Tabelle1
| Die Angaben des Bieters sind durch Ankreuzen der zutreffenden Antwort auszuweisen (Eintrag ”X” in der entsprechenden gelben Tabellen-Spalte). | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 |
|---|---|---|---|
| Nr. | Beschreibung | Erfüllt | Nicht erfüllt |
| L-A | LEISTUNGSANFORDERUNGEN: A-KRITERIEN | ||
| 1 | SYSTEMTECHNISCHE ANFORDERUNGEN | ||
| 1.1 | Browser- & Systemkompatibilität | ||
| 1.1.1 | Das System muss als cloudbasierte E-Learning-Plattform über einen Webbrowser zugänglich sein, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. | ||
| 1.1.2 | Das System ist in allen gängigen Browsern, insbesondere Microsoft Edge Chromium und Google Chrome (jeweils aktuelle Version) lauffähig. | ||
| 1.1.3 | Das System ist unter der aktuellen Version des Virenscanners Trend Micro Apex One lauffähig. | ||
| 1.1.4 | Die Plattform unterstützt eine gleichzeitige Nutzung durch mind. 300 aktive Nutzer, ohne dass die Performance beeinträchtigt wird. | ||
| 1.1.5 | Das System ist responsiv und passt sich selbstständig der verfügbaren Umgebung an (Desktop, Tablet, Handy). | ||
| 1.1.6 | Die Lernplattform muss im Corporate Design (Logo und farbliche Gestaltung) der Stadt Regensburg angepasst werden. | ||
| 1.1.7 | Das angebotene System muss eine etablierte Standardlösung des Herstellers sein. | ||
| 1.2 | Integration in bestehende IT-Infrastruktur | ||
| 1.2.1 | Das LMS muss eine einfache Verlinkung relevanter Intranet-Seiten unterstützen, um den Zugang zu Online-Schulungen für alle Mitarbeitenden zu erleichtern (z.B. durch „Mehr Infos auf der Lernplattform“-Links). | ||
| 1.2.2 | Das System verfügt über eine REST-API für Lese- und Schreib-Operationen (z. B. Abfrage des Lernfortschritts eines Users in einem Kurs/Kurs-Modul; Automatische Zuweisung eines Kurses zu einem User, Abfrage Metadaten zu Usern etc.) und für die Anbindung von Dritt-Programmen (z. B. automatischer Start eines Workflows in einer Middleware mit angehängten Kurs-Zertifikaten). | ||
| 1.3 | Dokumentation und Reporting | ||
| 1.3.1 | Es muss eine aktuelle Dokumentation des Systems in digitaler Form bereitgestellt werden (für AnwenderInnen und AdministratorInnen). Die Dokumentation kann z.B. in Form von Benutzerhandbüchern im PDF-Format geliefert werden oder als kontextsensitive Online-Hilfe in die Anwendung integriert sein. Der Auftragnehmer stellt während der Vertragslaufzeit bei relevanten Programmänderungen eine aktualisierte deutschsprachige Dokumentation unentgeltlich bereit. | ||
| 1.3.2 | Release-Notes / Changelog: Der Auftragnehmer stellt der Stadt Regensburg bei jedem Programm-Update Release-Notes zur Verfügung, die kurz beschreiben, welche Änderungen an der Software gemacht wurden. | ||
| 1.3.3 | Für das angebotene System müssen eine kontinuierliche Produktpflege und Weiterentwicklung durch den Hersteller sowie ein regelmäßiges Release-Management gewährleistet sein. | ||
| 1.3.4 | Das System bietet eine komfortable Möglichkeit, die Lizenzauslastung allgemein sowie benutzerbezogen auszuwerten. Relevante Parameter können z.B. sein: - Inaktivität (Nicht-Benutzung der Lizenz für einen längeren Zeitraum, z.B. 8 Wochen) - Häufigkeit der Nutzung (z.B. 1x /2-3x /4-5x pro Woche) - Dauer der Nutzung (z.B. aufsummiert pro Monat) Alternativ übersendet der Auftragnehmer dem Auftraggeber mind. 1x je Quartal die Nutzungsstatistik, sofern ein direkter Zugriff vom System auf diese Daten nicht möglich ist. Der Bieter beschreibt die Auswertungsmöglichkeiten auf einem Beiblatt. | ||
| 1.4 | IT-Sicherheit | ||
| 1.4.1 | Sofern das System Microsoft Office-Dokumente mit VBA-Makros einsetzt, sind die entsprechenden Makros vom Auftragnehmer mittels eines durch den Auftraggeber bereitgestellten Zertifikates digital zu signieren. | ||
