LKWUG - Anforderungskatalog.xlsx

Bereitstellung und Implementierung einer Weblösung auf Basis des Contens-Content-Management-Systems

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 23.09.2026, 09:33 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.subreport.de

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Anforderungskatalog

Req-IDClusterSub-ClusterPrioritätAnforderungAkzeptanzkriterien
FIN-CRE-01FIN - Financial & Strategic FitCRE - Compliance & RegulatoryMust haveDas System muss BSI-Grundschutz oder ISO 27001 zertifiziert sein.- Der Anbieter weist eine gültige BSI-Grundschutz- oder ISO-27001-Zertifizierung nach. - Das Zertifikat ist regelmässig erneuert und aktuell gültig.
FIN-CRE-02FIN - Financial & Strategic FitCRE - Compliance & RegulatoryMust haveDas Hosting muss DSGVO-konform erfolgen; im Optimalfall in Deutschland.- Alle personenbezogenen Daten werden ausschliesslich auf Servern innerhalb der EU gespeichert, bevorzugt in Deutschland. - Der Anbieter schliesst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäss Art. 28 DSGVO ab. - Alle Subunternehmer mit Datenzugriff sind im AVV vollständig aufgeführt.
FIN-CRE-03FIN - Financial & Strategic FitCRE - Compliance & RegulatoryMust haveDas Intranet muss Datenschutzanforderungen vollständig erfüllen.- Intranet-Inhalte sind ausschliesslich für authentifizierte interne Mitarbeiter zugänglich. - Personenbezogene Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. - Eine Datenschutzerklärung sowie ein Verarbeitungsverzeichnis sind hinterlegt.
TEC-HDE-01TEC - Technical & Architectural FitHDE - Hosting & Deployment OptionsMust haveDas System muss als Cloud-Lösung betrieben werden.- Das CMS wird vollständig als Cloud-Service (SaaS oder Managed Cloud) betrieben. - Ein On-Premise-Betrieb ist nicht erforderlich. - Verfügbarkeit und Updates werden vom Anbieter sichergestellt.
TEC-SAU-01TEC - Technical & Architectural FitSAU - Security & AuthenticationMust haveDas Intranet muss geschützte Bereiche unterstützen, auf die nur bestimmte Mitarbeiter Zugang haben.- Administratoren können Inhaltsbereiche anlegen und den Zugriff auf definierte Rollen oder Nutzergruppen beschränken. - Nicht-berechtigte Nutzer sehen den Bereich nicht oder erhalten eine aussagekräftige Meldung. - Berechtigungen sind granular auf Bereichs- und Seitenebene steuerbar
TEC-SAU-02TEC - Technical & Architectural FitSAU - Security & AuthenticationMust haveRedakteure müssen systemweit Zugriff auf alle Inhaltsbereiche erhalten können.- Nutzer mit der Rolle Redakteur haben in allen Inhaltsbereichen Lese- und Schreibzugriff. - Die Rechtevergabe ist rollenbasiert und zentral administrierbar. - Eine Trennung zwischen Redakteur- und Administratorrolle ist möglich.
TEC-SAU-03TEC - Technical & Architectural FitSAU - Security & AuthenticationMust haveEs muss möglich sein, Externen sehr eingeschränkten Zugriff auf definierte, abgesperrte Bereiche zu gewähren.- Externe Nutzer können mit stark limitierten Rechten eingeladen werden. - Der Zugriff ist auf vorab definierte Bereiche beschränkt und zeitlich begrenzbar. - Externe Nutzer werden in einem separaten Nutzertyp geführt und sind klar erkennbar.
TEC-SAU-04TEC - Technical & Architectural FitSAU - Security & AuthenticationMust haveAssets müssen verschlüsselt abgelegt und online gespeichert werden können.- Alle hochgeladenen Assets werden sicher in der Cloud gespeichert. - Sensible Dateien können mit Zugriffsrechten versehen oder verschlüsselt abgelegt werden. - Die Verschlüsselung entspricht dem Stand der Technik.
