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B. Leistungsbeschreibung V-26/0274 – Beratung, Weiterentwicklung und Systemrealisierung des Verwaltungsportals für den Landesbetrieb Straßenwesen des Landes Brandenburg

Teil B - Leistungsbeschreibung

Beratung, Weiterentwicklung und Systemrealisierung des Verwaltungsportals für den Landesbetrieb Straßenwesen des Landes Brandenburg

Version 1.0

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Inhaltsverzeichnis

Ausschreibungsgegenstand ................................................................................................. 3
Rahmenbedingungen Verwaltungsportal .................................................................... 3
Leistungsumfang ....................................................................................................................... 5

3.1 Beratungsleistungen ................................................................................................................... 6

3.2 Weiterentwicklung der Anwendung ............................................................................................. 6

3.3 Einrichtung und Betrieb eines Testsystems ................................................................................ 7

3.4 Produktivsetzung und Dokumentation ........................................................................................ 7

3.5 Softwarepflege und Wartung nach EVB-IT Pflege ...................................................................... 8

Informationssicherheit und Datenschutz .................................................................... 9
Lieferzeitraum ............................................................................................................................ 9
Vertragsmodell / Abruf der Leistung .............................................................................. 9

6.1 Weiterentwicklung ..................................................................................................................... 10

6.1 Service-, Pflege- und Wartungsleistung .................................................................................... 11

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Ausschreibungsgegenstand Ziel ist es, dass der Auftragnehmer (AN) die webbasierte Individualsoftware Verwaltungsportal des Auftraggebers (AG) zukunftsorientiert weiterentwickelt und betreut.
Rahmenbedingungen Verwaltungsportal Das Verwaltungsportal stellt die zentrale digitale Anlaufstelle für Beschäftigte des Auftraggebers zur Erfassung interner verwaltungsnaher Anforderungen dar. Derzeit werden insbesondere folgende Anforderungen unterstützt:

• Disposition und Bereitstellung von Fahrzeugen einschließlich Kurierfahrten

• Webstore für Ausstattungs- und Materialbestellungen

• Ressourcen- und Raumbuchungen

• Terminplanungen

• Störmeldungen

Die Anwendung dient bislang überwiegend der Erfassung von Anforderungen. Die anschließende Bearbeitung erfolgt überwiegend außerhalb des Systems insbesondere auch über das Ticketsystem KIX in der Version 17. Ziel des Vorhabens ist die Weiterentwicklung des Verwaltungsportals zu einer integrierten Prozessplattform, welche den gesamten Lebenszyklus einer Anforderung digital unterstützt – von der Antragstellung über Genehmigungen, Bearbeitung, Kommunikation und Dokumentation bis zum Abschluss einschließlich Auswertungen. Im Zuge dessen sollen sämtliche für das Ticketsystem relevanten Verwaltungsprozesse schrittweise im Verwaltungsportal abgebildet werden. Hierzu zählen insbesondere Onboarding- und Offboarding-Prozesse, die Bearbeitung von Störmeldungen sowie weitere verwaltungsinterne und personalbezogene Workflows. Durch die Zusammenführung dieser Prozesse in einer zentralen Plattform soll das bestehende Ticketsystem vollständig ersetzt werden.

Dabei sollen vorhandene Funktionen weiterentwickelt sowie neue innovative Lösungsansätze entwickelt werden, die den Digitalisierungsgrad erhöhen,

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Medienbrüche reduzieren und Verwaltungsprozesse nachhaltig vereinfachen.

Der AN wird ausdrücklich aufgefordert, eigene innovative Ideen und Best-Practice- Lösungen einzubringen.

Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick zur technischen Architektur der Anwendung Verwaltungsportal.

