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Teil B - Leistungsbeschreibung
zum Vergabeverfahren
Kommunikationslösung für
25.000 Personen im
Bildungsbereich (Lehrermail)
(12908)
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Brandenburgischer IT-Dienstleister
Land Brandenburg vertreten durch das Ministerium der Justiz und für Digitalisierung, dieses vertreten durch den
Brandenburgischer IT-Dienstleister Steinstraße 104 - 106 14480 Potsdam
Version 1.0 vom 15. September 2026
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Kommunikationslösung für 25.000 Personen im Bildungsbereich (Lehrermail) (12908)
Inhalt
1 Einleitung 4
2 Ausschreibungsgegenstand 5
2.1 Ausgangssituation und Zielstellung 5
2.2 Projekt zur Einführung der neuen Groupware- und E-Mail Lösung OX8 5
2.2.1 Projektplan 5
2.2.2 Anpassung und Integration 6
2.3 Customizing der Lösung 7
2.4 Stufenweise Migration von Daten und Inhalten und temporärer Parallelbetrieb 7
3 Schulung, Unterlagen und Handbücher 7
3.1 Schulungen 7
3.2 Bedienungsanleitungen und Schulungsvideos (vorbereitende Schulungsunterlagen) 8
3.3 Systemdokumentation 8
4 Wartung und Betrieb 8
5 Software 9
6 Beratungs- und Unterstützungsleistungen 9
7 Beschreibung des Anwendungs-/ Einsatzbereiches 9
8 Rahmenbedingungen 11
8.1 Gesetzliche und verwaltungsrechtliche Rahmenbedingungen 11
8.2 Organisatorische Rahmenbedingungen 11
8.2.1 Projektphase 11
8.2.2 Betriebsphase 12
8.3 Verantwortung 12
Hinweis: Sofern in diesem Dokument und in allen Anlagen Begriffe wie „Mitarbeiter“, „Anwender“ o. ä. verwendet, so geschieht dies ohne Diskriminierungsabsicht und sie gelten für alle Geschlechter gleichermaßen.
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1 Einleitung
Im Jahr 2019 wurde im Auftrag des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport (im Folgenden MBJS genannt) auf Basis der Produkte Univention UCS und Univention UCS@School eine komplexe IT- Infrastruktur aufgebaut, bestehend aus einem zentralen Identitätsmanagement-System, im Folgenden als IDM bezeichnet, und der Groupware- und E-Mail-Lösung Open Xchange vom gleichnamigen Hersteller, im Folgenden als OX bezeichnet. Es wurde eine umfangreiche Kommunikationslösung für 20.000 Lehrkräfte an Schulen in öffentlicher Trägerschaft im Land Brandenburg geschaffen. Die in UCS und UCS@School abgebildeten Schulen in Form von separaten Schul-OUs bilden die Grundlage für die in OX eingerichteten Contexte. Jede Schule ist somit einem separatem Context in OX zugewiesen. Das Anlegen, Ändern und Löschen von Accounts im IDM, erfolgt über die vom MBJS entwickelten Fachverfahren
Nach mehreren Jahren des Betriebs, ist es aufgrund des Lifecycles von OX erforderlich, dass auf die aktuelle Version 8 gewechselt werden muss. Mit dem Wechsel auf OX 8 bedarf es einer umfangreichen Änderungen am UCS OX Connector und an der IT-Infrastruktur. Die Version OX 8 setzt Docker-Laufzeitumgebungen voraus, die mit der bestehenden IT-Infrastruktur nicht gegeben sind. Es ist nicht möglich die Software im bestehenden System einfach zu aktualisieren. Das MBJS beabsichtigt deshalb die Groupware- und E-Mail-Lösung für Lehrkräfte auf Basis von OX zukünftig als SaaS-Lösung durch einen Anbieter betreiben zulassen. Dabei sollen die Nutzerkonten im vorhandenen IDM weiterhin die Grundlage für die E-Mail-Postfächer bilden und die bestehenden Prozesse zur Provisionierung beibehalten werden. Es soll lediglich der Mail-Stack der vorhandenen IT-Infrastruktur durch eine SaaS-Lösung ersetzt werden.
