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Ergänzende Vertragsbedingungen der Deutschen Bahn AG
und der mit ihr verbundenen Unternehmen für die
Qualitätssicherung bei der Beschaffung
(EVB Qualitätssicherung Beschaffung)
1 Allgemeines
(1) Für die Qualität erbrachter Leistungen und Lieferungen von Produkten, im Folgenden Pro- dukt genannt, einschließlich derer von Unterauftragnehmern (UAN), ist der Auftragnehmer (AN) verantwortlich. Insbesondere hat er die zur Sicherstellung der Qualität erforderlichen Prüfungen durchzuführen oder durchführen zu lassen. (2) Die Deutsche Bahn AG und die mit ihr verbundenen Unternehmen, nachfolgend DB ge- nannt, als Auftraggeber (AG) behalten sich das Recht vor, sich jederzeit an allen Stellen des Produktentstehungsprozesses ein Bild von der vertragsgemäßen Beschaffenheit der zu er- stellenden bzw. erstellten Produkte sowie von den vom AN getroffenen Qualitätssicherungs- maßnahmen (QS-Maßnahmen) zu verschaffen und, wenn notwendig, einzugreifen. Der AG darf hiermit auch einen Dritten beauftragen. (3) Die Verifizierung der Qualität der erbrachten Produkte des AN durch den AG entbindet den AN nicht von seiner Haftungs- und Mängelhaftungsverpflichtung. Eine Abnahme der Liefe- rung/Leistung bleibt davon unberührt. (4) Besonderheiten oder abweichende Regelungen bzw. Bezeichnungen für die Qualitätssiche- rung bei der Beschaffung im Schienenfahrzeugbereich sowie im Infrastrukturbereich werden in den einzelnen Abschnitten explizit benannt.
2 Art und Umfang der Qualitätssicherung durch den Auftragge-
ber
(1) Art und Umfang der QS-Maßnahmen sind abhängig sowohl von der Komplexität und Prüf- barkeit des Produktes als auch von der Qualitätsfähigkeit des AN. Auf Basis von Komplexität und Prüfbarkeit werden den Produkten in den jeweiligen Listen „Güteprüfpflichtige Produkte“ QS-Maßnahmen zugeordnet. Die Listen „Güteprüfpflichtige Produkte“ der DB werden Bestandteil des jeweiligen Vertrages. Die QS-Maßnahmen können z.B. Quality Gates, Methoden des Quality Engineerings, Her- stellerbezogene Produktqualifikation, Erstmusterprüfungen, Prozess- und Produktprüfun- gen, Fertigungsüberwachungen und Fertigprüfungen sowie Regelüberwachung umfassen. Die im Einzelfall erforderlichen QS-Maßnahmen regelt der Vertrag bzw. die Bestellung. Die Qualitätsfähigkeit der AN wird durch die Qualitätssicherung des AG festgestellt und ggf. überwacht. Dementsprechend erhalten die AN von der DB einen Qualitäts-Status (Q-Status) Q1, Q2 oder Q3. Für festgelegte Produkte oder Produktgruppen und Herstellungsprozesse hat der AN die herstellerbezogene Produktqualifikation (HPQ) nachzuweisen. (2) Die Einzelheiten zu Art und Umfang der QS-Maßnahmen in Abhängigkeit vom Produkt und Q-Status des AN werden in den jeweiligen Listen „Güteprüfpflichtige Produkte“ und/oder im Vertrag geregelt. Die Zuordnung der Prüfstufen bzw. Prüfklassen zu den Produkten und weitergehende Regelungen sind ebenfalls in den Listen „Güteprüfpflichtige Produkte“ der DB enthalten. Änderungen bedürfen der Schriftform und sind nach den Regeln für Leis- tungsänderungen des Vertrages zu behandeln. (3) Die Prüfungen des AN sowie die Verifizierung der Qualität (Herstellprozesse, Produkt) der erbrachten Produkte durch den AG richten sich nach den vertraglich festgelegten Bedingun- gen. Zur Verifizierung der Qualität können weitere Dokumente herangezogen werden, wie z.B. Pflichtenheft, Spezifikationen, DB Standards, Normen, UIC-Merkblätter,
