Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren
„Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA“
Hinweis:
Die Beantwortung der Bieterfragen erfolgt für alle Lose in diesem zusammengeführten Dokument. Sofern es sich um eine losspezifische Frage handelt, ist dies in der Spalte „Quelle“ mit dem Hinweis „Betrifft nur Los X“ kenntlich gemacht. In allen anderen Fällen gelten die Antworten gleichermaßen für beide Lose.
Fragen ab 02.09.2026
| Nr. | Quelle (Dokument, Kap., Seite,…) | Frage Bieter bzw. Bewerber (ggf. Begründung für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) | Antwort von BeschA |
| 1 | Besondere Bewerbungsbedingen, Ziffer 3.4 | Wir bitten um Klarstellung, dass sich die Zuschlagslimitierung in Ziffer 3.4 der Besonderen Bewerbungsbedingungen auf drei Mengenlose ausschließlich auf den Bieter bzw. — im Fall einer Bietergemeinschaft — auf deren Mitglieder bezieht, nicht hingegen auf Unternehmen, die lediglich als Unterauftragnehmer oder als Dritte im Wege der Eignungsleihe eingebunden sind. Die Limitierung soll eine wettbewerbshindernde Konzentration vermeiden. Die Erstreckung auf Unterauftragnehmer bewirkt aus unserer Sicht jedoch das Gegenteil: Spezialisierte Anbieter, die für mehrere Generalunternehmer tätig sind, würden faktisch daran gehindert, an mehr als 3 Angeboten mitzuwirken. Des Weiteren kann ein Bieter regelmäßig nicht wissen und nicht beeinflussen, ob und für wie viele Lose ein von ihm benannter Unterauftragnehmer auch von Wettbewerbern benannt wurde. Er kann damit die Zuschlagschancen seines eigenen Angebots nicht abschätzen. Bieter wären daher gezwungen, sich Unterauftragsnehmerkapazitäten exklusiv zu sichern. Dies verengt den Bieterkreis erheblich. Darüber hinaus wird die Möglichkeit der Eignungsleihe aus unserer Sicht eingeschränkt, was nur ausnahmsweise und nur aufgrund besonderer, auftragsbezogener Merkmale erfolgen darf. Wir bitten daher um Klarstellung: a) dass die Zuschlagslimitierung nicht für Unterauftragnehmer und Eignungsleihgeber gilt, b) hilfsweise — sollte an der Erstreckung festgehalten werden — um Mitteilung der konkreten Regel, nach der bei mehrfacher Benennung desselben Unterauftragnehmers über die Zuschlagserteilung entschieden wird, sowie um Angabe, auf welchem Wege Bieter die hierfür erforderlichen Informationen erhalten sollen. | Zu a) Die Zuschlagslimitierung bezieht sich auf Bieter, bzw. — im Fall einer Bietergemeinschaft — auf deren Mitglieder, Unterauftragnehmer und Dritte, die im Wege einer Eignungsleihe eingebunden sind. Die Zuschlagslimitierung vermeidet aus Sicht der Vergabestelle eine wettbewerbshindernde Konzentration. Zudem haben durch die Losaufteilung mehrere spezialisierte Anbieter als kleine und mittlere Unternehmen die Möglichkeit, sich entweder als Bieter oder als Unterauftragnehmer am Vergabeverfahren zu beteiligen. Zu b) Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses und beginnt zuerst in Los 1, dann in Los 2, dann in Los 3 und zuletzt in Los 8. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und sonstigen eventuell von der Auftraggeberin zu tragenden Kosten z. B. Zollgebühren bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der im Formular „Preisblatt“ dargestellten Preissystematik ermittelt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt. Sollte ein Bieter für mehr als ein Los das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben, wird nach der festgelegten Priorisierung ermittelt, für welches Los der Zuschlag erteilt werden kann. Abstimmungen zwischen Bietern und potentiellen Unterauftragnehmern sind bilateral zu treffen. |
| 2 | Rahmenvereinbarung, §§ 1.3, 4 | Gehen wir recht in der Annahme, dass jeder Bedarfsträger nur innerhalb des jeweils von ihm erteilten Einzelauftrages berechtigt ist, Rechte und Pflichten aus dem Rahmen- und Einzelvertrag geltend zu machen? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt. |