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2 Ausschreibungsgegenstand
2.1 Ausgangssituation und Zielstellung
Der Gegenstand dieser Ausschreibung umfasst die Beschaffung einer SaaS-Lösung, welche verschiedene Funktionen und Leistungen umfasst. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung einer umfangreichen digitalen Kommunikationslösung auf Basis von OX 8. Das MBJS sucht nach einem erfahrenen Auftragnehmer, der in der Lage ist, eine entsprechende Lösung auf Basis von OX 8 bereitzustellen und dabei die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse einer Landeslösung für das Land Brandenburg in punkto hohe Sicherheitsstandards (BSI Grundschutz), Datenschutzkonformität (DSGVO), Integrität, Flexibilität und Skalierbarkeit zu erfüllen. Für OX liegen bereits gültige Lizenzen sowie Support Subscriptions für 23.000 Nutzer mit einer Laufzeit bis 31.07.2029 vor. Diese vorhandenen Lizenzen und Subscriptions sind bei der Angebotsabgabe durch die Bieter entsprechend zu berücksichtigen und in das Gesamtkonzept einzubinden. Ziel ist es, einen reibungslosen Übergang auf die neue Version von OX sicherzustellen.
Näheres zu den Rahmenbedingungen ist im Allgemeinen Teil (Teil A) geregelt.
2.2 Projekt zur Einführung der neuen Groupware- und E-Mail Lösung OX8
Im Rahmen des Projekts zur Einführung (Phase zwischen Vertragsschluss und Abnahme) der neuen Version von OX, stehen die Planung des Projektes, die Anpassung und Anbindung der Lösung an die bestehende Infrastruktur, die Schulung und Unterstützung der Fachadministrierenden, Support- und Projektmitarbeitenden im Mittelpunkt der Pflichten des Auftragnehmers, um einen reibungslosen Übergang und eine effektive Nutzung der neuen Lösung zu gewährleisten. Der Auftragnehmer wird daher umfassende Leistungen zur Einführung der Lösung bereitstellen, die speziell auf die Bedürfnisse dieser Zielgruppen zugeschnitten sind. Nachfolgend sind die Hauptpunkte dieser Einführung aufgeführt.
2.2.1 Projektplan
Nach Zuschlagserteilung wird der Auftragnehmer innerhalb der ersten Woche unter Mitwirkung des MBJS einen detaillierten Projektplan erstellen, der alle Schritte der Einführung, einschließlich der Ersteinrichtung, des Customizings der Lösung und der Migration umfasst. Dieser Projektplan wird einen Zeitplan mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Ressourcenzuweisungen enthalten, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und effizient durchgeführt wird.
Wöchentliche Statusupdates und Fortschrittsberichte werden während des gesamten Projekts im Rahmen der Jour fixes bereitgestellt, um die Transparenz und Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten.
Zudem ist der Auftragnehmer verpflichtet, bis zum Abschluss der Einführung eine(n) Projektleitende(n) zu stellen, der für die Koordination, Überwachung und erfolgreiche Durchführung des Projekts auf Auftragsnehmerseite verantwortlich ist.
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2.2.2 Anpassung und Integration
Ein wichtiger Bestandteil des Auftrags liegt in der Anpassung der bestehenden Lösung dahingehend, dass der aktuelle E-Mail Stack durch die vom Auftragnehmer bereitgestellte E-Mail-Lösung als SaaS abgelöst wird. Ein besonderes Augenmerk legt das MBJS auf die Bereitstellung der Schnittstelle über die die Provisionierung, die Aktualisierung und die Löschung von Nutzeraccounts inklusive deren Postfächer erfolgt.
Die bereits etablierten Prozesse und Mechanismen müssen beibehalten werden, so dass die Nutzerverwaltung vollumfänglich wie bisher über die IT-Fachverfahren des MBJS im zentralen IDM auf Basis von UCS und UCS@School erfolgt. Auf Seiten von UCS und UCS@School kommunizieren die Fachverfahren vom MBJS über die im IDM implementierte UCS@school Kelvin REST API.
Die Synchronisierung der Nutzeraccounts, Gruppen, OX-Contexten sowie der OX-Zugriffsprofile, erfolgte bisher über den von Univention entwickelten und im IDM implementierten UCS OX Connector der mit der SOAP-API auf Seiten der OX App Suite kommuniziert. Der UCS OX Connector ist die Schnittstelle zwischen UCS und der OX App Suite. Werden z.B. Nutzer in UCS angelegt, werden über den OX-Connector gleichzeitig auch OX-Accounts erstellt. Dabei werden relevante Attribute wie Name, E-Mail-Adresse, Quota, Rollen und OX- spezifische Einstellungen übernommen. Ist die OX App Suite für den UCS OX-Connector nicht erreichbar, werden die Änderungen zwischengespeichert und werden nachgereicht, sobald die OX App Suite wieder erreichbar ist.
