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Conciliamus GmbH
Teil A
Ausschreibungsbedingungen
„Beschaffung von Microsoft-Lizenzen“
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Teil A – Ausschreibungsbedingungen „Beschaffung von Microsoft-Lizenzen“
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Teil A – Ausschreibungsbedingungen „Beschaffung von Microsoft-Lizenzen“
Inhalt
1 Einführung in das Verfahren ............................................................................................................... 5
1.1 Auftraggeber und Bezugsberechtigte ................................................................................................................................ 5 1.2 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung .......................................................................................................................... 5
1.3 Losbildung...................................................................................................................................................................................... 5
1.4 Vertragsrahmen ........................................................................................................................................................................... 5 1.5 Verfahrensgrundlage ................................................................................................................................................................. 6
1.6 Vertraulichkeit............................................................................................................................................................................... 6
2 Verfahrensablauf und Kommunikation .............................................................................................. 7
2.1 Termine und Fristen ................................................................................................................................................................... 7
2.2 Kommunikation im Verfahren ................................................................................................................................................ 7
2.3 Sprache ............................................................................................................................................................................................ 8 2.4 Bieterfragen ................................................................................................................................................................................... 8
2.5 Änderung und Fortschreibung der Vergabeunterlagen .............................................................................................. 8
2.6 Aufhebung im Verfahren .......................................................................................................................................................... 8 2.7 Vergabestelle ................................................................................................................................................................................ 9
3 Bieterkonstellation ............................................................................................................................... 9
3.1 Nachunternehmer ....................................................................................................................................................................... 9 3.2 Bietergemeinschaft ................................................................................................................................................................... 10
3.3 Hersteller und Erfüllungsgehilfen ....................................................................................................................................... 11
4 Eignung des Bieters............................................................................................................................ 11
4.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................................................................................................................... 11
4.1.1 Eigenerklärung GWB §§ 123, 124 ........................................................................................................................................ 11
4.1.2 Eigenerklärung MiLoG ............................................................................................................................................................. 12 4.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ............................................................................................................ 12
4.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ....................................................................................................... 12
4.3.1 Unternehmenskennzahlen ..................................................................................................................................................... 13 4.3.2 Versicherung ............................................................................................................................................................................... 13
5 Angebotsabgabe ................................................................................................................................ 14
5.1 Form des Angebots .................................................................................................................................................................. 14
5.2 Veränderung der Vergabeunterlagen durch den Bieter ............................................................................................ 15
5.3 Berechtigung, Ergänzung und Änderung des Angebotes ........................................................................................ 15
5.4 Anzahl der Angebote, Nebenangebote und Änderungsvorschläge ..................................................................... 15
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5.5 Vergütung .................................................................................................................................................................................... 15 5.6 Zusätzliche formale Bestimmungen .................................................................................................................................. 16
5.7 Preisangaben .............................................................................................................................................................................. 16
5.8 Anerkennung der Ausschreibungsbedingung ............................................................................................................... 16 5.9 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ....................................................................................................................... 16
6 Prüfung und Wertung des Angebots ............................................................................................... 17
6.1 Angebotseröffnung .................................................................................................................................................................. 17
6.2 Formale Angebotsprüfung .................................................................................................................................................... 17
6.3 Aufklärungspflicht ..................................................................................................................................................................... 18
6.4 Prüfung der Eignung des Bieters und Eignungsleihe ................................................................................................. 18 6.5 Angemessenheit der Preise ................................................................................................................................................... 18
6.6 Vorgehensweise bei der Prüfung und Auswertung ..................................................................................................... 19
6.6.1 Ermittlung des Wertungspreises ......................................................................................................................................... 19 6.7 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ................................................................................................................ 19
6.8 Nicht berücksichtigte Bieter .................................................................................................................................................. 19
6.9 Zuschlag ........................................................................................................................................................................................ 19 6.10 Nachrückverfahren bei Vertragskündigung ................................................................................................................... 19
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1 Einführung in das Verfahren
1.1 Auftraggeber und Bezugsberechtigte
Auftraggeber und bezugsberechtigt, Leistungen aus dem zu schließenden Vertrag zu beziehen, ist die :
Conciliamus GmbH
Große Hamburger Straße 3
10115 Berlin
1.2 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung
Gegenstand und Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung von neuen oder gebrauchten Kauflizenzen des
Herstellers Microsoft mit und ohne Software-Assurance sowie Mietlizenzen über vom Bieter gewährleistete
Beschaffungswege aus beispielsweise Bundes- oder Länderrahmenverträgen.
Der Auftraggeber behält sich vor nach Angebotsabgabe zu entscheiden, ob Lizenzen mit oder ohne Software-
Assurance abgerufen werden. Ein verpflichtender Abruf von Software Assurance besteht nicht.
Soweit Lizenzen mit Software Assurance beschafft werden, ist diese eine an die jeweilige Lizenz gekoppelte
Leistung des Herstellers und keine vom Auftragnehmer zu erbringende Serviceleistung.
Die Leistung beschränkt sich auf die Lieferung und Bereitstellung der Lizenzen samt der zugehörigen
Nachweise. Nicht Gegenstand sind der Betrieb, die Installation, die Migration, die Wartung und der Support
der Produkte sowie die Erbringung von Serviceleistungen durch den Bieter.
Die geforderten Leistungen werden insoweit nach den Vorgaben gemäß § 23 Abs. 5 UVgO hersteller- und
produktbezogen ausgeschrieben. Diese Entscheidung wurde aufgrund der bereits vorliegenden homogenen und sich aktuell im Betrieb befindlichen Softwarelandschaft des Herstellers Microsoft und die mit einem
Wechsel nicht im Verhältnis stehenden finanziellen und organisatorischen Mehraufwänden getroffen.