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Zeichnungen sowie anerkannte Regeln der Technik. Bei Widersprüchen gelten vorrangig die vertraglich festgelegten Bedingungen. (4) Bei der Feststellung der vertragsgemäßen Beschaffenheit können durch die DB statistische Methoden angewendet werden. (5) Erfüllt der AN nicht die Anforderungen des AG an einen Q1-Lieferanten, kann eine Rückstu- fung, auch ohne vorheriges Audit, in den Status Q2 oder Q3 erfolgen. (6) Erhält der AN lediglich einen Status Q2 oder Q3 bzw. wird er auf einen dieser Status gemäß Absatz 5 zurückgestuft, hat der AN über die Bereitstellung von personellen und materiellen Ressourcen sicherzustellen, dass die vertraglichen Anforderungen an die Produkte entlang der gesamten Lieferkette eingehalten werden. Die Vergütung der daraus resultierenden Mehrauf- wendungen des AG regelt Abschnitt 6 Abs. 2. (7) Der Status Q 3 führt grundsätzlich zu einer Nichtberücksichtigung als Lieferant. In Ausnahme- fällen kann, unter Berücksichtigung besonderer QS-Maßnahmen, die zwischen AG und AN zu vereinbaren sind, eine Beauftragung erfolgen. Bei AN ohne Q-Status wird entsprechend einer Einstufung nach Q 3 verfahren.
3 Zusammenarbeit Auftragnehmer/Qualitätssicherung des Auftragge-
bers
(1) Zutritt Dem Qualitätsprüfer des AG ist innerhalb der Geschäfts- oder Betriebsstunden des Auftrag- nehmers Zutritt zu den Arbeitsplätzen, Werkstätten sowie Lager- und Prüfräumen etc. zu ge- währen, in denen die vertraglich vereinbarten Produkte oder Teile davon hergestellt, geprüft oder die hierfür bestimmten Materialien gelagert werden. Die Prüfungen können zu üblichen Geschäfts- bzw. Betriebszeiten angemeldet oder unangemeldet stattfinden. (2) Haftungsbeschränkungen Haftungsbeschränkungen des AN gegenüber dem AG bzw. gegenüber dem Qualitätsprüfer des AG sind für die Zeit seines Aufenthaltes im Betrieb des AN und ggf. in Betrieben der Unterlieferanten unzulässig und unwirksam. (3) Arbeitsschutz Beim erstmaligen Besuch eines Betriebes ist der Qualitätsprüfer des AG vor Tätigkeitsauf- nahme hinsichtlich der Gefahren für seine Sicherheit und Gesundheit aktenkundig einzuwei- sen. Die Einweisung ist regelmäßig zu wiederholen, mindestens jedoch jährlich, bei Verände- rungen der Gefahrensituation oder Unterweisungsschwerpunkte sowie längerer Arbeitsunter- brechung (mehr als drei Monate). Bei nicht ausreichenden Arbeits- und Gesundheitsschutz- maßnahmen kann der Qualitätsprüfer des AG die Aufnahme der Tätigkeit verweigern, ohne dass der AN Ansprüche aus dem Vertrag geltend machen kann. Ansprüche des AG bleiben hiervon unberührt. (4) Vertraulichkeit Alle bei der Besichtigung bzw. aus den Unterlagen erworbenen Kenntnisse und Informationen von Fabrikations- oder Geschäftsgeheimnissen werden innerhalb der Deutschen Bahn AG und deren verbundenen Unternehmen vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergege- ben. Offenlegungspflichten gegenüber Gerichten und Behörden bleiben hiervon unberührt. Das Einfordern von persönlichen Vertraulichkeitsverpflichtungen vom Qualitätsprüfer des AG durch den AN ist grundsätzlich nicht zulässig und bedarf in einem vom AN begründeten Aus- nahmefall einer zusätzlichen vertraglichen Regelung zwischen AG und AN in Textform. (5) Unterstützung Zur Unterstützung der Durchführung der QS-Maßnahmen des AG hat der AN die dafür erfor- derlichen Arbeitskräfte, Unterlagen, Räume, Maschinen, Geräte, Prüf- und Messeinrichtun- gen,
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Kommunikationsmöglichkeiten sowie Betriebsstoffe zur Verfügung zu stellen. Die Kommu- nikation erfolgt grundsätzlich in deutscher Sprache, wenn nicht anderes vertraglich verein- bart. (6) Meinungsverschiedenheiten / Zurückweisungen Stellt sich an Hand von Prüfungen heraus, dass die Gegenstände nicht vertragsgemäß aus- geführt wurden, sind diese gemäß den vertraglichen Vereinbarungen nachzubessern oder zu ersetzen und durch den AN zu prüfen sowie erneut zur Prüfung vorzustellen. Der AN hat sicherzustellen, dass nicht vertragsgemäß ausgeführte Produkte sowie vom Qualitätsprüfer des AG zurückgewiesene Leistungen nicht verwendet oder ausgeliefert werden. Bei Unstim- migkeiten zwischen AN und Qualitätsprüfer des AG ist der Projektleiter bzw. sind die im Vertrag genannten Ansprechpartner des AG einzuschalten.
