Bewerbungsmanagement - § 45 I S.1 Nr. 1 SGB III / 2026
B_Leistungsbeschreibung Die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen sind vom Auftragnehmer zu erfüllen. Zusätzli- che Angaben oder Ausführungen im Konzept sind hierzu nicht erforderlich.
B.1 Rahmenbedingungen
Die nachfolgend genannten Vordrucke werden im Internet unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Ausschreibungen für Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) > Vordrucke für die Vertragsausführung „Stan- dard“ > Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 SGB III zur Verfügung gestellt. Diese sind bei der Angebotsabgabe nicht mit vorzulegen.
Es erfolgt eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Vordrucke. Der Auftragnehmer hat sich daher über die Vordrucke zur Vertragsausführung zu informieren und die aktuell veröffentlichten Vordrucke unver- ändert zu nutzen.
Soweit der Auftraggeber nach Zuschlagserteilung eine andere gegebenenfalls elektronische Lösung entwi- ckelt und kostenlos zur Verfügung stellt, ist diese durch den Auftragnehmer auch anzuwenden. Mit der An- gebotsabgabe wird hierzu vorab und unwiderruflich die Zustimmung erteilt.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu einem regelmäßigen Austausch/Kontakt mit dem Bedarfsträger ab Vertragsbeginn. Art und Umfang sind zwischen Auftragnehmer und Bedarfsträger festzulegen.
B.1.1 Beschreibung der Maßnahme Gegenstand der Maßnahme nach § 45 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 Sozialgesetzbuch (SGB) III beziehungs- weise § 16 Absatz 1 SGB II in Verbindung mit § 45 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 SGB III ist die Unterstützung der beruflichen Eingliederung durch die Heranführung der Teilnehmenden an den Ausbildungs- und Arbeits- markt.
Die Maßnahme muss den Bewerbungsprozess der Teilnehmenden unterstützen. Die Teilnehmenden sollen befähigt werden, sich eigenständig und erfolgreich unter Nutzung des Bewerbungsmanagements der Bun- desagentur für Arbeit (BA) auf dem allgemeinen Ausbildungs- und Arbeitsmarkt zu bewerben. Zudem sollen die Teilnehmenden auch Unterstützung durch individuelles Bewerbercoaching erhalten.
Je nach Auswahl im Leistungsverzeichnis/Losblatt ist die Leistung entweder durchgängig in Präsenzform durchzuführen oder kann in hybrider Form, jeweils auch unter Nutzung digitaler Methoden und Arbeitsmittel (siehe Angaben unter B.1.5.2 > Besondere Regelungen, B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Hybride Durchführungsform und B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Digital unterstützte Maßnahmedurchführung), durchgeführt werden. Sofern im Leistungsverzeichnis/Losblatt die hybride Form ausgewählt wurde, obliegt die Entscheidung, welche Inhalte unter B.2 > Beschreibung der Leistung und deren Qualitätsstandards im Rahmen einer hybriden Durchführung vermittelt werden, der Gestaltungsfreiheit des Auftragnehmers in Abstimmung mit dem Bedarfsträger.
B.1.2 Teilnehmende/Zielgruppe
Teilnehmende können sein: • von Arbeitslosigkeit bedrohte Arbeitsuchende • Arbeitslose Die Teilnehmenden verfügen über Sprachkenntnisse, die es zulassen, den Inhalten der Maßnahme zu folgen.
Eine eventuelle Spezifizierung der Teilnehmenden enthält das Leistungsverzeichnis/Losblatt. Sofern 2 Spezifizierungen angegeben sind, treffen beide Spezifizierungen auf alle Teilnehmenden zu.
B.1.3 Zeitlicher Umfang/Dauer Die Maßnahmedauer (Vertragsbeginn und -ende) sowie das Ende des zeitlichen Korridors, in dem die Teil- nehmenden zugewiesen werden (Zuweisungskorridor), ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis/Losblatt.
Die Zuweisungsdauer einer teilnehmenden Person beträgt eine Woche. Der konkrete individuelle Beginn- sowie der Endtermin (dem Zuweisungsbescheid zu entnehmen) wird vom Bedarfsträger festgelegt.
Für die Teilnehmenden besteht je nach Festlegung im Leistungsverzeichnis/Losblatt eine Anwesenheitspflicht (Präsenzzeit) von 2 oder 3 Präsenztagen und mindestens 4 Zeitstunden (à 60 Minuten) täglich. Dies gilt auch für die hybride Durchführung. Termine zur Vorstellung bei einem Arbeitgeber oder die Vorsprache bei der Agentur für Arbeit (AA) beziehungsweise dem Jobcenter (JC) gelten als Präsenzzeiten. Bezüglich der Vorstellungsgespräche und der Vorsprachen bei der AA beziehungsweise dem JC entscheidet der Auftragnehmer in jedem Einzelfall, ob vor beziehungsweise nach dem Termin an diesem Tag noch eine Teilnahme an der Maßnahme sinnvoll erscheint. Hierbei sind auch die Fahrzeiten zu berücksichtigen.
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Unabhängig davon, muss sowohl der Arbeitgeber die Vorstellung, als auch die AA beziehungsweise das JC die Vorsprache bestätigen. Die Nachweise sind zu Prüfzwecken aufzubewahren.
Als Kalkulationsgrundlage ist je nach Festlegung im Leistungsverzeichnis/Losblatt von einer Verweildauer von 2 oder 3 Tagen auszugehen, was 2 beziehungsweise 3 Tagespauschalen pro teilnehmender Person entspricht.
Es liegt in der Gestaltungsfreiheit des Auftragnehmers, die Inhalte während der Gesamtmaßnahmedauer sinnvoll zu verteilen. Dabei ist sicherzustellen, dass jede teilnehmende Person die beschriebenen Unterstüt- zungsleistungen erhält.
Bei der Teilnahme an der Maßnahme sind die gegebenenfalls vorhandenen individuellen zeitlichen Einschränkungen der Teilnehmenden auf Teilzeit zu berücksichtigen. Diese Einschränkungen sind dem Bewerberprofil in VerBIS zu entnehmen. Zusätzlich enthält der Zuweisungsbescheid diese Angaben. Die Teilnahme an der Maßnahme ist entsprechend auszurichten.
Die Präsenzzeit darf täglich 9 Zeitstunden (à 60 Minuten) inklusive angemessener Pausenzeiten nicht überschreiten.
Der 24. und 31. Dezember eines Jahres sind generell unterweisungs-/maßnahmefrei. Sie sind nicht nachzu- holen und werden nicht vergütet.
Die individuelle Zuweisungsdauer endet jeweils vorzeitig durch: • die Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung beziehungsweise Ausbildung • den Abbruch der Maßnahme durch die teilnehmende Person oder den Bedarfsträger.
Die individuelle Zuweisungsdauer einer teilnehmenden Person darf nicht über das jeweilige Ende der Maß- nahme hinausgehen.
B.1.4 Personal
B.1.4.1 Allgemeine Regelungen
Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg dieser Maßnahme ist fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal. Der Personaleinsatz muss quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entsprechen. Die Arbeitsbedingungen des Personals unterliegen den arbeitsrechtlichen Anforderungen. Der Auftraggeber behält sich vor, während der Vertragslaufzeit zu den üblichen Geschäftszeiten (vergleiche B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Erreichbarkeit/Maßnahmedurchführung) die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen und die Einsicht in Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise und Zeugnisse vorzunehmen.
Bei der Auswahl des Personals sollte insbesondere auf personelle und soziale Kompetenzen (zum Beispiel Motivationsfähigkeit, Kontaktfreude, Kreativität und Teamfähigkeit) geachtet werden. Das eingesetzte Per- sonal muss über Empathie gegenüber der Zielgruppe sowie Kenntnisse der Gepflogenheiten in unterschied- lichen Kulturkreisen verfügen. Empathisches Verhalten gegenüber der gegebenenfalls besonderen Situation von Menschen mit Behinderungen sowie ein Verständnis von Behinderung als Wechselspiel zwischen Indi- viduum und Umwelt und nicht als medizinisches Defizit werden ebenfalls erwartet.
Personaleinsatz Das für die Durchführung der Maßnahme erforderliche Personal ist im entsprechenden Umfang ab Maßnahmebeginn vorzuhalten.
Dem Auftragnehmer wird die Möglichkeit eingeräumt, außerhalb der Maßnahme für andere als von dem Bedarfsträger zugewiesene Teilnehmende tätig zu sein. Für andere als vom Bedarfsträger zugewiesene Teilnehmende entstehende Kosten werden nicht erstattet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich jedoch, die von ihm zur Durchführung der Maßnahme angegebene Personalkapazität gemäß seinem Angebot ausschließlich für die Leistungserbringung einzusetzen. Die angebotenen Personalkapazitäten dürfen durch andere Tätigkeiten des Auftragnehmers nicht eingeschränkt werden.
Eine Vertretungsregelung ist unter anderem im Urlaubs- oder Krankheitsfall vom Auftragnehmer durchgängig sicherzustellen, so dass der geforderte Personalumfang eingehalten wird. Bei unvorhersehbaren Krankheits- ausfällen ist es ausreichend, wenn dies spätestens am zweiten Krankheitstag gewährleistet ist. Durch orga- nisatorische Vorkehrungen ist auch am ersten Tag eines Krankheitsfalls eine sinnvolle Maßnahmedurchfüh- rung sicherzustellen.
Bei einem ungeplanten Personalausfall (zum Beispiel Krankheit) von länger als einer Woche und im Urlaubs- fall ist eine professionsgerechte Vertretung sicherzustellen. Ausnahmegenehmigungen mit dem zuständigen REZ abzustimmen.
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Nachweis des Personals Der Nachweis des Personals hat mit dem Vordruck „F.1_Gesamtübersicht_Personaleinsatz“ nach Zu- schlagserteilung, spätestens 4 Wochen vor dem jeweiligen Maßnahmebeginn, gegenüber dem REZ zu er- folgen. Bei kurzfristigem Beginntermin ist die Vorlage unmittelbar nach Zuschlagserteilung erforderlich.
Bei Personaländerungen während der Vertragslaufzeit hat der Nachweis des Personals durch den Auftrag- nehmer unverzüglich und vor Einsatz des Personals in der Maßnahme mit der Vordruck F.1 zu erfolgen.
Der Auftragnehmer versichert mit der Abgabe des Vordrucks F.1, dass das gemeldete Personal quantitativ und qualitativ den Anforderungen der Leistungsbeschreibung entspricht.
Das REZ behält sich vor, den Einsatz des Personals abzulehnen, sofern hinsichtlich der Eignung Bedenken bestehen. Gleiches gilt für einen Personalwechsel während der Vertragslaufzeit.
