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Hinweise zur elektronischen Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach §126b BGB
Allgemeine Hinweise:
Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich auf elektronischem Wege in Textform nach §126b BGB abgegeben werden. Dazu muss der Bieter im Angebotsschreiben erkennbar sein. Das bedeutet für Sie:
- Falls es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Einzelfirma handelt, ist die Person des Erklärenden (Vor- und Zuname) in lesbarer Form (händisch oder durch Ausfüllen der Felder am PC) anzugeben.
- Falls es sich bei Ihrem Unternehmen um eine juristische Person (d.h. GmbH o.ä.) handelt, ist die Firmenbezeichnung in lesbarer Form (händisch, durch Ausfüllen der Felder am PC oder Firmenstempel) anzugeben. Die Eintragungen können entweder auf der linken Kopfseite des Angebotsschreibens unter „Name und Anschrift des Bieters (Firmenname lt. Handelsregister)“ oder im Unterschriftsfeld am Ende des Angebotsschreibens vorgenommen werden. Idealerweise füllen Sie beides aus.
Wenn Sie mit der Vergabestelle kommunizieren (z.B. Bieteranfragen stellen, nachgeforderte Unterlagen zusenden etc.), nutzen Sie bitte die Bieterkommunikation der Vergabeplattform cosinex. Bitte antworten Sie nicht direkt auf E-Mails, die von cosinex in Ihrem E-Mail-Postfach erscheinen („noreply“).
Übermittlung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote: Auf der Internetseite https://support.cosinex.de/unternehmen/ finden Sie sämtliche Informationen (z.T. auch als Video) über die Anwendung des Vergabeportals, das Herunterladen von Vergabeunterlagen und die Abgabe von Angeboten. Anmerkungen zur Sicherheit Ihrer Daten: Aus Gründen der Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität sind eine Online-Bearbeitung der Teilnahmeanträge/Angebote sowie eine direkte Preiseingabe zwingend ausgeschlossen. Als Bieter laden Sie die Informations-/Vergabeunterlagen herunter und bearbeiten die Dateien lokal auf ihrem Rechner. Zur elektronischen Übermittlung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote werden die von Ihnen bearbeiteten Dateien auf Ihrem Rechner über das Bietertool der Vergabeplattform cosinex (s. https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/Bietertool-Installation) von Ihnen ausgewählt und verschlüsselt. Anschließend mit einem Zeitschloss gesichert und erst dann unterbrechungsfrei auf das eVergabesystem übertragen. Die Vorgaben des Auftraggebers bezogen auf die Dokumente, die zurückzugeben sind, helfen Ihnen bei der Überprüfung der Vollständigkeit Ihres Teilnahmeantrags bzw. Angebots. Sie erhalten eine Empfangsbestätigung. Bis zur Öffnung haben Sie die Möglichkeit, bereits eingereichte Teilnahmeanträge/Angebote zurückzuziehen und/oder auszutauschen. Die verschlüsselten Teilnahmeanträge oder Angebotsdokumente liegen bis zur Öffnung auf der Plattform cosinex und sind mit einem Zeitstempel versehen sowie mit einem Zeitschloss gesichert. Eine vorzeitige Öffnung der Teilnahmeanträge bzw. Angebote wird systemseitig
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verhindert. Um einen unbefugten Zugriff durch Dritte auszuschließen und die Vertraulichkeit der Teilnahmeanträge/Angebote zu wahren, werden erst bei der Öffnung die verschlüsselten Dateien von der Vergabeplattform cosinex heruntergeladen und lokal auf dem Rechner des Verhandlungsleiters gespeichert. Das Öffnen Ihrer Dateien ist nur von den zugeordneten Angebotsöffnern möglich; ein unbefugter Zugriff durch Dritte ist damit in jedem Fall ausgeschlossen. Plattformseitig werden alle Teilnahmeanträge und Angebotsdokumente ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Eine Einsichtnahme durch cosinex oder unberechtigte Dritte ist damit ebenfalls ausgeschlossen.
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