1 Anlage 1 Bewerbungsbedingungen 10.3.pdf

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Bezirksregierung Arnsberg

Vergabeverfahren Betreuungsdienstleistungen in Zentralen Unterbrin-

gungseinrichtungen (ZUE) für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen

– Staffel 10.3

Vergabe-Nummer: 12.21-90-26-032

Bewerbungsbedingungen – Zusammenstellung von Informationen und Regelungen

Inhalt:

1 EINFÜHRUNG ......................................................................................................3 1.1 KURZBESCHREIBUNG DER AUFGABE ................................................................................3 1.2 ZIELE DES VERFAHRENSLEITFADEN ..................................................................................3

2 DAS VERGABEVERFAHREN ....................................................................................4 2.1 AUFTRAGGEBER UND VERGABESTELLE .............................................................................4 2.2 GEGENSTAND DES VERFAHRENS ....................................................................................4 2.3 GRUNDLAGE DES VERFAHRENS......................................................................................4 2.4 EINSATZFORMEN DES BIETERS.......................................................................................5 2.4.1 Angebote von Bietergemeinschaften............................................................5 2.4.2 Einbindung von Nachunternehmern.............................................................5 2.4.3 Einbindung Dritter auf Seiten der Bieter .......................................................6 2.5 KOMMUNIKATION UND RÜCKFRAGEN..............................................................................6 2.6 TERMINE UND FRISTEN...............................................................................................7 2.7 LOSVERGABE UND LOSLIMITIERUNG ................................................................................8 2.8 OBJEKTSBESICHTIGUNG ..............................................................................................8 Ablauf der Objektbesichtigung ...............................................................................9 2.9 WEITERER VERFAHRENSABLAUF ....................................................................................9 2.10 KOSTENERSTATTUNG UND ENTSCHÄDIGUNG .................................................................... 10 2.11 VERFAHRENSÄNDERUNGEN........................................................................................ 10 2.12 SPRACHE ............................................................................................................. 10

3 DAS ANGEBOT ................................................................................................... 10 3.1 FRIST / ORT FÜR ANGEBOTE....................................................................................... 10 3.2 STRUKTUR UND FORM DER ANGEBOTE .......................................................................... 11 3.3 EIGENTUM / URHEBERRECHT / RÜCKGABE ...................................................................... 11

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3.4 KENNZEICHNUNG VON GEHEIMNISSEN........................................................................... 11 3.5 WEITERE FORMALE ANFORDERUNGEN AN DIE ANGEBOTE / AUSSCHLUSSGRÜNDE ......................... 11 3.5.1 Verspäteter Eingang ................................................................................ 11 3.5.2 Unzureichende Form ............................................................................... 12 3.5.3 Unvollständige Teilnahmeanträge / Angebote und Nachforderung ................. 12 3.5.4 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen/Mittelstandskartelle ..................... 12 3.5.5 Sonstige Ausschlussgründe ....................................................................... 13

4 VORZULEGENDE UNTERLAGEN UND MINDESTANFORDERUNGEN ............................ 13 4.1 VORZULEGENDE UNTERLAGEN .................................................................................... 13 4.2 MINDESTANFORDERUNGEN (EIGNUNG) ......................................................................... 15

5 ALLGEMEINER HINWEIS ZU DEN VERGABEUNTERLAGEN......................................... 18

6 EINRICHTUNGSSPEZIFISCHE UNTERLAGEN ............................................................ 19

7 WERTUNGSKRITERIEN ........................................................................................ 19

8 BETRIEBSÜBERGANG IM SINNE DES § 613A BGB .................................................... 19

9 UNKLARHEITEN UND RECHTSCHUTZ ..................................................................... 20 9.1 UNKLARHEITEN...................................................................................................... 20 9.2 RÜGEFRISTEN........................................................................................................ 20 9.3 ZUSTÄNDIGE STELLE FÜR NACHPRÜFUNGSVERFAHREN ........................................................ 20

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1 Einführung

1.1 Kurzbeschreibung der Aufgabe

Das Land Nordrhein-Westfalen bekennt sich zu seiner rechtlichen und humanitären Ver- pflichtung und Verantwortung, Asylsuchende nach dem Asylverfahrensgesetz unterzu- bringen und zu versorgen. Deren Unterbringung, Versorgung und Betreuung wird hierbei vom Grundsatz eines menschenwürdigen und respektvollen Umgangs getragen.

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Vergabe der Betreuungsdienstleistungen in Zentra- len Unterbringungseinrichtungen (ZUEen) für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfa- len. Die jeweilige ZUE ist eine Einrichtung des Landes NRW. Die Einrichtungsleitung obliegt den Beschäftigten der jeweiligen Bezirksregierung vor Ort in eigener Zuständigkeit. Der in dem Vergabeverfahren gesuchte Dienstleister koordiniert und organisiert den störungs- freien und ordnungsgemäßen Betrieb der Unterbringungs-/Aufnahmeeinrichtung.

Das zu erbringende Leistungspaket umfasst Leistungen insbesondere aus den folgenden Bereichen:

• Organisation der ZUE • Soziale Betreuung • Freizeitgestaltung • Kinderbetreuung • Mobiliar und Ausstattung • Körperpflegeartikel • Wascheinrichtungen • Kleiderkammer

Bei der Leistungserbringung sollen ehrenamtliche Kräfte ebenso eingebunden werden wie die in den Einrichtungen untergebrachten Personen gemäß § 5 Asylbewerberleis- tungsgesetz. Zu den Aufgaben des Auftragnehmers gehört nicht die Wahrnehmung ho- heitlicher Tätigkeiten, insbesondere in Bezug auf das Asylverfahren, das die untergebrach- ten Personen zu durchlaufen haben.

