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Individuelle Maßnahme „Bewerbungs-Center Inhouse“ - § 16 I SGB II i. V. m. § 45 I S.1 Nr. 1 SGB III
B_Leistungsbeschreibung Die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen sind vom Auftragnehmer zu erfüllen. Zusätzli- che Angaben oder Ausführungen im Konzept sind hierzu nicht erforderlich.
B.1 Rahmenbedingungen
Die nachfolgend genannten Vordrucke werden im Internet unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Ausschreibungen für Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) > Vordrucke für die Vertragsausführung „Stan- dard“ > Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 SGB III zur Verfügung gestellt. Diese sind bei der Angebotsabgabe nicht mit vorzulegen.
Es erfolgt eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Vordrucke. Der Auftragnehmer hat sich daher über die Vordrucke zur Vertragsausführung zu informieren und die aktuell veröffentlichten Vordrucke unver- ändert zu nutzen.
Soweit der Auftraggeber nach Zuschlagserteilung eine andere gegebenenfalls elektronische Lösung entwi- ckelt und kostenlos zur Verfügung stellt, ist diese durch den Auftragnehmer auch anzuwenden. Mit der An- gebotsabgabe wird hierzu vorab und unwiderruflich die Zustimmung erteilt.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu einem regelmäßigen Austausch/Kontakt mit dem Bedarfsträger ab Vertragsbeginn. Art und Umfang sind zwischen Auftragnehmer und Bedarfsträger festzulegen.
B.1.1 Beschreibung der Maßnahme Gegenstand der Maßnahme nach § 16 Absatz 1 SGB II in Verbindung mit § 45 Absatz 1 Satz 1 SGB III ist die Unterstützung der beruflichen Eingliederung durch die Heranführung der Teilnehmenden an den Ausbil- dungs- und Arbeitsmarkt in einem Bewerbungs-Center. Im Fokus der Maßnahme steht die Hilfestellung bei der Erstellung aussagekräftiger und vollständiger Bewerbungsunterlagen (sowohl schriftlich als auch digital).
Die Maßnahme muss die Aktivierung der Teilnehmenden unterstützen beziehungsweise deren Eingliede- rungsaussichten verbessern. Dabei sind ein flexibler Eintritt und eine auf die individuellen Belange der Teil- nehmenden abgestimmte Leistung sicher zu stellen.
Die Teilnehmenden sollen befähigt werden, sich eigenständig und erfolgreich auf dem allgemeinen Ausbil- dungs- und Arbeitsmarkt zu bewerben und Unterstützung im Bewerbungsprozess erhalten. Dabei sollen ihre Eigenbemühungen gefordert und gefördert sowie eine nachhaltige Stärkung der Eigeninitiative erreicht wer- den.
B.1.2 Teilnehmende/Zielgruppe
Teilnehmende können sein:
Neukunden, Bestandskunden, Antragsstellende/ erwerbsfähige Leistungsberechtigte – die jederzeit nach kurzfristiger Zuweisung teilnehmen.
Die Teilnehmenden verfügen über Sprachkenntnisse, die es zulassen, den Inhalten der Maßnahme zu folgen.
Eine eventuelle Spezifizierung der Teilnehmenden enthält das Leistungsverzeichnis/Losblatt. Sofern 2 Spezifizierungen angegeben sind, treffen beide Spezifizierungen auf alle Teilnehmenden zu.
B.1.3 Zeitlicher Umfang/Dauer
Die Maßnahmedauer (Vertragsbeginn und -ende) ergibt sich aus dem Leistungsverzeichnis/Losblatt.
Die individuelle Teilnahmedauer wird vom Bedarfsträger für jede teilnehmende Person festgelegt.
Sie beträgt einen Tag (einzelne Stunden) mit persönlicher Anwesenheit. Bei Bedarf kann die teilnehmende Person zu weiteren Terminen zugewiesen werden. Diese finden in der Regel ebenfalls persönlich statt, kön- nen jedoch bei Bedarf, wenn die teilnehmende Person über das entsprechende Equipment und die Fähigkeit der Nutzung verfügt, nach Absprache mit der zuständigen Integrationsfachkraft des Bedarfsträgers gegebe- nenfalls als Online-/ Videoberatung, im Ausnahmefall auch im Rahmen einer telefonischen Beratung umge- setzt werden.
Die Beratung erfolgt als Einzelcoaching.
Für das Inhouse Bewerbungs-Center bestehen grundsätzlich Öffnungszeiten montags bis donnerstags von 08:30 bis 16:00 Uhr und freitags von 08:30 bis 13:00 Uhr. Die Öffnungszeiten können nach einvernehmlicher Abstimmung zwischen Bedarfsträger und Auftragnehmer aufgrund von tatsächlichen Bedürfnissen angepasst werden (siehe hierzu auch B.2.2 – Besonderheiten).
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Der Eintritt der teilnehmenden Person in die Maßnahme erfolgt in der Regel im Anschluss an eine persönliche Beratung beim Bedarfsträger, sodass während der gesamten Öffnungszeit ein persönlicher Zugang zur Ter- minvereinbarung gewährleistet werden muss.
Feiertage sowie der 24. und 31. Dezember eines Jahres sind generell unterweisungs-/maßnahmefrei.
Die individuelle Zuweisungsdauer/Teilnahmedauer endet jeweils vorzeitig durch: • die Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung beziehungsweise Ausbildung • den Abbruch der Maßnahme durch den Bedarfsträger.
Die individuelle Teilnahmedauer einer teilnehmenden Person darf nicht über das jeweilige Ende der Maß- nahme hinausgehen.
B.1.4 Personal
B.1.4.1 Allgemeine Regelungen
Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg dieser Maßnahme ist fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal. Der Personaleinsatz muss quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die Arbeitsbedingungen des Personals unterliegen den arbeitsrechtlichen Anforderungen. Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit zu den üblichen Geschäftszeiten (vergleiche B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Erreichbarkeit/Maßnahmedurchführung) die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen und die Einsicht in Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise und Zeugnisse vorzunehmen.
Bei der Auswahl des Personals sollte insbesondere auf personelle und soziale Kompetenzen (zum Beispiel Motivationsfähigkeit, Kontaktfreude, Kreativität und Teamfähigkeit) geachtet werden. Das eingesetzte Per- sonal muss über Empathie gegenüber der Zielgruppe sowie Kenntnisse der Gepflogenheiten in unterschied- lichen Kulturkreisen verfügen. Empathisches Verhalten gegenüber der gegebenenfalls besonderen Situation von Menschen mit Behinderungen sowie ein Verständnis von Behinderung als Wechselspiel zwischen Indi- viduum und Umwelt und nicht als medizinisches Defizit werden ebenfalls erwartet.
In der Maßnahme dürfen nur solche Personen zum Einsatz kommen, die nicht rechtskräftig wegen einer Straftat nach den §§ 174 bis 180 oder 182 Strafgesetzbuch verurteilt worden sind. Zu diesem Zweck hat der Auftragnehmer sich vor Einsatz in der Maßnahme von allen in der Maßnahme eingesetzten Mitarbeiterin- nen/Mitarbeitern ein Führungszeugnis nach § 30 Absatz 1 Bundeszentralregistergesetz vorlegen zu lassen. Dieses darf zum Zeitpunkt der Tätigkeitsaufnahme für den Auftraggeber nicht älter sein als 3 Monate. Wäh- rend der Tätigkeit der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters für den Auftraggeber hat der Auftragnehmer sich alle 3 Jahre ein aktuelles Führungszeugnis vorlegen zu lassen. Die Einsichtnahme ist - mit Einwilligung der Mitar- beiterin / des Mitarbeiters nach Artikel 6 und 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) - vom Auftragneh- mer mit den Angaben zur Person der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters (Name, Vorname, Geburtsdatum, Ge- burtsort und Meldeadresse), dem Datum der Einsichtnahme, dem Ausstellungszeitpunkt des Führungszeug- nisses und der Feststellung zum Nichtvorliegen der oben genannten. Straftaten zu dokumentieren und auf Verlangen dem Auftraggeber, dem Regionalen Einkaufszentrum (REZ) sowie dem Prüfdienst für Arbeits- marktdienstleistungen vorzulegen. Für die Einholung der Einwilligung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters hat der Auftragnehmer zu sorgen.
Personaleinsatz
Das für die Durchführung der Maßnahme erforderliche Personal ist im entsprechenden Umfang ab Maßnahmebeginn vorzuhalten.