| 1.4.2 | Sofern das System webbasierte Zugriffe zulässt, ist das HTTPS-Protokoll nach Stand der Technik einzusetzen (derzeit TLS1.2 oder TLS1.3). Die eingesetzten Cipher Suites sind detailliert für die jeweiligen Kommunikationsverbindungen aufzulisten. | ||
| 1.4.3 | Directory Listing deaktivieren: Es muss sichergestellt sein, dass schützenswerte Inhalte der Webanwendung nicht ausgelesen werden können. Daher muss technisch Directory Traversal unterbunden werden für die nicht-autorisierten User (Deaktivierung von Directory Listing im Webserver). | ||
| 1.4.4 | Sofern Benutzerpasswörter auf Servern oder in Datenbanken gespeichert werden, sind geeignete kryptographische Verfahren (z.B. Hash mit Salt) einzusetzen. Eine Speicherung von Benutzerpasswörtern im Klartext ist nicht zulässig. | ||
| 1.4.5 | Die datenschutzrechtlichen Vorgaben gemäß DSGVO werden eingehalten. Ein personenscharfes Tracking des Lernfortschritts muss bei Bedarf technisch möglich sein. | ||
| 1.4.6 | Die Übertragung von Daten zwischen den beteiligten Systemkomponenten (z. B. Middleware, Services von externen Cloud-Partnern etc.) muss verschlüsselt erfolgen mittels geeigner kryptografischer Verfahren (data-in-transit). | ||
| 1.4.7 | Sofern Zugangsdaten (Benutzernamen inkl. Passwörter) auf Servern oder in Datenbanken gespeichert werden müssen, sind geeignete kryptographische Verfahren einzusetzen. Eine Speicherung von Passwörtern im Klartext ist nicht zulässig. Die verwendeten kryptographischen Verfahren sind im Detail aufzulisten (verwendete Hashfunktion & verwendeter Salt bzw. dessen Generierung). | ||
| 1.4.8 | Benachrichtigung bei Datenpanne: Der Auftragnehmer benachrichtigt den Auftraggeber im Falle einer meldepflichtigen Datenpanne gem. Art. 33 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO unmittelbar per E-Mail oder Telefon. | ||
| 1.4.9 | Benachrichtigung bei ausgenutzter Sicherheitslücke: Der Auftragnehmer benachrichtigt den Auftraggeber im Falle des Bekanntwerdens oder Feststellens einer ausgenutzten Sicherheitslücke unmittelbar per E-Mail oder Telefon. | ||
| 1.4.10 | Nachweise über regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen des cloud-basierten SaaS-Stacks (z. B. Penetrationstetst gemäß OWASP Top 10 Sicherheitsrisiken) des LMS durch externe Spezialisten werden dem Auftraggeber auf Nachfrage zur Verfügung gestellt. | ||
| 1.4.11 | Der Bieter gewährleistet einen sicheren und datenschutzkonformen Betrieb des Lernmanagementsystems an einem Standort in der EU bzw. einen Standort in einem Land mit Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gem. Art. 45 DSGVO. | ||
| 1.4.12 | Der Anbieter versichert, dass er intern die notwendigen Maßnahmen hinsichtlich AI Literacy (KI-Kompetenz) getroffen wurden | ||
| 1.4.13 | Die Stadt Regensburg behält sich vor, das LMS vor Abnahme verschiedenen Tests auf die IT-Sicherheit zu unterziehen. Bei Feststellung von Mängeln müssen diese vom Auftragnehmer behoben werden. | ||
| 1.5 | Authentifizierung | ||
| 1.5.1 | Die Cloud-Anwendung unterstützt OpenID Connect (OIDC) oder OAuth, sodass eine Authentifizierung von Usern via förderierte Identitätsmanagementservices (z. B. Microsoft Entra ID) realisierbar ist. Eine Zuweisung der User zu Security-Groups bzw. Rollen muss möglich sein für die Autorisierung von Cloud-Zugriffen. Sofern OpenID bei Projektumsetzung noch nicht möglich ist, kann zunächst eine Übergangslösung mit folgenden Mindestanforderungen realisiert werden: - Passwortlänge mind. 16 Zeichen - Passwortkomplexität (Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) - Erzwingen eines Passwortwechsels nach 365 Tagen Sofern bei Projektbeginn noch keine Authentifizierung mittels OpenID Connect (OIDC) umgesetzt werden kann, ist eine Übergangslösung gemäß den genannten Mindestanforderungen bereitzustellen. Die spätere Umstellung auf OpenID Connect (OIDC) ist durch den Auftragnehmer unentgeltlich vorzunehmen. | ||