1.3 Losbildung
Es erfolgt keine Losbildung.
Die im Verfahren zu beschaffenden Leistungsgegenstände sind aus fachlicher Sicht nicht sinnvoll und aus
wirtschaftlicher Sicht nicht zielführend zu trennen, es erfolgt daher keine Losaufteilung.
1.4 Vertragsrahmen
Der Vertrag, der auf der Grundlage eines EVB-IT – Überlassungsvertrag Typ A mit und ohne Pflege sowie
eines EVB-IT – Überlassungsvertrags Typ B samt deren AGB und dem AGB Pflege S abgeschlossen wird, kommt mit dem gemäß Preisblatt wirtschaftlichsten Bieter durch die Zuschlagserteilung zu Stande. Eine
Unterzeichnung der Vertragsurkunde ist nicht erforderlich. Bestandteile des Vertrages sind auch die in diesem
definierten mitgeltenden Vertragsbestandteile, in der dort definierten Geltungshierarchie.
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Sollen Vertragsinhalte auf Wunsch des Bieters angepasst werden, so haben diese Anpassungen vor Ablauf der Angebotsfrist mittels Bieterfragen und -antworten zu erfolgen. Die im Vertrag als "nachzutragen" oder
"einzusetzen" gekennzeichneten Informationen ergeben sich zwangsläufig aus dem Angebot des Bieters, das
mitgeltend Vertragsbestandteil wird.
Mit seinem Angebot erkennt der Bieter die Vertragsbestandteile ausdrücklich an.
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters sind, sofern sie nicht ausdrücklich von der
ausschreibenden Stelle in die vertraglichen Vereinbarungen einbezogen wurden, ausgeschlossen. Versucht ein
Bieter, seine AGB dennoch zur Geltung zu bringen, gilt dies, wie in Abschnitt 5.2 erläutert, als unzulässige
Abänderung der Vergabeunterlagen. Gleiches gilt, sofern der Bieter AGB von Nachunternehmern erkennbar
als Konditionen zugrunde legen will.
Ausgenommen hiervon sind etwaige Lizenzbestimmungen (EULA) von Lizenzgebern/Herstellern, sofern
Softwarelizenzen Teil der geforderten Leistungen sind, jedoch stets beschränkt auf die rechtlichen
Vereinbarungen zur Einräumung von Nutzungsrechten und deren Regelungstatbestände.
1.5 Verfahrensgrundlage
Die Ausschreibung wird als öffentliche Ausschreibung durchgeführt. Die Vergabestelle verfährt nach § 9 UVgO
(Unterschwellenvergabeordnung).
Die ausschreibende Stelle und ihre Einrichtungen sind keine öffentlichen Auftraggeber und unterliegen
ansonsten nicht den Regelungen des Vergaberechts. Die Organisation wird jedoch in Teilen aus öffentlichen Mitteln und Förderungen finanziert. Um diese Mittel transparent und rechtssicher zu verwenden, führt die
ausschreibende Stelle die Beschaffung nach den Vorgaben der Unterschwellenvergabeordnung durch.
1.6 Vertraulichkeit
Die mit den Vergabeunterlagen und im weiteren Verfahren ggf. zusätzlich von der ausschreibenden Stelle zur Verfügung gestellten Informationen sind von den Bietern auch nach Abschluss des Verfahrens vertraulich zu
behandeln, soweit diese über das Verfahren hinaus nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder von der
ausschreibenden Stelle öffentlich bekannt gegeben werden. Die zur Leistungserbringung eingesetzten und/oder vorgesehenen Mitarbeiter sowie entsprechende Unterauftragnehmer sind in gleicher Weise zu
verpflichten.
Wird auf die Abgabe eines Angebotes verzichtet, sind die Vergabeunterlagen zu vernichten bzw. zu löschen. Im Falle der Ablehnung oder des Ausschlusses des Angebotes sind die Vergabeunterlagen ebenfalls zu löschen.
Des Weiteren dürfen die Vergabeunterlagen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden.
Falls der Bieter dem Angebot Profile oder vergleichbare Dokumente mit persönlichen Informationen seiner Mitarbeitenden hinzufügen muss, so sind die benannten Personen im Vorhinein in Kenntnis zu setzen, dass
alle Unterlagen der eingegangenen Angebote aufgrund der Archivierungsfrist gemäß § 6 Abs. 2 UVgO
mindestens 3 Jahre oder bis zum Ablauf des zu schließenden Vertrages aufbewahrt werden müssen.
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Die Vergabestelle wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens technisch und rechtlich unterstützt. Alle vom Bieter eingereichten Unterlagen werden auch den beteiligten Mitarbeiter*innen des
Beratungsunternehmens zugänglich gemacht. Diese Mitarbeiter*innen unterliegen hinsichtlich aller
Informationen der Bieter und zu den Inhalten der Angebote der Geheimhaltungspflicht. Insoweit gelten diese Beratungsunternehmen und die beteiligten Mitarbeiter*innen nicht als Dritte. Mit Abgabe eines Angebots
erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.
In Bezug auf in den Vergabeunterlagen enthaltene personenbezogene und personenbeziehbare Daten gelten
die jeweiligen Landes- und Bundesdatenschutzgesetze sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Im Falle der Beteiligung von Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmern gelten diese Bestimmungen
entsprechend.
