Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren
„Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA“
Hinweis:
Die Beantwortung der Bieterfragen erfolgt für alle Lose in diesem zusammengeführten Dokument. Sofern es sich um eine losspezifische Frage handelt, ist dies in der Spalte „Quelle“ mit dem Hinweis „Betrifft nur Los X“ kenntlich gemacht. In allen anderen Fällen gelten die Antworten gleichermaßen für beide Lose.
Fragen ab 02.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 1 | Besondere Bewerbungsbedingen, Ziffer 3.4 | Wir bitten um Klarstellung, dass sich die Zuschlagslimitierung in Ziffer 3.4 der Besonderen Bewerbungsbedingungen auf drei Mengenlose ausschließlich auf den Bieter bzw. — im Fall einer Bietergemeinschaft — auf deren Mitglieder bezieht, nicht hingegen auf Unternehmen, die lediglich als Unterauftragnehmer oder als Dritte im Wege der Eignungsleihe eingebunden sind. Die Limitierung soll eine wettbewerbshindernde Konzentration vermeiden. Die Erstreckung auf Unterauftragnehmer bewirkt aus unserer Sicht jedoch das Gegenteil: Spezialisierte Anbieter, die für mehrere Generalunternehmer tätig sind, würden faktisch daran gehindert, an mehr als 3 Angeboten mitzuwirken. Des Weiteren kann ein Bieter regelmäßig nicht wissen und nicht beeinflussen, ob und für wie viele Lose ein von ihm benannter Unterauftragnehmer auch von Wettbewerbern benannt wurde. Er kann damit die Zuschlagschancen seines eigenen Angebots nicht abschätzen. Bieter wären daher gezwungen, sich Unterauftragsnehmerkapazitäten exklusiv zu sichern. Dies verengt den Bieterkreis erheblich. Darüber hinaus wird die Möglichkeit der Eignungsleihe aus unserer Sicht eingeschränkt, was nur ausnahmsweise und nur aufgrund besonderer, auftragsbezogener Merkmale erfolgen darf. Wir bitten daher um Klarstellung: a) dass die Zuschlagslimitierung nicht für Unterauftragnehmer und Eignungsleihgeber gilt, b) hilfsweise — sollte an der Erstreckung festgehalten werden — um Mitteilung der konkreten Regel, nach der bei mehrfacher Benennung desselben Unterauftragnehmers über die Zuschlagserteilung entschieden wird, sowie um Angabe, auf welchem Wege Bieter die hierfür erforderlichen Informationen erhalten sollen. | Zu a) Die Zuschlagslimitierung bezieht sich auf Bieter, bzw. — im Fall einer Bietergemeinschaft — auf deren Mitglieder, Unterauftragnehmer und Dritte, die im Wege einer Eignungsleihe eingebunden sind. Die Zuschlagslimitierung vermeidet aus Sicht der Vergabestelle eine wettbewerbshindernde Konzentration. Zudem haben durch die Losaufteilung mehrere spezialisierte Anbieter als kleine und mittlere Unternehmen die Möglichkeit, sich entweder als Bieter oder als Unterauftragnehmer am Vergabeverfahren zu beteiligen. Zu b) Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses und beginnt zuerst in Los 1, dann in Los 2, dann in Los 3 und zuletzt in Los 8. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und sonstigen eventuell von der Auftraggeberin zu tragenden Kosten z. B. Zollgebühren bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der im Formular „Preisblatt“ dargestellten Preissystematik ermittelt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt. Sollte ein Bieter für mehr als ein Los das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben, wird nach der festgelegten Priorisierung ermittelt, für welches Los der Zuschlag erteilt werden kann. Abstimmungen zwischen Bietern und potentiellen Unterauftragnehmern sind bilateral zu treffen. |
| 2 | Rahmenvereinbarung, §§ 1.3, 4 | Gehen wir recht in der Annahme, dass jeder Bedarfsträger nur innerhalb des jeweils von ihm erteilten Einzelauftrages berechtigt ist, Rechte und Pflichten aus dem Rahmen- und Einzelvertrag geltend zu machen? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt. |
| 3 | Rahmenvereinbarung, §§ 1.4, 1.5, 1.6 | Gehen wir recht in der Annahme, dass 1. der Auftragnehmer bei Vorliegen wichtiger Gründe sein Personal austauschen darf und 2. dass Einarbeitungszeiten vergütet werden, wenn der Austausch auf Verlangen des Auftraggebers erfolgt? | Zu a) Ja, Ihre Annahme ist korrekt. Es ist jedoch zu beachten, dass der Auftragnehmer nur Personal einsetzen darf, dass den Anforderungen der Leistungsbeschreibung Ziffer 2 und Ziffer 3 entspricht. Zu b) Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt, siehe § 1 Abs. 6 Rahmenvereinbarung. |
| 4 | Rahmenvereinbarung, §§ 1.4, 1.5, 1.6 | Gehen wir recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer von seiner Leistungspflicht frei wird, wenn ihm kein geeignetes Ersatzpersonal zur Verfügung steht? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 5 | Rahmenvereinbarung, § 2 | Gehen wir recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer bei Erreichen der Höchstgrenze von seiner Leistungspflicht frei wird? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt, siehe § 8 Abs. 1 Rahmenvereinbarung. |
| 6 | Rahmenvereinbarung, § 3 | Gehen wir recht in der Annahme, dass Ihre Antworten auf die Bieterfragen vorrangig vor den anderen Vertragsbestandteilen gelten? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. Die Geltungsreihenfolge ist im § 3 Rahmenvereinbarung abschließend dargestellt. |
| 7 | Rahmenvereinbarung, § 7 | Gehen wir recht in der Annahme, dass Mängelansprüche nur bei Werkleistungen bestehen? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 8 | Rahmenvereinbarung, § 12 | Gehen wir recht in der Annahme, dass die ILO-Erklärung vorrangig vor den Regelungen von § 12 Rahmenvereinbarung gilt? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. Der § 3 Rahmenvereinbarung gilt in Verbindung mit der ILO-Erklärung abschließend dargestellt. |
| 9 | Rahmenvereinbarung, §§ 13, 18 | Gehen wir recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer zur Weitergabe vertraulicher Informationen an seine Mitarbeiter und verbundene Unternehmen i.S.v. §§ 15ff. AktG zu Vertragszwecken berechtigt ist und diese ohne Zustimmung als Unterauftragnehmer einsetzen und auswechseln darf? | Nein, Ihre Annahmen sind nicht korrekt. Bei der Leistungserbringung eingesetzte verbundenen Unternehmen i.S.v. §§ 15 ff. AktG sind wie nicht verbundene Unternehmen als Unterauftragnehmer zu behandeln. |
| 10 | Rahmenvereinbarung | Gehen wir recht in der Annahme, dass die Haftung des Auftragnehmers in Bezug auf die Rahmenvereinbarung sowie der Einzelaufträge bei leichter Fahrlässigkeit auf 100 % des Einzelauftragswertes begrenzt und seine Haftung für Mangelfolgeschäden ausgeschlossen ist? | Auf Rahmenvereinbarungsebene wird keine Haftungsbeschränkung vereinbart. Auf Einzelvertragsebene findet die dafür einschlägige Regelung der EVB-IT Dienstvertrag AGB diesbezüglich Anwendung. |
| 11 | EVB-IT Dienstvertrag (Langfassung), § 9 | 1. Gehen wir recht in der Annahme, dass an vorbestehenden Altschutzrechten des Auftragnehmers dem Auftraggeber bzw. Bedarfsträger lediglich ein nicht-ausschließliches, nicht-übertragbares und nicht-unterlizenzierbares Nutzungsrecht eingeräumt wird? 2. Gehen wir recht in der Annahme, dass nur demjenigen Bedarfsträger ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt wird, der Partei des Einzelauftrags ist? 3. Gehen wir recht in der Annahme, dass bei Produkten dritter Hersteller (wie z.B. Standardsoftware oder Open Source Software) die jeweiligen Lizenzbedingungen des Herstellers bzw. Open Source Lizenzbedingungen ausschließlich und vorrangig gelten? | Zu a) Nein, es gilt § 3 EVB-IT Dienstleistung AGB. Zu b) Nein. Zu c) Nein. |
