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B. Leistungsbeschreibung
Die (Kurz-)Bezeichnung und die Vergabenummer dieses Verfahrens ergeben sich aus dem Vordruck D.0.
1 Allgemeines ............................................................................................................ 2 2 Ausschreibungsgegenstand ................................................................................. 3 3 Umfang und Dauer ................................................................................................. 3 4 Abrufmengen .......................................................................................................... 3 5 Allgemeine Leistungsanforderungen ................................................................... 3 6 Produkte und technische Beschreibung .............................................................. 4 6.1 Traversenbänke (2er, 3er und 4er): ....................................................................... 4 6.2 Rabattgewährung für Artikel außerhalb des Kernsortiments ............................. 5 7 Sonstiges ................................................................................................................ 5 7.1 Lieferung und Aufstellung ..................................................................................... 5 7.2 Verpackung/ Versand ............................................................................................. 5 7.3 Produktanpassung / Änderungsmanagement ..................................................... 5 7.3.1 Produktinnovation (PI) ........................................................................................... 5 7.3.2 Aufnahme neuer Produkte während der Vertragsdauer (Produktaufnahme (PA)) ................................................................................................................................. 6 7.3.3 Abkündigung von Produkten während der Vertragsdauer (Produktentnahme (PE)) ........................................................................................................................ 6 8 Bestellabwicklung .................................................................................................. 6 8.1 Public Electronic Procurement – PeP ................................................................... 6 8.2 Nicht inventarisierungspflichtige Güter und Dienstleistungen ........................... 6 9 E-Rechnung ............................................................................................................ 7 10 Angebote ................................................................................................................ 7 10.1 Teststellung ............................................................................................................ 7 11 Gewährleistung/ Haltbarkeitsgarantie .................................................................. 8 12 Lieferantenmanagement ........................................................................................ 8 13 Unethisches Verhalten ........................................................................................... 9 14 Regelungen zur Verantwortung ............................................................................ 9 15 Datenschutz ............................................................................................................ 9
Anlagen zur Leistungsbeschreibung
Anlage 1 Hausordnung für externe Dienstleister der Bundesagentur für Arbeit (BA) zur Einhaltung des Datenschutzes Anlage 2.0 Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung Anlage 2.1 Informationen zum elektronischen Bestellsystem - Teil 1 - Allgemeines Anlage 2.2 Informationen zum elektronischen Bestellsystem - Teil 2 - Katalogbestellungen
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1 Allgemeines
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist größter Dienstleister am Arbeitsmarkt. Als Körperschaft des Öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung führt sie ihre Aufgaben, im Rahmen des für sie geltenden Rechts, eigenverant- wortlich durch.
Die BA gliedert sich in • die Zentrale in Nürnberg, • 10 Regionaldirektionen, • 150 Agenturen für Arbeit und ca. 600 Dependancen, • 300 Jobcenter (gemeinsame Einrichtungen), die von den Agenturen für Arbeit vor Ort mit kreisfreien Städten bzw. Landkreisen gebildet worden sind.
Hinzu kommen die besonderen Dienststellen: • Familienkasse, • Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) in Bonn, • Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) in Nürnberg, • Führungsakademie der BA (FBA) in Lauf a. d. Pegnitz, • Hochschule der BA in Mannheim und Schwerin, • IT-Systemhaus - Informationstechnik der BA, • BA-Service-Haus (BA-SH) - Servicedienstleister der BA. • Hauptstadtvertretung der BA mit Sitz in Berlin. • Europavertretung der BA mit Sitz in Brüssel.
Die Zentrale der BA legt die Strategie fest, gestaltet den konzeptionellen und inhaltlichen Rahmen und führt die Regionaldirektionen.
Auf mittlerer Ebene sind die Regionaldirektionen der BA für den Erfolg der regionalen Arbeitsmarktpolitik ver- antwortlich. Sie setzen die Strategie der BA um. Zur Abstimmung ihrer Aufgaben mit der Arbeitsmarkt-, Struk- tur- und Wirtschaftspolitik der Länder arbeiten sie eng mit den Landesregierungen zusammen. Die Regional- direktionen führen die Agenturen für Arbeit.
Auf örtlicher Ebene setzen die Agenturen für Arbeit die Aufgaben der Arbeitslosenversicherung um. Sie ge- stalten die arbeitsmarktlichen Partnerschaften und die Netzwerkarbeit auf der lokalen Ebene.
In den Jobcentern (gemeinsamen Einrichtungen) werden die Aufgaben der beiden Träger der Grundsicherung
- Agenturen für Arbeit einerseits und kreisfreie Städte und Landkreise andererseits - wahrgenommen.
Selbstverwaltungsorgane der BA sind der Verwaltungsrat und die Verwaltungsausschüsse bei den Agenturen für Arbeit. Sie überwachen die Arbeit des Vorstandes beziehungsweise der Geschäftsführung der Agenturen für Arbeit und beraten diese in allen Fragen des Arbeits-marktes. Bei der Durchführung der Grundsicherung für Arbeitsuchende wird die BA ohne Selbstverwaltung tätig.