1.2 Ziele des Verfahrensleitfaden

Dieser Verfahrensleitfaden soll alle Interessenten in die Lage versetzen, zu entscheiden, ob sie sich an dem Vergabeverfahren beteiligen wollen und ein wertungsfähiges Angebot einreichen.

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2 Das Vergabeverfahren

2.1 Auftraggeber und Vergabestelle

Auftraggeber des Verfahrens ist

Land Nordrhein-Westfalen vertreten durch die für die jeweilige Unterbringungseinrichtung zuständige Be- zirksregierung

Vergabestelle für das Verfahren ist

Bezirksregierung Arnsberg Zentrale Vergabestelle Seibertzstr. 1 59821 Arnsberg Deutschland

2.2 Gegenstand des Verfahrens

Gegenstand dieses Verfahrens ist die Vergabe von Betreuungsdienstleistungen in Zentra- len Unterbringungseinrichtungen (ZUE) für Flüchtlinge des Landes Nordrhein-Westfalen.

2.3 Grundlage des Verfahrens

Der Auftraggeber verfährt nach den Regelungen der Vergabeverordnung (VgV). Die Best- immungen können im Internetportal „www.vergabe.nrw.de“ eingesehen werden.

Der Bieter hat einen Rechtsanspruch auf Anwendung dieser Bestimmungen. Zur Nachprü- fung behaupteter Verstöße gegen diese Vergabebestimmungen kann sich der Bieter bzw. Bieter an die am Ende dieses Verfahrensleitfadens genannte Vergabekammer wenden.

Der Auftraggeber schreibt die Leistung im Rahmen eines Offenen Verfahrens ohne Teil- nahmewettbewerb aus. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei diesem Verfahren nicht um ein Verhandlungsverfahren handelt – wie bei der sog. 1. + 2. Staffel. Es gibt bei diesem Verfahren – wie schon in der 3. – 9. Staffel - folglich keine Verhand- lungsgespräche, in denen über die eingereichten Angebote verhandelt wird. Sie sind auf- gefordert, nach Durchsicht der Vergabeunterlagen und der Teilnahme an der Ortsbesich- tigung ein (finales) Angebot abzugeben, welches dann entsprechend be- und gewertet wird. Es wird darauf hingewiesen, dass die eingereichten Angebote nicht mehr überarbei- tet werden können, sodass etwaige Zweifelsfragen sowohl zum Inhalt der ausgeschriebe- nen Leistung als auch zur Erstellung und Kalkulation des Angebots möglichst frühzeitig und vor Abgabe des Angebots gestellt werden sollen.

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2.4 Einsatzformen des Bieters

Im Rahmen der Angebote steht es jedem Wirtschaftsteilnehmer frei, in welcher Konstel- lation (Einzelbieter, mit/ohne Nachunternehmen, Bietergemeinschaft, etc.) er sich betei- ligen möchte. Auf die u.g. Mindestanforderungen wird hingewiesen.

2.4.1 Angebote von Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften sind in diesem Verfahren zugelassen, soweit ihre Bildung durch die jeweiligen Mitglieder rechtmäßig ist bzw. den Wettbewerb nicht unzulässig einschränkt. Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbind- lich unterschriebene Erklärung (Vordruck 7) abzugeben,

• in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,

• in der alle Mitglieder mit postalischer Anschrift und unter Bezeichnung ihrer Ver- tretungsverhältnisse aufgeführt sind und ein von allen für die Durchführung des Vertrages gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist,

• dass dieser bevollmächtigte Vertreter gegenüber dem Auftraggeber alle Mitglieder rechtsverbindlich vertritt,

• dass alle Mitglieder für die Erfüllung sämtlicher vertraglichen Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften.

Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch für die angebotene Leistung. Bietergemeinschaften haben außerdem mit dem Angebot ein Organigramm einzureichen, aus dem sich ergibt, für welche Teilbereiche die einzelnen Mitglieder der Bietergemein- schaft zuständig sein sollen. Auf Verlangen des Auftraggebers hat die Bietergemeinschaft innerhalb von sechs Kalen- dertagen die Gründe der Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

2.4.2 Einbindung von Nachunternehmern

Der geplante Einsatz von Nachunternehmen – zu welcher Leistungsart und für welchen Zeitraum auch immer – ist im Angebot mitzuteilen. Sofern Nachunternehmer eingesetzt werden sollen, sind diese vor deren Leistungsaufnahme zu benennen.

Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft, sich zum Nachweis der eigenen Leis- tungsfähigkeit auf die Leistungsfähigkeit eines Nachunternehmens zu berufen, so hat der Bieter / die Bietergemeinschaft

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• anzugeben, welche Leistungsbereiche in welchem Umfang von diesen Nachunter- nehmen im Auftragsfall übernommen werden sollen; • die vorgesehenen Nachunternehmen zu benennen; • für diese die Unterlagen / Erklärungen in dem unter Ziffer 4.1 genannten Umfang vorzulegen; • die rechtsverbindliche Erklärung der benannten Nachunternehmen über deren Zu- sicherung, im Fall der Beauftragung des Bieters / der Bietergemeinschaft die erklär- ten Nachunternehmerleistungen als Nachunternehmen zu erbringen, vorzulegen. Ein vergleichbarer Nachweis zu dieser Verpflichtungserklärung wird akzeptiert.

