V1055_TXL_Datenschutzinformation.pdf

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Datenschutzinformation für Geschäftskunden und

Lieferanten

Diese Datenschutzinformation richtet sich an Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäfts- beziehungen eingehen, sowie Organe, Geschäftsführer und Beschäftigte unserer Vertrags- oder Geschäftspartner. Zu unseren Vertrags- oder Geschäftspartnern gehören insbesondere beste- hende oder potentielle Zulieferer, Dienstleister, Kunden oder Berater sowie bestehende oder po- tentielle Kooperationspartner oder anderweitige Partnerunternehmen.

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), zu- stehenden Ansprüche und Rechte.

Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind dabei alle Daten, die auf Sie persönlich be- ziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach der Art unserer Geschäftsbezie- hung.

Wir verwenden in unserer Datenschutzinformation diverse weitere Begriffe im Sinne der DSGVO. Hierzu zählen Begriffe wie Verarbeitung, Einschränkung der Verarbeitung, Profiling, Pseudonymi- sierung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Empfänger, Dritter, Einwilligung, Aufsichtsbehörde und internationale Organisation. Art. 4 DSGVO können Sie entsprechende Begriffsbestimmungen für diese Begriffe entnehmen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher ist: Berlin TXL Management GmbH Frank Wolters, Geschäftsführer Urban Tech Republic, Gebäude V Flughafen Tegel 1 13405 Berlin Tel.: +49 30 577 140 10 E-Mail: info@berlintxl.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter: Herr Rechtsanwalt Asmus Eggert mip Consult GmbH Wilhelm-Kabus-Straße 9 10829 Berlin Tel: +49 30 20 88 999 – 0 Fax: +49 30 20 88 999 – 88 datenschutz@berlintxl.de www.sofortdatenschutz.de

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2. Quellen und Arten personenbezogener Daten

Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten (z.B. von Ihren Kol- legen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen einer Ausschreibung, einer Anfrage, eines Auftrags oder eines gemeinsamen Projekts. Zudem verarbeiten wir ggf. per- sonenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhal- ten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir geson- dert hinweisen.

Relevante personenbezogene Daten sind neben dem Vornamen und Namen insbesondere Daten wie Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-Id. und Kon- taktdaten wie z.B. Telefonnummer und E-Mailadresse. Darüber hinaus können dies auch Ver- trags- oder Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Volumen, Planmengen), Daten aus der Erfül- lung der gegenseitigen vertraglichen Verpflichtungen, ggf. auch Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Position, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kate- gorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen Ge- schäftspartner bekleidet.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

3.1 In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder Te- lefon; Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind daher vom Widerruf nicht betroffen. Der Widerruf kann an die oben genannten Kon- taktdaten erfolgen.

3.2 Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber bzw. Beschäftigungsunternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorver- traglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); hierzu gehören insbesondere:

› Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von Anfragen und Ausschreibungen, Authentifizie- rung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und Abwicklung von Kaufpreiszahlungen); › Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen; Authentifizierung von Vertrags- partnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlun- gen; Versendung von Informationsschreiben).

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3.3 Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Ein- haltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

3.4 Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); namentlich zu folgenden Zwecken:

• optimale Kontaktbetreuung/-beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Ge- schäftspartner; • Optimierung unserer Geschäftsprozesse, wie z.B. durch Führen einer Lieferanten- oder Interessenten-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer Relationship Manage- ments“; • Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen; • Minderung von Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z.B. Creditreform, Bürgel) sowie Ermittlung von Scorewerten (Profi- ling), die uns dabei unterstützen, die Wahrscheinlichkeit auf Grundlage eines anerkann- ten mathematisch-statistischen Verfahrens zu bewerten, inwiefern Vertragspartner ih- ren Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen werden; • Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche; • Marktforschungszwecke.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

4.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle er- forderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafver- folgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies ge- schieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.

4.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Aus- kunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbe- währte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.

4.3 Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, können Ihre Daten für die Erfüllung der oben genannten Zwecke von uns als landeseigenes Unternehmen an das Land Berlin weitergegeben werden.

4.4 Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu den oben ge- nannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleis- tungen, Logistik, Sicherheit, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister wei- tergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische

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Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein ange- messenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert.

4.5 Eine Weitergabe von Daten an Dritte, die nicht Auftragsverarbeiter sind, erfolgt nur im Rah- men der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO an ei- nem wirtschaftlichen und effektiven Betrieb unseres Geschäftsbetriebes erforderlich ist oder Sie in die Datenübermittlung eingewilligt haben.

4.6 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzinformation beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Makler, Logis- tikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um die- sen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.

4.7 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochter- gesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft wer- den. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personen- bezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzinformation und den einschlägigen Daten- schutzgesetzen erfolgt.

5. Verarbeitungsdauer

5.1 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Beschäftigung bei ei- nem unserer Geschäftspartner, jedoch nicht länger als bis zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung zwischen uns und Ihrem Arbeitgeber bzw. Beschäftigungs- unternehmen. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Er- füllung eines Liefervertrages, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Ka- lenderjahres (regelmäßige Verjährungsfrist), es sei denn diese unterliegen längeren ge- setzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs oder § 147 Abgabenordnung); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.

5.2 Sofern Sie Ihre Rechte als Betroffener geltend machen, speichern wir die Ihnen diesbezüg- lich erteilte Auskunft bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist gemäß § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG, § 41 Abs. 1 BDSG, Art. 83 Absatz 5 lit b DSGVO für 3 Jahre. Dieser Zeitraum kann sich verlängern, sofern sich die gesetzliche Verjährungsfrist durch Verjährungsunter- brechungen verlängert (z.B. im Rahmen von Anfragen der Aufsichtsbehörden).

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6. Übermittlung in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nicht statt.

7. Betroffenenrechte

7.1 Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.

7.2 Bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu. • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO: Zudem können Sie die Löschung von Ih- ren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung ge- sperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezoge- nen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist. • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO: Sofern wir Ihre personenbezo- genen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilli- gung verarbeiten, steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben. • Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbei- tung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerru- fen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Ein- willigung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7.3 Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Darüber hinaus können Sie einer Datenverar- beitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfül- lung eines berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiterver- arbeiten.

7.4 Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre ander- weitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, kön- nen Sie sich unter den obengenannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.

7.5 Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutz- rechtliche Bestimmungen verstößt. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde in Deutschland

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8. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall bzw. Profiling statt?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informie- ren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Wir verarbeiten Ihre Daten auch nicht automati- siert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

9. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen bzw. verarbeiten wir nur diejenigen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Geschäftsbeziehung nicht durchführen können und ggf. beenden müssen.

10. Stand und Änderung dieser Datenschutzinformation

Vor dem Hintergrund der Weiterentwicklung unseres Unternehmens und sich ständig än- dernder technischer und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen aktualisieren wir unsere Da- tenschutzinformation regelmäßig. Die jeweils aktuelle Fassung steht Ihnen unter www.ber- lintxl.de/datenschutz zur Verfügung. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie individuell benachrichtigen.

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