Das tatsächlich in der Maßnahme eingesetzte Personal ist täglich namentlich in einer separaten Liste zu erfassen. Dabei ist der zeitliche Umfang zu dokumentieren. Für die rechtliche Zulässigkeit (gegebenenfalls durch Einholen einer Einwilligung des eingesetzten Personals und/oder Beteiligung der Personalvertretung) hat der Auftragnehmer zu sorgen. Diese Erfassungslisten sind auf Verlangen vorzulegen.
B 1.4.2 Besondere Regelungen
In der Maßnahme kommen Jobcoaches zum Einsatz. Darüber hinaus sind Personalkapazitäten für admi- nistrative Aufgaben (zum Beispiel Verwaltung der Teilnehmenden, Fahrkostenerstattung, technischer Sup- port, Bereitstellung digitaler Maßnahmeinhalte) vorzuhalten.
Die Vermittlung des Maßnahmeinhalts soll auch mithilfe digitaler Medien sowie unter Nutzung von digitalen Lehr- und Lernkonzepten erfolgen. Das Personal muss daher: • die notwendige Medienausstattung (Hardware) sowie • die notwendigen Anwendungen und deren Funktionsumfang kennen und anwenden können. Darüber hinaus muss das Personal in der Lage sein, Informationen aus digitalen Medien zielgerichtet aus- zuwählen, mithilfe digitaler Medien aufzubereiten sowie bedarfsgerecht zu vermitteln.
Bei hybrider Maßnahmedurchführung gilt dies insbesondere für die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrun- gen im Umgang mit Online-Medien und digitaler Kommunikation (Videotelefonie, Web-Schulungen, Chats etc.) und die Kompetenzen im Hinblick auf den Support von Teilnehmenden in deren häuslicher Umgebung (Sicherstellung der technischen Funktionalitäten bei den Teilnehmenden, Aufrechterhaltung der erforderli- chen Motivation) sowie dem Umgang mit dem Datenschutz bei Nutzung digitaler Medien.
Der oben genannte Support gegenüber den Teilnehmenden ist während der üblichen Geschäftszeiten zu erbringen (vergleiche B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Erreichbarkeit/Maßnahmedurchführung).
Der Support erstreckt sich dabei auf eingehende Anfragen in Bezug auf die Nutzung der vom Auftragnehmer eingesetzten digitalen Medien im Maßnahmekontext. Bei einfachen Störungen oder Anwenderfragen unter- stützt der Auftragnehmer die Teilnehmenden direkt bei deren Behebung. Dabei kann gegebenenfalls auch ein Fernzugriff genutzt werden. Für komplexere Fälle werden Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt (das kann bspw. auch ein Verweis auf den Telekommunikationsanbieter sein).
Kommunikationstechnische Aktivitäten oder ähnliches durch den Auftragnehmer für die Teilnehmenden in deren häuslichem Umfeld sind nicht vorgesehen. Hierfür ist die teilnehmende Person selbst verantwortlich.
Der vorzuhaltende Personalschlüssel ist dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu entnehmen. Der Wert „1“ ent- spricht einem Volumen von wöchentlich 39 Zeitstunden (à 60 Minuten). Der Personalschlüssel bezieht sich auf die sich in der Maßnahme befindlichen Teilnehmenden (siehe Definition „Status Teilnehmer“ unter B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Status „Teilnehmer“) unabhängig von der Anwesenheit. Unabhängig vom Per- sonalschlüssel sind jedoch mindestens 0,45 Jobcoaches einzusetzen. Wenn sich keine Teilnehmenden in der Maßnahme befinden, muss kein Personal vorgehalten werden.
Sollte laut Maßnahmekonzept Eigenrecherche beziehungsweise Eigenerarbeitung der Teilnehmenden Maß- nahmeinhalt sein, ist sicherzustellen, dass in diesen Räumlichkeiten permanent ein Jobcoach unter anderem zur Anleitung zur Verfügung steht.
Jobcoaches müssen fachlich geeignet sein. Fachlich geeignet ist, wer über einen Berufs- oder Studienab- schluss und eine mindestens einjährige Berufserfahrung sowie Kenntnisse und Erfahrungen in den Perso- nalauswahlsystemen/-kriterien der Unternehmen und im Personalwesen verfügt. Umfassende Kenntnisse in marktüblicher Office- und Anwendersoftware werden vorausgesetzt. Darüber hinaus müssen Internetkennt- nisse, fundierte Kenntnisse im Umgang mit digitalen Medien und Kenntnisse im Umgang mit dem Portal der BA (www.arbeitsagentur.de) sowie einschlägige Erfahrungen im Bewerbungscoaching und dem Erstellen von Bewerbungsunterlagen vorhanden sein. Das Personal muss die Fähigkeit besitzen, die Teilnehmenden
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bei der Anwendung der verschiedenen Suchwege und im Umgang mit dem Portal der BA (www.arbeitsagen- tur.de) zu unterstützen. Diese Mindestanforderungen gelten insbesondere auch für das in den Sprechzeiten eingesetzte Personal. Auf die bei Jobcoaches geforderte Berufserfahrung kann verzichtet werden, wenn in der Maßnahme durch- gängig eine berufserfahrene Mentorin beziehungsweise ein berufserfahrener Mentor mit derselben geforder- ten Profession zur Verfügung steht. Die Mentorin beziehungsweise der Mentor müssen über eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung verfügen. Damit soll auch Berufsanfängerinnen und Berufsanfängern die Chance gegeben werden, Berufserfahrung zu sammeln. Die Form der Dokumentation des Mentorings ist mit dem Bedarfsträger nach Zuschlagserteilung abzustimmen.
B.1.5 Räumlichkeiten und Ausstattung
B 1.5.1 Allgemeine Regelungen
Maßnahmeort Der konkrete Maßnahmeort für die Durchführung ergibt sich aus dem Leistungsverzeichnis/Losblatt; dieser ist zwingend einzuhalten.
Im Leistungsverzeichnis/Losblatt ist der Maßnahmeort jeweils beschrieben. • Eine Stadt, ein Ort ohne zusätzliche Bezeichnung bedeutet, dass nur diese Stadt/dieser Ort Maßnah- meort ist. • Der Zusatz „Stadtteil“ oder „Ortsteil“ bedeutet, dass als Maßnahmeort nur dieser Stadtteil/Ortsteil in Frage kommt (Beispiel: Stadtteil Stuttgart-Vaihingen). • Der vorangestellte Zusatz einer (Beispiel: 23552 Lübeck) oder mehrerer Postleitzahlen (Beispiel: 23552, 23554 Lübeck) grenzt den Maßnahmeort auf dieses Gebiet der Stadt/des Ortes ein. • Der Hinweis „AA“ vor der Ortsbezeichnung bedeutet, dass als Maßnahmeort jeder Ort innerhalb des gesamten Agenturbezirks in Frage kommt. • Der Hinweis „DSt.“ vor der Ortsbezeichnung bedeutet, dass als Maßnahmeort jeder Ort innerhalb des Dienststellenbezirks (Zuständigkeitsbereich der Hauptagentur oder einer Geschäftsstelle innerhalb des Agenturbezirkes) in Frage kommt. • Der Hinweis „Jobcenter“ vor der Ortsbezeichnung bedeutet, dass als Maßnahmeort jeder Ort innerhalb des gesamten Zuständigkeitsbereichs des Jobcenters in Frage kommt. • Der Hinweis „Lkr.“ vor der Ortsbezeichnung bedeutet, dass als Maßnahmeort jeder Ort innerhalb dieses Landkreises in Frage kommt. Sind mehrere Maßnahmeorte angegeben, muss der Auftragnehmer einen oder mehrere als Maßnahmeort auswählen. Sind mehrere Maßnahmeorte mit einem „und“ verbunden, muss der Auftragsnehmer all diese Maßnahmeorte vorhalten. Sind mehrere Maßnahmeorte mit einem „oder“ verbunden, muss der Auftragnehmer einen Maßnahmeort auswählen.
Lage und Zugang Die Räumlichkeiten des Auftragnehmers zur Durchführung der Maßnahme müssen für die Teilnehmenden, ausgehend von einem Verkehrsknotenpunkt (wie zum Beispiel Hauptbahnhof, Busbahnhof), in angemessener Zeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Die Ausschilderung am Gebäude muss so angebracht sein, dass die Räumlichkeiten, in denen die Maßnahme durchgeführt wird, für die Teilnehmenden gut zu finden sind.
Nachweis der Räumlichkeiten/Außengelände Beträgt die Frist zwischen Zuschlag und Maßnahmebeginn mehr als 4 Wochen, ist der Vordruck R.1_Räum- lichkeiten spätestens 4 Wochen vor Maßnahmebeginn beim zuständigen REZ und dem koordinierenden Bedarfsträger gemäß Leistungsverzeichnis/Losblatt einzureichen.
Beträgt die Frist zwischen Zuschlag und Maßnahmebeginn weniger als 4 Wochen ist spätestens 5 Arbeits- tage nach Zuschlagserteilung der Vordruck R.1 beim zuständigen REZ und dem koordinierenden Bedarfs- träger gemäß Leistungsverzeichnis/Losblatt einzureichen.
Bei Überschreiten der 5-Tages-Frist finden die §§ 9 und 10 der Vertragsbedingungen Anwendung.
Änderungen der Räumlichkeiten während der Vertragslaufzeit sind dem zuständigen REZ und dem koordi- nierenden Bedarfsträger gemäß Leistungsverzeichnis/Losblatt unverzüglich und vor Durchführung der Maß- nahme in den neuen Räumlichkeiten mit dem Vordruck R.1 anzuzeigen.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Räumlichkeiten 2 Wochen vor Maßnahmebeginn zu besichtigen sowie diese jederzeit während der Vertragslaufzeit, zu den üblichen Geschäftszeiten, gegebenenfalls zusammen mit dem Technischen Beratungsdienst, auf die Einhaltung der Anforderungen zu überprüfen. Bei Prüfungen
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der Maßnahme vor Ort hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Verlangen den aktuellen Raumbele- gungsplan unverzüglich vorzulegen.
Sächliche und räumliche Ausstattung
Die Räumlichkeiten und deren Ausstattung haben ab Maßnahmebeginn dem Stand der Technik sowie den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Der bauliche Zustand, die Sauberkeit und Hygiene der Räumlichkeiten einschließlich der sanitären Einrichtungen müssen eine ordnungsgemäße Durchführung gewährleisten. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Ablauf einer von ihm zur Abhilfe gesetzten angemessenen Frist die Räumlichkeiten abzulehnen, sofern hinsichtlich der Eignung Bedenken bestehen. Gleiches gilt für einen Wechsel der Räumlichkeiten während der Vertragslaufzeit. Der Maßnahmebeginnter- min bleibt für den Auftragnehmer in jedem Fall verbindlich.
Für alle nachfolgenden räumlichen und ausstattungstechnischen Vorgaben gelten insbesondere folgende jeweils aktuelle Vorschriften/Empfehlungen: • Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) in Verbindung mit den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) • Vorschriften der zuständigen gesetzlichen Unfallversicherungen (Berufsgenossenschaften) • Brandschutzbestimmungen • jeweilige Landesbauordnung.