Dem Auftragnehmer wird die Möglichkeit eingeräumt, außerhalb der Maßnahme für andere als von dem Bedarfsträger zugewiesene Teilnehmende tätig zu sein. Für andere als vom Bedarfsträger zugewiesene Teilnehmende entstehende Kosten werden nicht erstattet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich jedoch, die von ihm zur Durchführung der Maßnahme angegebene Personalkapazität gemäß seinem Angebot ausschließlich für die Leistungserbringung einzusetzen. Die angebotenen Personalkapazitäten dürfen durch andere Tätigkeiten des Auftragnehmers nicht eingeschränkt werden.
Eine Vertretungsregelung ist unter anderem im Urlaubs- oder Krankheitsfall vom Auftragnehmer durchgängig sicherzustellen, so dass der geforderte Personalumfang eingehalten wird. Bei unvorhersehbaren Krankheits- ausfällen ist es ausreichend, wenn dies spätestens am zweiten Krankheitstag gewährleistet ist. Durch orga- nisatorische Vorkehrungen ist auch am ersten Tag eines Krankheitsfalls eine sinnvolle Maßnahmedurchfüh- rung sicherzustellen.
Bei einem ungeplanten Personalausfall (zum Beispiel Krankheit) von länger als einer Woche und im Urlaubs- fall ist eine professionsgerechte Vertretung sicherzustellen. Ausnahmegenehmigungen mit dem zuständigen REZ abzustimmen.
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Nachweis des Personals Der Nachweis des Personals hat mit dem Vordruck „F.1_Gesamtübersicht_Personaleinsatz“ nach Zu- schlagserteilung, spätestens 4 Wochen vor dem jeweiligen Maßnahmebeginn, gegenüber dem REZ zu er- folgen. Bei kurzfristigem Beginntermin ist die Vorlage unmittelbar nach Zuschlagserteilung erforderlich.
Bei Personaländerungen während der Vertragslaufzeit hat der Nachweis des Personals durch den Auftrag- nehmer unverzüglich und vor Einsatz des Personals in der Maßnahme mit der Vordruck F.1 zu erfolgen.
Der Auftragnehmer versichert mit der Abgabe des Vordrucks F.1, dass das gemeldete Personal quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entspricht.
Das REZ behält sich vor, den Einsatz des Personals abzulehnen, sofern hinsichtlich der Eignung Bedenken bestehen. Gleiches gilt für einen Personalwechsel während der Vertragslaufzeit.
Das tatsächlich in der Maßnahme eingesetzte Personal ist täglich namentlich in einer separaten Liste zu erfassen. Dabei ist der zeitliche Umfang zu dokumentieren. Für die rechtliche Zulässigkeit (gegebenenfalls durch Einholen einer Einwilligung des eingesetzten Personals und/oder Beteiligung der Personalvertretung) hat der Auftragnehmer zu sorgen. Diese Erfassungslisten sind auf Verlangen vorzulegen.
B 1.4.2 Besondere Regelungen In der Maßnahme kommen Jobcoaches zum Einsatz. Darüber hinaus sind Personalkapazitäten für admi- nistrative Aufgaben (zum Beispiel Verwaltung der Teilnehmenden, Fahrkostenerstattung) vorzuhalten.
Die Jobcoaches sollten über Beratungswissen bezüglich struktureller Arbeitsmarktveränderungen verfügen. Ist dies nicht der Fall, müssen sie sich dieses bei Bedarf im Verlauf der Maßnahme aneignen.
Die Vermittlung des Maßnahmeinhalts soll auch mithilfe digitaler Medien sowie unter Nutzung von digitalen Lehr- und Lernkonzepten erfolgen. Das Personal muss daher: • die notwendige Medienausstattung (Hardware) sowie • die notwendigen Anwendungen und deren Funktionsumfang kennen und anwenden können.
Darüber hinaus muss das Personal in der Lage sein, Informationen aus digitalen Medien zielgerichtet aus- zuwählen, mithilfe digitaler Medien aufzubereiten sowie bedarfsgerecht zu vermitteln.
Bei ortsunabhängiger Maßnahmedurchführung gilt dies insbesondere für die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Online-Medien und digitaler Kommunikation (Videotelefonie, Web-Schulungen, Chats etc.) und die Kompetenzen im Hinblick auf den Support von Teilnehmenden in deren häuslicher Um- gebung (Sicherstellung der technischen Funktionalitäten bei den Teilnehmenden, Aufrechterhaltung der er- forderlichen Motivation) sowie dem Umgang mit dem Datenschutz bei Nutzung digitaler Medien.
Der oben genannte Support gegenüber den Teilnehmenden ist während der üblichen Geschäftszeiten zu erbringen (vergleiche B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Erreichbarkeit/Maßnahmedurchführung).
Der Support erstreckt sich dabei auf eingehende Anfragen in Bezug auf die Nutzung der vom Auftragnehmer eingesetzten digitalen Medien im Maßnahmekontext. Bei einfachen Störungen oder Anwenderfragen unter- stützt der Auftragnehmer die Teilnehmenden direkt bei deren Behebung. Dabei kann gegebenenfalls auch ein Fernzugriff genutzt werden. Für komplexere Fälle werden Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt (das kann bspw. auch ein Verweis auf den Telekommunikationsanbieter sein).
Kommunikationstechnische Aktivitäten oder ähnliches durch den Auftragnehmer für die Teilnehmenden in deren häuslichem Umfeld sind nicht vorgesehen. Hierfür ist die teilnehmende Person selbst verantwortlich.
Die Anzahl der ständig einzusetzenden Jobcoaches ist dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu entnehmen. Der Wert „1“ entspricht einem Volumen von wöchentlich 37 Zeitstunden à 60 Minuten (montags bis donners- tags 7,5 Stunden täglich, freitags 4,5 Stunden) und sind in dem genannten Umfang unabhängig vom Beset- zungsstand durchgängig vorzuhalten.
Sollte laut Maßnahmekonzept Eigenrecherche beziehungsweise Eigenerarbeitung der Teilnehmenden Maß- nahmeinhalt sein, ist sicherzustellen, dass permanent ein Jobcoach unter anderem zur Anleitung zur Verfü- gung steht.
Zur Sicherstellung der Qualität hat der Auftragnehmer die laufende Qualifizierung des eingesetzten Perso- nals sicherzustellen. Die Inhalte müssen sich an den in der Maßnahme wahrzunehmenden Aufgaben orien- tieren. Es ist dem Auftragnehmer freigestellt, ob er selbst die Weiterbildung übernimmt oder diese Leistung bei Dritten einkauft. Je Vertragsjahr ist mindestens 1/3 des eingesetzten Personals im Umfang von mindes- tens 3 Kalendertagen weiterzubilden. Dies ist dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.
Jobcoaches müssen fachlich geeignet sein. Fachlich geeignet ist, wer über einen Berufs- oder Studienab- schluss und eine mindestens einjährige Berufserfahrung sowie Kenntnisse und Erfahrungen in den Perso-
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nalauswahlsystemen/-kriterien der Unternehmen und im Personalwesen verfügt. Umfassende Kenntnisse in marktüblicher Office- und Anwendersoftware werden vorausgesetzt. Darüber hinaus müssen Internetkennt- nisse und Kenntnisse im Umgang mit dem Portal der BA (www.arbeitsagentur.de) sowie einschlägige Erfah- rungen im Bewerbungscoaching und dem Erstellen von Bewerbungsunterlagen vorhanden sein. Das Perso- nal muss die Fähigkeit besitzen, die Teilnehmenden bei der Anwendung der verschiedenen Suchwege und im Umgang mit dem Portal der BA (www.arbeitsagentur.de) zu unterstützen.
Vorausgesetzt werden Englischkenntnisse (darüber hinaus sind Kenntnisse in anderen Sprachen wün- schenswert), Einfühlungsvermögen sowie gute kommunikative Fähigkeiten und Diskretion.
Die Jobcoaches müssen in der Lage sein, Teilnehmenden den Zugang zu dem Online Dienst des Jobcenters Jobcenter.digital inkl. der Jobcenter App einzurichten und zudem qualitativ hochwertige Bewerbungsfotos sowie erforderlichenfalls Bewerbungs-Videos zu erstellen, die den Anforderungen des Arbeitsmarktes genü- gen. Auf die bei Jobcoaches geforderte Berufserfahrung kann verzichtet werden, wenn in der Maßnahme durch- gängig eine berufserfahrene Mentorin beziehungsweise ein berufserfahrener Mentor mit derselben geforder- ten Profession zur Verfügung steht. Die Mentorin beziehungsweise der Mentor müssen über eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung verfügen. Damit soll auch Berufsanfängerinnen und Berufsanfängern die Chance gegeben werden, Berufserfahrung zu sammeln. Die Form der Dokumentation des Mentorings ist mit dem Bedarfsträger nach Zuschlagserteilung abzustimmen.
