Anlage 2.2
Informationen zum elektronischen Bestellsystem - Teil 2 - Katalogbestellungen
- Katalogbereitstellung
Für den Bestellweg „Katalogbestellung“ erhält der AN im Rahmen des Onboardingprozesses den Zugriff auf das Katalogmanagementsystem (siehe Anlage 2.1. - Elektronisches Bestellsystem – Teil 1 – Allgemeines).
Voraussetzung für eine Katalogbestellung ist die Anlage eines Kataloges. Die Erstellung des elektronischen Kataloges erfolgt durch den AN. Fachliche Vorgaben zur Erstellung des Katalogs erteilt die BA als Auftraggeber (AG).
Diesen stellt der AN der BA mit Hilfe des Katalogmanagementsystems zur Verfügung.
Der Katalog ist zeitnah, spätestens innerhalb einer Frist von 14 Kalendertagen nach Aufforderung, betriebsfähig mit Kategorisierung nach eCl@ss in der Version 4.2[1] im Excelformat oder alternativ als BMEcat 1.2 per Upload in das Katalogmanagementsystem zur Verfügung zu stellen.
Im Einzelfall können auf Antrag des AN zwischen der BA und dem AN andere Fristen zur Bereitstellung des Kataloges vereinbart werden.
Im Katalogmanagementsystem steht ein Lieferantenhandbuch sowie eine Kurzanleitung zur Katalogerstellung zur Verfügung.
Bei technischen Fragen und Störungen kann über eine Supporthotline oder eine Support-Mailadresse Kontakt zum Servicedesk des Plattformbetreibers aufgenommen werden.
Updates des Katalogs erfolgen nur nach Absprache und nach Aufforderung durch den AG. Diese sind im Katalogmanagementsystem innerhalb von 7 Kalendertagen selbstständig vom AN durch Upload zur Verfügung zu stellen.
Die Inhalte des Katalogs dürfen nur den vertraglich vereinbarten Artikeln entsprechen.
Die Beschreibung der Artikel ist auf aussagefähige Produktinformationen - ggf. einschließlich gebräuchlicher Artikelbezeichnungen, auch auf Wunsch des AG - zu beschränken.
- Bestellabwicklung über das Lieferantenportal
Nach der erfolgreichen Administration des AN im Lieferantenportal und der Integration des elektronischen Katalogs erfolgen die Bestellungen ausschließlich über den elektronischen Bestellweg.
Bestellungen außerhalb des Systems sind nicht zulässig.
Nach Eingang der Bestellung am Lieferantenportal (siehe Anlage 2.1. - Elektronisches Bestellsystem – Teil 1 – Allgemeines, Ziffer 3) erfolgt die weitere Verarbeitung der Bestellungen außerhalb des Lieferantenportals.
Abhängig von der zu liefernden Leistung bzw. der Produktpalette können Terminbestätigungen bei Bestellungen im Vorfeld ggf. gesondert mit dem Auftragnehmer schriftlich bzw. per eMail vereinbart werden.
Eine elektronische Bestellantwort über das Lieferantenportal ist in diesem Prozess nicht möglich.
- Übersicht Gesamtprozess Abwicklung elektronische Katalogbestellung
Nachfolgend wird der Gesamtprozess der Katalogbestellung in einer Tabelle zusammengefasst.
| Aufgaben | Zuständigkeit | |
| 1 | Zuschlagserteilung | BA |
| 2 | Anlage des Auftragnehmers in SAP sowie Vergabe der Kreditoren-Nummer | BA |
| 3 | Übersendung der Erfassungsformulare „Erfassungsformular für Lieferantenstammdaten“ bzw. „Erfassungsformular Bankverbindungsdaten“ | BA |
| 4 | Aufforderung zur Katalogerstellung an AN | BA |
| 5 | „Erfassungsformular Lieferantenstammdaten“ ausfüllen und an den Plattformbetreiber versenden | AN |
| 6 | „Erfassungsformular Bankverbindungsdaten“ ausfüllen und an BA versenden | AN |
| 7 | Zuweisung der Zugangsdaten an den AN sowie dessen Anbindung an den Marktplatz (Onboarding) | Plattformbetreiber |
| 8 | Katalog erstellen (Excel-Format oder BMEcat 1.2) und hochladen | AN |
| 9 | Katalogprüfung und -freigabe | BA |
| 10 | Elektronische Bestellauslösung | BA |
| 11 | Abholen der Bestellungen vom Lieferantenportal | AN |
| 12 | Bestellabwicklung außerhalb des Lieferantenportals | AN |
- Das Klassifikationssystem nach eCl@ss 4.2 wird im Katalogmanagementsystem zur Verfügung gestellt. Lizensierungsgebühren für diese Version fallen beim AN nicht an. ↑