Auftraggeber monatlich eine
Übersicht über die in diesem Monat geschlossenen Einzelleasingverträge in
digitaler Form erhält oder dass der Auftraggeber sich eine solche Datei aus
dem Onlineportal jederzeit selber ziehen kann. Aus dieser Übersicht ergeben
sich alle für die Lohnbuchhaltung relevanten Informationen (Beschäftigte(r),
Leasingrate, Versicherungsrate, etc.).
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- Gewährleistung / Wartung / Inspektion / Reparatur
6.1. Für das Leasingobjekt gelten die Gewährleistungsbedingungen und
fabrikatsgebundenen Garantiebestimmungen uneingeschränkt. Der
Auftragnehmer unterstützt den Mitarbeitenden während der Laufzeit des
Einzelleasingvertrages bei der Durchsetzung von Gewährleistungs- und
Garantieansprüchen.
6.2. Bestandteil eines jeden Leasingvertrages muss auch ein Inspektions- und
Wartungsvertrag sein. Gegenstand dieses Inspektions- und
Wartungsvertrages müssen mindestens eine jährliche Inspektion durch
einen Sachkundigen zur Feststellung der Verkehrssicherheit sowie
Reparatur- und Wartungsbedürftigkeit sein. Kleinere
Instandhaltungsarbeiten sind dabei im Rahmen der Inspektion enthalten.
Der Auftragnehmer hat die monatlichen Kosten für diesen
Inspektionswartungsvertrag als Von-Hundert-Satz bezogen auf den Brutto-
Kaufpreis des Fahrrades verbindlich anzugeben.
6.3. Über den obligatorischen Inspektions- und Wartungsvertrag hinaus sollen
die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, einen „Full-Service-
Wartungsvertrag“ abzuschließen. Dieser muss mindestens einen
kostenlosen Austausch von Verschleißteilen bis zu einer Kostengrenze von
75€ brutto pro Vertragsjahr des berechtigten Mitarbeitenden abdecken.
Die über die für den obligatorischen Inspektions- und Wartungsvertrag
notwendigen Kosten des Full-Service-Wartungsvertrages sind von dem
Mitarbeitenden selbst im Rahmen der Gehaltsumwandlung zu tragen. Der
Preis für den Full-Service-Wartungsvertrag ist als monatlicher Von-
Hundert-Satz bezogen auf den Brutto-Kaufpreis des Fahrrades gesondert
anzugeben.
- Leasingende / Rückgabe vor Ablauf der Leasinglaufzeit
7.1. Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung durch den
Beschäftigten und eine Rückgabe des Fahrrads während des vorab
definierten Nutzungszeitraums ist grundsätzlich nicht möglich.
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7.2. Nur in begründeten Ausnahmefällen (sog. Störfall) besteht die Möglichkeit
einer vorzeitigen Rückgabe und damit auch der vorzeitigen Beendigung des
Einzelleasingvertrages.
Störfälle während des Leasingzeitraums sind insbesondere:
a. Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses vor Vertragsbeendigung
b. Gebrechen/Krankheit des Beschäftigten, das ihn dauernd an der Nutzung
des Fahrrades hindert
c. Mutterschutz / Elternzeit
d. Wegfall der Berechtigung zur Teilnahme am Leasingmodell
e. Renteneintritt
f. Todesfall
g. Langfristige Arbeitsunfähigkeit (Wegfall der Entgeltfortzahlung sowie
möglichst bei gravierenden Veränderungen der privaten Lebenssituation
des Mitarbeitenden)
7.3. Der Auftragnehmer muss eine anzahl- bzw. mengenmäßig nicht begrenzte,
kostenlose Rückgabemöglichkeit in den sog. Störfällen anbieten und durch
eine Leasingratenausfallversicherung so abdecken, dass dem Wetteraukreis
als Arbeitgeber keine Kosten durch die oben genannten Störfälle entstehen.
In diesen Fällen ist das Fahrrad vom Auftragnehmer zurückzunehmen.
- Leasingende / Rückgabe nach Ablauf der Leasinglaufzeit
8.1. Nach Ablauf der Laufzeit der jeweiligen Leasingverträge werden die
Fahrräder durch die Mitarbeitenden an den ausliefernden
Fahrradfachhändler zurückgegeben. Sollte der Händler nicht mehr
bestehen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, einen anderen Händler in
unmittelbarer Umgebung für die Rückgabe zu benennen oder beim
Mitarbeiter kostenfrei abzuholen. Die Rückgabe wird digital über das Online-
Tool quittiert und dokumentiert.
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8.2. Sollte der Auftragnehmer der/dem Beschäftigten nach Ablauf der 36
Monate (Leasingzeit) ein Angebot zur Übernahme des Fahrrads machen,
sorgt der Auftragnehmer für die Übermittlung dieses Angebots an die/den
Beschäftigten. Der Auftraggeber ist in den Prozess zum Laufzeitende nicht
eingebunden. Ein Anspruch auf Kauf des Fahrrads durch den Auftraggeber
oder den Beschäftigten nach Ende der Einzel-Vertragslaufzeit wird nicht im
Voraus vertraglich vereinbart.
- Umfang und Mengen
Der Wetteraukreis hat rd. 1700 Beschäftige. Seit dem Start des Fahrradleasings
im Jahr 2023 haben rund 170 Tarifbeschäftigte einen Einzelleasingvertrag
abgeschlossen.
Sofern zu einem späteren Zeitpunkt auch eine Gehaltsumwandlung für die
Beamtenschaft (ca. 120 Personen) durch den Gesetzgeber zugelassen werden
sollte, ist eine Ausdehnung auf diesen Personenkreis vorzusehen.
Der Auftragnehmer legt keine Mindestabnahmemenge an geleasten Fahrrädern
fest. Die Inanspruchnahme des Angebots zur Nutzung des Dienstrads ist für die
Bediensteten freiwillig. Es bestehen daher keinerlei Abnahmeverpflichtungen.
Die angegebenen Mengen entsprechen lediglich der Schätzung der vermutlich zu
beziehenden Mengen.
- Zuschlagskriterien
Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis, bewertet auf der Grundlage von Preis und den nachstehenden Qualitätskriterien:
| KRITERIUM | GEWICHTUNG | |||
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| 1 | Preis | 40 | ||
| 2 | Service · Fachhändler im Wetteraukreis · Arbeitgeberausfallschutz | 60 |
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Die detaillierten Anforderungen sowie Erläuterungen sind dem beigefügten
Formblatt zu entnehmen.
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