Die BA erfüllt für die Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen und Institutionen um-fassende Dienst- leistungsaufgaben für den Arbeits- und Ausbildungsmarkt. Zur Erfüllung dieser Dienstleistungsaufgaben steht bundesweit ein flächendeckendes Netz von Agenturen für Arbeit und Jobcentern (gemeinsame Einrichtun- gen) zur Verfügung.
Wesentliche Aufgaben der BA sind: • Förderung der Beschäftigungs- und Erwerbsfähigkeit, • Vermittlung in Ausbildungs- und Arbeitsstellen, • Berufsberatung, • Arbeitgeberberatung, • Förderung der Berufsausbildung, • Förderung der beruflichen Weiterbildung, • Förderung der beruflichen Eingliederung von Menschen mit Behinderung, • Leistungen zur Erhaltung und Schaffung von Arbeitsplätzen, • Entgeltersatzleistungen, wie zum Beispiel Arbeitslosengeld oder Insolvenzgeld.
Um Umweltbelastungen zu reduzieren, das Angebot umweltfreundlicher Produkte und Dienst-leistungen zu verbessern und / oder die Markteinführung innovativer umweltfreundlicher Produkte gezielt zu unterstützen, beschafft die BA energieeffiziente Produkte und Dienstleistungen. 2
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In die Leistungsbeschreibung fließen daher ggf. auch Umwelt- und insbesondere Energieeffizienzaspekte durch Verwendung entsprechender Kriterien ein. Vorzulegende Nachweise werden explizit angefordert.
Die BA ist außerdem Trägerin der Grundsicherung für Arbeitsuchende und erbringt als solche in den gemein- samen Einrichtungen Leistungen zur Beendigung oder Verringerung der Hilfe-bedürftigkeit, insbesondere durch Eingliederung in Arbeit, und Leistungen zur Sicherung des Lebensunterhaltes. Außerdem unternimmt die BA Arbeitsmarkt- und Berufsforschung, Arbeitsmarktbeobachtung und -berichter- stattung und führt Arbeitsmarktstatistiken. Ferner zahlt sie - als Familienkasse - das Kindergeld. Ihr sind auch Ordnungsaufgaben zur Bekämpfung des Leistungsmissbrauchs übertragen.
2 Ausschreibungsgegenstand
Gegenstand der Ausschreibung ist ein Rahmenvertrag (Kauf und Lieferung) über Traversenbänke (Warte- zonenmobiliar) inkl. Zubehör, aus dem die bundesweiten Bedarfe für Neuanschaffungen abgedeckt werden. Dies beinhaltet die bundesweite betriebsbereite Lieferung und fachgerechte Aufstellung (frei Verwendungs- stelle).
Darüber hinaus wird ein Rabattsatz für optionale Käufe inkl. betriebsbereiter Lieferung und Aufstellung von weiteren Traversenbänken oder Zubehör ausgeschrieben.
3 Umfang und Dauer
Das Vertragsverhältnis beginnt mit Zuschlagserteilung und umfasst eine Vorlaufzeit von sechs Kalenderwo- chen nach Zuschlag für die Bereitstellung des Katalogs im PeP-System (weitere Details siehe Anlagen 2.1 und 2.2) sowie den sich daran anschließenden Leistungszeitraum.
Der Leistungszeitraum beginnt nach der Vorlaufzeit und endet nach Ablauf von 48 Monaten gleichzeitig wie die Vertragslaufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Es wird eine einmalige beidseitige Kündigungsmöglichkeit nach dem Ende des zweiten Vertragsjahres mit einer Frist von 9 Monaten vereinbart.
Leistungen, welche innerhalb der Vertragslaufzeit abgerufen werden, sind auch nach Ende des Vertrags- und Leistungszeitraums zu den Bedingungen des Vertrages zu erbringen.
Die Erbringung der Leistung erfolgt grundsätzlich nur nach Abruf durch die BA.
Die Höchstmengen für diese Beschaffung sind die Schätzmenge laut Leistungsverzeichnis plus 20%. Dieser Wert stellt die vergaberechtliche Obergrenze zur Nutzung der Rahmenvereinbarung dar und hat keinen Zusam- menhang mit von der BA vorgesehenen Haushaltsmitteln.
4 Abrufmengen
Die im Leistungsverzeichnis angegebenen Gesamtmengen beziehen sich auf die gesamte Vertragslaufzeit und dienen zur Kalkulation der Preise. Sie basieren auf den Erfahrungen der Vergangenheit und stellen eine Prognose für die Zukunft dar. Die Abrufe können in unregelmäßigen Zeitabständen erforderlich werden. Die Anzahl und der Zeitpunkt der Abrufe sind nicht vorhersehbar.