2 Verfahrensablauf und Kommunikation
2.1 Termine und Fristen
Zur Durchführung des Verfahrens wird der folgende Zeitplan angestrebt, insoweit keine abweichende
Mitteilung durch die Vergabestelle erfolgt, ist der Zeitplan bindend:
▪ Veröffentlichung der Ausschreibung 04.09.2026
▪ Annahme der letzten Bieterfragen 18.09.2026
▪ Beantwortung der letzten Bieterfragen 21.09.2026
▪ Abgabefrist der Angebote 28.09.2026, 12:00 Uhr
▪ Zuschlag geplant 09.10.2026
▪ Beginn der Leistungserbringung Nach Zuschlag
▪ Bindefrist der abgegebenen Angebote 31.10.2026
2.2 Kommunikation im Verfahren
Eine Registrierung auf der Vergabeplattform ist nicht zwingend erforderlich, empfiehlt sich jedoch, um sich
zielgerichteter über Aktualisierungen und beantwortete Bieterfragen informieren zu können. Ein anderweitiger Versand der Vergabeunterlagen und ggf. erforderlicher Nachträge und Antworten auf Bieterfragen, gemäß
Abschnitt 2.4, erfolgt nicht.
Jegliche Kommunikation und die Angebotsabgabe im Verfahren erfolgen ausschließlich über die
Vergabeplattform. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt, Anfragen per E-Mail werden nicht beantwortet.
Die vom Vergabeportal erzeugten E-Mails, die darauf hinweisen, dass neue Nachrichten vorliegen bzw. neue
Dokumente eingestellt wurden, sind lediglich eine freiwillige, zusätzliche Information. Es obliegt dem Bieter,
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das Vergabeportal regelmäßig bezüglich etwaiger Änderungen, Ergänzungen und sonstiger Informationen zu
überprüfen.
2.3 Sprache
Verhandlungs- und Vertragssprache ist deutsch. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen.
Geforderte Nachweise sind in deutscher oder englischer Sprache vorzulegen, sofern nicht ausdrücklich
abweichend zugelassen. Nachweise in anderen Sprachen sind nur mit beigefügter beglaubigter Übersetzung
des Inhalts in deutscher Sprache zulässig. Die ausschreibende Stelle behält sich vor, einzelne Nachweise und
Anlagen ausschließlich in deutscher Sprache zuzulassen.
2.4 Bieterfragen
Der Bieter hat sich grundsätzlich über alle Einzelheiten der Vergabeunterlagen und der vorgesehenen Leistungen unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung der geforderten Leistungen maßgebend
sind, in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen.
Die Ausschreibungsunterlagen enthalten nach Ansicht der ausschreibenden Stelle alle relevanten Informationen, die zur Erstellung eines bedarfsgerechten Angebotes erforderlich sind. Falls sich dennoch Rück-
oder Verständnisfragen ergeben, deren Klärung dem Bieter unverzichtbar erscheinen, sind diese innerhalb der
in Abschnitt 2.1 definierten Frist zugelassen und über die in Abschnitt 2.2 beschriebene Vergabeplattform zu
stellen.
Bestehen nach Ansicht des Unternehmens bei der Auslegung der vorliegenden Vergabeunterlagen mehrere
Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so wird das Unternehmen vor Angebotsabgabe eine Klärung mit
der ausschreibenden Stelle herbeiführen. Spätere Berufung auf Irrtum oder Nichtwissen ist ausgeschlossen.
Sachdienliche Fragen und darauf erteilte Auskünfte der Vergabestelle werden in anonymisierter Form im
Vergabeportal zur Verfügung gestellt. Die Antworten auf Bieterfragen sind bei der Erarbeitung der Angebote zu beachten. Ergänzende oder berichtigende Angaben zum Verfahren werden über das Vergabeportal
mitgeteilt.
2.5 Änderung und Fortschreibung der Vergabeunterlagen
Die ausschreibende Stelle behält sich eine Anpassung der Vergabeunterlagen ausdrücklich vor, wenn und
soweit sich dies nach dem Fortgang des weiteren Verfahrens – unter Wahrung des vergaberechtlichen
Gleichbehandlungs- und Transparenzgebotes – als zweckmäßig oder als geboten erweist.
2.6 Aufhebung im Verfahren
Die ausschreibende Stelle behält sich nach § 48 UVgO vor, einzelne Verfahrensbestandteile oder das gesamte
Verfahren aufzuheben. Eine Aufhebung des Verfahrens oder einzelner Lose wird dem Bieter über die
Vergabeplattform mitgeteilt.
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2.7 Vergabestelle
Durchführende Vergabestelle im Auftrag der Conciliamus GmbH und Ansprechpartner für Fragen im Rahmen
der Vergabe ist:
Dierichsweiler Unternehmens- und Prozessberatung GmbH
Alexander-Diehl-Str. 2a, 55130 Mainz
Jegliche Kontaktaufnahme hat ausschließlich über das Vergabeportal zu erfolgen.
3 Bieterkonstellation
In der Anlage „Angebotsschreiben“ ist zunächst zu erklären, ob der Einsatz von Nachunternehmern
vorgesehen ist, bzw. ob eine Bietergemeinschaft gebildet werden soll.
Diese Anlage ist einmalig durch den Bieter oder den bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft mit
dem Angebot abzugeben. Die nachträgliche Benennung von Nachunternehmern ist ebenso unzulässig, wie die
nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft.