| 1.5.2 | Zentrale Aktivierung einer verpflichtenden 2FA im LMS-Portal (z. B. via E-Mail-Token oder Authenticator-App) sofern die technische Anbindung/Integration der städtische IDP-Webseite nicht möglich sein sollte. | ||
| 1.6 | Protokollierung | ||
| 1.6.1 | Das System ist fähig, Änderungen an den Daten hinsichtlich der Änderungsparameter Erzeugen, Ändern, Löschen benutzerbezogen zu protokollieren (Änderungsprotokollierung). | ||
| 1.6.2 | Das System ist fähig, Änderungen an Benutzerrechten zu protokollieren. [Hinweis: Diese Daten müssen nicht zwingend durch die Stadt Regensburg abrufbar sein. Für die Erfüllung der Anforderung ist es ausreichend, dass eine entsprechende Protokollierung stattfindet und im Bedarfsfall Informationen geliefert werden könnten] | ||
| 2 | FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN | ||
| 2.1 | Kurs- und Lerninhalte | ||
| 2.1.1 | Das LMS-System muss die Erstellung, Verwaltung und Durchführung von Kursen in verschiedenen Formaten ermöglichen. Unterstützt werden müssen: - Präsenzveranstaltungen: Kurse, die vor Ort stattfinden, inklusive Verwaltung von Veranstaltungsnummer und Titel, zuständiger Sachbearbeiter, Veranstaltungsorten,Veranstaltungszeiten und Dauer, Referenten und Institut, max. TN, ggf. Kosten, Terminen und Teilnehmerlisten - Online-Kurse (synchron und asynchron): - Synchron: Hinterlegung von Videokonferenz-Links für Live-Schulungen, inklusive Verwaltung von Veranstaltungsnummer und Titel, zuständiger Sachbearbeiter, Veranstaltungsorten,Veranstaltungszeiten und Dauer, Referenten und Institut, max. TN, ggf. Kosten, Terminen und Teilnehmerlisten - Asynchron: Selbstlernkurse mit multimedialen Inhalten (z. B. Einfügen von Videos, Texte, interaktive Aufgaben, PDF, Bilder, Audios, Verlinkungen), die zeitunabhängig absolviert werden können. - Externe Kurse: Möglichkeit zur Einbindung oder Verlinkung externer Weiterbildungsangebote (z. B. über Schnittstellen zu Drittanbietern oder durch Verlinkung auf externe Plattformen). | ||
| 2.1.2 | Inhalte können multimedial eingefügt werden (z.B. Text, PDF, Bilder (PNG, JPEG/JFIF, etc.), Video (z.B. MP4,WMV, etc), Audio (z.B. MP3,WAV, etc.)) | ||
| 2.1.3 | Die Lernplattform muss die Erstellung von Quiz ermöglichen. | ||
| 2.1.4 | Interaktive Elemente wie Drag & Drop, Multiple Choice, Lückentexte etc. werden bei E-Learnings unterstützt. | ||
| 2.1.5 | Ermöglichung der Erstellung eigener Inhalte sowie Upload und Nutzung externer Materialien (z.B. SCORM). | ||
| 2.1.6 | Das System muss die Erstellung eigener Lerninhalte sowie den Import, die Verwaltung und die Nutzung externer E-Learning-Inhalte unterstützen. Dabei sind gängige und aktuelle Standards zu berücksichtigen, insbesondere SCORM (z. B. 1.2 und 2004), xAPI (Tin Can API), cmi5 sowie LTI zur Integration externer Lernwerkzeuge. | ||
| 2.1.7 | Volltextsuche im gesamten LMS, einschließlich Kursinhalten ist möglich. | ||
| 2.1.8 | Dynamische Lernpfade bzw. zeitlich gestaffelte Zuweisung von Kursen basierend auf vorherigen Kursabschlüssen mittels selbst-definierter Policies im System sind möglich (z.B. 4 Wochen nach vollständigen Abschluss von Kurs-Modul A wird automatisch Kurs-Modul B zugeteilt und der jeweilige User per E-Mail informiert). | ||
| 2.1.9 | Das LMS bietet dem Nutzer eine Dashboard-Ansicht, auf der offene, noch zu erledigende sowie abgeschlossene Kurse übersichtlich dargestellt werden. Zusätzlich wird der individuelle Lernfortschritt der jeweiligen Kurse grafisch visualisiert. Lernpfade werden mit Statusangaben versehen, sodass der Nutzer jederzeit nachvollziehen kann, wie weit er bei den einzelnen Lektionen vorangeschritten ist. | ||