Sofern die vom Auftragnehmer bereitgestellte SaaS-Lösung die Standard SOAP-Schnittstelle der OX App Suite zur Verfügung stellt, kann wie bisher die Provisionierung über den UCS OX Connector erfolgen.
Wird vom Auftragnehmer zur Anbindung an OX hingegen eine andere Schnittstelle als die Standard SOAP-Schnittstelle bereitgestellt, so muss diese HTTPS gemäß dem aktuellen TLS-Standard unterstützen und sämtliche Kommunikation ausschließlich über HTTPS abwickeln. Des Weiteren muss der Auftragnehmer auf Seiten des MBJS einen entsprechenden Connector implementieren, der den UCS OX Connector ersetzt und dessen Aufgabe übernimmt, so dass einerseits die Kommunikation mit dem IDM weiterhin wie bisher gewährleistet ist und andererseits die Anbindung an die SaaS-Lösung des Auftragnehmers darüber erfolgt. Es sind entsprechende Monitoringwerkzeuge zur Überwachung der Funktionsfähigkeit des separaten Connectors bereitzustellen. Der separat zu implementierende Connector muss über die Laufzeit hinweg dauerhaft vom Auftragnehmer supportet und mit entsprechenden Updates versorgt werden, sofern sich an den Schnittstellenspezifikationen etwas ändert. Die Systemstabilität muss konstant im Rahmen definierter SLAs gewährleistet werden. Der separate Connector muss Bestandteil des Angebots sein.
Der Auftragnehmer wird die Ersteinrichtung der Lösung vornehmen, einschließlich der Konfiguration der Schnittstellen und den grundlegenden Einstellungen gemäß den Anforderungen des MBJS. Dabei werden die Fachadministrierenden, Support- und Projektmitarbeitenden aktiv in den Prozess eingebunden, um sicherzustellen, dass ihre spezifischen Anforderungen und Präferenzen berücksichtigt werden.
Das MBJS gewährleistet die technische Betreuung für die notwendigen DNS-Konfigurationen und Konfigurationen im IDM für die Schnittstellen (Mitwirkungsleistungen).
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2.3 Customizing der Lösung
Der Auftragnehmer wird Customizing-Leistungen anbieten, um die SaaS-Lösung an die individuellen Bedürfnisse und Prozesse des MBJS und der Bildungseinrichtung (Bedarfsträger) anzupassen. Neben der initialen Anpassung des Farbschemas sowie der Vorgabe einer Standardsprache für Benutzeroberflächen an das Corporate Design, sollen im Dashboard nur die Anwendungen (Apps) E-Mail, Kalender, das Adressbuch, das Portal und Aufgaben zur Verfügung stehen. Nach der Anmeldung an der OX App Suite soll sich für die Nutzer als erstes das E-Mail-Programm öffnen. Über die gesamte Laufzeit des Vertrages, sollen weitere Anpassungen vom Auftraggeber beim Auftragnehmer auf Vergütungsbasis und nach Aufwand gebucht werden können, um eine optimale Nutzung der Lösung zu gewährleisten.
2.4 Stufenweise Migration von Daten und Inhalten und temporärer Parallelbetrieb
Der Auftragnehmer wird die Migration von vorhandenen Daten und Inhalten aus dem bestehenden E-Mail-Stack mit installierter OX App Suite des MBJS durchführen (ca. 23.000 Accounts und Postfächer). Die Migration der E-Mail-Postfächer wird stufenweise in den Rolloutprozess integriert, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und sicherzustellen. Bis zum vollständigen Abschluss der Migration ist ein Parallelbetrieb von der bisherigen E-Mail- Infrastruktur und der neuen SaaS-Lösung notwendig um den Empfang und den Versand von E-Mails unter der E-Mail-Domain @lk.brandenburg.de zu gewährleisten. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, die erforderlichen technischen Maßnahmen (inkl. ausreichende Speicherkapazitäten) für die parallele Nutzung bis zum Abschluss der Migration umzusetzen. Gemeinsam mit dem MBJS werden die technischen Details der Migration und des Parallelbetriebes erörtert und getestet, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.