ORG-CWO-01ORG - Organizational & Operational FitCWO - Content Workflows & GovernanceMust haveFür die öffentliche Website muss ein Freigabe-Workflow vorhanden sein; im Intranet ist dieser nicht verpflichtend.- Neu und geänderte Inhalte der öffentlichen Website durchlaufen einen konfigurierbaren Freigabeprozess. - Im Intranet können Inhalte ohne Pflicht-Workflow veröffentlicht werden. - Der Workflow-Status (Entwurf, In Prufung, Freigegeben) ist für Redakteure transparent einsehbar.
ORG-CWO-02ORG - Organizational & Operational FitCWO - Content Workflows & GovernanceMust haveDas System muss eine Registrierungsmöglichkeit sowie eine zentrale Nutzerverwaltung bieten.- Administratoren können Nutzer anlegen, bearbeiten, deaktivieren und löschen. - Neue Nutzer werden entweder manuell angelegt oder automatisch per Active-Directory-Sync provisioniert. - Rollen und Berechtigungen sind pro Nutzer oder Gruppe konfigurierbar.
ORG-CWO-03ORG - Organizational & Operational FitCWO - Content Workflows & GovernanceShould haveEs soll möglich sein, geschützte Projektbereiche einzurichten, in denen auch Dokumente abgelegt werden können.- Geschlossene Bereiche können für definierte Nutzergruppen (z.B. Projektteams) eingerichtet werden. - Dokumente können innerhalb dieser Bereiche hochgeladen, strukturiert und geteilt werden. - Nicht-Mitglieder sehen den Bereich nicht und erhalten keinen Zugriff.
ORG-CWO-04ORG - Organizational & Operational FitCWO - Content Workflows & GovernanceShould haveVerlinkte Seiten sollen nicht ohne Vorwarnung gelöscht werden können.- Beim Versuch, eine intern verlinkte Seite zu löschen, erscheint ein Warnhinweis mit Liste aller Verlinkungen. - Die Löschung ist erst nach expliziter Bestätigung oder dem Entfernen aller Verlinkungen möglich. - Redakteure werden über entstehende defekte Links informiert.
ORG-MUP-01ORG - Organizational & Operational FitMUP - Maintenance & UpdatesNice to haveEin Linkchecker soll defekte externe Verlinkungen erkennen und Redakteuren melden.- Das System prüft regelmässig alle externen Links auf Erreichbarkeit. - Defekte Links werden Redakteuren in einer zentralen übersicht gemeldet. - Fehlerhafte Links können direkt aus der übersicht heraus bearbeitet werden.
ORG-SDO-01ORG - Organizational & Operational FitSDO - Support & DocumentationShould haveEs soll eine nach Sachgebieten gegliederte Dokumentenbibliothek geben.- Dokumente können in thematischen Kategorien und Sachgebieten abgelegt werden. - Die Bibliothek ist für alle berechtigten Mitarbeiter durchsuchbar (inkl. Volltext in Dokumenten). - Berechtigungen auf Dokumentenebene sind konfigurierbar.
ORG-UX-01ORG - Organizational & Operational FitUX - User Experience & TrainingMust haveRedakteuren muss eine intuitive, übersichtliche Oberfläche zur Content-Bearbeitung zur Verfügung stehen.- Der Bearbeitungsmodus ist ohne umfangreiche Schulung nutzbar. - Eine Vorschaufunktion zeigt das Ergebnis vor der Veröffentlichung. - Inhaltsblöcke können per Drag-and-Drop angeordnet werden.
ORG-UX-02ORG - Organizational & Operational FitUX - User Experience & TrainingShould haveIm Intranet sollen Schulungsangebote veröffentlicht und Teilnahmen registriert werden können.- Schulungen können mit Beschreibung, Datum und Ort eingestellt werden. - Mitarbeiter können sich direkt im Intranet für Schulungen anmelden. - Administratoren sehen eine übersicht der Anmeldezahlen je Schulung.
