Vergabeverfahren LD 154/26
Einführung von Sachbezugskarten für die Mitarbeiter im Jobcenter KoBa Harz
Leistungsbeschreibung
der Kommunalen Beschäftigungsagentur Jobcenter Landkreis Harz (KoBa Harz)
Rudolf-Breitscheid-Straße 10
38855 Wernigerode
Inhaltsverzeichnis
1. Leistungsgegenstand und Anforderungen 3
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots 5
Eckpunkte zum Auftraggeber
Das Jobcenter Landkreis Harz ist ein kommunaler SGB II-Träger, der bereits im Jahr 2005 als Optionskommune für den Altlandkreis Wernigerode und nach der Fusionierung und dem Zusammenschluss mit den ehemaligen Argen Halberstadt und Quedlinburg nun seit 2011 als Jobcenter für den gesamten Harzkreis zuständig ist. Die Hauptaufgaben des Jobcenters sind zum einen die Gewährung von laufenden Leistungen der Grundsicherung nach dem SGB II und zum anderen die Betreuung und Integration von Kunden in den Arbeitsmarkt. Mit den rund 300 Beschäftigten deckt das Jobcenter das gesamte Aufgabenportfolio eines SGB II-Trägers eigenständig ab. Für den Personalbereich und die Gehaltzahlung werden die Software P&I LOGA3 eingesetzt.
Zukünftig ist geplant, ein alternatives Entgeltsystem im Rahmen des § 18a TVöD (VKA) einzuführen.
- Anforderungskatalog
- Leistungsgegenstand und Anforderungen
Die Ausschreibung verfolgt das Ziel, einen leistungsfähigen Dienstleister zur Bereitstellung, Verwaltung und Betreuung eines rechtssicheren Sachbezugskarten- Systems einschließlich aller notwendigen Service-, Support- und Abrechnungs-leistungen einzusetzen.
Es sollen 300 Sachbezugskarten beschafft werden. Diese werden jeweils monatlich mit 50 Euro und zusätzlich im Geburtstagsmonat mit 60 Euro (unter Berücksichtigung § 8 Abs.2 ESTG) aufgeladen.
Die Sachbezugskarten sollen zum 01.01.2027 eingeführt werden. Leistungszeitraum ist zunächst ein Kalenderjahr mit der Option der Verlängerung um jeweils ein Kalenderjahr. Eine maximale Anzahl von Verlängerungen wird nicht festgelegt.
1.1 Fachliche Anforderungen:
Der Bieter muss:
- über nachweisbare Erfahrungen im Bereich von Mitarbeiter-Benefits-/Sachbezugssysteme verfügen, bevorzugt Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern
- mit seinem angebotenen System die gesetzlichen Anforderungen des Einkommenssteuergesetzes (§ 8 EStG) und des Zahlungsdiensteaufsichts-gesetzes (ZAG) einhalten
1.2 Anforderungen an die Karten:
- die Karten müssen die Kriterien des ZAG für den steuerfreien Sachbezug erfüllen
- Barabhebungen, Rückzahlungen oder Überweisungen vom Kartenkonto müssen ausgeschlossen sein
- Nutzung als physische Karte und /oder digitale Wallet-Lösung
- Monatliche Aufladung der Karten/ Gutschrift
- Guthaben darf am Monatsende nicht verfallen, sondern muss angespart werden können
- Guthaben muss mindestens 3 Jahre ab Aufladung gültig sein
- Ausreichende Anzahl von Akzeptanzstellen (regionales oder bundesweites limitiertes Akzeptanznetzwerk)
- PIN-geschützte Nutzung muss möglich sein
- Mitarbeiter-App oder Web-Portal für Mitarbeiter zur aktuellen Guthabenabfrage
- Versicherungsschutz bei unberechtigtem Kartenzugriff
1.3 Anforderungen an das Administratorenportal:
- Bereitstellung eines webbasierten Portals zur Administration des Mitarbeiterstamms (Neubestellungen, Sperrung, Abgänge)
- Anlage, Änderung und Deaktivierung von Mitarbeitern muss durch den Auftraggeber möglich sein