Für Zeiten beim Auftragnehmer ist dieser zudem im Sinne des Arbeitsschutzes den Teilnehmenden gegen- über verantwortlich für sichere Arbeitsumgebungen, Arbeitsmittel und Arbeitsbedingungen. Neben den Re- gelungen der Unfallversicherungen sind daher die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zum Arbeits- schutz (insbesondere Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), ArbStättV, Betriebssicherheitsverordnung (Be- trSichV), Gefahrenstoffverordnung (GefstoffV) zu beachten. In diesem Zusammenhang sind zum Beispiel regelmäßige Prüfungen der Betriebsmittel, Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen durch-zuführen sowie – in Abhängigkeit von den Maßnahmeinhalten - gegebenenfalls geeignete Persönliche Schutzausrüs- tung (PSA) zur Verfügung zu stellen.
Technische Ausstattung Für die Teilnehmenden sind vernetzte PC-Arbeitsplätze mit Internetanschluss in ausreichender Anzahl zur Verfügung zu stellen. Die gleichzeitige Nutzung eines PC-Arbeitsplatzes durch mehrere Teilnehmende ist ausgeschlossen.
PC-Arbeitsplätze (PC, Bildschirm, Software und Drucker) müssen dem aktuellen Stand der Technik entspre- chen. Dafür müssen folgende Mindestanforderungen erfüllt sein: • Ausstattung mit einer marktüblichen Office- und Anwendersoftware (zum Beispiel MS-Office, OpenOf- fice.org) in Verbindung mit einem vom herstellenden Unternehmen empfohlenem Betriebssystem • Die für das Betriebssystem und die eingesetzte Office- und Anwendersoftware verwendete Hardware muss einen performanten und unterbrechungsfreien Betrieb gewährleisten • ausreichende Internetanbindung mit aktuellster Browserversion (HTML5-fähig; zum Beispiel Microsoft Edge oder Mozilla Firefox) • externer Bildschirm mindestens 24 Zoll in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers • Einhaltung elementarer Grundregeln bezüglich der IT-Sicherheit (zum Beispiel Verwendung von Fire- walls, Einsatz von Virenscannern, regelmäßige Softwareupdates, Sensibilisierung der Mitarbeitenden zu Themen der Informationssicherheit, Einsatz von Hard- und Software auf dem aktuellen Stand der Tech- nik). Im Rahmen der Informationssicherheit muss der Auftragnehmer dafür Sorge tragen, dass geeignete Maßnahmen und Vorkehrungen getroffen werden, um unerlaubte Systemzugriffe von außenstehenden Dritten zu unterbinden.
Die unten angegebene Ausstattung ist vorzuhalten, sofern für die Maßnahmedurchführung erforderlich: • integrierte oder externe Kamera • je Unterrichts-/Gruppenraum ein Farbdrucker • je Standort ein Foto-Scanner • Möglichkeiten zum Einlesen von mitgebrachten Speichermedien (zum Beispiel USB-Stick) • Software zum Erstellen und Lesen von Dokumenten im aktuellen Microsoft-Office-Format (zum Beispiel docx, txt, xlsx, pptx) • PDF-Generator, PDF-Reader • Ausstattung mit einer Software für Videotelefonie
Der Auftragnehmer muss durch technische und organisatorische IT-Sicherheitsmaßnahmen dafür sorgen, dass unbefugte Dritte weder Kenntnis noch Zugriff auf schützenswerte Daten und Informationen erhalten. Ferner ist bei der Kommunikation mit schützenswerten Geschäftsinformationen ein sicherer Übertragungs- weg zu nutzen.
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Unter Einhaltung dieser technischen Standards ist auch der Einsatz von Laptops mit einer Mindestgröße des Bildschirms von 15,4 Zoll zulässig, sofern ein Diebstahlschutz und eine Verschlüsselung gewährleistet sind.
Es ist sicherzustellen, dass die Teilnehmenden auf Wunsch die von ihnen erarbeiteten Aufgaben, Texte, Bewerbungsunterlagen und Ähnliches erforderlichenfalls in Farbe ausdrucken können.
Der Auftragnehmer stellt den Teilnehmenden zur Speicherung dieser erarbeiteten Dokumente jeweils einen USB-Stick zur Verfügung. Dieser verbleibt bei der teilnehmenden Person zur weiteren Verwendung und geht in ihr Eigentum über.
Die parallele Nutzbarkeit der Internetverbindung durch alle Maßnahmeteilnehmenden ist auch für datentraf- ficintensive Anwendungen sicherzustellen.
Vorhalten der Räumlichkeiten
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die von ihm angebotenen Räumlichkeiten inklusive Ausstattung während der gesamten Dauer der Maßnahme vorzuhalten. Dem Auftragnehmer wird die Möglichkeit eingeräumt, die Räumlichkeiten außerhalb der Maßnahme für andere Zwecke zu nutzen. Eine anderweitige Nutzung darf keine Auswirkung auf die Vertragserfüllung haben.
Gemeinsame Nutzung von Räumlichkeiten
Die fachpraktische und theoretische Qualifizierung – sofern Bestandteil der Maßnahme – hat zielgruppenge- recht zu erfolgen. Sie kann auch gemeinsam mit nicht von der BA geförderten Teilnehmenden erfolgen, wenn für die durch die BA geförderten Teilnehmenden insgesamt weiterhin die individuellen Förderbedarfe durch Unterweisung gewährleistet werden können. Der Personalschlüssel der jeweiligen Maßnahme – sofern vor- gegeben – ist zwingend einzuhalten.
Barrierefreiheit
Sofern im Leistungsverzeichnis/Losblatt Barrierefreiheit gefordert ist, hat der Auftragnehmer ab Maßnahme- beginn laut Leistungsverzeichnis/Losblatt sicherzustellen, dass die einschlägigen Vorschriften zur Barriere- freiheit eingehalten werden und somit auch Teilnehmenden, die zum Beispiel im Rollstuhl fahren oder eine außergewöhnliche Gehbehinderung haben, gemäß den geltenden Vorschriften, der Zugang zur Bildungs- stätte sowie zu den Unterrichts- und Sozialräumen selbständig möglich ist. Entsprechende Parkmöglichkei- ten in unmittelbarer Nähe zum behinderungsgerechten Zugang sind vorzuhalten. Es ist weiterhin sicherzu- stellen, dass behinderungsgerechte Toiletten gemäß der einschlägigen DIN im erforderlichen Umfang zur Verfügung stehen.
Sofern besondere Hilfen notwendig sind, sind diese Leistungen individuell durch den Bedarfsträger zu prüfen.
B 1.5.2 Besondere Regelungen
Sächliche und räumliche Ausstattung
Für die Durchführung der Maßnahmen sind die erforderlichen Räumlichkeiten in ausreichender Zahl, Größe und sächliche/technische Ausstattung durch den Auftragnehmer bereit zu stellen. Hierzu gehören Unter- richtsräume, Sozialräume und Besprechungsräume sowie geeignete Räumlichkeiten für Bewerbungsbemü- hungen. Er kann zur Erledigung seines Auftrages die Teilnehmenden nicht auf die Nutzung anderer Einrich- tungen verweisen. Dies gilt auch für die vorhandenen Einrichtungen des Bedarfsträgers.
Es sind geeignete Medien zur Unterstützung der anzuwendenden Methodik vorzuhalten und einzusetzen. Diese müssen einen engen Bezug zur Zielsetzung der jeweiligen Maßnahme haben und die individuellen Belange der zugewiesenen Teilnehmenden angemessen berücksichtigen.
Unterrichtsräume sind Gruppenräume, in denen theoretische Lerninhalte vermittelt werden.
Besprechungsräume sind Räume für Einzelberatungen und Kleingruppengespräche. Dabei muss der Schutz der persönlichen Daten gewährleistet sein. Die Größe des Raumes ist so zu bemessen, dass mindestens 4 Personen ausreichend Platz haben.
Technische Ausstattung
Der Auftragnehmer stellt jeder teilnehmenden Person für die Dauer der Maßnahmeteilnahme ein Headset zur Verfügung. Dieses wird von den Teilnehmenden jeweils zum Ende der Teilnahme an der Maßnahme an den Auftragnehmer zurückgegeben.
Die besonderen Anforderungen für die digital unterstützte Maßnahmedurchführung sind den Ausführungen unter B.1.7 Hinweise zur Durchführung > digital unterstützte Maßnahmedurchführung zu entnehmen, für die Anforderungen zur hybriden Durchführungsform vergleiche B.1.7 Hinweise zur Durchführung > Hybride Durchführungsform.
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Für die Arbeitsplätze des eingesetzten Personals ist die - abhängig von der konkreten Maßnahmedurchfüh- rung - erforderliche IT-Ausstattung vorzuhalten.
B.1.6 Datenschutz
B.1.6.1 Allgemeine Regelungen
Der Auftragnehmer hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten und in der Maßnahme umzusetzen.
Die Nutzung von Clouds ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig: • Es ist technisch und/oder organisatorisch sichergestellt, dass keine personenbezogenen Daten (insbe- sondere Namen, Geburts- und Adressdaten) unverschlüsselt in Clouds abgespeichert werden. Dies kann insbesondere durch eine Pseudonymisierung der Daten, beispielsweise durch eine nichtzuordenbare Verwendung von Teilnehmendennummern, erfolgen, sofern der dazugehörige Schlüssel (zum Beispiel Zuordnungstabelle) gesondert aufbewahrt und durch geeignete technische und organisatorische Maß- nahmen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt wird. • Wenn solche pseudonymisierten personenbezogenen Daten in Clouds gespeichert beziehungsweise bei Nutzung von Online-Kommunikationstools verwendet werden, ist sicherzustellen, dass die Daten der Teilnehmenden grundsätzlich nur auf einer eigenen Plattform des Auftragnehmers gespeichert werden und nur im Ausnahmefall auf einer Plattform Dritter. Eingesetzte Server müssen sich in beiden Fällen in der Bundesrepublik Deutschland (BRD) oder in einem Vertragsstaat im Sinne des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) befinden. Ist im Ausnahmefall eine Nutzung von Dritten als Dienst- leister erforderlich, so sind die Teilnehmenden hierüber gesondert zu informieren. • Der Einsatz von Clouds von Anbietern aus einem Mitgliedstaat des EWR ist zulässig, wenn sichergestellt ist, dass der Auftragnehmer die Herrschaft über die Daten und die Kommunikationswege behält.
Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, den Nachweis zu erbringen, dass eine bestimmte Anwendung die datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechend der Orientierungshilfe der/des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) zum Cloud Computing unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Orientierungshilfen/Artikel/OHCloudComputing.html erfüllt. Dieses könnte zum Beispiel durch eine vorzuhaltende Eigenerklärung (Datenschutz-Folgenabschätzung) durch den Datenschutzbeauftragten des Auftragnehmers erfolgen, welche sich inhaltlich an der ISO 29134 orientiert und aktuelle Bewertungen der Datenschutzaufsichtsbehörden aufgreift. Des Weiteren könnte dieses auch durch Stellungnahmen der Aufsichtsbehörden (auf Bundesebene = BfDI, auf Landesebene - der/die Landes- beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit = LfDI) oder zertifizierte Prüfeinrichtungen er- folgen.