Die Anwendung Verwaltungsportal wird als Webanwendung erstellt. Unterstützt werden alle gängigen Browser neuerer Version. Das Frontend wird HTML5, Javascript entwickelt. Es kommen Bootstrap (CSS-Bibliothek für Responsive Design) und JQuery (Javascript.Framework) jeweils in der aktuellen Version zum Einsatz. Das Backend wird als Web-/JEE-Anwendung entwickelt. Es wird ein JBoss Wildfly Version 26 oder neuer eingesetzt und Java Version 17 oder neuer.

Die Anwendung Verwaltungsportal hat als Web-Anwendung auf Anwenderseite eine durchgehend graphische Benutzeroberfläche. Das User Interface wird durch die Darstellung der Bildschirmanzeigen (Masken), Beschreibung der Eingabefelder und des Dialogablaufes dargestellt. Das Verwaltungsportal realisiert Schnittstellen zu anderen Systemen, aktuell zu einem Ticketsystem sowie der Active Directory des AG 4

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und zum Warenkatalog eines Büromittellieferanten.

Das bestehende Betriebshandbuch des Auftraggebers wird als Anlage zur Leistungsbeschreibung bereitgestellt.

Leistungsumfang Der AN übernimmt die Weiterentwicklung zu einer integrierten, prozessorientierten Anwendung, die eine flexible und moderne Abarbeitung der Anforderungen ermöglicht.

Zum Nachweis ist ein Konzept vorzulegen, welches bewertet wird.

Ebenfalls übernimmt er die Pflege und Wartung des Verwaltungsportals. Die beiden genannten Leistungsbestandteilen werden im Punkt Vertragsmodell näher beschrieben.

Der Leistungsumfang gliedert sich in folgende Bestandteile:

Beratungsleistungen
Weiterentwicklung der Anwendung
Einrichtung und Betrieb einer Testumgebung
Produktivsetzung und Dokumentation
Softwarepflege und Wartung

Der AN hat nachzuweisen, dass für die gesamte Vertragslaufzeit ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um die Beratungs-, Entwicklungs-, Pflege- und Wartungsleistungen entsprechend den vertraglich vereinbarten Reaktions- und Umsetzungsfristen erbringen zu können (Formular E19 ausfüllen).

Hierzu sind mindestens folgende Schlüsselrollen zu benennen:

Projektleitung

Softwareentwicklung

Softwarearchitektur

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3.1 Beratungsleistungen Der AN unterstützt den AG kontinuierlich bei:

Analyse bestehender Geschäftsprozesse und Erarbeitung des fachlichen

Gesamtkonzeptes zur Ablösung des Ticketsystems

Identifikation von Optimierungspotenzialen
Aufnahme fachlicher Anforderungen
Entwicklung innovativer Lösungsansätze
Digitalisierung bislang manueller Prozesse
Beratung hinsichtlich technischer Machbarkeit
Entwicklung einer zukunftsfähigen Systemarchitektur
Priorisierung von Anforderungen
Erstellung fachlicher Umsetzungskonzepte

Hierbei wird erwartet, dass der AN Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten aktiv einbringt.

3.2 Weiterentwicklung der Anwendung Neue Funktionen werden gemeinsam mit dem AG entwickelt. Hierzu gehören insbesondere:

Erstellung technischer Konzepte
Entwicklung neuer Module
Erweiterung vorhandener Funktionen
Schnittstellenentwicklung
Workflowmodellierung
Automatisierung von Verwaltungsabläufen

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Rechte- und Rollenkonzepte
Benutzeroberflächen
Reportingfunktionen

Es wird erwartet, dass der AN Maßnahmen zur nachhaltigen Softwareentwicklung (Green Coding) aus vergleichbaren Projekten etabliert hat.

3.3 Einrichtung und Betrieb eines Testsystems Gefordert wird eine ständige Testumgebung zu implementieren. Auf dieser soll es möglich sein, die umfangreichen Testszenarien durchzuführen und Änderung vor Produktivsetzung aufzuzeigen. Es ist vom AN zu beschreiben, wie diese organisiert werden soll.