| 2.1.10 | Das System muss die Einrichtung von Wiederholungsintervallen für bestimmte Kurse unterstützen (z. B. jährliche Pflichtschulungen). | ||
| 2.1.11 | Das System bietet eine zeitliche Begrenzung von Kursen (z. B. ein Kurs muss innerhalb einer bestimmten Zeit bearbeitet werden; falls dies nicht geschieht, sollte Kurs automatisch geschlossen werden können) | ||
| 2.1.12 | Das System muss die Hinterlegung von Kontaktdaten der Kursansprechpartnerinnen und -partner innerhalb eines Kurses ermöglichen. | ||
| 2.2 | KI-Autorentool im LMS | ||
| 2.2.1 | Das System stellt ein integriertes KI-gestütztes Autorentool zur Erstellung von E-Learning-Inhalten bereit. | ||
| 2.2.2 | Das Autorentool unterstützt die User bei der Strukturierung von Lerninhalten (z. B. Gliederung, Module, Lernpfade). | ||
| 2.2.3 | Das Autorentool unterstützt die User bei der Definition der Zielgruppe und berücksichtigt diese bei der Generierung von Inhalten. | ||
| 2.2.4 | Das Autorentool unterstützt die didaktische Konzeption von Lerninhalten (z. B. Lernziele, Methoden, Interaktivität). | ||
| 2.2.5 | Das Autorentool führt die User durch einen geführten Erstellungsprozess, indem es kontextspezifische Fragen (z. B. zu Zielgruppe, Inhalten und Lernzielen) stellt. | ||
| 2.2.6 | Auf Basis der Nutzereingaben generiert das Autorentool Vorschläge für Struktur, Umfang und Inhalte eines Kurses. | ||
| 2.2.7 | Das System ermöglicht sowohl die vollständig eigenständige Erstellung von E-Learnings als auch die Erstellung mit Unterstützung des KI-Autorentools. | ||
| 2.2.8 | Eingegebene Daten, eingelesene Dokumente und Systemprompts werden nicht zur Weiterentwicklung und auch nicht für Trainingszwecke des KI-Systems verwendet. | ||
| 2.2.9 | Die Datenschutzkonformität des Trainigs des KI-Autorentools ist sichergestellt. | ||
| 2.2.10 | Für die Prompts (z. B. hochgeladene Dokumente, Eingaben, Abfragen) muss ein automatisiertes Löschkonzept vorhanden sein, das vom Auftraggeber konfigurierbar ist und welches dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden muss. | ||
| 2.2.11 | Die generierten Ausgaben müssen urheberrechtsfrei verwendet werden dürfen. | ||
| 2.3 | Teilnahme & Abschlusstests | ||
| 2.3.1 | Trainer können die Anwesenheit der Teilnehmer mithilfe einer Checkliste erfassen. | ||
| 2.3.2 | Mitarbeiter können nach der Schulung ihre Teilnahme im System oder via E-Mail bestätigen. | ||
| 2.3.3 | Das System ermöglicht die automatische und manuelle Erfassung von Teilnahme und Abschluss von Usern. | ||
| 2.3.4 | Das System ermöglicht die Konfiguration von Tests mit unbegrenzter Anzahl an Wiederholungsversuchen, bis diese bestanden sind. | ||
| 2.3.5 | Automatisches Speichern von Lernfortschritten muss möglich sein. | ||
| 2.3.6 | Der Abschlusstest kann aus einem selbst erstellen Pool von Fragen generiert werden. (z.B. 30 Fragen für den Abschlusstest wurden erstellt, allerdings werden den Usern jedes mal 15 zufällige Fragen aus diesem Pool angezeigt) | ||
| 2.3.7 | Abschlusstestfragen können in Form von z.B, Multiple-Choice, Lückentexte und Drag-and-Drop ergänzt werden. | ||
| 2.3.8 | Das System verfügt über eine automatische Zertifikatzustellung via E-Mail nach Abschluss eines Kurses. | ||
| 2.3.9 | Das System sendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei Kursbeginn, Kursende, Feedbackanfragen und offenen Aufgaben. | ||
| 2.3.10 | Das System bietet konfigurierbare Erinnerungsfunktionen bei Fristabläufen. Dazu muss das System automatisiert eine Erinnerung per E-Mail verschicken können. | ||