B.1.5 Räumlichkeiten und Ausstattung
B 1.5.1 Allgemeine Regelungen
Maßnahmeort
Der Maßnahmeort des Inhouse-Bewerbungs-Centers befindet sich in der Dienststelle des Jobcenters Hanau. Die genaue Adresse ist dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu entnehmen; dieser ist zwingend einzuhalten.
Technische Ausstattung
Der Auftragnehmer ist für die Herstellung der Telefon- und Internetanbindung verantwortlich. Eine (techni- sche) Unterstützung durch den Auftraggeber ist nicht möglich. Zusätzlich ist für die Teilnehmenden der Zugang zu einem kostenfreien WLAN zu ermöglichen. Der Auftragnehmer hat einen Videoberatungsplatz mit Video-Telefonie am Standort zur Verfügung zu stel- len. Die Videotelefonie soll eine zusätzliche Bewerbungsmöglichkeit sein. Die Teilnehmenden sind dahin- gehend zu schulen. Die Teilnehmenden sollen damit im Zuge der Maßnahme auch die Möglichkeit erhal- ten, mit Arbeitgebern oder dem Jobcenter via Video-Telefonie unter Einhaltung des Datenschutzes zu kom- munizieren.
Darüber hinaus ist zur Erstellung von Lichtbildern vom Auftragnehmer eine Kamera samt professionellem Zubehör (Blitzanlage, Stativ, Leinwand und so weiter) ebenso vorzuhalten wie die dazugehörige Bearbei- tungssoftware.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich die Ausstattung während der gesamten Maßnahmedauer vorzuhalten.
Die vom Auftragnehmer zur Durchführung der Maßnahme zu stellende sächliche und technische Ausstattung kann ausschließlich für die Dauer der Maßnahme laut Leistungsverzeichnis/Losblatt am Maßnahmeort ver- bleiben. Nach Beendigung der Maßnahme ist der ursprüngliche Zustand der Räumlichkeiten wiederherzu- stellen.
Für die Teilnehmenden sind 2 vernetzte PC-Arbeitsplätze mit Internetanschluss zur Verfügung zu stellen. Die gleichzeitige Nutzung eines PC-Arbeitsplatzes durch mehrere Teilnehmende ist ausgeschlossen, die Nutzung der PC-Arbeitsplätze an einem Tag mehrfach hintereinander dagegen ausdrücklich umzusetzen.
PC-Arbeitsplätze (PC, Bildschirm, Software und Drucker) müssen dem aktuellen Stand der Technik entspre- chen. Dafür müssen folgende Mindestanforderungen erfüllt sein: • Ausstattung mit einer marktüblichen Office- und Anwendersoftware (zum Beispiel MS-Office, OpenOf- fice.org) in Verbindung mit einem vom herstellenden Unternehmen empfohlenem Betriebssystem • Die für das Betriebssystem und die eingesetzte Office- und Anwendersoftware verwendete Hardware muss einen performanten und unterbrechungsfreien Betrieb gewährleisten • ausreichende Internetanbindung mit aktuellster Browserversion (HTML5-fähig; zum Beispiel Microsoft Edge oder Mozilla Firefox) • externer Bildschirm mindestens 24 Zoll • für einen der PC-Arbeitsplätze integrierte oder externe Kamera sowie o Ausstattung mit einer Software für Videotelefonie o
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• ein Farbdrucker • ein Foto-Scanner • Einhaltung elementarer Grundregeln bezüglich der IT-Sicherheit (zum Beispiel Verwendung von Fire- walls, Einsatz von Virenscannern, regelmäßige Softwareupdates, Sensibilisierung der Mitarbeitenden zu Themen der Informationssicherheit, Einsatz von Hard- und Software auf dem aktuellen Stand der Tech- nik). Im Rahmen der Informationssicherheit muss der Auftragnehmer dafür Sorge tragen, dass geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen getroffen werden, um unerlaubte Systemzugriffe von außenstehenden Dritten zu unterbinden. • Möglichkeiten zum Einlesen von mitgebrachten Speichermedien (zum Beispiel USB-Stick) • Software zum Erstellen und Lesen von Dokumenten im aktuellen Microsoft-Office-Format (zum Beispiel docx, txt, xlsx, pptx) • PDF-Generator, PDF-Reader • Ausstattung mit einer Software für Videotelefonie
Der Auftragnehmer muss durch technische und organisatorische IT-Sicherheitsmaßnahmen dafür sorgen, dass unbefugte Dritte weder Kenntnis noch Zugriff auf schützenswerte Daten und Informationen erhalten. Ferner ist bei der Kommunikation mit schützenswerten Geschäftsinformationen ein sicherer Übertragungs- weg zu nutzen.
Unter Einhaltung dieser technischen Standards ist auch der Einsatz von Laptops mit einer Mindestgröße des Bildschirms von 15,4 Zoll zulässig, sofern ein Diebstahlschutz und eine Verschlüsselung gewährleistet sind.
Es ist sicherzustellen, dass die Teilnehmenden auf Wunsch die von ihnen erarbeiteten Aufgaben, Texte, Bewerbungsunterlagen und Ähnliches erforderlichenfalls in Farbe ausdrucken können.
Der Auftragnehmer stellt den Teilnehmenden zur Speicherung dieser erarbeiteten Dokumente jeweils einen USB-Stick zur Verfügung. Dieser verbleibt bei der teilnehmenden Person zur weiteren Verwendung und geht in ihr Eigentum über.
Bei der Durchführung der Einzelcoaching-Termine ist die Einhaltung der Diskretion und des Datenschutzes zu gewährleisten.
Vorhalten der Räumlichkeiten
Die für die Durchführung der Maßnahme erforderlichen Räume, bestehend aus einem Schulungsraum (circa 26 Quadratmeter) sowie einem weiteren fensterlosen Raum zur Erstellung von Bewerbungsfotos sowie Sa- nitäranlagen, werden für die Dauer der Maßnahme vom Bedarfsträger an dem im Losblatt definierten Maß- nahmeort zur Verfügung gestellt und sind zu nutzen.
Für die Nutzung ist keine monatliche Miete beziehungsweise Nebenkosten für Strom, Heizung und die Rei- nigung der Räume zu entrichten.
In dem Schulungsraum sind Büromöbel (2 Arbeitstische, 2 Bürostühle) vorhanden. Diese muss der Auftragnehmer nach Beendigung der Maßnahme wieder zurückgeben.
Es sind geeignete Medien zur Unterstützung der anzuwendenden Methodik vorzuhalten und einzusetzen. Diese müssen einen engen Bezug zur Zielsetzung der Maßnahme haben und die individuellen Belange der Teilnehmenden angemessen berücksichtigen. Die erforderlichen Lern- und Arbeitsmittel sind rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Mindestens einzusetzen sind: • einschlägige Fachliteratur als Leihexemplar oder Nachschlagewerk • tagesaktuelle regionale und überregionale Printmedien zur Auswertung von Stellenangeboten • Skripte zum Verbleib bei den Teilnehmenden
B.1.6 Datenschutz
B.1.6.1 Allgemeine Regelungen Der Auftragnehmer hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten und in der Maßnahme umzusetzen.
Die Nutzung von Clouds ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig: • Es ist technisch und/oder organisatorisch sichergestellt, dass keine personenbezogenen Daten (insbe- sondere Namen, Geburts- und Adressdaten) unverschlüsselt in Clouds abgespeichert werden. Dies kann insbesondere durch eine Pseudonymisierung der Daten, beispielsweise durch eine nichtzuordenbare Verwendung von Teilnehmendennummern, erfolgen, sofern der dazugehörige Schlüssel (zum Beispiel Zuordnungstabelle) gesondert aufbewahrt und durch geeignete technische und organisatorische Maß- nahmen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt wird.