Es wird in diesem Zusammenhang auf die Verpflichtung des Auftragnehmers zur Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde gemäß Artikel 33 DSGVO hingewiesen. Es wird ebenfalls auf die Verpflichtung des Auftragnehmers zur Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person gemäß Artikel 34 DSGVO hingewiesen.
Die Nutzung von sogenannten Messenger-Diensten muss der DSGVO entsprechen.
Bei der Nutzung von Kommunikationstools sind durch den Auftragnehmer folgende Anforderungen umzuset- zen: • Daten sind zu löschen, wenn sie für die Aufgabenerledigung nicht oder nicht länger erforderlich sind. Dies bedeutet für die Speicherung von Lernverläufen und/oder Videoaufnahmen, dass sie unmittelbar nach Beendigung der Kommunikation zu löschen sind. Im Übrigen dürfen alle weiteren verarbeiteten Daten grundsätzlich nur solange gespeichert werden, wie sie für ordnungsgemäße Rechnungslegungen gegenüber dem Auftraggeber erforderlich sind (zum Beispiel Teilnahmenachweis). Abschließend bleiben die gegebenenfalls vertraglich vereinbarten Löschfristen erhalten. • Eine Nutzung von Online-Kommunikationstools soll grundsätzlich im Sinne von „On-Premises-Lösun- gen“ erfolgen. Das bedeutet, dass der Auftragnehmer die Software in eigener Verantwortung auf eigener Hardware, regelmäßig durch die Nutzung eines eigenen oder angemieteten allein ihm zugänglichen Ser- vers, verwendet. Der Ort der Verarbeitung von Daten – und damit der Standort der Hardware – muss dabei in der BRD oder in einem Vertragsstaat im Sinne des Abkommens über den EWR liegen. Ist im Ausnahmefall eine Nutzung von Dritten als Dienstleister erforderlich, so sind die Teilnehmenden hierüber gesondert zu informieren und die notwendigen Einwilligungserklärungen zu konkretisieren. • Video- und Tonaufnahmen sowie die Bearbeitung personenbezogener beziehungsweise -beziehbarer Themen auf digitalem Wege sind nur mit vorheriger Einwilligung der teilnehmenden Person erlaubt.
Die Teilnehmenden sind über ihre Rechte aus den Artikeln 13 bis 21 DSGVO zu informieren. Für die Aus- kunftserteilung, die sich auf die Umsetzung bezieht, ist der Auftragnehmer zuständig. Entsprechendes gilt
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für die Berichtigung und Löschung von Daten. Im Übrigen ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Auftragge- ber bei der Erfüllung der Betroffenenrechte zu unterstützen.
Es liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers, Einwilligungserklärungen individuell, konkret auf die Si- tuation bezogen sowie datenschutzkonform zu erstellen.
Für Einwilligungserklärungen von Teilnehmenden sind durch den Auftragnehmer mindestens folgende An- forderungen zu beachten: • Die Erklärung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten muss immer konkret erfolgen und um- fasst alle Punkte der Verarbeitung und der Speicherung dieser Daten. • Bei der Mediennutzung (zum Beispiel Kommunikationstools) muss klargestellt werden, ob eine On- Premises-Lösung vorgesehen ist oder inwieweit im Ausnahmefall Dritte für die Dienstleistung genutzt werden. • Die Einwilligung muss widerrufen werden können. Auf den Widerruf und auf die Art des Widerrufs sowie die Konsequenzen (Löschung beziehungsweise Einschränkung in der Verarbeitung von Daten (Artikel 18 DSGVO) etc.) muss konkret hingewiesen werden. • Die Einwilligung sollte grundsätzlich alle Betroffenenrechte aus der DSGVO umfassen. • Die Einwilligung bedarf der Schriftform. Sie muss protokolliert beziehungsweise dokumentiert und durch den Auftragnehmer sicher aufbewahrt werden. • Die Einwilligung ist von der teilnehmenden Person zu unterzeichnen. • Sofern für den Auftragnehmer Anhaltspunkte gegeben sind, dass minderjährige Teilnehmende nicht fä- hig sind, Bedeutung und Tragweite ihrer Einwilligungserklärung zu erfassen, und/oder dass ihnen nicht bewusst ist, durch die Erklärung eine Einwilligung abzugeben, ist eine Einwilligung durch die gesetzlichen Vertreter dieser minderjährigen Teilnehmenden erforderlich.
Sofern den Teilnehmenden für die Dauer der Maßnahme mobile Hardware zur Verfügung gestellt wird, ist eine Speicherung der eigenen Daten auf dieser oder dem eigenen USB-Stick zulässig. Dies gilt nicht für Daten anderer Teilnehmender, die beispielsweise im Rahmen einer gemeinsamen Kommunikation angefal- len sind.
Video- und Tonaufnahmen dürfen nicht im Internet veröffentlicht werden.
Personenbezogene Aufnahmen (Video-/Tonaufnahmen) und Inhalte sind vom Auftragnehmer unverzüglich nach Abschluss des jeweils damit verbundenen Maßnahmeinhalts zu löschen. Dies bedeutet für die Spei- cherung dieser Daten, dass sie unmittelbar nach Beendigung der Kommunikation von allgemein zugängli- chen Speicherorten endgültig zu löschen sind.
Bei Maßnahmeinhalten, die in der Gruppe durchgeführt werden, hat der Auftragnehmer strikt auf Einhaltung des Datenschutzes und Berücksichtigung der Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden zu achten. In diesem Zusammenhang sind ausschließlich anonymisierte Beispiele vor der Gruppe aufzugreifen, die keinen Rück- schluss auf bestimmte teilnehmende Personen zulassen.
Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass Teilnehmende keine Daten von anderen Teilnehmenden zur Kenntnis nehmen können.
Nach Ende der Nutzung der mobilen Hardware durch die teilnehmende Person sind deren vorhandene Daten und Aufzeichnungen vom Auftragnehmer unverzüglich und endgültig zu löschen. Die Aufbewahrungsfrist findet hier keine Anwendung.
Im Rahmen von Einzelgesprächen bedarf die Bearbeitung von Themen, die das informationelle Selbstbe- stimmungsrecht tangieren, der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung der teilnehmenden Person. Das Ein- verständnis kann von der teilnehmenden Person jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
B.1.6.2 Besondere Regelungen
Zur Verfügung gestellte mobile Hardware ist durch den Auftragnehmer wie folgt technisch zu sichern: • Diebstahlschutz • Zugangscode beziehungsweise Passwortschutz (individuelles, von den Teilnehmenden selbst festzule- gendes Passwort) • automatischer Passwortwechsel alle 90 Tage • Installation eines aktiven Bildschirmschoners mit Kennwortschutz • Passwortschutz zu dem Internetzugang • Überprüfung von externen Ausgabemedien auf Viren • aktuelles Virenschutzprogramm • Reglementierung der Zugriffsmöglichkeit auf das Betriebssystem des zentralen Netzwerkes des Auf- tragnehmers.
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Da die mobile Hardware im Verlauf der Maßnahme durch verschiedene Nutzende bedient wird, dürfen bei einem Wechsel der nutzenden Person keinerlei Daten auf dem Gerät verbleiben. Vor einem Wechsel der nutzenden Person ist es notwendig, gespeicherte Daten/Sitzungsdaten/Footprints/etc. der vorher nutzenden Person zu löschen (Browser-Historie, Suchverläufe in Apps, Leeren des App-Caches und Zurücksetzen des Dateisystems auf den ursprünglichen Zustand), damit keinerlei „Spuren“ mehr ersichtlich sind.
B 1.7 Hinweise zur Durchführung
Diversity Management und Gewaltschutz
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen des Diversity Managements die Vielfalt (unter anderem Geschlecht, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität) sowie die unter- schiedlichen Lebenssituationen und Interessen der Teilnehmenden zu berücksichtigen und wertzuschätzen. Bei der Durchführung der Maßnahme soll eine produktive Gesamtatmosphäre erreicht, soziale Diskriminie- rung von Minderheiten verhindert und die Chancengleichheit verbessert werden.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, geeignete Maßnahmen zum Schutz vor Gewalt und Missbrauch, insbe- sondere für Menschen mit Behinderungen, zu treffen.
Bekanntgabe Bankverbindung und Kontaktperson
Spätestens 5 Arbeitstage nach Zuschlagerteilung hat der Auftragnehmer den Vordruck „F.8_Erhebungsbogen Bankverbindung und Kontaktperson“ beim zuständigen Bedarfsträger einzureichen. Änderungen der Bankverbindung und/oder der Kontaktperson sind ebenfalls mit diesem Vordruck unverzüglich bekannt zu geben.
Einreichung Trägerzulassung
Fünf Arbeitstage vor Maßnahmebeginn – spätestens jedoch zum Maßnahmebeginn – hat der Auftragnehmer die gültige Trägerzulassung (§ 178 SGB III) beim zuständigen Bedarfsträger einzureichen. Sollte die Gültigkeit vor Vertragsende ablaufen, ist die neue Zulassung dem Bedarfsträger unaufgefordert zur Verfügung zu stellen.
Informationen zum Infektionsschutzgesetz (IfSG)
Nach dem IfSG müssen in Gemeinschaftseinrichtungen, in denen überwiegend minderjährige Personen betreut werden, sowohl das Betreuungspersonal als auch die Teilnehmenden einen Nachweis über ihre Masernschutzimpfung oder –immunität vorlegen. Diese Regelung gilt für Personen, die nach dem 31.12.1970 geboren wurden.
Auftragnehmer, in deren Einrichtungen arbeitsmarktpolitische Maßnahmen für junge Menschen durchgeführt werden, zählen als Ausbildungseinrichtungen zu den „Gemeinschaftseinrichtungen“ im Sinne des § 33 IfSG, wenn dort überwiegend Minderjährige betreut werden. Bei der Betrachtung ist nicht nur auf die jeweilige arbeitsmarktpolitische Maßnahme und deren potenzielle Teilnehmenden abzustellen, vielmehr sind alle in der Einrichtung betreuten Personen zu berücksichtigen, das heißt auch Personen in Maßnahmen anderer Leistungsträger.
Der Auftragnehmer hat nach der Zuschlagserteilung dem Bedarfsträger mitzuteilen, ob seine Einrichtung unter § 33 IfSG fällt.
