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Besondere Bewerbungsbedingungen

Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über

Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA

Az. 14.10 - 9914/26/VV : 1-8

Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren

Beschaffungsamt des BMI

Anschrift Beschaffungsamt des BMI

Referat ZIB 14 Brühler Straße 3 53119 Bonn

Telefon +49 22899 610-3535 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail zib@bescha.bund.de

Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 01.07.2026

Besondere Bewerbungsbedingungen / Az. 14.10 - 9914/26/VV : 1-8

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung .................................................................................................................................. 3

2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente .......................................................................... 3

3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren ..................................................... 4

3.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 4

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 4

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung ........................................................... 4

3.4 Zuschlagslimitierung ......................................................................................................... 5

3.5 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 6 3.5.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung gem. § 44 VgV ...................... 6 3.5.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 45 VgV .................. 7 3.5.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV ........................ 7 3.6 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 7

3.6.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 7

3.6.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland ................................................................ 7

3.6.3 Unternehmensdaten ......................................................................................... 7

3.6.4 Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen .................................... 7

3.6.5 Eigenerklärung Auftragsverarbeitung ............................................................... 8

3.6.6 Katalogdaten KdBund ........................................................................................ 8

3.7 Angebotsformular und Preisblatt ..................................................................................... 8

3.8 Prüfung und Wertung der Angebote ................................................................................ 8

3.8.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................... 9

3.8.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ..................................................... 9

3.9 Rechtsbehelfsbelehrung ................................................................................................... 9

4. Vertragsunterlagen ................................................................................................................... 9

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1. Einleitung

Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.

2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente

Ihnen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens insgesamt 34 Dokumente als Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Sofern Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.

Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:

Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:

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Bewerber Bietergemeinschaftserklärung

Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Eigenerklärung Sanktionen Russland (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:

Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge

Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)

Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe zusätzlich:

Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.

3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren

3.1 Durchführung des Verfahrens

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um ein offenes Verfahren nach der VgV.

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren

Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung

Gegenstand der Ausschreibung sind Dienstleistungen im SAP-Umfeld HANA.

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Die Gesamtleistung wird in folgende Mengenlose aufgeteilt:

 Los 1: ITZ Bund (Individuelle Fachverfahren auf SAP-Basis von Behörden der Ressorts BMF und BMV) – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 1

 Los 2: ITZ Bund (Basis- und Querschnitts-IT auf SAP-Basis für Behörden der Ressorts BMV und BMWSB) – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 2

 Los 3: ITZ Bund (Basis- und Querschnitts-IT auf SAP-Basis für BMDS und Ressortbehörden inklusive ITZBund) – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 3

 Los 4: ITZ Bund (Basis- und Querschnitts-IT auf SAP-Basis für Behörden außerhalb der Ressorts BMDS, BMF, BMV und BMWSB) – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 4

 Los 5: Unmittelbare Bundesverwaltung und Verfassungsorgane – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 5   Los 6: Mittelbare Bundesverwaltung von Behörden des Ressorts BMF – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 6   Los 7: Mittelbare Bundesverwaltung außerhalb des Ressorts BMF – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 7

 Los 8: Zuwendungsempfänger – Az. ZIB 14.10 – 9914/26/VV : 8

3.4 Zuschlagslimitierung

Die Bieter/die Bietergemeinschaften haben die Möglichkeit, sich auf jedes der acht ausgeschriebenen Lose dieses Vergabeverfahrens zu bewerben. Jedoch besteht die Restriktion, dass jeder Bieter den Zuschlag auf drei Mengenlose erhalten kann (Zuschlagslimitierung gem. § 30 Abs. 1 S. 2 VgV).

Die Zuschlagslimitierung dient der Vermeidung von wettbewerbshindernder Konzentration.

Um eine transparente, diskriminierungsfreie Angebotsabgabe mit jedweder Chance auf einen Zuschlag zu einem der Lose zu ermöglichen, geben Sie dazu im Dokument „Angebotsformular“ unter „ANMERKUNGEN DES BIETERS ZUM ANGEBOT“ Ihre Los-Priorisierung im Fall des Zuschlages an. Erfolgt bei der Abgabe mehrerer Angebote (z. B. ein Angebot je Los) keine Angabe der Priorisierung durch den Bieter, geht die Vergabestelle von folgender Priorisierung aus:

Priorität 1 = Los 1

Priorität 2 = Los 2

Priorität 3 = Los 3

Priorität 4 = Los 4

Priorität 5 = Los 5

Priorität 6 = Los 6

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Priorität 7 = Los 7

Priorität 8 = Los 8

Der Zuschlag wird für jedes Los separat erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes beginnt zuerst in Los 1, dann in Los 2, dann in Los 3 und zuletzt in Los 8. Die Wirtschaftlichkeit wird in jedem Los anhand der in den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien ermittelt. Sollte ein Bieter für mehr als ein Los das wirtschaftlichste Angebot abgegeben haben, wird nach der festgelegten Priorisierung ermittelt, für welches Los der Zuschlag erteilt werden kann.