ORG-UX-03ORG - Organizational & Operational FitUX - User Experience & TrainingShould haveVeranstaltungen sollen übersichtlich abgebildet werden, inklusive Kalender, Registrierung und Anmeldezusammenfassung.- Ein zentraler Veranstaltungskalender zeigt alle Termine mit Titel, Datum, Ort und Anmeldestatus. - Mitarbeiter können sich direkt im Kalender für Veranstaltungen anmelden. - Administratoren erhalten eine übersicht der Anmeldungen pro Veranstaltung.
ORG-UX-04ORG - Organizational & Operational FitUX - User Experience & TrainingShould haveFachbereiche sollen die Möglichkeit erhalten, sich im Intranet mit einer eigenen Seite vorzustellen.- Jeder Fachbereich kann eine eigene Bereichs-Landingpage gestalten und pflegen. - Die Seite enthält mindestens: Bereichsbeschreibung, Ansprechpartner und aktuelle Bereichsnews. - Redaktionsrechte für die Bereichsseite sind an Bereichsverantwortliche delegierbar.
INT-AIN-01INT - Integrational & Ecosystem FitAIN - API & Interface CapabilitiesMust haveDie Mitarbeiterdaten im Intranet müssen mit der bestehenden Mitarbeiterdatenbank (Active Directory) synchronisiert werden.- Stammdaten (Vorname, Nachname, Abteilung, Telefon, E-Mail) werden automatisch aus dem Active Directory bezogen. - änderungen im Active Directory werden zeitnah im Intranet-Profil reflektiert. - Manuelle Pflege der Basisdaten im Intranet-System ist nicht erforderlich.
INT-AIN-02INT - Integrational & Ecosystem FitAIN - API & Interface CapabilitiesShould haveVerwaltungsleistungen sollen aus externen Datenqüllen bezogen und für bestimmte Nutzergruppen bereitgestellt werden können.- Das System unterstützt den Datenbezug aus definierten externen Qüllen (z.B. per API oder Datenbankanbindung). - Daten werden nur für berechtigte Nutzergruppen angezeigt. - Die Anbindung ist konfigurierbar, ohne tiefe Systemeingriffe zu erfordern.
INT-TIN-01INT - Integrational & Ecosystem FitTIN - Third-Party IntegrationsShould haveEs soll ein Chatbot integriert werden, der die Suche unterstützt und Richtlinien sowie Dokumente durchsuchen kann.- Der Chatbot beantwortet Fragen auf Basis vorhandener Inhalte und Dokumente im Intranet. - Er ist über eine sichtbare Schaltfläche oder Suchleiste erreichbar. - Nicht beantwortbare Anfragen werden an einen definierten Ansprechpartner weitergeleitet.
INT-DIM-01INT - Integrational & Ecosystem FitDIM - Data Import / ExportShould haveDie E-Mail-Adressen für den Newsletterversand sollen im CMS zentral gespeichert und verwaltet werden können.- E-Mail-Adressen und Verteilerlisten sind direkt im CMS verwaltbar. - Listen können nach Nutzergruppen oder Abteilungen segmentiert werden. - Import und Export von Adresslisten (z.B. als CSV) ist möglich.
FUN-CMA-01FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialMust haveDas Intranet muss einen übersichtlichen News-Bereich bieten, in dem neue Meldungen einfach identifizierbar sind.- Aktuelle News werden prominent auf der Startseite oder im persönlichen Feed angezeigt. - Ungelesene oder neu Beiträge sind visuell hervorgehoben (z.B. Neu-Badge). - News können nach Datum, Kategorie und Bereich gefiltert werden.
FUN-CMA-02FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialMust haveDas System muss ein vollständiges Content-Management bieten; Bearbeitungsschritte sollen flüssig ablaufen, ohne vorab Assets ins Asset Management einpflegen zu müssen.- Redakteure können einen News-Beitrag anlegen und veröffentlichen, ohne vorab Assets hochladen zu müssen. - Medien können direkt beim Erstellen eines Beitrags hochgeladen werden. - Das Backend ist intuitiv bedienbar und auf aktüllem technischen Stand.