Eine Abrufverpflichtung der genannten Mengen ist damit nicht verbunden.
5 Allgemeine Leistungsanforderungen
Der Bieter muss auf Grund seiner technischen, personellen sowie logistischen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderte Leistung zu erbringen. Grundsätzlich gelten für Traversenbänke gesetzliche Anforderun- gen an die Produktsicherheit, insbesondere das Gesetz über die Haftung für fehlerhafte Produkte (ProdHaftG). Die einschlägigen Normen und Richtlinien DIN, EN, sind während der Vertragslauzeit zu erfül- len, wobei länderspezifische gesetzliche Vorschriften und Richtlinien zu beachten sind.
Vom Bieter des EU-Wirtschaftsraumes ist die jeweils DIN- entsprechende EU-Norm bzw. wenn eine solche EU-Norm noch nicht existiert, einer der DIN-Norm vergleichbare Inlandsnorm zu erfüllen. Sollte es jedoch
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auch keine DIN- entsprechende Inlandsnorm geben, gelten die deutschen DIN-Vorgaben. Alle genannten DIN-Normen sind unter diesem Aspekt zu bewerten.
DIN-Normen sind erhältlich über die DIN Media GmbH, E-Mail: kundenservice@dinmedia.de, Internet: www.dinmedia.de.
Der Nachweis über die Gleichwertigkeit der geforderten Zertifikate, Einhaltung DIN-Norm etc. muss vom Bie- ter erbracht/bestätigt werden.
Im Bereich der BA kommen gewöhnlich nur solche (Einrichtungs-) Gegenstände zum Einsatz, die bereits einige Zeit auf dem Markt angeboten werden und bereits über das GS-Zeichen1 „Geprüfte Sicherheit“ z.B. TÜV/GS-Zertifikat oder ein gleichwertiges Sicherheitszertifikat verfügen. Auch die angebotenen Produkte müsse zwingend entsprechend gekennzeichnet sein (Ausschlusskriterium, A-Kriterium).
Die entsprechenden Zertifikate, Nachweise / Eigenerklärungen sind in deutscher Sprache mit Angebotsab- gabe, spätestens auf Nachforderung der BA einzureichen. Die Einreichung dieser Unterlagen/ Nachweise ist Voraussetzung für die Wertung der Angebote.
Die angebotenen Produkte (inkl. Zubehör) müssen aus einem Serienprogramm stammen, welches sich in der Praxis bewährt hat. Die verschiedenen Traversenbankvarianten müssen sich im Design, in den Oberflächen als auch in der Qualität gleichen.
6 Produkte und technische Beschreibung
6.1 Traversenbänke (2er, 3er und 4er):
Eine solide Qualität, sowohl der verwendeten Materialien als auch der Verarbeitung, wird vorausgesetzt.
In den Traversenbänken dürfen nur umweltverträgliche und keine gesundheitsschädlichen und ausdampfen- den Materialien verarbeitet sein. Sie müssen umweltverträglich produziert worden sein und sortenrein ent- sorgt werden können. Werden in einzelnen Produkten Komponenten verschiedener Materialien verwendet, müssen diese im Sinne einer Wiederverwertung gekennzeichnet werden.
Alle nachfolgend aufgeführten Leistungs- und die Produktanforderungen stellen A-Kriterien dar und sind zwin- gend zu erfüllen. Der Bieter bestätigt ausdrücklich mit Abgabe seines Angebotes, dass die angebotenen Pro- dukte die folgenden Kriterien vollumfänglich erfüllen:
• fabrikneue Traversenbank (betriebsbereit) • TÜV/ GS-Prüfung und Kennzeichnung • Produktbeschreibung in deutscher Sprache • Ausführung als Gesamtmetallkonstruktion mit Sitz- und Rückenfläche aus Lochblech (alle Teile Brandschutzklasse mind. B1 – schwer entflammbar) • DIN EN 16139 ist eingehalten • Achsabstand der einzelnen Sitzelemente mind. 550 mm • Kanten müssen Grat frei verarbeitet sein (DIN EN 1022; DIN ISO 13715; DIN EN 16139) • DIN 24041 (Lochabstände) ist eingehalten • Materialstärke des Lochbleches (Sitzfläche und Lehne/Rücken) mind. 2mm; Qualität nach DIN EN 10131 • je Fuß mind. 2 verstellbare Bodengleiter/ Bodenausgleichsschrauben mit mind. 10 mm Höhenaus- gleich o.ä. zum Ausgleich von Bodenunebenheiten (für harte und weiche Böden) • die Traversenbank (Stahlblech/ Stahllochblech bzw. Stahl) muss dauerhaft haltbar pulver-beschichtet sein (mind. 50my) • Fußausleger entweder mit Kunststoffabdeckung in schwarz oder verchromt • wahlweise Lackierung in RAL-Farbe 7035 (grau); RAL 9005 (schwarz); RAL 3003 (rot) und RAL 5014 (taubenblau)
1 Das GS-Zeichen ist eine Prüfbescheinigung durch ein Institut über die Einhaltung der Anforderungen des GPSG (Ge-
räte- und Produktsicherheitsgesetz/Gesetz über technische Arbeitsmittel und Verbraucherprodukte). Durch die Harmo-
nisierung der Gesetzgebung im europäischen Markt wurden die Vorgaben der EU-Rechtsprechung mit dem GPSG in
deutsches Recht umgesetzt.