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• Wenn solche pseudonymisierten personenbezogenen Daten in Clouds gespeichert beziehungsweise bei Nutzung von Online-Kommunikationstools verwendet werden, ist sicherzustellen, dass die Daten der Teilnehmenden grundsätzlich nur auf einer eigenen Plattform des Auftragnehmers gespeichert werden und nur im Ausnahmefall auf einer Plattform Dritter. Eingesetzte Server müssen sich in beiden Fällen in der Bundesrepublik Deutschland (BRD) oder in einem Vertragsstaat im Sinne des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) befinden. Ist im Ausnahmefall eine Nutzung von Dritten als Dienst- leister erforderlich, so sind die Teilnehmenden hierüber gesondert zu informieren. • Der Einsatz von Clouds von Anbietern aus einem Mitgliedstaat des EWR ist zulässig, wenn sichergestellt ist, dass der Auftragnehmer die Herrschaft über die Daten und die Kommunikationswege behält.
Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, den Nachweis zu erbringen, dass eine bestimmte Anwendung die datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechend der Orientierungshilfe der/des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) zum Cloud Computing unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Orientierungshilfen/Artikel/OHCloudComputing.html erfüllt. Dieses könnte zum Beispiel durch eine vorzuhaltende Eigenerklärung (Datenschutz-Folgenabschätzung) durch den Datenschutzbeauftragten des Auftragnehmers erfolgen, welche sich inhaltlich an der ISO 29134 orientiert und aktuelle Bewertungen der Datenschutzaufsichtsbehörden aufgreift. Des Weiteren könnte dieses auch durch Stellungnahmen der Aufsichtsbehörden (auf Bundesebene = BfDI, auf Landesebene - der/die Landes- beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit = LfDI) oder zertifizierte Prüfeinrichtungen er- folgen.
Es wird in diesem Zusammenhang auf die Verpflichtung des Auftragnehmers zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde gemäß Artikel 33 DSGVO hingewiesen. Es wird ebenfalls auf die Verpflichtung des Auftragnehmers zur Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person gemäß Artikel 34 DSGVO hingewiesen.
Die Nutzung von sogenannten Messenger-Diensten muss der DSGVO entsprechen.
Bei der Nutzung von Kommunikationstools sind durch den Auftragnehmer folgende Anforderungen umzuset- zen: • Daten sind zu löschen, wenn sie für die Aufgabenerledigung nicht oder nicht länger erforderlich sind. Dies bedeutet für die Speicherung von Lernverläufen und/oder Videoaufnahmen, dass sie unmittelbar nach Beendigung der Kommunikation zu löschen sind. Im Übrigen dürfen alle weiteren verarbeiteten Daten grundsätzlich nur solange gespeichert werden, wie sie für ordnungsgemäße Rechnungslegungen gegenüber dem Auftraggeber erforderlich sind (zum Beispiel Teilnahmenachweis). Abschließend bleiben die gegebenenfalls vertraglich vereinbarten Löschfristen erhalten. • Eine Nutzung von Online-Kommunikationstools soll grundsätzlich im Sinne von „On-Premises-Lösun- gen“ erfolgen. Das bedeutet, dass der Auftragnehmer die Software in eigener Verantwortung auf eigener Hardware, regelmäßig durch die Nutzung eines eigenen oder angemieteten allein ihm zugänglichen Ser- vers, verwendet. Der Ort der Verarbeitung von Daten – und damit der Standort der Hardware – muss dabei in der BRD oder in einem Vertragsstaat im Sinne des Abkommens über den EWR liegen. Ist im Ausnahmefall eine Nutzung von Dritten als Dienstleister erforderlich, so sind die Teilnehmenden hierüber gesondert zu informieren und die notwendigen Einwilligungserklärungen zu konkretisieren. • Video- und Tonaufnahmen sowie die Bearbeitung personenbezogener beziehungsweise -beziehbarer Themen auf digitalem Wege sind nur mit vorheriger Einwilligung der teilnehmenden Person erlaubt.
Die Teilnehmenden sind über ihre Rechte aus den Artikeln 13 bis 21 DSGVO zu informieren. Für die Aus- kunftserteilung, die sich auf die Umsetzung bezieht, ist der Auftragnehmer zuständig. Entsprechendes gilt für die Berichtigung und Löschung von Daten. Im Übrigen ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftragge- ber bei der Erfüllung der Betroffenenrechte zu unterstützen.
Es liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers, Einwilligungserklärungen individuell, konkret auf die Si- tuation bezogen sowie datenschutzkonform zu erstellen.
Für Einwilligungserklärungen von Teilnehmenden sind durch den Auftragnehmer mindestens folgende An- forderungen zu beachten: • Die Erklärung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss immer konkret erfolgen und um- fasst alle Punkte der Verarbeitung und der Speicherung dieser Daten. • Bei der Mediennutzung (zum Beispiel Kommunikationstools) muss klargestellt werden, ob eine On- Premises-Lösung vorgesehen ist oder inwieweit im Ausnahmefall Dritte für die Dienstleistung genutzt werden. • Die Einwilligung muss widerrufen werden können. Auf den Widerruf und auf die Art des Widerrufs sowie die Konsequenzen (Löschung beziehungsweise Einschränkung in der Verarbeitung von Daten (Artikel 18 DSGVO) etc.) muss konkret hingewiesen werden. • Die Einwilligung sollte grundsätzlich alle Betroffenenrechte aus der DSGVO umfassen. • Die Einwilligung bedarf der Schriftform. Sie muss protokolliert beziehungsweise dokumentiert und durch den Auftragnehmer sicher aufbewahrt werden.
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• Die Einwilligung ist von der teilnehmenden Person zu unterzeichnen. • Sofern für den Auftragnehmer Anhaltspunkte gegeben sind, dass minderjährige Teilnehmende nicht fä- hig sind, Bedeutung und Tragweite ihrer Einwilligungserklärung zu erfassen, und/oder dass ihnen nicht bewusst ist, durch die Erklärung eine Einwilligung abzugeben, ist eine Einwilligung durch die gesetzlichen Vertreter dieser minderjährigen Teilnehmenden erforderlich.
Sofern den Teilnehmenden für die Dauer der Maßnahme mobile Hardware zur Verfügung gestellt wird, ist eine Speicherung der eigenen Daten auf dieser oder dem eigenen USB-Stick zulässig. Dies gilt nicht für Daten anderer Teilnehmender, die beispielsweise im Rahmen einer gemeinsamen Kommunikation angefal- len sind.
Video- und Tonaufnahmen dürfen nicht im Internet veröffentlicht werden.
Personenbezogene Aufnahmen (Video-/Tonaufnahmen) und Inhalte sind vom Auftragnehmer unverzüglich nach Abschluss des jeweils damit verbundenen Maßnahmeinhalts zu löschen. Dies bedeutet für die Spei- cherung dieser Daten, dass sie unmittelbar nach Beendigung der Kommunikation von allgemein zugängli- chen Speicherorten endgültig zu löschen sind.
Bei Maßnahmeinhalten, die in der Gruppe durchgeführt werden, hat der Auftragnehmer strikt auf Einhaltung des Datenschutzes und Berücksichtigung der Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden zu achten. In diesem Zusammenhang sind ausschließlich anonymisierte Beispiele vor der Gruppe aufzugreifen, die keinen Rück- schluss auf bestimmte teilnehmende Personen zulassen.
Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass Teilnehmende keine Daten von anderen Teilnehmenden zur Kenntnis nehmen können.
Nach Ende der Nutzung der mobilen Hardware durch die teilnehmende Person sind deren vorhandene Daten und Aufzeichnungen vom Auftragnehmer unverzüglich und endgültig zu löschen. Die Aufbewahrungsfrist findet hier keine Anwendung.
Im Rahmen von Einzelgesprächen bedarf die Bearbeitung von Themen, die das informationelle Selbstbe- stimmungsrecht tangieren, der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung der teilnehmenden Person. Das Ein- verständnis kann von der teilnehmenden Person jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
B.1.6.2 Besondere Regelungen
Gegebenenfalls zur Verfügung gestellte mobile Hardware ist durch den Auftragnehmer wie folgt technisch zu sichern: • Diebstahlschutz • Zugangscode beziehungsweise Passwortschutz (individuelles, von den Teilnehmenden selbst festzule- gendes Passwort) • automatischer Passwortwechsel alle 90 Tage • Installation eines aktiven Bildschirmschoners mit Kennwortschutz • Passwortschutz zu dem Internetzugang • Überprüfung von externen Ausgabemedien auf Viren • aktuelles Virenschutzprogramm • Reglementierung der Zugriffsmöglichkeit auf das Betriebssystem des zentralen Netzwerkes des Auf- tragnehmers.