2.4.3 Einbindung Dritter auf Seiten der Bieter

Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft, sich zum Nachweis seiner / ihrer finan- ziellen, wirtschaftlichen oder technischen Leistungsfähigkeit auf Dritte zu berufen, so muss er / sie mit seinem / ihrem Angebot eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Dritten vorlegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfüg- barkeit über die entsprechenden Ressourcen des Dritten nachgewiesen wird. Der Bieter kann auch einen gleichwertigen Nachweis vorlegen, aus dem sich ergibt, dass der Dritte entsprechend verfügbar ist.

Die in der Bekanntmachung benannten Nachweise und Erklärungen zur Beurteilung der finanziellen, wirtschaftlichen oder technischen Leistungsfähigkeit müssen für die Dritten insoweit vorgelegt werden, als sich ein Bieter / eine Bietergemeinschaft, zum Nachweis der Eignung auf diese Ressourcen des Dritten beruft.

Soll im Hinblick auf den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden, so ist vorgese- hen, dass der Bieter / die Bietergemeinschaft und diese Unternehmen im Auftragsfall ge- meinsam für die Auftragsausführung haften. Die Vergabestelle behält sich vor, in diesem Fall eine gesonderte Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung anzufordern, die in- nerhalb von sechs Kalendertagen vorzulegen ist.

Der Bieter / die Bietergemeinschaft kann jedoch im Hinblick auf Nachweise für die erfor- derliche einschlägige berufliche Erfahrung (insbesondere Referenzen) die Kapazitäten an- derer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (siehe § 47 Abs. 1 VgV).

2.5 Kommunikation und Rückfragen

Der Auftraggeber stellt die Unterlagen im Projektraum auf dem Vergabemarktplatz NRW in elektronischer Form den Beteiligten zur Verfügung. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, hat der Bieter / die Bietergemeinschaft den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren. Die Unterlagen werden dann schnellstmöglich erneut

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elektronisch oder in Papierform übersandt. Die Empfänger sind daher aufgefordert, um- gehend nach Erhalt der Vergabeunterlagen zu prüfen, ob die Unterlagen vollständig und zu öffnen sind. Der Auftraggeber nutzt für diese Vergabe eine Vergabeplattform (Vergabemarktplatz des Landes NRW). Fragen zu diesem Verfahren und den Vergabeunterlagen sind ausschließ- lich über die genutzte Vergabeplattform zu richten. Telefonische Auskünfte werden aus Gründen der Gleichbehandlung nicht erteilt.

Interessenten sind gehalten, Fragen möglichst frühzeitig zu stellen. Fragen, die dem Auf- traggeber nicht bis zum Ablauf des unter Ziffer 2.6 genannten Termins vorliegen, können im Hinblick auf die Gleichbehandlung aller Bieter grundsätzlich nicht mehr vor Ablauf der Frist beantwortet werden, außer die Beantwortung ist vergaberechtlich geboten. Die Fragen werden möglichst zeitnah durch die Auftraggeber beantwortet und die Ant- worten allen Interessenten in anonymisierter Form zeitgleich über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Es wird darum gebeten, die Fragen so zu formulieren, dass diese zusammen mit den Antworten allen interessierten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können, ohne dass der Auftraggeber diese zwecks Anonymisierung umformulie- ren muss.

Alle Bieter werden darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber über die Vergabeplattform mit den Interessenten kommuniziert. Mitteilungen des Auftraggebers an die Interessen- ten / die Bieter gelten als zugegangen, wenn diese in den Projektraum eingestellt wer- den (siehe hierzu die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Vergabeplattform). Interes- senten / Bieter sind daher im eigenen Interesse gehalten, regelmäßig den Projektraum auf Mitteilungen des Auftraggebers zu kontrollieren, insbesondere wegen Beantwortung etwaiger Fragen sechs Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist / Angebotsfrist.

Für die elektronische Abgabe eines Angebotes ist die vorherige Registrierung auf der Vergabeplattform (Vergabemarktplatz des Landes NRW) erforderlich. Die frühzeitige Re- gistrierung wird nachdrücklich empfohlen, da nur nach Registrierung eine Kommunika- tion über die Vergabeplattform erfolgen kann.

Angaben, welche den Verfahrensleitfaden ergänzen oder berichtigen, gelten ab dem Zeit- punkt der Bekanntgabe als verbindliche Bestandteile des Verfahrensleitfadens.

2.6 Termine und Fristen

Die nachfolgend genannten Termine geben den derzeitigen Planungsstand wieder und können vom Auftraggeber jederzeit unter Beachtung der allgemeinen vergaberechtlichen Grundsätze einseitig an die jeweiligen Umstände angepasst werden. Die teilnehmenden Unternehmen werden im Laufe des Verfahrens umgehend über etwaige Änderungen in- formiert.