| 12 | EVB-IT Dienstleistungs-AGB, § 13 | Gehen wir recht in der Annahme, dass die Haftung des Auftragnehmers für leichte Fahrlässigkeit auf 100 % des Einzelauftragswertes begrenzt und seine Haftung für Mangelfolgeschäden ausgeschlossen ist? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt in Bezug auf die Einzelvertragsebene. Auf Rahmenvereinbarungsebene wird keine Haftungsbeschränkung vereinbart, siehe Antwort zu Bieterfrage 10. |
| 13 | EVB-IT Dienstleistungs-AGB, § 13.5 | Gehen wir recht in der Annahme, dass Haftungsbegrenzungen und Gewährleistungsausschlüsse in Lizenzbedingungen auch für den Auftragnehmer in Bezug auf die jeweiligen Lizenzen/Drittprodukte gelten? | Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Beratungsdienstleistungen. |
| 14 | EVB-IT Dienstleistungs-AGB, § 20 | Gehen wir recht in der Annahme, dass dem Auftragnehmer Aufrechnungs-, Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsmöglichkeiten ungekürzt in gesetzlicher Form zustehen? | Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte des Auftragnehmers sind ausgeschlossen, es sei denn, der Auftraggeber bestreitet die zugrunde liegenden Gegenansprüche nicht oder diese sind rechtskräftig festgestellt. |
| 15 | VOL/B, § 11 | Gehen wir recht in der Annahme, dass keine Vertragsstrafen vereinbart sind? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt, siehe Rahmenvereinbarung. |
| 16 | VOL/B, § 13 | Gehen wir recht in der Annahme, dass eine Abnahme nur bei werkvertraglichen Leistungen erfolgt? | Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Beratungsdienstleistungen. |
| 17 | VOL/B, § 18 | Gehen wir recht in der Annahme, dass keine Sicherheitsleistungen vereinbart sind? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt. |
| 18 | Kriterienkatalog Eignung, Ziffer 1 | Gehen wir Recht in der Annahme, dass eine Unterschreitung des geforderten, jährlichen Mindestumsatzes von € 8.500.000,- im ersten Jahr, jedenfalls zum Ausschluss führt, auch wenn dieser in den letzten beiden Jahren jeweils erreicht wurde? | Der geforderte Mindestumsatz unterscheidet sich je nach Los und ist an den Schätzwert des jeweiligen Loses gekoppelt. Es steht Ihnen frei einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorzulegen, sofern Sie aus berechtigten Gründen die geforderte Eigenerklärung zum Mindestumsatz in Form einer selbsterstellten Liste nicht beibringen können. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. |
| 19 | Besondere Bewerbungsbedingungen zum Az. 14.10 - 9914/26/VV : 1-8 (Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA) – Kapitel 3.4, S.5f. | In den Besondere Bewerbungsbedingungen zum Az. 14.10 - 9914/26/VV : 1-8 (Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA) wird im Kapitel 3.4 die Zuschlagslimitierung beschrieben. Diese bezieht sich „auch auf eine Bieterkonstellation „Generalunternehmer und Unterauftragnehmer“ (auch Eignungsleihe) bzw. Bietergemeinschaften“. Gehen wir recht in der Annahme, dass im Falle einer maximalen Zuschlagserteilung als Generalunternehmer oder Unterauftragnehmer mit bis zu drei Losen eine weitere Beteiligung als Unterauftragnehmer dazu führt, dass dieses Angebot von dem Zuschlag ausgeschlossen wird? | Siehe Antwort zu Frage 1. |
| 20 | Verpflichtungserklärung_Eignungsleihe, Seite 2 | Gehen wir recht in der Annahme, dass die Verpflichtungserklärung auch digital gezeichnet werden kann. Wenn dies bestätigt wird, bitten wir um ein Formblatt, welches eine digitale Signatur zulässt, da dies in der aktuellen Version nicht der Fall ist. | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. Die Eigenerklärung ist mit Unterschriften / Stempeln zu versehen und im Original bzw. gescannt als PDF-Datei mit dem Angebot vorzulegen. |
Fragen ab 07.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 21 | Betrifft mur Los 3, 5 und 7 Angebotsformular__VV3, Angebotsformular__VV5, Angebotsformular__VV7 | Wir bekommen bei dem Versuch die 3 Dokumente zu öffnen eine Fehlermeldung, dass die Datei beschädigt ist und somit nicht geöffnet werden kann. Würden Sie dies bitte einmal überprüfen und die Formulare erneut zur Verfügung stellen? | Das Dokument „Angebotsformular“ wurde für die Lose 3, 5 und 7 ausgetauscht. Eine inhaltliche Anpassung ist nicht erfolgt. |
| H1 | Hinweis | Hinweis der Vergabestelle: An den folgenden Dokumenten wurden Anpassungen vorgenommen. Bitte beachten Sie die Änderungen gegenüber den Vorversionen und nutzen Sie die neu erstellten Dokumente zur weiteren Bearbeitung Ihrer Angebote. Los 3: Angebotsformular_VV3_v2 Los 5: Angebotsformular_VV5_v2 Los 7: Angebotsformular_VV7_v2 |
Fragen ab 08.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 22 | Allgemein | Ich sehe nur das Angebotsformular für Los 3 und die Kriterien. Wo finde ich die Formulare und die Kriterien für die o. g. Lose? | Jedes Los ist als eigenes Vergabeverfahren angelegt. Die gegenständliche Leistungen ist in 8 Lose / Vergabeverfahren aufgeteilt: ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 1, ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 2, ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 3, usw. Die Unterlagen sind für jedes Vergabeverfahren separat zur Verfügung gestellt worden. |
| 23 | Allgemein | Welches Los bezieht sich auf die Leistungen beim Forschungsverbund Berlin? Sollte es Los 3 nicht sein, fehlen hierzu die Unterlagen. | Die Bedarfe des Forschungsverbund Berlin sind in Los 8 berücksichtigt und dem entsprechend im Vergabeverfahren ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 8 |
Fragen ab 09.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 24 | Kriterienkatalog Eignung Punkt 1 | Wir bitten um Bestätigung, dass die unter Punkt 1 des Kriterienkatalogs Eignung genannten Umsatzzahlen, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, sich auf die spezifischen Umsätze im Bereich der Leistungsbeschreibung beziehen und nicht auf Gesamt-Unternehmensumsätze. | Die geforderten Umsatzzahlen beziehen sich auf Gesamt-Unternehmensumsätze. |
| 25 | Kriterienkatalog Eignung Punkt 2 | Wir bitten um Konkretisierung der Anforderungen an die Vergleichbarkeit der einzureichenden Referenzen. Ist die Vergabestelle der Auffassung, dass als „geeignete Referenzen“ ausschließlich solche anerkannt werden, die die besonderen Rahmenbedingungen des öffentlichen Sektors (Vergaberecht, Haushaltsrecht, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, Gremien- und Stakeholderstrukturen) abbilden? Lässt sich daraus schlussfolgern, dass lediglich Projekte, die für öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB in Deutschland erbracht wurden, als Referenzen eingebracht werden können? Falls nein, bitten wir um Klarstellung, nach welchen objektiven Kriterien Referenzen aus der Privatwirtschaft als vergleichbar angesehen werden. | Es werden keine Referenzen öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB gefordert. Die Anforderungen an Referenzen sind im Kriterienkatalog Eignung, Punkt 2 abschließend dargestellt. |