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• Haltbarkeitsgarantie über 5 Jahre auf die gelieferten Produkte (siehe hierzu Kap. 11) • Nachlieferbarkeit von Ersatzteilen für den Zeitraum von mindestens 10 Jahren • Der Auftragnehmer (AN) überliefert im Rahmen der Katalogerstellung (weitere Informationen siehe Anlage 2.2) geeignete Dateien des jeweiligen Leistungsgegenstandes für die Verwendung im pCon- Planner.
Der AN übermittelt technische Datenblätter des Herstellers für jedes angebotene Produkt (LV-Gruppen 1 – 3) in digitaler Form (z.B. PDF) mit Abgabe des Angebotes.
Um einen Überblick über die bestellten Produkte zu erhalten hat der AN ¼ jährlich eine Reportingliste im xls- Format zur Verfügung zu stellen (Bestellnummer des RIM (z.B. PeP – siehe hierzug Kap. 8.1), Kurzbeschrei- bung, Farbe, Ausführung/ Maße, bestellender RIM, Liefermenge, Warenwert (netto/ brutto), Rechnungshöhe, Bestelldatum, Bestellform (schriftlich/ in Textform PeP, E-Mail). Die Liste ist an das Postfach Service- Haus.312-Inventar@arbeitsagentur.de zu übersenden.
6.2 Rabattgewährung für Artikel außerhalb des Kernsortiments
Für weitere Traversenbänke oder für Zubehör aus dem angebotenen Fabrikat/ Programm, welche nicht im Leistungsverzeichnis aufgeführt sind, ist auf die jeweils gültige Preisliste ein einheitlicher Nachlass zu gewäh- ren. Hierzu ist im Leistungsverzeichnis (LV-Pos. 4) der Rabattsatz einzutragen.
Der Rabattsatz wird nach Prüfung und Wertung ebenfalls Bestandteil des Vertrages.
7 Sonstiges
7.1 Lieferung und Aufstellung
Lieferungen der Traversenbänke (inkl. Zubehör) haben bundesweit inkl. betriebsbereiter Aufstellung - an ca. 1.000 verschiedene Liegenschaften zu erfolgen. Die Lieferfrist beträgt längstens 4 Wochen ab dem Tag der Bestellung aus dem elektronischen Katalog.
Der AN liefert die Produkte während der regulären Dienstzeiten (an Arbeitstagen Mo. – Do. 8-16 Uhr, Fr 8-12 Uhr). Hierbei ist zu beachten, dass bei der Anlieferung keine Möglichkeit besteht, die Produkte zwischenzu- lagern.
Für Anlieferungen sind zwingend mit den örtlichen RIM Terminvereinbarungen (mind. 7 Arbeitstage vor Lie- ferung) zu treffen und zwingend einzuhalten. Eine Liste mit Kontaktinformationen wird dem AN nach Zu- schlagserteilung zur Verfügung gestellt. Überstunden und Zuschläge aller Art (für Lieferungen während der regulären Dienstzeiten) sowie Vergütungen für mögliche Erschwernisse bei Transport und Anlieferung sind bei der Kalkulation in den Angebotspreis mit einzubeziehen. Darüberhinausgehende Mehrkosten werden nicht gesondert vergütet.
7.2 Verpackung/ Versand
Der Versand hat frei Verwendungsstelle zu erfolgen. Es sind keine Teillieferungen möglich. Die Versand- kosten sind in den jeweiligen Angebotspreis einzukalkulieren.
Anfallendes Transport- und Verpackungsmaterial für alle Lieferungen ist vom AN kostenlos zurückzunehmen und fachgerecht zu entsorgen/ zu verwerten. Wartezeiten vor Ort werden nicht gesondert vergütet.
7.3 Produktanpassung / Änderungsmanagement
Neue und/ oder geänderte (Ersatz-)Produkte dürfen vom AN nicht eigeninitiativ angeboten/ geliefert werden.
7.3.1 Produktinnovation (PI)
Sollten einzelne Produkte aus dem Leistungsverzeichnis auf dem Markt nicht mehr verfügbar sein (bspw. aufgrund gesetzlicher Vorgaben), ist der AN verpflichtet, der BA ein (Ersatz-)Produkt im Rahmen einer Pro- duktinnovation vorzuschlagen, das in seinen Produkteigenschaften mindestens gleichwertig mit dem ur- sprünglich bezuschlagten Produkt ist.