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• Anmeldeschluss für Ortsbesichtigungen: 04.09.2026, 12.00 Uhr • Zeitraum für Ortsbesichtigungen: 08.09. bis 10.09.2026 • Frist für Rückfragen (s.o.): 28.09.2026 • Frist für Antworten: 05.10.2026 • Angebotsfrist: 12.10.2026,10:00 Uhr • Bindefrist: 04.01.2027

2.7 Losvergabe und Loslimitierung

Die Gesamtleistung ist in Teillose aufgeteilt. Jedes Teillos bezieht sich auf eine Unterbrin- gungseinrichtung (Objektlos). Der Umfang der bei dem jeweiligen Los zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung. Das Angebot kann sich erstrecken auf ein Objektlos oder mehrere Objektlose.

Es ist eine Loslimitierung in Form der Zuschlagslimitierung vorgesehen (siehe dazu die weiteren Erläuterungen zur Wertung in Anlage 4.2 Zuschlags- und Wertungskriterien). Die Begrenzung liegt in diesem Verfahren bei einem Objektlos. Dies bedeutet, dass ein Un- ternehmen zwar für jedes Objektlos ein Angebot abgeben kann. Es erhält aber maximal bei der genannten Anzahl an Aufträgen den Zuschlag.

2.8 Objektsbesichtigung

Für eine einwandfreie Angebotskalkulation ist es erforderlich, dass sich die Bieter über die Unterbringungseinrichtung, die Arbeitsbedingungen und die sonstigen beeinflussen- den Umstände vorab informieren. Zu diesem Zweck werden für jede Unterbringungsein- richtung (jedes Objektlos) mehrere Termine bei den jeweiligen Bezirksregierungen als Ortsbesichtigung durchgeführt.

Vom 08. September bis zum 10. September 2026 sind Ortstermine als Einzeltermine für die einzelnen Einrichtungen vorgesehen (Dauer ca. 1 Stunde). Diese finden vormittags und nachmittags statt.

Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Termine anzusetzen.

Es ist erforderlich, dass sich Interessenten hierzu bis zum 04.09.206, 12:00 Uhr über die Vergabeplattform (Angebotsphase) anmelden. Dabei sind die Namen der Vertreter anzugeben. Die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltene Vertraulichkeitsvereinbarung (Vor- druck 5) ist unterschrieben vorab über das Kommunikationstool des Vergabemarkt- platzes vorzulegen, spätestens jedoch zum Ortstermin mitzubringen und dem Vertre- ter des Auftraggebers auszuhändigen.

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Die Termine werden nach Eingangsdatum vergeben. Die Vergabestelle wird versuchen, Ihre Terminwünsche zu berücksichtigen. Allerdings können diese nicht garantiert werden. Eine Terminbestätigung (Uhrzeit und Treffpunkt) erfolgt nach Ablauf der Anmeldefrist.

Die Teilnahme an der Objektsbesichtigung ist zwingende Voraussetzung für die Ange- botsabgabe des jeweiligen Loses. Vertreter des Auftraggebers werden daher bei den Orts- besichtigungen entsprechende Anwesenheitslisten führen; Bieter / Bietergemeinschaften sind im eigenen Interesse gehalten, sich in diese Listen einzutragen. Es wird darum gebeten, dass zu einem Termin möglichst nicht mehr als drei Vertreter eines Bieters erscheinen. Bitte stellen Sie sicher, dass alle an dem jeweiligen Besichtigungstermin teilnehmenden Personen einen Lichtbildausweis mit sich führen (z.B. Personalausweis/Dienstausweis etc.). Nach der Objektbesichtigung erhält der Bieter eine Teilnahmebestätigung. Diese Be- stätigung ist mit den Angebotsunterlagen als Nachweis über die Teilnahme am Orts- termin einzureichen.

Die Dokumente 4.1. Einrichtungsspezifische Liste und Pläne/Grundrisse je Einrichtung“ werden nach Teilnahme am Ortstermin und Vorliegen der unterschriebenen Vertrau- lichkeitsvereinbarung (Vordruck 5) über das Kommunikationstool des Vergabemarkt- platzes NRW versendet.

Ablauf der Objektbesichtigung

Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden grundsätzliche keine Fragen in mündlicher Form beantwortet. Alle Fragen sind grundsätzlich im Nachgang schriftlich über die Vergabe- plattform zu stellen. Diese Fragen werden dann gegenüber allen Bietern gleichzeitig und gleichlautend beantwortet.

Den Teilnehmenden ist es gestattet, (Smartphone-)Fotoaufnahmen von Einrichtungsge- genständen zu machen, die dem Land Nordrhein-Westfalen gehören oder vom Vermieter der Liegenschaft zur Verfügung gestellt werden. Ebenso können bauliche Gegebenheiten fotografiert werden.

Dagegen unzulässig sind Aufnahmen von Bewohnerinnen und Bewohnern, sämtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von Gegenständen oder Aushängen der derzei- tig tätigen Dienstleister.

2.9 Weiterer Verfahrensablauf

Die Bieter / Bietergemeinschaften haben nunmehr die Möglichkeit, bis zur o.g. Angebots- frist die Angebote zu erstellen. Zu diesem Zweck werden im o.g. Zeitraum Objektbesichti- gungen durchgeführt (s. Punkt 2.8).

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Die fristgerecht eingereichten Angebote werden zunächst auf Eignung geprüft und an- schließend anhand der in der Anlage 4.2 mitgeteilten Zuschlagskriterien bewertet. Hier- durch entsteht eine Reihenfolge der wirtschaftlichsten Angebote. Eine Verhandlung über diese Angebote ist in diesem Verfahren nicht möglich.