| 2.3.11 | Das System bietet Exportfunktionen (PDF, Excel) für Audit-Zwecke (z B. Nachweis Teilnahme, Kursverläufe) anhand von vordefinierten Filter-Kriterien (z. B. Kursname, Status Lernfortschritt). | ||
| 2.3.12 | Die Lernplattform muss über eine individuelle Zertifikatserstellung verfügen (die Zertifikate je Kurs können unterschiedlich gestaltet werden). | ||
| 3 | ADMINISTRATION & BENUTZERVERWALTUNG | ||
| 3.1 | Benutzerverwaltung & Berechtigungssystem | ||
| 3.1.1 | Das System bietet AnwenderInnen die Möglichkeit, zeitgleich im System zu arbeiten (Multi-User-Betrieb). | ||
| 3.1.2 | Das System muss die Abbildung eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts unterstützen. Die Stadt Regensburg benötigt voraussichtlich folgende Rollen im Lernmanagement-System. Der Bieter bestätigt, dass diese Rollen abgebildet und konfiguriert werden können. - Administrator: Verwaltung des Systems, Benutzer- und Rechteverwaltung, Systemeinstellungen - Kursmanager: Planung, Organisation, Verwaltung und Evaluation von Kursen und Veranstaltungen - Trainer: Durchführung von Kursen, Betreuung von Lernenden, Bewertung von Leistungen - Lernende: Teilnahme an Kursen und Lernangeboten, Bearbeitung von Inhalten und Tests | ||
| 3.1.3 | Das System bietet den städtischen AdministratorInnen die Möglichkeit, Benutzer anzulegen, zu ändern, zu deaktivieren und Rollen/Rechte zu verwalten (Benutzerverwaltung). | ||
| 3.1.4 | Das System bietet den städtischen AdministratorInnen die Möglichkeit, eine Übersicht aller Zuordnungen von BenutzerInnen und Berechtigungen/Rollen je BenutzerIn und je Rolle auszugeben, sodass eine gesamthafte Auswertung z.B. im Rahmen einer Benutzerinventur möglich ist. Der Report soll als Excel-Datei oder in einem anderen gängigen maschinenlesbaren Format exportiert werden können. | ||
| 3.1.5 | Definition und Speicherung von zusätzlichen Daten-Feldern bei Benutzern (z. B. Info-Feld "längere Abwesenheit bis xy aufgrund von yz") | ||
| 3.1.6 | Benutzer lassen sich in Gruppen zuordnen. Gruppen können erstellt und Kurse zugewiesen werden (z. B. Führungskräfte, Auszubildende). | ||
| 3.1.7 | Kursangebote müssen exklusiv für bestimmte Personengruppen (z.B. Führungskräfte, Auszubildende) angeboten werden können. Nicht relevante Kurse können für andere Personengruppen ausgeblendet werden. | ||
| 3.1.8 | Das Sytem ermöglicht die Einrichtung und Konfiguration mehrerer Mandanten, so dass verschiedenen Organisationseinheiten des Auftraggebers mit dem gleichen System arbeiten können, jedoch eine Trennung von personenbezogenen Daten sowie individuelle Customizing-Funktionalitäten implementiert werden können. | ||
| 3.2 | Kursmanagement & Pflege | ||
| 3.2.1 | Administratoren können Kurse anlegen, hochladen, verwalten, strukturieren, entfernen , exportieren und wieder importieren | ||
| 3.2.2 | Das System ermöglicht die Versionierung und Aktualisierung von Lerninhalten. Änderungen an Inhalten werden versioniert gespeichert, sodass frühere Versionen nachvollziehbar sind und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. | ||
| 3.2.3 | Das System muss den Zugriff auf die Bildungshistorie einzelner Mitarbeiter ermöglichen. Administrator, Kursmanager und Trainer müssen die Bildungshistorie ihrer zugeordneten Mitarbeitenden einsehen können. | ||
| 3.2.4 | Das System muss anpassbare Bereitstellungszeiträume für Kurse ermöglichen, um Inhalte zeitlich begrenzt zur Verfügung zu stellen. | ||
| 3.2.5 | Die Startseite der LMS-Plattform muss hinsichtlich der dargestellten Struktur konfigurierbar sein, einschließlich der angezeigten Metadaten (z. B. Kurs-Kurzbeschreibung, Kurs-Vorschaubild, Kursverantwortlicher) für die jeweils sichtbaren Kurse eines Nutzers. Zudem müssen Kurse über eine Suchfunktion einfach und schnell auffindbar sein. |