Das MBJS gewährleistet die technische Betreuung, Anpassung von DNS-Konfiguration, Freischaltung von Schnittstellen und Bereitstellung benötigter Daten der bestehenden Lösung (Mitwirkungsleistungen), während die erfolgreiche Durchführung der Migration in der Verantwortung des Auftragnehmers liegt.
3 Schulung, Unterlagen und Handbücher
3.1 Schulungen
Der Auftragnehmer wird in der Einführungsphase Schulungen für Fachadministrierende und Projektmitarbeitende durchführen. Ziel ist es, einen umfassenden Einblick in die Administration der OX SaaS-Lösung zu ermöglichen. Bei den Projektmitarbeitenden handelt es sich um Mitarbeiter des MBJS und seiner Partner, die die Einführung und den Rollout im Rahmen der Mitwirkungsleistungen des MBJS begleiten.
Je nach Bedarf und insbesondere bei funktionalen Anpassungen von OX bzw. der angebotenen SaaS-Lösung, werden aufbauende Administrator- und Anwenderschulungen für Supportmitarbeiter des MBJS durch den Auftragnehmer angeboten.
Schulungen werden inhaltlich mit dem Auftraggeber abgestimmt. Es wird der Aufwand zur Vorbereitung und Durchführung der Schulung auf Nachweis vergütet. Die erarbeiteten Schulungsunterlagen werden dem Auftraggeber in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die Schulungen finden in der Regel remote statt. Soweit Schulungen vor Ort vereinbart werden, gelten die Bedingungen zu Reisekosten.
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3.2 Bedienungsanleitungen und Schulungsvideos (vorbereitende Schulungsunterlagen)
Der Auftragnehmer wird umfassende rollenspezifische Schulungsunterlagen in Form von Bedienungsanleitungen und Schulungsvideos zu allen nutzbaren Funktionen bereitstellen, um den Anwendern eine flexible und individuelle Schulung zu ermöglichen.
3.3 Systemdokumentation
Der Auftragnehmer wird eine Systemdokumentation erstellen, die eine umfassende Beschreibung der Systemarchitektur, der Konfigurationseinstellungen, der Schnittstellen und anderer technischer Details enthält. Weiterhin erstellt der Auftragnehmer ein IT-Sicherheitskonzept nach BSI-Standard und stellt dieses dem MBJS zur Verfügung.
4 Wartung und Betrieb
Wartung und Betrieb von OX erfolgt durch den Auftragnehmer. Wartungen und Aktualisierungen werden in direkter Kommunikation zwischen Auftragnehmer und MBJS geplant.
Der Auftragnehmer wird einen umfassenden Wartungs- und Betriebsdienst für seine angebotene Lösung bereitstellen, um sicherzustellen, dass OX kontinuierlich auf höchstem Niveau betrieben wird. Dies umfasst die kontinuierliche Überwachung der Systemleistung, Fehlererkennung und - behebung sowie die Optimierung der Lösung für maximale Leistung und Verfügbarkeit. Erforderliche Wartungsarbeiten werden nach einem mit dem Auftraggeber abgestimmten Zeitplan durchgeführt.
Der Auftragnehmer wird in Abstimmung mit dem MBJS neue Programmstände (Sicherheitsupdates, Patches usw.) einspielen, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren und die Integrität der Lösung zu gewährleisten.
Ist die Bereitstellung einer separaten Schnittstelle durch den Auftragnehmer beim Auftraggeber erforderlich, ist diese ebenfalls im Wartungs- und Betriebsdienst zu berücksichtigen.