Informationsmaterial
Nach Zuschlagserteilung ist vom Auftragnehmer ein Informationsblatt nach vorgegebenem Muster (siehe „Vordruck F.2.1_Informationsblatt_) zu ergänzen und in elektronischer Form spätestens 4 Wochen vor dem Maßnahmebeginn zur Verteilung an potenzielle Teilnehmende dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Die Inhalte beziehen sich ausschließlich auf diese Maßnahme. Das Informationsblatt kann nicht durch einen Flyer des Auftragnehmers ersetzt werden.
Wenn die Einrichtung des Auftragnehmers unter § 33 IfSG fällt, ist ein Hinweis aufzunehmen, dass Teilnehmende einen Masernschutz beziehungsweise einen entsprechenden Immunitätsnachweis beim Auftragnehmer vorlegen.
Erreichbarkeit/Maßnahmedurchführung
Spätestens 2 Wochen vor Maßnahmebeginn ist die postalische und telefonische Erreichbarkeit der für die Maßnahme verantwortlichen Kontaktperson des Auftragnehmers sicherzustellen und dem jeweiligen Bedarfsträger schriftlich mitzuteilen. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftragnehmer muss am Maßnahmeort mindestens zu den üblichen Geschäftszeiten montags bis donnerstags von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr und freitags von 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr persönlich oder telefonisch
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gesprächsbereit sein. Darüber hinaus muss eine Kontaktaufnahme während der oben genannten Gesprächszeiten mit den üblichen Kommunikationsmitteln (Fax, E-Mail sowie postalisch) sichergestellt sein. Auf diesem Wege eingehende Nachrichten sind spätestens im Laufe des nächsten Arbeitstages abzuarbeiten und zu beantworten. Hinsichtlich der telefonischen Erreichbarkeit muss es sich um einen „Festnetzanschluss“ handeln. Etwaige kostenintensive Weiterleitungen (zum Beispiel auf bestimmte Service- Nummer, Handy) dürfen nicht zu Lasten der teilnehmenden Person gehen.
Neben der persönlichen oder telefonischen Erreichbarkeit hat der Auftragnehmer für die Anliegensklärung der Teilnehmenden ohne vorherige Terminvereinbarung an mindestens einem Tag in der Woche für mindestens 2 Zeitstunden (à 60 Minuten) innerhalb der üblichen Geschäftszeiten feststehende gleichbleibende Sprechzeiten für persönliche Vorsprachen einzurichten. Dieser Sprechtag muss zwischen Montag und Freitag liegen.
Teilnahme an der Maßnahme Die Teilnahme an der Maßnahme wird ausschließlich vom Bedarfsträger veranlasst. Bei der Auswahl der Teilnehmenden steht dem Auftragnehmer kein Mitwirkungsrecht zu.
Die Ablehnung einer durch den Bedarfsträger benannten teilnehmenden Person durch den Auftragnehmer ist nicht möglich - mit einer Ausnahme: Es ist Auftragnehmern, die unter § 33 IfSG fallen, erlaubt, Teilnehmende, die keinen Masernimpfschutz oder Masernimmunitätsnachweis vorlegen können und ein Nachholen des Impfschutzes ablehnen, abzuweisen, da sie sonst gegen das IfSG verstoßen.
Die Zuweisung entlässt den Bedarfsträger nicht aus der Verantwortung, den Eingliederungsprozess zu begleiten.
Eintritt der Teilnehmenden
Der Bedarfsträger wird auf einen kontinuierlichen Eintritt in die Maßnahme im Zuweisungskorridor achten. Dazu wird er die Teilnehmenden entsprechend zuweisen. Die Kontinuität ergibt sich aus dem Verhältnis der voraussichtlichen Gesamtmenge der Teilnehmenden zum Zuweisungskorridor gem. Leistungsverzeich- nis/Losblatt. Eine Überschreitung von 10 % monatlich ist zulässig. Die Regelung zur Mindestabnahme in B.1.8 > Vertragsgestaltung bleibt davon unberührt.
Der Auftragnehmer kann grundsätzlich von einer Zuweisung im Zwei-Wochen-Rhythmus innerhalb des Zu- weisungskorridors ausgehen.
Dem Bedarfsträger und dem Auftragnehmer bleibt es unbenommen, abweichende bedarfsgerechte Verab- redungen einvernehmlich zu treffen.
Status „Teilnehmer“
Der Status „Teilnehmer“ liegt vor, wenn die Zuweisung durch den Bedarfsträger erfolgt ist und die teilnehmende Person in die Maßnahme eingetreten ist. Dies erfolgt durch das erste individuelle Einzelgespräch.
Präsenztage
Der Auftragnehmer hat seine Maßnahmedurchführung so auszurichten, dass die Teilnahme an der Maß- nahme während der individuellen Zuweisungsdauer der teilnehmenden Person je nach Festlegung im Leis- tungsverzeichnis/Losblatt an 2 oder 3 Präsenztagen in der Woche erfolgt. Sofern im Leistungsverzeich- nis/Losblatt die hybride Durchführung zugelassen ist und eine Teilnahme ohne physische Anwesenheit beim Auftragnehmer erfolgt, ist dies einem Präsenztag gleichgestellt.
Die inhaltliche Ausgestaltung der Präsenztage und deren Organisation ist unter Berücksichtigung der Inhalts- beschreibung in B.2 > Beschreibung der Leistung und deren Qualitätsstandards am individuellen Unterstüt- zungsbedarf der teilnehmenden Person auszurichten.
Digital unterstützte Maßnahmedurchführung
Die Maßnahme soll soweit sinnvoll und möglich und unter Berücksichtigung der individuellen Belange der Teilnehmenden digital unterstützt (webbasiert und unter Nutzung von E-Learning) stattfinden.
Webbasiert bedeutet, dass Lerneinheiten nicht auf einem Datenträger verbreitet, sondern von einem Web- server online abgerufen werden.
Unter E-Learning versteht man die Unterstützung von Lehr-/Lernprozessen durch digitale Medien oder Hilfs- mittel, im vorliegenden Fall den Einsatz von: • Videotelefonie mit all ihren technischen Ausprägungen (insbesondere Präsentation von Inhalten). Unter den Begriff der Videotelefonie fällt jegliche Form von Technologie für den Empfang und die Übertragung
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von Audio-Video-Signalen, über die Nutzende an verschiedenen Standorten in Echtzeit kommunizieren können. Im Rahmen des Einsatzes einer Video-Konferenz-/Meeting-Plattform besteht auch die Möglich- keit, datenschutzrechtlich unbedenkliche Dokumente gemeinsam einzusehen. • Lernplattformen: Systeme, die für das Online- und/oder Präsenz-Kursangebot den kompletten (oder Teile des) internen (beim Auftragnehmer) und externen (zwischen Auftragnehmer und Teilnehmenden) Arbeitsablauf von Buchungsprozessen, Lehr- und Lernprozessen und –mitteln bis zur Ressourcenadmi- nistration unterstützen können. Diese unterstützen unterschiedliche Kommunikationsarten, wie zum Bei- spiel Chat und Foren, um somit die Nutzer der Lernplattform beim direkten Austausch und Anwenden des Gelernten zu fördern. • virtuellen Klassenzimmern. Beim Einsatz dieser technischen Medien und Hilfsmittel sind besondere technische und datenschutzrechtli- che Restriktionen zu beachten, die unter B.1.6 > Datenschutz konkretisiert werden.
Hybride Durchführungsform Die Leistungserbringung in hybrider Durchführungsform muss zielgruppengerecht sein. Sie muss den Maß- nahmeinhalt abdecken und die Erreichung des Maßnahmeziels gewährleisten können.
Werden Inhalte im Rahmen der hybriden Durchführungsform vermittelt und können die Teilnehmenden auf- grund der physischen Abwesenheit an dem jeweiligen Maßnahmetag nicht auf der Anwesenheitsliste (Vor- druck T.16) unterschreiben, kann die teilnehmende Person unter datenschutzkonformen Einsatz manipulati- onssicherer Software/IT-Tools die Anwesenheit am gleichen Tag digital signieren. Alternativ ist die Unter- schrift von der teilnehmenden Person bei erneuter Anwesenheit am Maßnahmeort rückwirkend mit dem Hin- weis auf die stattgefundene Durchführung ohne physische Anwesenheit einzuholen.
Ist für die hybride Durchführung der Einsatz besonderer Hardware und/oder Software erforderlich, so hat der Auftragnehmer diese den Teilnehmenden für den Zeitraum der jeweiligen Inhaltsvermittlung zur Verfügung zu stellen. Nach Teilnahmeende hat der beziehungsweise die Teilnehmende diese Hardware an den Auf- tragnehmer zurückzugeben.
Die teilnehmende Person, der ein Laptop überlassen wird, ist durch den Auftragnehmer zu schulen in Bezug auf die rechtlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung von Daten (Darstellung des Datenschutzgesetzes etc.) wie auch in Bezug auf die Handhabung der Hard- und Software. Die vorgenommene Schulung ist zu dokumentieren und vom Auftragnehmer und der teilnehmenden Person zu unterzeichnen.
Darüber hinaus ist eine Überlassungsvereinbarung mit der teilnehmenden Person abzuschließen, die unter anderem regelt, dass der leihweise überlassene Laptop ausschließlich im Rahmen der Maßnahme genutzt wird, einschließlich eventueller Haftungsfragen bei Verlust oder Beschädigung der überlassenen Hard- und Software. Eine Haftung der Teilnehmenden ist ausschließlich beim Tatbestand der groben Fahrlässigkeit oder Vorsatz zulässig. Dies ist zu dokumentieren und vom Auftragnehmer und der teilnehmenden Person zu unterzeichnen.
Um die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Inhaltsvermittlung in hybrider Durchführungsform zu schaffen, informiert der Auftragnehmer die Teilnehmenden zu Beginn der Maßnahme über entsprechende Gelingens- faktoren (Einrichtung eines ergonomischen und störungsfreien Arbeitsplatzes, Arbeitsorganisation, Pausen usw.).
Bei hybrider Durchführungsform können die Lerneinheiten (bei entsprechender Auswahl im Leistungsverzeichnis/Losblatt) digital unterstützt, sowohl in Präsenz als auch online, vermittelt werden. Voraussetzung für eine Online-Vermittlung von Inhalten ist, dass die teilnehmenden Personen sowohl technisch als auch von ihrem Kenntnisstand dazu in der Lage sind. Dies bedeutet, dass bereits entsprechende IT-Grundkenntnisse vorhanden sein müssen, um alleine zum Beispiel mit einem Laptop an den Online-Veranstaltungen teilnehmen und gegebenenfalls auch Lösungen zu gestellten Aufgaben an den Auftragnehmer übermitteln zu können. In Ausnahmefällen (zum Beispiel bei unzureichender technischer Ausstattung einer teilnehmenden Person) ist eine Teilnahme auch ausschließlich in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers möglich.