Sofern es sich bei einem Bieter um einen Konzern oder eine Unternehmensgruppe handelt, muss deutlich
werden, welcher rechtlich selbstständige Unternehmensteil anbietet. Bieten mehrere selbstständige
Unternehmensteile einer Unternehmensgruppe an, müssen sie entweder gemeinsam als Bietergemeinschaft
oder als Generalunternehmer mit Nachunternehmern anbieten, wobei Mischkonstellationen möglich sind,
solange diese Konstellation deutlich wird und die nachfolgenden Bestimmungen eingehalten werden.
Die gleichzeitige Beteiligung eines Unternehmens als Bieter oder Teil einer Bietergemeinschaft und Teil
weiterer Bietergemeinschaft oder als Nachunternehmer anderer Bieter ist unzulässig und führt nach Abschnitt
5.9 zum Ausschluss des Angebots.
3.1 Nachunternehmer
Plant der Bieter oder die Bietergemeinschaft, sich bei der Ausführung der Leistungen eines oder mehrerer
Nachunternehmer zu bedienen oder bedient sich der Bieter der Eignung eines Nachunternehmers, so sind der
oder die Nachunternehmer in der Anlage „Benennung von Nachunternehmern“ mit deren jeweiligen Leistung und ggfs. Eignung zu benennen. Diese gilt auch für konzernverbundene Gesellschaften gemäß § 15 AktG. Diese
Anlage ist einmalig durch den Bieter oder durch den bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft mit
dem Angebot abzugeben.
Durch die Nachunternehmer ist jeweils die Anlage „Verpflichtungserklärung für Nachunternehmer“
auszufüllen und abzugeben.
Für die Abgabe dieser Verpflichtungserklärung gelten die nachfolgenden Regelungen:
▪ Von jedem Nachunternehmer, der auch zum Zweck der Eignungsleihe benannt wird, ist die Verpflichtungserklärung zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebotes durch den Bieter zu liefern.
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▪ Alle weiteren Nachunternehmer, die nicht der Eignungsleihe dienen, sind spätestens nach Aufforderung durch die Vergabestelle unverzüglich zu verpflichten und die entsprechenden
Verpflichtungserklärungen durch den Bieter beizubringen.
Um als Bieter bei der späteren Einholung der Erklärungen nicht in Verzug zu geraten, bevorzugt die Vergabestelle die unmittelbare Benennung und Verpflichtung aller Nachunternehmer mit dem Angebot auf
freiwilliger Basis.
Sofern sich ein Bieter/eine Bietergemeinschaft bei der Vertragserfüllung auf Nachunternehmer stützt, bietet
er/sie als Generalunternehmer (GU) an. Bei der Beteiligung von Nachunternehmen haftet der Bieter als
Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags.
Der Auftraggeber hat das Recht, den Nachunternehmer abzulehnen, sofern an dessen Eignung begründete
Zweifel bestehen.
Der Bieter hat bei der Übertragung von Teilen der Leistung nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu
verfahren, dem Nachunternehmer auf Verlangen den künftigen Auftraggeber zu benennen, ihn davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt, sowie dem Nachunternehmer
insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen zu stellen, als zwischen ihm und dem künftigen Auftraggeber
vereinbart sind. Der Bieter hat bei Einholung von Angeboten für Nachunternehmer regelmäßig kleine und
mittlere Unternehmen angemessen zu beteiligen.
Fallen ein oder mehrere Nachunternehmer nach der Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die
ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt sein. Der Auftraggeber ist unverzüglich über den Ausfall zu informieren. Der Austausch eines Nachunternehmers ist unter der Voraussetzung zulässig, dass der neue
Nachunternehmer in gleicher Weise geeignet ist.
3.2 Bietergemeinschaft
Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit sie nachstehende Voraussetzungen erfüllen.
In Anlage „Erklärung einer Bietergemeinschaft“ sind sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft und die
Aufteilung der Leistungsgegenstände zu benennen. Der Vordruck ist vom bevollmächtigten Vertreter und den
Mitgliedern der Bietergemeinschaft gemeinschaftlich auszufüllen und mit dem Angebot abzugeben. Die
Erklärung ist zunächst in Textform abzugeben, die ausschreibende Stelle behält sich das Recht vor, eine von
allen MItgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnete oder signierte Ausführung nachzufordern.
Die Bietergemeinschaft erklärt das erstgenannte Mitglied als Vertreter für das Vergabeverfahren und damit für
den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bevollmächtigen und Zahlungen mit befreiender Wirkung auch für die übrigen Mitglieder in Empfang zu nehmen. Die Bildung oder Änderung einer
Bietergemeinschaft nach Ablauf der Angebotsfrist ist nicht zulässig und hat den Ausschluss vom Verfahren zur
Folge. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Nachweise bei Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied
vorzulegen sind.
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Fallen ein oder mehrere Mitglieder der Bietergemeinschaft nach der Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die ordnungsgemäße Leistungserbringung sichergestellt sein. Der Auftraggeber ist unverzüglich über den
Ausfall zu informieren. Der Austausch eines Mitglieds der Bietergemeinschaft ist unter der Voraussetzung
zulässig, dass das neue Mitglied in gleicher Weise geeignet ist.
Die Aufnahme eines weiteren Mitglieds der Bietergemeinschaft ist zulässig, vorausgesetzt, der Auftraggeber
hat das neu benannte Mitglied als geeignet anerkannt.
3.3 Hersteller und Erfüllungsgehilfen
Bedient sich der Bieter lediglich in unwesentlichem Umfang des Herstellers der gelieferten Waren zur
Erbringung von Liefer- und Instandsetzungsleistungen, die durch den Bieter selbst koordiniert werden, so ist der Hersteller lediglich als Erfüllungsgehilfe anzusehen und nicht als Nachunternehmer zu benennen und zu
verpflichten.
