Angebotsformblaetter_CONTENS_final.docx

Angebotsformblätter

Vergabeverfahren CONTENS-Dienstleistungen

Hinweis zur Bearbeitung: Dieses Dokument enthält die textlichen Formblätter (Punkte 2, 3, 4, 7 und 9). Die tabellarischen Angaben zu den Punkten 1, 5, 6, 7, 8 und 9 sind in der zugehörigen Excel-Arbeitsmappe „Tabellarisches_Angebot_CONTENS_final.xlsx“ auszufüllen.

Inhaltsverzeichnis

2. Projektverständnis 3

2.1 Verständnis der Projektziele 3

2.2 Einschätzung der Ausgangssituation 3

2.3 Empfohlene Vorgehensweise 4

3. Umsetzungskonzept 5

3.1 Projektmethodik 5

3.2 Projektphasen und Meilensteine 5

3.3 Vorgehen bei der Konzeption 5

3.4 UX- und Designprozess 6

3.5 Implementierung 6

3.6 Migration 7

3.7 Test- und Qualitätssicherung 7

3.8 Go-Live 8

3.9 Betrieb 8

3.10 Support 8

3.11 Weiterentwicklung 9

3.12 Exit-Strategie 9

4. Projektorganisation 10

4.1 Projektorganisation und Projektleitung 10

4.2 Rollenmodell und Projektteam 10

4.3 Personaleinsatzkonzept 11

4.4 Kommunikations- und Eskalationswege 11

4.5 Kompetenzprofil Schlüsselperson 12

7. Support- und Betriebskonzept 13

7.1 Servicezeiten und Erreichbarkeit 13

7.2 Reaktionszeiten und Störungsmanagement 13

7.3 Wartungsleistungen 14

7.4 Ansprechpartner und Eskalationsprozesse 14

7.5 Hostingkonzept 14

7.6 Backup- und Sicherheitskonzept 15

9. Erklärungen und Nachweise 16

9.1 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit und zur deutschsprachigen Leistungserbringung 16

9.2 Erklärung zu Versicherungsschutz 16

9.3 Erklärung zu Datenschutz und Informationssicherheit 17

9.4 Erklärung zur CONTENS-Partnerschaft 17

9.5 Erklärung zu Sanktionen 17

2. Projektverständnis

Der Anbieter beschreibt sein Verständnis der Aufgabenstellung sowie seine Einschätzung der wesentlichen Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des Projektes. Empfohlener Umfang: max. 6 Seiten.

2.1 Verständnis der Projektziele

Welche Ziele verfolgt der Auftraggeber aus Sicht des Bieters? Wie werden diese priorisiert?

2.2 Einschätzung der Ausgangssituation

Bewertung der bestehenden Plattform, Inhalte, Prozesse und technischen Rahmenbedingungen.

2.3 Empfohlene Vorgehensweise

Grundlegender Lösungsansatz und Begründung der gewählten Vorgehensweise.

3. Umsetzungskonzept

Fachliches und technisches Vorgehen bei der Umsetzung des Projektes. Empfohlener Umfang: max. 15 Seiten.

3.1 Projektmethodik

Gewählte Methodik (agil, klassisch, hybrid) mit Begründung; eingesetzte Werkzeuge.

3.2 Projektphasen und Meilensteine

Übersicht der Phasen. Die terminliche Detailplanung erfolgt im Excel-Register „07 Termine_Ressourcen“.

3.3 Vorgehen bei der Konzeption

Fach- und Feinkonzeption, Anforderungsaufnahme, Abstimmungs- und Freigabeprozesse.

3.4 UX- und Designprozess

Vorgehen bei Informationsarchitektur, Wireframes, Screendesign, Designsystem; Berücksichtigung der Barrierefreiheit gemäß BITV 2.2 sowie WCAG 2.1 Konformitätsstufe AA; Unterstützung redaktioneller Prozesse für Inhalte in Leichter Sprache.

3.5 Implementierung

Technisches Vorgehen in CONTENS, Templating, Entwicklungsumgebungen, Versionsverwaltung, Deployment.

3.6 Migration

Migrationsstrategie und Redirect-Konzept. Darzustellen ist insbesondere, welche Inhalte automatisiert übernommen werden können, welche Vorarbeiten erforderlich sind, welche Informationen oder Metadaten ergänzt werden müssen, welche Qualitäts- und Testmaßnahmen vorgesehen sind sowie welcher Aufwand und welche Verantwortlichkeiten für die Migration erwartet werden. Planungsgrundlage: rd. 2.000 Inhaltsseiten, 1.700 Bilder und 2.400 Dokumente.

3.7 Test- und Qualitätssicherung

Teststufen, Testarten, Testautomatisierung, Abnahmeverfahren, Fehlerklassifizierung.

3.8 Go-Live

Vorgehen bei der Inbetriebnahme, Cut-over-Planung, Rollback-Szenario, Hypercare-Phase.

3.9 Betrieb

Betriebsmodell und Verantwortungsteilung. Die SLA-Kennwerte sind im Excel-Register „07 SLA“ anzugeben.

3.10 Support

Supportprozess, Ticketsystem, Kategorisierung, Zusammenspiel mit dem Auftraggeber.