3.4 Produktivsetzung und Dokumentation Im Ergebnis steht die Übergabe des jeweils weiterentwickelten funktionsfähigen Systems für den Produktivbetrieb mit entsprechender Dokumentation (technisches Betriebshandbuch; Tatbestände, die für das Sicherheitskonzept des AG Relevanz haben; nach Aufforderung Programmcode).

Der AN muss das durch den AG bereitzustellende Betriebshandbuch fortschreiben. Es beinhaltet eine Architektur-/Systemdokumentation aus der hervorgeht, welche Systemkomponenten untereinander in Beziehung stehen und welche Daten über welche Methoden ausgetauscht werden. Der AN muss regelmäßige Updates des Verwaltungsportals und des Betriebssystems auf dem zur Verfügung gestelltem Server sicherstellen. Es muss beschrieben werden, welche Dienste auf welchem System laufen müssen (alle nicht beschriebenen Dienste müssen abgeschaltet sein) und wie sich Fehlerzustände bemerkbar machen und wie bei Standardfehlerzuständen zu verfahren ist.

Der AN muss eine Benutzerdokumentation beifügen, sie muss den Nutzer in die Lage versetzen selbstständig die Software zu nutzen, hier müssen allgemeine Bedienkonzepte beschrieben werden aber auch komplette Arbeitsabläufe.

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Der AN muss alle Schriftstücke in deutscher Sprache zur Verfügung stellen. Der AN muss soweit erforderlich beschreiben, wie er die relevanten Anforderungen aus dem aktuellen IT – Grundschutz BSI umsetzen kann.

Der AN nutzt den vom AG bereitgestellten Quellcode als Grundlage der Weiterentwicklung. Für sämtliche im Rahmen dieses Vertrages erstellten oder geänderten Quellcodebestandteile besteht ein uneingeschränkter Herausgabeanspruch des Auftraggebers. Die Herausgabe erfolgt einschließlich aller zur Weiterentwicklung erforderlichen Dateien, Bibliotheken, Skripte und Dokumentationen in einem editierbaren Format.

3.5 Softwarepflege und Wartung nach EVB-IT Pflege Der An übernimmt die Pflege und Wartung des Verwaltungsportals auf Grundlage der EVB-IT Pflege.

Die Pflegeleistungen umfassen insbesondere:

• Fehleranalyse und Fehlerbeseitigung,

• Bereitstellung von Patches und Updates,

• Durchführung notwendiger Sicherheitsupdates,

• Anpassungen aufgrund technischer Änderungen der Systemumgebung,

• Unterstützung bei der Installation neuer Versionen,

• telefonischen und schriftlichen Support,

• Unterstützung bei Betriebsstörungen,

• Pflege der technischen Dokumentation,

• Fortführung des Betriebshandbuchs.

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Nicht Bestandteil der Pflege sind funktionale Erweiterungen oder neue Anforderungen. Diese werden im Rahmen der Weiterentwicklungsleistungen oder über Einzelbeauftragungen erbracht.

Informationssicherheit und Datenschutz Alle vom AG betriebenen oder zur Verfügung gestellten Komponenten müssen dem der Richtlinie über die Anwendung der IT-Strategie und von IT-Standard in der Landesverwaltung Brandenburg in der Fassung vom 28.9.021 (ABl./21,[Nr. 47] S.1007) entsprechen.

Java muss als ein Lizenzkostenfreie Version verwendet werden. Das Design und alle Einstellungen und Vorgaben müssen datenschutzkonform sein.

Alle Einstellungen sind so zu wählen und zu speichern, dass sie keine Einflüsse auf andere Software haben, die ggf. die gleiche Drittanbieter-Software (wie z.B. ein DBMS) verwenden.

Schnittstellen zu anderen Systemen dürfen nur über dokumentierte und veröffentlichte Schnittstellen realisiert werden (z.B. per BAPI, API, RESTApi, RFC, etc.). Der Austausch per Datei fällt nur dahingehend unter diese Forderung, dass es im Ziel- oder Quellsystem eine entsprechend dokumentierte Funktion zum Export oder/und Import gibt. Je nach Belang des Arbeitsablaufes muss dieser Ex- bzw. Import innerhalb der Anwendung automatisierbar sein.