Erbringt der Hersteller im Rahmen der Leistungserfüllung eigenständig und ohne Koordination durch den Bieter gegenüber der auftraggebenden Stelle eine Leistung, die in der Leistungsbeschreibung genannt ist, wie
z.B. den Aufbau, die Wartung oder die Instandsetzung, so handelt der Hersteller als Nachunternehmer und ist
als solcher zu benennen und zu verpflichten.
4 Eignung des Bieters
Die ausschreibende Stelle prüft, ob der Bieter gemäß § 122 GWB geeignet ist.
Ergeben sich im Laufe des Verfahrens Änderungen an der erklärten Eignung, so ist dies der Vergabestelle
unverzüglich unaufgefordert anzuzeigen. Werden geforderte Eignungsnachweise des Bieters in der Zeit bis
zum Zuschlag ungültig, so sind diese unverzüglich und unaufgefordert durch gültige Nachweise zu ersetzen.
4.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4.1.1 Eigenerklärung GWB §§ 123, 124
Der Bieter ist aufgefordert gemäß § 122 Abs. 1 GWB in Verbindung mit § 31 Abs. 1 UVgO, die in der Anlage
„Eigenerklärung nach GWB §§ 123, 124“ geforderte Eigenerklärung abzugeben, um nachzuweisen, dass keine nicht heilbaren zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe gegen Ihn vorliegen. Im Falle des Vorliegens
fakultativer Ausschlussgründe behält sich die Vergabestelle eine Einzelfallprüfung unter Abwägung des
möglichen Einflusses auf das Vergabeverfahren vor.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bieter, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen
Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Angebot abgegeben werden.
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4.1.2 Eigenerklärung MiLoG
Der Bieter erklärt die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der jeweils geltenden
Tariftreuegesetzte der Bundesländer. Hierzu füllt der Bieter die Anlage „Eigenerklärung nach
Mindestlohngesetz und Tariftreue" aus und gibt diese mit dem Angebot ab.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bieter, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen
Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Angebot abgegeben werden.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er unabhängig von der Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 1 MiLoG das
Recht hat, jederzeit zusätzliche Auskünfte des Wettbewerbsregisters anzufordern (§ 19 Abs. 3 MiLoG).
4.2 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Gemäß § 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB in Verbindung mit § 33 Abs. 1 UVgO hat der Bieter zum Nachweis seiner
Befähigung zur Berufsausübung einen Handelsregisterauszug beizulegen bzw. einen Nachweis, dass der Bieter
in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. Der
Nachweis muss den aktuellen Stand der Informationen des Berufs- oder Handelsregisters entsprechen. Es
genügt eine nicht beglaubigte Kopie. Der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein, gerechnet ab dem Datum
der Abgabefrist der Angebote.
Unternehmen, die weder in einem Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden,
legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Nachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt.
Die geplante Rechtsform der ggf. in Gründung befindlichen Unternehmen bzw. Bietergemeinschaften ist
anzugeben.
Dieses Dokument muss jeweils vom Bieter, von jedem eingesetzten Nachunternehmer, sowie von allen
Mitgliedern einer etwaigen Bietergemeinschaft mit dem Angebot abgegeben werden.
Amtliche Bescheinigungen eines Landes der europäischen Gemeinschaft oder eines Vertragsstaates des EWR-
Abkommens werden in deren Originalsprache zugelassen.
4.3 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Ein Bieter ist leistungsfähig, wenn er über die personellen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag
einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können.
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4.3.1 Unternehmenskennzahlen
Zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters, werden gemäß § 33 Abs.
1 UVgO folgende Mindestanforderungen an das Unternehmen gestellt:
▪ Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2026: 2.000.000,00€ ▪ Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2025: 2.000.000,00€ ▪ Mindestumsatz im Geschäftsjahr 2024: 2.000.000,00€
Negative Entwicklungen bei oben genannten Kennzahlen sind zu erläutern. Eine fortgesetzte negative
Entwicklung oben genannter Kennzahlen, welche nicht auf Grund unternehmerischer oder struktureller
Randbedingungen plausibilisiert werden kann, wird als mangelnde wirtschaftliche und finanzielle
Leistungsfähigkeit des Bieters angesehen.
Sofern die Angaben für das letzte Geschäftsjahr noch nicht vollständig vorliegen, sind die Angaben sinngemäß
der letzten drei vollständig vorliegenden Geschäftsjahre darzulegen. Wenn das Unternehmen noch keine drei
vollständigen Geschäftsjahre am Markt tätig ist, sind mindestens die Kennzahlen der vorliegenden Geschäftsjahre, sowie die erwarteten Kennzahlen des aktuellen Geschäftsjahres anzugeben und zu
plausibilisieren.
Die geforderten Kennzahlen und ergänzenden Erläuterungen sind durch Eigenerklärung im Abschnitt
„Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit“ der Anlage „Eigenerklärung zur Unternehmenseignung“
anzugeben.
Bieter können sich zum Nachweis der Eignung ihrer Nachunternehmer (Eignungsleihe) und der weiteren Mitglieder der Bietergemeinschaft bedienen. In diesem Fall ist die Eigenerklärung zur Unternehmenseignung
von jedem der Unternehmen einzeln auszufüllen und mit dem Angebot abzugeben.
4.3.2 Versicherung
Der Bieter muss gemäß § 33 Abs. 1 UVgO über eine Betriebshaftpflichtversicherung zur Deckung von Sach-,
Personen- und Vermögensschäden verfügen und diese über die Vertragslaufzeit aufrechterhalten. Die
Mindestdeckung für Sach- und Personenschäden muss 1.000.000€, die Mindestdeckung für Vermögensschäden muss 500.000€, jeweils pro Fall betragen. Eine Deckelung der Beträge auf den doppelten
Wert pro Versicherungsjahr ist zulässig.