Da die mobile Hardware im Verlauf der Maßnahme durch verschiedene Nutzende bedient wird, dürfen bei einem Wechsel der nutzenden Person keinerlei Daten auf dem Gerät verbleiben. Vor einem Wechsel der nutzenden Person ist es notwendig, gespeicherte Daten/Sitzungsdaten/Footprints/etc. der vorher nutzenden Person zu löschen (Browser-Historie, Suchverläufe in Apps, Leeren des App-Caches und Zurücksetzen des Dateisystems auf den ursprünglichen Zustand), damit keinerlei „Spuren“ mehr ersichtlich sind.
B 1.7 Hinweise zur Durchführung
Diversity Management und Gewaltschutz Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen des Diversity Managements die Vielfalt (unter anderem Geschlecht, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität) sowie die unter- schiedlichen Lebenssituationen und Interessen der Teilnehmenden zu berücksichtigen und wertzuschätzen. Bei der Durchführung der Maßnahme soll eine produktive Gesamtatmosphäre erreicht, soziale Diskriminie- rung von Minderheiten verhindert und die Chancengleichheit verbessert werden.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, geeignete Maßnahmen zum Schutz vor Gewalt und Missbrauch, insbe- sondere für Menschen mit Behinderungen, zu treffen.
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Bekanntgabe Bankverbindung und Kontaktperson Spätestens 5 Arbeitstage nach Zuschlagerteilung hat der Auftragnehmer den Vordruck „F.8_Erhebungsbogen Bankverbindung und Kontaktperson“ beim zuständigen Bedarfsträger einzureichen. Änderungen der Bankverbindung und/oder der Kontaktperson sind ebenfalls mit diesem Vordruck unverzüglich bekannt zu geben.
Einreichung Trägerzulassung Fünf Arbeitstage vor Maßnahmebeginn – spätestens jedoch zum Maßnahmebeginn – hat der Auftragnehmer die gültige Trägerzulassung (§ 178 SGB III) beim zuständigen Bedarfsträger einzureichen. Sollte die Gültigkeit vor Vertragsende ablaufen, ist die neue Zulassung dem Bedarfsträger unaufgefordert zur Verfügung zu stellen.
Informationen zum Infektionsschutzgesetz (IfSG) Nach dem IfSG müssen in Gemeinschaftseinrichtungen, in denen überwiegend minderjährige Personen betreut werden, sowohl das Betreuungspersonal als auch die Teilnehmenden einen Nachweis über ihre Masernschutzimpfung oder –immunität vorlegen. Diese Regelung gilt für Personen, die nach dem 31.12.1970 geboren wurden.
Auftragnehmer, in deren Einrichtungen arbeitsmarktpolitische Maßnahmen für junge Menschen durchgeführt werden, zählen als Ausbildungseinrichtungen zu den „Gemeinschaftseinrichtungen“ im Sinne des § 33 IfSG, wenn dort überwiegend Minderjährige betreut werden. Bei der Betrachtung ist nicht nur auf die jeweilige arbeitsmarktpolitische Maßnahme und deren potenzielle Teilnehmenden abzustellen, vielmehr sind alle in der Einrichtung betreuten Personen zu berücksichtigen, das heißt auch Personen in Maßnahmen anderer Leistungsträger.
Der Auftragnehmer hat nach der Zuschlagserteilung dem Bedarfsträger mitzuteilen, ob seine Einrichtung unter § 33 IfSG fällt.
Informationsmaterial Nach Zuschlagserteilung ist vom Auftragnehmer ein Informationsblatt nach vorgegebenem Muster (siehe „Vordruck F.2.1_Informationsblatt“) zu ergänzen und in elektronischer Form spätestens 4 Wochen vor dem Maßnahmebeginn zur Verteilung an potenzielle Teilnehmende dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Die Inhalte beziehen sich ausschließlich auf diese Maßnahme. Das Informationsblatt kann nicht durch einen Flyer des Auftragnehmers ersetzt werden.
Wenn die Einrichtung des Auftragnehmers unter § 33 IfSG fällt, ist ein Hinweis aufzunehmen, dass Teilnehmende einen Masernschutz beziehungsweise einen entsprechenden Immunitätsnachweis beim Auftragnehmer vorlegen.
Erreichbarkeit/Maßnahmedurchführung
Spätestens 2 Wochen vor Maßnahmebeginn ist die postalische und telefonische Erreichbarkeit der für die Maßnahme verantwortlichen Kontaktperson des Auftragnehmers sicherzustellen und dem jeweiligen Bedarfsträger schriftlich mitzuteilen. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftragnehmer muss am Maßnahmeort mindestens zu den unter B.2 „Besonderheiten“ genannten Servicezeiten des JC Hanau persönlich oder telefonisch gesprächsbereit sein. Darüber hinaus muss eine Kontaktaufnahme während dieser Servicezeiten mit den üblichen Kommunikationsmitteln (Fax, E-Mail sowie postalisch) sichergestellt sein. Auf diesem Wege eingehende Nachrichten sind spätestens im Laufe des nächsten Arbeitstages abzuarbeiten und zu beantworten. Hinsichtlich der telefonischen Erreichbarkeit muss es sich um einen „Festnetzanschluss“ handeln. Etwaige kostenintensive Weiterleitungen (zum Beispiel auf bestimmte Service-Nummer, Handy) dürfen nicht zu Lasten der teilnehmenden Person gehen.
Teilnahme an der Maßnahme
Die Teilnahme an der Maßnahme wird ausschließlich vom Bedarfsträger veranlasst. Bei der Auswahl der Teilnehmenden steht dem Auftragnehmer kein Mitwirkungsrecht zu.
Die Ablehnung einer durch den Bedarfsträger benannten teilnehmenden Person durch den Auftragnehmer ist nicht möglich - mit einer Ausnahme: Es ist Auftragnehmern, die unter § 33 IfSG fallen, erlaubt, Teilnehmende, die keinen Masernimpfschutz oder Masernimmunitätsnachweis vorlegen können und ein Nachholen des Impfschutzes ablehnen, abzuweisen, da sie sonst gegen das IfSG verstoßen.
Das Maßnahmeangebot entlässt den Bedarfsträger nicht aus der Verantwortung, den Eingliederungsprozess zu begleiten.
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Eintritt der Teilnehmenden Der Bedarfsträger wird auf einen kontinuierlichen Eintritt in die Maßnahme im Zuweisungskorridor achten. Dazu wird er die Teilnehmenden entsprechend zuweisen/den Teilnehmenden entsprechend Angebote un- terbreiten. Die Kontinuität ergibt sich aus dem Verhältnis der voraussichtlichen Gesamtmenge der Teilneh- menden zum Zuweisungskorridor gem. Leistungsverzeichnis/Losblatt. Eine Überschreitung von 10 % mo- natlich ist zulässig. Die Regelung zur Mindestabnahme in B.1.8 > Vertragsgestaltung bleibt davon unberührt.
Ein Eintritt in das Bewerbungs-Center ist zu jedem Maßnahmetag sicherzustellen, in der Regel noch am Tag der Unterbreitung des Maßnahmeangebotes an die teilnehmende Person.
Dem Bedarfsträger und dem Auftragnehmer bleibt es unbenommen, abweichende bedarfsgerechte Verab- redungen einvernehmlich zu treffen.
Auslastung der PC-Arbeitsplätze Auf Grund der Ausgestaltung des Produktes können mehr Teilnehmende in das Bewerbercenter eintreten, als PC-Arbeitsplätze zu Verfügung stehen, da es sich zu Meist um kurzzeitig zu erbringende Leistungen (zum Beispiel die Erstellung von Bewerbungsunterlagen) handelt. Dadurch kann ein PC-Arbeitsplatz innerhalb ei- nes Tages von mehreren Teilnehmenden besetzt und das Bewerbungs-Center für kurzfristige Bedarfe inten- siv genutzt werden.
Zur optimalen Nutzung der PC-Platzkapazitäten informiert der Auftragnehmer den Bedarfsträger regelmäßig über die Auslastung. Freie Kapazitäten sind dem Bedarfsträger unverzüglich mitzuteilen. Das konkrete Vor- gehen wird nach Zuschlagserteilung zwischen Auftragnehmer und Bedarfsträger individuell abgestimmt.
Status „Teilnehmer“
Der Status „Teilnehmer“ liegt vor, wenn das Maßnahmeangebot durch den Bedarfsträger erfolgt ist und die teilnehmende Person in die Maßnahme eingetreten ist. Dies erfolgt durch das erste individuelle Einzelgespräch.