2.10 Kostenerstattung und Entschädigung

Für die Erstellung der Angebote, etwaige Aufklärungsgespräche und etwaige Ortsbesich- tigungen werden keine Vergütung oder Entschädigung gewährt.

2.11 Verfahrensänderungen

Der Auftraggeber behält sich vor, den Ablauf des Verfahrens zu jedem Zeitpunkt bei Vor- liegen gewichtiger Gründe zu modifizieren oder durch einfache Mitteilung zu beenden. Über etwaige Änderungen wird der Auftraggeber alle Interessenten zeitgleich informie- ren. Bei der Entscheidung über Änderungen wird der Auftraggeber die allgemeinen verga- berechtlichen Grundsätze Wettbewerb, Gleichbehandlung und Transparenz beachten.

2.12 Sprache

Das Angebot, sämtliche beizubringenden Erklärungen und weitergehende Korrespondenz sind in deutscher Sprache abzufassen. Einem Schriftstück, das in einer anderen Sprache eingereicht wird, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidig- ten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzung beizufügen.

Arbeitssprache für die spätere Auftragsabwicklung ist deutsch.

3 Das Angebot

3.1 Frist / Ort für Angebote

Bieter / Bietergemeinschaften haben ihr Angebot entsprechend den Anforderungen ge- mäß der europaweiten Bekanntmachung und dieses Verfahrensleitfadens bis zum Ablauf der Angebotsfrist ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz (dort über das sog. Bieter-Tool) einzureichen.

Es werden nur Angebote berücksichtigt, die fristgerecht und auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz (dort über das sog. Bieter-Tool) eingegangen sind.

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3.2 Struktur und Form der Angebote

Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Angebote einen Vordruck samt Erklärungs- vordrucken erstellt, welche zwingend zu verwenden sind. Die Unterlagen können über die Vergabeplattform bezogen werden.

Eine Verweisung auf etwaige frühere Angebote des Bieters / der Bietergemeinschaft beim Auftraggeber ist unzulässig.

Das Angebot ist elektronisch vollständig einzureichen.

Auf zusätzliche Anlagen ist im Angebot hinzuweisen. Diese sind durchzunummerieren.

3.3 Eigentum / Urheberrecht / Rückgabe

Die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens von den Bietern / Bietergemeinschaften vorge- legten Unterlagen, Erklärungen usw. gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Die eingereichten Bewerbungs- und Angebotsunterlagen verbleiben zu Dokumentationszwe- cken bei dem Auftraggeber. Ein Anspruch auf Rückgabe besteht nicht.

Beabsichtigt der Bieter / die Bietergemeinschaft, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechts zu verwerten, hat er / sie in seinem / ihrem Angebot darauf hinzuweisen. Ebenso ist im Angebot anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte des Bieters / der Bietergemeinschaft oder eines Dritten bereits bestehen oder beantragt sind.

3.4 Kennzeichnung von Geheimnissen

Die Bieter / die Bietergemeinschaften sind aufgefordert, die Teile des Angebots, die be- rechtigterweise ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf je- der betreffenden Seite deutlich als ein solches zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann im Falle eines Rechtsbehelfsverfahrens nicht ausgeschlossen werden, dass ohne wei- tere Gewährung rechtlichen Gehörs die zur Entscheidung berufene Stelle die Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z. B. andere Bieter) voraussetzt.

3.5 Weitere formale Anforderungen an die Angebote / Ausschlussgründe

3.5.1 Verspäteter Eingang

Ausgeschlossen werden Angebote, die bis zum Ablauf der gesetzten Frist dem Auftragge- ber nicht vorgelegen haben, mit Ausnahme von solchen, die aus Gründen verspätet ein- gegangen sind, die vom Bieter / der Bietergemeinschaft nicht zu vertreten waren. In diesem Zusammenhang soll auf die folgenden Punkte hingewiesen werden:

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• Das Angebot ist über das sog. Bietertool einzureichen. Nur hierdurch ist die ge- forderte Verschlüsselung gewährleistet. Es ist nicht ausreichend, das Angebot als Anhang zu einer Nachricht über die Funktion „Kommunikation“ zu übersenden. • Es gibt eine Größenbeschränkung für die Übermittlung der Dateianhänge, um de- ren Beachtung gebeten wird. • Für die elektronische Übermittlung der Angebote über das sog. Bietertool werden unterschiedliche Software und Softwareeinstellungen gefordert. Bitte informie- ren Sie sich frühzeitig vor Abgabe, ob die von Ihnen genutzte Technik diese Anfor- derungen erfüllt. Es wird empfohlen, die Abgabe des Angebotes bereits einige Tage vor Fristablauf zu testen. • Bitte planen Sie für die elektronische Übermittlung der / Angebote ebenfalls Zeit ein. Maßgeblich für die Fristbetrachtung ist der Eingang der Daten auf dem Ser- ver, nicht der Beginn des Versandes der Unterlagen.

3.5.2 Unzureichende Form

Ausgeschlossen werden auch Angebote, die nicht elektronisch über den Vergabemarkt- platz eingereicht wurden.

3.5.3 Unvollständige Teilnahmeanträge / Angebote und Nachforderung

Ebenfalls werden Angebote ausgeschlossen, die die unvollständig sind. Der Auftraggeber weist ausdrücklich darauf hin, dass aufgrund der Dringlichkeit der Vergabe fehlende Nachweise und Erklärungen nicht nachgefordert werden. Jeder ist daher im eigenen In- teresse gehalten, ein vollständiges Angebot einzureichen.

