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Dokumentationsrichtlinie UKM IM GmbH
Form Die Revisionsdokumente sollen einfach in Papierform und einfach in digitaler Form als CD oder E‐Mail erstellt werden. Die Übergabe soll in breiten schwarzen Standardordnern mit austauschbarem Rückenschild erfolgen (Einschubtasche).
Ordnerstruktur Die allgemein einzuhaltende Ordnerstruktur ist von UKM IM vorgegeben (Anlage „8100 Ordnerstruktur Gewerke“). Im Auftragsfall erfolgt durch den AG eine an den beauftragten Leistungsumfang angepasste Konkretisierung der geforderten Dokumente innerhalb dieser Struktur.
Es dürfen weder im Papierordner noch in der digitalen Ablage zusätzliche nicht vorgegebene Verzeichnisse / Unterordner genutzt werden, da diese von uns nicht digital weiterverarbeitet werden können. Alle Dokumente werden ausschließlich den vorgegebenen Unterverzeichnissen gemäß „8100 Ordnerstruktur Gewerke“ zugeordnet.
Papierform Es soll gemäß der in Anlage „8100 Ordnerstruktur Gewerke“ vorgegebenen Nummerierungen unterteilt werden.
Digitale Form Es sollen Hauptverzeichnisse und jeweils Unterverzeichnisse aus dem im Auftragsfall übersendeten Windows‐Muster‐Ordnerbaum bzw. aus der Anlage „8100 Ordnerstruktur Gewerke“ übernommen werden. Die Dokumente und Dateien sind gleich der Papierform entsprechend ihres Inhalts in das zugehörige Unterverzeichnis einzuordnen.
Die Übergabe der Daten soll per Downloadserver oder per finalisiertem und bedrucktem optischem Datenträger erfolgen.
Dateinamen für die digitale Ablage Die Dateien sind wie folgt zu benennen: Jahr_Monat_Tag Dokumentenname Bei allen Dateien ist einheitliche das Übergabedatum der Revisionsdokumentation zu verwenden.
Der Dokumentenname soll verständlich und sinnhaft gewählt werden. Nummernfolgen oder ähnliches sind nicht zu benutzen. Die Länge der Dateinamen soll 40 Zeichen nicht überschreiten.
Stand 25.02.2022
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8100 Ordnerstruktur Gewerke
Bezeichnung und Nummerierung
2_Firmenliste
3_Abnahme 1_Einweisung_MA 2_Protokolle 3_Gewährleistungsverfolgung 4_Gutachterbescheinigungen 5_Herstellerbescheinigungen 6_Unternehmerbescheinigungen 7_Vorgaben_wiederk._Prüfungen 8_Prüfbücher 9_Konformitätserklärung
4_Bestandsunterlagen 1_Anlagenteile 2_Stück_Geräteliste 3_Aufbaupläne_Detailpläne 4_Berechnungen 5_Gefährdungsbeurteilung 6_Gefahrstoffe
5_Schemata 1_Anlagen_Schemata 2_Regel_Schemata 3_Strang_Schemata
6_Revisionspläne 1_Anschlußplan 2_Leitungstraßen 3_Installationsplan 4_Aufbauplan 5_Verteilerpläne 6_Funktionsbeschreibung 7_Wirkprinzipprüfung 8_Übersichtsschaltplan 9_Kanalnetzpläne 10_Luftansaugung 11_Auslegung_Berechnung 12_Rangierpläne 13_Doku_Netztechnik_NT 14_Übersichtsplan 15_Datenpunktliste
7_Lagepläne Bestandsunterlagen
8_Herstellervorgaben 1_Vorgaben_Instandhaltung 2_Ersatzteillisten 3_Ansprechpartner 4_Wartungsverträge
Stand 04/2018