4 Durchführung der qualitätssichernden Maßnahmen
(1) Prüfungen Je nach Produkt und vertraglichen Vereinbarungen führt der Bereich Qualitätssicherung des AG Maßnahmen zur Qualitätssicherung durch. Diese können präventiven Charakter haben und schon in der Entwicklungsphase bzw. vor/während der Fertigung erfolgen, als auch an den zur Auslieferung bereitgestellten Lieferlosen. (2) Prüforte und Prüfeinrichtungen Die Verifizierung der Qualität der erbrachten Produkte wird grundsätzlich beim im Vertrag genannten AN durchgeführt. Ist eine Verifizierung der Herstellungsprozesse und Produkte beim AN nicht möglich, erfolgt diese beim entsprechenden UAN bzw. am Herstellort. Der AN hat dafür zu sorgen, dass ein entsprechender Termin beim UAN stattfinden kann und übernimmt hierbei die erforderliche Koordination und Durchführung unter Teilnahme des Qualitätsprüfingenieurs des AG. Der AN hat den Nachweis zu führen, dass die verwendeten Prüf- und Messmittel kalibriert und für die Prüf- und Messaufgaben geeignet sind. Liegt dies in der Verantwortung des UAN, hat der AN dafür zu sorgen, dass der UAN den vorbezeichneten Nachweis erbringt. (3) Unterrichtung Der AN stimmt den gewünschten Prüftermin in geeigneter Form (Telefon; E-Mail) mit dem Qualitätsprüfingenieur des AG mit ausreichendem Vorlauf, spätestens zwei Kalenderwo- chen (bei Fertigung im Ausland vier Kalenderwochen) vorher ab. (4) Prüfhäufigkeit Schienenfahrzeuge: Die Prüfhäufigkeit bzw. die Durchführung von Prüfungen an Produkten durch den AG erfolgt in Abhängigkeit der Qualitätsfähigkeit des AN. Hat der AN seine Fähigkeit zur wirksamen Sicherung aller Qualitätsmerkmale nachgewiesen und entspricht das zu liefernde Produkt den Anforderungen des AG, so erteilt der Qualitätsprüfer des AG die Lieferfreigabe. Die Lieferfreigabe ist auf einen bestimmten Zeitraum oder ein Lieferlos begrenzt. Infrastruktur: Die Lieferfreigabe ist zeitlich begrenzt und gilt für alle Lieferungen/Leistungen die im Gültig- keitszeitraum der Qualitäts-Einstufung (Q-Einstufung) liegen. (5) Freigabe, Kennzeichnung und Versand Der AN darf die Produkte erst nach Durchführung der vertraglich vereinbarten Verifizierung und Freigabe zur Lieferung durch den Qualitätsprüfer des AG absenden. Allen Lieferungen, für die eine Lieferfreigabe erforderlich ist, ist dieses Dokument beizufü- gen. Die im Vertrag genannten Ansprechpartner erhalten eine Kopie des Abnahmeprüfzeug- nisses 3.1 nach EN 10204 und der Lieferfreigabe der betreffenden Produkte.