- Einzel- und Sammelaufladungen
- Importfunktion (echte Schnittstelle zur Abrechnungssoftware LOGA3 bevorzugt)
- Rollen- und Rechtverwaltung
- Historisierung aller Transaktionen
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Bereitstellung monatlicher Reportings und Abrechnungsdaten für die Gehaltstelle
- Möglichkeit der selbstständigen Kartensperrung bei Verlust über App oder Hotline durch Mitarbeiter oder Administratoren
1.4 Support- und Serviceleistungen:
- Deutschsprachiger Support für Administratoren und Karteninhaber
- Support per Mail und/ oder Telefon
- Definierte Servicezeiten
- Definierte Reaktionszeiten bei Störungen
- Onboarding- Unterstützung für Auftraggeber und Mitarbeiter
1.5 Datenschutz- und IT-Sicherheit:
- DSGVO-Konformität, Datenschutz-Konzept muss eingereicht werden
- Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU
- Nachweis über geeignete Sicherheitsstandards in Form eines IT-Sicherheitskonzepts
1.6 Abrechnung und Reporting
Der Auftragnehmer stellt monatlich
- nachvollziehbare Sammelrechnungen
- Auflade- Übersichten
- Kostenübersichten in digitaler Form zur Verfügung.
- Implementierungszeitraum
Der Bieter hat darzustellen:
- Projektplan mit Zeitangaben
- Notwendige Mitwirkung des Auftraggebers
- Umfang bereitzustellender Daten durch den Auftraggeber
- Laufzeit
Die vorgesehene Laufzeit beträgt 12 Monate. Wird der Vertrag durch einen der Vertragspartner nicht bis zum Ablauf einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf eines Kalenderjahres schriftlich gekündigt, gilt dieser automatisch für ein weiteres Jahr
Vertragsbeginn soll der 01.01.2027 sein. Wenn die Umsetzung nicht zum 01.01.2027 möglich ist, wäre der nächst mögliche Beginn- Termin der 01.01.2028.
- Bewerbungsbedingungen
Der Auftraggeber wünscht eine Produktpräsentation. Die Präsentation darf 20 Minuten nicht überschreiten. Es soll eine optische Präsentation erfolgen, wie das Portal durch den Auftraggeber genutzt werden kann (Pflege, Eintritt, Austritt von Mitarbeitern u.a.) und wie der Auflade- Vorgang stattfinden wird. Gehen Sie hierbei besonders auf die Schnittstellenproblematik zur Fachanwendung Prosoz ein und erläutern Sie das geplante Verfahren.
Hinweis: Die Produktpräsentation wird keiner Wertung unterzogen.
Die Einladung zur Präsentation erfolgt über die Zentrale Vergabestelle.
Landkreis Harz
Fachbereich Landrat
Fachdienst Zentrale Vergabestelle
Friedrich-Ebert-Str. 42
38820 Halberstadt
E-Mail: vergabestelle@kreis-hz.de
Für das Verfahren ist zunächst folgende Terminkette vorgesehen:
Anschreiben Teilnehmer 11.09.26 /Rückmeldung 18.09.26
1.Verhandlungsrunde/Präsentation ab 21.09.26
Auswertung 1. Verhandlungsrunde bis 30.09.26
- Verhandlungsrunde bis 07.10.26
Finalisierung Ausschreibungsunterlagen bis 09.10.26
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die gestellten Anforderungen der Leistungsbeschreibung sind sowohl in A-Kriterien (Ausschluss-Kriterien) und B-Kriterien (Bewertungskriterien) gegliedert. Die Kriterien sind im Anforderungskatalog VU 5 näher aufgegliedert und erläutert. Optionale Anforderungen sind besonders gekennzeichnet. Beim Nichterfüllen eines A-Kriteriums erfolgt der Ausschluss des Angebots. In die Gesamtbewertung (aller B-Kriterien) fließen der Preis mit 40% und die Bewertungspunkte mit 60 % ein.