Funktionale Änderungen oder Anpassungen an der bereitgestellten SaaS-Lösung von der OX App Suite, wird der Auftragnehmer dem MBJS vorab in einer Testumgebung bereitstellen, in der alle funktionellen Anpassungen vorgenommen und getestet werden können. Diese Testumgebung von OX ermöglicht es den Administratoren und technischen Mitarbeitern des MBJS, die Auswirkungen der geplanten Anpassungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Erwartungen entsprechen. Nach Abschluss der Anpassungen werden umfassende Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Funktionen ordnungsgemäß funktionieren und keine unerwünschten Auswirkungen auf die Lösung haben. Erst nach erfolgreichen Tests und Genehmigung durch das MBJS werden die Anpassungen in die Live-Umgebung übertragen und für die Nutzung freigegeben. Grundsätzlich spiegelt die Testumgebung von OX den aktuellen funktionalen und technischen Stand der Produktivumgebung wider. Die Test-umgebung wird an die bestehende Testumgebungsinfrastruktur des MBJS angebunden. Die Schnittstelle bilden dabei wiederum der UCS OX Connector, wenn beim Auftragnehmer die SOAP-API in der OX App Suite bedient werden kann. Bei einer erforderlichen Implementierung einer individuellen Schnittstelle, muss diese in der Testinfrastruktur beim MBJS berücksichtigt und einkalkuliert werden. Ferner sind auf Seiten des Auftragnehmers auch die OX Lizenzen für die Testumgebung mit einzukalkulieren. Die Konfiguration und die Integration der Schnittstellen wird analog der Produktivumgebung umgesetzt. Die bereitgestellte Testumgebung muss nicht die Leistungsfähigkeit und Verfügbarkeit der Produktivumgebung gewährleisten.
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Bei Bedarf können auf Vergütungsbasis und nach Aufwand zwischen dem MBJS und dem Auftragnehmer Meetings abgehalten werden, um aktuelle Betriebsfragen, Herausforderungen, Fortschritte und mögliche Verbesserungen zu erläutern. Es ist vom Auftragnehmer ein Ansprechpartner zu benennen.
Der Auftragnehmer wird das MBJS unverzüglich über alle IT-Sicherheitsvorfälle und Datenschutzvorfälle in Textform unterrichten. Weiterhin wird der Auftragnehmer bei der Aufklärung und ggf. Behebung sowie Nachsorge unterstützen. Soweit der Vorfall durch den Auftragnehmer verursacht wurde, entstehen für das MBJS keine Kosten.
5 Software
Das MBJS verfügt bis 31.07.2029 über gültige Lizenzen inklusive eines Premium Supports auf Basis des OX Academic Stacks mit der OX App Suite und OX Dovecot Pro für 23.000 Lehrkräfte. Im Zuge der Umstellung auf eine SaaS-basierte Bereitstellung soll sichergestellt werden, dass bereits vorhandene Lizenzen und laufende Wartungsverträge des MBJS mit dem Softwarehersteller angemessen berücksichtigt werden. Der Auftragnehmer hat ein Konzept zur schrittweisen Ablösung der bisherigen Lizenzen vorzulegen, dass eine wirtschaftliche Nutzung bis zum Abschluss der Migration gewährleistet. Ziel ist es, doppelte Kosten nur in einem vertretbaren, zeitlich begrenzten Rahmen entstehen zu lassen.
Das vom Auftragnehmer bereitgestellte OX 8 muss neben dem Webclient mit E-Mail, Adressbuch und Kalender auch den OX Guard zur einfachen Verschlüsselung von Nachrichten sowie CardDAV und CalDAV zur Synchronisation von Kontakten und Kalenderinformationen anbieten.
6 Beratungs- und Unterstützungsleistungen
Für sich ändernde Anforderungen hinsichtlich der Konfiguration und dem Customizing der Lösung, können auch nach der Abnahme der Initiallösung, Beratungs- und Unterstützungsleistungen optional über den kompletten Vertragszeitraum durch das MBJS beim Auftragnehmer auf Vergütungsbasis nach Aufwand gebucht werden.
7 Beschreibung des Anwendungs-/ Einsatzbereiches
Auf Basis von UCS und UCS@School wird vom MBJS ein zentrales Identitätsmanagement-System (IDM) betrieben. Im IDM werden die Daten aller Lehrkräfte des Landes verarbeitet. Dabei bildet jede Schule eine separate OU im zugrundeliegenden Verzeichnisdienst in der die Informationen zu Nutzerkonten gespeichert werden. Die Provisionierung und Verwaltung der Nutzerkonten im IDM erfolgt über die IT-Fachverfahren des MBJS. Als Schnittstelle dient die in UCS und UCS@School implementierte UCS@school Kelvin REST API. Dabei werden alle Änderungen an den Nutzerobjekten sofort übernommen. Zeitgleich müssen diese Änderungen auch von OX in der SaaS-Lösung
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übernommen werden. Diesbezüglich wurde vom Hersteller in UCS der OX-Connector implementiert, sofern auf Seiten der angebotenen SaaS-Lösung von OX die Standard SOAP Schnittstelle bereitgestellt wird.