3.11 Weiterentwicklung

Vorgehen bei Änderungsanforderungen, Release- und Roadmap-Management, Umgang mit CONTENS-Versionswechseln.

3.12 Exit-Strategie

Vorgehen bei Vertragsende, Datenmigration, Datenexport, Weiterbetrieb über Vertragsende hinaus.

4. Projektorganisation

Darstellung der Projektorganisation einschließlich Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswegen.

4.1 Projektorganisation und Projektleitung

Beschreibung der Aufbauorganisation; ein Organigramm ist als Grafik einzufügen oder als Anlage beizufügen.

4.2 Rollenmodell und Projektteam

Bitte je Rolle eine Zeile. Zeilen nach Bedarf ergänzen.

4.3 Personaleinsatzkonzept

Regelungen bei Ausfall, Urlaub oder Personalwechsel; Übergabeprozess.

4.4 Kommunikations- und Eskalationswege

Regelkommunikation (Jour fixe, Reporting) sowie Eskalationsstufen mit Fristen und Ansprechpartnern.

4.5 Kompetenzprofil Schlüsselperson

Für jede Schlüsselperson ist dieses Profil vollständig auszufüllen. Die Seite ist je Person zu kopieren; alternativ können gleichwertige Lebensläufe beigefügt werden.

Relevante Projekterfahrung

Besondere Qualifikationen

7. Support- und Betriebskonzept

Konzeptionelle Darstellung. Die verbindlichen Kennwerte (Servicezeiten, Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten, Eskalationsstufen, Backup-Parameter) sind im Excel-Register „07 SLA“ einzutragen.

7.1 Servicezeiten und Erreichbarkeit

Beschreibung des Servicemodells, der Kanäle und des Ticketsystems. Darzustellen ist insbesondere, wie deutschsprachige Ansprechpartner während der vereinbarten Servicezeiten (Mo–Fr, 8:00–17:00 Uhr) erreichbar sind – auch bei Einbindung von Supporteinheiten in anderen Zeitzonen – sowie die Rufbereitschaft an Wahlsonntagen (17:00–24:00 Uhr).

7.2 Reaktionszeiten und Störungsmanagement

Prozess von der Meldung bis zur Lösung entlang der Prioritätsklassen 0 (Notfall) bis 3 (gering) gemäß Ausschreibung, einschließlich Vorgehen im vom Auftraggeber ausgerufenen Notfallbetrieb und an Wahltagen; Reporting. Die Kennwerte sind im Excel-Register „07 SLA“ zu bestätigen.

7.3 Wartungsleistungen

Umfang der Wartung, Patch- und Update-Management, Wartungsfenster, Umgang mit Sicherheitslücken.

7.4 Ansprechpartner und Eskalationsprozesse

Benannte Ansprechpartner im Betrieb sowie Eskalationsprozess.

7.5 Hostingkonzept

Betriebsmodell (gemeinsamer oder getrennter Betrieb von Website und Intranet, mit Begründung), Cloud-Bereitstellung der Website, Rechenzentrumsstandort(e) und Zertifizierung, Architektur, automatische Skalierung bei nicht planbaren Lastspitzen (Katastrophenfall, Alarmkalender), Verfügbarkeitsarchitektur, Monitoring.

7.6 Backup- und Sicherheitskonzept

Backup-Strategie, Wiederherstellungsverfahren und -tests, Verschlüsselung, Zugriffs- und Berechtigungskonzept, Penetrationstests, Vorgehen bei Sicherheitsvorfällen, Einhaltung der DSGVO.

9. Erklärungen und Nachweise

Die nachstehenden Eigenerklärungen sind vollständig auszufüllen. Die Übersicht der beizufügenden Anlagen ist im Excel-Register „09 Nachweise“ aufgeführt.

9.1 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit und zur deutschsprachigen Leistungserbringung

Der Bieter erklärt weiterhin, dass die Projekt-, Vertrags-, Dokumentations- und Supportsprache Deutsch ist und sämtliche für das Projekt eingesetzten Ansprechpartner die deutsche Sprache in Wort und Schrift sicher beherrschen. Projektkommunikation, Beratung, Dokumentation, Schulung und Support erfolgen vollständig in deutscher Sprache; dies gilt auch für Leistungen, die durch verbundene Unternehmen, externe Serviceeinheiten oder Subunternehmer erbracht werden.

9.2 Erklärung zu Versicherungsschutz

Der Bieter erklärt, über eine Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung mit den nachstehenden Deckungssummen zu verfügen, alternativ über die Zusicherung eines Versicherers, eine solche im Auftragsfall abzuschließen.

9.3 Erklärung zu Datenschutz und Informationssicherheit

Der Bieter erklärt, die Anforderungen der DSGVO und des BDSG einzuhalten, im Auftragsfall einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen, die Beschäftigten auf die Vertraulichkeit zu verpflichten und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO umzusetzen. Verarbeitungs- und Speicherorte werden im Register „07 SLA“ angegeben.

9.4 Erklärung zur CONTENS-Partnerschaft

Der Bieter erklärt, in folgendem Verhältnis zum Hersteller CONTENS zu stehen:

9.5 Erklärung zu Sanktionen

Der Bieter erklärt, dass kein Ausschlussgrund nach Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 vorliegt.