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Der AN ist berechtigt, auf technische Innovationen und Änderungen (bspw. Nachhaltigkeitsgesichtspunkte, und/ oder aktualisierte gesetzliche Vorgaben) zu reagieren und andere als die dem Vertrag zugrundeliegen- den Produkte anzubieten, damit eine vertragsgemäße Leistungserbringung sichergestellt werden kann.
Die geänderten (Ersatz-)Produkte müssen der BA zur verifizierenden Teststellung mindestens 4 Wochen vor dem geplanten Einsatz übergeben werden.
Zur Ankündigung sind der BA folgende Informationen vorzulegen:
• aktualisiertes Leistungsverzeichnis im Hinblick auf die zu ändernden Positionen; • eine aktualisierte Produkt- bzw. Versionsdokumentation (Produktbeschreibung sowie Produktdaten- blatt).
Die (Ersatz-)Produkte müssen immer fabrikneue, von mindestens gleicher Qualität, Funktionalität und Leis- tungsfähigkeit sein wie das ursprünglich angebotene Produkt und alle in der Leistungsbeschreibung definier- ten Vorgaben erfüllen. PI sind für den AG stets kostenneutral, d. h. der Preis für das (Ersatz-)Produkt bleibt unverändert zum ursprünglich angebotenen Produkt. Sofern das (Ersatz-)Produkt preisreduzierte Konditionen aufweist, ist der AN verpflichtet dem AG diesen reduzierten Preis anzubieten.
Nach fachlicher Prüfung und Teststellung seitens der BA wird die Änderung durch die BA mittels schriftlicher Abnahmeerklärung (i. d. R. Zustimmungsschreiben) freigegeben, wenn dem nicht technische oder sicher- heitsrelevante Gründe entgegenstehen. Im Fall von preisreduzierten Konditionen werden diese vertraglich mit einer Änderungsvereinbarung (ÄV) vereinbart. Ab dem Zeitpunkt, welcher in der ÄV als Leistungsbeginn de- finiert ist und nach Unterzeichnung der ÄV durch die Parteien darf das neue (Ersatz-)Produkt eingesetzt/ geliefert und berechnet werden.
7.3.2 Aufnahme neuer Produkte während der Vertragsdauer (Produktaufnahme (PA))
Die Regelung des Kap. 7.3.1 Produktinnovation (PA) gelten analog auch für die Aufnahme von neuen Pro- dukten innerhalb der Vertragsdauer. Abweichend hiervon gilt insbesondere folgendes:
- Der AN informiert die BA über neue Produkte, die dem Leistungsgegenstand entsprechen.
- Der AN hat die BA ein aktualisiertes (ergänztes) Leistungsverzeichnis mit den/m neuen Pro- dukt(en) inkl. der Produkt- bzw. Versionsdokumentation (Produktbeschreibung sowie Produktda- tenblatt) in digitaler Form (z. B. PDF) zu übersenden.
- Weiterhin wird zur Annahme des Änderungsverlangens und Aufnahme von neuen Produkten in den bestehenden Vertrag eine Änderungsvereinbarung zwischen den Parteien geschlossen.
7.3.3 Abkündigung von Produkten während der Vertragsdauer (Produktent- nahme (PE))
Sobald der AN transparent nachweisen kann, dass einzelne Produkte des Leistungsverzeichnisses am Markt nicht mehr verfügbar sind und auch Alternativ-/ Ersatzprodukte im Sinne der Bestimmungen des Kap. 7.3.1 Produktinnovation (PI) nicht vorhanden ist, so können AG und AN im konkreten Einzelfall einvernehmlich vereinbaren, dass dieses betroffene Produkt aus dem Vertrag ersatzlos entnommen/ entfernt wird.
Anschließend wird das betroffene Produkt, nach Festlegung des Zeitpunktes, im Rahmen einer Änderungs- vereinbarung aus dem Vertrag entnommen/ entfernt.
8 Bestellabwicklung
8.1 Public Electronic Procurement – PeP
Bei der BA wird grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Bestellvarianten unterschieden. Zum einen für inventarisierungspflichtige Güter und Leistungen (z. B.: Server, Monitore, Drucker, SW-Lizenzen, Wartung, Support, …) und zum anderen für nicht inventarisierungspflichtige Güter (z.B.: Toner, Kabel, …) einschließlich Dienstleistungen (z. B.: Anfahrts- und Abwicklungspauschalen, Stundensätze, …).
Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte den Anlagen (2.1, 2.2) „Informa- tionen zum elektronischen Bestellsystem der BA“.
8.2 Nicht inventarisierungspflichtige Güter und Dienstleistungen
Die BA wickelt Bestellungen von diesen Gütern und Dienstleistungen über ein elektronisches Bestellsystem "Katalogbestellungen" ab (siehe auch Anlage 2.2).