| 26 | Kriterienkatalog Eignung | Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Angaben zu Umsätzen und Mitarbeitendenzahlen nur dann von eignungsverleihenden Unternehmen beizubringen sind, wenn diese auch tatsächlich ihre Eignung in Bezug auf ebenjene Eignungskriterien(Umsätze und/oder Mitarbeiterzahlen) verleihen? | Gemäß Kriterienkatalog Eignung ist die Eignung des Bieters / der Bietergemeinschaft durch Mindestumsatz, Referenzen und Mitarbeitendenzahl in Vollzeitäquivalenten nachzuweisen. Hier kann auch für einzelne Aspekte eine Eignungsleihe durch eignungsverleihende Unternehmen erfolgen. |
| 27 | Besondere Bewerbungsbedingungen 3.6.5 | Unter Punkt 3.6.5. Besondere Bewerbungsbedingungen wird die Bieterin aufgefordert, mit dem Angebot eine "Eigenerklärung Auftragsverarbeitung" einzureichen. Wir bitten um Aufklärung ob hier seitens der Bieterin eine formlose Eigenerklärung zu erstellen ist oder der Auftraggeber einen entsprechenden Vordruck zur Verfügung stellt? | Eine Eigenerklärung Auftragsverarbeitung ist nicht einzureichen. Das Dokument „Besondere Bewerbungsbedingungen“ wurde entsprechend für sämtliche Lose angepasst. Bitte verwenden Sie zur Angebotserstellung ausschließlich die aktualisierte Version „Besondere Bewerbungsbedingungen_v2“ des Dokuments. |
| 28 | Antwort zu Bieterfrage 20 | Wir bitten um Klarstellung, ob Dokumente, die eine Unterschrift/Stempel vorsehen, unter Berücksichtigung von §53 VgV, ggf. mittels qualifizierter elektronischer Signaturen i. S. d. eIDAS-Verordnung über entsprechend zertifizierte Anbieter (bspw. DocuSign) gezeichnet werden können und in diesem Zuge die Notwendigkeit eines Stempels entfällt? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt, sofern die Vergabeunterlagen eine entsprechende elektronische Signatur zulassen. |
| 29 | Verpflichtung zur Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD | Das Dokument Verpflichtung zur Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD verweist auf das VS-NfD-Merkblatt (s. Anlage 4 zum Geheimschutzhandbuch des BMWK). Das VS-NfD-Merkblatt wurde den Unterlagen nicht beigefügt. Könnte die Auftraggeberin das Dokument zur Verfügung stellen? | Das VS-NfD-Merkblatt ist in der aktuellen Fassung unter folgendem Link auf der Seite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie abrufbar: https://www.bmwe-sicherheitsforum.de/ghb/formulare/641,0,0,1,0.html |
| 30 | Besondere Bewerbungsbedingungen Ziffer 3.6.5; Rahmenvereinbarung_VV8 § 11 | Gehen wir richtig in der Annahme, dass der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrag nur dann erforderlich ist, wenn die Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO vorliegen, das heißt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag und auf Weisung der Verantwortlichen erfolgt und diese Verarbeitung den Schwerpunkt der vertraglichen Leistung im Rahmen eines Einzelabrufs bildet? | Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist im Vorfeld eines Einzelabrufs zwischen Bedarfsträger und Auftragnehmer abzustimmen. |
| 31 | EVB-IT Langfassung | Die Langfassung der EVB-IT-Bedingungen sieht unter Ziffer 4.1 eine Vergütung nach Aufwand ohne eine Obergrenze vor. Gleichzeitig wird in § 2 der Rahmenvereinbarung ein Höchstvolumen von 13.000.000 EUR netto genannt. Wir bitten um Klarstellung, in welchem Verhältnis die Regelungen zueinanderstehen und ob das genannte Höchstvolumen die maximale Inanspruchnahme von Leistungen im Rahmen der Ausschreibung begrenzt. | Das Höchstvolumen ist je Los unterschiedlich. Die jeweilige Höhe ist in der Auftragsbekanntmachung und im § 2 Rahmenvereinbarung angegeben. Das in § 2 Rahmenvereinbarung genannte Höchstvolumen stellt die maximale Inanspruchnahme von Leistungen, also die Summe sämtlicher Einzelabrufe bezogen auf die jeweilige Rahmenvereinbarung je Los, im Rahmen der Ausschreibung dar. |
| H2 | Hinweis | Hinweis der Vergabestelle: An den folgenden Dokumenten wurden Anpassungen vorgenommen. Bitte beachten Sie die Änderungen gegenüber den Vorversionen und nutzen Sie die neu erstellten Dokumente zur weiteren Bearbeitung Ihrer Angebote. Los 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 und 8: Besondere Bewerbungsbedingunen_v2 |
Fragen ab 10.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 32 | Allgemein | Gibt es ein Dokument, welches mir einen Überblick verschafft, welche Dokumente eingereicht werden müssen und welche Dokumente (z. B. Rahmenvereinbarung) nur zur Information für den Dienstleister sind? | Bitte beachten Sie die Besonderen Bewerbungsbedingungen. |
| 33 | Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung alle Kapitel | Gehen wir recht in der Annahme, dass vorliegend kein Auftragsverarbeitungsverhältnis vorliegt und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 EU DS-GVO auf die gegenständliche Leistungserbringung nicht anwendbar ist? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 34 | Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung alle Kapitel | Gehen wir hilfsweise recht in der Annahme, dass bei Abschluss der Auftragsverarbeitungsvereinbarung etwaige Weisungs- und Kontrollrechte nur unter Vorbehalt der Wahrung zwingender berufsrechtlicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, insbesondere zur Unabhängigkeit und Vertraulichkeit, ausgeübt werden? | Die Ausübung der Rechte aus der Vereinbarung der Auftragsdatenverarbeitung erfolgt einzelfallbezogen und obliegt dem jeweiligen Bedarfsträger. |
| 35 | Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung alle Kapitel | Gehen wir zu Recht davon aus, dass die personenbezogenen Daten auf den Systemen des Auftraggebers verbleiben und dadurch die IT-Dienstleister für die eigene IT-Infrastruktur des Auftragnehmers keine Subunternehmer im Sinne der AVV sind, da diese nicht mit den personenbezogenen Daten in Berührung kommen? | Die Ausübung der Rechte aus der Vereinbarung der Auftragsdatenverarbeitung erfolgt einzelfallbezogen und obliegt dem jeweiligen Bedarfsträger. |
| 36 | Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung alle Kapitel | Nach § 3 Abs. 10 darf die Datenverarbeitung nur innerhalb der EU/des EWRS erfolgen. Sofern die Verarbeitung in einem Drittland stattfindet, benötigen wir die Zustimmung des Auftraggebers. Sofern wir nicht ausschließlich auf den Systemen des Auftraggebers arbeiten und auch nicht ausgeschlossen werden kann das wir z.B. Daten per E-Mail bekommen, sollten wir hier vorab noch unsere Bieterfrage zum Einsatz von Microsoft und Virenscannern stellen: § 3 Abs. 10 AVV sieht vor, dass die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union stattzufinden hat/bzw. betreffende Regelung, welche eine Übertragung/Verarbeitung von Daten außerhalb der EU nicht zulässt bzw. einschränkt. Zur Leistungserbringung werden die cloudbasierten Dienste von Microsoft Office 365 sowie Proofpoint (Scan von E-Mails bzgl. Spam und Malware) mit Serverstandorten in der EU genutzt. Ein Zugriff (z.B. zu Wartungs- und Supportzwecken) auf die Anwendung durch die Dienstleister von Stellen außerhalb der EU ist technisch und organisatorisch streng reglementiert und kann nur einvernehmlich erfolgen. Die Dienstleister sind gemäß den datenschutz- und berufsrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Mit Microsoft und Proofpoint wurden die neuen EU-Standarddatenschutzklauseln vereinbart. Die Dienstleister sind zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Zudem können zur Administration und Supportzwecken auch weitere Mitgliedgesellschaften des internationalen Netzwerkes als Subunternehmer eingesetzt werden. Jede Mitgliedgesellschaft hat sich auf die Vertragsklauseln zum Datenschutz verpflichtet. Gehen wir daher Recht in der Annahme, dass die Nutzung dieser Dienstleister zulässig ist? | Die Ausübung der Rechte aus der Vereinbarung der Auftragsdatenverarbeitung erfolgt einzelfallbezogen und obliegt dem jeweiligen Bedarfsträger. |