Wird auf Seiten des Auftragnehmers für die SaaS-Lösung von OX eine individuelle Schnittstelle bereitgestellt, so muss diese HTTPS gemäß dem aktuellen TLS-Standard unterstützen und sämtliche Kommunikation ausschließlich über HTTPS abwickeln. Des Weiteren muss der Auftragnehmer auf Seiten des MBJS ein entsprechenden Connector bereitstellen, der den UCS OX-Connector ersetzt und deren Aufgabe übernimmt, so dass einerseits die Kommunikation mit dem IDM weiterhin wie bisher gewährleistet ist und andererseits die Anbindung an die SaaS-Lösung des Auftragnehmers darüber erfolgt.
Die Authentifizierung der Anwender muss über das zentrale Schulportal Brandenburg via Single- Sign-on (SSO) erfolgen. Am Schulportal kann sich mit der E-Mail-Adresse als auch mit dem Anmeldenamen angemeldet werden. Die Anbindung erfolgt dabei über OpenID Connect (OIDC). Die Benutzer- sowie Rollen- und Rechtesteuerung wird fortlaufend auf Grundlage der Datenpflege in den IT-Fachverfahren des MBJS aktualisiert. Die Provisionierung der für den Betrieb notwendigen Daten und die Konfiguration der Postfächer muss über Schnittstellen durch das bestehende IDM des Landes erfolgen.
Über die Schnittstellen zwischen IDM und der SaaS-Lösung von OX müssen folgende Funktionen möglich sein
Anlegen von E-Mail-Postfächern für neue Benutzer (optional Funktionspostfächer) Deaktivieren von E-Mail-Postfächern für deaktivierte und gelöschte Benutzerkonten Löschen von E-Mail-Postfächern für gelöschte Benutzerkonten (optional Funktionspostfächer) Konfiguration und Pflege der Quotas für E-Mail-Postfächer Zugriffs- und Rechtesteuerung der Funktionspostfächer
Die E-Mailadressen unterliegt grundsätzlich folgender Namenskonvention und werden seitens der Fachverfahren vom MBJS so vorgegeben.
Vorname.Nachname@lk.brandenburg.de
Bei Personen mit gleichen Namen, wird an das Ende des Nachnamens eine fortlaufende Nummer gesetzt. Ferner hat jede Schule die Möglichkeit bis zu fünf zusätzliche Sekretariats E-Mail-Postfächer anzulegen. Das sind in der aktuellen Installation von OX keine Funktionspostfächer, die bestimmten Personen zugewiesen werden. Es sind Standard E-Mail Postfächer.
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Die Sekretariatspostfächer haben folgende Namenskonvention.
Sekretariat[optionale Nummer].[optionale Funktion].Schulnummer@lk.brandenburg.de
Neben der Nutzung von der OX App Suite 8 über einen Webbrowser, soll auch die Möglichkeit zur Nutzung der Progressive Web App (PWA) von OX auf mobilen Smartphones möglich sein. Um auch Standard E-Mail-Clients auf mobilen Endgeräten einrichten zu können, soll die OX SaaS- Lösung auch IMAP/SMTP unterstützen. IMAP/SMTP soll dabei aber nicht generell für alle Nutzer aktiviert werden, sondern bei Bedarf für einzelne Nutzer aktiviert werden können. Des Weiteren sollen sich die Passwörter von IMAP/SMTP zu denen des Single-Sign On mit dem Schulportal-Login zur OX App Suite unterscheiden (App-Passwörter).
8 Rahmenbedingungen
8.1 Gesetzliche und verwaltungsrechtliche Rahmenbedingungen
Insbesondere folgende gesetzliche und verwaltungsrechtliche Grundlagen in der jeweils geltenden Fassung sind bei der Erbringung der Leistungen vom Auftragnehmer einzuhalten:
- EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)
- Bundes Datenschutzgesetz (BDSG)
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
- Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG)
- Brandenburgisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG)
- Gesetz über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg (Brandenburgisches E- Government-Gesetz - BbgEGovG)
- IT-Grundschutz nach BSI-Standards
- IT Service Management-Prozesse auf der Basis der IT Infrastructure Library (ITIL)
- Leitlinie für die Informationssicherheit in der Landesverwaltung Brandenburg (Informationssicherheitsleitlinie)
Richtlinien und Handreichungen können auf Anfrage zur Erstellung der Angebote eingesehen werden.