Der Bieter belegt dies durch Vorlage eines zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe gültigen Versicherungsnachweises oder einer verbindlichen Erklärung einer Versicherung, aus der sich ergibt, dass im
Falle der Zuschlagserteilung an den Bieter eine solche Versicherung über die geforderten Deckungssummen
vorliegen wird.
Alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft müssen getrennt voneinander eine solche Versicherungsleistung
belegen.
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5 Angebotsabgabe
Die Abgabe der Angebote darf ausschließlich über die Vergabeplattform erfolgen.
Jegliche auf anderem Wege abgegebene Angebote werden von der Wertung ausgeschlossen. Dies gilt auch,
wenn sie zusätzlich zur Abgabe im Vergabeportal übermittelt werden.
Die über die Vergabeplattform abgegebenen Angebote werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben
Ende-zu-Ende verschlüsselt transportiert und mit qualifizierten Zeitstempeln versehen. Die Vergabeplattform verwahrt die elektronischen Angebote bis zur Angebotsöffnung. Erst mit Ablauf der Angebotsfrist kann die
Vergabestelle im Rahmen der Angebotsöffnung auf die elektronischen Angebote zugreifen.
5.1 Form des Angebots
Angebote sind form- und fristgerecht einzureichen.
Das Angebot muss spätestens bis zur in der Angebotsaufforderung genannten Frist eingegangen sein.
Für das Angebot und die damit im Zusammenhang stehenden Erklärungen gilt die Textform gemäß § 126b
BGB als ausreichend. Eine Unterzeichnung des Angebotes im Original ist nicht erforderlich.
Abweichend hiervon gilt für etwaig geforderte Eigenerklärungen von Nachunternehmern, dass diese
unterschrieben sein müssen. Angebote, die die vorstehenden Voraussetzungen nicht erfüllen, werden von der
Wertung ausgeschlossen. Zusätzlich sind in allen geforderten Anlagen, die jeweils geforderten Angaben vom
Bieter zu vervollständigen.
Falls es der ausschreibenden Stelle bei der Angebotsauswertung nicht möglich ist, eingereichte Dokumente
einem Angebot zweifelsfrei zuzuordnen, behält sich die ausschreibende Stelle vor, das Angebot des Bieters
von der weiteren Wertung auszuschließen. Vorzugsweise sind alle zum Angebot gehörende Dateien in einem Archiv (z.B. Zip) zu bündeln, da allein die Reihenfolge des Hochladens der Dateien im Vergabeportal keinen
Rückschluss auf die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Angebot zulässt.
Die Bereitstellung aller Angebotsunterlagen muss strukturiert und logisch gegliedert nach Dokumenten
erfolgen. Sind Anlagen gefordert, so sind diese als eigenständige Datei, gekennzeichnet mit dem in den
Vergabeunterlagen vorgegebenen Namen zu versehen. Das Preisblatt ist grundsätzlich in einer bearbeitbaren
Form (*.xlsx) abzugeben. Die zusätzliche Abgabe als unveränderliches Dokument (PDF) ist zulässig. Alle vom Bieter eingereichten elektronischen Unterlagen sind ohne Passwortschutz oder Kopierschutz beizufügen. Die
Revisionssicherheit der eingereichten Dokumente wird durch das Vergabeportal gewährleistet.
In seinem Angebot hat der Bieter exakt die Angaben zu machen, wie sie in diesen Vergabeunterlagen verlangt werden. Vorbehalte und/oder Bedingungen zu einem Angebot sind nicht zulässig und führen zu dessen
Ausschluss.
Der Bieter ist bis zum Ablauf der im Abschnitt 2.1 genannten Bindefrist an sein Angebot gebunden. Abhängig
vom Verfahrensverlauf behält sich die Vergabestelle vor, die Bindefrist angemessen zu verlängern. Bieter, die
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einer solchen Fristverlängerung nicht zustimmen, scheiden mit Ablauf der von ihnen zuletzt genannten
Bindefrist aus dem Vergabeverfahren aus.
Für das Angebot sind, soweit vorhanden, die von der Vergabestelle überlassenen Unterlagen/Vordrucke zu
verwenden.
Die Vergabeplattform sieht weiterhin vor, dass das Eintragen des Gesamtpreises in NETTO aus dem jeweiligen
Preisblatt im Leistungsverzeichnis als „Gesamtsumme“ vorgenommen wird. Ein zusätzlicher Rabatt ist hier nicht
zu gewähren. Dieser Eintrag ist technisch bedingt, alleinig wertungsrelevant sind die Angaben im jeweiligen
Preisblatt.
5.2 Veränderung der Vergabeunterlagen durch den Bieter
Die Vornahme von Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen in den Vergabeunterlagen oder den
Vertragsbestimmungen, auch bezüglich deren Geltungshierarchie, ist unzulässig, es sei denn, dies ist an den
betreffenden Stellen ausdrücklich vorgesehen. Ein Verstoß führt zum Ausschluss des Angebots bei der Wertung
(§ 42 Abs. 1 UVgO).
Änderungen der Vergabeunterlagen stellen auch solche Änderungen dar, die in den zu den Vergabeunterlagen
gehörenden Microsoft-Excel basierenden Dokumenten in deren Formeln oder anderweitigen nicht für die
Eingabe von Angaben des Bieters vorgesehenen Zellen erfolgen.