| 37 | Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung alle Kapitel | Direkte Vor-Ort-Kontrollen bei Subunternehmern durch den Auftraggeber sind gemäß der DSGVO (Art. 28 Abs. 4 DSGVO) nicht zwingend und können in der Praxis in der Regel nicht durchgesetzt werden. Der Auftragnehmer vereinbart Kontrollrechte gemäß Art. 28 Abs. 3h DSGVO gegenüber allen eingesetzten Subunternehmern. Die erforderlichen Auskünfte zu Subunternehmern werden DSGVO-konform im Rahmen des Kontrollrechts des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer jederzeit umfänglich beantwortet. Gehen wir deshalb recht in der Annahme, dass auf eine Verpflichtung des Subunternehmers dem Auftraggeber direkte Kontrollrechte einzuräumen, verzichtet werden kann? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 38 | Bezug: Besondere Bewerbungsbedingungen, Ziffer 3.6 (i. V. m. dem Hinweis unter Ziffer 3.5) | Ziffer 3.5 regelt, dass die Eignungsnachweise einmalig einzureichen sind und für jedes Los gelten. Gilt dieser Grundsatz gleichermaßen für die unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise nach Ziffer 3.6 (Eigenerklärung Ausschlussgründe, Sanktionen Russland, Unternehmensdaten, soziale Nachhaltigkeit, Auftragsverarbeitung, Katalogdaten KdBund)? Falls ja: Reicht die einmalige Einreichung auch, wenn die Lose über 8 separate Vergabeverfahren (VV:1–8) auf der e-Vergabe-Plattform abgewickelt werden, oder sind die Erklärungen in jedem der 8 Verfahren erneut beizufügen? | Ja, dieser Grundsatz gilt gleichermaßen für die unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise nach Ziffer 3.6. |
| 39 | Ziffer 3.5 der Besonderen Bewerbungsbedingungen/ Referenzen | Gemäß Ziffer 3.5 der Besonderen Bewerbungsbedingungen sind die Nachweise und Erklärungen zur Eignung „einmalig einzureichen und gelten für jedes Los". Zugleich sind die geforderten Referenzwerte losspezifisch gestaffelt (z. B. Los 1–4: mind. 4.250.000 €, Los 5: 3.125.000 €, Los 6: 2.125.000 €, Los 7: 1.125.000 €, Los 8: 1.650.000 €). Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung: 1. Gelten die mit dem „Vordruck Referenzen" eingereichten Referenzen losübergreifend (d. h. eine einmalige Einreichung genügt für alle Lose, auf die sich der Bieter bewirbt), oder sind die Referenzen je Los separat einzureichen? 2. Sofern eine einmalige, losübergreifende Einreichung ausreichend ist: Genügt es, wenn die eingereichten Referenzen den höchsten einschlägigen Referenzwert der angebotenen Lose erfüllen, oder müssen die Referenzen den jeweiligen losspezifischen Referenzwert je angebotenem Los gesondert nachweisen? 3. Wie ist zu verfahren, wenn die Lose auf der e-Vergabe-Plattform in acht getrennten Vergabeverfahren (VV:1–8) abgewickelt werden – sind die Referenzen dann in jedem der acht Verfahren erneut beizufügen, oder reicht die Einreichung in einem (z. B. dem erstpriorisierten) Verfahren? | Zu 1) Die Referenzen können losübergreifend gelten, wenn jeweils die Mindestanforderungen an die Referenzen je Los / Vergabeverfahren erfüllt sind. Zu 2) Ja, es genügt, wenn die eingereichten Referenzen den höchsten einschlägigen Referenzwert der angebotenen Lose erfüllen, sofern auch die übrigen Mindestanforderungen an die Referenzen je Los / Vergabeverfahren erfüllt sind. Zu 3) Es reicht die Einreichung der Referenzen in einem Verfahren. Bitte geben Sie hierbei aber an, für welche Lose / Vergabeverfahren die Referenzen zusätzlich angewendet werden sollen. |
| 40 | Auftragsbekanntmachung (Ziffer 5.1.9) sowie dem Kriterienkatalog Eignung | Gemäß der Auftragsbekanntmachung unter Ziffer 5.1.9 sowie dem Kriterienkatalog Eignung ist im Falle der Einbindung anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe gemäß § 47 VgV für jedes eignungsverleihende Unternehmen eine Eigenerklärung zum Jahresumsatz sowie zur durchschnittlichen Beschäftigtenzahl in Vollzeitäquivalenten einzureichen. Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob diese Angaben zu Umsatz und Beschäftigtenzahl des eignungsverleihenden Unternehmens nur dann erforderlich sind, wenn sich die Eignungsleihe konkret auf das jeweilige Eignungskriterium bezieht, sodass Umsatzangaben nur bei einer Leihe der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit nach § 45 VgV und Angaben zur Beschäftigtenzahl nur bei einer Leihe der technischen und beruflichen bzw. personellen Leistungsfähigkeit nach § 46 VgV vorzulegen wären. Nach unserem Verständnis ist eine Eignungsleihe gemäß § 47 VgV stets kriterienbezogen ausgestaltet, sodass die geforderten Nachweise jeweils nur für dasjenige Kriterium beizubringen wären, für das die Leistungsfähigkeit des anderen Unternehmens tatsächlich herangezogen wird. Wir bitten um Bestätigung oder gegebenenfalls Korrektur dieses Verständnisses. | Siehe Antwort zu Frage 26. |
| 41 | Formular „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge", Kopfzeile (Feld „Az.") | Im Formular „Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge" ist im Kopf unter dem Feld „Az." die Angabe „ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 1-8" voreingetragen, wobei dieses Feld bearbeitbar ist. Da die Verpflichtungserklärung ausweislich des Formulars von anderen Unternehmen (eignungsverleihende Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer) auszufüllen und einzureichen ist, ergibt sich für uns hierzu Klärungsbedarf, weil ein eignungsverleihendes Unternehmen oder ein Unterauftragnehmer regelmäßig nur für ein einzelnes oder für einzelne Lose eingebunden wird, während ein Bieter als Generalunternehmer zugleich Angebote für sämtliche acht Lose abgeben kann. Wir bitten daher um Klarstellung, ob die im Feld „Az." vorgegebene Angabe „1-8" unverändert für alle Lose zu belassen ist oder ob dieses Feld durch das jeweils einreichende Unternehmen auf das oder die konkret betroffenen Lose anzupassen ist. Sofern eine losbezogene Anpassung des Aktenzeichens vorgesehen oder zulässig ist, bitten wir um Bestätigung, dass eine entsprechende Bearbeitung der Kopfzeile keinen Formfehler oder Ausschlussgrund darstellt. Sofern die Angabe „1-8" hingegen in allen Fällen unverändert beizubehalten ist, bitten wir um Bestätigung, dass die Verpflichtungserklärung mit dieser Angabe auch dann bedingungsgemäß ist, wenn sich die Eignungsleihe bzw. Unterauftragsvergabe tatsächlich nur auf ein einzelnes Los oder auf einzelne Lose bezieht. | Sofern von Ihnen eingereichte Dokumente nur für einzelne Lose / Vergabeverfahren gelten, passen Sie bitte das Aktenzeichen im Kopf an. |
