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Information zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben
nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei der Vergabe
öffentlicher Aufträge.
Die nachstehend angegebene Vergabestelle verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogenen mitunter auch personenbezogene Daten. Mit die- sem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.
Vergabestelle Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg Abteilung 22 – Finanzen und Vermögen, Beschaffung Anschrift siehe Anschreiben über die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
Verantwortlich für die Datenerhebung Siehe Kontaktdaten im vorgenannten Anschreiben
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg Datenschutzbeauftragte Gartenstraße 105 76135 Karlsruhe E-Mail: datenschutz@drv-bw.de Tel: 0721 825-10390
Rechtsgrundlagen und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ist das Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören ins- besondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 4 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann ein Zuschlag nicht erteilt werden. Derartige Angebote wären unvollständig und damit auszuschließen.
Umfang der Verarbeitung Erhoben, verarbeitet und genutzt werden nur die Daten, die Sie im Rahmen des Vergabever- fahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere
− Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, Kontaktdaten der Ansprechper- son(en), z. B. Vorname, Nachname, Unternehmens- und E-Mail-Adresse, Telefon- nummer u. ä., − Daten zur Eignung und, sofern der besondere Auftragsgegenstand es bedingt, zur Wertung der Qualität eingesetzter Beschäftigter des Bieters und − Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
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Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind o- der Sie eingewilligt haben.
Verarbeitung der Daten Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.
Weitergabe personenbezogener Daten Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Vergabeverfahrens erhoben werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in eine Übermittlung eingewilligt haben.
Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
− Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV bzw. § 46 Abs. 1 UVgO stellen. − Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge mit einer Auftragssumme ab 30.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber über den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbs- register) einholen. − Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungs- vergaben ohne Teilnahmewettbewerb mit einem Auftragswert ab 25.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) wird über die Dauer von 3 Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung sowie auf www.bund.de in- formiert. Diese Information enthält u. a. auch den Namen des beauftragten Unterneh- mens. − Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer). − Gerichte im Falle von Klagen. − Landesarchiv Baden-Württemberg nach Landesarchivgesetz (LArchG).
Aufbewahrungsdauer Die Daten werden analog § 35 Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungs- wesen in der Sozialversicherung (SRVwV) über einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Auftragsausführung beendet wurde. Entsprechend dem Gesetz über die Pflege und Nutzung von Archivgut (LArchG) wer- den sie anschließend dem Landesarchiv Baden-Württemberg zur dauerhaften Übernahme angeboten. Nicht übernommene Daten werden gelöscht bzw. vernichtet.
Rechte der betroffenen Person(en) Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezoge- nen Daten.
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Recht auf Berichtigung Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichti- gung der Zwecke der Verarbeitung – eine Vervollständigung verlangt werden.
Recht auf Löschung Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benö- tigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten sind.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wich- tiges öffentliches Interesse besteht.
Recht auf Widerspruch Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von Art 6 Abs. 1 lit. e DSGVO verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechts- vorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegenstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrags weiterhin erforder- lich ist.
Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Vergabestelle (siehe oben) zu richten.
Recht auf Widerruf Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage der Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu wider- rufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbei- tung bleibt von dem Widerruf unberührt.
Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Vergabestelle (siehe oben) zu richten.
Recht auf Beschwerde Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Be- schwerde an den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wen- den, wenn sie der Auffassung ist, dass die datenverarbeitende Stelle ihren Pflichten nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekom- men ist.
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW) Lautenschlagerstr. 20 70173 Stuttgart Telefon: 0711 615541-0 Telefax: 0711 615541-15 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
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