FUN-CMA-03FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialMust haveAlle internen Nutzer des Intranets sollen in einer automatisierten Mitarbeiterliste geführt werden, die nach Vorname, Nachname, Sachgebiet, Telefon, Tätigkeitsbereich und Zimmernummer durchsuchbar ist. Sonderrollen wie Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragter sollen mit Symbolen markiert sein.- Die Mitarbeiterliste wird automatisch aus dem Active Directory befüllt und aktuell gehalten. - Suche ist mindestens nach folgenden Feldern möglich: Vorname, Nachname, Sachgebiet, Telefon, Tätigkeitsbereich, Zimmernummer.
FUN-CMA-04FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialMust haveDas System muss Mitarbeiterprofile mit beruflichen Kontaktdaten und Foto abbilden.- Jedes Mitarbeiterprofil enthält mindestens: Foto, Vorname, Nachname, Abteilung, Telefon, E-Mail, Tätigkeitsbereich. - Profile sind für alle internen Nutzer einsehbar und durchsuchbar. - Mitarbeiter können ihr Profil (im definierten Rahmen) selbst pflegen.
FUN-CMA-05FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialShould haveDas Intranet soll einen Wissensbereich bieten, in dem Informationen strukturiert abgelegt und gefunden werden können.- Ein dedizierter Wiki- oder Wissensbereich ist im Intranet verfügbar. - Inhalte können nach Themenbereichen strukturiert und durchsucht werden. - Redakteure und/oder Mitarbeiter können Inhalte beitragen und bearbeiten.
FUN-CMA-06FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialShould haveDas System soll es ermöglichen, Textmodule zu kopieren und auf anderen Seiten einzufügen.- Inhaltsblöcke (Texte, Bilder, Module) können kopiert und auf anderen Seiten eingefügt werden. - Änderungen am Original wirken sich nicht automatisch auf Kopien aus. - Optional: Module können auch als wiederverwendbare, zentral gepflegte Bausteine angelegt werden.
FUN-CMA-07FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialShould haveDas System soll eine Darstellung von Inhalten in leichter Sprache unterstützen.- Redakteure können für Seiten eine alternative Version in leichter Sprache hinterlegen. - Die alternative Version ist über einen klar erkennbaren Schalter oder Link aufrufbar. - Beide Versionen werden in der Seitenstruktur als zusammengehörig verwaltet.
FUN-CMA-08FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialShould haveDas System soll ein Forum bieten, in dem Mitarbeiter sich zu Themen austauschen und auf Dokumente oder Veranstaltungen verweisen können.- Mitarbeiter können Diskussionsbeiträge erstellen und auf bestehende Beiträge antworten. - Verweise auf interne Dokumente und Veranstaltungen sind als direkte Links einbettbar. - Beiträge können von Moderatoren bearbeitet oder entfernt werden.
FUN-CMA-09FUN - Functional FitCMA - Content Management & EditorialShould haveBeiträge und News sollen von Mitarbeitern kommentiert werden können.- Unterhalb von Beiträgen und News ist eine Kommentarfunktion verfügbar. - Kommentare können von Administratoren moderiert oder deaktiviert werden. - Autoren werden bei neuen Kommentaren zu ihren Beiträgen benachrichtigt.
FUN-MAS-01FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementMust have criticalDas System muss ein vollständiges Asset Management bieten.- Medien (Bilder, PDFs, Videos, Dokumente) können hochgeladen, verwaltet und gesucht werden. - Bestehende Assets können ohne erneuten Upload anderen Inhalten zugewiesen werden. - Das Asset Management ist direkt in die Redaktionsoberfläche integriert.
FUN-MAS-02FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementMust haveBilder müssen intelligent katalogisiert werden können, z.B. per Volltextsuche über Metadaten.- Bilder können mit Tags, Beschreibungen und Metadaten versehen werden. - Eine Volltextsuche über Metadaten und Dateinamen liefert relevante Bildtreffer. - Optional: KI-gestützte Bilderkennung zur automatischen Vorschlagsgenerierung.