| 42 | Leistungsbeschreibung, Ziffer 3 Nachweis der SAP-Partnerschaft | Gemäß Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung wird während der gesamten Laufzeit die Aufrechterhaltung einer SAP-Partnerschaft der Bieterin vorausgesetzt, die zum einen eine SAP-Partnerschaft im Bereich „Service" (SAP PartnerEdge Service) und zum anderen eine SAP Authorization für „SAP S/4HANA" umfasst; ein entsprechender Nachweis ist dem Angebot beizufügen. Wir beabsichtigen, diesen Nachweis durch ein SAP-Partnerzertifikat zu erbringen, das die Bieterin als SAP Platinum Partner ausweist und in dem unter anderem das Engagement-Modell „SAP PartnerEdge Service" sowie einschlägige Kompetenzen und Spezialisierungen im Bereich SAP Cloud ERP (u. a. „SAP Cloud ERP Private Expert") aufgeführt sind. Wir bitten um Bestätigung, dass durch ein solches Zertifikat beide in Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen – also sowohl die SAP-Partnerschaft im Bereich „Service" (SAP PartnerEdge Service) als auch die geforderte SAP Authorization für „SAP S/4HANA" – vollständig erfüllt und nachgewiesen sind. Sofern die im Zertifikat ausgewiesenen Kompetenzen bzw. Spezialisierungen nach Auffassung der Vergabestelle die Anforderung an die SAP Authorization für „SAP S/4HANA" nicht abdecken sollten, bitten wir um Mitteilung, in welcher konkreten Form bzw. durch welchen konkreten Nachweis diese Anforderung zu belegen ist. | Eine Bewertung der Angebotsunterlagen erfolgt erst nach der Angebotsöffnung. Es ist aber explizit der Nachweis einer SAP-Partnerschaft im Bereich „Service“ sowie eine SAP Authorization für „SAP S/4 HANA“ und nicht für „SAP Cloud ERP“ gefordert. |
Fragen ab 11.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 43 | Kriterienkatalog Eignung Punkt 2.1 | Gemäß Kriterienkatalog Eignung Punkt 2.1 ist für die Referenzen der bereitgestellte „Vordruck Referenzen“ zu verwenden. Darüber hinaus wird ausgeführt: „Nutzen Sie das Formular sofern erforderlich bitte mehrfach.“ Das für die Beschreibung der Referenz vorgesehene Textfeld im „Vordruck Referenzen“ ist aufgrund der vorgegebenen Formatierung und des verfügbaren Platzes auf einen vergleichsweise geringen Umfang begrenzt. Eine aussagekräftige Darstellung der Referenz ist dadurch nur eingeschränkt möglich. Wir bitten daher um Klarstellung: Ist die Verwendung des bereitgestellten Vordrucks zwingend in der unveränderten Form vorgeschrieben? Ist es zulässig, anstelle des Vordrucks ein eigenes Format zu verwenden, sofern alle geforderten Angaben vollständig enthalten sind? Alternativ: Ist eine Anpassung des Vordrucks (z. B. Vergrößerung des Textfeldes oder Hinzufügen weiterer Seiten für die Referenzbeschreibung) zulässig? Wir bitten um entsprechende Bestätigung bzw. Klarstellung. | Nutzen Sie bitte das Formular Vordruck Referenzen. Sollte aufgrund der Formatierung des Formulars der verfügbare Platz nicht zur Beschreibung der Referenz ausreichen, nutzen Sie bitte selbsterstellte Anlagen und geben den Bezug zur jeweiligen Referenz an. |
Fragen ab 14.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 44 | Leistungsbeschreibung, Ziffer 2 und 3 | Wir bitten um Klarstellung, ob die Leistungserbringung grundsätzlich auch durch Mitarbeitende des Auftragnehmers bzw. dessen Unterauftragnehmer aus Nearshore- oder Offshore-Standorten erfolgen darf, sofern sämtliche in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Qualifikation, deutscher Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit, Informationssicherheit, Datenschutz und ggf. Sicherheitsüberprüfung, erfüllt werden. Bestehen seitens der Auftraggeberin geografische Einschränkungen hinsichtlich des Sitzes bzw. gewöhnlichen Arbeitsortes der zur Leistungserbringung eingesetzten Personen? | Die Leistungserbringung erfolgt ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Die Leistungsbeschreibung wird entsprechend konkretisiert. Bitte verwenden Sie zur Angebotserstellung ausschließlich die aktualisierte Version „Leistungsbeschreibung_v3“ des Dokuments. |
| 45 | Leistungsbeschreibung; Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, insbesondere § 3 Abs. 10 | Wir bitten um Klarstellung, ob Beratungsleistungen durch Ressourcen außerhalb der EU/des EWR zulässig sind, sofern diese im jeweiligen Einzelabruf keinen Zugriff auf personenbezogene Daten oder sonstige entsprechend geschützte Informationen des Bedarfsträgers erhalten. Gehen wir insbesondere recht in der Annahme, dass Vorgaben zum Ort der Datenverarbeitung nicht zugleich eine generelle Beschränkung des Delivery-Standorts auf Deutschland bzw. die EU/den EWR darstellen? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 44. |
| 46 | Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, insbesondere § 3 Abs. 10 | Sofern Mitarbeitende außerhalb der EU/des EWR eingesetzt werden: Ist ein Remote-Zugriff aus einem Drittland auf Systeme des jeweiligen Bedarfsträgers grundsätzlich zulässig, wenn durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird, dass keine lokale Speicherung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR erfolgt? Falls nein, bitten wir um Klarstellung, ob bereits der reine Remote-Zugriff aus einem Drittland unabhängig von einer lokalen Speicherung als Datenverarbeitung außerhalb der EU/des EWR angesehen und daher ausgeschlossen wird. | Nein, ein Remote-Zugriff aus einem Drittland ist nicht zulässig (siehe auch Antwort auf die Bieterfrage Nr. 44). |
| 47 | Leistungsbeschreibung; Rahmenvereinbarung / Einzelabrufe | Wir bitten um Klarstellung, ob für die Leistungserbringung ein Mindestanteil an in Deutschland bzw. innerhalb der EU/des EWR eingesetzten Beratenden vorgeschrieben ist. Sofern kein entsprechender Mindestanteil besteht: Steht es dem Auftragnehmer grundsätzlich frei, den Onshore-/Nearshore-/Offshore-Delivery-Mix im Rahmen des jeweiligen Einzelabrufs festzulegen, sofern sämtliche Anforderungen der Vergabeunterlagen erfüllt werden? | Ein Onshore-/Nearshore-/Offshore-Delivery-Mix ist unzulässig (s. auch Antwort auf die Bieterfrage Nr. 44). |
| 48 | Leistungsbeschreibung; Rahmenvereinbarung / Einzelabrufe | Sofern die Vergabeunterlagen grundsätzlich keinen bestimmten Delivery-Standort vorgeben: Kann ein Bedarfsträger im Rahmen eines Einzelabrufs verbindlich vorgeben, dass Leistungen vollständig oder teilweise vor Ort bzw. ausschließlich durch in Deutschland oder innerhalb der EU/des EWR eingesetzte Ressourcen erbracht werden? Falls ja, bitten wir um Klarstellung, ob eine solche Anforderung bereits im jeweiligen Einzelabruf eindeutig ausgewiesen wird, sodass sie bei der Ressourcenplanung und Kalkulation des Einzelauftrags berücksichtigt werden kann. | Die Leistungsbeschreibung wurde entsprechend für sämtliche Lose angepasst (s. Ziffer 3.4.1.2). Bitte verwenden Sie zur Angebotserstellung ausschließlich die aktualisierte Version „Leistungsbeschreibung_v3“ des Dokuments. |
| 49 | Leistungsbeschreibung, Anforderungen an das eingesetzte Personal | Gemäß Leistungsbeschreibung müssen die eingesetzten Mitarbeitenden die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift beherrschen. Wir bitten um Klarstellung, ob diese Anforderung für sämtliche im Rahmen eines Einzelauftrags eingesetzten Ressourcen gilt oder ob bei einer arbeitsteiligen Leistungserbringung auch nicht deutschsprachige Spezialisten eingesetzt werden können, sofern die Kommunikation mit dem Bedarfsträger vollständig über deutschsprachige Beratende bzw. die Projektleitung sichergestellt wird. | Diese Anforderung gilt für sämtliche im Rahmen des Einzelauftrags eingesetzte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (s. Leistungsbeschreibung, Ziffer 3). |