Digital unterstützte Maßnahmedurchführung
Die Leistungserbringung muss zielgruppengerecht sein. Sie muss den Maßnahmeinhalt abdecken und die Erreichung des Maßnahmeziels gewährleisten können.
Die Maßnahme soll soweit sinnvoll und möglich und unter Berücksichtigung der individuellen Belange der Teilnehmenden digital unterstützt (webbasiert und unter Nutzung von E-Learning) stattfinden.
Webbasiert bedeutet, dass Lerneinheiten nicht auf einem Datenträger verbreitet, sondern von einem Web- server online abgerufen werden.
Unter E-Learning versteht man die Unterstützung von Lehr-/Lernprozessen durch digitale Medien oder Hilfs- mittel, im vorliegenden Fall den Einsatz von: • Videotelefonie mit all ihren technischen Ausprägungen (insbesondere Präsentation von Inhalten). Unter den Begriff der Videotelefonie fällt jegliche Form von Technologie für den Empfang und die Übertragung von Audio-Video-Signalen, über die Nutzende an verschiedenen Standorten in Echtzeit kommunizieren können. Im Rahmen des Einsatzes einer Video-Konferenz-/Meeting-Plattform besteht auch die Möglich- keit, datenschutzrechtlich unbedenkliche Dokumente gemeinsam einzusehen. • Lernplattformen: Systeme, die für das Online- und/oder Präsenz-Kursangebot den kompletten (oder Teile des) internen (beim Auftragnehmer) und externen (zwischen Auftragnehmer und Teilnehmenden) Arbeitsablauf von Buchungsprozessen, Lehr- und Lernprozessen und –mitteln bis zur Ressourcenadmi- nistration unterstützen können. Diese unterstützen unterschiedliche Kommunikationsarten, wie zum Bei- spiel Chat und Foren, um somit die Nutzer der Lernplattform beim direkten Austausch und Anwenden des Gelernten zu fördern. • virtuellen Klassenzimmern.
Beim Einsatz dieser technischen Medien und Hilfsmittel sind besondere technische und datenschutzrechtli- che Restriktionen zu beachten, die unter B.1.6 > Datenschutz konkretisiert werden.
Ortsunabhängige Durchführung
Für den Fall, dass eine Online-Beratung ausreichend beziehungsweise zielführender ist (ortsunabhängige Durchführung) und eine Teilnahme ohne physische Anwesenheit beim Auftragnehmer erfolgt, ist dies einem Präsenztag gleichgestellt.
Die Leistungserbringung muss zielgruppengerecht sein. Sie muss den Maßnahmeinhalt abdecken und die Erreichung des Maßnahmeziels gewährleisten können.
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Fehltage Der Auftragnehmer erhält im Rahmen der Einschaltung Dritter Zugriff auf die Seite „Aufgaben zum Bewer- ber“. Nach der Teilnahme informiert der Auftragnehmer den Bedarfsträger über bisherige Fehltage der teil- nehmenden Person. Dies erfolgt über das Erstellen der Aufgabe „Mitteilung Dritter – Nichtantritt des Teilneh- mers/ der Teilnehmerin“.
Unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen können nach Zuschlagserteilung zwischen Bedarfsträger und Auftragnehmer auch andere Vorgehensweisen abgestimmt werden.
Nutzung der Online-Angebote der BA und des Bewerbungsmanagements der BA
Der Auftragnehmer hat gemeinsam mit der teilnehmenden Person zur Förderung der Eingliederungsbemü- hungen, insbesondere die Online-Angebote der BA unter www.arbeitsagentur.de zu nutzen.
Der Auftragnehmer hat seine Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Maßnahme in das durch den Bedarfsträger zur Verfügung gestellte selektive Bewerberprofil (im Rahmen Einschaltung Dritter) aufzunehmen. Hierzu gehört insbesondere die Optimierung des Stellengesuchs, des Lebenslaufs sowie der Kenntnisse und Fertigkeiten. Soweit dies zu einer schnellen und zielorientierten Eingliederung der teilnehmenden Person beiträgt, sind Stellengesuche für alternative Tätigkeiten anzulegen. Dies hat in Abstimmung mit der teilnehmenden Person zu erfolgen.
Im Rahmen der Auftragserfüllung ist das Bewerbungsmanagement der BA inklusive Anlagenverwaltung zu nutzen. Dafür ist ein schreibender Zugriff für den Auftragnehmer erforderlich. Der Zugriff wird erteilt, wenn die teilnehmende Person dem Bedarfsträger ihr Einverständnis hierzu erklärt hat. Die teilnehmende Person kann dieses Einverständnis jederzeit beim Bedarfsträger mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Einstellung eines Lichtbildes ist nur dann zulässig, wenn die teilnehmende Person dies ausdrücklich wünscht und die vollumfänglichen Nutzungsrechte beziehungsweise Urheberrechte an dem einzustellenden Lichtbild besitzt.
Bei der Förderung von Eingliederungsbemühungen kommen auch Bewerbungen per E-Mail oder online in Betracht. Für die Nutzung dieser Verfahren ist eine vorherige Einwilligung der teilnehmenden Person erforderlich. Liegt die Einwilligung der teilnehmenden Person vor, sind durch den Auftragnehmer gemeinsam mit der teilnehmenden Person insbesondere die Online-Angebote der BA unter www.arbeitsagentur.de zu nutzen.
Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, sich über die Funktionalitäten des Bewerbungsmanagements der BA inklusive Anlagenverwaltung unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bil- dungsträger > Downloads > Arbeitshilfe für Träger zum Bearbeiten von Bewerberdaten bereits im Vorfeld zu informieren. Diese Funktionalitäten werden laufend angepasst und optimiert. Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn über geänderte Funktionalitäten und Handhabun- gen zu informieren.
Anwesenheit/Abrechnung
Voraussetzung für die Vergütung einer Tagespauschale ist die tatsächliche Anwesenheit der teilnehmenden Person an dem abzurechnenden Maßnahmetag. Fehltage werden nicht vergütet.
Der Auftragnehmer führt zur Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit aller Teilnehmenden an jedem Maß- nahmetag eine Anwesenheitsliste (Vordruck T.16). Die Teilnehmenden unterschreiben auf dem jeweiligen Vordruck T.16 an jedem Maßnahmetag, an dem sie tatsächlich in der Maßnahme anwesend sind.
Alternativ sind auch digitale Unterschriften der Teilnehmenden zulässig, sofern hierzu datenschutzkonforme manipulationssichere Software/IT-Tools zum Einsatz kommen. Dies ist unabhängig davon, ob die Inhaltsver- mittlung am Maßnahmeort oder außerhalb der Räumlichkeiten des Auftragnehmers erfolgt.
Die Vordrucke T.16 sind Grundlage für die Berechnung der Anzahl der vom Bedarfsträger an den Auftrag- nehmer für die Maßnahme zu zahlenden Tagespauschalen (Vordruck T.12).
Die Anwesenheitslisten verbleiben zu Prüfzwecken beim Auftragnehmer.
Teilnahmebescheinigung
Den Teilnehmenden ist am Ende der Maßnahme eine Teilnahmebescheinigung mit Angaben zum Inhalt, zeitlichen Umfang und Ziel der Maßnahme in anspruchsvoller Form auszustellen und mit Stempel und Un- terschrift zu versehen. Negativdarstellungen darf diese Bescheinigung nicht enthalten.
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Datenaustausch zwischen Bedarfsträger und Auftragnehmer Der Bedarfsträger informiert den Auftragnehmer vor Maßnahmebeginn über die Zugangsmodalitäten zur Nutzung des Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystems (VerBIS) und stellt die für den Zugang notwendigen Benutzernamen und das Kennwort zur Verfügung.
Teilnehmende werden im Vorfeld durch den Bedarfsträger über die Zuweisung / das Maßnahmeangebot und den Zugriff des Auftragnehmers auf die selektiven persönlichen Daten („Bewerberdaten“) in VerBIS informiert. Im Anschluss wird dem Auftragnehmer der Zugriff auf diese Daten in VerBIS gewährt. Die Information über die Zuweisung der Teilnehmenden / das Maßnahmeangebot an die Teilnehmenden und den eingeräumten Datenzugriff erfolgt in elektronischer Form über VerBIS.
Die Beschreibung zur Funktionalität und Handhabung von VerBIS zur Leistungserbringung steht im Internet auf der Homepage der BA unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bildungsträ- ger > Downloads > Arbeitshilfe für Träger zum Bearbeiten von Bewerberdaten zum Download zur Verfügung.