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Wichtiger Hinweis:
Die Artikel / Leistungen müssen innerhalb von 14 Kalendertagen nach Aufforderung der BA durch den AN in den Online-Katalog aufgenommen werden.
Die Produkte müssen spätestens nach 4 Wochen über den PeP Katalog abrufbar sein.
Artikel, die während der Vertragslaufzeit zusätzlich in den Vertrag aufgenommen werden, müssen innerhalb von 7 Kalendertagen nach Aufforderung durch den AN in den Online-Katalog aufgenommen werden.
9 E-Rechnung
Die öffentlichen Institutionen – damit auch die BA – sind gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, Rechnungen zu Aufträgen elektronisch anzunehmen und medienbruchfrei verarbeiten zu können. In Deutsch- land sind gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV) alle Rechnungen betroffen, die nach Erfüllung öffentlicher Aufträge ausgestellt wurden und darüber hinaus gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die von dem AN zwin- gend zu beachtenden und einzuhaltenden Einzelheiten zu den Voraussetzungen und dem Ablauf entnehmen Sie bitte der Anlage 2 zur Leistungsbeschreibung.
Im Falle der Beteiligung von gemeinsamen Einrichtungen (gE) verbleibt es ungeachtet der vorstehenden Er- läuterung bei der Möglichkeit der Rechnungen in Papierform und postalischen Versendung.
10 Angebote
Die Angebotspreise sind Festpreise zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Die Angebotspreise verstehen sich inklusive aller zu erbringenden Nebenleistungen (wie z. B. Verpackung, Versandhandling, Erstellung der Versandunterlagen, Fracht/Porto usw.) zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Weitere Kosten können nicht geltend gemacht werden.
Die Angebotspreise sind in das Leistungsverzeichnis einzutragen.
10.1 Teststellung
Zur Überprüfung der Angebote kann die BA verlangen, exemplarisch eine 3er Traversenbank für eine verifi- zierende Teststellung vor Zuschlag zur Verfügung zu stellen. Der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Gesamt- angebot wird hierzu seitens des AG schriftlich aufgefordert.
Die Anlieferung der Test-Traversenbank muss innerhalb von 10 Arbeitstagen nach der Aufforderung erfolgen. Der genaue Termin und der konkrete Liefer-/Aufstellort (im Bereich des Verwaltungszentrums der BA, Re- gensburger Str. 104, 90478 Nürnberg) werden in der Aufforderung seitens der BA bekannt gegeben.
Das angebotene Produkt muss verbindlich zu diesem Termin inkl. des technischen Datenblatts des Herstel- lers in digitaler Form (z.B. PDF) betriebsbereit bereitgestellt werden.
Die Teststellung findet im Zeitraum von bis zu 4 Wochen statt. Entstehende Kosten zur Teststellung werden durch die BA nicht separat vergütet.
Das angebotene Produkt muss vom Bieter in der Art und Weise, inkl. allem notwendigen Zubehör (z.B. Be- dienungs-/ Aufbauanleitung, Montagewerkzeug, Verbrauchsmaterial), geliefert werden wie dieser es auch nach Zuschlag liefern würde.
Zur Teststellung sind mindestens zwei ständige Ansprechpartner zur Einweisung und ggf. weiteren Unterstüt- zung (ein kaufmännischer und ein technischer) zu benennen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). Un- terstützungsleistung bei der Teststellung muss sich auf das betriebsbereite Aufstellen am Teststandort und ggf. auf die erforderliche Hilfestellung (telefonisch) zur Durchführung des Testbetriebes erstrecken. Eine An- wesenheit vor Ort während der gesamten Teststellung ist damit nicht gemeint.
Ein durch die Teststellung an dem Produkt eventuell entstehender Schaden wird nicht ersetzt (sofern dieser nicht von der BA grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht wurde). Ist der beschriebene Qualitätsstandard des Produktes bei der Bemusterung nicht erfüllt, wird dem Bieter einmalig Gelegenheit zur Nachbesserung der Qualität während der Testphase gegeben. Eine Preisänderung ist nicht möglich. Sollte danach weiterhin der Qualitätsstandard nicht erfüllt sein, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.
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Aus der Teststellung können keine Ansprüche auf eine käufliche Übernahme oder eine Zuschlagserteilung für einen Auftrag abgeleitet werden. Nach abgeschlossener Teststellung ist das Testprodukt – nach Termin- vereinbarung – spätestens jedoch innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Aufforderung kostenlos bei der BA wie- der abzuholen. Im Falle der Auftragserteilung verbleibt die bereitgestellte Traversenbank (Testmuster) jedoch als Belegstück für Zwecke der Qualitätssicherung bei der BA. Die Kosten dafür sind im Angebot mit einzukal- kulieren.