Aufgrund der Dringlichkeit der Vergabe verzichtet der Auftraggeber gemäß 56 Abs. 2 S. 2 VgV auf die Möglichkeit nach § 56 Abs. 2 S. 1 VgV, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Anga- ben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Es wird daher dringend darauf hingewiesen, die Unterlagen vor Abgabe auf Vollständigkeit (bspw. im Hinblick auf die Anzahl der einzureichenden Referenzen) zu kontrollieren.

3.5.4 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen/Mittelstandskartelle

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.

Sofern personell oder rechtlich miteinander verbundene (gesellschaftsrechtlich, gemein- samer Betreuungsdachverband, etc.) Bieter mehrere Angebote für dasselbe Lose in dem

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Vergabeverfahren abgeben, wird widerlegbar vermutet, dass der Geheimhaltungsgrund- satz verletzt ist. Es obliegt den Bietern, diese Vermutung zu widerlegen. Sollte dem Bieter bereits mit Angebotsabgabe bekannt sein, dass ein personell oder rechtlich mit ihm ver- bundenes Unternehmen ebenfalls ein Angebot abgibt, muss bereits mit Angebotsabgabe nachgewiesen bzw. offengelegt werden, dass effektive Vorkehrungen und Maßnahmen zur Einhaltung des Geheimwettbewerbes getroffen wurden. Sollte der Nachweis auch auf entsprechende Nachforderung, auf die kein Anspruch besteht, nicht geführt werden, führt dies zum Ausschluss des Bieters und der verbundenen Unternehmen. Diese Grunds- ätze gelten auch für Mitglieder von Bietergemeinschaften, die zusätzlich ein eigenständi- ges Angebot abgeben. Sollte hier Unsicherheit bestehen, ob eine derartige Verbindung besteht, ist der Bieter / die Bietergemeinschaft aufgefordert, hierzu frühzeitig beim Auf- traggeber nachzufragen.

Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen bzw. die Bildung von Mittelstandskartellen von § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB) freigestellt. Die Voraussetzungen können in §§ 2, 3 GWB nachgelesen wer- den.

3.5.5 Sonstige Ausschlussgründe

Im Übrigen wird auf die Ausschlussgründe des GWB und der VgV verwiesen.

4 Vorzulegende Unterlagen und Mindestanforderungen

Bieter und Bietergemeinschaften müssen mit dem Angebot die nachfolgenden Erklärun- gen und Nachweise vorlegen:

4.1 Vorzulegende Unterlagen

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

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Von Bietergemeinschaften sind mit dem Angebot für jedes Mitglied die unter Ziffer 2 bis Ziffer 8 genannten Unterlagen sowie zudem einzureichen:

Auf Verlangen des Auftraggebers hat die Bietergemeinschaft innerhalb von sechs Kalen- dertagen die Gründe der Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

Bei Einsatz von Nachunternehmern / sonstigen Dritten, auf die der Bieter / die Bieterge- meinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit verweist, sind für jeden Nachunterneh- mer / sonstiges Unternehmen mit dem Angebot die Nachweise / Erklärungen unter den Ziffern 2 bis 6 sowie die nachstehenden Erklärungen vorzulegen:

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4.2 Mindestanforderungen (Eignung)

Mindestanforderungen an die Eignung der Bieter / Bietergemeinschaft ergeben sich aus der Bekanntmachung. Diese lauten im Einzelnen:

1. Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Mit dem Angebot sind von jedem Bieter / jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft zwin- gend folgende Angaben zu machen / Unterlagen vorzulegen:

1. Allgemeine Unternehmensdarstellung/Firmenprofil (3.1 Vordruck 1; in Vergabeun- terlagen enthalten);
2. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, dass keine schweren Verfehlungen vorliegen, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt bzw. Verfehlungen vorliegen, die den Ausschluss von der Teilnahme am Wettbewerb rechtfertigen oder zu einem Eintrag in das Vergaberegister führen könnten, sowie dass in Bezug auf das Unternehmen keine Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 Abs. 1 GWB vorliegen (3.1 Vordruck 2; in Vergabeunterlagen enthalten).
3. Nachunternehmer / Sonstige Dritte Der Bieter hat anhand des Vordruckes 3.1 Vordruck 6 entsprechende Angaben zu machen.
4. Einsatz Nachunternehmen Der Bieter hat anhand des Vordruckes 3.1 Vordruck 7 entsprechende Angaben zu machen.
5. Bietergemeinschaft Der Bieter hat anhand des Vordruckes 3.1 Vordruck 8 entsprechende Angaben zu machen.
6. Eigenerklärung EU-Sanktionen (Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung EU 2023/2878 des Rates vom 18.12.2023); 3.1 Vordruck 9; in Vergabeunterlagen enthalten

Die Erklärungen haben unter Verwendung der vorgegebenen Formblätter zu erfolgen. Die Erklärungen sind im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bietergemein- schaft abzugeben.

Zu den im Formblatt geforderten Angaben sind mit dem Angebot keine Bescheinigungen, Nachweise oder Erklärungen von Behörden oder sonstigen Einrichtungen vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise zu verlangen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, dem Bie- ter / der Bietergemeinschaft Gelegenheit zur Ergänzung der Angaben nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote zu geben; aufgrund der Dringlichkeit der Vergabe wer- den fehlende oder unzureichende Unterlagen nicht nachgefordert.

