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Informationen zur Datenerhebung nach Art. 13 und 14 DSGVO
Diese Informationen dienen der Transparenz, wie die Vergabestelle Jobcenter Köln mit personenbezogenen und unternehmensbezogenen Daten (Privatpersonen und Unternehmen) umgeht. Der Schutz dieser Daten genießt einen sehr hohen Stellenwert, deshalb erfolgt die Verarbeitung dieser Daten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und den einschlägigen vergaberechtlichen Normen.
- Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?
Jobcenter Köln vertreten durch die Geschäftsführerin Frau Sabine Mendez Vergabestelle Scheidtweilerstraße 4 50933 Köln E-Mail: jobcenter-koeln.vergabestelle@jobcenter-ge.de
- Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten?
Jobcenter Köln Datenschutzbeauftragte*r Scheidtweilerstraße 4 50933 Köln E-Mail: Jobcenter-Koeln.Datenschutz@jobcenter-ge.de Telefon: 0221 / 9429 8288
- Was sind die Rechtsgrundlagen und der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten?
Die Vergabestelle des Jobcenter Köln hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im erforderlichen Umfang dient ausschließlich der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 Buchst. b, c und f DSGVO i.V.m. §§ 7, 55 der Bundeshaushaltsordnung (BHO) und den vergaberechtlichen Vorschriften im Teil 4 des GWB und der VgV oder der VOB/A EU bzw. der UVgO oder der VOB/A.
Darüber hinaus ist gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eine Datenverarbeitung auch zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat.
Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.
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- Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Die Vergabestelle Jobcenter Köln verarbeitet die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:
• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bieterinnen und ggf. Unterauftragnehmerinnen und Eignungsentleiherinnen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen der Bieterinnen und ggf. Unterauftragnehmerinnen und Eignungsentleiherinnen (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), • Angaben zur Prüfung von Ausschlussgründen (z.B. Name, Position im Unternehmen im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung, schwerwiegenden Verfehlungen oder bei Insolvenzmitteilungen), • ggf. Daten zur Qualifikation/Eignung der Bieterinnen und eingesetzter Beschäftigter des/der Bieterin, • ggf. Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen (ggf. inkl. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechpartnerinnen bei den Referenzgeber*innen). • ggf. sonstige unternehmensbezogene Daten, wie Angaben zu Haftpflichtversicherungen, wirtschaftliche Kennzahlen (Bankerklärungen, Umsatzangaben, Anzahl Mitarbeitende, etc.), technische Ausstattung, Umwelt- und Qualitätsmanagement, Lieferkettenmanagement, sofern es für die Beurteilung der Leistungsfähigkeit notwendig ist und in Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand steht.
Eine Datenverarbeitung darüber hinaus erfolgt nur, sofern die Vergabestelle des Jobcenter Köln dazu rechtlich verpflichtet ist oder Sie eingewilligt haben.
- Wie verarbeitet die Vergabestelle Jobcenter Köln diese Daten?
Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt. Die Daten werden insbesondere zur Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bieterinnen und für die Überprüfung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen verarbeitet.
- Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?
Alle personenbezogenen oder unternehmensbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Innerhalb des Jobcenter Köln können personenbezogene oder unternehmensbezogene Daten an die jeweilige Fachdienststelle weitergegeben werden, z.B. im Rahmen der fachlichen und inhaltlichen Prüfung von Angeboten und zur Beantwortung von Bieter*innenfragen im Rahmen des Vergabeverfahrens. Seite 2
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Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den/die Bieterin, der/die den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister, ansässig beim Bundeskartellamt einholen. • Unterlegene Bieter, im Rahmen der Unterrichtung nach § 134 Abs. 1 GWB, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV oder § 19 Abs. 2 VOB/A EU stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO oder § 19 Abs. 2 VOB/A über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des/der erfolgreichen Bieterin zu unterrichten sind. • Nach Vertragsschluss wird bei EU-weiten Vergabeverfahren in einer Vergabebekanntmachung der Name des/der Auftragnehmerin im Amtsblatt der EU veröffentlicht. • Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25 000 Euro wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf www.bund.de informiert. Ist der/die Bieterin eine natürliche Person, wird der Name nur mit Einwilligung veröffentlicht. • Bei der Vergabe von Bauleistungen bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25 000 Euro oder bei Freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15 000 Euro wird für sechs Monate auf www.bund.de über jeden vergebenen Auftrag informiert. • Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer) sowie Gerichte im Falle von Beschwerden gegen Entscheidungen der Vergabekammern oder anderweitigen Klagen.
Das Jobcenter Köln bedient sich ggf. externer Dienstleister und wird diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, falls erforderlich, auch personenbezogene Daten zugänglich machen. Externe Dienstleister werden eingesetzt: • Anwält*innen im Rahmen rechtlicher Beratung und ggf. als Prozessbevollmächtigte des Jobcenter Köln in Rechtsstreitigkeiten vor den Vergabekammern und Gerichten. • Der Bundesrechnungshof oder anderen prüfberechtigten Dritten (z.B. Zuwendungsgeber) zum Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens. • Externe Dienstleister zum Betrieb der elektronischen Vergabeplattform (Cosinex GmbH). Die Dienstleister dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag des Jobcenter Köln und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten vertraulich behandeln.
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- Speicherdauer
Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsrechtlichen bzw. vergaberechtlichen Aufbewahrungsfristen. Teilnahmeanträge, Angebote, ihre Anlagen und die dazugehörige Dokumentation des Vergabeverfahrens (einschließlich der im Zusammenhang mit dem Verfahren gestellten Anfragen/übermittelten Unterlagen und der darin enthaltenen personenbezogenen Daten) werden nach Abschluss des Vertrages nach haushaltsrechtlichen Grundsätzen in der Regel für 10 Jahre aufbewahrt. Für den Fall, dass die Voraussetzungen des § 197 BGB vorliegen, beträgt die Speicherdauer bis zu 30 Jahre. Anschließend werden die Dokumente vernichtet bzw. gelöscht.
- Welche Rechte haben betroffene Personen?
Recht auf Auskunft Jedermann hat das Recht, von der Vergabestelle Jobcenter Köln eine Bestätigung zu verlangen, ob personenbezogene Daten, die ihn betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, kann Auskunft über alle verarbeiteten Daten verlangt werden.
Recht auf Berichtigung/Vervollständigung Sofern nachgewiesen wird, dass die bei der Vergabestelle Jobcenter Köln verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig erfasst sind, werden diese nach Bekanntwerden unverzüglich berichtigt oder vervollständigt.
Recht auf Löschung Sofern nachgewiesen wird, dass personenbezogene zu Unrecht verarbeitet wurden, wird unverzüglich die Löschung der betroffenen Daten veranlasst. Das gilt auch, wenn die Daten zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt werden. Für die Beurteilung dieser Sachlage sind die Speicherfristen maßgebend (vgl. Ausführungen zu Speicherdauer) zu berücksichtigen sind.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht (z. B. Durchführung des Vergabeverfahrens). Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1) zu richten.
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Recht auf Widerruf Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt. Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1) zu richten.
Recht auf Beschwerde Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Graurheindorfer Str. 153 53117 Bonn Telefon: +49 (0)228-997799-0 Fax: +49 (0)228-997799-5550 E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de De-Mail: poststelle@bfdi.de-mail.de
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