Für die Teilnehmenden sind Arbeitsplätze mit mobiler Hardware (Laptop) und Internetanbindung (WLAN) in ausreichender Anzahl leihweise zur Verfügung zu stellen. Die gleichzeitige Nutzung der mobilen Hardware durch mehrere Teilnehmende ist ausgeschlossen. Die technischen Mindestanforderungen sind unter B.1.5
Räumlichkeiten und Ausstattung > Technische Ausstattung beschrieben. Darüber hinaus ist den Teilneh- menden eine Laptoptasche zur Verfügung zu stellen.
Fehltage Fehltage verlängern die individuelle Zuweisungsdauer nicht. Sie sind innerhalb des individuellen Zuwei- sungszeitraumes nachzuholen. Ist dies beispielsweise aufgrund einer länger andauernden Krankheit nicht mehr möglich, so endet die Teilnahmedauer spätestens mit dem ursprünglichen Zuweisungsende.
Umgang mit Zeiten der Arbeitsunfähigkeit bei Teilnehmenden aus dem Rechtskreis SGB III
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Zeiten der Arbeitsunfähigkeit sind ärztlich festzustellen und von der teilnehmenden Person sowohl dem Auf- tragnehmer, als auch dem Bedarfsträger sofort unter Nennung von Beginn und Dauer mitzuteilen. Eine Ar- beitsunfähigkeitsbescheinigung muss nicht vorgelegt werden. Zum Umgang mit der elektronischen Arbeits- unfähigkeitsbescheinigung stehen dem Auftragnehmer Informationen unter www.arbeitsagentur.de > Institu- tionen > Bildungsanbieter und Bildungsträger > Downloads zur Verfügung. Diese Informationen werden im Bedarfsfall aktualisiert. Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn zu informieren.
Das papiergebundene Bescheinigungsverfahren bleibt allerdings bestehen bei: • privat krankenversicherten Teilnehmenden • Erkrankung eines Kindes (Kind AU) • Krankschreibung durch einen Arzt im Ausland • ärztlicher Behandlung durch einen Arzt ohne Kassenzulassung auf eigene Rechnung.
Beim papiergebundenen Bescheinigungsverfahren hat die teilnehmende Person, die noch in Papierform aus- gestellte ärztliche Bescheinigung dem Bedarfsträger nachzuweisen. Die Teilnehmenden sind hierüber zu unterrichten.
Nutzung der Online-Angebote der BA und des Bewerbungsmanagements der BA
Der Auftragnehmer hat seine Ergebnisse und Erkenntnisse aus der Maßnahme in das durch den Bedarfsträger zur Verfügung gestellte selektive Bewerberprofil (im Rahmen Einschaltung Dritter) aufzunehmen. Hierzu gehört insbesondere die Optimierung des Stellengesuchs, des Lebenslaufs sowie der Kenntnisse und Fertigkeiten. Soweit dies zu einer schnellen und zielorientierten Eingliederung der teilnehmenden Person beiträgt, sind Stellengesuche für alternative Tätigkeiten anzulegen. Dies hat in Abstimmung mit der teilnehmenden Person zu erfolgen.
Im Rahmen der Auftragserfüllung ist das Bewerbungsmanagement der BA inklusive Anlagenverwaltung zu nutzen. Dafür ist ein schreibender Zugriff für den Auftragnehmer erforderlich. Der Zugriff wird erteilt, wenn die teilnehmende Person dem Bedarfsträger ihr Einverständnis hierzu erklärt hat. Die teilnehmende Person kann dieses Einverständnis jederzeit beim Bedarfsträger mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Einstellung eines Lichtbildes ist nur dann zulässig, wenn die teilnehmende Person dies ausdrücklich wünscht und die vollumfänglichen Nutzungsrechte beziehungsweise Urheberrechte an dem einzustellenden Lichtbild besitzt.
Bei der Förderung von Eingliederungsbemühungen kommen auch Bewerbungen per E-Mail oder online in Betracht. Für die Nutzung dieser Verfahren ist eine vorherige Einwilligung der teilnehmenden Person erforderlich. Liegt die Einwilligung der teilnehmenden Person vor, sind durch den Auftragnehmer gemeinsam mit der teilnehmenden Person insbesondere die Online-Angebote der BA unter www.arbeitsagentur.de zu nutzen.
Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, sich über die Funktionalitäten des Bewerbungsmanagements der BA inklusive Anlagenverwaltung unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bil- dungsträger > Downloads > Arbeitshilfe für Träger zum Bearbeiten von Bewerberdaten bereits im Vorfeld zu informieren. Diese Funktionalitäten werden laufend angepasst und optimiert. Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn über geänderte Funktionalitäten und Handhabun- gen zu informieren.
Anwesenheit/Abrechnung
Voraussetzung für die Vergütung einer Tagespauschale ist die tatsächliche Anwesenheit der teilnehmenden Person an dem abzurechnenden Maßnahmetag. Fehltage werden nicht vergütet.
Der Auftragnehmer führt zur Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit aller Teilnehmenden an jedem Maß- nahmetag eine Anwesenheitsliste (Vordruck T.16). Die Teilnehmenden unterschreiben auf dem jeweiligen Vordruck T.16 an jedem Maßnahmetag, an dem sie tatsächlich in der Maßnahme anwesend sind.
Alternativ sind auch digitale Unterschriften der Teilnehmenden zulässig, sofern hierzu datenschutzkonforme manipulationssichere Software/IT-Tools zum Einsatz kommen. Dies ist unabhängig davon, ob die Inhaltsver- mittlung am Maßnahmeort oder außerhalb der Räumlichkeiten des Auftragnehmers erfolgt.
Die Vordrucke T.16 sind Grundlage für die Berechnung der Anzahl der vom Bedarfsträger an den Auftrag- nehmer für die Maßnahme zu zahlenden Tagespauschalen (Vordruck T.12).
Die Anwesenheitslisten verbleiben zu Prüfzwecken beim Auftragnehmer.
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Teilnahmebescheinigung
Den Teilnehmenden ist am Ende der Maßnahme eine Teilnahmebescheinigung mit Angaben zum Inhalt, zeitlichen Umfang und Ziel der Maßnahme in anspruchsvoller Form auszustellen und mit Stempel und Un- terschrift zu versehen. Negativdarstellungen darf diese Bescheinigung nicht enthalten.
Datenaustausch zwischen Bedarfsträger und Auftragnehmer Der Bedarfsträger informiert den Auftragnehmer vor Maßnahmebeginn über die Zugangsmodalitäten zur Nutzung des Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystems (VerBIS) und stellt die für den Zugang notwendigen Benutzernamen und das Kennwort zur Verfügung.
Teilnehmende werden im Vorfeld durch den Bedarfsträger über die Zuweisung und den Zugriff des Auftragnehmers auf die selektiven persönlichen Daten („Bewerberdaten“) in VerBIS informiert. Im Anschluss wird dem Auftragnehmer der Zugriff auf diese Daten in VerBIS gewährt. Die Information über die Zuweisung der Teilnehmenden und den eingeräumten Datenzugriff erfolgt in elektronischer Form über VerBIS.
Die Beschreibung zur Funktionalität und Handhabung von VerBIS zur Leistungserbringung steht im Internet auf der Homepage der BA unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bildungsträ- ger > Downloads > Arbeitshilfe für Träger zum Bearbeiten von Bewerberdaten zum Download zur Verfügung.
Im Rahmen von Prozessoptimierungen können sich Änderungen in VerBIS ergeben. Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn im Internet auf der Homepage der BA unter vorstehend genanntem Link über geänderte Funktionalitäten und Handhabung zu informieren. Mit Angebots- abgabe erklärt der Auftragnehmer hierzu unwiderruflich seine Zustimmung.
Eine Kommunikation per E-Mail mit der im Zusammenhang mit der Maßnahmedurchführung festgelegten Kontaktperson des Bedarfsträgers darf nur auf einem verschlüsselten Übertragungsweg erfolgen. Die ent- sprechenden Vorgaben können über www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bildungs- träger > Downloads eingesehen werden. Alternativ können die Informationen auf dem Postweg übermittelt werden.
Durch den Auftragnehmer sind folgende Mitteilungs- und Berichtspflichten zu erfüllen:
Teilnahmebezogene Berichte/Informationen an den Bedarfsträger (Vordruck F.5.2): • Bei Nichtantritt berichtet der Auftragnehmer dem Bedarfsträger sofort durch Übersendung des Vordru- ckes F.5.2 über VerBIS. Als Berichtsanlass ist „Nichtantritt der teilnehmenden Person“ anzukreuzen. • Bei Entwicklungen (zum Beispiel unzureichende Mitwirkung), die das Erreichen des Maßnahmeziels der teilnehmenden Person gefährden, informiert der Auftragnehmer sofort den Bedarfsträger und stimmt mit diesem das weitere Vorgehen ab. • Bei Abbruch der teilnehmenden Person informiert der Auftragnehmer sofort den Bedarfsträger und über- sendet am darauffolgenden Werktag den teilnahmebezogenen Bericht. • Für jede teilnehmende Person ist spätestens am letzten Tag der individuellen Zuweisungsdauer (da Ver- BIS-Zugriff endet) ein Bericht über die Aktivitäten, deren Ergebnisse und die weiteren Vereinbarungen mit der teilnehmenden Person (Strategievereinbarung/Bewerberstrategie nach Maßnahmeende) vorzu- legen.
Die teilnahmebezogenen Berichte sind ausschließlich in elektronischer Form im PDF-Format über das System VerBIS zu übermitteln.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist die Übermittlung dieser Berichte in Listenform nicht zulässig.
Die Informationswege in Bezug auf Nichtantritt beziehungsweise Abbruch gegenüber der Kontaktperson von Agentur für Arbeit und Jobcenter (gegebenenfalls produktverantwortliche Kontaktperson) sind nach Erteilung des Zuschlags einvernehmlich zwischen Auftragnehmer und den Bedarfsträgern abzustimmen.
Maßnahmebezogene Berichte an den Bedarfsträger: Vier Wochen nach dem Ende der jeweiligen Maßnahme laut Leistungsverzeichnis/Losblatt ist ein Gesamt- bericht über die Durchführung der Maßnahme und deren Ergebnisse sowie gegebenenfalls aufgetretene Problemlagen vorzulegen. In diesen Bericht ist auch aufzunehmen, inwieweit der Auftragnehmer seiner Ver- pflichtung bezüglich der teilnahmebezogenen Berichte nachgekommen ist (Anzahl der übersandten teilnah- mebezogenen Berichte im Verhältnis zu der Zahl der Teilnehmenden). Die Inhalte des Berichtes sind mit dem Bedarfsträger abzustimmen.