FUN-MAS-03FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementMust haveDas Asset Management muss eine Rechteverwaltung bieten.- Zugriffsrechte auf Assets können granular gesteuert werden (lesen, bearbeiten, löschen). - Berechtigungen sind rollen- oder gruppenbasiert vergebar. - Die Verwendungshistorie eines Assets ist nachvollziehbar.
FUN-MAS-04FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementMust haveDas Asset Management muss auch grosse Dateigrössen und hohe Datenmengen verarbeiten können.- Videos und grosse PDF-Dokumente können ohne Fehler hochgeladen werden. - Das System bleibt performant auch bei hohem Asset-Volumen. - Dateigrössenbeschränkungen sind konfigurierbar.
FUN-MAS-05FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementMust haveDas Asset Management muss unterschiedliche Dateiformate unterstützen (Video, PDF, Bild u.a.).- Das System unterstützt mindestens: JPG, PNG, GIF, SVG, WebP, PDF, MP4, DOCX, XLSX, PPTX. - Dateitypen werden korrekt angezeigt und sind in der Suche auffindbar. - Videos werden direkt im Browser abgespielt.
FUN-MAS-06FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementMust haveDas Asset Management soll beim Bilderzuschnitt unterstützen.- Redakteure können Bilder direkt im System zuschneiden und in verschiedenen Formaten speichern. - Der originale Bildbestand bleibt unverändert erhalten. - Zugeschnittene Varianten werden als separate Versionen gespeichert.
FUN-MAS-07FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementShould haveVor dem Löschen eines Bildes sollen alle Stellen angezeigt werden, an denen es verwendet wird.- Das System zeigt vor der Löschung eine vollständige Liste aller Seiten mit diesem Asset. - Die Löschung wird erst nach expliziter Bestätigung durchgeführt. - Alternativ kann das Asset durch ein Ersatz-Asset ausgetauscht werden, bevor es gelöscht wird.
FUN-MAS-08FUN - Functional FitMAS - Media & Asset ManagementNice to haveKI-Unterstützung soll bei der Erstellung von Asset-Metadaten (Titel, Alt-Text, Tags) helfen.- Beim Upload von Bildern schlägt das System automatisch Titel, Alt-Text und Tags vor. - Der Vorschlag kann vom Redakteur übernommen oder angepasst werden. - Die KI-Funktion ist optional nutzbar und kann deaktiviert werden.
FUN-FUS-02FUN - Functional FitFUS - Forms & User InteractionMust have criticalDas System muss einen Formularbaukasten anbieten, mit dem Formulare aus vordefinierten Feldbausteinen zusammengestellt werden können.- Redakteure können Formulare aus Bausteinen zusammenstellen (z.B. Textfeld, Dropdown, Checkbox, Datei-Upload, Datum). - Erstellte Formulare können auf beliebigen Seiten eingebunden werden. - Formularantworten werden strukturiert gespeichert und sind als CSV exportierbar.
FUN-FUS-03FUN - Functional FitFUS - Forms & User InteractionMust haveDas System muss die Möglichkeit bieten, Umfragen durchzuführen.- Umfragen mit verschiedenen Fragetypen können erstellt werden (Single-Choice, Multiple-Choice, Freitext). - Ergebnisse werden übersichtlich ausgewertet und dargestellt. - Die Teilnahme kann auf definierte Nutzergruppen beschränkt werden.
FUN-FUS-04FUN - Functional FitFUS - Forms & User InteractionShould haveIm System sollen Abstimmungen möglich sein (z.B. Wer kommt zur Veranstaltung?).- Nutzer können an einfachen Abstimmungen und Polls teilnehmen. - Das Ergebnis ist für Administratoren und optional für alle Teilnehmer sichtbar. - Abstimmungen können direkt an Veranstaltungen oder News-Beiträge gekoppelt werden.