5.3 Berechtigung, Ergänzung und Änderung des Angebotes
Berichtigungen, Ergänzungen oder Änderungen, die der Bieter innerhalb der Angebotsfrist an seinem bereits
abgegebenen Angebot vornehmen möchte, sind zulässig und über das Vergabeportal vorzunehmen.
Berichtigungen, Ergänzungen oder Änderungen nach Ablauf der Angebotsfrist sind unzulässig.
5.4 Anzahl der Angebote, Nebenangebote und Änderungsvorschläge
Die Zahl der Angebote je Bieter ist nicht begrenzt. Es werden nur Hauptangebote zugelassen.
Hauptangebote sind Angebote, die den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses uneingeschränkt entsprechen.
Technisch verschiedene Hauptangebote sind zulässig. Mehrere Hauptangebote der technisch gleichen
Leistung zu unterschiedlichen Preisen sind unzulässig und werden ausgeschlossen.
Zusätzliche Nebenangebote, Varianten und Änderungsvorschläge sind unzulässig.
Eine Angebotsabgabe für Teilleistungen, die nicht dem geforderten Gesamtumfang oder dem Umfang
vollständiger Lose entsprechen, ist nicht möglich und führt zum Ausschluss des Angebotes.
5.5 Vergütung
Für die Erstellung von Angeboten und die weitere Teilnahme am Verfahren, z. B. Präsentationen oder
Teststellungen, wird keine Vergütung gewährt.
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Teil A – Ausschreibungsbedingungen „Beschaffung von Microsoft-Lizenzen“
5.6 Zusätzliche formale Bestimmungen
Um den Vergleich der Angebote zu erleichtern, müssen Antworten und Erläuterungen direkt auf die
Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung Bezug nehmen und entsprechend gegliedert sein. Geforderte,
vom Bieter zu erstellende Anlagen, sind formfrei, aber in möglichst konkreter Form abzufassen.
Verweise auf externe Quellen dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Geforderte Antworten im
Fragen- und Kriterienkatalog bzw. Anlagen werden hierdurch nicht ersetzt. Gegebenenfalls zusätzlich referenzierte Literatur ist auf Anforderung unentgeltlich für die Zeit der Angebotsauswertung zur Verfügung
zu stellen.
Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot unter den Voraussetzungen des § 30 UVgO die erforderlichen
Informationen bekannt gegeben werden. Sofern bereits im Angebot Gründe geltend gemacht werden, die
gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheidet die ausschreibende Stelle nach pflichtgemäßem Ermessen.
5.7 Preisangaben
Alle Preise sind in EURO ohne Umsatzsteuer anzugeben. Die Leistungen sind mit dem zum Zeitpunkt der
Leistungserbringung gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.
Im Preisblatt sind Angaben zu Mengen oder zum Turnus der jeweiligen Preisangaben (einmalig, jährlich, Tagessätze etc.) enthalten. Aus den anzugebenden Einzelpreisen zur transparenten und vergleichbaren
Kalkulation ergibt sich der kalkulatorische Gesamtpreis P , der zur Bewertung herangezogen wird. (Bieter)
Wenn in den Vergabeunterlagen von sogenannten „Optionen“ die Rede ist, dann handelt es sich um Optionen, aus denen durch den Auftraggeber ausgewählt wird. Alle geforderten Optionen sind verpflichtend anzubieten
(Pflichtoptionen).
Preispositionen, die vom Bieter unentgeltlich angeboten werden (kostenfrei) sind im Preisblatt im Feld
Einzelpreis mit 0,00 € anzubieten.
Fehlende Preisangaben führen zum Ausschluss, sofern es sich nicht nur um unwesentliche Preispositionen
handelt, die keinen Einfluss auf die Wertungsreihenfolge der Angebote haben und vom Bieter aufgeklärt werden können. Ein oder mehrere fehlende Preise gelten dann als unwesentlich, wenn sie in Summe weniger
als 10% des Gesamtentgeltes ausmachen.
5.8 Anerkennung der Ausschreibungsbedingung
Mit der Abgabe des Angebots werden die vorliegenden Ausschreibungsbedingungen ausdrücklich anerkannt.
5.9 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen sind unzulässig.
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Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Verfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden
Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.
Bieter, die sowohl ein eigenes Angebot als auch ein Angebot als Teil einer Bietergemeinschaft abgeben, werden
gemäß § 31 Abs. 1 UVgO in Verbindung mit § 124 Abs. 1 Satz 4 GWB vom Verfahren ausgeschlossen. Gleiches
gilt, wenn ein Bieter in mehreren Bietergemeinschaften anbietet.
Ferner können Angebote von Bietern, die sowohl ein eigenes Angebot einreichen als auch gemäß einem
anderen Angebot als Unterauftragnehmer eingesetzt werden sollen, je nach Anteil der zu erbringenden
Leistung wegen Verstoßes gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen werden.
In produktspezifischen Ausschreibungen, die als Lieferantenwettbewerb stattfinden, werden Absprachen
zwischen Herstellern und Bietern, die zur Gewährung besonderer Konditionen für einen einzelnen Bieter führen,
als vergabewidrige Absprachen gewertet.
Für den betreffenden Bieter führt dies zum Ausschluss vom Verfahren. Weitere rechtliche Schritte – sowohl
gegen den Bieter als auch gegen den Hersteller – aufgrund eines Verstoßes gegen § 1 GWB behält sich die
Vergabestelle vor.