| 50 | Verpflichtung zur Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD; Leistungsbeschreibung | Wir bitten um Klarstellung, ob bei Einzelabrufen mit VS-NfD-Bezug hinsichtlich des Delivery-Standorts zusätzliche geografische Einschränkungen bestehen. Ist die Leistungserbringung in diesen Fällen ausschließlich aus Deutschland zulässig oder können entsprechend geeignete Ressourcen auch aus anderen EU-/EWR-Staaten eingesetzt werden, sofern sämtliche geheimschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 44. |
| 51 | Leistungsbeschreibung, Sicherheitsüberprüfung nach SÜG | Die Leistungsbeschreibung sieht vor, dass einzelne Bedarfsträger für eingesetzte Mitarbeitende eine Sicherheitsüberprüfung nach SÜG verlangen können. Kann die Auftraggeberin eine Einschätzung geben, bei welchem Anteil der erwarteten Einzelabrufe bzw. des geschätzten Leistungsvolumens eine solche Sicherheitsüberprüfung voraussichtlich erforderlich sein wird und welche Überprüfungsstufe typischerweise erwartet wird? | Nein. Ob und in welcher Ausprägung eine Sicherheitsüberprüfung gemäß SÜG notwendig ist, wird bei Bedarf im Einzelabruf spezifiziert. |
| 52 | Leistungsbeschreibung, Ziffer 3 Nachweis der SAP-Partnerschaft und Antwort auf Frage 42 | In Antwort auf Frage 42 wird weiterhin eine SAP Authorization für „SAP S/4 HANA“ gefordert. Diese Autorisierung gibt es jedoch seit Juni 2024 nicht mehr. Wir bitten um Anpassung der Anforderungen an die Zertifizierung auf den aktuellen Stand der SAP, hier also den Austausch von S/4 HANA auf die S/4HANA-basierten „SAP Cloud ERP“ und „SAP Cloud ERP Private. | Die Leistungsbeschreibung wurde entsprechend für sämtliche Lose angepasst. Bitte verwenden Sie zur Angebotserstellung ausschließlich die aktualisierte Version „Leistungsbeschreibung_v2“ des Dokuments. |
| 53 | Allgemeines | Gehen wir Recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer ausschließlich Dienstleistungen im Sinne der §§ 611 ff. BGB erbringen soll? | Im Rahmen der Leistungserbringung werden ausschließlich Dienstleistungen im Sinne der Bestimmungen des EVB-IT Dienstvertrages und der EVB-IT Dienstleistungs-AGB erbracht. |
| 54 | Eigenerklärung_Sanktionen_Russland | Im Formular „Eigenerklärung Sanktionen Russland" ist vorgesehen, dass diese Erklärung auch im Fall der Unterauftragsvergabe auszufüllen ist. Demgegenüber ist die Eigenerklärung Sanktionen Russland im Verzeichnis der einzureichenden Dokumente unter Ziffer 2 der Besonderen Bewerbungsbedingungen im Abschnitt zur Unterauftragsvergabe nicht aufgeführt. Dort werden für den Fall der Unterauftragsvergabe lediglich die Anlage Unteraufträge, die Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge sowie die Eigenerklärung Ausschlussgründe je Unterauftragnehmer verlangt. Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob die Eigenerklärung Sanktionen Russland auch von Unterauftragnehmern (ohne Eignungsleihe) einzureichen ist. | In Bearbeitung |
| 55 | Allgemeines | Wir bitten um Klarstellung, ob im Rahmen des Vergabeverfahrens für ein einzelnes Los mehrere Bieter einen Zuschlag erhalten können (Mehrfachvergabe), oder ob je Los ausschließlich ein Bieter bezuschlagt wird. Sofern eine Mehrfachvergabe vorgesehen ist, bitten wir ergänzend um Informationen zu den Auswahlkriterien sowie zur geplanten Verteilung der Leistungen auf die bezuschlagten Auftragnehmer. | Je Los wird ein Zuschlag erteilt. |
| 56 | Leistungsbeschreibung, Ziffer 3 | Bitte konkretisieren Sie den geforderten Nachweis ‚SAP Authorization for SAP S/4HANA‘. Ist hiermit eine bestimmte SAP PartnerEdge Product Authorization, Support Authorization, Kompetenz oder Spezialisierung gemeint? Falls ja, welcher konkrete SAP-Nachweis ist vorzulegen? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 52. |
| 57 | Kriterienkatalog Eignung | Könnten als Referenzen auch SAP BusinessByDesign Referenzen aufgelistet werden oder nur SAP ECC bzw. S/4HANA Referenzen? | Es gilt Ziffer 2.1 des Kriterienkatalogs Eignung. Die dort angegebenen Mindestanforderungen sind durch die eingereichten Referenzen zu erfüllen. |
| H3 | Hinweis | Hinweis der Vergabestelle: An den folgenden Dokumenten wurden Anpassungen vorgenommen. Bitte beachten Sie die Änderungen gegenüber den Vorversionen und nutzen Sie die neu erstellten Dokumente zur weiteren Bearbeitung Ihrer Angebote. Los 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 und 8: Leistungsbeschreibung_v2 | |
| H4 | Hinweis | Hinweis der Vergabestelle: An den folgenden Dokumenten wurden Anpassungen vorgenommen. Bitte beachten Sie die Änderungen gegenüber den Vorversionen und nutzen Sie die neu erstellten Dokumente zur weiteren Bearbeitung Ihrer Angebote. Los 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 und 8: Leistungsbeschreibung_v3 |
Fragen ab 18.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 58 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.2 | Gehen wir Recht in der Annahme, dass für den Auftragnehmer keine Angebotspflicht für die Einzelbeauftragungen besteht, jedenfalls dann nicht, wenn von dem Standard der EVB-IT Verträgen bzw. AGB abgewichen wird? | Sie gehen Recht in der Annahme, dass für Einzelaufträge, die außerhalb der Grenzen der Rahmenvereinbarung erteilt werden, keine Pflicht zur Annahme besteht. Es ist § 4 Abs. 4 Rahmenvereinbarung zu beachten. |
| 59 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.2 | Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Haftungsbegrenzung gemäß den EVB-IT Dienstleistungs-AGB für die Einzelbeauftragungen über den EVB-IT Dienstvertrag (Kurz- und Langfassung) Anwendung findet? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 10. |
| 60 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.2 | Gehen wir recht in der Annahme, dass es sich bei dem in Ziff. 13.1 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB bzw. § 8 der AGB des Beschaffungsamtes des BMI referenzierten (Gesamtnetto-)Auftragswert um den Wert des jeweiligen Einzelabrufs handelt? | Es ist zu unterscheiden: Der in § 8 Abs. 1 S. 3 AGB aufgeführte Gesamtnettoauftragswert bezieht sich auf den Gesamtauftragswert der jeweiligen Vergabe/des jeweiligen Loses. Der in Ziff. 13.1 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB aufgeführte Auftragswert bezieht sich auf den Gesamtauftragswert des jeweiligen Einzelabrufs. |
| 61 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.3 | Die Ausschreibungsunterlagen enthalten an verschiedenen Stellen Regelungen, wonach der Auftragnehmer etwas sicherstellen soll. Gehen wir Recht in der Annahme, dass es sich hierbei nicht um Garantien/ Zusicherungen im Sinne des Gesetzes (mit der Folge einer verschuldensunabhängigen und unbeschränkten Haftung gemäß §§ 276, 443, 444, 639 BGB) handelt, sondern um reine Leistungsbeschreibungen, so dass der Auftragnehmer hierfür im Rahmen der zu vereinbarende Gewährleistung und Haftungsgrenzen haftet? | Die Frage kann in dieser Allgemeinheit nicht beantwortet werden. |