Zuschlagskriterien, Wertungspunkte, Preisermittlung, Bewertungsmethode
Für den Zuschlag sind im Einzelnen folgende Kriterien maßgeblich:
| [x] Preis | [x] Zweckmäßigkeit | [ ] Rentabilität |
| [x] Qualität | [ ] Umwelteigenschaften | [x] Kundendienst |
| [ ] technischer Wert | [x] Betriebskosten | [ ] Lieferzeitpunkt |
| [ ] Ästhetik | [ ] Lebenszykluskosten | [ ] Organisation, Qualifikation, Erfahrung eingesetzten Personals |
In einem ersten Schritt werden die Angebote geeigneter Bieter dahingehend geprüft, dass keine Ausschlusskriterien vorliegen bzw. die „A-Kriterien“ uneingeschränkt erfüllt sind. Es wurden daneben Bewertungskriterien „B-Kriterien“ festgelegt. In einem zweiten Schritt werden für die Angebote die Leistungspunkte auf Grundlage der vom Bieter beantworteten Bewertungskriterien gemäß Anforderungskatalog VU 5 ermittelt. Die Bewertung der eingereichten Angebote erfolgt über eine Punktevergabe von 0 bis 3 Punkte.
| Punkte | 0 | 1 | 2 | 3 |
| Bewertungskriterium | Anforderung nicht erfüllt | Anforderung mit Abstrichen erfüllt | Anforderung erfüllt | Anforderung übererfüllt |
Die Summe aller Leistungspunkte bildet die Gesamtleistungspunktzahl für das eingereichte Angebot. Die erreichten Bewertungspunkte für jedes Bewertungskriterium werden mit den Gewichtungspunkten multipliziert und ergeben die Leistungspunkte für die Kriterien.
Im nächsten Schritt erfolgt die Preisprüfung.
Der Preis wird auf der Grundlage des Preisblatts (Vergabeunterlage VU 4) ermittelt. Der für die Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots relevante Preis ist der Gesamtangebotsgesamtpreis (netto) in Euro, der im Preisblatt angegeben ist.
Für das Verfahren findet folgende Bewertungsmethode Anwendung:
[x] einfache Richtwertmethode mit Gewichtungsfaktor für Preis und Leistung
Für dieses Verfahren wird festgelegt, dass Preis und Leistung des Angebots unterschiedlich gewichtet in der Bewertung Berücksichtigung finden sollen.
Der Preis wird mit einem Wert (Gewichtungsfaktor W p ) von 40% in die Bewertung einfließen.
Die Leistungspunktzahl wird mit einem Wert (Gewichtungsfaktor W L ) von 60% in der Bewertung berücksichtigt.
Zur Ermittlung der Kennzahl Z für das Preis-Leistungsverhältnis wird folgende Formel zugrunde gelegt:
Z= WL x L ÷ WP x P. Die Kennzahl Z wird aus dem Quotienten der gewichteten Leistungspunkte (WL x L)des Angebots und dem gewichteten Angebotspreis (Wp x P) ermittelt. Das Angebot mit der größten Kennzahl Z erhält den Zuschlag.
Zuschlagerteilung
Die Zuschlagserteilung erfolgt
[x] elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes S/A
[ ] in Schriftform (E-Mail)
und stellt den Vertragsabschluss dar.
Die Ausfertigung der Vertragsurkunde erfolgt im Nachgang der Zuschlagserteilung.
Mit der Zuschlagserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot werden die Vergabeunterlagen mit allen Bestandteilen, eingeschlossen die Leistungsbe-schreibung, das eingereichte Angebot mit Preisblatt, Antworten auf Bieterfragen und die Vertragsunterlagen mit ergänzenden Vertragsbedingungen sowie dem Anforderungskatalog Inhalt der Vertragsbeziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.
Allgemeiner Hinweis:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit werden keine geschlechtsspezifischen Genera verwendet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich alle Geschlechter angesprochen.