11 Gewährleistung/ Haltbarkeitsgarantie
Neben den gesetzlichen Ansprüchen auf Mängelhaftung (Gewährleistung) gewährt der AN für alle ange- botenen Produkte eine Haltbarkeitsgarantie von mindestens 5 Jahren ab Ablieferung. Die Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz bleiben hiervon ebenfalls unberührt.
Die Haltbarkeitsgarantie erstreckt sich auf den Erhalt der vollen Funktionalität und Funktionsfähigkeit des Mobiliars und sämtlicher zugehöriger Komponenten. Dies beinhaltet eine Garantie über die sichere und uneingeschränkte Nutzungsmöglichkeit des Produkts für die Dauer der Garantiezeit. Hiervon ausge- schlossen ist die unsachgemäße Nutzung seitens der BA.
Übliche und vorhersehbare, rein oberflächliche Abnutzungserscheinungen, die nicht die Sicherheit oder Funktionalität der erworbenen Produkte oder ihrer Komponenten beeinträchtigen, sind nicht von der Halt- barkeitsgarantie umfasst.
Sofern die Dauerhaltbarkeit und/ oder die vollumfängliche Funktionalität der verwendeten Materialien und Komponenten ausnahmsweise für die Dauer der zu gewährenden 5-jährigen Haltbarkeitsgarantie ab Lie- ferdatum nicht gegeben ist, erfolgt die Reparatur/die Instandsetzung innerhalb von 12 Arbeitstagen ab Reklamationsdatum oder der Austausch durch ein gleiches Produkt kostenlos schnellstmöglich, spätes- tens innerhalb von 12 Wochen ab Reklamationsdatum. Die Reklamation erfolgt durch die BA in Textform.
Während des Haltbarkeitsgarantiezeitraums müssen alle Instandsetzungskosten einschließlich Arbeits-, Verpackungs-, Material-, Versand- und Fahrtkosten vom AN übernommen werden. Die Haltbarkeitsga- rantiezeit wird nicht unterbrochen oder gehemmt, wenn eine Haltbarkeitsgarantieleistung erbracht wird.
Die Nachlieferbarkeit von Ersatzteilen ist über einen Zeitraum von 10 Jahren sicherzustellen.
Auf der Unterseite des Produkts wird ein Etikett mit Hersteller, Modellname und ggf. weiteren Daten zur eindeutigen Identifizierung angebracht.
12 Lieferantenmanagement
Die BA betreibt seit Juli 2016 ein strategisches, systemunterstütztes Lieferantenmanagement IT / Infrastruktur im Einkauf.
Wesentliche Bausteine des Lieferantenmanagements IT / Infrastruktur sind:
• die Produktklassifizierung
• die Lieferantenklassifizierung
• die Lieferantenbewertung
• das Aktivitäten-Management (Lieferantenentwicklung).
Ziel ist die Identifizierung der strategisch und / oder geschäftspolitisch wichtigen Lieferanten durch eine Klas- sifizierung anhand festgelegter Kriterien. Die BA erhält einen besseren Über-blick über das Lieferantenport- folio sowie eine höhere Vergleichbarkeit der Lieferanten in Be-zug auf ihre Schwachstellen und Defizite, aber auch ihre Stärken.
Sowohl der Einkauf der BA als auch die Lieferanten erfahren eine höhere Transparenz und Sicherheit in der Kommunikation, da sämtliche Aktivitäten im System nachvollziehbar dokumentiert werden und Entscheidun- gen eindeutig belegt werden können.
Die Klassifizierung der Lieferanten erfolgt nach einer A-, B-, C-Logik und richtet sich nach einer Kombination der strategischen Bedeutung ihrer vertraglich geschuldeten Produkte und Dienstleistungen mit dem über alle laufenden Verträge des jeweiligen Lieferanten mit der BA hinweg errechneten Auftragswert.
Die BA führt bei den Bedarfsträgern regelmäßige und anlassbezogene Bewertungen ihrer Lieferanten durch und nutzt diese im Rahmen des Vertrags- und Vergabemanagements so-wie ihrer Lieferantenkommunikation. Die Bewertungen haben daher Einfluss auf die Zusammenarbeit zwischen BA und Lieferant. A-Lieferanten
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werden zweimal jährlich, B-Lieferanten einmal jährlich bewertet. Bei C-Lieferanten erfolgt lediglich eine an- lassbezogene Bewertung.
Das Bewertungsergebnis sowie die aktuelle Lieferantenklassifizierung werden den Lieferanten in den regel- mäßig stattfindenden Lieferantengesprächen mitgeteilt, können aber auch beim Einkauf erfragt werden.