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B.1.8 Vertragsgestaltung
Rahmenvertrag
Die Gesamtsumme der Kapazitäten an Teilnehmenden wurde vom Bedarfsträger im Rahmen seiner Bedarfsanalyse ermittelt und spiegelt die voraussichtliche Abnahmemenge wider. Das voraussichtliche Auftragsvolumen ist dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu entnehmen. Der Bedarfsträger ruft durch Erteilung von Einzelabrufen diese Leistung ab. Der Auftraggeber sichert dem Auftragnehmer für die gesamte Vertragslaufzeit die Mindestzahl an Teilnehmenden von 70 % bezogen auf die Gesamtzahl an Teilnehmenden je Maßnahme (laufende Nummer) nach dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu. Für den Fall, dass 70 % keine ganze Zahl ergibt, wird auf die nächste Zahl aufgerundet. Bei einem Rahmenvertrag besteht eine darüberhinausgehende Abnahmeverpflichtung nicht. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf die Erteilung von Einzelabrufen über die Mindestabnahmemenge hinaus.
Der Bedarfsträger kann innerhalb des Zuweisungskorridors jederzeit bis zum Erreichen der voraussichtlichen Gesamtzahl an Teilnehmenden Einzelabrufe aus dem Rahmenvertrag vornehmen.
Die Zuweisung von Teilnehmenden entspricht dem Einzelabruf durch den Bedarfsträger. Der Abruf ist erst dann rechtswirksam, wenn die teilnehmende Person tatsächlich in die Maßnahme eingetreten ist.
Das für die Durchführung der Maßnahme erforderliche Personal ist im entsprechenden Umfang (siehe B.1.4
Personal in Verbindung mit Leistungsverzeichnis/Losblatt) ab Maßnahmebeginn vorzuhalten. Bei Einzel- abrufen aus dem Rahmenvertrag muss der Auftragnehmer die Personalkapazität anpassen. Die Anpassung des Personals hat grundsätzlich mit Wirkung eines Einzelabrufes zu erfolgen.
Die konkrete Ausgestaltung des Rahmenvertrages ist den Vertragsbedingungen zu entnehmen.
B.1.9 Angebotspreis/Vergütung
B.1.9.1 Angebotspreis Tagespauschale je teilnehmende Person = Angebotspreis
Mit der Vergütung sind alle Aufwendungen zur Durchführung der Maßnahme abgegolten.
Diese Aufwendungen sind insbesondere: • Kosten für Maßnahmeinhalte (einschließlich Lern- und Arbeitsmittel) • Kosten für Räume, Personal inkl. Urlaubs- und Krankheitsvertretung etc. • Kosten für die Unfallversicherung • Absicherung (Versicherung) gegen Schäden (außer grober Fahrlässigkeit und Vorsatz), die durch die Teilnehmenden während der Maßnahmedauer verursacht werden, • Kosten, die durch gesetzliche Auflagen (zum Beispiel Verordnungen zum Gebot des Gesundheitsschutzes) entstehen.
B.1.9.2 Individuelle Leistungen außerhalb des Angebotspreises
Fahrkosten für Teilnehmende aus dem Rechtskreis SGB III Die Fahrkosten der Teilnehmenden zum Auftragnehmer aus Anlass der Teilnahme an der Maßnahme sind nicht in den Angebotspreis einzukalkulieren.
Sie werden bis zur Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse des öffentlichen Beförderungsmittels erstattet. Für Fahrten mit anderen Beförderungsmitteln wird eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Sie beträgt bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges oder eines anderen motorbetriebenen Fahrzeuges (dazu gehören auch S- Pedelecs und Elektrofahrräder, wenn diese der Versicherungspflicht unterliegen sowie E-Scooter/E-Tretrol- ler) 0,20 Euro je Kilometer zurückgelegter Strecke analog § 4 Absatz 1 Satz 1 und § 5 Absatz1 des Bundes- reisekostengesetzes. Es werden maximal insgesamt 588,00 Euro für jeden Kalendermonat erstattet.
Der Auftragnehmer übernimmt die Auszahlung dieser notwendigen Kosten an die Teilnehmenden. Die Fahr- kosten werden dem Auftragnehmer vom Bedarfsträger 30 Kalendertage nach Eingang der standardisierten Auszahlungsliste erstattet. Die von der teilnehmenden Person angegebenen Kosten beziehungsweise ge- fahrenen Kilometer hat der Auftragnehmer auf Plausibilität zu prüfen.
Fahrkosten können erstattet werden, wenn sie notwendig, angemessen und im Zusammenhang mit der Maß- nahmeteilnahme unter Maßgabe der folgenden Fallgestaltungen tatsächlich entstanden sind.
- Nutzung eines nicht öffentlichen Verkehrsmittels, das heißt eines motorbetriebenen Fahrzeuges:
Stand 10.09.2026 201-26-45BM-60306 Seite 14 von 18
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In diesen Fällen kann die Kilometerentschädigung nur für tatsächliche Anwesenheitstage in der Maß- nahme erstattet werden. Bei Fehltagen, unabhängig davon, ob ein wichtiger Grund vorliegt oder nicht, sind keine Kosten entstanden. Eine Erstattung kommt daher nicht in Betracht.
- Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln. Hierbei ist die ursprünglich vorgesehene Teilnahmedauer im betrachteten Abrechnungsmonat zu berücksichtigen: a. Maßnahme mit Dauerpräsenz, bei der eine Monatskarte aufgrund der Zuweisungsdauer im betrach- teten Abrechnungsmonat die kostengünstigste Variante ist: Erwirbt in diesen Fällen die teilnehmende Person eine Monatsfahrkarte beziehungsweise verauslagt der Auftragnehmer die entsprechenden Kosten, so sind diese vollumfänglich zu erstatten. Dies gilt auch, wenn die Teilnahme vorzeitig beendet oder unterbrochen wird (zum Beispiel aufgrund Arbeits- unfähigkeit). b. Maßnahme ohne Dauerpräsenz beziehungsweise kurzer Zuweisungsdauer im betrachteten Abrech- nungsmonat, so dass eine Monatskarte nicht die kostengünstigste Alternative ist: In diesen Fällen wären Einzelfahrscheine nur für die tatsächlichen Anwesenheitstage zu erstatten und Wochen- beziehungsweise Streifenkarten nur in dem Umfang, wie sie für die unmittelbare Teil- nahme erforderlich waren. Beispiel: Die ursprüngliche Zuweisungsdauer umfasst 2 Wochen. Der Er- werb von Wochenkarten ist die kostengünstigste Alternative. Der teilnehmenden Person dürfen die Kosten für beide Wochenfahrkarten durch den Auftragnehmer nicht bereits zu Teilnahmebeginn er- stattet werden, sondern frühestens unmittelbar zum jeweiligen Wochenbeginn. Bricht die teilneh- mende Person beispielsweise in der ersten Woche nach 3 Tagen ab, so sind die Kosten für die zweite Wochenkarte nicht notwendig und zu Unrecht erstattet worden.
Zahlung der Fahrkosten an die teilnehmende Person Die entstandenen Fahrkosten sind der teilnehmenden Person unverzüglich zu erstatten – spätestens zum Ende eines jeden Monats. Die Zahlungsmodalitäten an die Teilnehmenden stimmen Bedarfsträger und Auftragnehmer vor Beginn der Maßnahme untereinander ab.
Kinderbetreuungskosten für Teilnehmende aus dem Rechtskreis SGB III
Notwendige Kinderbetreuungskosten sind nicht Bestandteil der oben genannten Maßnahmekosten. Der teil- nehmenden Person werden die zusätzlichen Kinderbetreuungskosten (zum Beispiel durch die Aufstockung der Betreuungsstunden in der Kindertageseinrichtung oder durch zusätzlich benötigte Tagespflegepersonen) erstattet. Die Notwendigkeit der zusätzlichen Kinderbetreuungskosten wird durch die Vermittlungsfachkraft festgestellt und ist dem Zuweisungsbescheid der teilnehmenden Person zu entnehmen. Nur in diesen Fällen können Kinderbetreuungskosten durch die Agentur für Arbeit erstattet werden. Die Kostenerstattung kann maximal bis zu 160 Euro monatlich je Kind erfolgen. Die erstattungsfähigen Kos- ten für die Kinderbetreuung werden vom Auftragnehmer nach Abstimmung mit dem Bedarfsträger verauslagt und abgerechnet. Dafür ist ein Einzelnachweis vorzulegen.
Kinderbetreuungskosten sind erstattungsfähig, wenn sie durch die Teilnahme an der Maßnahme zusätzlich entstehen.
Als Kinderbetreuungskosten gelten unter anderem Kindergarten-/Hortgebühren, Kosten für eine Tagespfle- geperson, Mehraufwendungen für die Betreuung bei Nachbarn und Verwandten. Die Kinderbetreuungskos- ten können auch übernommen werden, wenn der Auftragnehmer selbst geeignete Kinderbetreuungsmög- lichkeiten anbietet.
Kinderbetreuungskosten für aufsichtsbedürftige Kinder können in der Regel nur bis zur Vollendung ihres 15. Lebensjahres übernommen werden. Sofern die Betreuungseinrichtung im Einzelfall verpflichtend die Zahlung von Verpflegungskosten vorsieht, können diese übernommen werden. Dabei darf insgesamt der Monatsbe- trag von 160 Euro pro Kind für die Betreuungs- und Verpflegungskosten nicht überschritten werden.
Bei Teilmonaten werden für jeden Kalendertag 5,33 Euro (1/30 der Monatspauschale von maximal bis zu 160 Euro je Kind) erstattet. Bei Betreuungseinrichtungen (zum Beispiel Kindergarten) kann auch für Teilmo- nate der volle Monatsbeitrag (bis maximal 160 Euro je Kind) gezahlt werden.
Kinderbetreuungskosten werden je Kind nur einmal gewährt.
Nachweise zur Zahlung der Tagespauschale für die Anwesenheitstage der Teilnehmenden sowie der Erstattung Fahrkosten und Kinderbetreuungskosten Auf der Grundlage der monatlichen Meldung der Anwesenheitstage der Teilnehmenden in der Maßnahme erfolgt der Nachweis zur Auszahlung der Tagespauschale auf dem standardisierten Vordruck T.12. Die vom Auftragnehmer verauslagten Beträge für Fahrkosten und Kinderbetreuungskosten sind für jede teilnehmende Person in dem standardisierten Vordruck F.6.1 anzugeben. Die teilnehmende Person hat die ihr ausgezahlten Beträge mit Unterschrift zu bestätigen. Die teilnehmende Person kann unter datenschutzkonformem Einsatz manipulationssicherer Software/IT-Tools die ausgezahlten Beträge auch digital bestätigen. Alternativ ist der Überweisungsbeleg als Nachweis der tatsächlichen Auszahlung an die teilnehmende Person vorzulegen. Die geforderten Nachweise für die Kinderbetreuungskosten sind
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beizufügen. Die durch den Auftragnehmer verauslagten Beträge werden 30 Kalendertage nach Eingang des Vordrucks erstattet.
Behinderungsbedingte zusätzliche Leistungen
Sofern im Einzelfall behinderungsbedingt zusätzliche Leistungen (zum Beispiel Einsatz einer Gebärden- sprachdolmetscherin / eines Gebärdensprachdolmetschers für hör-/sprachbehinderte Teilnehmende) oder behindertenspezifische Arbeitsmittel zur Durchführung/Fortsetzung der Maßnahme notwendig sind, sind diese einzelfallbezogen beim Bedarfsträger zu beantragen.