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Schienenfahrzeuge: Im Gültigkeitszeitraum von zeitlich begrenzten Lieferfreigaben ist durch den AN eine mit dem Qualitätsprüfer des AG abgestimmte Übersicht der Lieferungen mit Angabe des Abnahmeprüf- zeugnisses 3.1 zu führen. Diese Übersicht ist dem Qualitätsprüfer des AG zur Verfügung zu stellen. Infrastruktur: Die im Gültigkeitszeitraum der aktuellen Q-Einstufung erstellten Abnahmeprüfzeugnisse 3.1 zu den Lieferungen/Leistungen sind dem Qualitätsprüfer des AG bei Bedarf zur Einsicht zur Ver- fügung zu stellen.
5 Unterauftragnehmer
Für die Qualität aller Produkte von UAN ist der AN verantwortlich. Hierfür muss er ein wirksa- mes System der Qualitätssicherung vorhalten, welches sowohl die notwendige Qualitätsfähig- keit der UAN als auch deren laufende Überwachung sicherstellt. Der AN muss die Rechte des AG auch auf seine UAN übertragen. Für Lieferungen von UAN an den AN der DB werden seitens der DB in der Regel keine Prüfun- gen an den Produkten durchgeführt. Eine Freigabe durch die DB ist in der Regel nicht erforder- lich. Die Durchführung oder Teilnahme des AG an anderen geforderten QS-Maßnahmen (z.B. HPQ, Erstmusterprüfung bzw. Schweißtechnische Bauweisenprüfung - STBP) ist davon unbe- rührt. Erfolgt gemäß Ziffer 4 Abs. 2 die Verifizierung der Qualität der erbrachten Produkte durch den AG beim UAN oder am Herstellort, so hat der AN die vorliegenden „EVB Qualitätssicherung Beschaffung“ mit seinen UAN vertraglich zu vereinbaren. In diesem Fall werden die Lieferfrei- gaben nicht für den UAN, sondern für den AN ausgestellt. Die Qualitätssicherung des AG hat das Recht, sich bei Materialeingang beim AN davon zu überzeugen, dass die vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt und dokumentiert wurden. Für den Bereich Schienenfahrzeuge gilt zusätzlich: Der AN hat, soweit erforderlich, Prüfunteranträge bei dem für sein Werk zuständigen Qualitäts- prüfer des AG so rechtzeitig zu stellen, dass beim UAN und ggf. dessen UAN eine terminge- rechte Prüfung durchgeführt werden kann.
6 Aufwendungen für die qualitätssichernden Maßnahmen
Mit dem vertraglich vereinbarten Preis für die vom AN zu erbringenden Leistungen sind alle Aufwendungen des AN abgegolten, die für die Unterstützung der Qualitätssicherung des AG zur Verifizierung der Prüfergebnisse des AN erforderlich sind. Durch die Prüfung unbrauchbar gewordene Stücke werden auf die Lieferung nicht angerechnet. Der AN hat dem AG den im Zusammenhang mit der Prüfung zur Verifizierung entstehenden Aufwand zu vergüten, wenn dieser hierfür verantwortlich ist. Das gilt insbesondere, wenn
- bei von dem AN eingesetzten UAN die Prüfung im Ausland durchgeführt werden muss und der AN seinen Sitz nicht in diesem Land sowie außerhalb Deutschlands hat, das gilt auch bei einer weiteren Untervergabe;
- der AN die Anforderungen des AG an einen Q 1-Lieferanten nicht erfüllt, das gilt auch für erforderliche zusätzliche QS-Maßnahmen in der gesamten Lieferkette;
- die Prüfung aus Gründen, die der AN oder UAN zu vertreten hat, wiederholt oder zu- sätzlich durchgeführt werden muss, z.B. Ersatzlieferungen im Rahmen der Mängelhaf- tung bzw. vergeblicher Besuch des Qualitätsprüfers des AG bzw.
- die Prüfung wegen fehlender Prüfeinrichtungen an einem anderen Ort durchgeführt wer- den muss.
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Ansonsten trägt der AG seinen Aufwand für die Prüfungen selbst, soweit im Vertrag nichts anderes festgelegt ist. ❑
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