| 62 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.4 | Welche konkrete Rechtsverordnung nach § 5 Bundestariftreuegesetz ist für den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand einschlägig? | Das BMAS wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung auf Antrag einer Gewerkschaft oder einer Arbeitgebervereinigung einen Tarifvertrag festzusetzen (§ 5 Abs. 1 S. 1 BTTG). Aktuell ist noch keine Rechtsverordnung für den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand erlassen worden. |
| 63 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.4 | Beschränkt sich das Tariftreueversprechen ausschließlich auf die unmittelbar zur Leistungserbringung eingesetzten Arbeitnehmer? | Siehe hierzu § 1a Abs. 1 Ziff. 1 der Rahmenvereinbarung und § 3 Abs. 1 BTTG. |
| 64 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.6 | Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Bieterfragen/antworten verbindlich sind und den betreffenden Vertragsbestandteil konkretisieren? | Siehe hierzu Ziff. 1.8 Allgemeine Bewerbungsbedingungen. |
| 65 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.6 | Wir bitten um Klarstellung, ob und ggf. in welchem Umfang die AGB des Beschaffungsamtes des BMI auf die Einzelverträge unter dem EVB-IT Dienstleistungsvertrag (Langfassung) Anwendung finden sollen, obwohl sie zwar in § 3 der Geltungsreihenfolge der Rahmenvereinbarung referenziert sind, in den Einzelvertragsmustern jedoch weder als Vertragsbestandteil noch in der dortigen Geltungsreihenfolge aufgeführt werden. | Siehe hierzu Ziff. 1.2 EVB-IT Dienstleistung Langfassung. |
| 66 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.8 | Gehen wir Recht in der Annahme, dass § 7 der Rahmenvereinbarung nur im Falle der Beauftragung werkvertraglicher Leistungen einschlägig ist? Sind wir Recht in der Annahme, dass die Beauftragung von Werkleistungen nicht Gegenstand der Ausschreibung ist? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 7. |
| 67 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.9 | Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, auf Verlangen der Auftraggeberin bzw. der Bedarfsträgerin ihre Mitarbeiter einer Sicherheitsüberprüfung (Ü1, Ü2 oder Ü3) gemäß Sicherheitsüberprüfungsgesetz zu unterziehen, sofern nicht bereits geschehen." Wird bestätigt, dass eine Sicherheitsüberprüfung nur dann erforderlich ist, wenn dies im konkreten Einzelabruf oder für einen konkreten Bedarfsträger ausdrücklich verlangt wird, und nicht als generelle, von der Auftraggeberin verlangte Voraussetzung für sämtliche Leistungen unter der Rahmenvereinbarung? | Ja, eine Sicherheitsüberprüfung ist erforderlich, wenn dies im konkreten Einzelabruf von einem konkreten Bedarfsträger verlangt wird. |
| 68 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.9 | Können Sie weiterhin mitteilen, ob für bestimmte Bedarfsträger typischerweise vorab sicherheitsüberprüftes Personal erwartet wird oder ob dies nur ausnahmsweise im Einzelfall relevant wird? | Die Vergabestelle kann aufgrund der Vielzahl an Bedarfsträgern keine verlässliche Aussage dazu treffen. |
| 69 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.9 | Gehen wir recht in der Annahme, dass nicht das Vorhandensein einer abgeschlossenen Sicherheitsüberprüfung, sondern lediglich die Zustimmung der einzusetzenden Person zur Überprüfung ausreichend ist? | Nein, siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 67. |
| 70 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.9 | Ist ein Projekteinsatz der für die Leistungserbringung vorgesehenen Personen im Zeitraum zwischen Antragstellung und Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung möglich und wird dieser Zeitraum voll vergütet? | Nein, ist im Einzelauftrag für die Leistungserbringung eine Sicherheitsüberprüfung erforderlich, darf die Leistung nur erbracht werden, wenn die Sicherheitsüberprüfung erfolgt ist. |
| 71 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.9 | Wir bitten um Klarstellung, dass dem Auftragnehmer keine Verzugs-, Schadensersatz- oder sonstigen Nachteile entstehen, soweit die Leistungserbringung aufgrund der Dauer behördlicher Sicherheitsüberprüfungsverfahren nicht oder nicht rechtzeitig aufgenommen werden kann und der Auftragnehmer die Sicherheitsüberprüfung der vorgesehenen Mitarbeiter rechtzeitig veranlasst hat. | Die Frage kann in dieser Allgemeinheit nicht bestätigt werden, da es hierbei auf den konkreten Einzelfall ankommt. |
| 72 | Rahmenvereinbarung_VV1, S.10 | Wir bitten um Bestätigung, dass die nachvertraglichen Verschwiegenheitspflichten auf Informationen beschränkt sind, die auch nach Vertragsende objektiv eines fortdauernden Geheimnisschutzes bedürfen. | Bitte beachten Sie § 11 Abs. 8 Rahmenvereinbarung. |
| 73 | Rahmenvereinbarung_VV1, S. 11 | Können Sie bitte bestätigen, dass neben den in § 13 (3) genannten Ausnahmen auch folgende Fälle als Ausnahmen gelten: (i) dem Informationsempfänger waren die Informationen bereits vor der Überlassung ohne Geheimhaltungsverpflichtung bekannt; (ii) die Informationen waren bereits öffentlich zugänglich oder werden später ohne vertrags- oder rechtswidriges Verhalten des Informationsempfängers öffentlich bekannt; (iii) der Informationsempfänger erhält die Informationen rechtmäßig von Dritten ohne Geheimhaltungsverpflichtung;sowie (iv) die Informationen wurden unabhängig entwickelt. | Nein, es gelten die vertraglichen Regelungen. |
| 74 | EVB_IT_Dienstleistung_Langfassung_LosX, S.3 | Sind wir Recht in der Annahme, dass es im späteren Dienstvertrag (Langfassung) nur Änderungen/Ergänzungen in den gelb markierten Passagen geben wird? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 75 | EVB_IT_Dienstleistung_Langfassung_LosX, S.9 | Sind wir Recht in der Annahme, dass die Haftungsbeschränkungen der EVB-IT Dienstleistungs-AGB für a) jeden EVB-IT-Dienstvertrag und b) für den Rahmenvertrag zur Anwendung kommen? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 10. |
| 76 | § 11 Abs. 3 der Rahmenvereinbarung | § 11 Abs. 3 der Rahmenvereinbarung sieht vor, dass die Mitarbeitenden der Auftragnehmerin auf Verlangen einer Sicherheitsüberprüfung nach Ü1, Ü2 oder Ü3 unterzogen werden können. Da sich die erforderliche Stufe der Sicherheitsüberprüfung nach der Einstufung der Verschlusssachen richtet, zu denen das Personal Zugang erhält oder sich Zugang verschaffen könnte, bitten wir um Klarstellung, ob im Rahmen der Rahmenvereinbarung bzw. der zu erwartenden Einzelabrufe ausschließlich mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD gearbeitet wird, oder ob auch Zugriff auf Verschlusssachen höherer Klassifizierungen (VS-Vertraulich oder höher) vorgesehen ist? | Die Vergabestelle kann aufgrund der Vielzahl an Bedarfsträgern keine verlässliche Aussage dazu treffen. |
| 77 | § 11 Abs. 5 der Rahmenvereinbarung | Hinsichtlich der Verpflichtung von Mitarbeitenden auf Geheimschutz gem. § 11 Abs. 5 der Rahmenvereinbarung: Gehen wir recht in der Annahme, dass eine solche Verpflichtung nur dann erforderlich ist, sofern im Rahmen eines Einzelabrufs tatsächlich mit Verschlusssachen (VS-NfD oder höher) bzw. sicherheitsrelevanten Daten gearbeitet wird, und dass ansonsten die Verpflichtung auf Verschwiegenheit und Datenschutz zur Erfüllung der Anforderungen aus § 11 Abs. 5 ausreichend ist? | Ihre Annahme ist korrekt. |