6 Prüfung und Wertung des Angebots
Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgen nach folgendem Vorgehen und Reihenfolge:
-
Formale Angebotsprüfung
-
Prüfung der Angemessenheit der Preise
-
Fachliche Prüfung und Bewertung der Angebote
-
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Angebote müssen die Anforderungen der einzelnen Wertungsstufen erfüllen, um in der nächsten
Wertungsstufe berücksichtigt werden zu können.
6.1 Angebotseröffnung
Bieter sind zur Eröffnung der Angebote nicht zugelassen. Die Öffnung der Angebote geschieht unter
Einhaltung des 4-Augen-Prinzips.
6.2 Formale Angebotsprüfung
Im Rahmen der formalen Prüfung werden ausgeschlossen:
▪ Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 42 Abs. 1 Nr. 1 UVgO) ▪ Angebote, die nicht die geforderten oder nachgefragten Erklärungen und Nachweise erhalten (§ 42 Abs. 1 Nr. 2 UVgO)
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▪ Angebote, in denen Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind (§ 42 Abs. 1 Nr. 3 UVgO) ▪ Angebote, bei denen Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden (§ 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO) ▪ Angebote, die nicht die geforderten Preisangaben enthalten, es sei denn, es handelt sich nur um unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die
Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (§ 42 Abs. 1 Nr. 5 UVgO). Hieraus folgt, dass Angebote, bei denen das geforderte Preisblatt nicht abgegeben wurde, unmittelbar
ausgeschlossen werden. ▪ Angebote von Bietern, die in Bezug auf die Vergabe eine unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen haben (§ 31 Abs. 1 UVgO in Verbindung mit § 124 Abs. 1 Nr.4 GWB), und ▪ nicht zugelassene Nebenangebote
Ferner werden Angebote ausgeschlossen, die nicht den Ausschreibungsbedingungen entsprechen.
6.3 Aufklärungspflicht
Bei fehlenden oder unvollständigen Erklärungen und Nachweisen macht die Vergabestelle von den Möglichkeiten des § 41 UVgO Gebrauch. Die Vervollständigung oder Erläuterung fehlender oder
unvollständiger Erklärungen und Nachweise ist nach schriftlicher Aufforderung innerhalb einer von der
Vergabestelle zu setzenden, angemessenen Frist möglich. Trotz Nachforderung final unvollständige Angebote
werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
6.4 Prüfung der Eignung des Bieters und Eignungsleihe
Gemäß § 31 Abs. 1 UVgO in Verbindung mit § 122 Abs. 1 GWB sind Leistungen an geeignete, d.h. fachkundige,
leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu vergeben. Angebote nicht geeigneter Bieter sind gemäß §
42 Abs. 1 UVgO von der Wertung auszuschließen.
Zur Prüfung der Eignung werden die in Kapitel 4 genannten Eignungsnachweise herangezogen.
Entsprechendes gilt für die Eignungsleihe von Nachunternehmern.
6.5 Angemessenheit der Preise
Erscheinen der Preis oder die Kosten des Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig oder hoch, verlangt der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung (§ 44 Abs. 1
UVgO).
Im Rahmen der Aufklärung prüft der öffentliche Auftraggeber die Zusammensetzung des Angebots und berücksichtigt die übermittelten Unterlagen. Kann der öffentliche Auftraggeber nach der Prüfung die geringe
Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf er den
Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen.
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6.6 Vorgehensweise bei der Prüfung und Auswertung
6.6.1 Ermittlung des Wertungspreises
Aus den vom Bieter in der Anlage „Preisblatt“ gemachten Angaben wird der Wertungspreis P errechnet. Bieter Dieser Wertungspreis beinhaltet lediglich die reinen Lizenz- sowie Pflegekosten.
Der Wertungspreis setzt sich aus den einzelnen Preispositionen der anzubietenden Produkte zusammen, wobei
jeweils die zur Abnahme geplanten Mengen in Ansatz gebracht werden. Sofern die Mengenangabe eine
Laufzeit darstellt, handelt es sich immer um die Maximallaufzeit des zu schließenden Vertrages inklusive aller
Verlängerungsoptionen.
6.7 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
Die Wertung der Angebote erfolgt gemäß § 43 Abs. 2 UVgO. Die Bewertung der Angebote richtete sich
ausschließlich nach dem Preis. Das Angebot mit dem niedrigsten Preis im Wettbewerb erhält den Zuschlag.
Bei sonst wirtschaftlich gleichwertigen Angeboten wird dem Unternehmen, das Ausbildungsplätze bereitstellt,
sich an der beruflichen Erstausbildung beteiligt und/oder Maßnahmen zur Frauenförderung durchführt,
bevorzugt der Zuschlag erteilt. Diese Kriterien werden im Bedarfsfall abgefragt.
6.8 Nicht berücksichtigte Bieter
Die nicht berücksichtigten Bieter werden über die erfolgte Zuschlagserteilung gemäß den Vorgaben nach § 46
Abs. 1 UVgO unterrichtet. Bei der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens werden alle
Bieter unter Angabe der Gründe informiert.
6.9 Zuschlag
Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem Bieter zustande.
6.10 Nachrückverfahren bei Vertragskündigung
Sollte es vor Ablauf des zu schließenden Vertrags zu einer Vertragskündigung durch den Auftraggeber
kommen, welche durch das Handeln des Auftragnehmers zu vertreten ist, behält sich der Auftraggeber das
Recht vor, weitere Bieter des Verfahren, in der Rangfolge des Zuschlags, um die Weiterführung des Vertrags zu den im Rahmen des Angebotes eingereichten Konditionen aufzufordern. In diesem Fall entspricht die
Restvertragslaufzeit der neuen Vertragslaufzeit.
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