Lieferzeitraum

Die Leistungserbringung erfolgt nach Zuschlagserteilung. Der gesamte

Leistungszeitraum umfasst drei Jahre.

Vertragsmodell / Abruf der Leistung Der Vertrag gliedert sich in zwei voneinander unabhängige Leistungsbestandteile:
Weiterentwicklung
Service-, Pflege- und Wartungsleistungen 9

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Für die Leistungen ist der Preis pro Personentag bzw. die Pflegepauschale je Monat inklusive aller Nebenkosten im Preisblatt (Anlage) anzugeben.

Die Verfahrensweise zum Abruf der Leistung wird im nachfolgenden Punkt Weiterentwicklung beschrieben.

6.1 Weiterentwicklung Die Beratungs-, Konzeptions- und Entwicklungsleistungen werden im Rahmen eines Abrufvertrages erbracht. Die Beauftragung erfolgt durch Einzelabrufe des AG auf Basis der im Preisblatt (Anlage) angebotenen Tagessätze.

Der AG übermittelt dem AN für einen Abruf die fachlichen Anforderungen in Textform. Der AN prüft diese hinsichtlich ihrer technischen Machbarkeit und erstellt eine Aufwandsschätzung sowie einen Umsetzungsvorschlag. Erst nach schriftlicher Beauftragung durch den AG beginnt die Umsetzung.

Zur Gewährleistung einer zügigen Projektumsetzung verpflichtet sich der AN, eingehende Anforderungen innerhalb der nachfolgend genannten Fristen zu bearbeiten:

• Erste Rückmeldung: innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Eingang der Anforderung.

• Aufwandsschätzung einschließlich technischer Bewertung und Terminvorschlag: innerhalb von fünf Arbeitstagen.

• Beginn der Umsetzung: spätestens innerhalb von zehn Arbeitstagen nach schriftlicher Beauftragung, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

Ist die Einhaltung dieser Fristen aus fachlichen oder technischen Gründen nicht möglich, hat der AN dies unverzüglich unter Angabe der Gründe und eines realistischen Alternativtermins schriftlich mitzuteilen.

Der AN stellt während der gesamten Vertragslaufzeit ausreichend qualifiziertes Personal bereit, um auch die vereinbarten Reaktions- und Umsetzungsfristen einzuhalten. Personelle Engpässe entbinden den AN nicht von der Einhaltung der

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vertraglich vereinbarten Fristen.

Neben festen Fristen ist der AN verpflichten, regelmäßige wöchentliche Statustermine mit dem AG durchzuführen. Dort werden:

• neue Anforderungen priorisiert,

• Aufwandsschätzungen vorgestellt,

• laufende Entwicklungen berichtet,

• Risiken frühzeitig erkannt und

• die nächsten Umsetzungen abgestimmt.

Die entsprechenden Termine sind nach Abstimmung vor Ort oder online durchzuführen.

Der Rahmenvertrag wird mit einer Höchstmenge von 420 Beratertagen geschlossen. Mit Erreichen dieser Höchstmenge endet die Abrufmöglichkeit, unabhängig von der Vertragslaufzeit. Ein Beratertag umfasst 8 Beraterstunden.

6.1 Service-, Pflege- und Wartungsleistung Die Pflege- und Wartungsleistungen werden während der gesamten Vertragslaufzeit gegen eine monatliche Pauschalvergütung erbracht. Die Pauschale umfasst sämtliche im EVB-IT Vertrag beschriebenen Leistungen. Funktionale Erweiterungen und neue Anforderungen sind ausdrücklich nicht Bestandteil der Pauschale und werden ausschließlich über den Abrufvertrag für Weiterentwicklungen beauftragt.

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