Dieser Bieter wird somit für das gleiche Mengenlos in der Bewertung nicht mehr berücksichtigt mit der Folge, dass die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes für die verbleibenden Lose neu erfolgen muss.

Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.

Die oben genannte Zuschlagslimitierung bezieht sich auch auf eine Bieterkonstellation „Generalunternehmer und Unterauftragnehmer“ (auch Eignungsleihe) bzw. Bietergemeinschaften.

Liegen für ein Los aufgrund der Zuschlagslimitierung keine weiteren zuschlagsfähigen Angebote vor, entfällt die Zuschlagslimitierung für diese bedingungsgemäß eingereichten Angebote in diesem Los. Dieses Angebot kann daher auch dann bezuschlagt werden, wenn der gleiche Bieter in dem prioritären Los bereits den Zuschlag erhält.

Details zur Bewertung sowie Zuschlag sind im Kapitel 3.8 beschrieben.

3.5 Nachweise und Erklärungen zur Eignung

Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

Bitte legen Sie die im Dokument „Kriterienkatalog Eignung“ geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier oder ggf. im Dokument „Kriterienkatalog Eignung“ angegebene Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.

Die Nachweise sind einmalig einzureichen und gelten für jedes Los.

3.5.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung gem. § 44 VgV

Es sind keine Erklärungen und Nachweise einzureichen.

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3.5.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gem. § 45 VgV

Die Nachweise und Erklärungen sind in der Auftragsbekanntmachung unter "Ziffer 5.1.9 Eignungskriterien" sowie in der Anlage "Kriterienkatalog Eignung" aufgeführt.

3.5.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV

Die Nachweise und Erklärungen sind in der Auftragsbekanntmachung unter "Ziffer 5.1.9 Eignungskriterien" sowie in der Anlage "Kriterienkatalog Eignung" aufgeführt.

3.6 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise

Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot vor.

3.6.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

3.6.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland

Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Sanktionen Russland“.

3.6.3 Unternehmensdaten

Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.

Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.

3.6.4 Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen

Das Formular „Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT“ enthält Bedingungen zur Auftragsausführung bei IT-Aufträgen, mit denen die Einhaltung dort enthaltener Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) gewährleistet wird. Mit der Angebotsabgabe verpflichten Sie sich, die Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.

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3.6.5 Eigenerklärung Auftragsverarbeitung

Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.

Das Vergabeverfahren wird zugunsten eines oder mehrerer Bedarfsträger durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Bedarfsträger für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.

Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.

Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

3.6.6 Katalogdaten KdBund

Fügen Sie dieses Dokument bitte Ihrem Angebot bei. Hiermit erklären Sie im Fall des Zuschlags Ihr Einverständnis zur Einstellung der Rahmenvereinbarung im Kaufhaus des Bundes und zur Lieferung von Katalogdaten.

3.7 Angebotsformular und Preisblatt

Die Vordrucke „Angebotsformular“ und „Preisblatt“ sind vollständig auszufüllen. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.

Der in der Excel-Tabelle „Preisblatt“ ermittelte „Gesamtpreis netto“ ist in die lfd. Nr. 1 des Angebotsformulars zu übertragen.

Das Textfeld „Anmerkungen“ des Vordrucks „Angebotsformular“ dient z. B. dazu, auf Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen. Im Falle eines Nachprüfungsantrags ist das Beschaffungsamt des BMI verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind. Sofern das Textfeld nicht ausreicht, fügen Sie bitte eine gesonderte Anlage bei.

3.8 Prüfung und Wertung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes gem. §§ 56 ff. VgV wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach

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den §§ 123, 124 GWB oder im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland, sowie gemäß § 57 VgV oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.

3.8.1 Angemessenheit der Preise

Gemäß § 60 Abs. 1 VgV verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn die Preise oder die Kosten des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Kann das Beschaffungsamt des BMI die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, wird das Angebots des Bieters in der Regel ausgeschlossen. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn Verpflichtungen nach § 60 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 VgV i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden oder der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.

3.8.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt.

Die Ermittlung erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und sonstigen eventuell von der Auftraggeberin zu tragenden Kosten z. B. Zollgebühren bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der im Formular „Preisblatt“ dargestellten Preissystematik ermittelt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt.

3.9 Rechtsbehelfsbelehrung

Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument „Rechtsbehelfsbelehrung“.

4. Vertragsunterlagen

Mit der Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.

Die Leistungen aus der Rahmenvereinbarung werden über die elektronische Bestellplattform „Kaufhaus des Bundes“ (www.kdb.bund.de) abgerufen. Hierfür ist es erforderlich, dass entsprechende Katalogdaten von Ihnen im Fall der Zuschlagserteilung bereitgestellt werden. Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Anleitung zur Bereitstellung von elektronischen Katalogdaten für das Kaufhaus des Bundes Anlage „KatalogdatenKDBund“.

Hinweise zur E-Rechnung

Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.

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