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2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Mit dem Angebot sind von jedem Bieter / jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft zwin- gend folgende Angaben zu machen / Unterlagen vorzulegen:

1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz (in Euro) sowie den Umsatz (in Euro) zu mit dem zu vergebenden Auftrag vergleichbaren Leistungen des Unternehmens, welches sich als Bieter oder Mitglied einer Bietergemeinschaft bewirbt, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025); als vergleichbar angesehen werden Leistungen im Zusammenhang mit der Organisation und der Be- treuung in Unterbringungseinrichtungen für Flüchtlinge (3.1 Vordruck 3; in Vergabe- unterlagen enthalten). Die Erklärung hat unter Verwendung des in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Formblatts zu erfolgen. Die Erklärung ist im Falle einer Bietergemeinschaft für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft abzugeben.

Zu den im Formblatt geforderten Angaben sind mit dem Angebot keine Bescheinigungen, Nachweise oder Erklärungen von Behörden oder sonstigen Einrichtungen vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise zu verlangen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, dem Bie- ter / der Bietergemeinschaft Gelegenheit zur Ergänzung der Angaben nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Angebots zu geben.

3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Mit dem Angebot sind von jedem Bieter / jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft zwin- gend folgende Angaben zu machen / Unterlagen vorzulegen:

1. Benennung von Referenzen (3.1 Vordruck 5; in Vergabeunterlagen enthalten) aus den letzten drei Jahren (seit August 2023), die die Organisation und Betreuung von Unter- bringungseinrichtung für Flüchtlinge zum Gegenstand hatten, insbesondere mit den folgenden Angaben: a) Name des Auftraggebers und Kontaktdaten, Bezeichnung und Standort der Un- terbringungseinrichtung für Flüchtlinge (Referenz) b) Name des ausführenden Standorts des Bieters / Mitglieds der Bietergemein- schaft c) Zeitraum der Leistungserbringung d) Kurzbeschreibung des Umfangs der Referenz insbesondere mit folgenden Angaben zu

• Regelbelegung
• Art der Unterbringungseinrichtung,
• erbrachte Leistungen, zur Komplexität des Projekts und zur Vergleichbarkeit

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mit den zu vergebenden Leistungen,

• Position (z.B. als Auftragnehmer, als Nachunternehmer, etc.), in der die Leis- tung erbracht wurde,
• Name der vom Unternehmen gestellten Betreuungsleitung,

2. Angabe der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren jeweils durchschnittlich und aktuell fest angestellten Beschäftigten, aufgeteilt nach Aufga- benbereichen (3.1 Vordruck 4; in Vergabeunterlagen enthalten); Die Erklärungen ha- ben unter Verwendung der in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Formblätter zu erfolgen.

Zu den in den Formblättern geforderten Angaben sind mit dem Angebot keine Bescheini- gungen, Nachweise oder Erklärungen von Behörden oder sonstigen Einrichtungen vorzu- legen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Bestätigung der im Formblatt gemachten An- gaben durch weitergehende Nachweise zu verlangen. Der Auftraggeber ist nicht verpflich- tet, dem Bieter / der Bietergemeinschaft Gelegenheit zur Ergänzung der Angaben nach Ablauf der Frist für die Einreichung des Angebots zu geben. Die Anforderungen müssen im Falle einer Bietergemeinschaft durch die Bietergemein- schaft insgesamt erfüllt sein. Für die Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit einer Bietergemeinschaft wird die Bietergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Es ist ausreichend, wenn mindestens ein Mitglied der Bietergemeinschaft die geforderten Erklärungen und Nachweise zur Referenzlage erbringt.

Geforderte Mindeststandards:

zu 1. Der Bieter / die Bietergemeinschaft muss über

1. mindestens zwei Referenzen
2. aus den letzten drei Jahren (seit August 2023) über die Erbringung von zum vorliegenden Auftrag vergleichbaren Leistungen zur Unter- bringung von Flüchtlingen verfügen (Mindestanforderung). Die Vergleichbarkeit der im Referenzprojekt erbrachten Leistungen setzt die folgenden Punkte voraus: a. Jede der vorgelegten Referenzen muss die folgenden Leistungen umfassen: • Organisation und Betreuung der Unterbringungseinrichtung für Flüchtlinge (keine Einrichtung für die Abschiebung von Flüchtlingen) • Soziale Betreuung von Flüchtlingen;

b. Der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft organisiert(e) und erbringt / er- brachte hauptverantwortlich die Leistungen seit / für mindestens 6 Monate(n) zum Ablauf der Teilnahmefrist (kein Nachunternehmer eines anderen Betreu- ungsunternehmens),

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c. Die ausgeschriebenen Einrichtungen werden anhand der ausgewiesenen aktiven Plätze zuzüglich 50 % der Stand-by Plätze in folgende Kategorien aufgeteilt:

Sofern ein Bieter auf eine Einrichtung bieten möchte, muss er die der Kategorie entsprechend erforderliche Belegungsplatzzahl in zwei Referenzeinrichtungen nachweisen. Es ist nicht möglich, die Belegungszahlen verschiedener Institutionen bei den Referenzen zu addieren, um somit die geforderte Anzahl von Belegungs- plätzen nachzuweisen. Die geforderte Belegungszahl ist jeweils in einer Einrichtung nachzuweisen. Dabei können Stand-by Plätze der Referenzeinrichtung mit 50 % berücksichtigt wer- den. Die Einrichtungen der Staffel 10.3 wurden in nachfolgende Kategorien eingeteilt.