FUN-SNA-01FUN - Functional FitSNA - Search & NavigationMust haveDas System muss eine zuverlässige, leistungsfähige Suche bieten.- Die Suche liefert relevante Treffer für Stichworte in Titeln, Fliesstexten und Dokumenteninhalten. - Ergebnisse sind nach Relevanz sortiert und filterbar (z.B. nach Bereich, Datum, Typ).
FUN-SNA-02FUN - Functional FitSNA - Search & NavigationMust haveDokumente (z.B. Dienstanweisungen) müssen gut strukturiert und einfach auffindbar sein.- Dokumente sind in einer klaren Kategorienstruktur abgelegt. - Die Volltextsuche erfasst auch den Inhalt hochgeladener Dokumente (PDF, DOCX). - Filter nach Sachgebiet, Dokumententyp und Datum sind verfügbar.
FUN-SMA-01FUN - Functional FitSMA - SEO & Marketing ToolsMust haveDie öffentliche Website muss barrierefrei sein und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.- Das System erfüllt die Anforderungen gemäss WCAG 2.1 Level AA. - Eine Barrierefreiheitserklärung ist vorhanden und abrufbar. - Automatisierte Barrierefreiheitsprüfungen werden ohne kritische Fehler bestanden.
FUN-SMA-02FUN - Functional FitSMA - SEO & Marketing ToolsMust haveDas System muss für den Newsletterversand geeignet sein und eine rudimentäre Auswertung bieten.- Newsletter können aus dem System heraus erstellt und an definierte Empfängerlisten versendet werden. - Basisauswertungen (mind. Versandanzahl) stehen zur Verfügung. - Empfängerlisten sind zentral im CMS verwaltbar.
FUN-ARE-01FUN - Functional FitARE - Analytics & ReportingMust haveDas System soll eine intuitive Analytics-Oberfläche für Redakteure bieten, die Auskunft über Nutzerfreundlichkeit und Aktualität der Inhalte gibt.- Redakteure sehen auf einem Dashboard: Seitenaufrufe, Suchanfragen und Aktualität der Inhalte. - Daten sind ohne externe Tools direkt im CMS einsehbar. - Das Dashboard ist ohne Fachkenntnisse in Webanalyse verständlich.
FUN-PMA-01FUN - Functional FitPMA - Personalization & MarketingNice to haveMitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, Kollegen oder News-Kategorien zu folgen, um schnell neue Informationen zu erhalten.- Nutzer können Kollegen und/oder Themenbereiche abonnieren. - Neue Inhalte aus abonnierten Quellen erscheinen im persönlichen Feed oder werden per Benachrichtigung gemeldet. - Abonnements können jederzeit selbstständig verwaltet und abbestellt werden.

Uebersicht

ClusterSub-ClusterAnzahlMust have criticalMust haveShould haveNice to have
FIN - Financial & Strategic FitCRE - Compliance & Regulatory30300
FUN - Functional FitARE - Analytics & Reporting10100
FUN - Functional FitCMA - Content Management & Editorial90450
FUN - Functional FitFUS - Forms & User Interaction41210
FUN - Functional FitMAS - Media & Asset Management81511
FUN - Functional FitPMA - Personalization & Marketing10001
FUN - Functional FitSMA - SEO & Marketing Tools20200
FUN - Functional FitSNA - Search & Navigation20200
INT - Integrational & Ecosystem FitAIN - API & Interface Capabilities20110
INT - Integrational & Ecosystem FitDIM - Data Import / Export10010
INT - Integrational & Ecosystem FitTIN - Third-Party Integrations10010
ORG - Organizational & Operational FitCWO - Content Workflows & Governance40220
ORG - Organizational & Operational FitMUP - Maintenance & Updates10001
ORG - Organizational & Operational FitSDO - Support & Documentation10010
ORG - Organizational & Operational FitUEX - User Experience & Training40130
TEC - Technical & Architectural FitHDE - Hosting & Deployment Options10100
TEC - Technical & Architectural FitSAU - Security & Authentication40400
GESAMT49228163
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