| 78 | Rückfrage Bieterfrage 38 | In der Beantwortung der Bieterfragen (vgl. Antwort zu den Referenzen) hat das Beschaffungsamt klargestellt, dass bestimmte Unterlagen losübergreifend gelten können und deren Einreichung in einem Verfahren genügt. Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob dieser Grundsatz gleichermaßen für die nachfolgend genannten, unternehmensbezogenen und für alle Lose inhaltlich identischen Unterlagen gilt, sodass auch diese jeweils nur einmalig in einem Verfahren eingereicht werden müssen und für sämtliche angebotenen Lose Geltung entfalten: die Verpflichtung VS-NfD einschließlich des im Anhang beigefügten VS-NfD-Merkblatts, die Verpflichtungserklärung Scientology, die Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz, die Verpflichtungserklärung Eignungsleihe/Unteraufträge (sofern für alle Lose gleichlautend), der Nachweis der SAP-Partnerschaft im Bereich „Service" (SAP PartnerEdge Service) gemäß Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung sowie die Anlage Unteraufträge (sofern für alle Lose gleichlautend). Da die genannten Formulare im Kopf bereits das Aktenzeichen „ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 1-8" und damit sämtliche Lose ausweisen, gehen wir davon aus, dass eine einmalige Einreichung in einem Verfahren ausreichend ist und die Unterlagen ohne gesonderte losbezogene Zuordnung für alle angebotenen Lose gelten. Konkret gehen wir davon aus, dass wir in einem Los (Vergabeverfahren) sämtliche geforderten Unterlagen vollständig einreichen und in den übrigen Losen jeweils nur das losspezifische Angebotsformular sowie das Preisblatt beizufügen sind. Wir bitten um Bestätigung dieses Verständnisses. | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 38. Die losspezifischen Unterlagen sind für die jeweiligen Lose separat einzureichen. |
| 79 | Einzelabrufe (§ 4 RV) | Gehen wir Recht in der Annahme, dass auf Basis eines konkreten Einzelabrufes einzelvertragliche Abstimmungen zwischen Auftragnehmer und zugehörigem Bedarfsträger erfolgen, um u.a. Leistungsbestandteile sowie Startzeitunkt und Zeitraum der konkreten Leistungserbringung zu detaillieren und verbindlich zu vereinbaren? Dies selbstverständlich auch im beiderseitigen Interesse, um dem auftragnehmerseitigen Einwand der Unzumutbarkeit oder rechtlichen Unmöglichkeit vorzubeugen. | Die rechtlichen Bedingungen stehen bei Angebotsabgabe fest (s. Rahmenvereinbarung und vorausgefüllte EVB-IT Vertragsmuster). Durch die Bestellung wird der jeweilige Leistungsinhalt konkretisiert. |
| 80 | Mängelansprüche (§ 7) | Gehen wir recht in der Annahme, dass es sich bei den ausgeschriebenen Leistungen ausschließlich um Dienstleistungen i.S.d. §§ 611 ff BGB handelt und werkvertragliche Regelungen daher keine Anwendung finden? | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 7. |
| 81 | Nutzungsrechte | Dürfen wir annehmen, dass eine Veröffentlichung oder Weitergabe der Arbeitsergebnisse des Auftragnehmers nur erfolgt, indem der Auftraggeber bzw. der Abrufende sich die Arbeitsergebnisse zu eigen macht und mithin für Dritte nicht ersichtlich wird, dass sie vom Auftragnehmer entwickelt worden oder unter seiner Mitwirkung entstanden sind? | Siehe hierzu Ziffer 3 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB. |
| 82 | Kontrollrechte | Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterliegt der Bieter zwingenden gesetzlichen Bestimmungen des Berufsrechts sowie einer Berufsaufsicht. Unsere Tätigkeiten sind nach § 43 Abs. 1 WPO unabhängig, gewissenhaft, verschwiegen und eigenverantwortlich auszuüben. Uns ist es daher nicht gestattet, dem Auftraggeber oder von ihm beauftragten Dritten uneingeschränkten Zugang zu unseren Geschäftsräumen zu gewähren. Kann insofern vereinbart werden, dass etwaige Kontrollrechte des Auftraggebers grundsätzlich nur insoweit Anwendung finden oder ausgeübt werden, als dass dies nicht im Widerspruch zu den berufsrechtlichen Unabhängigkeitsvorschriften und sonstigen Pflichten des Auftragnehmers steht? | Sofern sich Ihre Frage auf die Mustervereinbarung Auftragsverarbeitung bezieht, gilt: Die Ausübung der Rechte aus der Vereinbarung der Auftragsdatenvereinbarung erfolgt einzelfallbezogen und obliegt dem jeweiligen Bedarfsträger. Berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten werden berücksichtigt. |
| 83 | Nach unserem Verständnis ist für die Wahrnehmung der vertragsgegenständlichen Leistungen im Umfeld des ITZBund der Einsatz von Komponenten der Sicheren Inter-Netzwerk Architektur (SINA) erforderlich. SINA ist eine vom BSI gemeinsam mit der secunet Security Networks AG entwickelte Produktfamilie zur sicheren Verarbeitung, Speicherung und Übertragung schutzbedürftiger Informationen in unsicheren Netzen und stellt die technische Grundlage für den gesicherten Zugriff auf entsprechende IT-Infrastrukturen dar. Vor diesem Hintergrund bitten wir um Klarstellung, ob die für die Leistungserbringung erforderlichen SINA-Komponenten (z. B. SINA Workstation bzw. SINA Client) auch aus dem europäischen Ausland genutzt werden dürfen, sofern die Nutzung ausschließlich zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erfolgt und sämtliche Geheimschutz- und Sicherheitsanforderungen eingehalten werden. Sofern dies zulässig ist, bitten wir um Mitteilung, Ob hierfür eine vorherige Zustimmung des Auftraggebers, des Geheimschutzbeauftragten oder sonstiger zuständiger Stellen erforderlich ist, ob die Nutzung auf bestimmte Staaten beschränkt ist, welche Vorgaben für Transport, Mitnahme, Aufbewahrung und Betrieb der SINA-Komponenten außerhalb Deutschlands gelten und welche weiteren organisatorischen, sicherheitsrechtlichen oder technischen Voraussetzungen durch den Auftragnehmer zu erfüllen sind. Sofern die Nutzung von SINA-Komponenten außerhalb Deutschlands nicht zulässig ist, bitten wir um Klarstellung, dass die vertragsgegenständliche Leistungserbringung ausschließlich vom Gebiet der Bundesrepublik Deutschland aus erfolgen darf. | Siehe Antwort auf die Bieterfrage Nr. 48. | |
| H5 | Hinweis | Hinweis der Vergabestelle: Die Vergabestelle ist bemüht, alle Bieterfragen, die für die Angebotserstellung relevant sind, weil sie Widersprüchlichkeiten in den Vertragsunterlagen oder das Fehlen kalkulationsrelevanter Informationen betreffen, unverzüglich zu beantworten. Im Interesse eines zügigen Vergabeverfahrens weist die Auftraggeberin darauf hin, dass Bieterfragen (Eingang ab dem 22.09.2026), deren Beantwortung einer Vorabprüfung des Angebotes gleichkommen oder eine Gesetzes- bzw. Vertragsauslegung betreffen, künftig nicht mehr beantwortet werden. |
Hinweise
- Für den Inhalt der Fragen ist der Fragestellende verantwortlich.
- Bitte prüfen Sie, ob alle Ihre Fragen vollständig und richtig in die Bieterfragen übernommen wurden. Fehlende Fragen sind der Vergabestelle unverzüglich zu melden.
- Bitte beachten Sie, dass Bieterfragen zum Verfahren spätestens 8 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist übermittelt werden sollen. Spätere Anfragen können unberücksichtigt bleiben.