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Bedingungen für die Auftragsdurchführung folgen insb. aus dem Tariftreue- und Vergabe- gesetz NRW, s. Vergabeunterlagen.

5 Allgemeiner Hinweis zu den Vergabeunterlagen

Die in diesen Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen sind, soweit schutzrechtsfä- hig und soweit sie nicht Informationen Dritter enthalten, Eigentum der Vergabestelle. Verwertung, Kopie sowie Weitergabe der Vergabeunterlagen sind nur im Rahmen der Er- stellung eines Angebots sowie eines Angebotes und nur durch das die Vergabeunterlagen anfordernde Unternehmen zulässig. Einer darüber hinaus gehenden Weitergabe und ins- besondere der Verkauf von Vergabeunterlagen an Dritte gleich zu welchem Zweck sind nicht gestattet.

Sollten Sie die Vergabeunterlagen nicht direkt von der Vergabestelle bzw. über den Verga- bemarktplatz des Landes NRW erhalten haben, sondern über Dienstleister oder beauf- tragte Dritte, wird Ihnen eine Registrierung auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW und eine Teilnahme über v. g. Vergabemarktplatz dringend empfohlen. Vergabeunterla-

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gen können von der Vergabestelle geändert oder ergänzt werden, die Bieterkommunika- tion, die i.d.R. als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist, kann erläuternde Hin- weise der Vergabestelle enthalten. Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem Vergabe- verfahren finden Sie im Regelfall nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW.

6 Einrichtungsspezifische Unterlagen

Aus Gründen der Vertraulichkeit werden die Dokumente 4.1. Einrichtungsspezifische Liste und Pläne/Grundrisse je Einrichtung“ erst nach Teilnahme an den jeweiligen Orts- terminen und Vorlage der Vertraulichkeitsvereinbarung (Vordruck 5) über das Kommu- nikationstool des Vergabemarktplatzes NRW versendet.

7 Wertungskriterien Hinsichtlich der Bepunktung der Ankreuzbögen / Konzepttabellen wird auf die Ausfüh- rungen unter Ziffer 3.2 der Anlage 4.2 Zuschlags- und Wertungskriterien verwiesen.

Bei den Ankreuzbögen Kinderbetreuung und Freizeitgestaltung ist je Einrichtung anzu- geben, in welchen Räumen die geplanten Angebote stattfinden sollen. Hinweis: Bei der ZUE Gladbeck sind diese beiden Ankreuzbögen je Standort auszufüllen.

Diese Raumangaben werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen. Hierzu wird insbesondere auf die Ausführungen unter Ziffer 3.2 „Plausibilitätsprüfung der Konzepttabellen“ der Anlage 4.2 Zuschlags- und Wertungskriterien hingewiesen, da fehlende, ungenaue oder unlogische Raumangaben zu Punktabzug führen können.

8 Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass im Falle eines Wechsels des Betreuungsdienst- leisters durch die Zuschlagserteilung ein Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB vor- liegen kann. In diesem Zusammenhang wird vorsorglich auf die Urteile des ArbG Detmold vom 11.10.2017 (Az: 2 CA 237/17) sowie die LT-Drucksache 17/2779 verwiesen. Die Mög- lichkeit eines Betriebsübergangs i.S.d. § 613a BGB kann auch vom Verhalten des zukünf- tigen Betreibers abhängen. Da der Auftraggeber diese Umstände des Einzelfalls, die sich zudem evtl. erst nach Vertragsschluss manifestieren, nicht vorab prüfen kann, ist jeder Bieter / Bieter gehalten, selbst zu bewerten, ob im jeweiligen Einzelfall die Voraussetzun- gen für einen Betriebsübergang im Sinne des § 613a BGB vorliegen (könnten). Hierbei handelt es sich um eine Sach‐ und Rechtsfrage, die von jedem Bieter eigenverantwortlich und in jedem Einzelfall zu beurteilen ist.

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9 Unklarheiten und Rechtschutz

9.1 Unklarheiten

Die Bieter / Bietergemeinschaften werden aufgefordert, den Verfahrensleitfaden sowie die Bekanntmachung unverzüglich nach Erhalt auf Vollständigkeit und auf etwaige Unklar- heiten und Widersprüche zu überprüfen. Enthalten diese nach Auffassung des Bieters / der Bietergemeinschaft Unklarheiten, Wi- dersprüche oder Unvollständigkeiten, insbesondere solche, die Inhalt oder Vollständigkeit des Angebots bzw. Angebots betreffen, so hat der Bieter / die Bietergemeinschaft den Auftraggeber umgehend darauf hinzuweisen. Der Hinweis muss über die Vergabeplatt- form an die o.g. Kontaktstelle erfolgen.

9.2 Rügefristen

Die Fristen des § 160 Abs. 3 S. 1 Ziff. 1 bis 4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nach- prüfungsantrag unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkenn- bar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

9.3 Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren

Zuständige Stelle für die Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmun- gen ist die Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Albrecht-Thaer-Straße 9 48147 Münster Deutschland Fax: +49 251 4112165

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