Im Rahmen von Prozessoptimierungen können sich Änderungen in VerBIS ergeben. Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn im Internet auf der Homepage der BA unter vorstehend genanntem Link über geänderte Funktionalitäten und Handhabung zu informieren. Mit Angebots- abgabe erklärt der Auftragnehmer hierzu unwiderruflich seine Zustimmung.
Eine Kommunikation per E-Mail mit der im Zusammenhang mit der Maßnahmedurchführung festgelegten Kontaktperson des Bedarfsträgers darf nur auf einem verschlüsselten Übertragungsweg erfolgen. Die ent- sprechenden Vorgaben können über www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bildungs- träger > Downloads eingesehen werden. Alternativ können die Informationen auf dem Postweg übermittelt werden.
Durch den Auftragnehmer sind folgende Mitteilungs- und Berichtspflichten zu erfüllen:
Teilnahmebezogene Berichte/Informationen an den Bedarfsträger (Vordruck F.5.2) • Bei Nichtantritt berichtet der Auftragnehmer dem Bedarfsträger sofort durch Übersendung des Vordru- ckes F.5.2 über VerBIS. Als Berichtsanlass ist „Nichtantritt der teilnehmenden Person“ anzukreuzen. • Bei unzureichender Mitwirkung (anhaltende Aktivierungsprobleme) der teilnehmenden Person informiert der Auftragnehmer sofort den Bedarfsträger und stimmt mit diesem das weitere Vorgehen ab. • Bei Abbruch/Nichtteilnahme der teilnehmenden Person informiert der Auftragnehmer sofort den Be- darfsträger und übersendet innerhalb einer Woche den teilnahmebezogenen Bericht.
Die teilnahmebezogenen Berichte sind ausschließlich in elektronischer Form im PDF-Format über das System VerBIS zu übermitteln.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Übermittlung dieser Berichte in Listenform nicht zulässig.
Bei Teilnehmenden, die ihre Teilnahmedauer planmäßig absolvieren sind anstelle des teilnahmebezogenen Berichts die Bewerbungsunterlagen der teilnehmenden Person in elektronischer Form in Form von Word Dokumenten über das System VerBIS zu übermitteln.
Maßnahmebezogene Berichte an den Bedarfsträger Vier Wochen nach dem Ende der jeweiligen Maßnahme laut Leistungsverzeichnis/Losblatt ist ein Gesamt- bericht über die Durchführung der Maßnahme und deren Ergebnisse sowie gegebenenfalls aufgetretene Problemlagen vorzulegen. In diesen Bericht ist auch aufzunehmen, inwieweit der Auftragnehmer seiner Ver- pflichtung bezüglich der teilnahmebezogenen Berichte nachgekommen ist (Anzahl der übersandten teilnah- mebezogenen Berichte im Verhältnis zu der Zahl der Teilnehmenden). Die Inhalte des Berichtes sind mit dem Bedarfsträger abzustimmen.
B.1.8 Vertragsgestaltung
Rahmenvertrag
Die Gesamtsumme der Kapazitäten an Teilnehmenden wurde vom Bedarfsträger im Rahmen seiner Bedarfsanalyse ermittelt und spiegelt die voraussichtliche Abnahmemenge wider. Das voraussichtliche Auftragsvolumen ist dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu entnehmen. Der Bedarfsträger ruft durch Erteilung von Einzelabrufen diese Leistung ab. Der Auftraggeber sichert dem Auftragnehmer für die gesamte Vertragslaufzeit die Mindestzahl an Teilnehmenden von 70 % bezogen auf die Gesamtzahl an Teilnehmenden je Maßnahme (laufende Nummer) nach dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu. Für den Fall, dass 70 % keine ganze Zahl ergibt, wird auf die nächste Zahl aufgerundet. Bei einem Rahmenvertrag besteht eine darüberhinausgehende Abnahmeverpflichtung nicht. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf die Erteilung von Einzelabrufen über die Mindestabnahmemenge hinaus.
Der Bedarfsträger kann innerhalb des Zuweisungskorridors jederzeit bis zum Erreichen der voraussichtlichen Gesamtzahl an Teilnehmenden Einzelabrufe aus dem Rahmenvertrag vornehmen.
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Das Maßnahmeangebot an Teilnehmende entspricht dem Einzelabruf durch den Bedarfsträger. Der Abruf ist erst dann rechtswirksam, wenn die teilnehmende Person tatsächlich in die Maßnahme eingetreten ist.
Das für die Durchführung der Maßnahme erforderliche Personal ist im entsprechenden Umfang (siehe B.1.4
Personal in Verbindung mit Leistungsverzeichnis/Losblatt) ab Maßnahmebeginn vorzuhalten.
Die konkrete Ausgestaltung des Rahmenvertrages ist den Vertragsbedingungen zu entnehmen.
B.1.9 Angebotspreis/Vergütung
B.1.9.1 Angebotspreis
Tagespauschale je teilnehmende Person = Angebotspreis
Mit der Vergütung sind alle Aufwendungen zur Durchführung der Maßnahme abgegolten.
Diese Aufwendungen sind insbesondere: • Kosten für Maßnahmeinhalte (einschließlich Lern- und Arbeitsmittel) • Kosten für Personal inkl. Urlaubs- und Krankheitsvertretung etc. • Kosten für die teilnehmende Person, die im Rahmen der Leistungserbringung (Konzept) entstehen und vom Auftragnehmer veranlasst werden, zum Beispiel Leistungen zur Unterstützung der Eigenbemühungen der teilnehmenden Person wie Kosten für Bewerbungsunterlagen, professionellen Bewerbungsfotos und den Versand von Bewerbungsunterlagen • Kosten für die Unfallversicherung • Absicherung (Versicherung) gegen Schäden (außer grober Fahrlässigkeit und Vorsatz), die durch die Teilnehmenden während der Maßnahmedauer verursacht werden, • Kosten, die durch gesetzliche Auflagen (zum Beispiel Verordnungen zum Gebot des Gesundheitsschutzes) entstehen • Kosten für die Weiterbildung des Ausbildungs- und Betreuungspersonals
B.1.9.2 Individuelle Leistungen außerhalb des Angebotspreises
Fahrkosten Die Fahrkosten der Teilnehmenden zum Auftragnehmer aus Anlass der Teilnahme an der Maßnahme sind nicht in den Angebotspreis einzukalkulieren.
Bei den Fahrkosten handelt es sich um einen individualspezifischen Anspruch der teilnehmenden Person gegen den Bedarfsträger.
Der Auftragnehmer erklärt sich mit der Angebotsabgabe bereit, die Abrechnung und Verauslagung der Fahr- kosten der Teilnehmenden zu übernehmen, soweit diese ihren Anspruch an ihn abtreten.
Der Bedarfsträger entscheidet im Rahmen der Ermessensausübung über die Angemessenheit und Höhe der Fahrkosten und teilt dies dem Auftragnehmer vor Beginn der individuellen Teilnahme mit. Die Auszahlungs- modalitäten an die Teilnehmenden stimmen Bedarfsträger und Auftragnehmer vor Beginn der individuellen Teilnahme untereinander ab.
Die Erstattung der verauslagten Fahrkosten erfolgt durch den Bedarfsträger gegenüber dem Auftragnehmer. Sie erfolgt in der Regel anhand von Abrechnungslisten. Der Auftragnehmer führt den Nachweis gegenüber dem Bedarfsträger. Etwaige Forderungen gegenüber dem Bedarfsträger bei fehlerhafter Abrechnung des Auftragnehmers sind ausgeschlossen. Wurden die Kosten einer Monatskarte durch den Auftragnehmer ord- nungsgemäß ausgezahlt und die Mittel zweckentsprechend verwendet, werden die Kosten auch bei späteren Fehlzeiten oder einem Abbruch der Teilnahme in vollem Umfang erstattet.
Das konkrete Abrechnungsverfahren wird nach Zuschlagserteilung zwischen dem Auftragnehmer und dem Bedarfsträger abgestimmt. Hierbei können monatliche Abschlagszahlungen und eine Schlussabrechnung zu den verauslagten Fahrkosten vereinbart werden.
Kinderbetreuungskosten
Notwendige Kinderbetreuungskosten sind nicht Bestandteil der oben genannten Maßnahmekosten. Sie wer- den gesondert erstattet. Die Erstattung der durch die Teilnahme an der Maßnahme zusätzlich entstehenden Kinderbetreuungskosten erfolgt durch den Bedarfsträger direkt an die Teilnehmenden.