13 Unethisches Verhalten
Die BA ist als eine der größten Sozialbehörden Europas lebendiger Teil der freiheitlich demokratischen Grund- ordnung der Bundesrepublik Deutschland. Alle Mitglieder und Angehörigen der BA bekennen sich zur frei- heitlich demokratischen Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland. Dieses Bekenntnis setzt sich in allen Phasen der Beschaffung von Leistungen gegenüber sämtlichen Teilnehmern am Wirtschaftsleben fort. Zu diesem Bekenntnis gehört insbesondere auch, dass die BA von ihren Leistungserbringern (AN) ebenfalls das Bekenntnis zur freiheitlich demokratischen Grundordnung erwartet. Die BA duldet insbesondere weder eine verfassungsfeindliche noch eine antisemitische Geisteshaltung.
Darüber hinaus setzt die BA bei dem AN und den von ihm eingesetzten Mitarbeitern zusätzlich ein für die Leistungserbringung erforderliches Maß an sozialer Kompetenz voraus, dass sich in den folgenden Anforde- rungen an ein ethisches Verhalten während sämtlicher Tätigkeiten bei der Leistungserbringung realisiert. Dies kommt auch in den Anforderungen der „Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO)“ bzw. der Vorschriften, mit denen die Kernarbeitsnormen der ILO in nationales Recht umgesetzt worden sind, zum Ausdruck.
Der AN und die von ihm eingesetzten Mitarbeiter haben jegliche verfassungsfeindliche Verhaltensweise zu unterlassen. Mitarbeiter ist dabei jede natürliche Person, die als AN oder aufgrund einer rechtlichen Verpflich- tung zu dem AN, zu einem Subunternehmer oder zu einem weiteren Subunternehmer Leistungen im Zusam- menhang mit diesem Vertrag schuldet. Verfassungsfeindlich sind namentlich Verhaltensweisen, die ein Ein- treten gegen die freiheitlich demokratische Grundordnung der Bundesrepublik Deutschland, das Eintreten, das Unterstützen oder das geistige Teilen verfassungsfeindlicher Ziele sowie das Befürworten eines absolu- ten Alleinanspruchs einer Religion oder Weltanschauung oder eine antisemitische Geisteshaltung erkennen lassen. In gleichem Umfang unterlassen der AN und die von ihm eingesetzten Mitarbeiter ähnliche Verhal- tensweisen. Ähnliche Verhaltensweisen sind namentlich Verhaltensweisen, die sich gegen die soziale und rechtliche Gleichheit nach dem Grundgesetz, namentlich dessen Art. 3, richten oder antipluralistische Ziele oder eine homogene und identitäre Sozialordnung befürworten.
Die Besorgnis eines Zuwiderhandelns oder das tatsächliche Zuwiderhandeln gegen das oben beschriebene Unterlassen kann zur Abmahnung des AN oder zum Austausch des betroffenen Mitarbeiters des AN führen. Bei dem Vorliegen erheblicher oder gravierender Gründe in Bezug auf einen Verstoß gegen die Anforderun- gen an ein ethisches Verhalten können dem AN und den von ihm eingesetzten Mitarbeitern weitere Rechts- folgen drohen. Ein Grund ist dann erheblich, wenn er den Verdacht einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat begründet. Ein Grund ist auch erheblich, wenn nach einer bereits abgemahnten Verhaltensweise ein anderer Mitarbeiter des AN erstmalig die vorgenannte Besorgnis begründet. Ein Grund ist insbesondere gravierend, wenn er den Verdacht einer – auch nur versuchten – Straftat gegen die öffentliche Ordnung, insbesondere gemäß §§ 84 ff., 130, 130a StGB, gegen Leib und Leben oder gegen die körperliche Unversehrtheit begrün- det. Sowohl der AN als auch die BA streben regelmäßig zunächst eine einvernehmliche Lösung im Rahmen von Abwicklungsmeetings, Lieferantengesprächen oder anderen Gesprächen auf Projekt- bzw. Fachebene an, sobald auch nur die Besorgnis der Zuwiderhandlung gegen die oben beschriebenen Maßstäbe an ein ethisches Verhalten aufkommt. Die Sanktionierung im Rahmen vertraglicher und gesetzlicher Bestimmungen bleibt jedoch in jedem Fall unbenommen.
14 Regelungen zur Verantwortung
Im Rahmen der zugewiesenen Arbeitsaufgaben übernehmen die Mitarbeiter des AN Verantwortung für deren ordnungsgemäße Umsetzung. Die Mitarbeiter des AN treten in kein Arbeitsverhältnis zur BA, auch nicht, so- weit sie in deren Räumen tätig werden
15 Datenschutz
Gemäß der Beschreibung des Leistungsgegenstandes und den Vorgaben an die beschriebene Leistung er- folgt im Rahmen der Leistungserbringung und Auftragserfüllung keine Übermittlung von personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Sozialdaten im Sinne von § 67 Abs. 2 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X), Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen im Sinne des § 35 Abs. 4 Erstes Buch Sozialgesetz-buch (SGB I) und/oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten
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im Sinne des Art. 9 DSGVO an den AN. Der AN hat zudem weder Zugriff auf solche Daten noch besteht für ihn die Möglichkeit ihrer Kenntnisnahme.
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