8.2 Organisatorische Rahmenbedingungen
Der Auftragsgegenstand zur Einführung und Betrieb einer neuen Kommunikationslösung - Lehrermail unterscheidet zwei Phasen:
- Die Projektphase, abgeschlossen durch eine Abnahme, und anschließend
- die Betriebsphase
8.2.1 Projektphase
Die Projektphase hat zum Ziel, die Einführung der neuen Lösung, die Integration aller Module, die Migration der Daten, die Ablösung des Altsystems und den Go Live. In der Projektphase zu erbringende Dienstleistungen sind Architekturkonzeption, Integrationskonzeption, Migrationskonzeption mit Testmigration, Installation (Cloud), Konfiguration, Testmanagement, Schulungen, Changeover-Planung und Go Live Unterstützung.
Der Auftraggeber plant folgende Termine:
- 02 Wochen nach Vertragsschluss
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o Auftakt-Meeting mit Projektkernteam o Durchführung Feinplanung o Kickoff-Meeting mit Projektteam o Start Konzeptionsphase
- 04 Wochen nach Vertragsabschluss o Abschluss Konzeptionsphase o Start Migration- und Integrationsphase
- 06 Wochen nach Vertragsabschluss o Daten erfolgreich migriert o Integrationstests erfolgreich durchgeführt o Schulungen durchgeführt o Abschluss Integrationsphase o Start Produktivsetzungsphase
- 08 Wochen nach Vertragsabschluss o Dokumentationen vollständig o Die neue Lehrermailinfrastruktur ist produktiv Soweit möglich ist der Zeitplan in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu optimieren/kürzen.
8.2.2 Betriebsphase
Die Betriebsphase zielt auf die Sicherstellung eines stabilen, sicheren und performanten Betriebs sowie eine kontinuierliche mit dem Auftraggeber abgestimmte Weiterentwicklung ab. In der Betriebsphase zu erbringende Dienstleistungen sind der Betrieb (Cloud) mit Monitoring, Logging, Incident Management, Patch- und Release Management, Support (1st / 2nd / 3rd Level), Sicherheitsupdates, Penetrationstests, Betriebs- und Sicherheitsreviews.
Die Lehrermailinfrastruktur muss eine Fachadministration durch geschultes Fachpersonal der Bildungseinrichtungen erlauben. Ein Rechte- / Rollen-Konzept muss während der Projektphase durch den Auftragnehmer erarbeitet und nach Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Es ist unabdingbar, dass die Stabilität der Lösung gewährleistet ist. Dies betrifft insbesondere die (Daten-) Sicherung, die Wiederherstellung und den Wiederanlauf. Entsprechende SLAs werden vereinbart. Die Lehrermailinfrastruktur soll die Möglichkeit eines Monitorings (z.B. Ausgabe von Performance-Reports) bieten. Der Support des Systems muss über eine deutschsprachige Telefon-Hotline und über ein Ticket-System umgesetzt werden.
Die detaillierten Betriebsanforderungen und SLAs werden im EVB-IT-Cloud-Vertrag festgelegt. Die Muster liegen den Ausschreibungsunterlagen bei.
8.3 Verantwortung
Der Auftragnehmer muss für die gesamte Vertragslaufzeit mit Projekt- und Betriebsphase eine entscheidungsbefugte deutschsprachige Ansprechperson mit Stellvertretung bereitstellen. Für die Projektphase muss der Auftragnehmer eine deutschsprachige Projektleitung mit Stellvertretung bereitstellen.
Der Auftragnehmer hat darüber hinaus weitere fachlich qualifizierte Vertretungen vorzuhalten, sodass in einer länger als eine Woche geplanten Abwesenheit die Arbeiten in gleichbleibender Qualität fortgeführt werden können.
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Sollten während der Leistungserbringung andere Personen zum Einsatz kommen als mit dem Angebot angegebene Personen, sind diese dem Auftraggeber zu benennen und erneut Mitarbeiterprofile einzureichen. Es findet zunächst eine Eignungsprüfung durch den Auftraggeber statt. Der Auftraggeber behält sich vor, nicht geeignetes Personal abzulehnen.
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