Im Einzelfall notwendige technische Arbeitshilfen zur Durchführung/Fortsetzung der Maßnahme sind durch die teilnehmende Person, gegebenenfalls unter Einbeziehung des Auftragnehmers, beim zuständigen Be- darfsträger zu beantragen.
Ermessensleistungen der aktiven Arbeitsförderung Die Gewährung von weiteren Ermessensleistungen der aktiven Arbeitsförderung an den Auftragnehmer beziehungsweise die teilnehmende Person für Aufwendungen zur Durchführung der Maßnahme, die über die oben genannten Regelungen hinausgehen, sind ausgeschlossen.
B.1.10 Umsatzsteuer
§ 4 Nummer 15b Umsatzsteuergesetz (UStG) Die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung von Arbeitsmarktdienstleistungen nach dem SGB II und SGB III regelt § 4 Nummer 15b UStG.
Umsatzsteuerfrei sind danach, „Eingliederungsleistungen nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch, Leis- tungen der aktiven Arbeitsförderung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch und vergleichbare Leistungen, die von Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder anderen Einrichtungen mit sozialem Charakter erbracht werden.
Andere Einrichtungen mit sozialem Charakter im Sinne dieser Vorschrift sind Einrichtungen, a) die nach § 178 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch zugelassen sind, b) die für ihre Leistungen nach Satz 1 Verträge mit den gesetzlichen Trägern der Grundsicherung für Arbeitsuchende nach dem Zweiten Buch Sozialgesetzbuch geschlossen haben oder c) die für Leistungen, die denen nach Satz 1 vergleichbar sind, Verträge mit juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die diese Leistungen mit dem Ziel der Eingliederung in den Arbeitsmarkt durch- führen, geschlossen haben;“ (§ 4 Nummer 15b UStG in der Fassung vom 04.02.2026)
§ 4 Nummer 15c Umsatzsteuergesetz (UStG) Die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung von Arbeitsmarktdienstleistungen nach dem SGB IX regelt § 4 Nummer 15c UStG.
„Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben nach § 49 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch, die von Ein- richtungen des öffentlichen Rechts oder anderen Einrichtungen mit sozialem Charakter erbracht werden. Andere Einrichtungen mit sozialem Charakter im Sinne dieser Vorschrift sind Rehabilitationsdienste und - einrichtungen nach den §§ 36 und 51 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch, mit denen Verträge nach § 38 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch abgeschlossen worden sind;“
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B.2 Beschreibung der Leistung und deren Qualitätsstandards Der Auftragnehmer hat den individuellen Unterstützungsbedarf für die einzelne teilnehmende Person zu Be- ginn der Teilnahme zu ermitteln. Daran ist die Leistungserbringung auszurichten und zu organisieren. Jede teilnehmende Person ist entsprechend ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten zu unterstützen, so dass sie eigen- ständig die Funktionalitäten und Suchstrategien des Portals der BA (www.arbeitsagentur.de) für ihre Einglie- derungsbemühungen nutzen und anwenden beziehungsweise eigenständig Bewerbungsunterlagen erstel- len kann.
Die detaillierte Ausgestaltung und Verteilung während der individuellen Teilnahmedauer obliegen dem Auf- tragnehmer analog seiner Ausführungen im Konzept.
B.2.1 Erstellung und Aktualisierung von Bewerbungsunterlagen im Bewerbungsmanagement der BA Der Auftragnehmer hat die Teilnehmenden im Umgang mit dem Portal der BA (www.arbeitsagentur.de) zu unterstützen und zur Nutzung der Funktionen zu befähigen.
Sollte sich im Verlauf der Maßnahme herausstellen, dass digitale Kompetenzen fehlen, die für eine Nutzung des Portals der BA (www.arbeitsagentur.de) oder zum selbständigen Versand von Bewerbungen per E-Mail oder online erforderlich sind, ist die teilnehmende Person entsprechend zu befähigen.
Dies betrifft insbesondere folgende Inhalte: • Befähigung der teilnehmenden Person zur eigenständigen Nutzung des Portals der BA (www.ar- beitsagentur.de) • Einführung in den Aufbau des Bewerberprofils persönliche Daten o Lebenslauf o Fähigkeiten o Stellengesuche o • Einführung in die Möglichkeit der Stellensuche mit der Hilfe der Jobsuche der BA Vorstellung der Suchmöglichkeiten o Funktionsweise Suchassistent o Funktionsweise der Ergebnisliste o Kontaktaufnahme zu Arbeitgebern o Kontaktaufnahme durch den Arbeitgeber o • Einführung in die Funktionalitäten des Bewerbungsmanagements der BA Bewerbungsvorlage erstellen o Bewerbungsmappe erstellen o Bewerbungen verwalten o • Gemeinsamer Bewerberaccount Bewerbungen und Vermittlungsvorschläge online verwalten o Nutzung der Nachrichtenfunktion o • Erstellung einer vollständigen Bewerbungsmappe im Bewerbungsmanagement der BA beziehungsweise Überarbeitung der bereits im System vorhandenen Daten und Dokumente und Erstellung einer vollstän- digen Bewerbungsmappe im Bewerbungsmanagement der BA Erfassung der individuellen Bewerberdaten beziehungsweise Aktualisierung bereits vorhandener o Daten Erfassung beziehungsweise Aktualisierung des Lebenslaufs o Scannen von Zeugnissen und Zertifikaten o Erstellung eines Lichtbildes der teilnehmenden Person in professioneller Qualität bei dessen Ein- o verständnis und Aufnahme in das System Erstellung von Bewerbungsschreiben nach aktuellem Standard o allgemein – berufs-/tätigkeitsbezogen ohne konkreten Bezug auf einen bestimmten Arbeitge- ber spezifisch – bezogen auf einen konkreten Arbeitsplatz bei einem bestimmten Arbeitgeber • Aktualisierung und Vervollständigung der Daten im selektiven Bewerberprofil in VerBIS
Der teilnehmenden Person ist ein Satz seiner Bewerbungsunterlagen in Papierform auszuhändigen.
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Bewerbungsmanagement - § 45 I S.1 Nr. 1 SGB III / 2026
B.2.2 Informationen über weitere Online-Angebote der BA Die BA bietet ihrer Kundschaft mit einer Vielfalt an Online-Angeboten (unter anderem eServices, Apps und Informationsseiten) die Möglichkeit, ausgewählte Dienstleistungen auch online zu nutzen.
Der Aufragnehmer hat die Teilnehmenden übergreifend zum Aufbau der Online-Angebote sowie zu „eSer- vices“, „BA-mobil-App“ sowie „Jobsuche“ entsprechend zu informieren. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer den Teilnehmenden die Vorteile der eServices der BA zu vermitteln. Hierfür sind die bereitgestellten Arbeitsmittel unter www.arbeitsagentur.de > Institutionen > Bildungsanbieter und Bildungsträger > Downloads zu nutzen. Für die Ausführungen sind insgesamt maximal 2 Stunden einzuplanen.
B.2.2.1 Maßgebliche Inhalte für Teilnehmende aus dem Rechtskreis SGB III
Der Auftragnehmer erläutert den Teilnehmenden allgemein den Aufbau der BA-Startseite im Internet (www.arbeitsagentur.de). Dazu zählt insbesondere ein grober Überblick über die einzelnen Informationskacheln und deren Aufbau, Kundenanmeldung am Portal, die Nutzung der Zugangsdaten sowie die Nutzung des Postfachservice und der Postfachnachrichten.
eServices Mit den eServices können Kundinnen und Kunden neben der Beantragung von Arbeitslosengeld (Alg) oder Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) weitere eService-Angebote nutzen, unter anderem Änderungen in den Ver- hältnissen wie Adressänderungen, Arbeitsaufnahmen mitteilen. Der Auftragnehmer gibt den Teilnehmenden einen Überblick über die eServices und erläutert die damit für den Teilnehmenden verbundenen Vorteile. Dabei sollen am Beispiel von Veränderungsmitteilungen allgemeine Informationen zu den eServices vermit- telt werden.
Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, sich unter dem oben genannten Link über die eServices zu informie- ren. Diese Funktionalitäten werden laufend angepasst und optimiert.
Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn über Änderungen der bereitgestellten Online-Services zu informieren und diese bei der Vermittlung der Inhalte zu berücksichtigen.
BA-mobil-App Der Auftragnehmer weist die Teilnehmenden auch auf die BA-mobil-App hin und informiert über die wich- tigsten Funktionalitäten (Postfachfunktion, Terminverwaltung, Stellenvermittlung, Geldleistungen/Anträge, Mitteilung von Veränderungen) und die entsprechend damit verbundenen Vorteile anhand des aktuell zur Verfügung gestellten Klickdummys unter dem oben genannten Link.
Videokommunikation und Beratung Die Agenturen für Arbeit bieten Ihren Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, Beratungstermine mit Ihrer Agentur für Arbeit per Video durchzuführen. Videotermine sind ein zusätzliches Angebot. Der Auftragnehmer hat die Teilnehmenden über dieses Angebot unter Zuhilfenahme des Kundenbooklets „Mein Videotermin – In wenigen Schritten zu Ihrem Beratungsgespräch“und des Erklärvideos „Videotermin online vereinbaren“ zu informieren. Das Kundenbooklet ist unter dem oben genannten Link (www.arbeitsagentur.de > Institutionen
Bildungsanbieter und Bildungsträger > Downloads) und das Erklärvideo auf dem BA Youtube-Kanal (https://www.youtube.com/@Bundesagentur/videos) zu finden. Diese Funktionalitäten werden laufend ange- passt und optimiert. Der Auftragnehmer hat sich deshalb laufend und insbesondere vor Maßnahmebeginn über Änderungen des bereitgestellten Online-Angebotes zu informieren und diese bei der Vermittlung der Inhalte zu berücksichtigen.
B.2.3 Individuelles Bewerbercoaching • Reflexion und Aufarbeitung bisheriger Bewerbungsaktivitäten • Erörterung individueller Chancen auf dem Arbeitsmarkt • Erarbeiten realistischer beruflicher Perspektiven • Entwicklung und Aktualisierung von Selbstvermarktungsstrategien • Aufzeigen von Suchstrategien • Training des individuellen adäquaten Bewerberverhaltens
Für das individuelle Bewerbercoaching ist eine Leistungserbringung in der Gruppe ausgeschlossen.
Der Mindestumfang in Zeitstunden pro teilnehmender Person ist dem Leistungsverzeichnis/Losblatt zu ent- nehmen.
Die angewendeten Methoden und Medien sollen einen engen Bezug zum Maßnahmeziel haben und die Vorkenntnisse und Lernfähigkeit der Teilnehmenden angemessen berücksichtigen.
Stand 10.09.2026 201-26-45BM-60306 Seite 18 von 18