| 3 | Rahmenvereinbarung, §§ 1.4, 1.5, 1.6 | Gehen wir recht in der Annahme, dass 1. der Auftragnehmer bei Vorliegen wichtiger Gründe sein Personal austauschen darf und 2. dass Einarbeitungszeiten vergütet werden, wenn der Austausch auf Verlangen des Auftraggebers erfolgt? | Zu a) Ja, Ihre Annahme ist korrekt. Es ist jedoch zu beachten, dass der Auftragnehmer nur Personal einsetzen darf, dass den Anforderungen der Leistungsbeschreibung Ziffer 2 und Ziffer 3 entspricht. Zu b) Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt, siehe § 1 Abs. 6 Rahmenvereinbarung. |
| 4 | Rahmenvereinbarung, §§ 1.4, 1.5, 1.6 | Gehen wir recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer von seiner Leistungspflicht frei wird, wenn ihm kein geeignetes Ersatzpersonal zur Verfügung steht? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 5 | Rahmenvereinbarung, § 2 | Gehen wir recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer bei Erreichen der Höchstgrenze von seiner Leistungspflicht frei wird? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt, siehe § 8 Abs. 1 Rahmenvereinbarung. |
| 6 | Rahmenvereinbarung, § 3 | Gehen wir recht in der Annahme, dass Ihre Antworten auf die Bieterfragen vorrangig vor den anderen Vertragsbestandteilen gelten? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. Die Geltungsreihenfolge ist im § 3 Rahmenvereinbarung abschließend dargestellt. |
| 7 | Rahmenvereinbarung, § 7 | Gehen wir recht in der Annahme, dass Mängelansprüche nur bei Werkleistungen bestehen? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. |
| 8 | Rahmenvereinbarung, § 12 | Gehen wir recht in der Annahme, dass die ILO-Erklärung vorrangig vor den Regelungen von § 12 Rahmenvereinbarung gilt? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. Der § 3 Rahmenvereinbarung gilt in Verbindung mit der ILO-Erklärung abschließend dargestellt. |
| 9 | Rahmenvereinbarung, §§ 13, 18 | Gehen wir recht in der Annahme, dass der Auftragnehmer zur Weitergabe vertraulicher Informationen an seine Mitarbeiter und verbundene Unternehmen i.S.v. §§ 15ff. AktG zu Vertragszwecken berechtigt ist und diese ohne Zustimmung als Unterauftragnehmer einsetzen und auswechseln darf? | Nein, Ihre Annahmen sind nicht korrekt. Bei der Leistungserbringung eingesetzte verbundenen Unternehmen i.S.v. §§ 15 ff. AktG sind wie nicht verbundene Unternehmen als Unterauftragnehmer zu behandeln. |
| 10 | Rahmenvereinbarung | Gehen wir recht in der Annahme, dass die Haftung des Auftragnehmers in Bezug auf die Rahmenvereinbarung sowie der Einzelaufträge bei leichter Fahrlässigkeit auf 100 % des Einzelauftragswertes begrenzt und seine Haftung für Mangelfolgeschäden ausgeschlossen ist? | Auf Rahmenvereinbarungsebene wird keine Haftungsbeschränkung vereinbart. Auf Einzelvertragsebene findet die dafür einschlägige Regelung der EVB-IT Dienstvertrag AGB diesbezüglich Anwendung. |
| 11 | EVB-IT Dienstvertrag (Langfassung), § 9 | 1. Gehen wir recht in der Annahme, dass an vorbestehenden Altschutzrechten des Auftragnehmers dem Auftraggeber bzw. Bedarfsträger lediglich ein nicht-ausschließliches, nicht-übertragbares und nicht-unterlizenzierbares Nutzungsrecht eingeräumt wird? 2. Gehen wir recht in der Annahme, dass nur demjenigen Bedarfsträger ein ausschließliches Nutzungsrecht eingeräumt wird, der Partei des Einzelauftrags ist? 3. Gehen wir recht in der Annahme, dass bei Produkten dritter Hersteller (wie z.B. Standardsoftware oder Open Source Software) die jeweiligen Lizenzbedingungen des Herstellers bzw. Open Source Lizenzbedingungen ausschließlich und vorrangig gelten? | Zu a) Nein, es gilt § 3 EVB-IT Dienstleistung AGB. Zu b) Nein. Zu c) Nein. |
| 12 | EVB-IT Dienstleistungs-AGB, § 13 | Gehen wir recht in der Annahme, dass die Haftung des Auftragnehmers für leichte Fahrlässigkeit auf 100 % des Einzelauftragswertes begrenzt und seine Haftung für Mangelfolgeschäden ausgeschlossen ist? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt in Bezug auf die Einzelvertragsebene. Auf Rahmenvereinbarungsebene wird keine Haftungsbeschränkung vereinbart, siehe Antwort zu Bieterfrage 10. |