Behinderungsbedingte zusätzliche Leistungen Sofern im Einzelfall behinderungsbedingt zusätzliche Leistungen (zum Beispiel Einsatz einer Gebärden- sprachdolmetscherin / eines Gebärdensprachdolmetschers für hör-/sprachbehinderte Teilnehmende) oder
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behindertenspezifische Arbeitsmittel zur Durchführung/Fortsetzung der Maßnahme notwendig sind, sind diese einzelfallbezogen beim Bedarfsträger zu beantragen.
Im Einzelfall notwendige technische Arbeitshilfen zur Durchführung/Fortsetzung der Maßnahme sind durch die teilnehmende Person, gegebenenfalls unter Einbeziehung des Auftragnehmers, beim zuständigen Be- darfsträger zu beantragen.
Ermessensleistungen der aktiven Arbeitsförderung Die Gewährung von weiteren Ermessensleistungen der aktiven Arbeitsförderung an den Auftragnehmer beziehungsweise die teilnehmende Person für Aufwendungen zur Durchführung der Maßnahme, die über die oben genannten Regelungen hinausgehen, sind ausgeschlossen.
B.1.10 Umsatzsteuer
§ 4 Nummer 15b Umsatzsteuergesetz (UStG) Die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung von Arbeitsmarktdienstleistungen nach dem SGB II und SGB III regelt § 4 Nummer 15b UStG.
Umsatzsteuerfrei sind danach, „Eingliederungsleistungen nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch, Leis- tungen der aktiven Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch und vergleichbare Leistungen, die von Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder anderen Einrichtungen mit sozialem Charakter erbracht werden.
Andere Einrichtungen mit sozialem Charakter im Sinne dieser Vorschrift sind Einrichtungen, a) die nach § 178 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch zugelassen sind, b) die für ihre Leistungen nach Satz 1 Verträge mit den gesetzlichen Trägern der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch geschlossen haben oder c) die für Leistungen, die denen nach Satz 1 vergleichbar sind, Verträge mit juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die diese Leistungen mit dem Ziel der Eingliederung in den Arbeitsmarkt durch- führen, geschlossen haben;“ (§ 4 Nummer 15b UStG in der Fassung vom 04.02.2026)
§ 4 Nummer 15c Umsatzsteuergesetz (UStG) Die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung von Arbeitsmarktdienstleistungen nach dem SGB IX regelt § 4 Nummer 15c UStG.
„Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben nach § 49 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch, die von Ein- richtungen des öffentlichen Rechts oder anderen Einrichtungen mit sozialem Charakter erbracht werden. Andere Einrichtungen mit sozialem Charakter im Sinne dieser Vorschrift sind Rehabilitationsdienste und - einrichtungen nach den §§ 36 und 51 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch, mit denen Verträge nach § 38 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch abgeschlossen worden sind;“
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B.2 Beschreibung der Leistung und deren Qualitätsstandards Das Bewerbungs-Center Inhouse beinhaltet ein Bewerbungscoaching im Einzelgespräch sowie ein Digitalcoaching zur Einrichtung Jobcenter.digital und der Jobcenter App und die Vorstellung der Onlineportale der Agentur für Arbeit.
Die Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter des Auftragnehmers haben mit den Teilnehmenden während der Termine vollständige individualisierte und aussagekräftige Bewerbungsunterlagen einschließlich professionellem Lichtbild zu erarbeiten/erstellen. Die Zustellung von konkreten Bewerbungsunterlagen per Post/online an den Arbeitgeber, bei dem die teilnehmende Person sich bewirbt, muss vom Auftragnehmer sichergestellt werden.
Je nach individuellem Bedarf und in Absprache mit dem Auftragnehmer können folgende Themen Inhalt der Termine sein:
Arbeitsmarktinformation und Möglichkeiten der Arbeitssuche • Überblick über den aktuellen Arbeitsmarkt in der Region, bundesweit, gegebenenfalls europaweit sowie Ausblick auf künftige Entwicklungen • Tagespresse, Online-Angebote, Jobsuche der BA, Zeitarbeit, Initiativbewerbungen, Onlinebewerbungen
Bewerbungscoaching beinhaltet: • Erstellen eines individuellen Bewerberprofils (Kenntnisse, Fähigkeiten, Erfahrungen, Stärken, Schwächen, etc.) • Optimierung des Bewerberprofils Arbeitsplatz beziehungsweise Ausbildungsplatz im Bewerbungsmanagement (inklusive in VerBIS nach Freischaltung – Lebenslauf, Stärkenanalyse und Stellengesuch) • Entwicklung und Aktualisierung von Selbstvermarktungsstrategien
Schriftliche Bewerbungsunterlagen • Erstellung und Aktualisierung von Bewerbungsunterlagen im Bewerbungsmanagement der BA • Erstellung eines Lichtbildes der teilnehmenden Person unter Berücksichtigung deren Einverständnis einschließlich Bildbearbeitung • Erstellung individualisierter Anschreiben
Überblick über den aktuellen Arbeitsmarkt • mögliche Einsatzfelder, unter anderem Zeitarbeit • Bewerbungsstrategien
IT-Grundlagen für Bewerbungsschreiben • Erstellen von beziehungsweise Arbeiten mit Dokumenten • Layout (Formatierung, Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Tabulatoren etc.) • Seitenansicht, Drucken, Speichern
Digitale Kompetenzen aufbauen • Einführung in das Portal „Jobcenter.digital“. Die teilnehmende Person ist innerhalb der Maßnahme zu befähigen, das Online Portal „Jobcenter.digital“ inklusive der Jobcenter App zu nutzen. • Video-Beratung/ -kommunikation • Anwendung digitaler Werkzeuge und technischer Lösungen zum Lernen und Arbeiten (zum Beispiel Lern-Apps, webbasierte Kurse, Lernen aus Videos) • Unterstützung bei der digitalen Antragstellung
Der Auftragnehmer hat die Aufgabe das Thema „Digitalisierung als Chance“ zu vermitteln, die individuelle Motivation zur Nutzung digitaler Medien zu steigern und den Teilnehmenden in der Nutzung des jobcenter.digital zu befähigen. Um dies dauerhaft zu erreichen, muss es immer Inhalt jeglicher Kommunikation mit den Teilnehmenden sein.
Obligatorisch für alle Teilnehmenden während der gesamten Öffnungszeit vorzuhalten:
„Aktive IT-gestützte Bewerbungsbemühungen und Eigenrecherche“ • eigenständige Stellensuche in den unterschiedlichen Medien (Printmedien, Internet, etc.) • Erstellung und Aktualisierung von Bewerbungsunterlagen im Bewerbungsmanagement der BA
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Besonderheiten: • Für den Fall, dass im Einzelfall eine Online-Beratung ausreicht, beziehungsweise zielführender ist und die teilnehmende Person über das entsprechende Equipment und die Fähigkeit verfügt, kann der Auftragnehmer die Inhalte der Maßnahme mit Hilfe von Online-Kommunikationstools oder Videotelefonie, beziehungsweise im Ausnahmefall auch per Telefon durchführen. Dies setzt in der Regel einen vorher stattgefundenen, persönlichen Kontakt voraus. Hierzu lädt der Auftragnehmer die teilnehmende Person zum Beispiel zu einer Online-Konferenzschaltung ein. Ist der teilnehmenden Person dies aus technischen Gründen nicht möglich (kein Internet, Computer, Datenvolumen etc.) kann das Coaching im Ausnahmefall auch per Telefon stattfinden.
• Sollte sich im Verlauf der Maßnahme herausstellen, dass digitale Kompetenzen fehlen, die für eine Nutzung des Portals Jobcenter.digital und der JobcenterApp oder zum selbständigen Versand von Bewerbungen per E-Mail oder online erforderlich sind, ist die teilnehmende Person entsprechend zu befähigen.
• Die Zuweisungen finden innerhalb der Servicezeiten des Jobcenters Hanau (Mo-Do 08:30 Uhr bis 15:30 Uhr, Fr 08:30 Uhr bis 12:00 Uhr) statt. Weitere individuelle Termine für die Teilnehmenden sind bedarfsorientiert in der Zeit von Montag bis Donnerstag von 08:30 Uhr bis 16:00 Uhr und am Freitag von 08:30 Uhr bis 13:00 Uhr, beziehungsweise nach Absprache anzubieten.
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