| 13 | EVB-IT Dienstleistungs-AGB, § 13.5 | Gehen wir recht in der Annahme, dass Haftungsbegrenzungen und Gewährleistungsausschlüsse in Lizenzbedingungen auch für den Auftragnehmer in Bezug auf die jeweiligen Lizenzen/Drittprodukte gelten? | Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Beratungsdienstleistungen. |
| 14 | EVB-IT Dienstleistungs-AGB, § 20 | Gehen wir recht in der Annahme, dass dem Auftragnehmer Aufrechnungs-, Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsmöglichkeiten ungekürzt in gesetzlicher Form zustehen? | Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte des Auftragnehmers sind ausgeschlossen, es sei denn, der Auftraggeber bestreitet die zugrunde liegenden Gegenansprüche nicht oder diese sind rechtskräftig festgestellt. |
| 15 | VOL/B, § 11 | Gehen wir recht in der Annahme, dass keine Vertragsstrafen vereinbart sind? | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt, siehe Rahmenvereinbarung. |
| 16 | VOL/B, § 13 | Gehen wir recht in der Annahme, dass eine Abnahme nur bei werkvertraglichen Leistungen erfolgt? | Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Beratungsdienstleistungen. |
| 17 | VOL/B, § 18 | Gehen wir recht in der Annahme, dass keine Sicherheitsleistungen vereinbart sind? | Ja, Ihre Annahme ist korrekt. |
| 18 | Kriterienkatalog Eignung, Ziffer 1 | Gehen wir Recht in der Annahme, dass eine Unterschreitung des geforderten, jährlichen Mindestumsatzes von € 8.500.000,- im ersten Jahr, jedenfalls zum Ausschluss führt, auch wenn dieser in den letzten beiden Jahren jeweils erreicht wurde? | Der geforderte Mindestumsatz unterscheidet sich je nach Los und ist an den Schätzwert des jeweiligen Loses gekoppelt. Es steht Ihnen frei einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorzulegen, sofern Sie aus berechtigten Gründen die geforderte Eigenerklärung zum Mindestumsatz in Form einer selbsterstellten Liste nicht beibringen können. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. |
| 19 | Besondere Bewerbungsbedingungen zum Az. 14.10 - 9914/26/VV : 1-8 (Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA) – Kapitel 3.4, S.5f. | In den Besondere Bewerbungsbedingungen zum Az. 14.10 - 9914/26/VV : 1-8 (Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA) wird im Kapitel 3.4 die Zuschlagslimitierung beschrieben. Diese bezieht sich „auch auf eine Bieterkonstellation „Generalunternehmer und Unterauftragnehmer“ (auch Eignungsleihe) bzw. Bietergemeinschaften“. Gehen wir recht in der Annahme, dass im Falle einer maximalen Zuschlagserteilung als Generalunternehmer oder Unterauftragnehmer mit bis zu drei Losen eine weitere Beteiligung als Unterauftragnehmer dazu führt, dass dieses Angebot von dem Zuschlag ausgeschlossen wird? | Siehe Antwort zu Frage 1. |
| 20 | Verpflichtungserklärung_Eignungsleihe, Seite 2 | Gehen wir recht in der Annahme, dass die Verpflichtungserklärung auch digital gezeichnet werden kann. Wenn dies bestätigt wird, bitten wir um ein Formblatt, welches eine digitale Signatur zulässt, da dies in der aktuellen Version nicht der Fall ist. | Nein, Ihre Annahme ist nicht korrekt. Die Eigenerklärung ist mit Unterschriften / Stempeln zu versehen und im Original bzw. gescannt als PDF-Datei mit dem Angebot vorzulegen. |
Hinweise
- Für den Inhalt der Fragen ist der Fragestellende verantwortlich.
- Bitte prüfen Sie, ob alle Ihre Fragen vollständig und richtig in die Bieterfragen übernommen wurden. Fehlende Fragen sind der Vergabestelle unverzüglich zu melden.
- Bitte beachten Sie, dass Bieterfragen zum Verfahren spätestens 8 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist übermittelt werden sollen. Spätere Anfragen können unberücksichtigt bleiben.